S o m m a i r e

Présentation du Module.........................................................................................3Introduction...........................................................................................................5L'importance de la communication.....................................................................10Pour l’Entreprise..................................................................................................10

I- Pourquoi nous communiquons ?..........................................................................................................12II- Processus de la communication..........................................................................................................13IV- Aspects de la communication............................................................................................................18V- Facteurs d’échec et obstacles de la communication :.........................................................................19

La communication et l’Entreprise.......................................................................27I- Participer à la valorisation de l'image de l'Entreprise..........................................................................27

1- Le secrétariat et l'image de l'entreprise....................................................................................272- Comment communiquer l'image de l’entreprise ?...................................................................283- Représenter un responsable dans une situation de délégation.................................................32

Les techniques de la communication...................................................................35I- L’écoute active :...................................................................................................................................35

les Attitudes de l’écoute :.............................................................................................................37II- les Techniques de question.................................................................................................................42III- la reformulation.................................................................................................................................45

Le téléphone........................................................................................................54I- Les éléments d’un téléphone................................................................................................................58II- Répondeurs téléphonique....................................................................................................................59III- Les Principaux services du téléphone................................................................................................62

La communication Téléphonique........................................................................64I- Comment Communiquer par téléphone ?............................................................................................65

1- la préparation physique et psychologique :.............................................................................652- la préparation matérielle :........................................................................................................66

II- le déroulement d’une communication téléphonique :.........................................................................661- Situation d’émission :..............................................................................................................672- Situation de réception :............................................................................................................69

III- Pour mener à bien votre Processus Téléphonique :...........................................................................87IV- Organisation et utilisation des outils de gestion du téléphone..........................................................96

L’accueil............................................................................................................106I- Les clés d'un accueil de qualité.........................................................................................................111II- les Cinq grands moments de l’accueil..............................................................................................115III- Les Règles De L’accueil..................................................................................................................122

EvalauationEvalauation........................................................................................................128Liste De Référence Bibliographique.................................................................135

Guide des Travaux Pratiques

1

Présentation du Module

Savoir communiquer, c’est savoir vivre avec les autres. Vous devez être capable de faire

passer votre message efficacement et d’aider les autres à vous faire passer le leur. Dès

lors que vous faites l’effort de considérer chaque personne dans son individualité, de vous

adapter à elle, elle sait que vous la respectez en tant qu’individu et vous respecte à son

tour.

« Si vous n’honorez pas les autres, ils ne vous honoreront pas »

lao-tseu (VI° siècle av.J.-C.)

Une bonne communication vous permet d’utiliser pleinement toutes vos autres

compétences. En effet, votre capacité à motiver, à déléguer, à organiser, à résoudre les

problèmes et à obtenir des informations dépend de votre facilité à communiquer avec les

autres.

Une mauvaise communication entraîne de mauvaises performances. Et pourtant, c’est un

problème courant dans le monde professionnel. Heureusement, il existe des techniques

permettant à chacun de progresser dans ce domaine et d’augmenter ainsi ses propres

performances et celles de l’entreprise.

2

Inviter les stagiaires à analyser les étapes du scénario ci-dessus : dégager la situation générale, détecter le conflit, ses causes, trouver la solution… pour arriver à un gain mutuel.

Le stagiaire doit arriver à mettre le point sur le rôle de la communication pour résoudre tout conflit (voir étape N° 4)

3

Introduction

Communiquer = O.S.E.R

O ----------OUVERTURES------------SILENCEE------------ECOUTERR------------REGARD

La communication est le processus de transmission d’information. Ce terme

provient du latin « communicare » qui signifie « mettre en commun »

La communication donc est considérée comme un processus pour la mise en commun

d’information et de connaissance.

La communication peut être un processus de transmission d’un message d’un

émetteur à un ou plusieurs à travers un média subissant des interférences sous condition

de message de rétroaction ou feedback.

La communication à pour but de répondre à l’un des objectifs suivants :

1. faire passer une information, une connaissance ou une émotion

2. créer une norme commune pour se comprendre

3. créer une relation pour dialoguer fréquemment, ou relancer le dialogue.

4. obtenir une influence pour inciter l’autre à agir selon sa volonté

5. donner son identité, sa personnalité au tiers, pour être connu.

La communication peut être :

1. localisée : concentrée à un endroit, telle une discussion

2. Alocalisée : disponible de n’importe quel endroit, exp : Internet, extranet…

3. délocalisée : le lieu d’émission est loin du lieu de réception, c’est le cas d’une

discussion téléphonique.

Une bonne communication orale nécessite un savoir faire. Ce savoir-faire s’acquiert

par une pratique régulière des techniques de communication, il permet de développer « un

savoir être » de bon communicant.

4

Une condition est nécessaire pour établir une communication, il s’agit que le message

doit être compréhensible pour le récepteur. Le message ou SIGNE, comporte toujours un

SIGNIFIANT est un SIGNIFIE :

Le signifiant est la forme utilisée pour transmettre le message : un dessin, un

mot, un geste… qu’entend ou que voit le récepteur du message.

Le signifie est ce que représente le message transmis, ce qu’il veut dire.

Pour qu’une communication soit réellement établie, il est donc impératif que le signifie

soit compris par le récepteur.

Signe (énoncé, message)

Signifiant (forme) Signifie (sens)

Certains signes sont utilisés par tous selon des conventions internationales (par

exemple, le code de la route) ; on dit qu'ils ont une signification fixe. D'autres doivent être

placés dans un contexte précis pour que leur signification se précise (par exemple, une

phrase de roman) ; on dit qu'ils ont une signification ouverte.

Un même signifiant pourra donc revêtir plusieurs signifiés selon les contextes (par

exemple le mot "service") ; on peut, par ailleurs, jouer sur les signes utilisés pour

exprimer un même signifié (par exemple, les jeux de mots ou l'inversion des codes gestuels

à des fins comiques).

La communication est un processus verbal ou non verbal, par lequel nous

partageons une information avec quelqu'un. La manière dont elle est formulée doit être

claire.

5

Parler, tout comme écouter sont deux aspects de la communication. Il y a plusieurs types

de messages qui au lieu de rendre la communication plus souple, la rendent plus pénible

ou voire la bloquent. Parmi ces messages, on distingue:

- ce que je veux dire

- ce que je dit en réalité (les mots que j'ai employés)

- ce que toi, tu comprends

- ce que je crois que tu as compris

- ce que tu crois que je crois que tu as compris

Pour ne pas rester sur les "j'ai compris que", je croyais que", "mais pourtant tu as dit

que", et autres malentendus, nous vous proposons quelques règles de base utilisables en

toutes circonstances :

a- Être concentré

Porter mon attention sur mon interlocuteur d'une manière active : pour cela, je fais

intervenir ma volonté d'écouter et de comprendre, et ne me contente pas seulement

d'entendre.

b- Ne pas interpréter ni deviner

Ne pas croire que j'ai compris ce qu'il dit parce que je l'ai déjà entendu autre part. En

effet, il y a toujours l'éventualité que les mots aient une autre signification pour

l’interlocuteur. Interpréter est particulièrement grave quand il s'agit de donner un conseil,

car alors, il ne conviendra pas. Avoir un œil neuf et neutre, c'est aussi se mettre de côté,

faire un peu de place à l'autre.

c- S'efforcer de rester clair

Le message reçu est différent du message émis, parce qu'entre la pensée de notre

interlocuteur et la réception de ce qu'il dit, le message aura traverser un grand nombre de

filtres déformants qui dépendent de notre vécu. C'est là la cause principale des

malentendus. Soyons clairs, brefs et concis.

6

d- Etre bienveillant

Si vous pensez qu'une parole peut blesser, trouvez des mots neutres, employez le "je", ne

culpabilisez pas, n'accusez pas. "Avant de réprimander quelqu'un, lime-toi les ongles" dit

un proverbe juif ; ne parle que si tu es certain de ne pas blesser.

Techniquement, la bienveillance et la pensée positive ouvrent l'esprit. Elles mettent les

autres dans un climat favorable où ils vont se détendre, s'ouvrir, et ainsi mieux exprimer

leurs émotions et mieux raisonner.

e- Reformuler, même si l'on est certain d'avoir compris

Élément capital, particulièrement dans les discussions "à risque". La reformulation

consiste à répéter ce que j'ai compris de ce que tu as dit et à te faire partager ce que tes

paroles éveillent en moi. Les phrases seront le plus concises et courtes possible afin de ne

pas casser le rythme de la discussion. Cette technique doit s'appliquer au fur et à mesure

de l'échange. Lorsque Charles informe ses parents qu'ils ne pourra passer les fêtes de fin

d'années avec eux, le père de Charles peut le gratifier d'un: "quoi, tu ne veux pas passer

les fêtes avec nous?" Ou bien reformuler correctement: "tu veux dire que tu ne pourra pas

être avec nous le 31 décembre?

L'écoute active: un cadeau!

La reformulation est une marque de respect et d'intérêt, c'est un baume pour notre

interlocuteur qui se sent compris et valorisé. Lorsque nous reformulons et que nous

montrons que nous avons compris, notre interlocuteur se sent en confiance, en sécurité.

Grâce à notre empathie, il pourra approfondir ses pensée et libérer ses émotions... se

sentir mieux. La libération des mots donne un champ de vision neuf et permet de prendre

du recul pour inventer de nouvelles solutions.

f- Prêter attention à mes propres émotions

Être en communication avec moi-même, au moment où je t'écoute.

Être vigilant dans les sentiments qui s'installent en moi lorsque mon partenaire et moi

7

communiquons. Est ce que je sais reconnaître quand une situation me met mal à l'aise, ou

lorsque mes propositions dérangent mon interlocuteur. Sommes nous tous les deux dans

un état émotif neutre qui nous permet de communiquer correctement?

g- Ne pas interrompre

Ne prenez la parole que lorsque l'autre a fini de parler.

h- Veiller au débit de nos paroles - Sommes nous en train de harceler?

N'inondez pas l'autre, laissez-lui un espace de pensée. Respectez sa bulle d'intimité.

i- Rappeler à l'autre qu'on l'aime

Lorsque la discussion est houleuse et tendue, n'oubliez pas de rappeler (au moins avant de

conclure) que vous appréciez la personne. Réaffirmez que vous avez conscience que 2

personnes ont souvent 2 avis différents: je ne suis pas comme toi, mais je reconnais ton

droit à être différent.

Et s'il s'agit de vos enfants, de votre conjoint ou de vos parents, rappelez que vous les

aimez, que vous avez de la chance de les avoir, et combien ils vous sont chers.

8

L'importance de la communication

Pour l’Entreprise

Savoir communiquer est essentiel, aussi bien au travail que dans la vie de tous les

jours, si ne nous communiquons pas entre nous, nous ne serions que des individus ne

pouvant compter que sur leur propre expérience pour évoluer -c'est la communication qui

a permis à la race humaine de se développer- .

Imaginez-vous ce qui se passerait si votre famille ne communiquait plus, les

messages téléphoniques ne seraient plus transmis, les tâches ménagères ne seraient plus

effectuées, et votre conjoint et vous feriez chacun de votre côté les courses pour la

semaine, si bien que vous auriez tout en double.

Une entreprise, est un groupe de personne. Si ces personnes ne communiquent pas

efficacement, les effets seront les mêmes que dans une famille.

Heureusement, il existe des techniques permettant à chacun de progresser dans ce

domaine et d'augmenter ainsi ses propres perfermances et celles de l'entreprise.

Plus vous communiquer, plus vous avez de chances d'atteindre vos objectifs, (la

communication donne 1 sens à chaque acte isolé, qu'il ait bien lieu dans le cadre d'une

réunion ou sur un terrain de foot-ball) d'utiliser pleinement toutes vos autres compétences

(votre capacité à motiver, à déléguer, à organiser, à résoudre les problèmes et à obtenir

des informations dépend de votre facilité à communiquer avec les autres)

Nous passons 80% de nos journées à envoyer ou à recevoir des informations, et

pour mieux saisir l'importance de la communication au bureau, vous pouvez faire une liste

de toutes vos activités reflétant la nécessité de communiquer : il peut s'agir de passer ou

de recevoir un appel téléphonique, d'écrire une lettre ou de participer à une réunion….

9

Invitez les stagiaires à dresser une liste de toutes leurs activités depuis leurs 1°

heure et essayer de dégager les situations en communication ou non et répondre à la

question :

Est-ce qu'il y'a une situation dans votre journée qui n'implique pas la

communication ?

Savoir communiquer est une double compétence : il faut être capable de faire

passer un message et d'écouter et de comprendre ce que les autres veulent dire –technique

connue par l'écoute active- c'est la seule façon de donner aux autres ce qu'ils demandent

et d'obtenir les informations dont on a besoin.

Imaginez que votre patron ne vous écoute jamais, vous seriez probablement

démotivé et les choses finiraient par tourner mal, vous resteriez seul avec vos problèmes,

un manque de ressources, un retard de livraison, des difficultés avec les autres services ou

simplement le stress et par conséquent personne ne pourrait vous aider à les résoudre.

Si votre patron ne vous demande jamais comment ça va ou s'il n'écoute pas votre

réponse, il ne saura même pas si vous effectué les tâches dont vous avez la responsabilité.

Il faut donc être conscient des efforts potentiels d'un manque de communication sur vos

performances et sur celles de votre entreprise.

Conséquemment une mauvaise communication peut créer des problèmes.

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Faites une liste de cinq événements qui se sont mal déroulés à cause d'une mauvaise

communication et indiquez quelles sont les conséquences.

I- Pourquoi nous communiquons ?

1- Pour découvrir qui nous sommes et apprendre à nous connaître d’avantage :

essayer de savoir comment nous devrions être en relation avec les autres.

2- Pour connaître le monde qui nous entoure : nous utilisons tout les moyens

nécessaire pour communiquer (symbole, gestes, langage….) afin de maîtriser les

événements et les idées quotidiens et même de connaître des événements et des

modes de pensée qui remontent à l’antiquité.

3- Pour partager ce monde avec celui des autres : lorsque nous établissons un lien

avec notre famille, amis,… nous cherchons à établir et maintenir un contact avec

les autres, nous désirons être reconnu, aimer et être aimé.

4- Pour persuader ou influencer les autres : lorsque nous essayons de convaincre un

ami de nous accompagner au cinéma alors qu’il doit étudier, lorsqu’un Ministre fait

la promotion d’un nouvel accord politique avec un autre payer, la communication

est, bien sûr, au cœur de ces démarches.

5- Pour nous amuser, pour nous détendre et pour nous distraire des autres forme de

communication énumérées ci-dessus : plusieurs de nos échanges, même s’ils ont le

pouvoir de nous influencer et d’influencer les autres, ils ont pour but de nous

divertir et de nous détendre : les concerts, spectacles et films auxquels, nous

assistons peuvent poursuivre différents buts, mais souvent ils sont là pour nous

éloigner de nos préoccupations quotidiennes (sports, voyage, concerts, lecture…)

11

Le canal

Le moyen par lequel va passer l’information (tête-à-tête, téléphone, lettre, film…)

II- Processus de la communication

La communication est efficace dès que le message reçu est identique à celui envoyé.

Environnement

Feed-back

Plusieurs facteurs interviennent dans le processus d’une communication à savoirs :

1- Encodage et émission du message : l’encodage est la formulation de ce que

l’émetteur veut dire d’une façon compréhensible par le récepteur. Pour

communiquer vos sens (notamment l’ouïe, la vue, le toucher) vos servent de

transmetteurs.

Emetteur

Valeurs, croyances, connaissances besoins, Expériences

Le message

Les données, l’information à transmettre au récepteur (l’argumentaire, le cours, les directives….)

Récepteur

Valeurs, croyances, connaissances besoins, Expériences

ENCODAGE

DECODAGE

La communication en retour du récepteur vers l’émetteur, la preuve qu’il a écouté, qu’il a compris ; la question qu’il veut poser. La rétroaction permet l’ajustement du message au récepteur.

Bruits

12

Exp : Essayer d’écouter quelqu’un parler en gardant les yeux fermés. Vous verrez

combien les signaux non verbaux contribuent à la compréhension d’un message. Soyez

aussi vigilant.

Exp : Si vous dites à un interlocuteur qu’il vous intéresse, si vous avez l’air de vous

ennuyer ou si vous regardez sans cesse votre montre, vous enverrez des signaux

contradictoires.

2- Transmission du message : lors d’une transmission, un message peut rencontrer un

bruit qui compromet la qualité de la réception (Bruit : tout parasite gênant la

transmission, il ne s’agit pas uniquement d’une sensation auditive).

Exp : vos propres soucis peuvent entraver votre concentration (une conversation de 2

collègues à côté)

Bref : Tout ce qui est susceptible d’empêcher le récepteur de comprendre le message de

l’émetteur.

3- Réception du message : A ce niveau, tout LES SENS du récepteur doivent être en

éveil, car c’est par eux qu’arrive le message. Il faut alors beaucoup d’efforts pour

faire passer votre message, servez vous de vos signaux non verbaux (gestes,

sourire…)

Exp : lorsque vous parlez, votre interlocuteur vous regarde-t-il ? Vous écoute-t-il ? Est-il

attentif et prêt à recevoir votre message ?

4- Décodage du message : Chaque récepteur est appelé à décoder le message

transmis selon la façon dont-il l’a perçu. Il en fait une interprétation qui lui est

propre (une différence de perception de l’émetteur et celle du récepteur va

entraîner des confusions)

13

Exp : en réunion, en classe…. Vous entendez les mêmes mots et pourtant vous n’êtes pas

toujours d’accord sur le même sens de ces mots.

Par ailleurs, avant de préparer un message, il faut envisager toutes interprétations

possibles.

Directeur : « de nombreux changements vont avoir lieu… »

Certains considéreront ce message comme une menace, d’autres comme une opportunité.

Dans ces conditions, le message doit être STRUCTURE, PREPARER et ADAPTES au

récepteur :

a- Structurez votre message : (pour faire, servez-vous des six serviteurs ?)

1. demandez-vous Quel est votre objectif ?

2. Pourquoi vous voulez l’atteindre ?

3. Quand il devra être atteint ?

4. Comment il peut être atteint ?

5. Où il sera mis en œuvre ?

6. Qui est concerné ?

Exp 1 : Vous devez parler à Nada de la faiblesse de ses performances ?

Servez-vous des six serviteurs ?

Quel est mon objectif ? : obtenir de meilleures performances de la part de Nada.

Pourquoi dois-je l’atteindre ? : Parce que la médiocrité de ses performances nuisent à

l’efficacité de l’équipe. Ses compétences techniques sont insuffisantes.

Quand doit-il être atteint ? : Dès que possible.

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Comment l’atteindre ? : En décidant avec elle des mesures à prendre pour qu’elle

progresse.

Où ? : Sur le lieu de travail et éventuellement dans le cadre d’une formation

Qui est concerné ? : Nada et moi travaillerons ensemble dans ce but.

Le message sera formulé comme suit :

« Nada, vous devez développer vos compétences techniques pour permettre à l’ensemble

de l’équipe d’être efficace. Nous allons nous mettre d’accord sur les mesures à prendre

pour que vous progressiez aussi vite que possible, par exemple, en suivant une

formation »

Exp 2 : vous devez renseigner votre équipe sur le lancement de nouveaux produits ?

Quel est mon objectif ? : je veux présenter à mon équipe de nouveaux produits.

Pourquoi dois-je l’atteindre ? : Parce qu’elle doit être informée avant le lancement des

produits pour être en mesure de répondre aux questions des clients.

Quand doit-il être atteint ? : Elle doit se familiariser avec les produits dès maintenant et

être prête pour le mois de janvier prochain.

Comment l’atteindre ? : Elle va être initiée dès maintenant et recevra des fiches

techniques le mois prochain.

Où ? : Il y aura une présentation initiale dans la salle de réunion. Ensuite, chacun devra

se former lui-même.

Qui est concerné ? : Tous les membres de l’équipe doivent avoir une connaissance

parfaite des nouveaux produits.

Le message sera formulé comme suit :

« Vous devez tous vous familiariser avec ces nouveaux produits afin de pouvoir

répondre aux questions des clients. Je vais vous les présenter dès maintenant pour que

vous les connaissiez bien d’ici le mois de janvier. Des fiches techniques seront mises à

votre disposition le mois prochain »

15

b- Adaptez votre message au récepteur :

Une fois vous avez encoder ce que vous allez dire, vous devez adapter votre

message au récepteur (vous ne parlez pas de la même façon à un collègue qu’à un enfant).

Ainsi, vous devez prendre en considération plusieurs facteurs et techniques :

Les termes à utiliser ? se demander s’ils ne sont pas trop techniques

Mon interlocuteur partage-t-il mon point de vue ?

Mon message est destiné à un collègue du travail, à un groupe de personnes

que vous connaissez ou que vous n’avez jamais rencontrées auparavant, au

conseil d’administration au Directeur, au client…

Pour adapter un message au récepteur, il faut tenir compte de deux paramètres :

1- Information 

2- La façon de communiquer

5- le feed-back : c’est l’élément le plus important de la communication, c’est votre

occasion de vérifier que le message a bien été compris avant que le récepteur passe à

l’action « l’erreur ».

Le Feed-back permet de dissiper (faire disparaître) tous les doutes, Posez alors des

questions à votre récepteur et écoutez bien ses réponses, demandez lui de reformuler ce

que vous avez dit, il ne suffit pas de lui demander s’il a compris.

6- Les canaux : des moyens techniques de plus en plus sophistiqués sont mis à la

disposition des individus, des sociétés pour leur permettre de communique. L’information

emprunte des réseaux qui lui permettent de circuler (voix, écrit, image…)

7- les Bruits : c’est une anomalie qui intervient au cours d’une transmission, il en

existe de différents types :

bruits techniques : difficultés liées aux moyens techniques de transmission ;

bruits sémiologiques : erreurs d’interprétation liées au comportement de

l’émetteur ou du récepteur ;

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bruits sémiologiques : mauvaise compréhension des mots ;

bruits organisationnels : problèmes rencontrés dans la structure d’un

groupe humain.

IV- Aspects de la communication

Les aspects d’une situation de communication représentent tout ce qui peut être perçu par

le récepteur en plus du message proprement dit, dans un environnement donné.

Exp : l’ensemble des paralangages (mimiques, gestes, regards, silence) constitue le

comportement non verbal.

1- Aspects Formels et informels de la communication

Aspects formels :c’est la bases d’une organisation, d’une communication

officielle. Ils assurent l’ordre (exp : niveaux hiérarchiques, Normes,

règlements, procédures, comportements et langage normalisés)

Aspects informels : imprévisibles, souvent difficiles à cerner, à analyser, ils

échappent à la norme, à la règle. Ils concrétisent l’expression libre des

individus et des groupes.

