1alain.megret.free.fr/telechargement/quick_business/plan... · Web viewCréation d’une Base de...

PLAN DE FORMATION DETAILLE DE Quick Business Version 4.

1. Ouverture de la Base de données Plein Pot Quick Business :.......................................3

2. Définition d’un logiciel de G.R.C. et les différentes fonctionnalités :..........................3

2.1. Définition :..................................................................................................................3

2.2. Les fonctionnalités :....................................................................................................3

3. Découverte du Menu général et de l’écran d’accueil :..................................................3

3.1. L’écran d’accueil :......................................................................................................3

3.2. Le Menu Général :......................................................................................................4

4. Contenu de la liste des Prospects :...................................................................................5

4.1. La barre de titre :........................................................................................................5

4.2. La barre d’outils horizontale :....................................................................................5

5. Contenu d’une fiche Prospect :........................................................................................5

5.1. La barre de titre :........................................................................................................5

5.2. Le contenu général de la Fiche :................................................................................5

5.3. La barre d’outils verticale à gauche :........................................................................6

5.4. La barre d’outils horizontale en bas :........................................................................6

6. Création d’une Base de données :....................................................................................6

6.1. Création initiale :........................................................................................................6

6.2. Création du premier utilisateur :................................................................................7

6.3. Paramétrage général :................................................................................................8

7. Création du fichier Prospect :........................................................................................10

7.1. Sur Excel :.................................................................................................................10

7.2. Sur Quick Business :.................................................................................................10

7.3. Transfert du fichier Excel vers Quick Business (Ex : Prospects) :...........................13

7.4. Personnaliser l’affichage de la liste des prospects :................................................14

7.5. Créer une liste personnalisée (générateur d’états) :................................................15

8. Les Actions, l’Agenda et le Planning :..........................................................................15

8.1. Les Actions :..............................................................................................................15

8.2. L’Agenda :................................................................................................................17

8.3. Le Planning :.............................................................................................................17

9. Le Fichier Produits :.......................................................................................................18

9.1. Les questions à se poser :.........................................................................................18

9.2. Création de plusieurs produits :...............................................................................18

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9.3. Adapter la liste des tarifs à l’écran :........................................................................18

9.4. Créer une liste des produits avec le générateur d’états :.........................................18

10. Réalisation d’un devis pour un client :.....................................................................19

10.1. Paramétrage de l’imprimé :..................................................................................19

10.2. Création et impression du devis pour un prospect :.............................................19

10.3. Où est stocké le devis :..........................................................................................19

10.4. Comment clôturer un devis :.................................................................................19

10.5. Où peut-on retrouver une trace de cette affaire clôturée :...................................20

10.6. Facturation et Règlement du devis :.....................................................................20

11. Comment faire un publipostage dans Quick Business :..........................................21

11.1. Créer la lettre type :..............................................................................................21

11.2. Lancement de la fusion pour le mailing :.............................................................21

12. Joindre un document à un prospect :........................................................................21

12.1. Rechercher un itinéraire et un plan :....................................................................21

13. Joindre une image, une signature :...........................................................................22

13.1. Préparatifs :..........................................................................................................22

13.2. Importation d’une image pour les documents à imprimer :.................................22

13.3. Importation d’une image pour un produit :..........................................................22

13.4. Importation d’une signature :...............................................................................23

14. Utilisation de la messagerie Internet :.......................................................................23

14.1. Paramétrage d’Outlook Express :........................................................................23

14.2. Paramétrage de Quick Business :.........................................................................23

14.3. Test de la messagerie :..........................................................................................23

15. La Note de Frais :........................................................................................................25

15.1. Création des mots clés pour le champ Nature Frais :..........................................25

15.2. Vérification de la Nature des frais dans la fiche Utilisateur :..............................25

15.3. Compléter les renseignements concernant la voiture de l’utilisateur :................25

15.4. Réalisation de la note de frais pour le mois en cours :........................................25

15.5. Visualisation du détail des frais :..........................................................................25



1. Ouverture de la Base de données Plein Pot Quick Business :a) Lieu d’implantation de Quick Business.b) Le mot de passe (Choisir max de préférence).c) Les didacticiels (Définitions).d) Le livre Plein Pot Quick Business Version 4 chez Foucher.e) Choisir Pro+Gescom.

