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Rédaction français en DEP Comptabilité 461-066 Guide d’apprentissage ADMINISTRATION, COMMERCE ET INFORMATIQUE

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Rédactionfrançaisen

DEP Comptabilité461-066

Guide d’apprentissage

ADMINISTRATION, COMMERCE ET INFORMATIQUE

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RÉDACTION EN FRANÇAISDEP COMPTABILITÉ

AIDE-MÉMOIRE

TUTEUR

NOM : ____________________________________________________NUMÉRO DE TÉLÉPHONE : ____________________________________________________COURRIER ÉLECTRONIQUE : ____________________________________________________ADRESSE : ____________________________________________________DISPONIBILITÉ : ____________________________________________________

DEVOIRS1 DATE DʼENVOI NOTE OBTENUE REMARQUE√

4 o ___________________ ___________________ ___________________

5 o ___________________ ___________________ ___________________

6 o ___________________ ___________________ ___________________

7 o ___________________ ___________________ ___________________

COMMUNICATIONS AVEC LE TUTEUR

DATE OBJET DE LA COMMUNICATION COMMENTAIRES_______________ ____________________________ ___________________________

_______________ ____________________________ ___________________________

_______________ ____________________________ ___________________________

_______________ ____________________________ ___________________________

_______________ ____________________________ ___________________________

_______________ ____________________________ ___________________________

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1. Les devoirs 1, 2 et 3 devront avoir été faits lors de lʼapprentissage du guide Mise à niveau en français.

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ADMINISTRATION, COMMERCE ET INFORMATIQUE

Rédaction en français461-066

Guide d’apprentissage

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Ce guide d’apprentissage a été conçu à partir des documents Correspondance en français et Rédaction en français, du programme Secrétariat, réalisés par la Société de formation à distance des commissions scolaires du Québec (SOFAD).

Édition revue et corrigée 2015Rédaction : Diane MarcilRévision pédagogique et de contenu : Nicole DaigneaultCorrection d’épreuves : Françoise LabelleÉdition et page couverture : BeauGraphGestion du projet : Nicole Daigneault

Édition 2010Collaboration à la rédaction : Nancy DupuisÉdition : Lyse TanguayGestion du projet : Nicole Daigneault

Édition 2008Rédaction : Diane MarcilRévision pédagogique : Nicole DaigneaultRévision linguistique : Françoise LabelleÉdition : BelPageGestion du projet : Nicole Daigneault

Production 2001Rédaction : Diane Marcil et Marie-Andrée SabourinRévision pédagogique : Nicole DaigneaultRévision de contenu : Monique RangerRévision linguistique : Lise DolbecCollaboration à la rédaction : Helen RenaudGestion du projet : Nicole DaigneaultExpérimentation : Francine MoreauÉdition : BeauGraf

Janvier 2015

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RÉDACTION EN FRANÇAIS

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Notes à l’utilisateur :

} Dans le présent cours, le masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte.

} Bien que ce guide soit basé sur la version 2013 de Microsoft Office, il peut être utilisé avec tout autre logiciel de traitement de texte compatible avec les fichiers de travail.

} Les taux de taxes utilisés dans ce guide d’apprentissage sont de 5 % pour la TPS et de 9,975 % pour la TVQ. Notez bien que depuis le 1er janvier 2013, la TVQ est calculée sur le prix de vente excluant la TPS.

© Société de formation à distance des commissions scolaires du Québec

Tous droits de traduction et d’adaptation, en totalité ou en partie, réservés pour tous pays. Toute reproduction par procédé mécanique ou électronique, y compris la microreproduction, est interdite sans l’autorisation écrite d’un représentant dûment autorisé de la Société de formation à distance des commissions scolaires du Québec.

Dépôt légal – 2015Bibliothèque et Archives nationales du QuébecBibliothèque et Archives CanadaISBN : 978-2-89493-508-8

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TABLE DES MATIÈRES

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TABLE DES MATIÈRES

Contenu des ressources multimédias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ixIntroduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xi

Avant toute chose... bienvenue! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiVotre formation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiiObjectifs du module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiiiAvez-vous les préalables? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiiiMatériel et document requis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiv

Documents facultatifs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xivDurée du module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xvExploration du matériel pédagogique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xvi

Guide d’apprentissage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xviCorrigé des exercices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xviRessources multimédias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xvii

Organisation et échéancier de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xviiiGestion du temps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xviiiDevoirs pour les élèves de la formation à distance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xix

Démarche d’apprentissage et pictogrammes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xx

Chapitre 1 Gestion des fichiers et méthode de doigté . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.1

Gestion des fichiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2

Méthode de doigté . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.5Apprentissage du doigté . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.5Contrôle de la précision . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.6

Chapitre 2 Règles générales de rédaction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1

Qualités essentielles de la lettre d’affaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2Concision . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2Courtoisie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2Précision . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.4Simplicité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.4

Composantes d’une lettre d’affaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.6En-tête . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.9Mentions de la nature de l’envoi et du mode d’acheminement . . . . . . . . . . . . . . . . 2.9Lieu et date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.9Vedette . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.10Références . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.12Objet de la lettre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.12Appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.12Corps de la lettre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.13Salutation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.13Signature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.14Initiales d’identification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.15Mentions diverses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.16

Pièces jointes, forme abrégée : p. j. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.16Copie conforme, forme abrégée : c. c. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.16

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RÉDACTION EN FRANÇAIS

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Formules d’introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.20

Formules de salutation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.20

Titre de civilité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.22Vedette . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.22À l’attention de . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.22Appel et salutation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.22Copie conforme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.22

Règles typographiques pour les lettres d’affaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.24

Chapitre 3 Rédaction des notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.1

Composantes des notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2

Saisie d’une note . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.4

Efficience du traitement de texte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.5Affichage des marques de mise en forme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.5Personnalisation de la barre d’outils Accès rapide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.5Affichage des règles horizontale et verticale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.5Réglage d’un taquet de tabulation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.6Configuration de la langue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.6Aperçu avant impression . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.6Utilisation d’un modèle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.7

Rédaction d’une note . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.10

Chapitre 4 Disposition des lettres et adressage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.1

Disposition des lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2

Mentions complémentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3Transmission confidentielle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3Post-scriptum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3

Saisie d’une lettre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4Utilisation d’un modèle électronique de la SOFAD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4

Styles de lettre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.5

Préparation d’une enveloppe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.16

Préparation d’une étiquette . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.17

Chapitre 5 Lettres de demande de renseignements et de crédit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.1

Techniques de rédaction et de mise en forme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2Comment rédiger correctement une lettre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2

Méthode de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2

Organigramme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.4

Demande de renseignements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.8

Communication de renseignements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.19

Demande de crédit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.28

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TABLE DES MATIÈRES

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Chapitre 6 Lettres d’accompagnement et accusés de réception . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.1

Lettre d’accompagnement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.2

Accusé de réception . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.11

Chapitre 7 Lettres de recouvrement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.1

Rappel de l’échéance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.2

Lettre de relance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.11

Mise en demeure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.19

Chapitre 8 Lettres de réclamation et de correction d’erreurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.1

Lettre de réclamation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.2

Lettre de réponse à une réclamation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.12

Lettre de correction d’erreurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.22

Chapitre 9 Lettres d’annulation de commande . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9.1

Chapitre 10 Synthèse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10.1

Chapitre 11 Préévaluation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11.1

Annexes

Annexe I Textes de contrôle de la précision . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A.1Tableau du doigté . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A.19

Annexe II Tableau synthèse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A.21

Annexe III Tableau des espacements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A.24

Annexe IV Règles de coupures des mots . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A.25

Annexe V Caractères non imprimables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A.26

Annexe VI Méthode à suivre pour adresser des enveloppes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A.27

Bibliographie / Webographie

Fiche de rétroaction

Échéancier de travail

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NOTES

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CONTENU DES RESSOURCES MULTIMÉDIAS

PARTIE DU GUIDE EXERCICES

DIAPORAMAS SÉQUENCES VIDÉODOCUMENTS DE TRAVAIL

DOCUMENTS MODÈLES

Introduction Présentation du module

Chapitre 1

Chapitre 2 Composantes d’une lettre

Chapitre 3 lorain Composantes d’une note

Initiation à Microsoft WordSaisie d’une noteModification d’un documentCréation et utilisation d’un modèle