Complémentarité entre le formel et l’informel : sans le formel, tout ne

serait que désordre, désorganisation et la prise en compte de l’informel

permet une mutation plus rapide des groupes dans un contexte d’évolution

complexe des sociétés.

2- Aspects Verbaux et non Verbaux :

Aspects verbaux : ce sont les messages exprimés par la parole, le ton de la

voix, tout ce qui caractérise les relations interpersonnelles orales. Ces

échanges pouvant être spontanés ou non.

Aspects non verbaux : indissociables du verbal, ils se traduisent par un

comportement global de l’individu. Ils renseignent sur l’état affectif de la

personne, son état d’esprit au moment de la communication. Ils conduisent à

17

une analyse des non-dits, de la gestuelle (mimiques du visage) , à

l’amélioration de l’écoute, de l’observation, à la recherche d’une meilleure

approche entre le discours et l’action. En fait, la communication non verbale

est partout : dans la disposition d’une pièce ou d’un espace, les vêtements, les

odeurs, les sons, les attitudes physiques, la voix, les mimiques, les regards…

V- Facteurs d’échec et obstacles de la communication :

Trouvez, dans ces cas, quel est l’élément qui pose problème de communication

(l’émetteur, la transmission, le langage, le récepteur, le cadre de référence commun, le

feed-back).

Cas1 : vous demandez votre chemin dans une ville que vous ne connaissez pas. Un

passant vous dit :  « c’est simple, allez dans la ville ancienne vers le marché couvert. La

rue que vous cherchez commence à l’Eglise Saint-André »

Cas2 : Votre fils, en classe de CM2, doit apprendre une fable de la Fontaine.

consciencieux, il s’entraîne à la réciter convenablement car il craint d’être interrogé.

Quand le professeur lui demande de passer au tableau, il récite la première strophe, ce

qu’il redoutait arrive : il ne peut plus continuer, c’est le « trou ». Pourtant, il connaissait

bien sa récitation.

Cas 3 : un ingénieur explique à un vendeur, avec des termes techniques, pour quelles

raisons les modifications de produit demandées par le service commercial sont

impossibles.

Le vendeur répond :  « ce que vous me dites, pour moi c’est de l’hébreu »

18

Cas 4 : mohamed parle à houssaine de la charge de travail :  « au cas où nous aurions

une commande de plus en plus urgente que celle pour casa, il faudrait réorganiser le

travail à l’atelier B, remplacer certaines machines et augmenter les effectifs »

Houssaine en parle à aziz, qui en parle à Ridouane. Ridouane en dit quelques mots à

Rachid dans les termes suivants :  « puisqu’il y aura une commande qui remplacera

celle de casa, il va falloir d’urgence augmenter le nombre de machines de l’ateleir B et

changer les effectifs »

1- déperdition, déformation d’un message : la réception d’un message peut être gênée

par des bruits mais aussi par le fait d’une partie du message est perdue ou

déformée.

Chaque élément des messages que nous communiquons à un interlocuteur subit une

distorsion croissante illustrée par l’échelle de déformation suivante :

Message à communiquer................................... 100%

Ce que l’émetteur a pensé à dire....................... 90%

Ce que l’émetteur a su dire................................ 80%

Ce que l’émetteur a dit effectivement................70%

Ce que le récepteur entend................................60%

Ce que le récepteur écoute................................50%

Ce qu’il comprend effectivement.......................40%

Ce qu’il admet....................................................30%

Ce qu’il retient...................................................20%

Ce qu’il dira ou répétera...................................10%

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2- Barrières individuelles ou collectives : il en existe plusieurs types :

D’ordre cognitif : incompréhension liée aux connaissances acquises ou

non ;

D’ordre affectif : manque d’affection, émotivité, blocages psychologiques,

sentiment d’échec, de rejet, d’humiliation ;

D’ordre comportemental : manque d’attention, attitudes négatives,

autocratique (≠ démocratique) ;

D’ordre technique : imperfection des moyens de communication ;

D’ordre économique : manque de moyens, divergence d’intérêts, de buts ;

D’ordre politique : différences d’objectifs ;

D’ordre religieux ou philosophique : différence des croyances, d’éthique,

opposition de principe.

1- recherchez dans ce dialogue le point commun entre une réplique et celle qui la

précède.

2- Qu’auriez-vous répondre dans chaque cas pour éviter ce dialogue de sourds?

20

Le 15 mai, je commence un stage de vente dans mon entreprise

A propos de stage… je me suis inscrit à un stage de planche à voile.

Une planche à voile ! c’est ce que mon fils me demande pour son anniversaire

Pour ma fille, en ce moment, c’est pas brillant les études

Tu as lu les résultats de l’étude de l’ANPE sur les vendeurs.

21

Faites votre auto-évaluation :

Pour développez vos compétences, vous devez premièrement vous situer. Faites alors une

évaluation, ça vous permettra de découvrir vos points forts et vos points faibles afin de

déterminer votre programme de développement :

Cochez les réponses qui vous correspondent le mieux.

Etes-vous efficace en tête-à-tête ?

Question Toujours Parfois RarementPensez-vous que les autres vous comprennent mal ?Vous arrive-t-il de perdre le fil de vos pensées lorsque vous parlez à quelqu’un ?Vient-on vous voir pour vous demander des éclaircissements sur ce que vous avez dit ?Etes-vous sarcastique ?Evitez –vous les têtes à tête ?Faites-vous attention à la façon dont vous vous exprimez pour vous adapter à la personne à qui vous vous adressez ?Regardez-vous votre interlocuteur dans les yeux lorsque vous lui parlez ?Demandez-vous à votre interlocuteur s’il a compris ce que vous lui avez dit ?Essayez-vous de trouver un moment et un endroit convenable pour parler ?Dites-vous aux autres pourquoi vous leur demandez de faire quelque chose ?Lorsque vous devez dire quelque chose de compliqué, vous préparez-vous à l’avance ?Demandez-vous leur opinion aux autres ?

22

Question 1 à 5 Question 6 à 12Toujours 1 points Toujours 3 pointsParfois 2 points Parfois 2 pointsRarement 3 points Rarement 1 points

Plus de 32 points : vous semblez être efficace lorsque vous communiquez en tête-à-tête.

Mais il y a peut-être des domaines dans lesquels vous pouvez encore vous améliorer.

De 26 à 32 : vous avez certaines compétences, mais vous pourriez vous améliorer

considérablement.

Moins de 26 : vous avez des progrès à faire dans de nombreux domaines.

Etes-vous efficace face à un groupe ?

Question Toujours Parfois RarementAvez-vous peur de prendre la parole devant un groupe ?Lorsque vous devez avoir une réunion avec votre équipe, annoncez-vous cette réunion longtemps à l’avance ?Arrive-t-il que certains membres de votre équipe ne participent pas à une réunion ?Préparez-vous à l’avance ce que vous allez dire lors d’une réunion avec votre équipe ?Lors des réunions avec votre équipe, est-ce vous qui parlez la plupart du temps ?Après que vous avez donné des instructions, votre équipe demande-t-elle des éclaircissements ?Laissez-vous les membres de votre équipe parler autant qu’ils veulent lors des réunions ?Laissez-vous les gens se disputer pour qu’ils se défoulent ?Demandez-vous aux membres de votre «équipe s’il y a autre chose dont ils aimeraient parler ?Vous adressez-vous de la même façon à tous les groupes que vous côtoyez ?

23

Question 1,3,5,7,8,10 Question 2,4,6,9Toujours 1 points Toujours 3 pointsParfois 2 points Parfois 2 pointsRarement 3 points Rarement 1 points

Plus de 26 : vous ne semblez pas avoir de problèmes pour prendre la parole devant un

groupe. Mais il y a peut-être des domaines dans lesquels vous pouvez encore vous

améliorer.

De 20 à 26 : vous avez certaines compétences, mais vous pourriez vous améliorer

considérablement.

Moins de 26 : vous avez des progrès à aire dans de nombreux domaines.

Savez-vous donner du feed-back ?

Question Toujours Parfois RarementLorsque vous intervenez, vous concentrez-vous sur des faits précis ?Vos commentaires sont-ils plus descriptifs et subjectifs que concrets ?Préférez-vous réserver vos commentaires pour le bilan annuel des performances, afin de faire un portrait détaillé de chaque employé ?Lorsque vous donnez du feed-back, vous assurez-vous de vous être bien fait comprendre ?Accompagnez-vous vos critiques de suggestions sur ce que la personne pourrait faire pour s’améliorer ?Votre feed-back met-il davantage l’accent sur les performances de la personne que sur son potentiel ?Essayez-vous de trouver quelque chose de positif à dire même si vous devez faire des critiques ?Demandez-vous à l’autre ce qu’il pense de votre réaction ?Au lieu de rentrer dans de longues discussions, préférez-vous dire à la personne ce que vous attendez d’elle à l’avenir ?

24

Demandez-vous à votre interlocuteur d’évaluer lui-même ses performances avant de lui donner votre opinion ?Eprouvez-vous des difficultés à donner votre opinion, lorsque celle-ci est négative ?Faites-vous des éloges lorsqu’elles sont méritées ?

Question 2,3,6,9,11 Question 1,4,5,7,8,10,12Toujours 1 points Toujours 3 pointsParfois 2 points Parfois 2 pointsRarement 3 points Rarement 1 points

Plus de 26 : vous ne semblez pas avoir de problèmes pour donner du feed-back. Mais il y

a peut-être des domaines dans lesquels vous pouvez encore vous améliorer.

De 20 à 26 : vous avez certaines compétences, mais vous pourriez vous améliorer

considérablement.

Moins de 26 : vous avez des progrès à faire dans de nombreux domaines.

25

La communication et l’Entreprise

I- Participer à la valorisation de l'image de l'Entreprise

Dans l’entreprise, la travail administratif consiste surtout à communiquer, quelque

soit en dans une situation de réception où d’émission. Pour qu’un échange réussi, il

faut d’abord repérer dans quel type de situation il à lieu ?

Entreprise

Externe Interne Messages en provenance ou à destination Messages Circulant à l’intérieur de l’EseD es Clients/Frs, administrations, …

1- Le secrétariat et l'image de l'entreprise

Le secrétariat participe à la construction de l'image de l'entreprise

à travers ses divers communication quelque soit externe ou interne, par ailleurs il

aura un rôle clé à jouer au sein de l'entreprise, ce rôle vedette fait de secrétariat

l'interface et l'image de l'entreprise vu qu'il est souvent le premier interlocuteur

avec l'extérieur par le biais du TELEPHONE, l'ACCUEIL…

Informer et diffuser les éléments constituant l'image de l'entrepriseSusciter l'acte d'achat Vendre et convaincre

Intégrer le personnel et le faire participerFidéliser le personnelConstruire et faire évoluer

26

2- Comment communiquer l'image de l’entreprise ?

Connaître le produit ou le service à communiquer : l'entreprise à

un "produit" à vendre, qu'il s'agisse d'un bien ou service, il est donc

indispensable que le secréterait connaît ce produit. En plus, la secrétaire entant

que salarié qui maintient des relations extra.prof. Elle est l'ambassadeur des

produits, ainsi à votre arrivée dans une entreprise ou service, il est recommandé

de s'informer sur son activité et garder en notes les points essentiels (même lors

d'un entretien d'embauche, il est bien apprécié que vous connaissiez déjà les

activités de l'entreprise).

Il est important de tenir informer un nouveau collaborateur.

L'entreprise dans sa relation avec ses partenaires engage son image de marque, il

est essentiel qu'elle soit perçue de manière positive par tout interlocuteur

extérieur dès le premier contact. Par ailleurs, l'ACCUEIL est un état d'esprit à

développer dans l'entreprise à tous les niveaux, à savoirs :

a- La personnalité ?

Pourquoi parler da la personnalité dans le cadre de la communication ?

b- La qualité de votre attitude : les attitudes peuvent influencer les

idées (êtes vous distrait? Préoccupé ? Comment réagit votre interlocuteur ? Est-il

aimable ? Agressif, dégaigneux ? Il faut alors désamorcez les conflits, être

disponible, ouvert, positif…)

Les signes non verbaux qui accompagnent le message : regards, gestes,

mimiques…sont-ils en accord avec le contenu du message ? il faut alors analysez

les éléments qui parasitent le message.

Votre comportement non verbal ? Quelles conséquences peut-il avoir sur votre

interlocuteur ? Il faut alors adapter le comportement non verbal à la situation de

communication. Le comportement peut influencer sur vos attitudes dans une

27

communication (agressivité ou sociabilité, propension plus au moins grande à

écouter, empathie –savoir admettre les autres, se mettre à leur place-

LE COMPORTEMENT : la communication est basée sur le « dit » et le « non dit » :

Le « dit » ce sont les mots, les paroles que j’utilise pour faire partager une opinion,

pour dire mon sentiment, pour faire une reproche, pour suggérer une idée, pour

demander…

Le « non dit » c’est tout ce que je vais exprimer par mon attitude, par mon

comportement. C’est la voix, le sourire, les mimiques du visage, la position des bras,

des mains, des jambes, la façon de s’asseoir…

Le comportement que vous adoptez lorsque vous parlez à quelqu’un est primordial. Il

peut soit renforcer ce que vous dites soit, au contraire, vous enlever toute crédibilité.

Il faut donc adapte son comportement à son langage.

c- Les motivations : vos sentiments, vos réactions spontanées dans

une communication, vos intérêts et vos rejets peuvent influencer également votre

affectivité ? :

Aimer et savoir, c'est bien, mais aimer un travail et savoir nécessaire n'est pas

obligatoirement avoir la SAVOIR FAIRE

Savoir et savoir Faire, c'est bien, mais si on n'aime pas ce qu'on fait, il y'a peu de

chance de réussir.

d- Le caractère : c'est l'ensemble des dispositions caractérielles

(jugement, intelligence…) et comportement qui est votre façon de se conduire

(sociabilité, introversion, extraversion) il peut influencer votre intelligence, votre

manière de discuter et vos qualités de jugement.

e- L'écoute active : Pourquoi a-t-on deux oreilles et une bouche ?

C'est pour écouter 2 fois plus d'on ne parle, d'où, écouter ne veut pas dire guère

Entendre, mais c'est :

28

- écouter à fond l'interlocuteur

- prendre en considération ce que dit l'interlocuteur et respecter son point de

vue

- ne pas faire semblant d'écouter

- c'est reformulé

- c'est retenir (mémoriser) ce qui a été formulé.

Avoir, ainsi, l'écoute active c’est avoir l'art de bien écouter et s'investir pour faire

évoluer une discussion, c'est une qualité indispensable est un moyen pour saisir toute

la signification d'un message. Pour ce faire, il faut :

- avoir une attitude active (se concentrer)

- regarder la personne qui parle

- arrêter de parler soi-même

- être objectif : un opinion est un opinion, un fait est un fait

- découvrir l'idée maîtrise (l'essentiel du message)

- découvrir le but de la communication

- réagir s'il y'a lieu

L'écoute est un exercice particulièrement difficile, parce écouter quelqu'un c'est se

mettre à sa place et tenter de la comprendre de son point de vue.

Écouter quelqu'un c'est d'abord "vouloir l'écouter, Montrer qu'on l'écoute et savoir

l'écouter"?

Vouloir écouter : écouter est probablement ressenti comme

potentiellement dangereux, par la plupart d'entre nous, par le risque d'être

amené à changer son point de vue, nous méprisons également autrui et ses

idées, ses valeurs, ses comportements. Nous pensons n'avoir rien à en

apprendre et que nous avons à lui apprendre tout, par conséquent, nous

parlons sans écouter. Il faut donc vouloir écouter.

29

Montrer qu'on écoute : c'est une discipline personnelle, qui prouve à

autrui qu'on veut l'écouter et qu'on prend les dispositions pour cela,

d'ailleurs les dispositions matérielles peuvent entraîner des dispositions

psychologiques (censé donner la foi)

Regarder alors l'interlocuteur, ponctuer ce qu'il dit : être capable de redire ce qu'il

vous a dit sous forme de constat :

"Si je vous ai bien compris, vous avez dit ceci…"

Éviter de ranger ses papiers lorsqu'on reçoit quelqu'un, éventuellement couper le tél,

répondre qu'on est occupé si on est interrompu, ne sont pas des gestes vains.

Savoir écouter, c'est savoir percevoir tout ce qui est communique par autrui, or à ce

niveau intervient plusieurs niveaux :

Verbal Non verbal

2 sens 2 sens

Sens apparent Sens réel Connaître Percevoir

Dépend de

l'interaction entre

les différents

niveaux et doit être

interprété

Les émotions et les

sentiments de

l'interlocuteur

Percevoir : en quoi

ces sentiments

peuvent influencer

notre perception,

notre

interprétation,

notre

compréhension, de

ce qui est dit.

Écouter est une activité intellectuelle

complexe

Écouter est une activité affectivement

complexe.

Le bon moyen d'apprendre à écouter, c'est de pratiquer la reformulation, càd, dire

avec des mots différents ce que vient de dire l'interlocuteur.

30

3- Représenter un responsable dans une situation de délégation.

Le fait de représenter un responsable est, pour le collaborateur, l’opportunité de

faire preuve de sa compétence ; il aura en suite plus de chances de se voir confier des

responsabilités plus importantes.

Déléguer consiste, pour un responsable, à donner à un collaborateur le pouvoir

d’agir à sa place et en son nom, dans une circonstance précise. Quoi, pourquoi et

comment juger la réussite de la délégation ?

a- Quoi ? : toute activités bien précises avec des objectifs nettement formulés :

- Participation à des réunions périodiques

- Conduite d’un entretien d’embauche

b- Pourquoi ? un responsable délègue :

Pour se décharger de certaines tâches et se consacrer aux problèmes plus

importants ;

En cas d’absence

Pour former un collaborateur.

c- Comment ? :

Le collaborateur doit respecter strictement les consignes qui lui sont

données (propositions à faire, contre-proposition à rejeter, durée de la

réunion, les dates à fixées…)

Il doit faire preuve de discrétion, de fermeté et d’assurance,

Il doit maîtriser les règles à appliquer pour que son intervention orale soit

efficace,

Son compte rendu doit être clair, bref et sincère.

Pour réaliser dans les meilleurs condition les tâches confiées, on doit connaître les

contraintes à respecter : quand remettre le travail ? Sous quelle forme ? Est-ce

confidentiel ?

31

a- Contraintes du temps : En général, tout travail demandé est qualifié

d’urgent. comment gérer alors au mieux son temps ?

Activités Solution

Activités régulières : les activités

répétitives sont incontournables, leur

durée moyenne d’exécution est connue.

La réalisation d’un planning permet de

prévoir le moment d’exécution le plus

propice.

Activités du jour : Elles sont provoquées

par l’arrivée du courrier, par des appels

téléphoniques, par les décisions prises

lors des réunions. Le problème est de

déterminer les priorités et donc l’ordre

d’exécution.

Interroger de façon précise le

responsable.

Pour les travaux nécessitant le suivi de

la réalisation, concevoir un tableau qui

permettra de faire les rappels

Organisation du travail : il s’agit

d’éviter les « coup de feu » en fin de

journée, les énervements…

Réguler les horaires en accord avec le

responsable.(se réserver une plage

d’heures avant la sortie pour les

urgences)

Exemple de planning :

Quand ? Durée Nature de la tâche

Chaque jour 9h ½ h Tri du courrier, annotations…

10h ¼ h Entretien avec le responsable

(consignes…)

16h Appels tels groupés

16h 45 ¾ h Urgences, imprévus

17h 30 ¼ h Organisation de la journée du

lendemain

Chaque premier

vendredi du mois

9h30 1h Réunion des représentants

32

b- Contraintes de qualité ? L’exigence de qualité devient de plus en plus

importante, l’exécutant à intérêt à utiliser le matériel facilitant le contrôle

et la présentation du travail (logiciels spécifique, correcteurs

orthographique et grammaticales, dictionnaire …)

c- contraintes de confidentialité ? : Pour tout document sensible (contrat du

travail, fiche de notation, fiche d’évaluation, ….) l’exécutant doit demander

au responsable les conditions précises de secret.

Question à poser A ne pas dire

Le délai

d’exécution

- pour quand voulez-vous cette

note ?

- pourquoi est-elle urgente que le

rapport ?

- pouvons-nous attendre jusqu’à

lundi ?

- est-elle urgente ?

- est-elle plus urgente

que le rapport ?

- ne pensez-vous pas

qu’il vaut mieux

attendre ?

Les conditions

de présentation

du travail

- sur quel papier éditer la

circulaire ?

- avec quelle disposition ?

- dans quel ordre donner les

arguments ?

- comme d’habitude ?

- faut-il argumenter ?

Le degré de

confidentialité

- a qui faut-il envoyer cette note ?

- puis-je remettre un exemplaire à

M. X ?

- quand pourra-t-on divulguer

l’information ?

- en combien

d’exemplaires ?

- a classer confidentiel ?

33

Les techniques de la communication

I- L’écoute active :

L’écoute est l’un des éléments les plus importants de la

communication, elle est plus difficile que s’exprimer car elle consiste d’écouter ce

que l’autre veut dire.

Ecouter n’est pas aussi facile qu’on pourrait le croire. Pour être

complété concentré sur ce qu’on vous dit et comprendre le message qu’on veut

vous faire passer, vous devez faire un effort conscient.

Savons-nous écouter alors ?

a- l’écoute partielle : c’est quand vous n’écoutez qu’une partie du

message, vous avez compris ce qu’on voulait vous dire au bout de

quelques mots.

Dans ce cas, notre tendance naturelle est de ne plus écouter le discours de

son interlocuteur et, dès que l’on pense avoir compris, de préparer dans

notre tête les éléments de réponse :

Si l’autre n’a pas rajouté (lorsque nous n’écoutions pas) un : mais … or….

Qui change le sens de la phrase ; notre réponse va être rapide, précise et

parfaitement adaptée.

Mais, dans le cas inverse, votre écoute partielle vous a masqué une partie

des informations, et à fait preuve d’un manque d’intérêt vis-à-vis des

autres.

Comment savoir si c’est votre tendance ?

34

Ecoutez bien vos proches, ce sont des bons révélateurs, s’il vous disent « écouter-moi

jusqu’au bout…avant de me donner ton avis, écoute moi….pour une fois, écoute moi

complètement… »

C’est que vous avez des pendants pour l’écoute partielle.

b- l’écoute en dents de scie : on n’écoute pas l’intégralité de ce

qu’expriment les autres, nous donnons l’impression d’écouter et, en

fait, on pense à autre chose, de temps à autre, notre attention se porte

sur ce qui est dit pour vérifier que la personne parle toujours de la

même chose sans écouter la teneur du message.

