5 applications à utiliser tous les jours pour

devenir plus efficace et productif

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Pour faire du bon travail, il faut des bons outils

— Confucius

Pour être productif et accomplir ses objectifs chaque jour, il faut s’organiser, avoir un minimum de discipline, et surtout avoir les bons outils qui nous permettent de réaliser notre travail , et qui nous aident au quotidien. Dans le monde ultra-connecté où nous vivons, à l’ère du tout-digital, ces outils se retrouvent sous la forme de logiciels ou d’applications. Ces applications nous permettent de traiter, stocker et agir sur le torrent d’informations dont nous sommes la cible chaque jour: emails, notifications, tâches personnelles et professionnelles, obligations sociales et familiales...

Je tiens le blog Smartrock, j’ai fondé et travaille sur deux projets de start-up, et fais du consulting freelance. Je dois donc traiter énormément d’information quotidiennement et, pour m’aider, j’utilise principalement 5 applications sans lesquelles, de toute évidence, ce serait très difficile (voire impossible) de gérer tout ce travail.

Quelque soit votre métier (pour peu que vous travailliez souvent avec un ordinateur), disposer des bonnes applications peut faire la différence entre peiner à sortir la tête de l’eau et surfer avec brio sur vos tâches quotidiennes.

Cela vaut également si vous vous êtes fixés des objectifs particuliers, par exemple en début d’année, ou tout simplement en

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général pour améliorer votre vie personnelle ou professionnelle. Être armé des bons outils vous aidera à mieux analyser, planifier, vous organiser et progresser plus rapidement. Petite remarque importante: il ne faut pas non plus avoir trop d’outils, car si vous avez trop de choix, vous allez vous disperser et ne pas utiliser pleinement chaque outil. Personnellement, j’utilise 5 outils au quotidien pour être productif et atteindre mes objectifs. Le nombre peut varier quelque peu, mais cela vous donne un ordre d’idée.

Voici donc les 5 outils que j’utilise tous les jours et qui me permettent de m’organiser, optimiser mon travail, ma productivité et accomplir les choses importantes tout en gagnant du temps.

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1. Evernote

L’interface d’Evernote

Ah, Evernote. Si je ne devais utiliser qu’un seul outil, ce serait Evernote. Mais contrairement à ce que son nom peut laisser croire, il ne s’agit pas d’une application servant uniquement à la prise de notes. Cette application permet de sauvegarder à peu près tout ce qui vous passe par la tête... ou par votre écran d’ordinateur.

Le principe d’Evernote, c’est que plus vous vous en servez, plus il devient utile. La toute première fois que je m’en suis servi, je ne stockais que quelques notes, par-ci par-là, et je n’ai pas été convaincu J’ai donc laissé tomber. Puis quelque années plus tard, je me suis décidé à refaire un essai, Mais cette fois-ci, en y allan à fond, c’est à dire en y mettant tout ce qui me passait par la tête, toutes mes idées, mais aussi toutes les choses intéressantes sur

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lesquelles je tombais, articles de blog, images, liens... même mes tickets de caisse et factures. Et plus j’ajoutais de notes, plus je réalisais l’utilité de cette application.

La vraie puissance d’Evernote apparait lorsque vous vous en servez tous les jours et y mettez toutes vos notes, vos idées et contenus qui vous intéresse. En gros, Evernote, c’est un peu comme votre deuxième cerveau.

Car une fois que vous y avez stocké toutes ces informations, vous n’avez plus qu’à utiliser le module de recherche, très efficace, pour retrouver n’importe quelle note à partir d’un mot, d’une étiquette ou d’une date.

Vous pouvez bien sûr prendre des notes, et cela sous toutes forme: écrites, dessinées, manuscrites et même audio. Vous pouvez les mettre en forme, créer des listes de tâches, ajouter des images, les annoter. Mais surtout, la puissance d’Evernote réside dans deux fonctionnalités phares:

• le Web Clipper, qui vous permet de sauvegarder pratiquement n’importe quelle page web directement dans Evernote, dans un rendu très fidèle. Vous aller vite oublier le système de favoris de votre navigateur. Ce qui vous procure deux gros avantages. Si une page disparait (cela arrive), avec Evernote vous gardez quand même le contenu (stocké sur votre compte Evernote). Et comme vous sauvegardez le contenu entier de la page, vous pouvez faire une recherche textuelle plus tard pour retrouver ce qui vous intéresse (contrairement au favoris du navigateur où seuls le titre et l’adresse de la page sont stockés.