Chapitre 4 eti5162.dotximport.dotxrodin.dotx

Composantes d’une lettre

Saisie d’une lettreCréation d’une étiquette

Chapitre 5 demianykolsenlocas

alma.dotx avant-garde.dotxenveloppe.dotximport.dotx rodin.dotx

Chapitre 6 seguinlanthier

alma.dotx avant-garde.dotximport.dotx

Chapitre 7 perras1perras2perras3

alma.dotx avant-garde.dotximport.dotx

Chapitre 8 alma1alma2lopez

alma.dotx avant-garde.dotximport.dotx

Chapitre 9 spritelopez2

alma.dotx avant-garde.dotximport.dotx

Insertion d’éléments graphiques

Chapitre 10 durandpare

avant-garde.dotximport.dotx

Chapitre 11 alma.dotx

Devoirs alma.dotximport.dotx

RES

SOU

RC

ESM

ULT

IMÉD

IAS

Contenu des ressources multimédias

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RÉDACTION EN FRANÇAIS

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CONTENU DES RESSOURCES MULTIMÉDIAS (SUITE)

MODÈLES DE DOCUMENTS

accusé_de_réception.dotx annulation_de_commande.dotx communication_de_renseignements.dotx demande_de_crédit.dotx demande_de_renseignements.dotx lettre_à_deux_alignements.dotx lettre_à_trois_alignements.dotx lettre_à_un_alignement.dotx lettre_accompagnement.dotx lettre_de_correction_erreurs.dotx lettre_de_relance.dotx mise_en_demeure.dotx note_paraphe.dotxnote_signature.dotxrappel_écheance.dotxréclamation.dotxréponse_réclamation.dotx

MODÈLES ÉLECTRONIQUES

1 align_lettreSOFAD.dotx2 align_lettreSOFAD.dotx3 align_lettreSOFAD.dotx

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INTR

OD

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TIO

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xi© SOFAD

Afin d’entreprendre convenablement votre apprentissage du module, il est très important que vous lisiez cette première partie du guide. Vous devrez y accomplir quelques petites tâches qui vous aideront à organiser et à gérer efficacement votre travail!

Avant toute chose... bienvenue!

Bienvenue au module Rédaction en français! Nous avons voulu que le matériel didactique que vous utiliserez soit pleinement varié, tout en conservant sa valeur pédagogique. Ainsi, ce guide contient des exercices théoriques et pratiques, des mises en situation, divers types de lettres et des références Internet. Afin de satisfaire les élèves qui ont à leur disposition différents outils de travail, ce guide est accompagné de ressources multimédias contenant des diaporamas et des séquences vidéo qui vous montreront les principales tâches que vous pouvez accomplir à l’aide de votre traitement de texte. Des modèles de lettres vous sont également proposés. Nous croyons que tous ces outils d’apprentissage vous serviront à atteindre agréablement les objectifs du module.

Tout au long de votre apprentissage, vous gravirez des échelons pour en arriver à maîtriser la rédaction professionnelle de notes et de lettres d’affaires. Nous avons conçu le matériel pédagogique en ayant à l’esprit le même objectif que vous : la réussite de votre cours!

Nous remercions sincèrement tous les membres de l’équipe de production qui ont fourni généreusement leurs connaissances, leur expérience et, surtout, leur rigueur pour concevoir un matériel didactique qui vous permettra de profiter d’un apprentissage privilégié.

Note

Nous aimerions que vous remplissiez la fiche de rétroaction qui se trouve à la fin du guide. Nous pourrons ainsi connaître votre degré de satisfaction au regard du module et, par le fait même, l’améliorer. Les élèves de la formation à distance pourront faire parvenir cette fiche à leur tuteur avec le dernier devoir; les élèves en établissement pourront la remettre à leur enseignant, qui nous la fera parvenir.

Diane Marcil et Marie-Andrée Sabourin, rédactrices

Introduction

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RÉDACTION EN FRANÇAIS

xii © SOFAD

Votre formation

Ce module fait partie du programme menant à l’obtention du diplôme d’études professionnelles en comptabilité. Le programme se subdivise en 23 modules totalisant 1 350 heures de formation. Consultez le tableau suivant pour mieux connaître le nom des modules et le nombre d’heures prévu pour chacun.

SYNTHÈSE DU PROGRAMME D’ÉTUDES EN COMPTABILITÉ

CODE NO TITRE DU MODULE DURÉE UNITÉS*

461-012 1 Métier et formation 30 2

461-024 2 Recherche d’information 60 4

461-034 3 Tableaux et graphiques 60 4

461-042 4 Calcul de pièces 30 2

461-054 5 Mise en page de correspondance 60 4

461-066 6 Mise à niveau en françaisRédaction en français

3060

6

461-074 7 Traitement de pièces 60 4

461-083 8 Gestion de l’encaisse 45 3

461-093 9 Législation des affaires 45 3

461-102 10 Interactions professionnelles 30 2

461-115 11 Communication en anglais 75 5

461-122 12 Production de paies 30 2

461-134 13 Rédaction en anglais 60 4

461-144 14 Traitement de données 60 4

461-154 15 Tâches courantes 60 4

461-165 16 Efficience 75 5

461-175 17 Coût d’un bien et d’un service 75 5

461-185 18 Tâches de fin de période 75 5

461-195 19 Tâches de fin d’année 75 5

461-204 20 Déclaration de revenu 60 4

461-213 21 Système comptable 45 3

461-222 22 Cheminement professionnel 30 2

461-238 23 Intégration au travail 120 8

* Une unité équivaut à 15 heures.

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INTRODUCTION

xiii© SOFAD

Objectifs du module

Vous devrez principalement rédiger de la correspondance d’affaires relative à la comptabilité. Les documents que vous produirez sont : des notes, des notes de service, des lettres, des enveloppes et des étiquettes. Pour connaître les tâches que vous réaliserez lors de votre apprentissage, lisez les objectifs du module dans le tableau suivant. Consultez-les aussi souvent qu’il sera nécessaire pour vous situer dans votre démarche d’apprentissage.

OBJECTIFS DU MODULE RÉDACTION EN FRANÇAIS

} Élaborer des plans de lettres d’affaires en relevant les idées principales.

} Rédiger différents types de lettres d’affaires au traitement de texte en respectant le plan établi.

} Réviser du texte à l’aide d’un correcticiel, d’un dictionnaire, d’une grammaire et de volumes de référence.

} Enregistrer et imprimer des documents.

} Améliorer sa précision en utilisant la méthode de doigté.

Avez-vous les préalables?

Le module 5, Mise en page de correspondance, est préalable à ce cours. Par contre, si vous n’avez pas étudié ce module, vous devez être en mesure de disposer, au traitement de texte, des notes, des notes de service, des lettres d’affaires, des enveloppes et des étiquettes. Vous devez également être capable d’utiliser une méthode de doigté pour rédiger vos lettres au traitement de texte; au besoin, vous pouvez vous inscrire au cours Méthode de doigté pour tous!, sur le portail edusofad.com; ce cours est gratuit. Essayez la démo du cours, au http://edusofad.com/www/demo/whpr-001/.

Vous devez également maîtriser les notions du guide Mise à niveau en français avant d’entreprendre l’apprentissage de ce guide.

Possédez-vous les préalables?

Assurez-vous maintenant d’avoir le matériel requis pour effectuer convenablement les tâches reliées à ce module.

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RÉDACTION EN FRANÇAIS

xiv © SOFAD

Matériel et document requis

} Le logiciel de traitement de texte Microsoft Word.

} Un micro-ordinateur équipé de haut-parleurs et d’une imprimante.

} Un didacticiel pour pratiquer la méthode de doigté et améliorer votre précision.

} Une reliure à anneaux et une douzaine d’onglets séparateurs.

} Une clé USB ou tout autre support externe si vous n’enregistrez pas votre travail sur le disque dur.

} Le français au bureau, guide de l’Office québécois de la langue française, 6e ou 7e édition.

Documents facultatifs

} Le petit Grevisse, 32e édition, ou toute autre grammaire française récente.

} L’art de conjuguer, collection BESCHERELLE (ou tout autre guide de conjugaison).

} Dictionnaire de la langue française (Suggestion : Le Petit Robert).

} Résumé des procédures Microsoft Word, SOFAD, guide sur le traitement de texte Microsoft Word.