Cette attitude est fréquente dans les débats : chacun parle pour défendre

ses opinions mais personne n’écoute ce qui dit l’autre. Chacun pense

uniquement à ses arguments, à ce qu’il va dire pour avoir plus d’impact

que l’autre, aux bons mots qu’il va utiliser et s’il écoute son

interlocuteur, c’est uniquement pour en extraire une phrase ou une idée

qui lui permettra de revenir sur son avis.

Attitude à ne pas trop pratiquer quelque soit dans les discussions avec

les collègues, avec votre hiérarchie, prenez l’habitude d’écouter ce

qu’ils vous disent. Si vous voulez être écouté…écoutez d’abord.

c- L’écoute totale ou Globale : Attitude qui implique une démarche

précise :

i.Ecouter l’intégralité e ce que me dit mon interlocuteur

ii.Me mettre à sa place pour comprendre ce qu’il ressent, ce qui le

motive

iii.Ne pas interpréter

iv.Reformuler pour être certain d’avoir entendu ce qu’il voulait me

dire

v.Poser des questions sur ce qui ne me semble pas clair.

C’est cette écoute qu’il faut privilégier. C’est un témoigne d’intérêt et c’est en

l’écoutant qu’il m’écoutera à son tour.

35

les Attitudes de l’écoute :

La connaissance des différentes formes d’écoute ne suffisent pas

pour parler d’une bonne communication. C’est la réponse que va faire le récepteur

de mon message qui détermine le succès de la communication et ce qu’on appelle

ATTITUDES d’écoute.

Pour bien cerner la réaction des attitudes sur une communication, imaginons la

scène suivante :

Fatima rencontre sa collègue Nada à la machine à café. Elles ont travaillé dans le

même service pendant 2 ans avec une troisième secrétaire Hiba. Nada a été mutée

dans un autre service depuis un mois, elle s’entendait bien avec ses deux collègues et

les revoit souvent.

Fatima : « je n’en peux plus, vraiment depuis qu tu es partie, Hiba fait n’importe

quoi. Moi qui la trouvais sympa, je suis servie ! Moins elle en fait, mieux elle se

porte, c’est bien entendu sur moi que se reporte tout le boulot ! Je ne sais plus quoi

faire ? »

Important : plusieurs choix de réagir sont possible, Nada va s’exprimer en fonction

de ce qu’elle veut faire comprendre à sa collègue. L’attitude qu’elle va choisir

déterminera la suite de la conversation.

Nada : « ma pauvre Fatima, je te plains, avec tout le travail qu’il y’a dans ce service,

tu ne dois pas t’amuser ! »

36

A : Attitude Passive : Nada choisit de ne pas s’impliquer, les raisons peuvent être

multiples (manque d’intérêt, de temps, d’expérience…) elle à choisit de plaindre

Fatima sans la juger ni lui donner de conseils. Fatima se sentira comprise mais ne

recevra pas de proposition d’aide. L’attitude de nada peut correspondre à ce que

fatima attendait ou au contraire elle va être déçue de se retourner seule avec son

problème.

Nada : «  Cela ne m’étonne pas, elle est plus âgée que toi et tu as tendance à la

commander. Elle n’accepte pas cela de ta part et te la fait payer ! »

B : Attitude évaluatrice : c’est quand l’émetteur dit clairement ce qu’il pense dès le

début de la communication. Ici Nada répond par un jugement qui va avoir un impact

sur fatima. Elle va se sentir vexer ou incomprise.

Les risques de cette attitude sont de couper court le dialogue. La personne se sent

jugée, l’opinion de son interlocuteur est visible ; clairement établie…. A quoi de bon

de continuer à discuter ?

Les personnes qui ont tendance à ce type d’attitude commencent souvent leurs

phrases par :

« Je suis d’accord, tu as raison, oui, c’est vrai…. » (Évaluation positive)

Ou

« Non, c’est faux, tu as tort, ce n’est pas vrai…. » (Évaluation négative)

L’utilisation de cette attitude doit être faite avec beaucoup de réserves et de

conscience, même s’il est parfais utile de faire connaître son avis dès le début de

l’entretien.

37

Nada : «  Est-ce que tu lui as en as parlé ? As-tu essayé de mettre au point une

organisation commune ? »

C : Attitude investigatrice : elle consiste à poser des questions. On remarque souvent

que certaines personnes répondent à des questions par des questions même s’il part

d’un bon sentiment de votre part : vous cherchez à aider mais comment la contre

partie peut réagir :

a. fatima à déjà peut être fait cela, dans se cas elle va avoir l’impression

qu’on la juge incapable.

b. Ou, au contraire, ce questionnaire va lui être utile, va lui donner des

idées… c’est ce qu’elle attendait.

Il est difficile de savoir comment va réagir la personne à qui on s’adresse ; c’est la

raison de notre incompréhension devant différente réaction imprévue.

Nada : « c’est simple, si tu veux t’en sortir, tu dois aller déjeuner avec elle et lui en

parler. Tu lui dis que vos relations deviennent tendues à cause du travail et qu’il faut

trouver une solution pour que le travail soit fait en temps et en heure et que votre

amitié ne soit pas ternie (sans éclat, sans couleur) par des conflits professionnels.

Je pense que ce genre d’argument sera valable avec elle car elle est très affective »

D : Attitude directive : on prend les choses en main, et on donne une démarche à

suivre.

Commet Fatima va interpréter la proposition de Nada

c. peut être qu’elle ne savait pas quoi faire et qu’elle va considérer la

proposition d’une grande utilité.

d. Peut être, au contraire, elle va se sentir vexer en disant qu’elle sait ce

qu’elle doit faire.

38

Nada : « je suis certaine que c’est encore cette histoire de retard, tu as dû lui faire

une réflexion désagréable et maintenant elle se bloque et devient moins efficace… »

E : Attitude interprétative : Nada a jugé l’attitude de fatima sans poser de questions

à sa collègue pour s’assurer qu’elle ne faisait pas fausse route dans son jugement.

Cette attitude peut provoquer un blocage car la personne ne se sent pas écoutée, pas

comprise et à l’impression que tout ce qu’elle va dire est systématiquement

interprété.

Nada : « Si je comprend bien, tu as un problème avec Hiba, tu as vraiment

l’impression que tu en fais de plus en plus et qu’elle est moins productive. C’est bien

cela ? »

F : Attitude compréhensive : Nada reformule ce qu’elle a compris de Fatima. Elle ne

porte pas de jugement, ne blâme personne, ne pose pas de question, ne propose pas

de solution. Elle veut montrer tout simplement à sa collègue qu’elle l’a écouté et

vérifie qu’elle a bien compris.

Fatima va se sentir prise en compte et donnera des explications qui permettront à

Nada de lui poser son aide, conseils et solution.

Il n’y a pas de bonnes ou mauvaises attitudes, toutes peuvent être employées mais

de façon adaptée. Il faut avoir conscience de ce qu’une attitude peut provoquer

chez l’autre afin d’éviter tout malentendu ou aggraver le ton de l’entretien.

39

40

II- les Techniques de question.

Pour mieux communiquer, il faut savoir écouter, mais aussi il faut poser des

questions. A ce niveau, plusieurs difficultés apparaissent. Il fait prendre en

considération plusieurs critères, à savoirs :

a- Pourquoi poser une question ? les raisons sont divers (obtenir des

renseignements, éclaircir une information, essayer de comprendre une

situation, vérifier que l’on a bien compris, relancer…

b- Quel est mon interlocuteur ?

i.Un collègue, un hiérarchique, un client, un Fournisseurs, un

étranger, un ami, un ennemi, quel est son intérêt pour ma

question ?

ii.A-t-il le temps ? Ai-je le temps ?

c- Adapter ses questions à l’interlocuteur et en fonction des réponses que l’on

souhaite obtenir.

Pour découvrir les différents types de questionnement, voyons ensemble ces

différentes situations :

A : Fatima vient de terminer un tableau sur Excel. Elle va voir son patron et lui

demande « Cela vous convient-il ? » il regarde le travail, puis répond « Oui… ça

va…vous pouvez l’envoyer à chacun des commerciaux »

41

Fatima à poser une Question Fermée , a ce type de question, la réponse est

généralement un « Oui » ou un « Non » il n’y a pas de demande d’information mais

seulement une confirmation ou un déni.

Ce type de question est à employer :

- pour obtenir une confirmation (ça vous convient ?)

- Pour avoir une précision (vous le voulez en 3 exemplaires ?)

- Pour obtenir un renseignement précis (prenez-vous un café ?)

B : Fatima vient de terminer un tableau sur Excel. Elle va voir son patron et lui

demande « Que pensez-vous de cette présentation ? » il regarde le travail et répond

« cela me semble clair, les chiffres sont bien mis en valeur ; peut être pourriez-vous

griser la colonne des pourcentages de progression pour que chacun se situe plus

facilement et, c’est bon, vous pourrez l’envoyer »

Fatma vient d’employer une question Ouverte « que pensez-vous de… » la

réponse à cette question ne peut pas être un Oui ou un Non, mais l’interlocuteur est

obligé de donner des informations, de faire des commentaires, de dire ce qu’il pense.

Ce type de question incite au dialogue et pousse l’autre à s’exprimer.

Ces questions sont dites « Non directives » car l’interlocuteur peut donner les

informations qu’il souhaite, il n’est pas limité dans ses réponses. Ces questions sont

privilégier avec les personnes timides, les laconiques (qui n’entrent pas dans les

détails) les imprécis (qui ont tendance à rester dans le vague)

C : Fatima vient de terminer un tableau sur Excel. Elle va voir son patron et lui

demande « sur quel supports voulez-vous que je présente ce tableau ? » c’est ce

qu’on appelle une question Ouverte, car elle porte sur quelque chose de précis (le

chois d’un support) mais la réponse peut être diverse et variée (Transparent, papier,

note, format A3…)

42

Ces questions sont appelées aussi « semi directive » car l’émetteur dirige l’entretien

vers ce qu’il veut entendre : Fatima demande à son patron une réponse sur les

supports et non sur la présentation ou sur le contenu.

Elles sont employées pour obtenir une information sur :

- le « Qui » (à qui faut-il envoyer ce document ?)

- le « Quoi » (la raison, l’objet : de quel document s’agit-il ?)

- le « temps » (de combien de temps disposons-nous ?)

- le lieu (où va-t-il ? Dans quel restaurant voulez-vous que je réserve ?)

- la « manière » (quel présentation ? dans quel ordre ?)

D : les questions alternatives : « Vous préférez 10h ou 14 ? » ce style de question est

très pratique pour la prise de RDV.

E : les questions inductives : « Ne pensez-vous pas que ce soit un peu trop

important ? » ce type de question permet de suggérer à notre interlocuteur ce qu’on

pense nous même.

F : les questions « ponts » ce type de questions est très utiles avec les Bavards qui

ont tendance à perler de plusieurs chose à la fois et qui s’éloignent du sujet.

Elles consistent de reformuler une partie des informations de votre interlocuteur pour

l’orienter vers ce sujet.

Votre interlocuteur « je connais bien les réelles possibilités de ce logiciel car je l’ai

beaucoup utilisé lors de mes multiples remplacements en Entreprise »

Vous pouvez orienter les réponses à votre vis-à-vis :

43

1- « Vous connaissez donc ce logiciel, que vous a-t-il permis de réaliser ? »

(orientation vers les réalisations possibles)

2- « Dans quels types d’entreprises avez-vous effectué vos remplacements ? » (si

vous êtes intéressé par les entreprises dans lesquelles il a travaillé)

Avant de poser une question, il faut bien réfléchir à votre façon de la poser, si non

vous risquez de ne pas découvrir l’une des causes majeures d’une mauvaise

communication.

Exemple :

Vous demandez à votre responsable « avez-vous trouvé la note que je vous ai laissé

hier soir sur votre Bureau ? » la forte chance, il va répondre par une « oui, je l’ai

trouvée ».

Vous serez peut-être déçue, vous vous attendiez à un commentaire, à un merci, chose

qui est impossible avec une question fermée. Si vous voulez que votre patron en dise

plus, il fallait poser une question ouverte : « que pensez-vous de la note que je vous

ai déposée hier soir, sur votre Bureau ? ».

III- la reformulation

C’est une technique très importante en communication. Elle consiste à redire ce

que l’on a compris du discours de l’autre pour se faire confirmer, à restituer cette

pensé, il est nécessaire, au préalable, de bien l’écouter même si nous ne

partageons pas le point de vue de l’autre.

On dit souvent « j’ai compris, mais… est ce que c’est bien ce que vous voulez

dire ? »

Comme nous l’avons précédemment chacun entend les mots de façon différente,

les interprètes en fonction de ses valeurs de ses expériences et pour s’assurer

d’être sur la même longueur d’ondes la reformulation est indispensable.

Cette dernière entraîne 2 types de réponses :

44

a- la confirmation « oui, c’est tout à fait ça » elle vous permet d’être sûre

d’avoir bien compris, et montre à l’émetteur qu’il s’est exprimé clairement et

que la transmission de l’information est bonne.

b- La rectification : « non, en fait, je voulais dire… » elle permet à l’émetteur de

se rendre compte que ce qu’il a voulu dire n’a pas été entendu, compris par le

récepteur.

Pourquoi reformuler ? On reformule pour soi-même aussi bien que pour les

autres, pour plusieurs raisons :

a. pour s’assurer que l’on a bien compris ;

b. pour le faire confirmer par l’émetteur ;

c. pour obtenir plus d’informations ;

d. pour recentrer une conversation ;

e. pour montrer que l’on écoute ;

f. pour sécuriser son interlocuteur ;

g. pour l’encourager à en dire plus.

Comment reformuler ? La façon de reformuler varie en fonction de ce l’on veut

obtenir :

h. la reformulation « écho » : consiste à répéter mot par mot ce que votre

interlocuteur à dit « nous nous retrouvons à 16h30 en salle 10 » « 16h30

en salle 10 »

i. la reformulation transposition : vous reprenez les paroles de votre

interlocuteur en employant d’autres mots « nous nous retrouvons à

16h30 en salle 10 » « donc,4h30 dans la salle Séminaire »

Cette technique permet souvent d’éviter des erreurs de compréhension dues

à l’interprétation que se fait chacun des mots employés.

45

j. La reformulation récapitulation : c’est une Technique utiliser en fin de

conversation pour récapituler les points essentiels de ce qui a été dit.

Vous le faites à la fin d’un entretien téléphonique pour valider l’heure et

le lieu de RDV… cela sécurise votre interlocuteur en sachant que vous

avez bien noté les bonnes informations.

Ahmed fait part de son problème à Mehdi. Parmi les 7 réponses que pourrait donner

Mehdi, distinguez les bonnes et les mauvaises reformulations. Justifiez.

1- « va en parler au chef d’atelier. Il va étudier la question »

2- « je vois ce que tu veux dire, houssaine ne fait pas grand-chose et prend

l’air supérieur, tu en as assez et tu voudrais que cela change »

3- « tu dis cela parce que tu es énervé, tu as peut-être encore mal au

foie ? »

4- « si je comprend bien ce que tu me dis, houssaine ne t’est pas

sympathique et tu ne serai pas mécontent de le voir s’en aller… »

Je ne veux plus travailler avec Houssaine, c’est un paresseux. Il fait le malin et se croît plus fort que tout le monde, je ne peux plus le supporter !

????????

46

5- il te semble que houssaine est prétentieux et qu’il fait moins de travail

que les autres. En fait, tu souhaites qu’on le mette à la porte »

6- « calme toi ! je comprend, mais cela va s’arranger »

7- « houssaine se considère à tort comme étant plus fort que les autres, tu

penses qu’il n’est plus possible de travailler avec lui… »

Un participant choisit un thème de débat de type passionnel, politique ou culturel. Il

expose son point de vue aux autres.

Les stagiaires peuvent intervenir après avoir levé la main et reformulé les propos de

celui qui a parlé avant lui.

Voici quelques débuts de phrases :

1- si j’ai bien compris….

2- Vous voulez dire que…

3- Il vous semble…

4- Tu me dis que…

Dix conseils pour devenir champion de la communication :

i. Allez au devant des autres, n’attendez pas qu’ils fassent toujours

le 1° pas ;

ii.Pensez que vous avez le choix de votre COMPORTEMENT ;

iii.Partez du principe que la discussion va être constructive ;

iv.Pensez positif :

a. J’ai le droit d’avoir mon opinion et je veux

l’exprimer,

b. Il a le droit d’avoir son opinion, et il peut l’exprimer,

c. Si je dis ce que je pense, je fais avancer les choses,

d. S’il dit ce qu’il pense, il fait avancer les choses,

47

e. Je peux critiquer une tâche, un fait, sans pour autant

être agressif,

f. Il peut me critiquer pour une tâche, un fait, sans pour

autant ne pas m’apprécier,

g. Je peux avoir tort, il peut avoir raison,

h. Il peut avoir tort, je peux avoir raison,

v.Développez votre écoute, vous serez écouté à votre tour ;

vi.Posez des questions, reformulez ;

vii.Regarder votre interlocuteur lorsque vous dialoguez ;

viii.Souriez, souriez, n’ayez pas peur de sourire ;

ix.Pensez que le COMPORTEMENT influe sur le

COMPORTEMENT donc influencez positivement votre

interlocuteur ;

x.Utilisez l’humour qui sauve de bien des situations. (mais pas de

l’ironie)

Une discussion à deux

Demander à un stagiaire de commencer une discussion sur un sujet libre. À un

moment donné, cet stagiaire pose une question à son/ sa partenaire qui doit

répondre à la question après avoir reformulé la pensée de l’autre.

Une discussion à plusieurs (un animateur de groupe est ici souhaitable : il veille

au respect des consignes).

48

Un stagiaire entame une discussion (sujet libre), puis pose une question à un membre

du groupe. Celui-ci ne répond à la question qu’après avoir reformulé la réflexion du

premier stagiaire. Ce deuxième stagiaire poursuit la discussion, puis posera une

question à un autre stagiaire qui n’ a pas encore pris la parole et ainsi de suite.

Reformulation à partir d’un exposé

Demander à un stagiaire de faire un exposé pendant 15 minutes environ. Toutes les

deux minutes le formateur interrompt l’exposé et demande à chaque stagiaire de

reformuler, d’une manière éventuellement plus condensée, la pensée exprimée

pendant ces deux minutes (sans se laisser influencer par les autres stagiaires !).

Ensuite l’exposé reprend pendant deux minutes. Nouvelle reformulation. L’ exercice

continue ainsi jusqu’à la fin de l’exposé.

Reformulation à partir d’un exposé avec évaluation faite par l’orateur

Demander à un stagiaire de commencer un petit exposé pendant deux minutes (sujet

libre). Ensuite proposer à chaque stagiaire de reformuler, d’une manière

éventuellement pus condensée, la pensée de l’orateur. Enfin évaluer l’exercice en

demandant au premier stagiaire s’il est satisfait de cette reformulation.

Voici quelques critères afin d’évaluer la reformulation (cette évaluation se fait en

discutant avec ceux qui ont reformulé les parties de l’exposé et avec l’orateur) :

49

•Des éléments ont-ils été oubliés dans les reformulations ?

•Des éléments nouveaux ont-ils été ajoutés dans les reformulations ?

•Quelles sont les différences fondamentales entre les diverses reformulations ?

•Certains passages reformulés sont-ils confus ou témoignent-ils d’un manque de

compréhension à l’égard de l’exposé ?

•Les diverses reformulations font-elles apparaître des prises de position très

différentes ?

•L’orateur reconnaît-il ses idées à travers telle ou telle reformulation ?

•L’orateur a-t-il l’impression d’avoir dit plus ou moins de choses. Lesquelles ?

Exercice oral (lettre E)

L’exercice que je vous propose est très intéressant, car il met en jeu plusieurs aspects de la communication verbale et non verbale. L’exercice consiste à faire reconstituer par un partenaire une lettre (qu’il ne connaît pas) à partir d’éléments découpés.

Consignes pour une classe de 24 stagiaires (lettre E)

1) Reproduire la lettre E (15 centimètres de hauteur environ sur 10 centimètres de large environ) et dessiner 12 figures géométriques dans cette lettre (les figures seront numérotées de 1 à 12 : carré, triangles divers, rectangle, trapèze...).

50

2) Photocopier plusieurs exemplaires de la lettre en fonction

Consignes pour une classe de 24 stagiaires (lettre E)

1) Reproduire la lettre E (15 centimètres de hauteur environ sur 10 centimètres de large environ) et dessiner 12 figures géométriques dans cette lettre (les figures seront numérotées de 1 à 12 : carré, triangles divers, rectangle, trapèze...).

2) Photocopier plusieurs exemplaires de la lettre en fonction du nombre de participants à l’exercice (24 lettres E par exemple pour une classe de 24 stagiaires).

3) Découper 12 lettres E en douze figures géométriques (faire le même découpage avec les 12 lettres photocopiées). Les 12 autres lettres E ne sont donc pas découpées.

4) Placer les douze figures géomériques de chaque lettre dans une enveloppe afin de ne pas les égarer (12 enveloppes dans le cas qui nous occupe).

5) Partager la classe en groupes de deux stagiaires. Chaque membre du groupe se placera en face de son partenaire.

6) Un des membres de l’équipe (qui possède une lettre non découpée avec les douzes figures numérotées de 1 à 12) demandera à son partenaire de reconstituer la lettre E (ce partenaire, qui a reçu une enveloppe, prendra dans celle-ci les 12 figures géométriques découpées et non numérotées attaché-case, classeur...) entre les deux membres de l’équipe afin que le partenaire chargé de reconstituer la lettre E ne voit jamais la lettre E dans sa totalité.

7) Le membre chargé de faire reconstituer la lettre peut utiliser :

- la communication verbale : «tu prends le triangle isocèle que tu places dans le bas, la base de ce triangle doit être parallèle à ...- la communication gestuelle sans jamais reproduire gestuellement la lettre E.

Le membre chargé de reconstituer la lettre peut utiliser les mêmes moyens.

8) L’exercice n’est pas facile, puisque les deux membres sont placés l’un en face de l’autre : l’organisation spatiale est donc différente pour chacun d’eux ! Cette difficulté, parmi d’autres, créera sans doute une certaine tension que chaque membre de l’équipe devra gérer pour le bien de son partenaire.

9) L’équipe gagnante est celle dont le membre chargé de reconstituer la lettre E a été le plus rapide (il faut savoir que si ce dernier a été rapide pour reconstituer la lettre E, c’est sans doute grâce à son calme personnel et aux explications plus claires de son partenaire). Bien entendu les autres équipes doivent continuer l’exercice tant que la lettre E n’est pas reconstituée dans chaque équipe : on peut ainsi classer les

51

équipes en fonction de la rapidité à reconstituer la lettre.