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• Le système de carnet de notes et d’étiquettes, dont la versatilité vous permet d’organiser efficacement vos notes en projets, sous- projets et groupes de notes, et les retrouver facilement.

Pour couronner le tout, Evernote offre un stockage illimité, même dans sa version gratuite. Enfin, Evernote est disponible sur presque tous les supports: Windows, OS X, Android, iOS, extensions Chrome, Firefox, Safari, et même directement sur le web.

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2. Todoist

Todoist est disponible sur 13 plateformes !

Je vous le dit régulièrement sur Smartrock, une des première choses à faire lorsqu’on veut s’organiser et devenir plus productif, c’est de se créer une liste de tâches, tous les jours.\

Vous pouvez bien sûr le faire avec un crayon et du papier, ou dans un fichier texte, mais il existe des tonnes d’applications sympathiques pour nous faciliter le processus, et même le rendre encore plus efficace. Todoist en est une, et c’est celle que j’utilise chaque jour sans exception.

Todoist permet de lister toutes ses tâches, en les regroupant par projets. Vous pouvez créer des sous-tâches, des sous-projets,

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assigner des tâches, les classer par priorité, créer des tâches récurrentes, partager vos projets avec d’autres personnes.Todoist est gratuit mais dispose d’une version premium (28,99€ par an), qui vous donne accès à plus de fonctionnalités, comme ajouter à vos tâches des rappels, des labels, des commentaires et même des fichiers.

Ce que j’adore avec Todoist, c’est la possibilité de créer des tâches très rapidement en langage naturel. Par exemple, je peux créer une tâche en écrivant: “Courir tous les jours de la semaine à 6h30 #sport”, et Todoist va créer automatiquement une tâche récurrente qui apparaitra tous les jours du Lundi au Vendredi, mais pas le week-end, à 6h30, dans le projet “sport”.

Tout comme Evernote, Todoist est disponible sur des très nombreuses plateforme (plus qu’Evernote même): Windows, OS X, Android, iPhone, Windows Phone, Chromebook, Apple Watch, extensions navigateurs et dispose également de sa propre interface accessible sur le web.

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3. Google Agenda

Google Agenda

Si Todoist me permet de planifier mes tâches à la journée, Google Agenda me permet de planifier ma semaine, et même les mois qui suivent.

Ce que j’aime bien faire, c’est planifier ma semaine à l’avance, en plaçant des blocs entiers chaque jour dédiés au travail, au sport, et à la lecture. Cela me permet d’avoir un visuel complet de ma semaine, et aussi de pouvoir rapidement repérer les blocs de temps où je suis disponible pour des rendez-vous ou faire d’autres choses.

Pour m’organiser, j’ai crée plusieurs agenda: personnel, travail, freelance et sport. Chaque calendrier à sa propre couleur, ce qui me

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permet de voir rapidement ma semaine pour chaque “partie”. En plus, je peux aussi voir en un clin d’oeil toutes mes séances de sport par exemple, juste en décochant les cases des autres calendriers.L’important, c’est d’allouer des “blocs” de temps pour chaque tâche ou activité, et bien respecter ces blocs de temps. Ainsi, vous aurez une idée claire et précise de l’organisation de chacune de vos journées, et surtout vous pourrez voir et profiter clairement de vos moments de temps libre.

Petite astuce de pro : grâce à IFTTT, je connecte Google Agenda à Todoist, ce qui a pour effet de créer automatiquement une tâche dans Todoist lorsque je crée un événement dans mon agenda Google.

Google Agenda

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4. Trello

L’interface de Trello

Vous vous souvenez lorsque j’ai présenté Evernote, en disant que si je ne devais utiliser qu’une seule application, ce serait elle ? J’aime tellement Trello que ça m’en ferait presque douter.

Trello est présenté comme un outil vous permettant de travailler mieux en équipe et accomplir plus de choses. C’est une sorte d’application de gestion de projet.