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INTRODUCTION

xv© SOFAD

Durée du module

Ce cours est d’une durée de 90 heures, incluant l’apprentissage du guide Mise à niveau en français et l’évaluation sommative nécessaire à l’obtention des six unités reliées à ce module. Le temps requis pour l’exécution des devoirs, pour se familiariser avec la micro-informatique, avec Windows et Microsoft Word n’est pas comptabilisé dans cette durée : ce temps peut varier d’une personne à l’autre selon ses acquis et sa facilité d’apprentissage. Le tableau suivant vous propose une répartition du temps qui vous aidera à évaluer le rythme de votre progression.

RÉDACTION EN FRANÇAIS 90 HEURES

Guide d’apprentissage : Mise à niveau en français 30 heures

DEVOIRS 1, 2 ET 3 *

Exploration du matériel pédagogique

Lecture de l’introduction1 heure

Chapitre 1 Gestion des fichiers et méthode de doigté 2 heures

Chapitre 2 Règles générales de rédaction 3 heures

Chapitre 3 Rédaction des notes 3 heures

Chapitre 4 Disposition des lettres et adressage 3 heures

Chapitre 5 Lettres de demande de renseignements et de crédit 9 heures

DEVOIR 4

Chapitre 6 Lettres d’accompagnement et accusés de réception 9 heures

Chapitre 7 Lettres de recouvrement 6 heures

DEVOIR 5

Chapitre 8 Lettres de réclamation et de correction d’erreurs 6 heures

Chapitre 9 Lettres d’annulation de commande 6 heures

DEVOIR 6

Chapitre 10 Synthèse 7 heures

Chapitre 11 Préévaluation 2,5 heures

DEVOIR 7

Évaluation sommative (Seuil de réussite : 80 %) 2,5 heures

Total 90 heures

* Si vous êtes un élève de la formation à distance, vous devez avoir fait trente heures d’apprentissage ainsi que les devoirs 1, 2 et 3 dans le guide Mise à niveau en français.

Maintenant que vous en savez davantage sur ce module, prenez quelques minutes pour vous familiariser avec le matériel pédagogique qui l’accompagne.

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RÉDACTION EN FRANÇAIS

xvi © SOFAD

Exploration du matériel pédagogique

Le matériel pédagogique comprend :

} le guide d’apprentissage pour la mise à niveau en français et son corrigé;

} ce guide d’apprentissage pour la rédaction de la correspondance d’affaires et son corrigé;

} les fichiers de travail et les ressources multimédias, disponibles sur http://cours1.sofad.qc.ca/ressources/fichiersfp.html;

} sept devoirs (pour les élèves de la formation à distance).

Lisez la section suivante afin de mieux connaître le contenu de votre guide d’apprentissage.

Guide d’apprentissage

Ce guide d’apprentissage comprend onze chapitres qui vous permettront d’acquérir les habiletés nécessaires pour atteindre les objectifs du module. Ces chapitres comportent des outils d’apprentissage diversifiés afin de rendre votre étude et votre pratique aussi agréables que profitables.

} Chaque tâche est accompagnée de méthodes de travail que nous vous conseillons de suivre. Ces méthodes faciliteront l’organisation de votre travail, la gestion de votre temps, la planification et l’exécution convenables et efficaces de vos tâches.

} L’assimilation des notions théoriques vous permettra d’exécuter adéquatement les tâches au micro-ordinateur.

} Les exercices théoriques vous aideront à acquérir différentes notions essentielles à la saisie et à la rédaction de documents d’affaires au micro-ordinateur.

} Les exercices pratiques incluent des mises en situation de travail. Vous vous assurez ainsi de développer une plus grande habileté, que vous pourrez mettre en pratique sans crainte dans un milieu de travail.

Ce guide se termine par une préévaluation que nous vous recommandons de faire le plus sérieusement possible afin de vous préparer à l’examen sommatif.

Corrigé des exercices

Après chaque exercice, vous devrez vérifier votre travail à l’aide du corrigé. Cette méthode vous permettra de déceler aussitôt vos lacunes ou de relever les notions mal comprises. Si certains exercices vous ont posé des problèmes, prenez le temps de les refaire. Si des points vous semblent obscurs après avoir fait des efforts honnêtes, n’hésitez pas à demander conseil à votre enseignant ou à votre tuteur, qui se fera un plaisir de vous aider.

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INTRODUCTION

xvii© SOFAD

Ressources multimédias

Vous trouverez, dans le dossier Exercices, les fichiers nécessaires pour faire les exercices.

Les diaporamas et les séquences vidéo vous permettront de visualiser des tâches que vous effectuerez au micro-ordinateur.

Le dossier Modèles de documents comprend dix-sept modèles qui vous aideront à rédiger différents types de lettres d’affaires ayant trait à la comptabilité.

Quand au dossier Modèles électroniques, il comprend trois Assistants lettre SOFAD que vous utiliserez occasionnellement pour saisir les lettres.

N’hésitez pas à consulter la Webographie, qui vous fera connaître des sites Web présentant un intérêt particulier pour ce module.

Afin d’augmenter votre vitesse de travail, nous vous recommandons de copier les fichiers nécessaires pour faire les exercices sur votre disque dur.

COPIER LES FICHIERS DE TRAVAIL

} Sur votre disque dur ou une clé USB, créez le dossier Module_6.

} Atteignez le site des ressources pour les apprenants de la SOFAD http://cours1.sofad.qc.ca/ressources/fichiersfp.html.

} Repérez le titre du module. Cliquez ensuite sur le lien correspondant à l’année de l’édition de ce guide, s’il y a lieu.

} Téléchargez le dossier Fichiers de travail approprié, puis copiez tous les sous-dossiers dans votre dossier Module_6.

} Les fichiers copiés peuvent être en lecture seule. Pour enlever cet attribut, sélectionnez tous les fichiers d’un dossier, puis affichez le menu contextuel. Cliquez sur la commande Propriétés, puis décochez la case Lecture seule, s’il y a lieu.

Maintenant que vous avez installé les fichiers nécessaires au module sur votre disque dur, passez à la section suivante.

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RÉDACTION EN FRANÇAIS

xviii © SOFAD

Organisation et échéancier de travail

Préparez votre reliure à anneaux afin de retrouver facilement vos documents imprimés. Sachez gérer vos documents autant que votre temps de travail.

} Récupérez votre reliure à anneaux et les onglets.

} Préparez les onglets suivants :

– onze onglets pour les impressions des exercices de chaque chapitre;

– un onglet pour les textes de précision.

Consultez votre échéancier de travail situé en annexe du guide, puis lisez la partie qui suit.

ÉTABLIR UN ÉCHÉANCIER

} À l’aide de l’échéancier de travail qui se trouve à la fin du guide, déterminez les dates où vous terminerez l’apprentissage de chacun des chapitres, puis inscrivez-les dans la colonne appropriée.

} Prenez l’habitude de respecter votre échéancier. Si vous n’avez pas terminé un chapitre à temps, vous devrez y consacrer plus d’heures sans toutefois perturber votre échéancier de travail.

Gestion du temps

Pour que votre apprentissage vous amène à approfondir au maximum vos nouvelles habiletés, nous vous recommandons de suivre le cheminement proposé dans l’échéancier de travail. Pour l’apprentissage du guide Rédaction en français, cet échéancier s’échelonne sur une période de dix semaines et de soixante heures. Il vous permet de conserver un rythme d’apprentissage régulier afin d’assimiler progressivement la matière présentée. Une assiduité de six heures par semaine répartie en deux séances de travail vous permettra d’acquérir les nouvelles notions et de les appliquer au micro-ordinateur beaucoup plus aisément. Il se peut que vous ayez à consacrer plus ou moins de temps à votre formation selon vos connaissances de base et votre facilité d’apprentissage.

Les devoirs sont réservés aux élèves de la formation à distance. Ceux qui étudient dans un centre et qui veulent se soumettre à des évaluations formatives doivent s’adresser à leur professeur. Par contre, le chapitre 11 du guide d’apprentissage contient une préévaluation que vous pourrez corriger et évaluer vous-même afin de vérifier si vous avez atteint les objectifs du module.