10) Si le groupe comprend 24 élèves, on peut également créer : 8 équipes de deux stagiaires et 8 observateurs. Un observateur peut, en fonction du nombre des stagiaires dans une classe, observer deux équipes. Le rôle de ces observateurs ne sera expliqué qu’à ces derniers. Chaque observateur observe une équipe : son rôle n’est pas de porter un jugement de valeur sur les personnes (il doit rester neutre et ne peut jamais intervenir), mais d’observer et de noter par écrit plusieurs aspects :

- Quel est le type de langage le plus souvent utilisé par chaque membre de l’équipe ?- Une tension est-elle présente à un certain moment et pourquoi (un membre s’énerve-t-il rapidement par exemple) ?- Qui, dans l’équipe, s’est montré le plus patient à travers l’exercice ?- L’exercice s’est-il réalisé dans le calme ?

11) Après l’exercice, chaque observateur peut dire ce qu’il a noté et chaque membre des différentes équipes peut partager la façon dont il a vécu l’exercice (les difficultés rencontrées...).

52

Le téléphone 

Le mot « Téléphone » a son origine du grec : Télé = loin et phone = voix.

C’est le 14 févier 1876 que l’américain Alexander Graham Bell inventa le téléphone

en déposant une demande de brevet de téléphone. Ce résultat découle bien sur de

nombreuses recherches dès 1850 par des scientifiques de différents pays parmi eux,

on pourra citer : Bourseul, Reiss, Meucci ou Gray.

Après multiplication d’essais et de démonstrations, le 1er mai 1877, la 1ère ligne

commerciale privée relie le bureau de Charles Willam, homme d’affaires de Boston,

à sa maison de Sommerville. Ainsi commence la communication du téléphone.

Il faudra, cependant, attendre le début du XXème pour que le téléphone fasse son

entrée dans les ménages.

Composer votre « carte mentale » du mot téléphone :

ANNEXE

La carte mentale

La carte mentale est une technique de créativité qui peut être utilisée pour :

o percevoir un problème (c’est l’usage que nous vous en proposons ici),

o analyser le problème pour le structurer en sous-problèmes (c’est ce que nous vous

proposons de faire dans le thème suivant),

o produire des solutions par développement d’associations d’idées,

o sélectionner les meilleures idées.

La carte mentale est un mode de représentation visuelle de la pensée. On part d’un

point central, d’où on fait partir des branches, 4, 5, 6 ou plus, sur lesquelles on note

les premières idées qui viennent à l’esprit, sans réfléchir ni censurer. De chacun des

mots qui viennent d’être écrits, on fait partir 2 ou 3 nouvelles branches au bout

53

desquelles on écrit les associations secondes et ainsi de suite... jusqu'à ce qu’il n’y

ait plus de place sur la feuille.

1- commencez par remplir les 6 bulles du mot central. A chacun des ces 6 mots que

vous venez d’écrire, associez deux mots nouveaux.

2- A partir de la carte mentale collective, demandez aux stagiaires de regrouper les

différents mots par catégorie (voir regroupement ci-après)

3- Répartissez les mêmes mots entre trois colonnes : avantages, inconvénients,

solutions (voir tableau ci-après)

54

1

55

2

3

56

I- Les éléments d’un téléphone

Un poste téléphonique classique se compose des éléments suivants :

Un émetteur ou microphone.

Récepteur ou écouteur.

Un système de sonnerie.

Un clavier d’appel et une bobine antilocale qui atténue l’écho.

Certains téléphones sont, par ailleurs munis d’un écouteur supplémentaire.

Généralement, l’écouteur et le microphone sont situés dans le combiné, la sonnerie

étant intégrée au socle, tandis que le clavier et la bobine antilocale sont installés

dans le socle ou dans le combiné. Sur certains modèles plus sophistiqués, le socle

renferme un haut-parleur et éventuellement un microphone outre celui du combiné,

ce qui permet une écoute amplifiée, voire une utilisation « mains libres ».

Sur un téléphone sans fil, le cordon du combiné est remplacé par une liaison radio

entre le combiné et le socle.

Une importante partie fonctionnelle du téléphone est invisible pour l’utilisateur : la

bobine antilocale, qui élimine l’effet perturbateur dû à la voix humaine, appelé effet

local. En effet, les êtres humains contrôlent en permanence le son de leur voix quand

ils parlent et ajustent le volume de leur conversation en conséquence.

A l’origine, les téléphones n’étaient pas dotés d’un système de

numérotation. La communication était réalisée manuellement par des opératrices, les

« demoiselles du téléphone ».l’abonné devrai tourner une manivelle (et par la suite,

manœuvrer le commutateur) puis demander à l’opératrice de le mettre en relation

avec un autre abonné.

57

Le téléphone est un outil très important dans le monde des affaires. C’est la

principale source de contact entre une entreprise et ses clients. Depuis sa création en

1876 son usage n’a cessé de se développer.

La Téléphonie : elle regroupe :

II- Répondeurs téléphonique

Ces appareils permettent une utilisation du téléphone même en l’absence de

l’abonné.

les répondeurs téléphoniques :

o le répondeur simple est utilisé pour diffuser un message

(information) enregistré par l’abonné : durée d’une absence,

heures de consultation d’un cabinet, heures d’ouverture d’un

magasin…

o Le répondeur enregistreur diffuse le message de l’abonné et

enregistre celui du correspondant. il est équipé de deux cassettes,

sur l’une se trouve le message de l’abonné, sur l’autre sont

enregistrés les messages des correspondants .il est utilisé pour :

Recevoir une commande, une demande d’intervention du

service après-vente,

De fixer un RDV

De rester en contact avec le personnel itinérant

(représentant, réparateurs…)

o Le répondeur interrogeable à distance, ajoute aux fonctions du

précèdent la possibilité d’être interrogé par l’abonné à partir

d’un autre poste. l’abonné à l’aide d’un numéro de code peut

58

prendre connaissance, à partir de n’importe quel poste

téléphonique, des messages enregistrés pendant son absence.

Exemple message :

Enregistrement professionnel de messages d’attente téléphonique et de message

d’accueil :

« Merci d’appeler la Société X. si vous connaissez le numéro du poste de la personne que vous désirez joindre, composez-le maintenant si non pour consulter le répertoire des postes faites le carré. Pour le service faites le 1. Pour le département des ventes faites le 2. Pour l’administration faites le 3. Pour une assistance immédiate faites le 0 »

« Bonjour, vous êtes bien en communication avec la société X…, nos bureaux sont actuellement fermés ; mais nous serons de retour (jour) à (heure).Laissez-nous votre message après le signal sonore : nous vous rappellerons au plus tôt au N° que vous nous aurez indiqué. Merci de votre appel et à bientôt »

« Bonjour, vous êtes en relation avec le service commercial de la société X…. M. Alaoui est en déplacement. Indiquez-nous le motif de votre appel et vos coordonnées : nous vous appellerons dès que possible. C’est à vous, après le bip sonore. Merci et à bientôt »

Par groupes de deux, les stagiaires doivent laisser un message sur un répondeur

automatique, pour une raison précise donnée dans les situations ci-après. Un

stagiaire fait la voix du répondeur automatique et l'autre laisse son message. Après

mise en commun, recommencer en inversant les rôles avec de nouveaux messages :

59

Sit 1 : Tu appelles les organisateurs d’un jeu télévisé parce que tu veux participer.

Tu laisses un message en indiquant tes goûts et tes coordonnées.

Sit 2 : Tu appelles ton chef pour lui dire que tu n’arriveras pas à temps à la réunion

et lui expliquer pourquoi.

Sit 3 : Tu dois partir en train demain matin mais le journal télé annonce des grèves

des transports. Tu appelles désespérément l’ONCF mais personne ne te répond, tu

laisses un message très énervé

Sit 4 : Tu as acheté quelque chose par correspondance et tu n’as pas reçu ce que tu

voulais. Tu appelles la société et tu expliques ton cas en laissant tes coordonnées.

Les autocommutateurs (ou standard téléphoniques) : ils permettent de

gérer les appels externes, et les communications internes de l’entreprise.

Le Visiophone : téléphone équipé d’un écran visualisant le

correspondant.

2- Radiotéléphonie et Radiomessagerie : elles permettent de remplacer le réseau

téléphonique aux ondes hertziennes (relais radios)

Radiotéléphonie : elle permet à des utilisateurs en déplacements

équipés de terminaux appelés « mobiles » de communiquer par

téléphone avec des correspondants fixes ou mobiles :

o Le téléphone sans fil

o Téléphone personnel portatif

60

o Téléphone de voiture (le véhicule est équipé d’un émetteur-

récepteur radio , d’une antenne et d’un poste téléphonique. Ce

mobile est relié par radio au relais le plus proche. On peut

brancher sur le téléphone de voiture d’autres terminaux

(télécopieur, télex…)

Radiomessagerie : elle permet d’envoyer à des utilisateurs en

déplacement, équipés de récepteurs, des informations, depuis un

terminal fixe ou mobile (système à sens unique d’émission uniquement).

Ce sont des systèmes de recherche de personnes à distance. (boîtier de

la taille d’un paquet de cigarettes que la personne porte sur ele et qui

permet de recevoir un message lumineux, sonore ou écrit si le système

dispose d’un écran)

III- Les Principaux services du téléphone

1- Numérotation abrégée .. : 10 à 20 numéros les plus utilisés sont enregistrés en mémoire avec un code : l’appel s’effectue par simple pression sur une ou deux.

2- Haut parleur..................: il permet l’écoute « mains libres » et par plusieurs personnes.

3- Touche « Bis »...............: Elle assure la répétition automatique d’un numéro appelé.

4- Contrôle par écran........: Un écran affiche le numéro composé (pas d’erreur) et la durée.

5- signal d’appel................: pendant une conversation, un signal sonore annonce un autre appelant : on peut mettre le premier interlocuteur pour parler avec le deuxième.

6- Mémo-appel..................: à l’heure préalablement enregistrée, le téléphone sonne : des oublis sont ainsi évités.

7- Transfert d’appel...........: en cas d’absence, de déplacement, les appels sont systématiquement dirigés sur un autre poste.

61

8- conversation à trois.......: lors d’une conversation, on peut joindre un troisième correspondant.

9- Numéro directs..............: des postes de l’entreprise sont obtenus directement par des correspondants extérieurs par un numéro spécial ; d’où gain de temps pour les correspondants, standard de l’entreprise déchargé.

10- Mise en attente............: le correspondant entend un message d’attente et une musique.

11- Numéro vert.................: la communication est payée par le numéro appelé ; cette opération publicitaire a pour but de provoquer des appels.

12- Réunion téléphonique..: Trois à vingt interlocuteurs sont mis en présence sur la même ligne.

13- Téléconférence............: deux à quatre groupes de personnes tiennent une réunion à distance.

Des outils associés :

1- Répondeur.....................: En l’absence de l’appelé, le répondeur simple diffuse un message aux correspondants.

2- Serveur vocal audiotel. .: ce service interactif permet de diffuser des informations pré-enregistrées à de nombreux appelants, exp. Météo, horloge parlante, banque.

3- Télécopieur....................: système de photocopie à distance, avec transmission sur le réseau téléphonique.

4- compteur des taxes........: il indique le nombre d’U.T. enregistrées pour une communication.

5- Radio-messagerie..........: l’abonné transmet un signal, avec parfois un texte court, à un destinataire équipé d’un récepteur (Eurosignal, Alphapage, Tam-tam…)

Services télématiques

1- Services Télétel.............: par l’intermédiaire d’un Minitel, l’abonné accède via le réseau téléphonique à un grand nombre de services : annuaire électronique, banques de données (météo, spectacles, droit…)

62

2- services sur Internet......: Internet, réseau à l’échelle mondiale, permet l’accès à d’innombrables banques de données et serveurs d’entreprise (texte, images, son, vidéo). C’est une mine de renseignements et un moyen de se faire connaître)

63

La communication Téléphonique

QUOI : Apprendre à mieux accueillir les personnes qui nous contactent par

téléphone. Le téléphone est un outil merveilleux. Comment s’y prendre pour donner

la meilleure image possible et renseigner au mieux notre interlocuteur ? Quelle

attitude adopter au téléphone ? Comment parler ? Pourquoi faut-il sourire ?

Comment trouver une bonne solution dans les cas difficiles ?

COMMENT : Par des exercices pratiques et des jeux de rôles destinés à

permettre aux stagiaires de découvrir leurs points forts et de dépasser leurs limites.

Tous comme les communications écrites ; les communications orales, qu’elles

soient face à face ou par le biais d’un appareil intermédiaire, sont essentielles au bon

fonctionnement de l’Entreprise.

Dans un secrétariat, on utilise la communication orale dans diverses situations :

Communication entre patrons et Secrétaires.

Communication entre Secrétaires et Clients.

Communication entre Collègues …

C’est pour cela qu’elle doit être transmise clairement pour être bien reçue.

Une bonne communication orale nécessite un savoir-faire. Ce savoir-faire

s’acquiert par une pratique régulière des techniques de communication.

Il permet de développer un « savoir-être » de bon communicant.

Bien communiquer à l’oral, c’est faire passer des messages à l’aide d’un langage

choisi, en utilisant une voix bien placée,en jouant de ses émotions, en utilisant

intelligemment son corps pour que son public, respecté et pris en compte, accepte le

message émis et y adhère.

64

Soixante-dix pour cent de la communication d’une entreprise passe par le

téléphone. Pourtant on considère trop souvent qu’il est un instrument perturbateur

qui nous dérange puisque nous sommes rarement en train d’attendre, les bras

croisés, qu’il sonne.

I- Comment Communiquer par téléphone ?

Le téléphone est avant tout un moyen de gagner du temps en évitant des

déplacements inutiles. Il faut donc le considérer comme un outil complémentaire à

tous les autres utilisés dans la vie professionnelle. Son utilisation parait simple, et

pourtant, elle n’est pas sans inconvénient car un mauvais accueil téléphonique peut

avoir de graves répercussions sur la bonne marche de l’entreprise.

Pour bien communiquer par téléphone, il est nécessaire de se préparer car 55% du

message passe par le paralangage. Et avant tout, il faut se donner un objectif précis.

Vous venez d’entendre un responsable d’entreprise donner son appréciation sur l’outil téléphone. Notez en quelques lignes ce que vous avez retenu de ce message.Faire intervenir un élève et faire compléter son intervention par d’autres afin d’obtenir une réponse pertinente.

Exemple de réponse :

« Une entreprise ne peut pas se passer du téléphone. Le téléphone est l’image de marque de l’entreprise. Il doit donc être utilisé de façon efficace ».

1- la préparation physique et psychologique :

Avant le dialogue, les comportements suivants s’imposent :

65

- S’isoler, se rendre mentalement disponible.

- Se détendre : décrocher le téléphone, c’est comme ouvrir une porte,

l’interlocuteur se fait immédiatement une image de vous.

- S’asseoir, s’installer confortablement, car le téléphone est avant tout un

acte physique ; la posture, la manière dont la personne est assise

« s’entend » au téléphone.

- Se tenir droit.

- Supprimer et éviter les bruits parasites : tous les bruits s’entendent

(soupirs, circulation extérieure, craquement du papier,…).

- Tenir correctement le combiné téléphonique et surtout ne pas obstruer le

récepteur.

- Etre positif : téléphoner ne doit pas être une corvée, c’est un moyen de

communication efficace qui permet un gain du temps.

2- la préparation matérielle :

Lorsqu’on est droitier, il faut placer le téléphone à gauche de façon à pouvoir

prendre des notes avec la main droite (inverser la position dans le cas contraire).

Il faut avoir à la portée de main : crayon, stylo, bloc notes, fiches téléphoniques,

répertoire, liste du personnel, agenda…tout document utile aux situations

téléphoniques habituelles. Il est indispensable d’étaler devant soi ces outils de

travail.

II- le déroulement d’une communication téléphonique :

Il faut distinguer la situation d’émission et celle de réception.

66

Vous venez d’entendre le dialogue suivant : renseigner les colonnes « Moment de l’entretien » et « E/R » selon les différents étapes dudit dialogue.

E/R émission ou réception

1- Situation d’émission :

L’émission d’appels téléphonique est si courante qu’on risque de négliger

d’appliquer divers principes assurant l’efficacité de la communication.

Un appel téléphonique ne s’improvise pas, il se prépare. Le plan d’appel se

décompose en quatre parties. En les respectant, on gagnera du temps et on répondra

plus efficacement à notre interlocuteur :

- la prise de contact : présentation, identification de l’interlocuteur.

- La raison de l’appel : motif exact.

- L’objectif : but de l’appel, besoins de l’interlocuteur.

- La prise de congé : proposition, reformulation, salutation.

Exemple de situation :

67

En émission d’appels, le but principal est avant tout de capter l’intérêt de

l’interlocuteur.

La trame de l’appel est toujours claquée sur le plan suivant :

Je DÉCLINE mon identité.

Je PRÉSENTE l’objet de mon appel.

J’ARGUMENTE.

J’ORIENTE vers un choix.

Je CONCLUS et prends congé.

Inviter les stagiaires à contacter le restaurant « la cuillère d’argent » pour réserver

une table pour le déjeuner pour 4/p à 12h30.

Exemple 1

Allô, « La cuillère d’argent ». Paul à l’appareil, je vous écoute.Marie Guérin à l’appareil. Je voudrais réserver une table pour le déjeuner pour 4 personnes, pour 12 h 30.

Une situation très courante. Appeler au restaurant pour réserver une table. La conversation démarre parfaitement car les deux interlocuteurs respectent une règle importante de la politesse au téléphone. Tous deux commencent par se présenter.

Ici « La cuillère d’argent ». Paul à l’appareil...Marie Guérin à l’appareil. Je voudrais réserver pour le déjeuner...

Quand vous répondez au téléphone, présentez-vous ainsi que votre entreprise immédiatement comme Paul à l’instant. Et quand c’est vous qui appelez, précisez d’emblé pourquoi vous appelez. Indiquez toujours votre nom et le motif de votre appel, car les gens omettent de le faire, cela peut créer toutes sortes de confusion et de malentendus.

Exemple 2

Ecoutez le dialogue ci-après et répondez aux questions ci-dessous.

1. Quelle est l’origine du malentendu ?

Aucune présentation des personnages en début d’entretien téléphonique68

2. Quelles en sont les conséquences ?

Enervement et perte de temps, tant du côté de l’émetteur de l’appel que du

côté du receveur

- Dring, dring- Allô, j’écoute- Allô, écoutez, j’ai un gros problème, je suis devant les grandes galeries.- Quel est le nom de votre société ?- Ma société ? Ah, j’y suis pour identifier le véhicule. C’est un Ford blanc et

bleu avec le nom de ma société écrit en gros dessus : Cordonnier express. Ecoutez, la camionnette...

- Ecoutez, peu importe votre camionnette, Monsieur.- Mais, qu’est-ce que cela veut dire « peu importe votre camionnette » ! Je

suis coincé au milieu des embouteillages et vous me dites que vous vous foutez de ma camionnette.

- Peut-être que vous avez une très belle camionnette. Mais si nous revenions à notre problème. Pour vous aider, j’ai besoin de la référence du modèle et de la marque.

- Mais je vous l’ai dit. C’est un Ford blanc et bleu. A quoi bon la référence du modèle ? Il est en plein milieu de la rue et bloque toute la circulation. Enfin, vous ne pouvez pas le manquer. Enfin, bon sang !

- Si vous vouliez arrêter de parler de votre camionnette.- Vous me faites complètement perdre le fil. Bien. En ce qui concerne votre

ordinateur...- Quoi ?- Mais vous n’êtes pas Eclair remorquage ?- Non, Eclair informatique.- Mais pourquoi vous ne l’avez pas dit plus tôt.

2- Situation de réception :

- Il est recommandé de décrocher le combiné avant la troisième sonnerie.

- Il faut ensuite immédiatement se présenter (ou présenter l’entreprise) afin

d’éviter les erreurs.

- En cas de filtrage : cette situation est particulièrement délicate, mais

indispensable, elle expose, cependant, celui ou celle qui la pratique à

effectuer des choix inconfortables ou peut s’exposer au mécontentement du

supérieur hiérarchique ou à celui de l’interlocuteur.

69

Exemple de situation :

J’ACCUEILLE le client en me présentant et en le saluant :

Société X, Olivier Dupont Bonjour !

J’IDENTIFIE le client :

Vous êtes Monsieur Laurant Martin.

JE DÉCOUVRE l’objet de l’appel grâce à une écoute active pour :

Cerner la question et détecter son niveau de complexité (pour transférer, le cas

échéant, vers un spécialiste).

Gagner du temps pour la suite de l’entretien.

Apporter une réponse fiable et personnalisée.

Je REFORMULE les informations essentielles pour vérifier que j’ai bien

compris :

Si je comprends bien votre demande Monsieur …

J’ai bien noté que …

Ce que vous souhaitez, c’est …

Je REPONDS au client de façon claire et concise, tout en parlant au VOUS.

Je CONCLUS par la façon qui verrouillera le résultat.

Je PRENDS CONGE, en souriant et en sachant que c’est la dernière

impression que conservera mon interlocuteur.

Je vous remercie de votre appel et vous souhaite une excellente fin de journée.

Au revoir.

Le contact qu’établit la secrétaire avec l’extérieur détermine dans une grande

mesure l’image que l’entreprise veut laisser paraître. C’est dire l’importance toute

particulière dévolue à la secrétaire en cette circonstance.

Donc, une voix aimable, un sourire téléphonique, une attitude de disponibilité et

d’écouter ne peuvent qu’influencer favorablement et donner, par la même occasion,

une certaine image ou un crédit d’intérêt à la secrétaire et à la société représentée à

travers elle.

70

Il est exigé de vous de la courtoisie, une bonne articulation, un langage soigné, une

voix agréable et de la discrétion.

L’aisance avec laquelle vous vous exprimez, le ton de votre voix, votre délicatesse

dans la manipulation de l’appareil révèlent votre bonne éducation.

Mais qu’il s’agisse de situation d’émission ou de réception d’appel, les règles

capitales sont identiques :

1- Sourire : le sourie s’entend au téléphone et véhicule de la sympathie.

Quand vous parlez au téléphone, à une personne que vous ne connaissez pas, celle-ci

se fait une image mentale de vous. Il est donc important de glisser un sourire dans

votre voix.

Misez donc cette sympathie lors de la première relation téléphonique.

Un sourire ne vous coûte rien et produit beaucoup d’effet, il ne peut durer

qu’un instant mais son souvenir est durable …à vous de jouer !

2- Voix :

Votre voix et votre seul intermédiaire au téléphone. Elle joue un rôle important. Car

elle laisse transparaître votre personnalité. Une voix calme et sereine met

l’interlocuteur en confiance :

- Soyez aussi aimable que si la personne était devant vous.

