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Développer une stratégie de plan financier efficace : Une étude de cas

Présentation à l’ACPAU 2006

20 juin 2006

John Baker, directeur de la gestion des immeubles

École de médecine de l’Université du Massachusetts

Susan Anson, directrice généraleVFA Canada Corp.

Au sujet de l’École UMMS

Un des centres américains d’enseignement en santé des plus florissants

Offre des programmes en éducation et recherche de la santé, et services à la population et soins cliniques

Le campus de Worcester au Massachusetts comprend :

L’école de médecine Se range régulièrement parmi les

meilleures écoles de médecine en soins primaires

Partenaire académique de l’hôpital Universitaire Memorial Health Care

Institution de recherche de classe internationale

174 millions $ de fonds de recherche en 2005 École graduée en nursing École graduée en sciences biomédicales

770 millions $ de fonds et revenu en 2005

Une communauté d’apprentissage

944 enseignants à temps

plein

77 enseignants à temps

partiel

406 étudiants en médecine

13 étudiants PhD / MD

523 résidents et fellows

Les installations d’UMMS

Quatre bâtiments, au total 1 744 427 pieds carrés

École de médecine 905 000 p.c. Laboratoires d’enseignement et

recherche Hôpital universitaire

716 000 p.c. : Centre de trauma niveau 1

Hôpital de 350 lits Benedict Building

78 000 p.c. Unité de soins ambulatoires

Shaw Building 44 000 p.c. : Bâtiment administratif

L’âge des bâtiments : de15 à 55 ans

Développer un plan financier

Les plans financiers de l’École de médecine Financement local (Bourses de recherche fédérales, obligations et fonds

local et l’UMMS) Infrastructures partagées (Accord entre occupant et propriétaire) Système de financement de l’UMass Composantes du plan financier

Nouvelle aire d’expansion ou nouveaux programmes Nouvel équipement (technologie de l’information, instruments de

recherche, etc.) Maintenance différée ou projets de rénovation Priorisation

Initiatives “Réparons d’abord !” Analyse de maintenance différée et de projet de rénovation

Inventaire Qu’est-ce qui est en panne ? Cycles de vie du système des équipements et des bâtiments

Les défis

Entretien des infrastructures – Capacité d’investir adéquatement dans les infrastructures pour maintenir des systèmes et des équipements fiables Impact opérationel – Ventilation équilibrée, normes de contrôle d’infection,

ascenseurs fiables, confort des étudiants, etc. Rapports JCAHO bi-hebdomadaire au personnel de l’hôpital

Priorisation des projects – Concurrence pour le financement entre divers programmes

Allocation du financement – Des allocations appropriées à partir de diverses sources Programmes d’allocations d’État ou académiques; programme des opérations

et de la maintenance de l’école; programme d’infrastructures partagées école/hôpital

Choix d’investissement subjectifs Faiblesses avérées de l’équipe interne et attribution des priorités Décisions fondées sur l’expérience et les données sur les bâtiments Manque d’objectivité, analyse par une tierce partie

Capacité d’articuler le RSI et la gestion du risque opérationnel Valoriser le financement de projets de rénovation

Exemples

Ascenseurs Âgés de 35 ans Vieux systèmes d’appel par contact électrique Sur-utilisation quotidienne par plus de 5 000 employés, visiteurs et

patients Lents, peu fiables, pas de pièces de rechange et pannes prolongées

Systèmes mécaniques Fuites liquides, contrôles défaillants, réparations multiples, inefficacité

énergétique Inconfort des usagers et risque d’utilisation accru

Systèmes de plomberie Fuites aux impacts importants sur les appareils de contrôle Mauvaise qualité de l’eau et perforation de la tuyauterie Tout le système doit être remplacé

Systèmes de couverture Un toit qui coule est inaccepatable

Survol des solutions

Évaluation en profondeur de l’état du bâtiment par une tierce

partie (VFA), notamment :

Évaluation des systèmes mécanique, électrique et architectural

Évaluation de la vie utile restante des principaux systèmes des

bâtiments

Entrée des données d’évaluation sur le logiciel VFA

Banque centrale de données sur l’état et le cycle de vie des

bâtiments

Comprenant un inventaire de l’équipement

Utilisée pour générer une liste détaillée des exigences, des

actions et des coûts impliqués (selon les normes industrielles

moyennes)

Analyse et rapport automatisés

Le processus d’évaluation

Activités préparatoires à l’évaluation de l’UMMS

Établissement des protocoles de communication Revue des études et devis Rencontre avec le personnel Entrevues avec le personnel d’entretien Coordination de l’accès au building par l’entremise du personnel du matériel

et des bâtiments Collecte d’informations auprès du personnel des installations

Le processus d’évaluation

Informations recueillies

Type et état des systèmes des bâtiments tels que la toiture, l’équipement mécanique, la finition intérieure, la plomberie, l’électricité, etc.

Observation et prise en note des exigences Classification des exigences par :

Priorité Catégorie (cause) Système du bâtiment

Actions recommandées avec estimation des coûts du projet

Classification des exigences: Priorité

Exigences classées par priorité afin d’établir la gravité du problème :

1. Gravité présente

2. Gravité potentielle

3. Nécessaire mais pas encore critique

4. Recommendé

5. Ne répond pas aux codes et aux normes actuels

Expansion Lakeside de 270 000 p.c.

Classification d’exigence: Catégorie

Conformité au code Accessibilité Code du bâtiment Sécurité

Opérations Énergie Maintenance Sécurité

Fonctionnalité Mission Modernisation Adaptation Obsolescence Capacité

Integrité Apparence Fiabilité Dépassement de la vie utile estimée

Environnement Qualité air/eau Amiante Plomb BCP

Divers Autres

Mesure du progrès: Indice de l’état du bâtiment

Indice de l’état du bâtiment (IEB)

Méthode industrielle standard de comparaison d’états relatifs des actifs

FCI = IEB = Coût total des exigences

Valeur de remplacement

Excellent Bon Passable à faible

0 % 5 % 10 % 50 % 100 %

Valeur de remplacement actuelle (VRA): 424,274,273 $US

IEB = 0.24

Analyse des exigences

Requirement Total Cost by Systems & Equipment

6%

39%

30%

15%

8%

2%

HVAC Systems

Electrical Systems

Interior Construction

Furnishings (LabCasework, etc.)

Plumbing Systems

Exterior Closure(Roofing, Doors, etc.)

Analyse des exigences

Requirement Total Cost by Category

68%

3%

10%

12%

5%

2% Beyond Rated Life

Reliability

Appearance (LabCasework and Finishes)

Life Safety

Building Code

Accessibility

Exigences par priorité

1- Currently Critical

2- Potentially Critical

3-Necessary- Not Yet Critical

4- Recommended

5-Does Not Meet Current Codes/Standards

Prévision de rénovation des installations

Options de financement

Résultats à ce jour / prochaines étapes

Reconnaissance du besoin d’investir davantage dans les infrastructures afin d’atteindre les objectifs opérationnels et stratégiques de l’hôpital et de l’école

Reconnaissance de financer des projets de rénovation pour éviter que des pannes compromettent les soins de santé, l’enseignement ou la recherche

Engagement à doubler et tripler le financement des infranstructures en 2007

Quelle est l’étape suivante de ce cycle budgétaire… ?

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Questions

CAUBO-ACPAU 2006

20 juin 2006

John Baker, directeur de la gestion des immeubles

École de médecine de l’université du Massachusetts

john.baker@umassmed.edu

Susan Anson, directrice générale de VFA Canada Corp.

sanson@vfa.com