Mais ne vous méprenez pas: ce n’est pas un outil réservé seulement aux équipes travaillant sur des projets professionnels. Vous pouvez tout à fait vous en servir seul pour vos projets personnels, quels qu’ils soient. Je m’en sers pas exemple pour:

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• organiser mes idées d’articles pour mes blogs• pour planifier mes repas de la semaine• même pour organiser mes dernières recherches d’appartement

Trello est extrêmement versatile et permet d’organiser toutes sortes choses de manière visuelle et très intuitive. Le principe repose sur le fait de créer des cartes, représentant des tâches ou des sujets à traiter, et de répartir ces cartes dans des listes (que vous créez également) qui servent à regrouper ces cartes par “thème” ou par étape.

Par exemple. une manière d’utiliser Trello est de créer 3 listes: À faire, En cours, Fait. Puis vous créez une carte pour chaque tâche que vous allez accomplir, et enfin vous déplacez les cartes au fur et à mesure que vous avancez dans vos tâches. Pour chaque carte, vous pouvez ajouter tout un tas d’informations: titre, description, des images, des liens, des commentaires, des dates butoir et même des sous-listes de tâches.

En implémentant ce système, vous allez pouvoir visualiser rapidement et clairement où vous en êtes: ce qui est en cours, ce qu’il vous reste à faire et ce qui a été fait.

Bref, une fois que vous que vous prenez le pli, vous allez vite être accroc à Trello.

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5. Momentum

Pour finir, je vous présente une application mobile que j’utilise tous les jours : Momentum.

Momentum

Note: Momentum n’est disponible que pour iPhone, mais rassurez-vous, il existe l’équivalent sur Android (et ça s’appelle HabitBull); tout ce que je vais dire sur Momentum est valable pour HabitBull.

Une des choses les plus importantes lorsqu’on veut on veut accomplir des objectifs à moyen ou long terme, c’est la régularité. Pour perdre du poids, il ne faut pas courir 50km sur une semaine, mais 30 minutes, trois fois par semaine, pendant plusieurs mois. Pour apprendre une langue, le piano ou toute nouvelle compétence, c’est pareil: le plus efficace est de le faire régulièrement, tous les jours.

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Momentum est là pour ça: cette petite application vous permet d’ajouter des objectifs (ou “habitudes”), et chaque jour vous devez cocher une case pour chaque objectif, pour dire que vous l’avez réalisé. Au fur et à mesure que vous enchainez sans vous arrêter, vous aurez un compteur qui monte. Et plus vous enchainerez, plus ce compteur grimpera, et plus vous serez motivé pour ne pas interrompre votre série: si vous ratez un jour, le compteur retombe à 0 !

Si vous voulez une revue en détail de Momentum, j’ai réalisé pour vous un article complet de l’application sur Smartrock.

Vu que c’est sur smartphone que vous avez tout le temps avec vous, c’est bien pratique. Vous n’avez plus d’excuse pour ne pas l’utiliser.

Découvrez Momentum

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À vous de jouer !

Voilà, vous connaissez mes 5 outils principaux que j’utilise chaque jour pour m’organiser, lister mes tâches, les planifier, gérer mes projets et m’aider à rester concentré sur mes objectifs. Ce sont des outils qui me permettent d’avancer plus vite et mieux chaque jour. Ils me sont devenus indispensables.

Bien sûr, on peut se débrouiller sans, mais c’est comme faire un Paris-Bordeaux; vous pouvez le faire à pied mais c’est quand même plus simple et plus rapide avec une voiture.

Comme tout conseil de productivité, cela ne vaut rien si vous ne vous les appliquez pas. Alors dès maintenant, choisissez d’agir et commencez à utiliser ces outils pour améliorer votre productivité et devenir plus efficace. Vous n’êtes pas obligé de tous les utiliser, vous pouvez commencer par vous servir uniquement d’un ou deux qui vous paraissent le plus utile ou le plus adapté à votre situation.

L’important c’est de s’approprier l’outil et de s’en servir tous les jours, afin que cela vous aide à en faire plus et en moins de temps. Parce que, après tout, l’intérêt de devenir productif, ce n’est pas d’en faire toujours plus, mais c’est d’accomplir, en prenant le moins de temps possible, les choses importantes que vous devez faire, , afin d’avoir plus de temps pour les choses que vous avez envie de faire.

À votre réussite !Thinh

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Ressources

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