- Mettez assez d’animation dans votre voix pour manifester votre intérêt et votre

sincère désir de rendre service.

Sachez que votre voix reflète votre état d’esprit et lorsque vous souriez, en

parlant, la tonalité de votre voix est plus agréable. Cette tonalité vous aidera dans la

recherche de la sympathie chez votre interlocuteur et désamorcera un blocage

toujours possible.

71

Dring, dring...Allô, ici le cabinet Bertin. Je vous écoute.Oui, mais d’abord, félicitations pour votre voix au téléphone. Elle est remarquable.Merci.

Je m’efforce toujours de parler clairement et d’une voix naturelle. J’essaie aussi de

tenir le récepteur à trois ou quatre centimètres environ de mes lèvres.

Et pour sûr, je m’interdis absolument de mâchouiller ou de grignoter tout en parlant.

Pré-requis enregistrement d’un texte à la maison au magnétophone

- Distribuer la grille ci-après et en expliquer chacun des termes

- Prendre les cassettes d’un ou de deux volontaires, faire une écoute collective avec

appréciation afin de vérifier la bonne utilisation des grilles

- Annoncer les objectifs et le contenu du travail sur la voix

ANNEXE

« Quand je me penche sur ma propre carrière, je me rends compte que j’ai connu un

tas de gens plus intelligents que moi ou qui en savaient plus long sur les voitures. Et

pourtant, je les ai laissés sur place. Est-ce parce que je me suis montré dur ? Certes

non. On ne peut pas aller très longtemps de l’avant en rudoyant les gens. Il faut

savoir leur parler, avec franchise et simplicité.

S’il y avait une appréciation que je détestais découvrir dans le dossier d’un cadre,

c’est bien celle-ci : « a des difficultés à s’entendre avec ses collègues ».

Pour moi, c’est rédhibitoire : c’est un arrêt de mort. Car s’il ne peut s’entendre avec

les gens, l e problème est de taille puisqu’il est appelé à ne fréquenter que des êtres

72

humains. Il n’y a ni chien, ni singe, ... rien que des humains. Et s’il ne s’entend pas

avec ses semblables, que peut-il apporter à l’entreprise ? Son rôle de cadre est de

motiver les autres. S’il en est incapable, il n’a rien à faire chez nous ».

Extrait de la bibliographie de Lee IACOCCA ( PDG Chrysler )

Ecoutez, sans avoir le document sous les yeux, l’enregistrement du texte de Lee

IACOCCA que vous avez réalisé chez vous. Soyez très attentif à cette audition et

remplissez le plus objectivement la grille ci-dessous.

Pas de correction type puisque cette grille est complètement personnelle. Il est cependant important de proposer d’en faire une ou deux corrections collectives afin de vérifier la bonne intégration des termes de vocabulaire utilisés et de parler de l’intérêt du travail sur la voix.

73

Ne pas oublier ce que peut être une découverte forte pour l’élève que d’entendre sa voix « de l’extérieur ». Il faut être attentif aux remarques faites. Il n’y a pas de bon ou de mauvais profil. Il s’agit de faire en sorte que chacun connaisse sa voix afin d’accepter de la travailler pour la rendre encore plus compréhensible pour autrui.

POUR PARLER NATURELLEMENT IL FAUT

1 ne pas crier2 tenir le combiné à trois ou quatre centimètres de ses lèvres3 ne pas mâchouiller, ni grignoter

3- Langage :

Vous devez parler distinctement, de façon à être bien comprise sans peine, pour

cela :

- Donnez à chaque mot et à chaque syllabe sa valeur réelle.

- Prononcez les mots avec soins et cultivez un timbre voix agréable.

- Ayez soin d’employer un vocabulaire très précis.

- Soyez claire dans vos questions et dans vos réponses.

- Surveillez sans cesse votre langage.

L’ARTICULATION

Vous allez lire les phrases suivantes tour à tour :

- en articulant le plus possible (il faut appuyer sur les consonnes),

- en plaçant un crayon entre vos dents, la pointe tournée vers l’avant, concentrez-

vous sur vos lèvres et recommencez jusqu'à être compris (cet exercice fait travailler

les muscles labiaux),

- en plaçant le crayon comme un mors de cheval, bien enfoncé (cet exercice fait «

chauffer » les muscles de la bouche),

- en lisant normalement, vous devez constater des progrès.

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1. Ciel, si ceci se sait, ces soins sont sans succès

2. Cinq capucins portaient sur leur sein le sein du Saint Père

3. Si 600 scies scient 600 cigares, 606 scies scieront 606 cigares

4. J’examine cet axiome de Xenophon sur les exigences, les excès et l’expiation

5. Vous cherchez à vous excuser, malgré vos explications exposées, vous êtes sans

excuses

6. Le fisc fixe exprès chaque taxe excessive exclusivement au luxe et à l’exquis

7. Combien font ces 6 saucissons-ci ? C’est 6 sous ces 6 saucissons-ci

8. Je veux et j’exige d’exquises excuses

9. Son sage chat, son sage chien, son sage singe

10. Pierre a les poches pleines de pommes

11. L’énorme orme morne orne la morne vallée

12. Un prestigieux prestidigitateur exerçait prestigieusement la prestidigitation

13. Les gonds de la grille grise grincent

14. Si c’est ça, sors sans sa sœur

15. Charlotte achète un shampooing cher

16. Tu as tort de tout taire à ta tante

3- Pratiquer l’écoute active :

Votre interlocuteur ne vous voit pas, il a quelque chose à vous dire, il attend

que vous l’écoutiez.

Ecouter, c’est se rendre disponible physiquement, intellectuellement et

affectivement pour percevoir par tous ses sens les informations dites et non dites par

l’interlocuteur dans un esprit de bienveillance véhiculé par sa propre attitude.

Il faut aider l’autre à parler et l’accompagner dans sa parole.

« Celui qui parle sème …celui qui écoute récolte »

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L’écoute est un élément essentiel de la communication téléphonique. Aussi

évident que cela puisse paraître, cette qualité est pourtant souvent négligée. De

nombreuses personnes confondent entendre et écouter.

L’écoute ne fait pas seulement appel à l’ouïe. C’est un processus au cours

duquel l’individu est actif afin que l’échange d’information soit optimal.

Si vous n’écoutez pas votre interlocuteur, vous passerez à côté de certains

informations, intervenez régulièrement pour lui montrer que vous être attentif : « oui,

c’est noter, bien sûr, je comprends...» vous remplacez ainsi les signaux visuels qu’il

utiliserait si vous étiez face à face. Faites lui savoir que vous l’écoutez, surtout s’il

vous fait part d’un problème ou si vous devez prendre un message pour quelqu’un

d’autre.

Pour montrer votre intérêt, utilisez le nom de votre interlocuteur et posez

lui des questions ouvertes (que, où, comment, quel, quand et qui) pour l’encourager à

parler. Prenez des notes et vérifiez que vous avez compris ce qu’il vous a dit en

paraphrasant ses propos. Ainsi il saura que son message est bien passé.

Ecouter, c’est cela qui compte. Toujours écouter. Le charme, c’est une qualité

difficile à décrire mais que ne possède jamais quelqu’un qui n’écoute qu’à moitié ou

qui a la tête ailleurs. Le véritable artiste au téléphone sait non seulement entendre ce

que l’autre dit, mais sait aussi saisir son humeur et y répondre. Et quand vous ne le

faites pas, cela peut tourner comme ceci.

76

- Dring, dring...

- Cabinet Brisbal...

- Madame Forel puis-je avoir Anne, s’il vous plaît ?

- Elle est en conférence actuellement, il est impossible de la déranger.

- Jusqu'à quelle heure ? C’est important.

- Elle est très occupée aujourd’hui. Pouvez-vous rappeler demain ?

- Demain ! Passez-moi Ken Johnson alors, si toutefois ce n’est pas trop vous

demander!

- Johnson à l’appareil.

- Ken, qu’est-ce que c’est cette secrétaire chez Anne ? J’ai vraiment eu

l’impression de faire irruption dans sa salle de bain !

Cette secrétaire pensait sans doute faire ce que son patron attend d’elle. Mais son interlocuteur, lui, c’est fait l’effet d’un intrus. Elle n’a pas perçu son humeur. Elle a répondu sèchement, mécaniquement, comme si elle parlait au téléphone et non à quelqu’un. Voyons maintenant la même situation, avec le vrai savoir vivre téléphonique.

- Dring, dring...

- Cabinet Brisbal...

- Ici Paul Grange. Puis-je avoir Anne, s’il vous plaît ?

- Elle est en conférence pour l’instant Monsieur Grange.

- Puis-je prendre le message ?

- J’ai besoin de la joindre d’urgence. Sa réunion se termine à quelle heure ?

- Je suis navrée, Monsieur Grange, mais elle en a pour le reste de l’après-midi.

Puis-je vous passer quelqu’un d’autre ?

- Bien... Peut-être que Ken Johnson.

- C’est parfait, je vous passe Monsieur Johnson. Toutefois, s’il ne peut rien pour

vous, j’essaierai de faire passer un mot à Anne. D’accord, ne quittez pas,

Monsieur Grange, je vous passe Monsieur Johnson.

- Ken Johnson.

- Salut mon vieux, comment ça va ?

77

4- parler clairement, d’une voix naturelle, en effet, le téléphone est un

prolongement de la voix.

LE DEBIT Au téléphone, il est nécessaire d’avoir un débit calme, et ce pour deux raisons :

1ère raison technique : la compréhension vient uniquement de nos paroles. En face à face, on peut avoir un débit variant de 160 à 120 mots minute. Au téléphone, il ne faut pas dépasser 120 mots minute.

2ème raison psychologique : si notre voix est nerveuse, elle augmente le stress de notre interlocuteur. Si notre voix est calme et posée, elle provoque l’effet inverse.

« TOP CHRONO »

Constituez des dyades et mettez-vous dos à dos :

- le personnage « A » dit au personnage « B » la phrase suivante :

« Jamais la voix ne trompe. L’oreille musicienne juge des hommes à la voix (...). Le visage se compose. Les gestes se calculent. Le regard même peut duper. Mais la voix ne trompe point même si les paroles trompent ». André Suarès.

« A » parle d’abord très vite, puis de plus en plus lentement jusqu'à ce que « B » comprenne. A chaque fois, « A » chronomètre son débit. Noter le temps correspondant à la compréhension de la phrase.

B = secondes

Inversez les rôles avec la phrase suivante :

« Pour se servir de sa voix, il est nécessaire d’avoir l’oreille musicale (…). Cette oreille musicale coordonne les sons naturels que déclenchent les cordes vocales : elle les guide, les soumet à une règle, les entretient sains et purs ». Sarah Bernhardt.

A = secondes

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La moyenne peut être légèrement supérieure pour le texte 2 plus facile à comprendre. Il peut être intéressant de faire réfléchir à cela au moment du calcul des moyennes.Pour gagner du temps, si nécessaire, il est possible de faire faire cet exercice avec deux élèves, dos à dos devant la classe. C’est alors vous qui chronométrez.

LES PAUSES

A quoi servent les pauses dans un entretien ?A laisser la place à l’interlocuteur qui peut alors parler (silence après une question),A aider à comprendre le sens de ce qui est dit (ponctuation),A renforcer les paroles prononcées, donc à donner plus de poids au discours (silence après un argument).

« DE L’UTILITE DE LA PONCTUATION »

Lisez ce texte à votre voisin de gauche (qui ne doit pas le regarder) en marquant les pauses indiquées ( ½½ = 2 temps, ½½½ = 3 temps d’arrêt). Votre interlocuteur doit, à travers vos pauses, retrouver la ponctuation du texte. Il écrit la ponctuation qu’il reconnaît au fur et à mesure sur une feuille.

Chemin : ½½ bande de terre sur laquelle on marche à pied. ½½½ La route se distingue du chemin non seulement parce qu’on la parcours en voiture, ½½ mais en ce qu’elle est une simple ligne reliant un point à un autre. ½½½ La route n’a par elle-même aucun sens ; ½½ seuls en ont un les deux points qu’elle relie. ½½½ Le chemin est une hommage à l’espace. ½½½ Chaque tronçon du chemin est en lui-même doté d’un sens et nous invite à la halte. ½½½ La route est une triomphale dévalorisation de l’espace, ½½ qui aujourd’hui n’est plus rien d’autre qu’une entrave aux mouvements de l’homme, ½½ une perte de temps. ½½½

Kundera «L’immortalité »

Inversez les rôles avec le texte ci-dessous :

Un soir, ½½ je m’étais égaré dans une forêt, ½½ à quelque distance de la cataracte du Niagara ; ½½ bientôt je vis le jour s’éteindre autour de moi, ½½ et je goûtai, ½½ dans toute sa solitude, ½½ lebeau spectacle d’une nuit dans les déserts du Nouveau Monde. ½½½ Une heure après le coucher du soleil, ½½ la lune se montra au-dessus des arbres, ½½ à l’horizonopposé. ½½½ Une bise embaumée, ½½ que cette reine des nuits amenait de l’Orient avec elle, ½½semblait la précéder dans les forêts comme sa fraîche haleine. ½½½

Chateaubriand « Génie du christianisme »

Il est possible de faire lire un texte sans respecter la ponctuation afin de mieux en démontrer l’intérêt.

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L’INTONATION

« DES MOTS, LE TON »

Les intonations sont porteuses de signification.Constituez des dyades. Le personnage « A » prononce chacune des phrases tour à tour avec les émotions suivantes :- joie,- tristesse,- autorité,- indifférence,- surprise.Le personnage « B » coche la grille dans la case correspondant à l’émotion ressentie et contrôle auprès de « A » la justesse de sa réponse.

Joie Tristesse Autorité Indifférence Surprise

Vous partez

Revenez

Il y a un cendrier

sur la table

Qu’est-ce que

vous voulez ?

Recommencez en inversant les rôles.

Pas de corrigé particulier pour cet exercice. Il est cependant important que les élèves prennent conscience que l’indifférence s’entend et que l’intérêt manifesté passe uniquement par la voix au téléphone.

4- Reformuler le besoin exprimé par l’interlocuteur : il doit vous considérer

comme un (e) allié (e) et non comme ennemi (e).

Et maintenant, écoutez bien cette conversation et essayez de déceler un autre point

important dans l’art de téléphoner.

Dring, dring...

80

Bonjour, ici la réception, je vous écoute.Oui, ici Monsieur Johnson, chambre 406, j’attends plusieurs appels ce matin. Je serai en conférence dans le salon bleu. Demandez-leur de laisser leur numéro et dites leur que je les rappellerai sans faute entre 2 et 3 heures cet après-midi.

Parfait. Vous êtes Monsieur Johnson, chambre 406. Vous serez dans le salon bleu. Vous voulez que je note les numéros d’appel et dise aux gens que vous les rappelez entre 2 et 3. C’est bien cela ?

Tout à fait, merci.

La clé, c’est la répétition. Car les mots étant le seul lien entre les gens au téléphone, il est très important pour eux d’être sûr de bien se comprendre.Ayez pour règle de répéter tous les messages ou instructions qui vous sont donnés.

5- Prendre en charge son interlocuteur : lui montrer qu’il a « frappé à la

bonne porte » en annonçant votre fonction et en l’appelant par son nom,

l’interlocuteur est ainsi reconnu (signe de reconnaissance de l’individu).

6- utiliser les mots magiques

Trois fois, pour être exact. Et cela a été efficace. Le nom de quelqu’un, c’est un mot

magique au téléphone. Il y en a d’autres, tels que : « merci, excusez moi et s’il vous

plaît ». Tous ces mots de politesse élémentaire que l’on utilise dans la vie courante,

ils sont encore plus importants au téléphone, car les gens ne peuvent pas voir votre

visage. Tout ce qu’ils perçoivent de vous, ce sont vos mots. Utilisez donc les plus

polis et utiles que vous pouvez.

Complétez cette liste de mots magiques

Je vous remercie de ….Il m’a été agréable de………..C’est avec plaisir que……………Nous sommes heureux de……………..

81

Savez-vous utiliser le téléphone efficacement ?

Question Toujours Parfois RarementLaissez-vous le téléphone sonner plus de cinq fois avant de répondre ?Lorsque vous répondez, dites-vous votre nom et êtes-vous 100% concentré sur votre interlocuteur ?Vous arrive-t-il de lire des notes ou des lettres pendant que vous téléphonez pour gagner du temps ?Lorsque vous téléphonez à quelqu’un, vous assurez-vous que vous ne le dérangez pas ?Faites-vous en sorte que la conversation soit brève même si vous devez interrompre votre interlocuteur ?Demandez-vous des éclaircissements lorsque vous n’avez pas compris ce qu’on vous a dit ?Vous arrive-t-il de perdre de la conversation lorsque celle-ci est longue et complexe ?Vous semble-t-il inutile d’écrire les messages étant donné que vous avez une bonne mémoire ?Mettez-vous à jour et interrogez-vous votre boîte vocale régulièrement ?Ecrivez-vous ce que vous avez à faire tout de suite après l’appel téléphonique ?

Question 1,3,5,7,8 Question 2,4,6,9,10Toujours 1 points Toujours 3 pointsParfois 2 points Parfois 2 pointsRarement 3 points Rarement 1 points

Plus de 26points : vous semblez utiliser le téléphone de façon efficace. Mais il y a

peut-être des domaines dans lesquels vous pouvez encore vous améliorer.

De 20 à 26 : vous avez certaines compétences, mais vous pourriez vous améliorer

considérablement.

Moins de 26 : vous avez des progrès à faire dans de nombreux domaines.82

MISES EN SITUATIONMISES EN SITUATION

Divisez les stagiaires par groupes de 3 ou 4 personnes. Confiez à chacun des rôles comme ci-dessous:

La personne qui appelle : va débuter l’appel et suivre les instructions fournies sur les fiches de travail.

La personne qui réceptionne : va répondre à l’appel et suivre les instructions fournies sur les fiches de travail.

L’observateur : va noter la personne responsable de fournir un service pendant l’appel d’après ses techniques téléphoniques et ses points de procédure sur la fiche d’observation

Tous les stagiaires doivent recevoir une fiche d’observation pour utiliser lorsqu’ils jouent le rôle d’observateur, et pour référence lorsqu’ils jouent des rôles de faire ou de recevoir l’appel.

Faites deux exemplaires de la mise en situation, en donnant une fiche complète à l’observateur, et en découpant les rôles et les distribuant aux personnes qui jouent les autres rôles.

Ces mises en situation doivent rester simples et amusantes. Ne vous attendez pas à ce que les stagiaires couvrent tous les points de procédure, ou fassent un parcours sans faute.

À la fin de chaque mise en situation, demandez à l’observateur de partager leurs observations sur les bons et mauvais aspects.

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Exemple fiche d’observationExemple fiche d’observation

Organisation informations préparées attitude préparée

Parler clairement ton de la voix (a souri) personnalisation (s’est servi du nom) mots magiques (y compris je suis désolé le cas échéant)

Répondre ponctuellement (avant la 3ème sonnerie) accueil et se présenter

Ecouter

Poser des questions (pour mieux cerner les désirs et les besoins du client) Proposer une solution Prendre des notes Répéter les instructions Réussir la mise en attente ou le transfert d’appel

Conclure l’appel sur un remerciement

MISE EN SITUATION N°1 - taille-crayons

1. TAILLE-CRAYONS « Emetteur »Vous appelez pour avoir des renseignements généraux pour acheter un taille-crayon. Présentez-vous et dites le motif de votre appel. Demandez les prix et les couleurs disponibles.

(Ne dites pas au « Récepteur », sauf s’il vous demande si votre patron veut l’ancien taille-crayon avec une manette manuelle. La dernière qu’il a eue lui a servie pendant 20 ans et il veut acheter exactement le même modèle. Ne soyez pas trop expansif : forcez l’autre à vous poser des questions pour extraire ces informations.)

2. TAILLE-CRAYONS « Récepteur »Vous êtes au service clientèle de Taille-Crayon SA, première mondiale. Donnez à « Emetteur » tous les renseignements dont ils ont besoin pour commander.

3. TAILLE-CRAYONS « Observateur »En plus des autres points sur la fiche d’observation, prêtez une attention toute particulière au questionnement sur le type de taille-crayon désiré par le client.

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MISE EN SITUATION N°2 - Dansons-nous?

1. Dansons-nous? « Emetteur »Vous appelez pour vous renseigner sur des cours de danse. Vous ne connaissez rien sur la danse mais vous souhaitez l’apprendre pour des raisons sociales.Présentez-vous ainsi que le motif de votre appel.(Vous n’avez qu’un petit budget pour ces cours.)

2. Dansons-nous? « Récepteur »Vous travaillez chez l’Ecole de Danse Valentino. L’école offre des cours de ballet, rumba, claquettes, valses, tango, et d’autres danses modernes. Les prix varient selon les cours. (Vous pouvez inventer les prix). Aidez « Emetteur » à se renseigner.

3. Dansons-nous? « Observateur »En plus des autres points sur la fiche d’observation, notez particulièrement la pose de questions à propos du type de cours voulu et le budget que « Emetteur » souhaite y consacrer. Notez également la « solution proposée » concernant les leçons que pourrait prendre « Emetteur ».

MISE EN SITUATION N°3 Matin ralenti

1. Matin ralenti « Emetteur »Vous appelez pour vous renseigner sur un type de classeur de documents que vous avez acheté en février dernier. Vous n’avez plus la copie de la facture ni les références du modèle. Tout le monde dans votre service aime ce modèle et vous voulez en recommander.

2. Matin ralenti « Récepteur »Vous travaillez chez Bureau 4000, fournisseur de papeterie et matériel de bureau. Vous pouvez rechercher tout sur le réseau informatique, mais ce matin il y a un problème et le réseau tourne au ralenti. Il faut plusieurs minutes pour accéder aux informations.

3. Matin ralenti « Observateur »En plus des autres points sur la fiche d’observation, notez particulièrement la procédure appliquée pour contourner le problème du réseau. « Récepteur » doit présenter ses excuses pour ce problème et expliquer la situation (en sympathisant si « Emetteur » se montre désagréable). « Emetteur » doit avoir le choix d’être mis en attente (en reprenant la ligne toutes les 30 secondes) ou alors on peut lui demander son numéro en proposant de le rappeler, etc.

MISE EN SITUATION N° 4 - C’est le patron !

1. C’est le patron ! « Emetteur »Vous appelez de la direction de la part du Directeur Commercial au siège. Celui-ci a besoin des tableaux de ventes pour le mois d’avril, immédiatement.(Si « Récepteur » vous demande d’appeler son chef de service, dites « oui » et ensuite rappelez « Récepteur » pour lui dire que vous n’avez pu obtenir que sa messagerie vocale. Adoptez un air un peu énervé.)