2. Définition d’un logiciel de G.R.C. et les différentes fonctionnalités :

2.1. Définition :a) G.R.C. = Gestion de la Relation Clientèle.

2.2. Les fonctionnalités :a) Gestion d’une Base de données relationnelle :- Relation entre les fichiers.- Access gère ce genre de fichiers ou tables.b) Les manipulations de base sur les enregistrements d’un fichier :- Création, Modification, Suppression, Recherche.- Mailing ou E-Mailing.c) Les manipulations de base à l’intérieur d’une fiche :- Suivi avec commentaires libres.- Doc joints.- Impression (Liste, Générateur d’états, Fiche, Etiquettes).d) Agenda et Planning.e) Rappel des actions ou des tâches à effectuer.f) Traitement de texte.g) Gestion d’une note de frais.h) Le fichier Produit.i) Importation et exportation de données.j) Paramétrage général et utilisateur.k) Paramétrage des champs et des mots clés (Définitions).l) Définir un objectif pour un commercial.m) Liaison avec un ordinateur de poche ou un assistant personnel.n) Tableau de bord et statistiques.o) Gestion commerciale (Devis, Bon de commande, Facture, …).p) Messagerie Internet (envoi de messages).q) Messagerie Interne (entre utilisateur).p) Liaison avec un logiciel de cartographie (WayPro).q) Liaison avec un logiciel de géomarketing (Géoconcept).

3. Découverte du Menu général et de l’écran d’accueil :

3.1. L’écran d’accueil :a) La barre de titre.



b) La barre des menus.c) La palette (paramétrable).- Accès : Communication / Affichage de la palette.- Dans l’Utilisateur, Bouton Options d’affichage.

3.2. Le Menu Général :a) Les Fichiers :- Prospects, Clients, Sociétés, Contacts (liaison entre eux).- Affaires : Devis.- Actions : Téléphoner, Prendre un RDV, action envers le client.- Agenda : Positionnement des actions par jour.- Planning : Vue générale de l’agenda pour tous.- Rappel des actions du jour : Alarme (paramétrable).- Historique des Affaires : archivage des affaires réalisées.- Documents types : Traitement de texte.- Produits.- Notes de frais.b) Edition :- Retour arrière.- Couper, Copier, Coller.- Afficher le presse-papier.c) Administration :- Paramétrages : Entreprise, champs et mots clés.- Gestion des utilisateurs : Coordonnées + Paramétrage spécifique.- Définition des objectifs : Lié à un commercial selon différents critères, calcul d’un commissionnement.- Import de données : Excel vers Quick Business (Format .TXT).- Export de données : Quick Business vers Excel.d) Synchronisation :- Liaison avec un assistant personnel ou un ordinateur de poche.e) Tableau de bord :- Prévisionnel des ventes.- Les différents cumuls de CA.- Analyse des ventes par produit.- Etats et rapport d’activités (à développer).- Analyse détaillée des frais.- Analyse des données.- Générateur d’états.f) Gestion :- Gestion commerciale.g) Communication :- Word, Excel : ouvrir une liste ou une fiche au préalable (mailing ou export).- Export de données vers les logiciels Waypro et Géoconcept.- Messagerie Internet (envoi de mails et paramétrage).- Messagerie Quick Business interne : active uniquement en version serveur.- Affichage de la palette : raccourci pour accéder aux fichiers.- Ranger les fenêtres : retrouver la barre de titre de toutes les fenêtres.h) Aide :- N° de version.- Editeur de Quick Business : Yellowstone.



- Site de Quick Business.- Nom et lieu de la Base de données.- Coordonnées de la société Yellowstone.

4. Contenu de la liste des Prospects :

4.1. La barre de titre :a) Nom de la liste.b) Nombre d’enregistrements.c) Les 3 boutons de Windows.

4.2. La barre d’outils horizontale :a) Ajouter une fiche.b) Modifierc) Supprimer la ou les fiches sélectionnées.d) Rechercher : Assistée ou Recherche par ensemble.d) Sélection :- Ctrl et Shift.- Ctrl + A.e) Bouton Réduire la sélection.- Réduire la sélection aux fiches sélectionnées.- Stocker la sélection courante.- Recharger une sélection.f) Visualiser toutes les fiches.g) Editer une liste, un état ou des étiquettes.h) Editer un Mailing à l’ensemble des fiches sélectionnées.i) Envoi d’un e mailing aux fiches sélectionnées à l’écran.j) Outils :- Boîte à outils.- Enregistrez la présentation.k) Passer un prospect en client.l) Recherche rapide selon un champ :- Utilisation de @.- Ex : [email protected] Selon un type (Tous, Suspects, Prospects).m) Les différents tris sur l’entête de colonne.

5. Contenu d’une fiche Prospect :Ouverture : Double clic ou Bouton Modifier après sélection d’une fiche.

5.1. La barre de titre :a) Nom de la fiche.b) Raison sociale + des zones du décideur (Nom, Prénom).c) La croix rouge est inopérante.