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INTRODUCTION

xix© SOFAD

Devoirs pour les élèves de la formation à distance

Les devoirs vous préparent à l’épreuve sommative qui se déroule sous la surveillance d’un responsable. Il est donc tout à votre avantage de faire les devoirs sans consulter votre guide d’apprentissage et de profiter des corrections de votre tuteur pour ajuster votre tir. C’est là une excellente façon de vous préparer à l’examen.

Pour l’apprentissage du guide Mise à niveau en français, vous avez déjà fait trois devoirs. Cette partie du module Rédaction en français en comprend quatre. Seule la note obtenue à l’examen compte pour l’obtention des six unités reliées à ce cours.

Vérifiez auprès du centre que vous aurez choisi pour passer votre examen sommatif si vous pouvez faire votre préévaluation sur un appareil semblable à celui que vous utiliserez pour votre examen. Sinon, étant donné la grande diversité des appareils utilisés dans les centres professionnels, les commissions scolaires doivent offrir à tout élève de la formation à distance qui désire passer l’évaluation sommative une période minimale de trente minutes avant cet examen pour lui permettre de se familiariser avec le matériel disponible.

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RÉDACTION EN FRANÇAIS

xx © SOFAD

Cette dernière section vous permettra d’entreprendre convenablement votre apprentissage. Lisez-la attentivement.

Démarche d’apprentissage et pictogrammes

Ce guide a été conçu pour vous permettre d’adopter une démarche d’apprentissage autonome. Nous vous recommandons de faire tous les exercices théoriques et pratiques, la synthèse du chapitre 10 et la préévaluation du dernier chapitre.

Familiarisez-vous maintenant avec les pictogrammes du guide.

Ce pictogramme vous indique les objectifs et les tâches à effectuer dans le chapitre.

Ce pictogramme vous invite à travailler votre méthode de doigté et votre précision au clavier.

Ce pictogramme vous invite à visionner un diaporama ou une séquence vidéo.

Ce pictogramme s’affiche lorsque vous devez vous référer au corrigé des exercices.

Lorsque vous rencontrez ce pictogramme, vous devez faire un arrêt obligatoire pour lire attentivement l’information qui l’accompagne.

Les élèves de la formation à distance sont invités à faire un devoir.

Ce pictogramme vous invite à consulter la webographie, qui inclut des adresses Internet contenant des renseignements pouvant être enrichissants pour votre apprentissage : cours1.sofad.qc.ca/ressources/fichiersfp.html.

Maintenant que vous vous êtes familiarisé avec le contenu du module et

son matériel d’apprentissage, vous avez en main tout ce qu’il faut pour commencer votre

lecture au chapitre 1.

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CH

API

TRE

2

2.1© SOFAD

Règles générales de rédaction

À la fin de ce chapitre, vous serez en mesure d’effectuer les tâches suivantes :

} Identifier les qualités essentielles de la lettre d’affaires;

} Distinguer les principales parties d’une lettre d’affaires ainsi que les formules d’introduction et de salutation;

} Appliquer une technique de rédaction.

La rédaction de la correspondance d’affaires suscite peut-être chez vous de nombreuses questions.

} Quelles sont les règles particulières de ce type d’écrit?

} Quel ton et quel style convient-il d’adopter?

À la fin de ce chapitre, vous aurez sûrement trouvé des réponses à vos questions.

Voir la webographie : OQLF

Visitez le site du Grand dictionnaire terminologique de l’Office québécois de la langue française; vous y trouverez des définitions de mots ou de termes, accompagnées d’exemples très enrichissants pour la rédaction de la correspondance.

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RÉDACTION EN FRANÇAIS

2.2 © SOFAD

QUALITÉS ESSENTIELLES DE LA LETTRE D’AFFAIRES

Il y a des principes essentiels qu’il faut connaître avant d’entreprendre la rédaction proprement dite de la lettre d’affaires.

Concision

Apprendre à raccourcir ses lettres est très important. Une lettre trop longue et d’un style diffus ne donnera jamais les résultats escomptés; trop de verbiage obscurcit le sens d’un texte.

Tout ce que l’on écrit peut, jusqu’à un certain point, être clarifié et abrégé. On obtient une lettre brève en éliminant systématiquement les mots et, même, les phrases inutiles. On obtient aussi ce résultat en évitant les phrases et les paragraphes trop longs ou trop compliqués.

Jusqu’à quel point une lettre doit-elle être courte? C’est simple, il faut éliminer le superflu! Ainsi, une lettre doit exprimer tout ce qu’il faut dire, ni plus ni moins, avec le moins de mots possible.

Une lettre de soixante-quinze lignes peut être trop courte si elle omet un point important. Par contre, une lettre de dix lignes peut être trop longue si elle est criblée de mots inutiles.

Il est plus difficile de composer une lettre courte qu’une longue. Blaise Pascal, philosophe français, s’excusait un jour auprès d’un ami de lui avoir écrit une lettre trop longue : « Je n’ai pas eu le temps d’en écrire une courte », disait-il.

Courtoisie

On admet volontiers que le ton de la voix doit être sympathique et courtois lors des conversations, en personne ou au téléphone. Cependant, lorsqu’il s’agit d’écrire une lettre, on devient souvent ridiculement froid et guindé.

Il fut un temps où la politesse était confondue avec un abus de formalités. On voulait donner une bonne impression en employant des expressions pompeuses. Aujourd’hui, en écrivant une lettre courtoise à un client, on ne joue pas au grand écrivain, on essaie de créer une impression positive.

Une lettre ne peut se comparer à une conversation au cours de laquelle un sourire, une poignée de main et même le ton de la voix peuvent créer une ambiance amicale. Dans une lettre, on arrive à ce but en choisissant des mots courtois et aimables.

Voici une liste de mots ou d’expressions qui peuvent choquer le correspondant, alors qu’on peut facilement dire la même chose avec plus de tact.

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RÈGLES GÉNÉRALES DE RÉDACTION

2.3© SOFAD

Signification des termes rayés

Vous constaterez que certains termes sont rayés : nous voulons attirer votre attention sur le fait qu’il ne faut pas les utiliser.

DettePersonne n’aime avoir des dettes. Se les faire rappeler sans ménagement crée toujours de la gêne. On emploiera des mots moins blessants tels que solde, en souffrance, échu ou arrérages.

Vu que vous n’avez pas tenu votre promesseLe client peut avoir une bonne raison de ne pas respecter ses engagements et, même s’il n’en a pas, il se sentira blessé si une accusation semblable lui est adressée en des termes aussi peu flatteurs. Il est préférable d’omettre entièrement cette phrase et de chercher plutôt à découvrir pourquoi le client a failli à sa promesse.

Nous nions toute responsabilitéTrop froid et pompeux. Essayer de jeter le blâme sur quelqu’un d’autre n’impressionne jamais le correspondant; on suggérera plutôt qu’il y a peut-être eu un malentendu quelconque.

Nous ne permettrons... consentirons... nous refusons de...S’il faut refuser une demande, on essaie de dorer un peu la pilule en créant l’impression que l’on regrette de refuser, mais que les circonstances nous y obligent. Puis, on explique ces circonstances en essayant de trouver des facteurs pouvant favoriser le client, par exemple : « Nous avons le regret de refuser votre demande de crédit, mais nous vous proposons de faire une autre demande d’ici quelques mois. »

Qu’avez-vous l’intention de faire à ce sujet?Insultant! On dira plutôt : « D’après vous, que faudrait-il faire? » ou encore « Pourriez-vous nous faire part de vos intentions? »

Vous prétendez... insistez sur... dites...Ceci laisse entendre que le correspondant se trompe ou ment. On préférera : « Il semble s’être glissé un malentendu... »

Vous n’avez pas spécifié... vous avez oublié...Et puis? Le lui rappeler n’arrangera pas les choses. Pourquoi ne pas demander simplement ce que l’on veut savoir?

Vous devez... il faut que vous... vous devriez...Aucun correspondant n’aime être traité comme un enfant. On utilisera plutôt : « Permettez-nous de vous suggérer de... » ou « S’il vous plaît... ».

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RÉDACTION EN FRANÇAIS

2.4 © SOFAD

Précision

L’inexactitude dans une lettre d’affaires peut porter préjudice à l’expéditeur et provoquer de la confusion. Cela s’applique non seulement à la ponctuation, mais aussi à l’orthographe, à la grammaire, à la composition stylistique des phrases, aux faits et aux chiffres, au nom et à l’adresse du destinataire et, s’il s’agit d’une lettre de recouvrement, au montant à recouvrer.

