Gérer un stock, guider un flux : les collections

de la bibliothèque de la Sorbonne

(2009-2016)

Journées du CTLes 23-24 juin 2014

QUELS BATIMENTS POUR QUELLES COLLECTIONS ?

UN BATIMENT HISTORIQUE A RENOVER

3 décembre 1897 : ouverture de la bibliothèque de la Sorbonne (architecte : Henri-Paul Nénot) –  Une salle de lecture (613 m2) de 275 places –  2 magasins de 3 niveaux chacun : 200.000 documents. –  une bibliothèque déjà insuffisante

1930-1932, première extension : –  Grande salle de lecture : 400 places de travail –  cinq niveaux supplémentaires sur chaque magasin, 1.000.000 de documents

Très peu de changements entre 1930 et 1970.

1970-1972 : –  les collections de sciences sont transférées à Jussieu –  des magasins en sous-sol sont créés –  capacité de près d’un million de documents supplémentaires, 38.000 ml au total

Très peu de changements entre 1970 et 2010. août 2003 : injonction de fermer pour des raisons de sécurité (Préfecture de Police).

Lise Hébuterne, 2013

Lise Hébuterne, 2009

Lise Hébuterne, 2009

CARTE D’IDENTITE DES COLLECTIONS (2014) Une bibliothèque interuniversitaire. Des collections de niveau recherche en lettres et sciences humaines (philosophie, histoire,

littérature – et géographie) « Patrimoine » = collections anciennes + très riches collections des XIXe et XXe siècles près de 2 millions de documents (y. c. bibliothèque de géographie) 37.000 ml de documents à la bibliothèque de la Sorbonne 120.000 documents antérieurs à la Révolution française :

2100 manuscrits 350 incunables

des archives de professeurs célèbres des documents sur l'Université de Paris 11.000 titres de périodiques vivants et morts

2003-2010 : UN PROGRAMME DE « RESTRUCTURATION ET MISE EN SECURITE »

Maîtrise d’ouvrage : Ville de Paris (propriétaire), en lien avec la Chancellerie des universités de

Paris (attributaire par une convention de 1929) juillet 2003 : prise à bail de la crypte de l’église Notre-Dame du Liban par l'Université Paris I -

Panthéon-Sorbonne : 8000 ml. 2004-2005 : projet de construction d’un silo de stockage sous la cour d’honneur :

-  20.000 ml disponibles en Sorbonne après rénovation -  + 25.000 ml supplémentaires sous la cour d’honneur -  possibilité de stocker les 36.000 ml de collections existants en 2010 -  possibilité de disposer de 15 ans d’accroissement –  abandon du projet, considéré comme infaisable, dès 2005

Un nouveau projet (2006-2010) : –  réutilisation après mise aux normes du seul bâtiment existant –  capacité de stockage en Sorbonne après rénovation : 20.000 ml environ –  nécessité de construire un nouveau bâtiment (CPER 2007-2013 à Marne-la-Vallée)

donnant 23.000 ml.

automne 2009 : rédaction des appels d'offres pour les travaux de « restructuration et mise aux normes » (Ville de Paris)

5 juillet 2010 : début des travaux

UNE REPARTITION TRANSITOIRE DES COLLECTIONS (2009-2010) QUI ENGAGE L’AVENIR (2013) Présupposé : la bibliothèque de la Sorbonne perdra 38% de son stockage après les travaux Etudes statistiques de 2004 à 2009 sur l’usage des cotes, notamment de périodiques 2009 : 3 grands blocs de cotes :

-  documents fortement utilisés : Sainte-Barbe (12.000 ml en magasins, 1.500 ml en accès libre), puis Sorbonne en 2013

-  documents moyennement utilisés : crypte de l'église Notre-Dame du Liban (8.000 ml) -  documents peu utilisés : CTLes (17.000 ml)

septembre 2008 - janvier 2009 : appels d'offres pour le déménagement des collections juin 2009 – juin 2010 : déménagement des collections