5.2. Le contenu général de la Fiche :a) X boutons.b) Les champs.c) Les zones.



d) Les mots clés si est affiché à droite du champ.e) La barre d’outils verticale à gauche.f) La barre horizontale en bas.g) L’accès à certains onglets à droite avec affichage.

5.3. La barre d’outils verticale à gauche :Bouton Informations :Bouton général :Bouton Informations clés :Bouton Contacts :Bouton Actions :Bouton Courrier :Bouton Doc joints :Bouton Commentaires :Bouton Affaires :Bouton Infos facturation :Bouton Table paramétrable liée :Bouton Table paramétrable liée :Bouton Tableur :

5.4. La barre d’outils horizontale en bas :a) Champ Alphanum Liste mots clés.b) Impression de la fiche.c) Messagerie unifiée.d) Précédent / Suivant.e) Annuler : Sortie sans enregistrer.f) Sauver : Enregistrer sans sortir.g) Valider : Enregistrer et sortir.

6. Création d’une Base de données :

6.1. Création initiale :a) Lieu d’enregistrement.- Cliquer sur le bouton Nouveau.

b) Son nom.



c) Les fichiers pour la sauvegarde.- Le lieu est affiché dans la sauvegarde ci-dessus.- .4DD et .4DR.d) Paramétrage global de l’entreprise.- Le numéro de série a été effacé pour la copie d’écran.- Palette a été décoché pour éviter son affichage automatique.

e) Par défaut le premier utilisateur créé est l’administrateur.

6.2. Création du premier utilisateur :a) Accès : Administration / Gestion des utilisateurs.b) Cliquer sur le bouton Ajouter une fiche.c) Renseigner la boîte de dialogue Choix du profil en indiquant Administrateur.



d) Cliquer sur le bouton Valider.e) Remplir l’écran du Nouvel utilisateur par rapport à vos coordonnées.- Cocher Administrateur.

f) Cliquer sur le bouton Valider.g) Prévoir d’insérer votre signature qui sera scannée.

6.3. Paramétrage général :a) Administration / Paramétrages / Bouton Général.- Compléter les coordonnées et les renseignements de l’entreprise.- Nom par défaut à l’entrée dans Quick Business (choisir vous même).



b) Administration / Paramétrages / Bouton Communication.- ETUDIER ENVOI SMS et FAX (sites indiqués dans le paramétrage.- Choisir le Format des Nos de téléphone.

c) Administration / Gestion des utilisateurs.- Bouton Général déjà complété.- Bouton Accès Tables :

* Expliquer le contenu de cet écran.- Bouton Options d’affichage :



7. Création du fichier Prospect :

7.1. Sur Excel :a) Créer la Base de données en respectant les règles de création :- Ligne 1 = Les champs.- Ligne 2 à X = les enregistrements.- Mise en page du tableau.- Suppression des feuilles inutiles.- Nommer la première feuille.- Choisir un format spécifique pour les champs :* CP, Tél Fixe, Tél portable, Date Naissance.- Mettre des listes de choix pour les champs suivants :* Titre, CSP, Situation familiale, Permis.b) Enregistrer la Base de données au Format Excel.c) Enregistrer la Base de données au format .TXT

7.2. Sur Quick Business :

7.2.1. Correspondance des champs de la fiche Prospects et les champs d’Excel qui existent :

a) Pour vérifier la correspondance de ces champs.b) Accès : Fichier / Prospects.c) Cliquer sur le bouton Ajouter une fiche qui ouvre une fiche vierge.

Quick Business Excel



Code client (situé en haut et à droite). NoM/Mme TitreNom NomPrénom PrénomAdresse AdresseCode Postal CPVille VilleTéléphone Tél fixe

7.2.2. Création des champs qui n’existent pas dans Quick Business :

a) Accès : Administration / Paramétrages / Bouton Paramétrage des Champs.- Double cliquer sur Tables Sociétés.b) Double cliquer sur Informations clés.c) Choisir Alphanum, Numérique, Date ou Boîte à cocher en fonction du type de champ.d) Double-cliquer sur le nom du champ.e) Saisir son libellé et valider.

Quick Business Excel FormatChamp numérique 1 Tél portable 00 00 00 00 00Champ Alphanum 1 CSPChamp Date 1 Date NaissanceChamp Alphanum 2 Situation FamilialeChamp Boîte à cocher 1 PermisChamp numérique 2 Nb Enfants 00c) Vérifier la présence des champs dans la fiche Prospects.d) Idem pour les fiches Clients et Sociétés.