Une lettre ne devrait jamais être expédiée avant que tous ces points aient été vérifiés.

Simplicité

Lorsqu’on rédige une lettre d’affaires, il faut éviter l’usage de formules stéréotypées ou lourdes; on préférera des expressions simples, mais significatives.

Il faut aussi éviter les combinaisons de mots ayant le même sens, qui constituent des pléonasmes et, donc, des répétitions inutiles.

Dans le Français au bureau, consultez la section Mots et expressions à connaître.

Avant de poursuivre votre apprentissage, faites l’exercice suivant afin de vous assurer que vous connaissez bien les qualités essentielles de la lettre d’affaires. N’oubliez pas d’être toujours attentif aux fautes d’orthographe.

Exercice 2.1 Connaître les qualités essentielles d’une lettre d’affaires

1. Quelles sont les quatre principales qualités d’une lettre d’affaires?

a)

b)

c)

d)

2. Pour chacune des qualités, expliquez pourquoi il faut s’y conformer.

a)

b)

c)

d)

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RÈGLES GÉNÉRALES DE RÉDACTION

2.5© SOFAD

3. Remplacez chacune des expressions surlignées par une expression plus simple, n’hésitez pas à consulter le Français au bureau.

a) Vous trouverez ci-attachés votre lettre du 10 mai.

b) Voici les lettres de références demandées...

c) La balance de votre compte pour le mois de janvier...

d) Veuillez compléter le formulaire ci-joint...

e) En rapport avec ce travail, nous n’avons pas reçu votre réponse...

f) La gérante des ventes annonce que nous devrons déménager en juillet.

g) Suite à notre conversation, nous devons annuler notre commande.

h) Veuillez identifier les articles endommagés.

i) Les coûts d’opération s’élèvent à 549,37 $.

j) Cette année, nous prévoyons rencontrer l’échéance...

Au besoin, prenez le temps d’exercer votre doigté à l’aide du didacticiel. Sinon, améliorez votre précision à l’aide des textes de l’annexe I. Ayez toujours à l’esprit qu’à ce moment-ci de votre apprentissage, ce n’est pas la vitesse qui compte, mais la précision.

Dans la prochaine section, vous réviserez des notions du module 5, Mise en page de correspondance. Afin de vous aider à maîtriser ces notions, visionnez le diaporama Composantes d’une lettre.

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RÉDACTION EN FRANÇAIS

2.6 © SOFAD

COMPOSANTES D’UNE LETTRE D’AFFAIRES

Voici les parties principales que l’on retrouve généralement dans les lettres d’affaires. Suivront quelques exemples de disposition ainsi que les particularités du protocole épistolaire.

1 En-tête

2 Mentions de la nature de l’envoi et du mode d’acheminement

3 Lieu et date

4 Vedette (nom et adresse du destinataire)

5 Références

6 Objet de la lettre

7 Appel

8 Corps (texte) de la lettre

9 Salutation

0 Signature

{ Initiales d’identification

} Mentions spéciales

Observez attentivement les figures 2.1 et 2.2 des pages suivantes. Vous y découvrirez les principales composantes et la disposition des lettres d’affaires.

Consultez les sections Lettre et Exemples de lettres dans Le français au bureau : vous y trouverez d’autres exemples de lettres et de leurs composantes.

Voir la webographie : OQLF

Consultez d’autres exemples de lettres et de documents administratifs dans le site Le français au bureau mis en ligne par l’Office québécois de la langue française.

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RÈGLES GÉNÉRALES DE RÉDACTION

2.7© SOFAD

Q

W

E

R

T

Y

U

I

O

P

{

}

PRODUITS DE BUREAU CASTONGUAY INC.1292, rue Saint-Jean-Baptiste

Boucherville (Québec) J0L 8M4Téléphone : 450 123-0888Télécopieur : 450 123-0008

¶¶CONFIDENTIEL¶Le 22 mai 20xx¶¶¶¶Madame Murielle FrancoeurDirectrice du Service des prêtsBanque BCP du Canada3900, boulevard TaschereauLongueuil (Québec) J0L 1M0¶¶N/Réf. : F.1492¶¶Objet : Demande de prêt¶¶Madame,¶Conformément à notre entente, vous trouverez ci-joint nos états financiers afin de compléter notre dossier de demande de prêt.¶Nous demeurons à votre disposition pour vous communiquer tout autre renseignement utile.¶Veuillez agréer, Madame, nos salutations distinguées.¶Le directeur des finances,¶¶Émilien Bouchard¶¶Émilien Bouchard¶ÉB/cl¶p. j. 1¶c. c. Mme Danièle Richer, directrice générale

Figure 2.1 Composantes d’une lettre d’affaires

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RÉDACTION EN FRANÇAIS

2.8 © SOFAD

3,8 cm

4 ou 5 interlignes

2 interlignes

2 interlignes

2 interlignes

1 ou 2 interlignes

1 interligne

4 ou 5 interlignes

1 ou 2 interlignes

1 interligne

RECOMMANDÉ Boucherville, le 22 mai 20xxCONFIDENTIEL

Madame Murielle FrancoeurDirectrice du Service des prêtsBanque BCP du Canada3900, boulevard TaschereauLongueuil (Québec) J0L 1M0

N/Réf. : F.1492

Objet : Demande de prêt

Madame,

Conformément à notre entente, vous trouverez ci-joint nos états financiers afin de compléter notre dossier de demande de prêt.

Nous demeurons à votre disposition pour vous communiquer tout autrerenseignement utile.

Veuillez agréer, Madame, nos salutations distinguées.

Le directeur des finances,

Émilien Bouchard

ÉB/cl Émilien Bouchard

p. j. 1

c. c. Mme Danièle Richer, directrice générale

Figure 2.2 Disposition d’une lettre d’affaires à deux alignements

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RÈGLES GÉNÉRALES DE RÉDACTION

2.9© SOFAD

En-tête

L’en-tête comprend la raison sociale, l’adresse (ou les adresses), les numéros de téléphone et de télécopieur et, finalement, l’adresse de courrier électronique et du site Web. L’en-tête inclut généralement un logo, un symbole social qui identifie l’entreprise, et est habituellement déjà imprimé sur le papier à lettres officiel de l’entreprise.

Mentions de la nature de l’envoi et du mode d’acheminement

Ces mentions servent à indiquer le caractère particulier de la lettre (CONFIDENTIEL ou PERSONNEL), ainsi que le mode d’acheminement choisi (RECOMMANDÉ, PAR EXPRÈS, etc.).

} TOUJOURS écrites en majuscules et soulignées.

} TOUJOURS au masculin singulier (on sous-entend « Courrier »).

La mention PERSONNEL signifie que la lettre doit être ouverte par le destinataire seulement. La mention CONFIDENTIEL signifie que le contenu de la lettre ou du document ne doit pas être divulgué. On n’utilise pas ces mentions simultanément.

Lisez le texte du Français au bureau qui décrit ces mentions afin de voir d’autres exemples.

Lieu et date

Dans une lettre, la date ne doit jamais être abrégée. Elle est précédée du nom de la ville d’où la lettre est envoyée, si celui-ci n’est pas déjà indiqué dans l’en-tête. Certaines entreprises ont des bureaux dans plusieurs villes et le nom de chacune de ces villes apparaît sur le papier officiel. Il faut donc préciser la provenance exacte de la lettre.

Exemple :Boulangerie Blés d’orRégina – Niagara – Saint-Jean-sur-Richelieu

La date devrait mentionner (selon le cas) :

Exemple :Régina, le 8 septembre 20xx, ouNiagara, le 8 septembre 20xx, ouSaint-Jean-sur-Richelieu, le 8 septembre 20xx.

} JAMAIS de virgule entre le jour et le mois, ou entre le mois et l’année.

} JAMAIS de majuscule pour le nom du mois.

} TOUJOURS une virgule entre le nom de la ville et l’article qui commence la date.

} TOUJOURS un article « Le » avant la date.

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RÉDACTION EN FRANÇAIS

2.10 © SOFAD

Si la ville est déjà indiquée dans l’en-tête et qu’il n’y a pas de confusion possible, on indiquera simplement la date.