2. C’est le patron! « Récepteur »Vous répondez à un appel de la direction au siège.

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Vous n’avez pas les tableaux mais vous savez que votre chef de service doit les avoir.

3. C’est le patron! « Observateur »En plus des autres points sur la fiche d’observation, « Récepteur » doit assumer une responsabilité pour s’assurer qu’un collègue de travail important reçoit ces renseignements. Il peut demander à « Emetteur » de contacter son chef de service (sans obtenir de réponse). Mais, en supposant que « Récepteur » travaille à proximité de son chef de service, il doit proposer de lui en parler dès que possible, de faire ce qu’il faut pour le retrouver rapidement et satisfaire la demande de « Emetteur ».

MISE EN SITUATION N°5 - J’attends toujours !

1. J’attends toujours ! « Emetteur »Vous avez commandé un anorak d’une société de vente par correspondance il y a trois semaines. La société s’est engagée à vous livrer sous 15 jours. Vous en aviez besoin pour vos vacances d’hiver, et vous devez partir dans 4 jours, alors vous téléphonez à la société un peu affolé car vous n’avez encore rien reçu. Présentez-vous ainsi que le motif de votre appel.

2. J’attends toujours ! « Récepteur »Vous êtes commercial chez Dupond Vente par Correspondance. Vous faites ce que vous pouvez pour satisfaire le client.

3. J’attends toujours ! « Observateur »En plus des autres points sur la fiche d’observation, notez particulièrement la présentation des excuses et la proposition d’une solution. Une solution possible sera de retrouver le colis et s’il n’est pas prêt à être livré, proposez une livraison par courrier spécial.

MISE EN SITUATION N°6 - 3 gagnants

1. 3 gagnants « Emetteur »Vous appelez de la part du directeur adjoint du PDG qui veut que vous offriez une remise spéciale de 35 % à trois des meilleurs clients de l’entreprise. Donnez à « Récepteur » la liste des trois personnes.Mme Catherine, Sté Lagarneau, Tél: 04 95 67 03 64Monsieur Bernard , Sté William , Tél: 05 67 68 50 51Monsieur Yves , Sté Korwee, Tél: 01 42 94 56 71

2. 3 gagnants « Récepteur »Vous recevrez des instructions de la part de « Emetteur ».

3. 3 gagnants « Observateur »Vérifiez si « Récepteur » a pris des notes précises et s’il a répété les instructions, y compris l’orthographe des noms.

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III- Pour mener à bien votre Processus Téléphonique :

Le téléphone professionnel n’est pas « quand je veux, et comme je veux ». Chacun

doit être concerné par un appel. Il ne peut plus y avoir les attentifs les consciencieux

d’un coté et les fantaisistes, les capricieux de l’autre.

Au bout du fil c’est une entreprise qui décroche.

Décrocher

Décrocher avant la 3ème sonnerie. C’est ce que font les meilleurs en accueil téléphonique. Le risque de trop attendre est aussi de perdre l’appel ! Mauvaise qualité client.

Penser à l’opinion du client !

- Si vous décrochez dès la première sonnerie, votre client pense « il ne sont pas submergés par le travail chez X »

- Si vous laissez le téléphone sonner, parce qu’action en cours, ou qu’il vous dérange, vous aurez le droit, dès la 4ème sonnerie, à « mais qu’est ce qu’ils fabriquent chez X? », à la 6ème le ton monte « mais ils se fichent du monde » et au delà il raccroche excédé et refait le numéro.

- Le bon minutage est de répondre dès la 2ème sonnerie. Le client ne pense rien, il trouve cela normal.

Se présenter

Tout le monde connaît l’attention portée par les commerciaux sur leur tenue

vestimentaire. C’est normal, leur image fait partie de leur gagne pain. Imaginez la

tête d’un client recevant un commercial débrayé ! Mauvaise image ! !

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Au téléphone, c’est la même chose ! les « allo ! » inexpressifs, les « ouais » agressifs,

les « oui, j’écoute ! ! » exaspérés donnent le même résultat.

Répondre au téléphone c’est communiqué dès l’instant ou l’on décroche le

téléphone. C’est communiqué dès les premiers mots. Une présentation spontanée,

un peu vive, et l’entretien devient incontrôlable.

Au téléphone, vous représentez l’entreprise.

L’appelant va juger l’ensemble de vos collègues à travers votre unique présentation.

Vous êtes aimable, l’entreprise bénéficie d’une bonne image « ILS sont sympas chez

X ».

Vous êtes austère, les cent personnes de l’entreprise deviennent antipathiques : « je

ne suis pas près de LES rappeler chez X »

Les présentations types :

Quand on appelle un parent, un ami, nous connaissons sa voix. Si par hasard, une

autre personne répond le doute s’installe.

« Allo !

- heu.. c’est X à l’appareil ; je suis bien chez M.et Mme X ?

- Mais oui, X, c’est sa cousine à l’appareil ! ! »

« Société X, Bonjour !

- Je suis bien au service Y ?

- Mais oui, c’est la secrétaire de M.Z à l’appareil !! »

Cet exemple, a pu arriver à chacun d’entre vous. Une conclusion s’impose. Au

téléphone, seule la voix nous renseigne sur l’identité de notre interlocuteur, et par

conséquent sur notre destination.

Or, nos clients ne sont pas nos familiers. Se faire connaître aussitôt devient donc

une exigence professionnelle.

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La réception téléphonique, au standard ou sur tout autre poste, doit comprendre au

minimum le nom de l’entreprise auquel s’ajoute une formule d’accueil :

« Société MICROGA, bonjour ».

Vous pouvez aussi appuyer la formule d’accueil

« Société MICROGA, à votre service ».

Personnalisez avec le nom et le prénom.

« Société MICROGA, Nadia MADANI, bonjour ».

« Société, Nadia MADANI, à votre service ».

Identifier l’appelant

Il est important d’identifier l’appelant avant d’essayer de transmettre un appel.

Les questions indispensables sont :

- Qui dois-je annoncer ?

- De quelle société ?

- Quel est l’objet de votre appel ?

Demander l’objet de l’appel sert à diriger l’interlocuteur vers le bon poste.

Transmettre le nom de l’appelant est pourtant un signe d’intérêt et permet de

personnaliser l’entretien.

Transférer l’appel

Le transfert est une opération assez simple et banale. Je compose le numéro de poste

destinataire et je raccroche. Terminé.

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Seulement, les postes destinataires ne sont pas toujours libres, voire sonne dans le

vide. Résultat le client espère un correspondant et fini par raccrocher.

Les appels non récupérés sont appelés « appels perdus ». Les raccrochages accidentels sont aussi classés dans cette catégorie.

Qu’elle image a-t-on d’une entreprise qui égare ses clients ?

Le transfert d’appel, c’est sérieux, le rater c’est claquer la porte au nez d’un visiteur.

Les règles d’or

- Expliquer l’opération au client

- Accompagner le client pendant le transfert

- Eviter au client de répéter sa demande

- Privilégier la qualité du transfert sur sa rapidité

Ne transférer l’appel que si vous ne pouvez pas répondre au satisfaire la demande du client.

Réussir un transfert en 3 étapes

Expliquer :

Avant de transférer une communication vers le bon interlocuteur, indiquez au client :

- la raison du transfert et donc de la mise en garde

- le nom du service destinataire.

Ne dites pas « ne quittez pas, je vous passe quelqu’un »

Dites plutôt

« Il est tout à fait possible de répondre à votre demande. Je vais vous passer l’un de

mes collègues du service X, je vous prie de bien vouloir patienter. »

Si le client appelle un numéro XX au lieu du YY, Vous pouvez ajouter avant le transfert :

90

« Pour un prochain appel, vous pourrez le contacter directement au numéro suivant 00 00 00 00 »

« Pour un prochain appel, vous pourrez composer le numéro XXX du service ZZZZ, le 00 00 00 00 ».

Reformuler

Fournissez à votre collègue une explication simple des besoins, si le transfert des informations ne s’est pas fait automatiquement, rappelez lui le numéro de client.

Accueillir

Quand vous recevez un appel transféré, reformulez la demande

« Société X, bonjour M…., ma collègue vient de m’expliquer la raison de votre appel il s’agit bien de ……. Votre numéro est bien le 000000000 ».

Info : vérifier toujours que l’interlocuteur a bien de quoi noter !!

Quoi répondre quand le transfert n’est pas possible

Erreur d’aiguillage

Reprenez la ligne pour transférer sur le bon numéro

« Restez en ligne, M, je vous passe le service spécialisé pour traiter votre demande, merci. »

Ligne occupée

« M. le Directeur est déjà en communication ».«Le chef de service X est déjà en communication ».

En fonction des services destinataires plusieurs variantes peuvent être possible :

« Je vous propose de me laisser vos coordonnées et je demande au service X de vous rappelez à votre convenance dans la demi-journée.- Quel horaire vous convient le mieux ?

- A quel numéro peut on vous joindre ?

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- C’est bien noté M…., le service X vous rappellera. Je vous remercie d’avoir patienté et je vous souhaite une bonne journée. Au revoir M…… »

!!! Penser à établir la fiche de RDV (papier ou informatique).

Vous ne savez pas répondre, ni à qui transférer

Pas de panique,

o Ne culpabilisez pas, ne montrez pas votre désarroio Ne donner pas de renseignement approximatif voire erroné

Dites :

« Avant de vous répondre, je préfère approfondir, et plutôt que de vous faire attendre je vous propose de vous rappeler (précisez quand). Rappelez moi votre numéro ……….. »

4. Situations particulières

Destinataire a quitté la société

« Merci de rester en ligne, je vous mets en relation avec M. X qui s’occupe de votre dossier. »

Appel personnel

« Je comprends que vous ne vouliez pas me donner les raisons de votre appel, pouvez simplement me donner votre nom ?- Je regrette c’est personnel

- Je me permets d’insister. Je ne peux vous passez M.X que si vous me donnez votre nom »

Prendre un message

« M. X est en entretien. Puis je lui laisser un message ? ».

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Les gens téléphonent dans un but précis. Ils savent ce qu’ils ont à dire.

Le destinataire du message a souvent assez peu d’informations pour se préparer. Souvent il n’a que le nom et le numéro de téléphone. C’est un peu court.

Si un message est important pour son destinataire, il l’est également pour l’appelant. S’il n’a pas été bien pris le message risque de rester sans réponse.

Eléments indispensables :

- Le nom de l’émetteur, de l’entreprise, du service. Faîtes épeler le nom.

- L’objet de l’appel. Pour être précis, ne pas hésiter à poser des questions.

Prendre le message par écrit.

- La date et l’heure de l’appel

- Le niveau d’urgence

- Le numéro de téléphone de l’émetteur

- Aménager un RDV téléphonique.

Transmettre une méthodologie pour mieux accueillir vos clients au téléphone   :

Prendre un appel :

- Etre prêt à recevoir un appel.

- Savoir vous présenter et présenter votre société, quelques principes de

« savoir-vivre ».

- Identifier votre Interlocuteur avec tact et précision.

- Comprendre l’objectif de l’appel et déterminer les besoins de votre

interlocuteur.

- Saisir toutes les opportunités pour créer ou consolider la relation

commerciale.

- Concrétiser l’appel par un résultat concret.

- Conclure commercialement.

Transférer un appel :

- Au bon interlocuteur.

93

- Savoir faire patienter en utilisant les bons mots sans faire attendre.

- Connaître les possibilités et le fonctionnement de votre téléphone.

- Savoir transmettre rapidement au destinataire de l’appel toutes les

informations importantes.

Prendre un message :

- Précis et adapté aux destinataires.

- Savoir être au contact.

- S’engager personnellement auprès de l’interlocuteur à bien transmettre le

message au destinataire.

Fiche message téléphonique

Message

Date : Heure :

De :

N° Tél :

Pour :

Objet du message :

à téléphoner s’est présenté à l’accueil urgent à contacter

Gérer les appels difficiles :

Comprendre vos clients : « les inquiets, les timides, les mécontents, et les situations

de réclamations ou demandes de prix … »

94

Transmission du message

Avant de transmettre un message à un correspondant, certaines dispositions sont à

prendre :

- Avoir les documents sous la main (annuaire) à jour.

- Ne pas faire attendre son correspondant.

- Etre au fait de déplacements,

allées et venues du responsable. Il ne faut pas hésiter à lui rappeler de vous les

préciser.

- Prévenir la standardiste de ce qui se passe dans le service.

- S’assurer du numéro du téléphone.

- Laisser sonner assez longtemps pour que la personne appelée puisse se rendre

à son appareil et répondre.

- Reformuler ou faire répéter en cas de message à transmettre.

PARLER JUSTE : Les bons mots Entraînez-vous à trouver des formules rapides et courtoises

95

Il peut être très utile de faire recopier la liste des « Mots à bannir » et des «

Substituts recommandés » sur un carton que l’élève aura auprès de lui chaque fois

qu’il devra téléphoner.

IV- Organisation et utilisation des outils de gestion du téléphone

Etablissement d’un répertoire téléphonique

Pour pouvoir être efficace et gagner du temps lorsque on désire communiquer avec

une personne, il faut dresser un répertoire alphabétique des n° de téléphone les plus

fréquemment utilisés dans l’entreprise. A cette fin, il faut procéder comme suit :

96

- Numéro d’utilité générale.

- Numéros d’utilité particulière en raison de la nature de l’entreprise.

- Numéro se rapportant aux besoins d’une personne ou d’un service.

Pour établir un répertoire, compte tenu des indications citées en haut, le matériel

utilisé pourrait être :

- Manuel  : les fiches mobiles et le carnet personnel sont très pratiques, de même

les répertoires à boutons dont le dessus se lève en découvrant les noms dans

l’ordre alphabétique.

- Annuaire téléphonique : est un annuaire (sous forme de livre) listant des

numéros de téléphone.

- Un répertoire téléphonique   : vous permet d'entrer un nom et un numéro de

téléphone.

Voici quelques questions à se poser   :

- Quel est le nombre de sonneries moyen avant d’avoir une réponse ?

- Quelle est la qualité des premiers mots entendus ?

- Y-a-t-il une musique ou un message pour faire patienter ?

- L’aiguillage vers le bon interlocuteur se fait-il rapidement ?

- Avez-vous une idée du nombre d’appels perdus ?

- Votre standard fonctionne t-il avant 9 heures et après 18 heures ?

- L’accueil au standard prend-il identique le vendredi à 17 heures ?

- L’accueil du client qui se déplace et l’accueil des clients qui téléphonent se

fait-il par les mêmes personnes ?

- Avez-vous une idée du nombre d’appels reçus et émis par jour ?

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Les dix règles d’OrDu savoir vivre téléphonique

Décrocher immédiatement

Accueillir avec le sourire

Soigner son expression et le ton

Se présenter

Identifier son interlocuteur

Poser les bonnes questions

Prendre un message utile

Reformuler

Noter les références téléphoniques

Assurer le suivi des appels

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Mise en situation   1:

Alors que Mme Faris, Directrice d’une usine de textiles et votre supérieur, reçoit un

client important. Vous avez, au bout du fil, un autre client furieux qui exige de lui

parler sur le champ. D’autres personnes pourraient lui répondre adéquatement, mais

il ne veut rien entendre. De quelle façon pourrez-vous donner satisfaction ?

Mise en situation   2:

Vous venez de prendre une communication destinée au service des achats et avez

malencontreusement pressé sur le mauvais bouton. Au bout de quelques instants, le

client rappelle, mécontent d’avoir été mis en contact avec le service de l’expédition.

Comment réparerez-vous votre maladresse ?

Mise en situation   3:

En quittant le bureau pour rencontrer un client important, votre patron vous prévient

qu’il ne devra être dérangé sous aucun prétexte ? Son épouse téléphone et demande à

le rejoindre de toute urgence ? Réglez ce cas.

Mise en situation   4   :

Une télé-actrice est chargée de répondre aux clients qui appellent pour avoir des

appartements à la montagne. Ceux-ci appellent parce qu’ils ont vu dans le quotidien

du jour une publicité à ce sujet…99

Rédigez le dialogue qui peut être produit dans cette situation.

Client : Bonjour mademoiselle, j’ai vu une publicité dans le ….concernant un

appartement à …, pouvez-vous me donner plus de renseignements ?

Hôtesse-téléphone : Bien sûr, Monsieur. Il s’agit d’un immeuble très bien situé, je

vais vous envoyer dès aujourd’hui une documentation pour que vous puissiez voir la

photo. Vous êtes Monsieur…

Client : Oui c’est juste pour avoir des renseignements, il est à quel prix ?

Hôtesse-téléphone : Je comprends, Monsieur, le prix est en fonction de la surface de

l’appartement et de son exposition. Je joindrai un tarif à la documentation. J’envoie

tout cela au nom de Monsieur…

Client : Monsieur…, Nous sommes quatre, il m’aurait fallu un trois pièces.

Hôtesse-téléphone : Oui, et comme nos appartements sont très bien conçus, peut être

que le deux trois pièces suffirait, nous verrons cela. Vous pourriez passer à nos

bureaux lorsque vous aurez reçu la documentation. Samedi matin par exemple vers

10h ou au début de la semaine prochaine ?

Client : Oui, c’est une idée, je passerai certainement, merci mademoiselle.

Hôtesse-téléphone : Mais je vous en prie, je suis à votre disposition, au revoir,

Monsieur.

Voici quelques défauts du téléphone, Indiquez comment vous allez les remédier   ?

1- Le téléphone dérange, mais pouvez-vous vivre sans lui ?

Quand le téléphone sonne (c’est une des rares choses imprévisibles), vous êtes en

discussion, en plein calcul ou rivée à votre micro-ordinateur. La sonnerie brutale du

téléphone vient perturber votre réflexion Quelle que soit l’importance de l’appel,

vous êtes obligés de répondre. N’oubliez jamais que le téléphone qui sonne, c’est un

client qui attend !

100

Comment faire  ?

Ne laissez pas sonner plus de 3 fois : le bruit dérange vos voisins et fait

grandir l’impatience de la personne qui appelle.

Prenez une demi-seconde pour respirer : c’est une bonne manière de se

décontracter et faire le vide dans sa tête.

vérifiez que vous avez à proximité de quoi noter (bolc, crayon…)

Souriez : le sourire s’entend au téléphone ______ et décrochez.

2- Le téléphone est anonyme : présentez-vous

Le visiophone (téléphone avec écran) n’est pour l’instant présent que dans les salons

spécialisés. Même si vous voyez s’afficher le numéro de poste de votre correspondant

interne, vous ne pouvez deviner qui est à l’autre bout du fil et il ne peut savoir si c’est

vous qui allez décrocher.

Comment faire  ?

Il faut donc vous nommer

Evitez le « Allo, Oui » impersonnel qui ne renseigne absolument pas le

correspondant. Vous devez l’accueillir comme s’il était un visiteur

arrivant dans votre bureau.

Se présenter c’est dire son prénom et son nom et préciser soit le nom de

votre service, soit celui de votre patron : « Mlle Alami, service

marketing ». Ou « Mlle Alami secrétaire de Monsieur Hamidi »

Se présenter, c’est rassurer son correspondant : il n’a pas fait d’erreur.

Se présenter, c’est aussi inciter votre correspondant à le faire également :

dans la plupart des cas, il va le faire spontanément.

101

4- Le téléphone est imprécis : questionnez

Le caractère prioritaire d’un appel fait que l’on oublie quelque fois d’être

suffisamment précis. Contrairement à l’écrit, on ne peut pas faire de rature. On ne

peut effacer la phrase prononcée ! Il faut donc respecter certains techniques pour

êtes efficace. Le téléphone coûte cher et il faut obtenir ou donner un maximum

d’informations en un minimum de temps !

Comment faire 

N’hésitez pas à poser des questions. C’est à vous d’interroger votre

interlocuteur : « Quel est l’objet de votre appel »ou « puis-je vous

renseigner ? ». Mieux encore, essayez de poser des questions fermées

auxquelles votre interlocuteur ne pourra répondre que par oui ou non,

par exemple : « avez-vous déjà rencontré Monsieur X ? »

102

4- Le téléphone fait perdre du temps : sachez en gagner

…Et le temps c’est de l’argent !

Comment faire  ?

Essayez de traiter l’appel vous-même sans déranger votre patron (son

temps est précieux que le vôtre..)

Quand vous devez passer l’appel et que votre patron est déjà en

communication téléphonique, évitez de faire patienter le correspondant :

prenez ses coordonnées et proposez de le rappeler dès que votre patron

sera libre. C’est un bon moyen de ne pas immobiliser votre ligne et, de

nouveau, de laisser un temps de réflexion à votre patron.

Attention, quand vous promettez de rappeler, surtout faites le non

seulement par simple courtoisie mais aussi pour garder la confiance de

votre interlocuteur.

5- Le téléphone ne laisse pas de trace : alors notez

Ne comptez surtout pas sur votre mémoire, rien n’est plus volatile que les paroles.

« Je m’en souviendrai » dites-vous en raccrochant le téléphone et un appel immédiat

ou la réflexion d’une collègue ont vite fait de chasser l’information de votre mémoire.

Comment également apporter la preuve d’une réservation de chambre d’Hôtel faite

uniquement par téléphone ?

103

Comment faire  ?

Notez mais pas n’importe comment.

Prenez un bloc de fiches téléphoniques spécialement conçus à cet effet

d’un demi-format A4 et si possible sur papier de couleur vive pour les

distinguer des autres documents et marquer la caractère d’urgence d’un

message téléphonique.

Ces fiches doivent être pré-imprimées pour gagner du temps et surtout

ne rien oublier.

6- Le téléphone est aveugle : tendez l’oreille

On ne vous voit pas, vous ne voyez pas votre correspondant : il va donc porter toute

son attention sur vos paroles, sur l’intonation de votre voix.

Comment faire  ?

Vous êtes vous-même très sensible à la voix de votre interlocuteur, alors

soignez la vôtre ! Un bon moyen de juger l’effet produit est de

s’enregistrer au magnétophone et de s’écouter ensuite pour corriger ses

erreurs.

Soignez votre langage puisque l’impact des mots est beaucoup plus fort

que lorsque l’on se voit.

104

Les 10 règles d’or du téléphone

Répétition. Une règle d’or des bonnes manières au téléphone. Et pour être sûr de nous

être bien fait comprendre au terme de cette brève séquence, voici une petite répétition

des points essentiels.

1. Présentez-vous tout de suite, et si vous répondez en premier, indiquez le nom de

votre société.

2. Sachez utiliser le téléphone. Parler clairement, d’une voix naturelle.

3. Personnalisez vos appels en vous servant des noms pour créer un climat de

chaleur et de confiance.

4. Sachez entendre les états d’esprit autant que le contenu. Accordez à chacun une

attention sans partage.