7.2.3. Rendre invisible les champs non utilisés dans la fiche Prospects :

a) Accès : Administration / Paramétrages / Bouton Paramétrage des Champs.- Double cliquer sur Tables Sociétés.b) Double cliquer sur Informations clés.c) Choisir Alphanum, Numérique, Date ou Boîte à cocher en fonction du type de champ.d) Double-cliquer sur le nom du champ.e) Décocher la case Visible.

f) Ouvrir la fiche Prospects et remarquer la disparition des champs concernés.

7.2.4. Faire une copie d’écran de cette fiche Onglet Général :a) Ouvrir la fiche.b) Appuyer sur la touche Impression Ecran.c) Ouvrir Word et faire Coller.d) Afficher la barre d’outils Image.e) Utiliser le bouton Rogner pour ne garder que la fiche utilisable.f) Mettre un habillage pour l’image Haut et Bas.- Déplacer et agrandir l’image.



7.2.5. Création des mots clés pour les nouveaux champs concernés :

a) Accès : Administration / Paramétrages / Bouton Paramétrage des Champs.- Double cliquer sur Tables Sociétés.b) Double cliquer sur Informations clés.c) Choisir Alphanum, Numérique, Date ou Boîte à cocher en fonction du type de champ.d) Double-cliquer sur le nom du champ.e) Cliquer sur le bouton Ajouter.f) Saisir la nouvelle valeur.g) Choisir l’ordre chronologique en fonction du tableau ci-dessous en indiquant le N° ordre chronologique, si 0 l’affichage est fait par ordre alphabétique.h) Cliquer sur Ok.i) Reprendre au e).

k) Recommencer au b) pour un autre champ.Champ CSP

Mot clé : Ordre chronologique :Artisan 1Commerçant 2Agriculteur 3Profession Libérale 4Enseignant 5

Champ Situation FamilialeMot clé : Ordre chronologique :Marié 1Célibataire 2Divorcé 3Veuf 4Pacsé 5

Double cliquer sur Général pour choisir le champ Civilité.

Champ TitreMot clé : Ordre chronologique :Monsieur 1Madame 2Mademoiselle 3



l) Lors de la sortie de l’écran de paramétrage, cliquer sur le bouton VALIDER.m) Vérifier la présence des mots clés dans la fiche Prospects.

7.2.6. Remarques en cas de problème :Remarque : A Priori, il ne doit pas y avoir de problème si vous avez validé correctement la sortie de l’écran de paramétrage.a) Si les champs ou les mots clés ne sont pas visibles.b) Sortir complètement de Quick Business.c) Revenir et observer la présence des champs et des mots clés.

7.3. Transfert du fichier Excel vers Quick Business (Ex : Prospects) :a) Accès : Administration / Import de données.b) Cliquer sur le bouton Créer.c) Cliquer sur le bouton Sélectionner.d) Rechercher le fichier .TXT réalisé sur Excel (il sera peut être nécessaire de changer le type de fichier).e) Donner un nom à l’importation.f) Choisir la table où seront importées les données (située en dessous du nom).g) Cocher Suppression de la 1ère ligne pour ne pas importer la ligne de champs.h) Sélectionner dans l’ordre les champs à importer en respectant l’ordre des colonnes du fichier .TXT. Faire un double clic pour sélectionner le champ.

Code ClientCivilitéNom du décideurPrénomAdresse 1Code PostalVilleTéléphoneTél portableCSPDate NaissanceSituation FamilialePermisNb Enfants

i) Cliquer sur le bouton Sauver (en bas et à droite), le nom de l’import est affiché en haut et à gauche.



j) Cliquer sur le bouton Importer.k) Cliquer sur le bouton Valider.l) Cliquer sur le bouton Valider.m) Accéder à la liste des prospects :- Si rien n’est affiché, cliquer sur le bouton Visualiser toutes les fiches.

7.4. Personnaliser l’affichage de la liste des prospects :a) Ouvrir la liste des Prospects.b) Cliquer sur le bouton Outils.c) Choisir Boîte à outils.d) Cliquer sur le bouton Tout retirer.- Toutes les colonnes affichées à droite passent à gauche.e) Double cliquer sur les champs à afficher à droite (ceux qui ont été importés) :

Code ClientCivilitéNom du décideurPrénomAdresse 1Code PostalVilleTéléphoneTél portableCSPDate NaissanceSituation FamilialePermisNb Enfants

f) Cliquer sur le bouton Stocker.



g) Donner le Titre de la présentation à sauvegarder.- Ex : Liste réduite.h) Cliquer sur le bouton Valider.i) Cliquer sur le bouton Appliquer.j) Il est possible de diminuer la largeur des colonnes (par un cliquer glisser).