Exemple :Le 8 septembre 20xx

Vedette

On y indique, dans l’ordre :

} le nom du destinataire;

} le titre de sa fonction, s’il y a lieu;

} le nom du service où il travaille, s’il y a lieu;

} le nom de l’entreprise, s’il y a lieu;

} le numéro, la voie de communication et le numéro du local1, s’il y a lieu;

} le nom de la ville et celui de la province, suivis du code postal.

L’ordre des éléments commence par le terme particulier (nom) et se termine par le plus général (code postal); c’est comme si vous faisiez vous-même le trajet du courrier pour vous rendre à destination en partant du code postal.

Il arrive que la lettre s’adresse à tout un groupe. Si l’expéditeur connaît le nom de la personne qui doit s’occuper du dossier, on peut utiliser la mention « À l’attention de », suivie du nom de cette personne qui transmettra l’information à tout le groupe. Cette mention s’inscrira deux interlignes sous la vedette, en minuscules et soulignée. Cependant, cette façon de faire est de moins en moins utilisée.

} Ne pas utiliser « Compétence de... » (formule acceptable, mais peu employée).

} Ne JAMAIS abréger la mention « À l’attention de » par « Att » ou « Attn » (formules anglaises).

} Quant à l’ADRESSE, faire attention aux points suivants :

- TOUJOURS une virgule entre le numéro et la voie de communication;

- TOUJOURS une virgule entre le nom de la voie de communication et le numéro du local, du bureau ou de l’étage;

- TOUJOURS préciser s’il s’agit d’une rue, d’un boulevard, etc., et éviter de les abréger (si c’est possible);

- JAMAIS de majuscule initiale au générique de la voie de communication, à moins qu’il ne soit précédé d’un chiffre indiquant un ordre;

- PAS d’abréviation pour le nom de la province, qui doit être écrit entre parenthèses, un espacement après la ville.

1. Suivant l’espace disponible, le numéro du local, du bureau ou de l’étage pourra être inscrit sur la ligne qui précède le numéro et la voie de communication.

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RÈGLES GÉNÉRALES DE RÉDACTION

2.11© SOFAD

L’odonyme est formé du nom d’une voie de circulation (avenue, boulevard, chemin, autoroute, rue, etc.), et d’un nom spécifique (Saint-Denis, Charest, Sherbrooke, etc.).

Exemples :1234, chemin des Fleurs1234, 45e Avenue407, rue Verchères1207, boulevard Laporte

Vous verrez parfois le symbole QC dans des documents techniques, tels que des formulaires. Ce symbole est aussi admis sur des étiquettes dans le cas d’envois massifs ou lorsqu’on manque d’espace. Il ne se met pas entre parenthèses et est séparé du code postal par deux espaces.

Exemple :Sutton QC J0E 0A6

Si vous expédiez une lettre à destination d’un autre pays que le Canada, vous devrez inscrire le nom de la rue et de la ville dans la langue du pays, mais le nom du pays devra apparaître en français et en majuscules. Cette façon de faire s’explique, puisque l’envoi sera d’abord traité par Postes Canada en langue française, puis, lorsqu’il parviendra à destination, dans la langue de ce pays.

Exemple : Television NewsPost Office Box 1345New York NY 34299ÉTATS-UNIS

Observez maintenant différentes façons de présenter une vedette.

Exemples :Monsieur Paul Lajoie, chefService de la comptabilitéAssurances Tous-risques3232, rue Lyon, bureau 401Montmagny (Québec) G2J 3P6ouMonsieur Paul LajoieChef du Service de la comptabilitéAssurances Tous-risquesBureau 4013232, rue LyonMontmagny (Québec) G2J 3P6ouService de la comptabilitéAssurances Tous-risques3232, rue Lyon, bureau 401Montmagny (Québec) G2J 3P6

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2.12 © SOFAD

Références

Les références permettent de préciser de quel document il est question dans la lettre, ce qui facilite le classement du courrier. Le tableau suivant présente les principales références utilisées et leur signification.

Ne JAMAIS utiliser RE (correspondance anglaise) – Concerne – Sujet.

RÉFÉRENCES SIGNIFICATIONS

V/lettre du...Nous donnons suite à votre lettre du...;

Nous accusons réception de votre lettre du...

N/lettre du... Cette lettre fait suite à notre lettre précédente du...

V/Référence, V/Réf. ou V/RVotre document (celui dont il est question dans cette lettre) porte le numéro...

N/Référence, N/Réf. ou N/RNotre document (celui dont il est question dans cette lettre) porte le numéro...

Objet de la lettre

La mention Objet présente en quelques mots le contenu de la lettre. Cette mention est facultative mais fortement suggérée, car elle permet une compréhension rapide du texte et facilite le classement. La description de l’objet débute toujours par une lettre majuscule.

Exemple :Objet : Moteurs hors-bord

Appel

C’est une formule de civilité que l’on place avant le début du texte. On utilise « Madame », « Monsieur », « Mesdames », « Messieurs », selon le contexte. Le titre de civilité est suivi d’une virgule.

Si on écrit à une entreprise, sans mentionner le nom d’une personne en particulier, on utilise comme appel « Mesdames, Messieurs, » ou « Madame, Monsieur, »; l’appel peut varier selon les avis linguistiques ou les pratiques en usage dans les bureaux. Les deux mentions s’écrivent l’une sous l’autre.

Ne JAMAIS utiliser la formule « À qui de droit », car elle ne s’emploie qu’à l’intérieur d’une phrase pour désigner la personne compétente pour traiter une question.

Exemple : Veuillez transmettre ce grief à qui de droit.

Ne JAMAIS faire suivre le titre de civilité du nom de la personne.

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RÈGLES GÉNÉRALES DE RÉDACTION

2.13© SOFAD

Quel que soit l’état civil d’une femme, on emploie généralement la formule de civilité « Madame ».

Si l’on s’adresse à une personne qui possède un titre ou qui exerce une fonction officielle, on l’indique.

Exemples :Maître, Docteur, Madame la Directrice, Révérend Père, Madame la Ministre, etc.

Quand une lettre est adressée à un directeur (ou à une directrice), l’appel peut être « Monsieur le Directeur » (ou « Madame la Directrice ») ou simplement « Monsieur » (ou « Madame »).

Corps de la lettre

Dans cette partie de la lettre, on communique le message; c’est donc l’élément essentiel.

Le premier paragraphe sert d’introduction : on prend contact avec le destinataire, on annonce le but de la lettre. Parfois, on fait référence à un message téléphonique, à une lettre, à une rencontre, etc.

Exemples :Pour faire suite à notre conversation...En réponse à votre lettre...

Les paragraphes suivants contiennent souvent chacun une idée particulière : c’est le corps de la lettre ou le développement.

Exemples :Rappel de la commande – Justification

Le dernier paragraphe sert de conclusion. Il inclut ou précède la salutation finale.

Exemple :Demande de remboursement et salutation d’usage.

Salutation

La salutation est une formule de courtoisie qui diffère selon le correspondant. Il faut éviter les formules pompeuses et lourdes. Dans cette partie de la lettre, on reprend l’appel textuellement.

Exemple :Si l’appel est « Madame », la salutation pourrait être :« Veuillez agréer, Madame, l’expression de nos meilleurs sentiments. »

Pour d’autres formules, consultez la section Salutation dans Le français au bureau.

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RÉDACTION EN FRANÇAIS

2.14 © SOFAD

Signature

Si le signataire occupe un poste particulier dans l’entreprise, on doit indiquer son titre, précédé d’un article, sous la formule de courtoisie. On laisse ensuite quatre ou cinq interlignes avant d’inscrire son nom; il signera dans l’espace réservé à cette fin.

Exemple :

Le directeur des finances,

Paul-Émile Clément Paul-Émile Clément

Lorsque plusieurs personnes exercent la même profession ou occupent un même poste, on indique le titre après le nom du signataire.

Exemple :

Paul-Émile Lafleur Pierre Proulx

Paul-Émile Lafleur, Pierre Proulx, ingénieuragent d’information Service de la flore

Notez la virgule entre le nom du signataire et le titre de sa fonction.

Il peut arriver qu’une personne doive signer à la place d’une autre; on peut alors procéder de plusieurs façons :

Exemple :Claude Lafortune, commis comptable, signera pour la directrice de la publicité, Marie- Maxime Tremblay.

Pour la directrice de la publicité, Marie-Maxime Tremblay

Claude Lafortune

Claude Lafortune, commis comptable

Exemple :France Racicot détient une procuration l’autorisant à signer pour le directeur des ressources financières.