Une répartition des collections fixée en 2009 qui a influencé la répartition définitive en 2013 : –  2009-2010 : 21.000 ml stockés près de la Sorbonne (Sainte-Barbe + crypte) –  2013 : 21.000 ml stockés en Sorbonne –  17.000 ml à stocker au CTLes

2010-2013 : A SAINTE-BARBE 9 avril 2010 : fermeture de la bibliothèque de la Sorbonne en Sorbonne 25 mai 2010 - 18 mai 2013 : la bibliothèque de la Sorbonne est ouverte à Sainte-Barbe Des années d'expérimentation Une bibliothèque pour la recherche en lettres et sciences humaines De nouveaux espaces : deux salles de lecture Des magasins équipés de rayonnages compacts manuels difficiles à exploiter

De nouvelles règles d'inscription et de prêt Des horaires d'ouverture élargis (de 57h hebdomadaires en 2008 à 59h en 2010) 40.000 volumes en accès libre (10.000 volumes en Sorbonne avant 2010) Accès à distance aux ressources électroniques (2010) Un système de navette (BIS) entre le CTLes, la crypte et Sainte-Barbe Réservation des documents à distance (2011).

Lise Hébuterne, 2009

2011-2013 : LE PROJET D’ETABLISSEMENT « SORBONNE 2013 »

Moderniser la bibliothèque de la Sorbonne en mettant à profit la rénovation de ses bâtiments Février – juillet 2011 : Rédaction du projet d’établissement « Sorbonne 2013 » Un projet d’établissement divisé en 6 axes

–  Réinstaller une nouvelle bibliothèque en Sorbonne –  Bâtir une bibliothèque virtuelle –  Moderniser l’accueil du public et développer les services aux chercheurs –  Développer l’accès, la pertinence et la valorisation des collections –  Améliorer le fonctionnement interne –  Renouveler l’image de la bibliothèque et décliné en 38 chantiers.

Des groupes de travail, une gestion par projet, une démarche collective.

DE RETOUR EN SORBONNE (2013-…)

REOUVERTURE EN SORBONNE : 15 novembre 2013

DONNEES EN NOVEMBRE 2013 45.000 ml disponibles :

- Sorbonne : 24.000 ml - crypte de l’église Notre-Dame du Liban : 8.000 ml

- CTLes : [17.000 ml avant déménagement] 13.000 ml après déménagement des collections de la réserve.

Un peu plus de 38.000 ml de collections à stocker Accroissement arithmétique : 600 ml / an

SCHEMA D’IMPLANTATION DES COLLECTIONS EN NOVEMBRE 2013 Maintien d’une navette entre les sites prise en charge par le CTLes avec paiement de

prestations à l’unité En novembre 2013, une nouvelle organisation des collections : -  libre accès : 40.000 documents

-  magasins ouverts : 100.000 documents

-  documents stockés en Sorbonne : 800.000 documents

-  documents stockés hors Sorbonne : 600.000 documents

REPARTITION DES COLLECTIONS EN NOVEMBRE 2013 objectifs de la répartition :

–  stocker le plus grand nombre possible de documents en Sorbonne, tout en gardant une capacité d’accroissement suffisante

–  stocker en Sorbonne les documents les plus utilisés –  stocker les collections les plus utilisées près de la banque de communication et

centraliser les opérations de communication des documents –  stocker en Sorbonne les collections patrimoniales –  développer autant que possible les collections en libre accès en les répartissant dans

des salles thématiques

magasins : 24.000 ml de rayonnages disponibles en Sorbonne –  rayonnages compacts électriques (pour la plupart) et rayonnages fixes –  perte effective de stockage par rapport à 2009 : 31% (14.000 ml) et non 38% –  21.300 ml effectivement stockés en Sorbonne en novembre 2013 :

•  collections patrimoniales : 4.300 ml •  collections courantes : 17.000 ml

–  57% des collections stockées dans des rayonnages compacts 17.000 ml stockés en dehors de la Sorbonne :

–  4.000 ml à la crypte –  13.000 ml au CTLes

Tous les documents sont accessibles sous (un peu plus de) 24h.