7.5. Créer une liste personnalisée (générateur d’états) :a) Ouvrir la liste des Prospects.b) Cliquer sur le bouton Editer une liste.c) Choisir Etats, Cliquer sur le bouton Nouveau (permet d’accéder au générateur d’états).d) Sélectionner les champs à imprimer (double-clic ou cliquer glisser).- Choisir les champs suivants.- Civilité.- Prénom, Nom du décideur.- Adresse 1.- Code Postal.- Ville.e) Diminuer la largeur des colonnes :- Cliquer glisser entre 2 colonnes.- La largeur ne doit pas dépasser la ligne rouge (sinon changer l’orientation).* Accès : Fichier / Mise en page.* Cocher Paysage si besoin.f) Choisir le tri d’impression :- Sélectionner la colonne Nom du décideur.- Cliquer sur le bouton >.- Sélectionner la colonne Prénom.- Cliquer sur le bouton >.- Ces 2 champs passent dans la colonne Ordre de tri.g) Indiquer le nombre de Prospects dans la liste :- Cliquer dans la première cellule à droite du Total Général.- Taper Nombre :- Cliquer dans la cellule à droite.- Dans la zone Cellule, Faire un clic droit et Cocher Nombre.h) Faire un aperçu avant impression :- Accès : Fichier / Aperçu.i) Enregistrer l’état :- Accès : Fichier / Enregistrer.- Choisir le lieu.- Mettre un nom à l’état.

8. Les Actions, l’Agenda et le Planning :

8.1. Les Actions :

8.1.1. Rechercher les mots clés pour les champs suivants :

1.1.1.1. Champ Type :a) Quelles sont les actions que l’on doit faire vis à vis du client.b) Exemples :



Mot clé : Ordre chronologique : Afficher dans l’agenda : Couleur :A facturer NONA faire NONCourrier NONDevis NONE-mail NONRDV OUI VerteRelance NONRéunion OUI RougeFax NONTéléphone NONVisite OUI Bleue

1.1.1.2. Champ Objet :a) Quels sont les objets qui reviennent le plus souvent.b) Exemples.- Demandes d’informations sur les produits.- Envoyer un catalogue.- Envoyer une plaquette.

1.1.1.3. Champ Manifestation :a) Quels sont les salons, expositions, concours, fêtes, réunions régulières auxquels participent l’entreprise.

1.1.1.4. Champ Priorité :a) Les valeurs habituelles sont : Haute, Moyen, Faible (Urgent, …).

8.1.2. Créer les mots clés des champs ci-dessus :a) Accès : Administration / Paramétrages / Bouton Paramétrage des Champs.b) Double cliquer sur Table Actions / Double clic sur Général, choisir les champs souhaités.b) Renseigner Afficher dans l’agenda, l’ordre chronologique, le coût éventuel et une couleur différente pour chaque type et les noms pour les autres champs.

8.1.3. Où peut-on créer une action :

1.1.1.5. Les actions créées manuellement :a) Accès : Fichier / Actions / Cliquer sur le bouton Ajouter une fiche.b) Accès : Fichier / Prospects / Choisir un prospect en création ou en modification / Bouton Actions / Cliquer sur le bouton Ajouter / Renseigner la Date, le Type et l’objet.c) Idem avec Clients, Contacts, Sociétés, Affaires.d) Accès : Fichier / Agenda / Sélectionner une plage horaire.

1.1.1.6. Les actions créées automatiquement :a) En cliquant sur le symbole téléphone ou fax d’une fiche.b) Lors de l’envoi d’un e mail.c) Lors de la réalisation d’un mailing.



8.1.4. Quelles sont les manipulations possibles sur une action dans l’agenda :

a) Création : Cliquer glisser pour sélectionner la plage horaire concernée.b) Modification : Double clic sur l’action.c) Déplacement : Cliquer glisser vers une autre plage avec demande de confirmation.d) Changer la couleur : Ctrl + Clic souris + choix de la couleur dans la palette.e) Suppression d’une action :- La sélectionner (le tour apparaît en 3D).- Ctrl + Shift + Touche Suppr.- Demande de confirmation.

8.2. L’Agenda :

8.2.1. Paramétrage à l’écran en direct :a) Ouvrir l’Agenda.b) Choix de l’utilisateur.c) Choix du mois ou du jour en affichant le calendrier (cliquer sur le bouton Afficher le calendrier).d) Nombre de jours affichés avec le curseur.e) Echelle de la grille horaire.f) Afficher les plages de déjeuner (en bas et à droite).

8.2.2. Paramétrage par Utilisateur :a) Accès : Administration / Gestion des utilisateurs.b) Ouvrir un utilisateur en Modification.c) Bouton Options d’Affichage (Zone options pour l’agenda).- Nb de jours affichés.- Format grille horaire.- Echelle de la grille horaire.- Largeur de colonne mini.- Durée minimum d’une action.- Heure de début et de fin (possibilité de définir manuellement la plage de travail et la plage d’affichage).- Afficher les plages de déjeuner (heure début et heure fin).d) Remarque :- En cas de modification, il faut sortir de Quick Business pour que les modifications soient prises en compte.