5. Pensez aux appels en attente. Qu’ils n’aient pas l’impression qu’on les oublie.

6. Notez bien tous le appels professionnels. Le nom de la personne et toute

information pertinente.

7. Répétez bien tous les messages et instructions afin que l’autre personne sache

qu’elle a été parfaitement comprise.

8. Utilisez les mots magiques de la simple politesse : s’il vous plaît, excusez-moi et

merci.

9. Presque toutes les conversations professionnelles doivent se terminer par une

marque d’appréciation de l’autre en tant que partenaire. Au téléphone, les dernières

impressions sont celles qui durent.

Et moi, je vous remercie de votre patience.

10. Ah, une dernière chose, quand vous êtes au téléphone pour votre entreprise, vous

êtes votre entreprise pour celui qui est au bout du fil.

Alors la prochaine fois que ça sonne, n’oubliez pas vos bonnes manières.

105

L’accueil

Introduction

Qui n’a jamais constaté un fort décalage entre l’image de l’entreprise et l’attitude de

ses collaborateurs ?

N’avez-vous jamais été déçu par l’accueil d’une entreprise ?

Au-delà du produit vendu ou du service rendu, c’est avant tout la qualité de la

relation qui est déterminante dans le choix de ses prestataires.

Savez-vous réellement comment votre entreprise est perçue par ses clients ? Savez-

vous quel est le style de votre entreprise, celui de son accueil, de ses vendeurs, de ses

managers ?

Avez-vous de l’egostyle ?

Avoir de l’egostyle c’est être en cohérence avec l’image de son entreprise, c’est

renforcer l’enseigne de son entreprise par la qualité de son langage de son attitude et

de son comportement.

Avoir de l’egostyle c’est faire preuve de professionnalisme en toute situation,

acquérir et maîtriser le savoir-faire nécessaire afin de se démarquer de la

concurrence.

Ce savoir-faire correspond à des techniques de communication.

Qu’est ce que l’accueil de qualité ?

Qu’est ce qui nous permet aujourd’hui de définir un accueil de qualité ?

106

Test d’accueil cocher une case (les vraies réponses sont soulignées)

1- Selon Les Règles De Convenance De L’accueil, Qui Est

Prioritaire ?

a. Le Collègue

b. Le Supérieur Hiérarchique

c. L’interlocuteur Extérieur

2- 2- Selon Les Règles De Convenance De L’accueil, Qui Est

Prioritaire ?

A- L’interlocuteur Au Téléphone

B- L’interlocuteur Physiquement Présent

3- 3- Que Doit-on Dire Lorsqu’on Décroche Un Appel Sur

Un Autre Poste Que Celui Du Standard ?

A- Le Nom De La Société Et Bonjour

B- Dire Simplement : Allo

C- Le Nom Du Service Ou Son Nom Et Bonjour

4- 4- Quelle Est La Meilleure Proposition Qu’on Peut Faire

A Une Personne Dont L’appel Ne Peut Aboutir Rapide ?

A- Lui Proposer De Rappeler Plus Tard

B- Lui Proposer De Rester En Ligne

C- Lui Proposer De Noter Ses Coordonnées Afin Qu’on La Rappelle

5- 5- Cela A-t-il Une Incidence De Sourire Au Téléphone ?

A- Non, Car L’interlocuteur Ne Me Voit Pas

B- Oui, Tout A Fait

6- 6- Lorsque Le Téléphone Sonne, A Quel Moment Faut-il

Décrocher ?

A- C’est En Fonction De Nos Occupations

107

B- Toujours Avant La 3° Sonnerie

108

7- 7- Filtrer Les Visiteurs, Qu’est-ce Que Cela Veut Dire ?

A- Faire Barrage

B- Les Accueillir Et Les Orienter

8- 8- Le Plus Important A L’accueil, C’est De

A- Contrôler Les Allers Et Venues Des Visiteurs

B- Savoir Proposer Son Aide

9- 9- Bien Renseigner Quelqu’un A L’accueil, C’est

A- Donner Le Maximum D’information

B- Ecouter Et Sélectionner Les Informations

10- 10- Est-ce Toujours Utile De Reformuler Brièvement Les

Propos Echangés ?

A- Ça Dépend

B- Oui

C- Non

11- 11- Cette Formulation Est-elle Correcte ? « Ne Quittez

Pas »

A- Oui

B- Non

12- 12- Cette Formulation Est-elle Correcte ? « Il N’est Pas

Là »

A- Oui

B- Non

13- 13- Pensez-vous Qu’il Soit Nécessaire Que La Personne

Chargée De L’accueil Connaisse Bien Tous Les Services Et/Ou Produits De La

Société ?

A- Oui, Tout A Fait

B- Non, Ce N’est Pas Son Rôle

14- 14- Quelle Formulation Vous Semble Préférable ?

A- C’est De La Part ?

B- Qui Etes Vous ?

109

C- Il Vous Connaît ?

D- Qui Dois-je Annoncer ?

110

15- 15-Que Diriez-vous Des Fonctions D’accueil ? C’est

Surtout Une

A- Permanence A Assurer

B- Image De Marque A Défendre

C- Surveillance Des Visiteurs

D- Tranquillité Pour Les Responsables

16- 16- Qu’appelle-t-on Un Accueil De Premier Rang ?

A- Le Premier Accueil Est L’orientation Des Personnes

B- Un Accueil De Qualité

17- 17- Pour Recueillir Une Information Précise, Quel Type

De Question Doit-on Utiliser De Préférence ?

A- Question Ouverte

B- Question Fermée

18- 18- Que Faut-il Faire Dans Un Premier Temps Face A

Un Interlocuteur Mécontent ?

A- L’écouter Et Lui Témoigner De L’empathie

B- L’arrêter Et Lui Demander De Se Calmer

C- Se Justifier Et S’excuser.

L’accueil est un métier, et comme tout métier, il est régit par des règles et par les

attentes d’une clientèle.

Une multitude d’éléments déterminent les composantes de l’accueil :

Le sourire bien entendu, mais il ne doit pas être figé, distant ou ironique, ce n’est

pas un masque mais une attitude de bienvenue, d’ouverture vers l’autre, en toute

sincérité.

L’accueil c’est aussi les quatre éléments synchronisés de votre gestuelle et de votre

attitude :

- Le premiers pas (l’intention)

- Le premier regard (la sincérité)

- Le premier sourire (le climat)

111

- Le premier geste (le contact)

Et seulement après le premier mot de bienvenue.

L’accueil ne se résume pas à savoir dire bonjour et à sourire à l’arrivée du visiteur.

L’accueil est une expérience globale :

« Sourire, être avenant, aimable et courtois, c’est bien beau, mais si l’entreprise

n’accorde pas toute l’importance qu’il faut à cette tâche, ne valorise pas son

personnel et ne lui fournit pas le cadre et la culture organisationnelle nécessaires

pour produire un acte d’accueil de qualité totale, ce dernier pourra toujours

sourire mais en vain ».

Pour le visiteur envers qui l’on accomplit des gestes d’hospitalité, avant, pendant et

même après son départ.

Inviter, accompagner et garder le contact : chaque geste ou dispositif peut sembler

secondaire ou anodin. Mais un accueil performant qui attire et retient l’attention tout

en marquant la mémoire se traduit par une foule de détails où chaque membre du

personnel, de première ligne ou non, est interpellé.

Comment faire pour que le visiteur se sente attendu, reçu comme un invité, considéré

comme un ami qui peut toujours faire signe une fois qu’il est retourné chez lui ?on ne

le dira jamais assez : l’accueil résulte de techniques d’interactions avec le visiteur et

se joue sur une gamme variée d’émotions. Une institution chaleureuse, accueillante

tant par son architecture que par la réception ou l’accompagnement ne peut que se

démarquer.

L'accueil de la clientèle est une étape à ne pas négliger, car la première

impression est souvent déterminante !

L'accueil ne se réduit pas à proprement parler au moment où le client franchit

le seuil de votre entreprise. Cette phase englobe plusieurs étapes, et, à chaque stade,

le client devra sentir qu'il a affaire à des professionnels à l'écoute de ses attentes.

112

L'accueil commence dès l'instant où le client souhaite entrer en contact avec

l'entreprise, soit par téléphone - c'est le cas le plus fréquent - soit par le biais

d'Internet – soit face à face une tendance dont il faut tenir compte. Ce premier abord,

s'il est négligé, peut faire perdre une clientèle importante.

Au téléphone, la prise en charge doit être rapide et de qualité. Il est vivement

recommandé de décrocher en moins de trois sonneries, d'avoir une formule d'accueil

qui permette d'identifier aussitôt l'entreprise et le nom de l'interlocuteur et, en cas de

mise en attente, de réduire celle-ci au minimum. Inutile de préciser que la personne

chargée du standard devra être aimable et attentive.

Le client qui préfère se renseigner sur l'entreprise par le biais de son site Internet se

rend généralement sur la page d'accueil de celui-ci. Il faut que la maquette soit

attrayante, que les informations soient compréhensibles, que le visiteur puisse poser

des questions. Et, si tel est le cas, il faut lui répondre dans la journée.

I- Les clés d'un accueil de qualité

La première chose que voit le client en pénétrant dans l'entreprise est l'espace

d'accueil qui lui est consacré. Partir du principe qu'il ne fait qu'y passer est une

grave erreur. Même si, effectivement, il y restera souvent très peu de temps, sa

première impression est toujours déterminante. Ce lieu sera à l'image de

l'entreprise : il doit s'en dégager une sensation de professionnalisme, et le client doit

s'y sentir en confiance. S'il est amené à patienter quelque temps, l'aménagement doit

être confortable et, si possible, proposer des services (distributeur de boissons,

toilettes, lecture, connexion Internet, etc.). Sachez toutefois que, même si le lieu

d'accueil présente quelques lacunes, le comportement de l'hôtesse pourra corriger

une première impression négative. L'inverse, par contre, n'est jamais vrai, aussi

somptueux que soit cet endroit !

113

Le facteur relationnel est l'élément clé d'un accueil de qualité. Quelques règles d'or,

simples, facilitent les premiers échanges : établir un contact visuel avec le client, le

saluer par une phrase de bienvenue avec le sourire (le plus naturel possible),

l'encourager à formuler l'objet de sa visite et lui fournir rapidement une réponse.

Il existe un seuil de tolérance à l'attente très différent selon les individus. Mais ce

seuil peut être considérablement abaissé par certains facteurs tels que la

promiscuité, l'inconfort, ou, tout simplement, par le manque d'informations

répercutées au client. Ainsi, mieux vaut agir avant que l'agacement ne gagne la

personne en attente. Il est important, dans de telles circonstances, de toujours garder

son calme, de penser à informer le client du motif de cette attente prolongée et, si

possible, de lui donner un délai approximatif. Présenter des excuses peut également

permettre de valoriser le consommateur qui se sentira alors respecté.

Constituer un fichier clients pertinent et rentable

Bien réfléchir à la teneur des informations qui seront à recueillir : une nécessité pour

rendre votre fichier performant.

Adresses erronées, organisation bancale, logiciel de gestion inexistant... À en croire

certains consultants, les PME négligeraient leurs fichiers clients. Grave erreur ! Car

ces bases de données sont capitales. D'abord pour entretenir la flamme chez les

meilleurs clients. Mais aussi pour rentabiliser des opérations de marketing direct.

114

Elles représentent donc un énorme levier pour doper les ventes et les marges. Encore

faut-il que « ce fichier permette de déterminer la cible susceptible d'être la plus

réceptive aux actions marketing et commerciales de l'entreprise », résume Frédéric

Mouille, Pdg de Marketing Business Solutions (MBS). Un préalable obligé.

Définir les informations à recueillir

Pour constituer un fichier, la première étape consiste à définir ce que l'on veut

recueillir comme type d'informations. En dehors des données classiques (adresse,

téléphone, mail), on pourra par exemple préciser l'âge ou la catégorie de revenus si

ce sont deux critères qui font apparaître les clients les plus rentables. Si votre chiffre

d'affaires plafonne, c'est peut-être que vous n'avez pas les bonnes infos. Pour autant,

inutile d'accumuler les renseignements, surtout au début de la constitution du fichier.

« Mieux vaut commencer par quelques infos puis ensuite enrichir progressivement

avec les critères que l'on considérera comme les plus pertinents, estime Antoine

Lebreton, responsable des ventes de Atheneo (CRM). Cinq informations à recueillir

pour un commercial, c'est déjà une bonne base. Dix, c'est un maximum. »

Organiser son fichier

Comment organiser ensuite son fichier ? Tout dépendra de votre activité et de votre

cible (grand public ou professionnelle). On segmente son fichier par chiffre d'affaires

(quatre ou cinq catégories suffiront) afin de déterminer les meilleurs clients. Lesquels

pourront ensuite, le cas échéant, bénéficier d'actions commerciales ciblées pour les

fidéliser. On peut aussi repérer les plus rentables ou les hauts potentiels avec la

méthode dite RFM, pour « récence, fréquence et montant », car les clients les plus

prometteurs sont ceux qui achètent souvent, pour un montant élevé, et qui l'ont fait

récemment.

Une fois déterminées les informations clés de votre fichier clients, il faudra aussi

« faire vivre » la base. Une règle d'or : profiter du moindre contact pour vérifier une

adresse, un numéro de téléphone, une fonction... « Un fichier vieillit en moyenne de

5 % par mois en termes d'adresses s'il n'est pas mis à jour en permanence, il perd

vite de son intérêt. On doit penser à relancer les clients même s'ils ne sont pas

115

actifs. » Si votre entreprise compte plusieurs services (commercial, marketing,

comptabilité, logistique...), tout le monde doit être mis à contribution pour recueillir

les données éparses. C'est tout l'intérêt d'un logiciel de gestion de la relation client

(CRM - customer relationship management) : il permet de centraliser et de traiter

plus rapidement toutes les informations que vous avez identifiées comme capitales.

Selon Antoine Lebreton, « un outil CRM permet aussi de sécuriser le fichier, car si le

commercial s'en va, les infos restent dans l'entreprise ».

Réussir sa carte de visite

La carte de visite participe à votre image de marque. Voici quelques conseils pour la réussir.

À l'heure d'Internet et des messageries électroniques, la carte de visite n'est-elle pas

un rien dépassée ? Et bien pas tant que ça. Pour un dirigeant ou un cadre, c'est

encore un support marketing indispensable. Bien souvent le premier auquel le

« prospect » sera confronté. C'est aussi un moyen basique mais efficace de

développer ses relations d'affaires, lors de réunions publiques : « Dans un monde de

plus en plus virtuel, il est essentiel, lorsque vous rencontrez quelqu'un, de laisser une

trace de soi, forte et dynamique pour donner à votre contact l'envie d'aller plus

loin dans la relation ».

Attention à la lisibilité

Premier conseil : attention à la lisibilité de la carte. Les caractères doivent être d'une

taille suffisante pour être déchiffrés instantanément. Et n'hésitez pas à utiliser les

caractères en couleurs, cela vous différenciera des cartes des professions libérales,

116

en noir et blanc. Mais attention à ne pas non plus multiplier les coloris et les styles

typographiques : « Le résultat, trop flashy, manquera de clarté, assure-t-on chez

Ooprint.fr, imprimeur sur internet. C'est ce qui arrive quand on veut mettre en avant

tout à la fois, sans hiérarchiser. Il faut se demander quelle information doit primer,

quel est le point fort que je veux montrer.»

Sur le contenu des informations, pour ce qui concerne votre fonction, soyez le plus

précis possible : « Il faut que votre interlocuteur comprenne immédiatement ce que

vous faites dans l'entreprise et comment vous gagnez votre vie ». Et la photo ?

Vraiment pas indispensable, sauf peut-être pour certaines activités artistiques.

En revanche, donner son adresse e-mail est presque devenu une obligation, même

dans des secteurs dits traditionnels, comme la restauration ou l'artisanat. Évitez

néanmoins les coordonnées fantaisistes du style nounours@youyou.fr. Méfiez-vous

aussi des adresses avec MSN, elles ne sont pas toujours bien perçues et vous feront

passer pour un adolescent attardé, adepte des « chats » sur le Web. Si votre

entreprise détient un site internet, il est évidemment indispensable d'en mentionner

l'adresse : votre contact pourra ainsi avoir accès à la vitrine de votre PME. Enfin, il

est de bon ton de laisser un numéro de portable. Votre contact appréciera de pouvoir

vous joindre à tout moment. « Le fait de mettre l'indicatif international par exemple

la France, 33, devant son téléphone est aussi généralement très apprécié, C'est

l'expression d'une capacité supplémentaire, à l'international en l'occurrence. »

Soigner l'aspect graphique

Même pour une PME, un logo est toujours un plus qui peut être accompagné d'une

« base line » résumant en quelques mots l'activité. Les deux doivent être percutants

tout en n'écrasant pas le reste des informations inscrites sur la carte.

Confiez la création du logo à un professionnel, sans pour autant y consacrer un

budget important. « Évitez de tomber dans les clichés, comme un logo en forme

d'ordinateur pour une société informatique. Cela serait forcément trop réducteur,

commente-t-on chez Ooprint. Si vous n'avez pas de logo, optez pour un parti pris

graphique fort qui donnera une identité à l'entreprise. ».

117

II- les Cinq grands moments de l’accueil

Nous relevons cinq moments clés de la visite, cinq grands moments de l’accueil

correspondant aux moments de contacts établis entre l’entreprise et le visiteur.

Voici les « cinq grands moments » de l’accueil et des services aux visiteurs :

1- Avant l’arrivée du visiteur.2- A l’entrée du visiteur.3- Pendant sa visite.4- A son départ.5- Après sa visite.

La professionnalisation de la fonction d’accueil.

L’accueil des visiteurs ne peut plus être seulement une affaire de bonne volonté ou

relever de l’improvisation.

On dit qu’un visiteur satisfait incite quatre personnes de son entourage à rendre dans

un musée et qu’un visiteur mécontent en dissuade dix.

1- Avant l’arrivée du visiteur   :

Se faire connaître et susciter l’intérêt

Une invitation est lancée au visiteur : où qu’il soit, les moyens mis en œuvre à cette

étape visent à lui donner envie de faire un détour, de se déplacer pour venir vous

visiter. Tout un système de communication se met en place pour rejoindre à distance

le visiteur qui choisit de venir à l’entreprise ou qui hésite à le faire.

A cette étape, il s’agit de présenter des informations pour convaincre le visiteur

de partir de chez lui et de venir jusqu’à vous parce que vous lui faites savoir que

vous êtes uniques, parce que vous lui faites connaître l’expérience que vous offrez

et ce qu’il peut découvrir à proximité.

Il s’agit aussi d’accroître votre visibilité auprès de visiteurs potentiels, de les

aider à localiser votre entreprise et de faciliter leur venue, ne serait ce qu’à leur

descente de voiture dans l’aire de stationnement.

118

Lors de cette invitation à distance, il faut combler deux besoins : donner un motif

de déplacement tout en instaurant des conditions pour préparer un accueil de

qualité et offrir au visiteur des points de repère lorsqu’il décide du trajet à

parcourir et qu’il doit se familiariser avec un lieu inconnu.

Les dispositifs et les services à implanter avant l’arrivée du visiteur visent à faire

connaître :

l’existence de l’entreprise, sa localisation et la manière d’y accéder.

Son histoire et sa spécificité ainsi que les thématiques abordées.

Les services et les équipements sur place.

L’environnement immédiat et à proximité.

Six objectifs sont proposés ici :

Objectif 1 : Faire connaître l’existence et la localisation de l’entreprise.

Fournir une information claire et spécifique.

Miser sur l’exclusivité et la spécialité des lieux.

Fournir des informations adaptées aux clientèles visées.

Objectif 2 : Faire connaître l’accessibilité de l’entreprise

Fournir des informations adaptées aux clientèles visées.

Objectif 3 : Faire connaître la spécificité de l’entreprise

Rédiger des textes et donner des informations brèves, claires, incitatives,

dans une langue impeccable.

Objectif 4 : Tisser des liens étroits avec la communauté hôte de l’entreprise.

Faire connaître l’entreprise.

Objectif 5 : Former le personnel

S’assurer d’une adéquation entre les ressources disponibles et les services

que l’on souhaite offrir.

119

Rédiger un guide de formation pour le personnel de première ligne et pour

le personnel auxiliaire.

Miser sur un plan de gestion du personnel et sur un processus de mise en

place tout autant que sur le suivi et sur les aspects techniques des emplois

liés à l’accueil.

Objectif 6 : Planifier les risques

Veiller à énoncer des règles de sécurité préventives.

Prévoir un protocole d’intervention et de suivi et le faire connaître au

personnel en ce qui a trait au traitement des plaintes.

2- A l’entrée du visiteur   :

L’informer et l’orienter :

Zone de transition entre la vie quotidienne et le lieu professionnel, le hall d’entrée est

à la fois lieu de contact, temps d’introduction à la visite et zone de sortie. C’est un

endroit où le visiteur s’informe, mais aussi où il se repose, avant ou après sa visite,

où il noue des contacts avec d’autres visiteurs, où il peut évoquer ce qu’il souhaite

faire.

L’image de l’entreprise se construit dès l’arrivée. L’architecture, le stationnement,

les premiers contacts, la signalétique, les informations et le service reçu : tout est

parlant. Dès l’entrée, le climat est établi. Souriant, attentif au visiteur, soucieux de

faciliter la visite, le personnel joue un rôle déterminant. Dès les premières secondes,

le visiteur ressent le climat qui règne dans l’entreprise. Encore faut-il, dans

l’aménagement et la réception, reconnaître les besoins et les attentes du visiteur, dès

son entrée. Son confort et sa sécurité président à l’aménagement du hall d’entrée.

Cinq éléments majeurs sont à prendre en compte à ce moment de l’accueil :

120

a- le parcours :

Offrir un parcours invitant.

b- A la porte :

Miser sur la clarté et la simplicité : le maximum d’information

avec un minimum de signes.

Fournir une information ciblée, un langage explicite, un

graphisme assurant une bonne lisibilité, des conditions

d’éclairage adéquates.

Assurer une présence d’accompagnement optionnelle.

Transmettre un plan d’accès

L’accès aux locaux est facile : les entrées du parking et du

bâtiment sont bien signalées (logo, numéro, fléchage…)

c- Dans le hall d’entrée : un hall chaleureux et fonctionnel

Décoration (plantes, photos de l’entreprise)

Panneau de bienvenu dans la langue du visiteur

Informer pour faciliter la visite.

Homogénéiser et intégrer les supports d’orientation.

Uniformiser la localisation des panneaux.

Prendre les moyens pour réduire le temps d’attente.