Le directeur des ressources financières, Jacques Lamy

France Racicot p. p. France Racicot

N. B. L’abréviation p. p. signifie par procuration.

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RÈGLES GÉNÉRALES DE RÉDACTION

2.15© SOFAD

Si la lettre comporte deux signatures ou plus, pour des personnes de même niveau hiérarchique, on place les signatures l’une au-dessus de l’autre, par ordre alphabétique.

Exemple :

Lucie Fortier Lucie Fortier,commis comptable

Marie-Ève Plamondon

Marie-Ève Plamondon,agente d’information

Si les deux signataires ont des niveaux hiérarchiques différents, on place leur signature l’une à côté de l’autre; le nom de la personne occupant le plus haut poste est inscrit à gauche.

Exemple :Le président,

Réal Benoit Stéphane DaviauRéal Benoit Stéphane Daviau, adjoint administratif

Initiales d’identification

Les initiales d’identification sont facultatives. Si on désire les inscrire, on fera comme suit.Les initiales du rédacteur sont indiquées en majuscules, et celles de la personne qui a saisi la lettre, en minuscules; les deux groupes sont séparés par un trait oblique.

Exemple : Henri-Charles Laplante est le rédacteur, Claude Petit, le commis comptable qui a saisi la lettre.HCL/cp

Lorsqu’une seule personne rédige, saisit et signe une lettre, elle omet généralement ses initiales. Cependant, si elle tient à les indiquer, elle le fera de la même façon que s’il s’agissait de deux personnes différentes.

Exemple : CP/cp

Si la lettre a deux rédacteurs, on met leurs initiales respectives, suivies de celles de la personne qui a saisi la lettre.

Exemple : Roger Patenaude et Jacinthe Tardif ont rédigé et signé la lettre tapée par Carole Caron.RP/JT/cc

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2.16 © SOFAD

Si la lettre a été rédigée par quelqu’un d’autre que le signataire, on inscrit les initiales des personnes concernées.

Exemple : Roger Patenaude a signé la lettre rédigée par Jacinthe Tardif et tapée par Carole Caron.RP/JT/cc

Pour d’autres exemples, consultez la section Initiales d’identification dans Le français au bureau.

Mentions diverses

Pièces jointes, forme abrégée : p. j.

Cette mention, suivie d’un chiffre ou d’une description, indique que des documents (factures, notes de crédit, lettres, etc.) sont expédiés dans la même enveloppe que la lettre.

Lorsqu’on utilise l’abréviation p. j., on la fait suivre simplement par le nombre de pièces jointes ou la description des pièces jointes.

Exemples :p. j. 5

p. j. 4 dépliants Liste de prix

Lorsqu’on utilise la mention Pièce jointe ou Pièces jointes en toutes lettres, on la fait suivre par le deux-points, puis par le nombre de pièces jointes ou la description des pièces jointes.

Exemples :Pièce jointe : 1

Pièces jointes : Évaluation municipale Reçu de taxes scolaires

Copie conforme, forme abrégée : c. c.

Cette mention, suivie d’un ou de plusieurs noms, indique qu’une copie de la lettre doit être envoyée à d’autres personnes que le destinataire mentionné dans la vedette. Ces noms sont indiqués soit par ordre hiérarchique, si on le connaît, soit par ordre alphabétique. Il ne faut pas oublier de faire une copie de la lettre pour chaque personne concernée. Puis, sur chacune des copies de la lettre, il faut cocher le nom de la personne à qui est adressé le document. Il est également important de préparer toutes les enveloppes pour les destinataires.

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2.17© SOFAD

Exemples :c. c. M. Pierre Legault, directeur général M. Paul Dion, directeur des ventes

Copie conforme : M. Robert Aubut Mme Rolande Faubert

Avant de poursuivre votre apprentissage, faites l’exercice suivant afin de vous assurer que vous distinguez parfaitement les parties principales d’une lettre d’affaires. Au besoin, n’hésitez pas à consulter Le français au bureau ou à visionner de nouveau le diaporama Composantes d’une lettre.

Exercice 2.2 Distinguer les composantes d’une lettre d’affaires

1. Répondez par vrai ou faux. Si l’énoncé est faux, corrigez-le. Vrai Faux

a) L’objet sert à présenter le contenu de la lettre en quelques mots.

b) Les voies de communication « rue » et « boulevard » s’écrivent toujours en majuscules dans l’adresse.

c) On peut abréger une date dans une lettre.

d) Le mode d’acheminement est toujours écrit en majuscules.

e) Lorsque la lettre comporte deux signataires dont le niveau hiérarchique diffère, les signatures doivent toujours être placées l’une au-dessus de l’autre.

f) Si la lettre est envoyée par deux rédacteurs, seules les initiales de l’un des deux seront apposées.

g) On peut faire suivre la mention « pièce jointe » d’un chiffre indiquant le nombre de pièces que l’on joint à la lettre.

h) La formule « À qui de droit » doit être employée si l’on ne connaît pas le destinataire.

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2.18 © SOFAD

2. Lisez attentivement la lettre d’affaires qui termine cet exercice, puis corrigez les fautes de présentation et d’orthographe.

3. Nommez les différentes parties de la lettre d’affaires. Au besoin, référez-vous au modèle de la présentation de la lettre, figure 2.1.

Q

W

E

R

T

Y

U

I

O

P

{

}

q

w

Voir la webographie : OQLF

Affichez la section Ressources du site de l’Office québécois de la langue française, et voyez toutes les pages auxquelles vous avez accès. Vous pouvez tester vos connaissances et vous amuser avec les jeux linguistiques.

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RÈGLES GÉNÉRALES DE RÉDACTION

2.19© SOFAD

VOYAGES GLOBE-TROTTER INC.Q

464, rue des Trembles, Longueuil (Québec) J0L 8M4Tél. : 450 187-9257 Téléc. : 450 187-9200

Internet : w w w. globe.com

RECOMMANDÉE W Le 5 mai 20xx E

Madame Annette PainchaudDirectrice des ventesProduits de bureau Castonguay inc. R1292, rue Saint-Jean-BaptisteBoucherville (Québec) J0L 8M4

N/Réf. : Commande no B-1492 T

Objet : commande no B-3244 Y

Madame, U

Nous avons bien reçu notre commande no B-1492 et nous vous en remercions. Vous trouverez ci-inclus un chèque de 3 844,69 $.INous attendons toujours la livraison de nos fauteuils de bureau. Nous comprenons très bien vos problèmes de délais de livraison avec vos fournisseurs, mais nous espérons que vous pourrez nous faire parvenir les fauteuils d’ici un mois, sinon nous nous verrons dans l’obligation d’annulé notre commande no B-3244.

Comptant sur votre diligeance habituelle, nous vous prions d’agréer, madame, nos salutations distinguées. O

Chef comptable, P

PS/xx { Jean Simoneau }

p. j. chèque q

c. c. Mme Josée Latreille w

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RÉDACTION EN FRANÇAIS

2.20 © SOFAD

FORMULES D’INTRODUCTION

Au début, vous trouverez sans doute difficile de commencer à rédiger le texte d’une lettre; c’est pourquoi nous vous présentons ici quelques suggestions.

Ne devenez pas dépendant de ces formules; avec l’entraînement, vous découvrirez celles qui conviennent le mieux à votre style de rédaction.

FORMULES D’INTRODUCTION

En réponse à votre lettre du... par laquelle...

Pour faire suite à nos précédentes lettres...

À la suite de l’annonce parue...

En réponse à votre demande de...

J’accuse réception de votre...

Nous vous remercions vivement...

Nous avons reçu...

Nous désirons vous informer...

Nous sommes heureux de vous faire part...

C’est avec plaisir...

Nous avons le plaisir...(Évitez la formule : « Il me fait plaisir de... », qui est un anglicisme.)

Vous verrez que, pour chacune des lettres, différentes formules d’introduction sont possibles.

FORMULES DE SALUTATION

Les lettres d’affaires doivent toujours se terminer par une salutation.

Il faut que le ton de la salutation soit conforme à celui du texte de la lettre; si celui-ci a été plutôt froid (par exemple, dans une mise en demeure), on évitera de conclure par une salutation très chaleureuse. Le choix des mots s’avère donc très important.