8.3. Le Planning :a) Accès : Fichier / Planning.b) Il est lié à l’agenda.c) Choix du nombre de jours affichés.d) Choix de l’affichage par (Commercial, Manifestation, Type, Objet).e) Choix du calendrier.f) Planning horaire sur la date ou sur une période en jour.g) Choix de toutes les couleurs à l’intérieur du planning (Texte, Fonds, Lignes).h) Ecran en haut et au milieu :- Le commercial.* Toutes ses actions si .



* Double clic sur une action permet de l’ouvrir et de la modifier.* Attention : la modification n’est pas affichée immédiatement, cocher et décocher planning horaire pour voir le changement.

9. Le Fichier Produits :

9.1. Les questions à se poser :a) Analyse des champs existants et des manquants.b) Y a-t-il des prix spéciaux (Remise, par quantité, par client).c) Le produit possède-t-il une image.d) Fait-on la gestion des stocks.e) Quels sont les mots clés particuliers à créer :

Famille : Coefficient de marge et taux de TVA par défaut.Taux TVA : Les différents taux utilisés.Unité : Kg, m, l, …

9.2. Création de plusieurs produits :a) Accès : Fichier / Produits.b) Cliquer sur le bouton Ajouter une fiche.c) Les champs conseillés si utilisés :- Référence, Libellé, Famille, Prix d’achat, Coefficient de marge.- Prix de vente HT, Taux de TVA et Prix de vente TTC sont calculés automatiquement si le coefficient de marge est renseigné.

9.3. Adapter la liste des tarifs à l’écran :a) But : N’afficher que les données utiles.b) Cliquer sur le bouton Outils / Boîte à outils.c) Cliquer sur le bouton Tout retirer.d) Choisir les champs suivants :- Référence, Libellé, Prix revient HT, Coefficient de marge, Prix de vente HT, Taux TVA.e) Cliquer sur le bouton Stocker.f) Donner le nom « Liste réduite ».g) Cliquer sur le bouton Appliquer.

9.4. Créer une liste des produits avec le générateur d’états :a) Cliquer sur le bouton Editer une liste.b) Choisir Etats, cliquer sur le bouton Nouveau.c) Choisir les champs :- Référence, Libellé, Taux de TVA, Coefficient de marge, Prix de vente HT.d) Adapter la largeur des colonnes.e) Mettre le format pour les champs numériques, Clic droit dans la cellule Intitulé / Choisir Format.f) Accès : Fichier / Enregistrer.g) Donner le nom du fichier.h) Imprimer la liste.



10. Réalisation d’un devis pour un client :

10.1. Paramétrage de l’imprimé :

10.1.1. Général :a) Accès : Administration / Paramétrages / Bouton Impression Devis, Bouton Options version Pro, Bouton version Pro Gescom.b) Cocher les zones utiles.

10.1.2. Par utilisateur :a) Accès : Administration / Gestion des utilisateurs / Choisir un utilisateur en modification / Bouton Options d’Affichage.b) Renseigner les paramètres d’impression des documents commerciaux.

10.2. Création et impression du devis pour un prospect :a) Accès : Fichier / Prospects.b) Ouvrir un prospect en modification.c) Onglet Affaires.d) Cliquer sur le bouton Ajouter.e) Bouton Produits vendus.f) Taper @ dans la Recherche sur un libellé.g) Choisir le produit en le sélectionnant (encoche verte affichée à droite).h) Choisir la quantité (1 par défaut).i) Cliquer sur le bouton Reporter.j) Cliquer sur le bouton Impression de la fiche.k) Choisir la configuration de l’impression.l) Valider l’impression par Ok.

10.3. Où est stocké le devis :

10.3.1. 1er cas :a) Accès : Fichier / Affaires.b) Double clic sur l’affaire affichée.c) Cliquer sur le Bouton Produits vendus.

10.3.2. 2ième cas :a) Accès : Fichier / Prospects.b) Double clic sur le client / Onglet Affaires.c) Double clic sur l’affaire affichée / Onglet Devis.

10.4. Comment clôturer un devis :a) Ouvrir l’Affaire comme indiqué au 1er cas ci-dessus.b) Choisir Affaires réalisées dans Etat de l’affaire (En haut et à droite).c) Cliquer sur le bouton Valider.d) Cliquer sur le bouton Valider dans le message Clôture de l’Affaire.