UNE APPROCHE THEMATIQUE Une « petite » bibliothèque : 2100 m2 seulement ouverts au public Près de 40.000 documents en accès libre. 5 salles thématiques :

–  Fustel de Coulanges, histoire antique et médiévale : 10.500 volumes, 166 périodiques –  Labrousse, histoire moderne et contemporaine : 10.500 volumes, 140 périodiques –  Jankélévitch, philosophie (actualités) : 2.000 volumes, 250 périodiques –  Ouverture en septembre 2014 : Aristote, philosophie (corpus) : 6.500 volumes –  Romilly, littérature et sciences humaines : 7.000 volumes, 110 périodiques

Salle de réserve : près de 2.000 volumes. Des « bibliothécaires de référence » Des services spécifiques dédiés aux chercheurs des principales disciplines Des magasins ouverts :

–  près de 105.000 documents : 80.000 livres et 25.000 volumes de périodiques –  à terme, jusqu’à 10 ans de nouvelles acquisitions –  accès restreint aux enseignants-chercheurs et chercheurs accrédités ayant accompli

une visite de sécurité

Algrin / Del Zotto, 2008

Algrin / Del Zotto, 2008

Studio Ballif, 2013

Studio Ballif, 2013

Studio Ballif, 2013

Studio Ballif, 2013

Studio Ballif, 2013

Studio Ballif, 2013

GRACE A L’EXTENSION DU CTLES… (2016-…)

EN 2016, UN NOUVEAU CTLES

Début 2016 : ouverture de l’extension du CTLes à Marne-la-Vallée

(voir l’intervention Bernadette Patte) 1er semestre 2016 :

- libération des locaux de la crypte de l’église Notre-Dame du Liban - déménagement des collections de la crypte vers le CTLes (4.000 ml) - seulement deux sites de stockage : Sorbonne et CTLes

Sans transfert vers le CTLes, les magasins en Sorbonne seraient pleins en 2018 / 2019

(+600 ml par an)

Vers 2020 :

- 50% des collections stockées en Sorbonne (environ 20.000 / 21.000 ml) - 50% au CTLes (environ 20.000 / 21.000 ml)

UNE NOUVELLE GESTION DES COLLECTIONS Une nouvelle collaboration CTLes – BIS favorisée par le nouveau décret statutaire du CTLes

(cf. décret n°2014-320 du 10 mars 2014) Objectif : Améliorer l’adéquation entre l’offre documentaire, la répartition des collections et l’usage des collections en privilégiant une gestion le plus fluide possible Une implantation initiale en Sorbonne (2013) qui permet une gestion relativement souple Vers un système de gestion dynamique des collections (2016-…)

(voir l’intervention de Géraldine Péoc’h aux Journées du CTLes en juin 2012) -  définition d’un cycle de vie du document -  examen périodique du devenir des documents : maintien, désherbage, délocalisation -  système chronologique pour la gestion des périodiques -  critères de délocalisation au CTLes et de désherbage -  campagnes régulières (annuelles ?) de délocalisation au CTLes et de désherbage -  une nouvelle politique de gestion des exemplaires FAUT-IL / PEUT-ON / DOIT-ON ABOLIR A TERME LES ANCIENNES COTES ?

QUELQUES REMARQUES POUR CONCLURE

De 2009 à 2016 (2020) :

- transition d’un stockage sur place exclusif à un stockage réparti entre Sorbonne et CTLes

- passage graduel d’un stockage passif à un stockage actif

- transition d’une logique d’accumulation à une logique d’évaluation permanente des collections.

Une condition et un moyen : terminer au plus vite la conversion des catalogues,

mais probablement en 2020 (2022) seulement.

Photos et infographies Thierry Algrin / Alain Del Zotto, 2008 Lise Hébuterne, 2009, 2013 Studio Ballif, 2013