05 décembre 2013automatisation CHBS1 C. Le Grognec, A. Levron Pharmaciens.

05 décembre 2013 automatisation CHBS 1

C. Le Grognec, A. LevronPharmaciens

automatisation CHBS 2

Plan

Le projet du Centre Hospitalier Bretagne Sud (CHBS) et l’acquisition de l’automate

L’implantation de l’automate

Bilan initial et conclusion

14 novembre 2013


Présentation du CHBS1062 lits d'hospitalisation complète et 103 places

Informatisation de la prescription : Génois

MCO : + de 80%SSR, USLD, EHPAD : 100%

14 novembre 2013


Historique de la dispensation nominative

USLD : 85 lits en Dispensation HebdomadaireSurconditionnement manuel unitaire

EHPAD : 48 lits de la maison de retraite dispensation mensuelle

14 novembre 2013


Evaluation satisfaisante à plusieurs niveaux : Gain de temps pour les IDE des USLD estimé à 2h/j/service,Satisfaction quant à la qualité du service proposé, Réduction vraisemblable des erreurs

Extension de la DN demandée par le chef de pôle et les équipes soignantes

Organisation contraignante et chronophage

Problématique du déploiement de la DN (matériel, organisationnel et humains)

Historique de la dispensation nominative

14 novembre 2013


Solution Manuelle Solution Automatisée -Coût d’investissement (Postes de cueillettes,

armoires mobiles)

-Diminution des erreurs de distribution -Sécurisation du CM et traçabilité -Diminution des taches fastidieuses et répétitives et des postes de travail à faible valeur ajoutée -Réduction des surcoûts en personnel

-Coût d’exploitation (personnels et consommables) -Contraintes architecturales pour les postes de cueillettes (surface suffisante) -Risques d’erreurs -Risque de prendre une option irréversible (difficulté de redéploiement des préparateurs par la suite)

-Coût d’investissement initial -Nouvelles compétences -Coût de maintenance -Coût d’exploitation (consommables) -Bruit? -Contrainte architecturale (espace pour l’automate)

14 novembre 2013


Conception du projet et validation institutionnelle

14 novembre 2013


Conception du projet et validation institutionnelleConsommation des médicaments en MCO

14 novembre 2013



14 novembre 2013



Chronologie du projetFév 2010: présentation à la direction du projet:

avis favorableNov 2010: présentation en COMEDIMS: impact

financier à retravaillerJanv 2011: présentation en directoire: validation

Fév 2011: lancement de l’AO ouvert

Juin 2011: AO infructueux

14 novembre 2013



Chronologie du projetJuillet 2011: lancement procédure d’achat par

marché négocié

Déc 2011: comité de choix: présentation des différentes offres: négociations financières à reprendre et compléments d’information à obtenir

Fin Janv 2012: comité de choix; validation achat Eco-dex

14 novembre 2013


L’appel d’offre ouvert- Infructueux car les offres ont été jugées inacceptables du point de vue

financier- Hypothèse : consommations initialement surestimées

Marché négocié a été relancé dans la fouléeMarché à tranches : une tranche ferme et une tranche conditionnelle

Tranche ferme : fourniture et installation d’un automate de dispensation nominative pour 460 lits (SSR, USLD, EHPAD) ;

Tranche conditionnelle : fourniture et installation d’un automate de dispensation nominative pour les 600 lits de MCO et les 150 places de l’UCSA

Quatre industriels ont répondu à la procédure : Sinteco, Swisslog, France Hôpital, Eco-Dex

L’acquisition de l’automate

14 novembre 2013


L’acquisition de l’automate Elaboration des critères de choix

4 critères généraux : - Fonctionnel- Technique- Assistance- Coût

- Permettre une comparaison des offres- Choix le plus objectif possible- Eviter un recours administratif

divisés en différents paramètres, chacun avec un système de cotation, pour permettre de comparer les réponses des industriels au cahier des charges. Poids différents selon l’importance que l’on veut donner au critère

14 novembre 2013


Evaluation des offres : Permettent tous le découpage de tous les types de blisters

MAIS : automatisation de l’ensemble des tâches du processus (découpage, suremballage, stockage et dispensation) plus aboutie pour Eco-Dex : meilleure note pour l’automatisation de l’ensemble des tâches

Sinteco, Swisslog et France Hôpital : étapes intermédiaires avec nécessité d’intervention humaine.