10.5. Où peut-on retrouver une trace de cette affaire clôturée :

10.5.1. 1er cas :a) Accès : Fichier / Affaires.b) Choisir Etat de l’Affaire = Affaires réalisées.

10.5.2. 2ième cas :a) Accès : Fichier / Historique des affaires.

10.5.3. 3ième cas :a) Accès : Tableau de bord.b) Cumul CA signé mensuel par commercial.

10.5.4. 4ième cas :a) Accès : Tableau de bord.b) Cumul CA signé mensuel par produit.

10.5.5. 5ième cas :a) Accès : Tableau de bord.b) Etats et Rapports d’activité.

10.6. Facturation et Règlement du devis :

10.6.1. Comment créer les différents modes de règlement :a) Accès : Administration / Paramétrages / Bouton Paramétrage des Champs.b) Double cliquer sur la Table Affaires / Double clic sur Général / Double clic sur le Mode de paiement.c) Cliquer sur le bouton Ajouter et créer les modes classiques :- Espèces (3), Chèque (1), Carte Bancaire (2) et Monéo (4).

10.6.2. Comment facturer ce devis :a) Accès : Gestion / Suivi des Factures clients.b) Cliquer sur le bouton Ajouter une Fiche.c) Choisir Sélection des affaires à facturer.d) L’affaire est affichée.e) Cliquer sur le bouton Reporter tous les produits (Tout en haut Caisse enregistreuse).f) Choisir le bouton produits vendus.g) Cliquer sur le bouton Impression.h) Cliquer sur le bouton Papier.i) Facture est affichée par défaut dans Documents.j) Suivre les différentes étapes.k) Clôturer la facture en cocher l’option en haut et à droite et valider.

10.6.3. Comment régler une facture :a) Accès : Gestion / Suivi des Factures clients.b) Type de pièce = Factures non soldées.c) Double clic sur la facture.d) Bouton Echéancier.e) Indiquer le mode de règlement.



f) Indiquer la date de règlement.g) Valider.h) Observer que la facture n’est plus dans la liste des factures non soldées.

11. Comment faire un publipostage dans Quick Business :

11.1. Créer la lettre type :a) Accès : Fichier / Document types.b) Cliquer sur le bouton Ajouter une fiche, choisir Document simple.c) Sur le premier écran, renseigner les éléments suivants :- Référence : ex 1.- Nom du document : ex Remerciements produit.- Type document : ex Courrier.d) Accès : Fichier / Aller en pleine page.e) Saisir le contenu de la lettre sans les champs de fusion.f) Enregistrement le courrier.- Accès : Fichier / Enregistrer sous.- Lieu et Nom du fichier.g) Fermer la fenêtre.h) Ajouter les champs de fusion :- Se positionner à l’endroit souhaité dans la lettre.- Rajouter les champs de fusion à partir de la table concernée (ex : Sociétés).- Enregistrer en cliquant sur le bouton Sauver.i) Cliquer sur le bouton Valider.- Le document est affiché dans la liste.

11.2. Lancement de la fusion pour le mailing :a) Accès : Fichier / Prospects.b) Sélection des prospects concernés :- X méthodes.- Il ne faut à l’écran que les prospects à imprimer.* Si besoin cliquer sur le bouton Sélection.* Réduire la sélection aux fiches concernées.c) Cliquer sur le bouton Editer un Mailing.d) Cliquer sur le bouton choix document type (en bas et à gauche).e) Cliquer sur le + de courrier.f) Choisir le document concerné / Valider.g) Cliquer sur le bouton Imprimer (en bas et à gauche).h) Choisir Tout imprimer pour lancer le résultat complet.

12. Joindre un document à un prospect :

12.1. Rechercher un itinéraire et un plan :

12.1.1. Itinéraire :a) Utiliser le site de www.mappy.fr.b) Rechercher l’itinéraire (ex : Niort - Poitiers).c) Faire une copie d’écran.d) Ouvrir Word et Coller.


http://www.mappy.fr/


e) Faire une mise en page.f) Rogner l’image si besoin.g) Enregistrer le résultat au format Word.

12.1.2. Plan :a) Utiliser le site de www.mappy.fr.b) Rechercher un plan de Poitiers.c) Faire une copie d’écran.d) Ouvrir Word et Coller.e) Faire une mise en page.f) Rogner l’image avec la barre d’outils Image.g) Enregistrer le résultat au format Word.

12.1.3. Lier les 2 documents avec la fiche Prospects :

1.1.1.7. 1ère méthode :a) Accès : Fichier . Prospects.b) Ouvrir un prospect en modification.c) Cliquer sur le bouton Doc joints.d) Cliquer sur le bouton Ajouter une fiche.e) Rechercher le lieu du document, le sélectionner et l’ouvrir, il est alors affiché dans la liste.