Espace d’attente confortable (fauteuils, revues, toilettes,

téléphone)

d- Au comptoir d’accueil :

Offrir un accueil personnalisé.

Fournir des informations complètes et succinctes.

e- Un accueil personnalisé :

Miser sur la courtoisie en tout temps.

S’entendre sur des règles d’éthique avec le personnel :

habillement, comportement, …etc

121

Reconnaître l’arrivée du visiteur par un contact visuel, par un

sourire, par des salutations.

Centrer l’attention sur le visiteur le plus rapidement possible.

3- Pendant la visite   :

Faciliter la compréhension et susciter l’émotion du visiteur.

L’accueil ne s’arrête pas au hall d’entrée. Il consiste aussi à implanter des

dispositifs, à offrir des services et à adopter des comportements qui concourent à la

compréhension et à l’émotion pendant la visite.

La qualité du service doit contenir à accroître l’intérêt, la compréhension et le plaisir

du visiteur tout en faisant appel à ses émotions et à ses sens. Les moyens instaurés

aident à animer et à valoriser les lieux, pour attirer son attention et maintenir son

intérêt tout en gardant un haut niveau de qualité et en respectant l’environnement.

On parle notamment de qualité lorsque le service basé sur une approche client est

impeccable et offert de façon uniforme et constante. Il s’agit en fait de répondre aux

attentes explicites et implicites du visiteur.

Deux besoins doivent être comblés à ce troisième moments de l’accueil : il faut que le

visiteur ait suffisamment de clés et de possibilités de compréhension et de donner un

sens à sa visite tout en ayant du plaisir et du confort.

4- A son départ   :

Donner au visiteur le goût de poursuivre une démarche d’exploration

Quel que soit le temps consacré à la visite, le moment du départ est important. Le

personnel à l’accueil est habituellement sur place pour saluer les visiteurs lorsqu’ils

partent.

Assurer un service sur mesure

S’assurer que le personnel remarque le départ du visiteur.122

Se donner des moyens pour mieux connaître les besoins et les centres d’intérêt

des visiteurs.

Faire preuve d’imagination pour fidéliser les visiteurs.

5- Après sa visite   :

Garder le contact avec le visiteur

L’accueil ne s’arrête pas avec le départ du visiteur. Il consiste aussi à garder le

contact. Le visiteur peut devenir un client fidèle de l’entreprise, mais on peut aussi

garder le contact en communiquant périodiquement ou ponctuellement avec lui. Il

peut s’agir de lui fournir par téléphone ou Internet une information dont on ne

disposait pas lors de sa visite.

Deux besoins doivent être comblés à ce moment de l’accueil : que le visiteur ait accès

à des informations additionnelles même à distance, s’il le souhaite, et que ses

commentaires et besoins soient pris en compte.

Les dispositifs à implanter après la visite :

Donner des informations additionnelles.

Garder le contact.

Tenir compte des commentaires des visiteurs ou les inciter à nous les faire

parvenir sur site Web, par courrier.

Inciter les visiteurs à nous faire part de leurs commentaires.

Assurer un suivi personnalisé :

Mettre à jour les listes d’adresses.

Assurer un suivi après le départ du visiteur soit téléphonique ou par Internet si

possible.

Analyser périodiquement les données de fréquentation et les commentaires des

visiteurs.

En résumant, quelque soit la situation traitée il faut respecter certaines règles :

123

III- Les Règles De L’accueil

Six règles feront de vous une bonne hôtesse :

Reconnaître le visiteur s’il est déjà venu. Mettre le visiteur à l’aise. S’adapter à l’interlocuteur. Etre diplomate. Donner satisfaction autant que faire se peut.

a- Reconnaître le visiteur s’il est déjà venu

La mémoire des visages et des noms est, pour une secrétaire, un grand facteur de

réussite.

Une secrétaire est très souvent en contact avec les gens qu’elle a déjà vus, qui

viennent au bureau sans qu’elle y soit préparée. Si elle ne reconnaît pas un client,

si elle est incapable de l’appeler par son nom, le client y verra un manque

d’intérêt de la firme à son égard ; s’il a un tempérament inquiet, il s’imaginera

qu’on attache aucun prix à sa clientèle et il sera mal disposé via à vis de cette

société qui ne l’apprécie pas à sa juste valeur.

Le problème est important lorsque la secrétaire reçoit directement les arrivants. Il

ne se pose pas si un garçon de bureau remet au préalable une fiche de visite. Il

suffit alors d’avoir un fichier de visiteurs bien tenu et…de le consulter.

Des efforts sporadiques pour se rappeler un nom, un visage ne servent

pratiquement à rien ; il faut quand on n’a pas naturellement la mémoire

nécessaire, une éducation systématique pour obtenir des résultats.

Deux cas peuvent se présenter :

- Ou bien la secrétaire ne reconnaît les visages et « garde le nom au bout de la

langue ».

- Ou bien la secrétaire ne reconnaît les gens.

124

Dans le premier cas la coupable c’est la mémoire auditive ; dans le deuxième la

mémoire visuelle.

Pour se rappeler un visage, le secret, c’est de l’observer, d’en chercher les

particularités, les signes caractéristiques qui permettent de faire un portrait

dessiné ou mental, d’écrire le nom, de l’utiliser aussi souvent que possible, de

créer des associations d’idées qui restent en mémoire, association entre la

personne, son nom, la société à laquelle il appartient.

Quels sont les signes caractéristiques qui peuvent vous aider ? On souvient

facilement d’un roux, d’un blond clair, d’un homme ou d’une femme qui louchent

ou qui ont le nez ou la bouche à travers, une tache sur la joue. Mais des signes

aussi nets ne se rencontrent pas tous les jours, il faut chercher des points de

repère dans les cas les plus banaux. Ces points de repère, vous les trouverez en

analysant le visage. Faites-le systématiquement, en partant du sommet du crâne

pour aboutir au menton inversement.

Dès que quelqu’un pénètre dans votre bureau, observez-le sans en avoir l’air. Dès

que vous serez seuls, faites un croquis, si vous savez dessiner, une caricature

même, qui vous mettra en mémoire les caractéristiques du visage. Si vous ne savez

pas dessiner, représentez-vous la personne sous forme de caricature également

vous ne l’oublierez pas. Petit à petit vos portraits seront meilleurs et la mémoire

plus sûre.

b- Mettre le visiteur à l’aise

Quand vous faites attendre un visiteur, veillez à son confort, assurez-vous que la

pièce où vous le laissez est éclairée correctement, suffisamment chauffée ou ventilée.

c- S’adapter à l’interlocuteur

Il ne faut pas parler de la même manière à l’orgueilleux et au timide, au méfiant et

au jovial, au misanthrope et au sociable. Si vous connaissez le visiteur, il vous est

125

facile d’être dans la noie. Si vous ne le connaissez pas, un peu d’observation vous

permettra de juger, mais soyez prudente en jugeant les gens : l’habit ne fait pas le

moine et il y a des gens importants qui négligent l’apparence.

Etablissez le contact avec prudence en employant la technique correspondant au

caractère que vous supposez. Ça rend, tout va bien : vous n’avez plus qu’à continuer.

Ça ne rend pas, essayez autre chose tout aussi discrètement.

Dans tous les cas, évitez de raisonner pour le plaisir de raisonner, votre interlocuteur

sera rarement aussi satisfait que vous des sophismes, des dilemmes qui laissent le

partenaire coi. Votre succès serait de mauvais aloi : après vous avoir quittée votre

interlocuteur vous en voudrait.

Convaincre c’est amener l’interlocuteur à remplacer son point de vue par le vôtre.

Votre interlocuteur est persuadé d’être dans le vrai, il faut l’amener adroitement à

changer sa manière de voir et à la changer de manière durable. Si vous avez emporté

son adhésion « à l’esbroufe », il y a beaucoup de chances qu’une fois parti il

revienne sur l’accord. Il le fera avec d’autant plus d’énergie qu’il aura un sentiment

d’infériorité, qu’il croira « s’être fait avoir »De plus, il conservera de la rancœur à

l’égard de votre maison.

Une opération n’est réussie que si les deux parties sont également satisfaites. Laissez

donc d’abord le visiteur exposer son point de vue et contentez-vous de répondre à ses

questions, de lancer une idée qui fera son chemin. Comme il sera satisfait d’avoir eu

la parole, il vous faudra la plupart du temps peu de choses pour l’amener à votre

point de vue. Si cette tactique n’est pas possible, parce que le visiteur est timide ou

peu loquace, trouvez le moyen de créer une disposition favorable.

d- Etre diplomate

126

La politesse, le tact, la diplomatie, la sympathie sont le plus sûr moyen d’obtenir

satisfaction.

Vous êtes impeccable, vêtements soignés, cheveux bien coiffés, ongles nets quand

vous accueillez un visiteur. L’impression est d’emblée favorable, allez-vous la

détruire par un abord désagréable? Non, n’est-ce pas !

Nous savons tous que la gentillesse agit automatiquement sur nous et que nous

sommes prêts à faire beaucoup de choses quand elles nous sont demandées

aimablement. Une ambiance se sympathie fait plus pour obtenir un résultat que les

arguments les plus logiques.

Personne n’aime avoir tort, encore moins se voir traiter de menteur. Epargnez la

susceptibilité de votre interlocuteur. Ne soyez jamais autoritaire ou brutale, pas plus

avec un client qu’avec un fournisseur, un représentant et même un importun.

Si vous devez dire des choses désagréables, si vous contredire, que ce soit avec

douceur et gentillesse. Selon l’expression populaire « si vous les enveloppez dans du

papier de soie, les choses désagréables passeront comme une lettre à la poste ».

Vous pouvez toujours employer des phrases qui montrent que vous comprenez les

difficultés de votre interlocuteur :

« Je comprends vos difficultés, madame, mais… »-« si j’avais été à votre place,

monsieur, j’en aurais certainement fait autant, toutefois permettez-moi de vous faire

remarquer… »

Votre interlocuteur est-il en colère, donnez-lui d’abord raison, votre douceur

éteindra l’incendié et sa violence ne trouvant pas d’aliments s’apaisera d’elle-même.

Même si vous devez faire une réponse que vous savez désagréable. Tempérez-la de la

douceur d’un sourire.

Si un visiteur se trompe sur l’heure et la date d’un rendez-vous, recevez-le avec une

très grande courtoisie, même si vous êtes sûre que l’erreur vient de lui, prenez la

127

faute sur vous puisque quelqu’un doit avoir tort… et vous savez bien qu’un client

toujours raison.

e- Donner satisfaction autant que faire se peut

Ne laissez jamais partir un visiteur sans l’avoir documenté sur les questions qui

l’intéressent et dont vous vous occupez, sans savoir comment le toucher si votre chef

désire le rencontrer.

Dans les cas complexes, vous exposerez au visiteur le projet de compte rendu que

vous vous proposez de faire à votre chef et vous obtiendrez son accord. Dès qu’il

sera parti, mettez au propre les notes prises et datez-les.

Si quelque collaborateur de la maison est compétent vous pouvez lui demander de

recevoir le visiteur ou, s’il ne peut le faire, de vous donner conseils ou indications.

Important :

Je suis un client sympa. Vous me connaissez tous. Quelle que soit la qualité du

service, je ne réclame jamais…

Au restaurant, je m’installe gentiment pendant que les serveurs bavardent sans me

prêter attention. Et si d’aventure, quelqu’un entré après moi est servi avant, je ne dis

rien. J’attends.

Quand je fais des courses dans un magasin, je reste direct. Je ne marche pas sur les

pieds des autres. Lorsqu’un vendeur désagréable s’énerve parce que j’hésite avant

de choisir, je déploie des trésors de politesse. Je ne crois pas aux vertus de la

grossièreté.

L’autre jour, je me suis arrêté dans une station-service et j’ai attendu cinq bonnes

minutes avant que le pompiste daigne s’occuper de moi. Il a alors renversé de

l’essence et essuyé mon pare-brise avec un chiffon gras. Me suis plaint ? Pas du tout.

Jamais de réclamations, jamais de reproches, jamais de critiques. L’idée même de

provoquer un esclandre comme certains n’hésitent pas à le faire, ne me viendrait pas

à l’esprit. Je trouve cela déplacé.128

Je suis le vrai client sympa, mais je dois aussi vous confier autre chose : je suis le

client qui ne revient jamais…

D’où l’importance de la qualité d’acceuil…

129

Evalauation Evalauation

QUESTIONNAIRE PRÉLIMINAIRE QUESTIONNAIRE PRÉLIMINAIRE

1. Que devriez-vous préparer avant de faire un appel professionnel ?

2. Qu’est ce qui montre votre désir d’aider lorsque vous êtes au téléphone ?

- Le ton chaleureux de votre voix- Le fait d’être franc et sincère- Le fait de vous servir du nom de votre interlocuteur- Tous les points ci-dessus

3. Que sont les trois premières choses que vous dites en répondant au téléphone?

1.2.3.

4. Dans une conversation téléphonique, qu’est ce qui est le plus important, ce queVous dites ou ce que vous entendez?

5. Quels mots sont représentatifs d’une courtoisie essentielle selon les situations ?- S’il vous plaît Comment puis-je vous aider ?- Quand pensez-vous passer la commande ? Merci- Je vous suis reconnaissant Combien en voulez-vous ?- Où voulez-vous être livré ? Je vous en prie- Je suis désolé

6. Que veulent savoir en priorité les gens en attente ou en transfert d’appel ?

7. Quelles sont les questions les plus importantes à poser à un client ?

8. Comment pouvez-vous être sûr de comprendre les instructions au téléphone ?- Demandez à la personne de vous envoyer une télécopie- Prenez des notes et répétez les instructions- Posez des questions sur chaque détail- Tous les points ci-dessus

9. Qu’est-ce qui est plus important : des communications téléphoniques avec un client ou avec un collègue de travail ?

130

Corrigés Questionnaire PréliminaireCorrigés Questionnaire Préliminaire

1. Que devriez-vous préparer avant de faire un appel professionnel ?Des catalogues, des prix, des numéros de téléphone, tout renseignement détaillé qui est souvent demandé et enfin votre attitude mentale.

2. Qu’est ce qui montre votre désir d’aider lorsque vous êtes au téléphone ?

Le ton chaleureux de votre voixLe fait d’être franc et sincèreLe fait de vous servir du nom de votre interlocuteurTous les points ci-dessus

3. Que sont les trois premières choses que vous dites en répondant au téléphone ?

Accueillez, identifiez-vous (votre service, et vous-même), demandez comment vous pouvez aider la personne qui appelle

4. Dans une conversation téléphonique, qu’est ce qui est le plus important, ce que vous dites ou ce que vous entendez ?

Les deux sont importants mais on oublie souvent d’écouter.

5. Quels mots sont représentatifs d’une courtoisie essentielle selon les situations ?

S’il vous plaît Comment puis-je vous aider ? Quand pensez-vous passer la commande ?Merci Je vous suis reconnaissant Combien en voulez-vous ? Où voulez vous être livré ? Je vous en prie

Je suis désolé

6. Que veulent savoir en priorité les gens en attente ou en transfert d’appel ?Qu’un être humain sait qu’ils attendent

7. Quelles sont les questions les plus importantes à poser à un client ?Qu’est ce qu’il veut et quel est son besoin

8. Comment pouvez-vous être sûr de comprendre les instructions au téléphone ? Demandez à la personne de vous envoyer une télécopie Prenez des notes et répétez les instructions Posez des questions sur chaque détail Tous les points ci-dessus

131

9. Qu’est ce qui est le plus importante : des communications téléphoniques avec un client ou avec un collègue de travail ?Les deux sont d’importance égale.

QUESTIONNAIRE D’ÉVALUATIONQUESTIONNAIRE D’ÉVALUATION

1. Avant de faire un appel professionnel quelles sont les choses à préparer ?

2. De quelles façons pouvez-vous indiquer à votre interlocuteur que vous êtes disposé à l’aider ?

3. Quelles sont les premières choses que vous dites en répondant au téléphone ?

4. Quand vous mettez quelqu’un en attente, vous devriez reprendre la ligne toutes les:

10 secondes 30 secondes 45 secondes

5. De quels mots vous servez-vous pour être courtois au téléphone ?

6. Que pouvez-vous faire pour ménager les sentiments de ceux que vous avez mis en attente ou en transfert d’appel ?

7. Que cherchez-vous à connaître quand vous posez des questions aux clients ?

8. Quelles sont les bonnes astuces pour être sûr de comprendre les instructions au téléphone ?

9. Les conversations téléphoniques avec des collègues de travail ne sont jamais aussi importantes que celles avec un client : vrai faux

10. Il est préférable de répondre à un appel professionnel en moins de :

1 sonnerie 3 sonneries 6 sonneries

132

Corrigés Questionnaire D’évaluationCorrigés Questionnaire D’évaluation 1. Avant de faire un appel professionnel quelles sont les choses à préparer ? Des catalogues, des listes de prix, (tout renseignement détaillé) etc. Enfin, il faut également préparer son attitude mentale.

2. De quelles façons pouvez-vous indiquer à votre correspondant que vous êtes disposé à l’aider ?

Accueillez avec « Comment puis-je vous aider? », un ton chaleureux, une communication franche et sincère et l’utilisation du nom.

3. Quelles sont les premières choses que vous dites en répondant au téléphone ? Accueillez, identifiez-vous (votre service et vous-même), demandez comment

vous pouvez aider la personne.

4. Quand vous mettez quelqu’un en attente, vous devriez reprendre la ligne toutes les  10 secondes 30 secondes 45 secondes

5. De quels mots vous servez-vous pour être courtois au téléphone ?S’il vous plaît, merci, je suis désolé, je vous en prie, comment puis-je vous aider? Je vous suis reconnaissant, etc.

6. Que pouvez-vous faire pour ménager les sentiments de ceux que vous avez mis en attente ou en transfert d’appel ?Faites-leur savoir ce que vous allez faire. Rassurez-les en expliquant que quelqu’un va prendre l’appel ou vous les reprendrez.

7. Que cherchez-vous à connaître quand vous posez des questions aux clients ?Ce qu’ils veulent et ce dont ils ont besoin.

8. Quelles sont les bonnes astuces pour être sur de comprendre les instructions au téléphone ?

Prendre des notes et répéter les instructions.

9. Les conversations téléphoniques avec des collègues de travail ne sont jamais aussi importantes que celles avec un client : vrai faux

10. Il est préférable de répondre à un appel professionnel en moins de :

1 sonnerie 3 sonneries 6 sonneries

133

Quels intérêts présente la prise de notes au cours d’une conversation téléphonique ?

- garder en mémoire le nom de l’interlocuteur et pouvoir personnaliser la relation - garder une trace de l’appel,- transmettre un message lorsque l’appel ne nous est pas destiné.

Vous êtes au standard de l’hôtel CONTINENTAL. Vous recevez l’appel de Monsieur Johnson.

- Dring, dring, ...

- « Bonjour, ici la réception, je vous écoute.

- Oui, ici Monsieur Johnson, chambre 406, j’attends plusieurs appels ce matin. Je

serai en conférence dans le salon bleu. Demandez-leur de laisser leur numéro et dites

leur que je les rappellerai sans faute entre 2 et 3 heures cet après-midi ».

A vous (écrivez vote réponse)

« Vous êtes Monsieur Johnson, chambre 406. Vous serez dans le salon bleu. Vous voulez que je note les numéros d’appel et dire aux gens que vous les rappellerez entre 2 et 3. C’est bien cela ? »

Avant De Conclure Une Conversation Téléphonique qu’est ce qu’il faut faire ?

1 reformuler ce qui vient d’être dit,2 poser une question de contrôle.

Réagissez aux différentes situations décrites ci-dessous (c’est vous qui êtes l’émetteur d’appel) :

1. Quelqu’un décroche et dit « Quittez pas, ... ». Un grand silence suit.

2. La standardiste vous dit : « Je vous passe Monsieur Z ». Vous entendez une

sonnerie et il ne se passe rien d’autre.

3. La secrétaire vous signale que votre interlocuteur est en ligne et vous dit « Désirez-

vous rappeler plus tard ou préférez-vous attendre ? ».

4. La ligne s’établit et vous entendez de la musique. Puis une voix vous dit « Bonjour,

vous êtes en correspondance avec la société DUBROC. Une correspondante va vous 134

répondre ». Vous entendez ensuite plusieurs fois le même message entrecoupé de

musique.

Corrigé :

Situation Réaction raisons

1

Inquiétude et énervement

Suis-je au bon endroit ? Je n’ai pas eu letemps de me présenter. Je suis obligéd’attendre ou de raccrocher. Dans les deux cas je suis insatisfait.

2 Enervement et frustration

Je m’attendais à avoir mon interlocuteur.L’attente non annoncée m’énerve. Je suisfrustré de ne pouvoir m’expliquer avecpersonne.

3 Acceptation de l’imprévuJe sais pourquoi je ne peux avoir tout desuite mon correspondant. On me laisse lechoix de la solution.

4 Agacement

Il s’agit d’une bande enregistrée. Je sais que je suis au bon numéro. Si l’attente dure trop longtemps, je vais raccrocher car je ne peux m’expliquer avec personne.

Trouvez une formule d’accueil pour chacune des trois situations présentées ci-dessous.

1. vous êtes le standard de l’entreprise « STADEROUT »,

2. vous êtes la secrétaire de Monsieur Jean PIAT, service du personnel de l’entreprise

« AVISEE »,

3. vous prenez en ligne Madame Sandrine DUPRES qui vient de vous passer votre

secrétaire.

1. « Société STADEROUT , bonjour »

2. « Sophie Ternier, bonjour » ou « Service du personnel, Sophie Ternier, bonjour »

3. « Madame Duprés ? Bonjour ! X à l’appareil ! »

135

Quelle doit être la démarche à mettre en œuvre lorsque l’on met un correspondant en attente ?

LORSQUE L’INTERLOCUTEUR EST OCCUPE1 expliquer la raison du non transfert2 proposer une alternative3 intervenir régulièrement sur la ligne (toutes les 10 à 15’’)

Que peut-on dire lorsqu’on transfert l’interlocuteur après avoir mis en attente ?

« Merci d’avoir patienté, Monsieur X, je vous passe le poste de Madame Y ».

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Liste De Référence Bibliographique

Communiquez efficacementChris Roebuck First Editions

Communication (Plein Pot Mémo)D. LaborieFoucher

Communication et organisation

M. BerthetP. FuzatA. PhilippeFoucher

Communication et négociation

Miguel ChozasChristine JullienPhilippe GabillietFoucher

Les Bases de la communication Humaine 2° édition

Gail E. MyersMichele Tolela MyersChenelière/McGraw-Hill Montréal

Secrétaires : Communiquez et négociez au quotidien

Geneviève BercoviciGilda DerouetLes éditions d’organisation

Internet Divers site

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