L’appel doit toujours être répété dans la salutation.

Exemple :Si l’appel est « Monsieur le Président », la salutation pourrait être « Nous vous prions d’agréer, Monsieur le Président, l’expression de nos sentiments respectueux. »

Consultez les nombreux exemples proposés dans la section Salutation du Français au bureau.

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RÈGLES GÉNÉRALES DE RÉDACTION

2.21© SOFAD

Observez les exemples du tableau suivant.

FORMULES DE SALUTATION

POUR UN SUPÉRIEUR

} Nous vous prions d’agréer, Monsieur le Président, l’expression de

} Je vous prie de croire, Madame la Présidente, à l’expression de

... nos sentiments très respectueux.

... notre haute considération.

... mes sentiments distingués.

... mon entière collaboration.

POUR UN ÉGAL OU UN SUBORDONNÉ

} Nous vous prions d’agréer, Monsieur, l’expression de

} Veuillez recevoir, Madame, l’assurance de

... nos sentiments distingués.

... mes sentiments les plus distingués.

... mes meilleurs sentiments.

} Nous vous prions de recevoir, Mesdames, Messieurs,

} Veuillez recevoir, Madame, Monsieur,

... nos salutations distinguées.

... nos salutations les plus distinguées.

... nos sincères salutations.

SALUTATIONS BRÈVES

} Recevez, Madame, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués.

} Recevez, Mesdames, Messieurs, nos meilleures salutations.

} Agréez, Monsieur, mes salutations cordiales.

AUTRES SALUTATIONS

} Dans l’espoir que vous voudrez bien accéder à ma demande, je vous prie d’agréer...

} Dans l’attente d’une réponse favorable, nous vous offrons...

} Dans l’attente de votre réponse, nous vous prions d’agréer...

} Avec mes regrets de ne pouvoir accéder à votre demande, je vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués.

Notez bien que le mot « sentiments » est généralement accompagné de « l’expression de... », « l’assurance de... », alors que le mot « salutations » est précédé d’une forme verbale.

Exemples :Veuillez recevoir, Madame, l’expression (ou l’assurance) de mes sentiments les meilleurs.Veuillez recevoir, Monsieur, mes sincères salutations.

Voir la webographie : OQLF

Si vous sentez le besoin de pratiquer votre français, faites quelques exercices dans la page Testez vos connaissances, de la section Ressources de l’OQLF.

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2.22 © SOFAD

TITRE DE CIVILITÉ

Dans les parties suivantes de la lettre, on n’abrège généralement pas le titre de civilité, car on s’adresse à la personne elle-même.

Vedette

Les titres de civilité ne devraient jamais être abrégés dans la vedette. Si le nom du destinataire est trop long, on n’indique que l’initiale de son prénom.

Exemple :Monsieur J.-P. Lalumière

À l’attention de

Les titres de civilité « Madame » ou « Monsieur » ne s’abrègent pas et prennent la majuscule initiale.

Exemple : À l’attention de Monsieur Pierre N’Guyen

Appel et salutation

Les titres de civilité ne s’abrègent jamais dans l’appel et la salutation, et sont toujours suivis d’une virgule.

Exemples :Madame,Madame la Directrice,Monsieur le Juge,

Copie conforme

On peut abréger ou non les titres de civilité après cette mention. Ils se placent suivant l’ordre hiérarchique ou l’ordre alphabétique. On laisse un espacement entre les deux lettres de l’abréviation.

Exemples :c. c. M. Nicolas Kotopolis M. Pierre Lemayc. c. Madame Yvette Larose Monsieur Pierre Loranger

Consultez d’autres exemples dans la section Copie conforme du Français au bureau.

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2.23© SOFAD

Exercice 2.3 Corriger les mots et les expressions

Réécrivez les phrases suivantes en remplaçant les expressions et les mots surlignés par une expression ou un mot correct.

1. Boutique Les vigilants Ltd2238, blvd Saint-ArsèneSaint-Paul Québec

2. Nous venons de recevoir votre lettre datée du 4 juillet.

3. Vous trouverez ci-attachées les formules demandées.

4. Nous vous faisons parvenir une commande pour de bon.

5. Nous voudrions retarder nos paiements et payer moins cher en achetant en grande quantité.

6. Bien à vous,

7. Je ne paierai pas les longues distances; signalez plutôt le 1 800 161-4886.

8. J’ai pu récupérer la marchandise sans avoir à payer de frais de transport.

9. Nous sommes vos clients depuis très longtemps.

10. Aussitôt que nous aurons reçu votre envoi...

11. Nous vous garantissons que la livraison ne prendra pas trop de temps.

12. Nous vous écrivons pour vous dire que nous voulons bien recevoir la commande que nous vous avons passée par téléphone.

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2.24 © SOFAD

RÈGLES TYPOGRAPHIQUES POUR LES LETTRES D’AFFAIRES

Attributs

Certains mots peuvent être mis en évidence dans une lettre d’affaires à l’aide des attributs suivants : italique, soulignement, caractères gras.

} L’italique est utilisé pour les mots étrangers, les titres d’ouvrages, les termes scientifiques latins, les expressions ou encore pour attirer l’attention du lecteur.

} Le soulignement est de moins en moins utilisé. Cet attribut rend la lecture plus difficile. Cependant, on s’en servira pour les mentions du mode d’acheminement (CONFIDENTIEL, PERSONNEL), et de la nature de l’envoi (PERSONNEL, CONFIDENTIEL).

} Les caractères gras mettent les mots en valeur; ils seront utilisés surtout pour la mention de l’objet. Dans une lettre, il faut éviter d’alourdir la mise en page avec ces caractères. L’utilisation de l’italique est préférable aux caractères gras et soulignés.

Notez qu’une lettre peut être justifiée ou non.

Consultez la section Mise en relief, dans le chapitre Typographie du Français au bureau.

Polices

Le choix des polices de caractères a augmenté avec l’évolution des imprimantes et des logiciels. Cependant, dans une lettre d’affaires, il est préférable de ne pas abuser de ces choix.

Une police de caractères est définie par sa taille, son épaisseur et sa forme.

Les polices de caractères peuvent être avec ou sans empattement. Un texte avec empattement est plus facile à lire, ces caractères guidant le lecteur d’une lettre à l’autre. Un texte sans empattement dénote un ton plus officiel. Le tableau suivant contient des exemples de certains caractères les plus courants. Notez qu’un caractère avec empattement se termine par un trait aux extrémités.

CARACTÈRES AVEC ET SANS EMPATTEMENT

CARACTÈRES AVEC EMPATTEMENT

POLICE NORMAL GRAS ITALIQUE

Times Roman

Bookman

Palatino

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RÈGLES GÉNÉRALES DE RÉDACTION

2.25© SOFAD

CARACTÈRES AVEC ET SANS EMPATTEMENT (SUITE)

CARACTÈRES SANS EMPATTEMENT

POLICE NORMAL GRAS ITALIQUE

Arial

Helvetica

Verdana

En conclusion, pour la mise en page des lettres d’affaires, nous privilégions les caractères avec empattement. Au besoin, changez la police de caractères par défaut pour Times New Roman. N’hésitez pas à consulter la procédure Polices de caractères dans le Résumé des procédures.

Taille

La taille des caractères est calculée en nombre de points. Plus le nombre de points est élevé et plus la taille est grande. La taille la plus courante est de 12 points pour les lettres courtes et moyennes. Au besoin, utilisez la taille de 10 points pour les lettres plus longues.

Coupures de mots

Il n’est pas recommandé d’insérer des coupures de mots dans une lettre d’affaires.

Consultez l’annexe IV Règles de coupures des mots pour savoir comment faire si vous devez absolument couper un mot sur deux lignes.

Rappelez-vous qu’on ne peut pas couper un nom propre, un sigle, un acronyme, ni couper sur plus de deux lignes consécutives.

Au besoin, prenez le temps d’exercer votre doigté à l’aide du didacticiel. Sinon, travaillez votre précision à l’aide des textes de l’annexe I. Ayez toujours à l’esprit qu’à ce moment-ci de votre apprentissage, ce n’est pas la vitesse qui compte, mais la précision.

Maintenant que vous êtes un peu plus familiarisé avec la rédaction de la

correspondance d’affaires, poursuivez votre apprentissage au chapitre 3 afin d’entreprendre

la rédaction de notes.

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NOTES