1.1.1.8. 2ième méthode :a) Cliquer sur le bouton à droite de Dossier lié.b) Sélectionner le dossier concerné.

1.1.1.9. Remarques :a) Il est possible d’ouvrir le document en faisant un double clic sur la ligne concernée dans laliste.b) Il est possible de supprimer le lien en sélectionnant celui-ci et en cliquant sur la corbeille.

13. Joindre une image, une signature :

13.1. Préparatifs :a) Récupérer un logo sur Internet Explorer.b) Récupérer l’image d’un produit sur Internet Explorer.c) Scanner une signature ou la dessiner dans un logiciel de dessin de type Paint.

13.2. Importation d’une image pour les documents à imprimer :a) Accès : Administration / Paramétrages / Cliquer sur le bouton Impression Devis.b) Cliquer sur le bouton Importer image.c) Lieu et Nom de l’image.

13.3. Importation d’une image pour un produit :a) Accès : Fichier / Produits.b) Ouvrir un produit en modification.c) Cliquer sur le bouton Général.


http://www.mappy.fr/


d) Cliquer sur le bouton Importer image (Format .JPG obligatoire).e) Lieu et Nom de l’image.

13.4. Importation d’une signature :a) Accès : Administration / Gestion des utilisateurs.b) Ouvrir un utilisateur en modification.c) Cliquer sur le bouton Général.d) Cliquer sur le bouton Importer image.e) Lieu et Nom de la signature.

14. Utilisation de la messagerie Internet :

14.1. Paramétrage d’Outlook Express :a) Voir documentation spécifique sur ce logiciel.

14.2. Paramétrage de Quick Business :a) Accès : Administration / Gestion des utilisateurs.b) Ouvrir un utilisateur en Modification.c) Cliquer sur le bouton Communication, renseigner les champs suivants :- Zone serveur entrant (POP3). Ex : pop.laposte.net- Zone serveur sortant (SMTP). Ex : smtp.laposte.net- User Name.- Mot de passe.- Cocher Se souvenir du mot de passe.- Cocher Envoyer les messages avec MAPI.d) Cliquer sur le bouton Valider.

14.3. Test de la messagerie :

14.3.1. 1er cas : A partir d’une liste.a) Ouvrir la Liste des Prospects.b) Accès : Fichier / Prospects.- Réduire la sélection aux fiches concernées pour l’envoi du E-mailing.c) Cliquer sur le bouton Envoi d’un E-mailing, choisir E-mailing.d) Saisir le message.



e) Cliquer sur le bouton Valider.f) Cliquer sur le bouton Envoyer de la boîte de dialogue Envoyer un e mail.

g) Une liste récapitulative des messages est affichée en format .TXT.- Cette liste indique les erreurs éventuelles lors de l’envoi.

14.3.2. 2ième cas : Réception des messages.a) Accès : Communication / Relever ses emails.- Ce module permet la réception et la consultation des messages.PREVOIR UNE COPIE D’ECRAN.

14.3.3. 3ième cas : A partir d’une Fiche.a) Ouvrir une fiche Prospect.b) Cliquer sur le bouton.

c) Saisir le message.

d) Cliquer sur le bouton Envoyer.e) Le message « Voulez-vous créer une action est affiché ».f) Cliquer sur le bouton Ok.



15. La Note de Frais :

15.1. Création des mots clés pour le champ Nature Frais :a) Accès : Administration / Paramétrages.b) Cliquer sur le bouton Paramétrage des champs.c) Double cliquer sur Table Utilisateurs.d) Double cliquer sur Nature frais.e) Créer ceux qui interviennent dans l’entreprise.

15.2. Vérification de la Nature des frais dans la fiche Utilisateur :a) Accès : Administration / Gestion des utilisateurs.b) Ouvrir un utilisateur en modification.c) Cliquer sur le bouton Notes de frais.d) Cliquer sur le bouton Ajouter une fiche.e) Renseigner les natures de frais pour cet utilisateur.

15.3. Compléter les renseignements concernant la voiture de l’utilisateur :

a) Accès : Administration / Gestion des utilisateurs.b) Ouvrir un utilisateur en modification.c) Cliquer sur le bouton Général.d) Zone Autres (en bas) à compléter.

15.4. Réalisation de la note de frais pour le mois en cours :a) Accès : Fichier / Notes de frais.b) Choisir l’utilisateur et le mois.c) Cliquer sur le bouton Ajouter une fiche.d) Cliquer sur le bouton Ajouter.

15.5. Visualisation du détail des frais :a) Accès : Tableau de bord / Analyse détaillé des frais.b) Affichage de la liste complète par ligne.c) Il est possible de filtrer l’affichage.


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