Exemple : après la découpe des blisters en unités galéniques individualisés, ils sont stockés dans des boites (qui contiennent donc un « vrac » de blisters découpés).

Ces boites serviront ensuite à alimenter le module de suremballage des médicaments mais ce transfert n’est pas automatisé.

L’acquisition de l’automate

14 novembre 2013


ConclusionChoix de l’automate d’Eco-Dex :

facilité de compréhension du fonctionnement et la convivialité du système à son avantage.

automate monobloc de conception moderne dont la compréhension est plus facile.

automate innovant avec une réelle valeur ajoutée autour de la recherche et développement : la partie découpe des blisters est optimisée par rapport aux systèmes existants sur le marché.

14 novembre 2013

automatisation CHBS 1614 novembre 2013


Installation de l’automateOù ? Dans les locaux de la PUI du nouvel hôpital du Scorff

Quand ? Installation fin mars 2013

Comment ?Différentes étapes successives : montage, câblage,

paramétrage, tests

Qui ?Automaticien, roboticien, informaticienPPH, Pharmaciens, service informatique du CHBS14 novembre 2013


L’ACCED : Automate de Coupe, Cueillette Et de Dispensation

Module d’introduction des blisters

Stockeur rotatif pour les produits à faible rotation.(Non fonctionnel pour l’instant)

Module d’introduction et de sortie des plateaux-piluliers

Accès à l’ECI (Ensacheuse de Conditionnement Unitaire) pour le conditionnement unitaire des formes galéniques variées non présentées en blisters rigides (sachets, vracs)

Zone d’accès au module de stockage

14 novembre 2013


Montée en chargeServices pilotes : services de soins « chroniques »Bénéficiant déjà de la DN : pas de formation

supplémentaire dans les services Initialement 460 lits étalés sur 12 semaines…. ….Anticiper les ponts de mai

1ere dispensation partielle le 19/4/13 pour 45 litsPrévoir un complément manuel pour les médicaments qui

ne sont pas encore stockés dans l’automate

A l’heure actuelle : 200 lits en DN automatisée partielle (uniquement formes orales sèches)

14 novembre 2013

automatisation CHBS 2014 novembre 2013


BilanChangement de marchés :

Changer le produit dans les logiciels de gestion et de prescription

Paramétrage de la découpe du blisterChanger le visuel du produit 1 code produit -> 2 codes CIP

Lors des choix: Mettre en balance les coûts du changement par rapport au gain théorique escompté

Déconditionnement des médicaments vracs : 1 mois de péremption

05 décembre 2013


BilanVolumes de retours générés: jusqu’à 95% de

retours sur certaines spécialitésSeresta, Lopéramide, Dompéridone

Travailler avec les prescripteurs sur les protocoles IDE et les prescriptions « si besoin »:ConstipationDiarrhéesEpilepsieDouleurs etc…

05 décembre 2013


BilanNécessaire coopération:

avec l’industriel : résoudre problèmes techniques rencontrés (interfaçage, mécanique) et travailler sur les évolutions proposées

avec les services de soins : visite à la pharmacie, validation commune de la présentation en plateau

Savoir être réactif, prévoir un fonctionnement en mode dégradé

05 décembre 2013


ConclusionDu positif :

Dialogue avec le fabricantUne équipe très impliquée à la pharmacieProgression du déploiement

MaisBlocages aléatoires et encore trop fréquentsDifficile de faire comprendre nos contraintes

aux servicesRelative « impuissance » face aux blocages

05 décembre 2013


ConclusionApport du projet :

Négociation avec les instances (COMEDIMS, directoire)

management d’une équipe,gestion au long termeTravail en amont avant l’installation de

l’automate

Manque de recul actuel sur la performance de cet automate

05 décembre 2013


ConclusionAutomatisation = moyen pour sécuriser le

circuit du médicament

Attention aux erreurs par défaut de contrôle dues à une confiance excessive dans le système

Intérêt de la démarche de gestion des risques

05 décembre 2013

automatisation CHBS 2705 décembre 2013

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