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Année 2010

Conseil d’administration du 19 avril 2010

Participants : l’ensemble des administrateurs à l’exception de Jocelyne Delahaye et Jean Pierre Lesage, absents excusés

1- Rapport d’activité :

présentation du projet lors du comité des sages du 3 mars : bon accueil. il a été précisé que le budget 2010 était bouclé d’où l’importance de trouver des ressources sous forme de cotisations et sponsoring.

suite de la réunion d’information du 17 mars (cf le compte rendu remis en séance). La réunion a réuni de nombreuses associations grâce au travail de mobilisation assuré par Nathalie LUCAS

article de presse dans le Journal de la commune du mois d’avril. Il est dommage que l’article pourtant fourni à la mairie ait été quelque peu dénaturé : logo amputé, titre changé et centré sur la comité de jumelage qui n’est qu’un moyen alors que la finalité est le jumelage avec OTFORD ;

2 Actions à mener en vue d’établir le programme 2010 ; Contacts à prendre

Des suites de la réunion du 17 mars et de suggestions faites en conseil il ressort différentes activités possibles à mettre en place

D’une part vers le milieu scolaire : Suite à l’intervention de Bill, Madame Nourtier contacte les responsables des écoles de Neufchâtel pour engager des échanges avec les établissement sur Otford.

Les jeunes réunis en conseil des enfants ont exprimé le souhait d’échanges dans le domaine sportif et de la cuisine (Bill voit avec Lawrey la possibilité d’organiser ce genre d’activité).

D’autre part s’agissant de diverses associations :

Boucles d’Hardelot (4sept) : inviter des clubs d’Otford (responsable : David Nash).

Journées des peintres en juillet et aout (responsable Fanny Lesage)

Matches de foot ; qui de la date du 4 septembre (responsable David Nash) ; Depuis la réunion, David a appris qu’aucune rencontrer n’aura lieu en 2010)

Tournoi de tennis (responsable JP Lesage)

Musique (responsable Bill qui prend contact pour mettre en relation l’association l’espérance avec un interlocuteur à Otford)

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Groupe de marche anglo french ; (responsable Bill qui prend contact avec l’ APH dont le correspondant est Hubert Demagny).

Echanges entre les offices de tourisme (responsable Martine Boulongne)

Enfin le 31 mai un déplacement est à prévoir à Otford à l’occasion de la Fête du village (responsable Roger Lecocq)

Dans le principe, les rencontres se font sur deux jours, l’accueil étant réalisé chez l’habitant(à organiser par les associations concernées°

3- Ouverture d’un compte bancaire

Il est décidé d’ouvrir un compte bancaire au Crédit Mutuel de Neufchâtel et habilite le président et le trésorier pour en assurer le fonctionnement..

4 Appel de cotisations 2010. Recherche de sponsors

Une action de recouvrement des cotisations sera engagée pour la fin avril. P Gervais s’assurera des aspects réglementaires en vue d’ouvrir aux adhérents les possibilités de déduction fiscale. Une démarche a été fait depuis à la préfecture à laquelle un dossier d’homologation sera à retourner.

Roger Lecocq engagera une action auprès des commerçants et entreprises en vue d’obtenir des subventions en tant que membres bienfaiteurs

Bill adressera un courrier aux élus municipaux, membres du conseil des sages et principales entreprises une fois l’homologation du comité de jumelage pour ouvrir droit à déduction fiscale.

Dans cette attente et pour faire face à des frais divers il est convenu demander à la maire une subvention de 500€

Pv du Conseil d’administration du 5 mai 2010

Présents : Martine Boullongne, Bill Bellingham, Roger Lecocq, David Nash, Pierre Gervais . Les autres membres sont absents, excusés.

Le compte rendu de la réunion du 19 avril est adopté

Point d’avancement des projets arrêtés le 19 avril et validation du point d’étape en vue du conseil des sages du 6 mai 2010. Cf. Power point en annexe

La présentation adressée préalablement à la réunion est adoptée avec les modifications portées sur le PPT en annexe et précisions qui suivent.

Pour l’ensemble des 8 actions, chaque responsable élaborera par écrit le programme assorti des aspects pratiques

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Action 6 - Visite à Otford du 31 mai : Roger Lecocq adresse par mail une invitation en vue de connaitre les personnes intéressées pour le 20 mai au plus tard et centraliser les réponses.

Cible : membres du conseil des sages, du comité de jumelage, participants au cours d’anglais, divers

Programme : à définir en relation avec Bill et Jane

Mode de transport : par voiture. Le tarif eurotunnel est de 60€ A/R par véhicule

Ce déplacement sera suivi d’autres 5 ou 12 juin en tant que de besoin.

Action 8 - Echanges scolaires : Bill attire l’attention sur la réglementation anglaise (Criminal record bureau) qui régit les déplacements et accueil des enfants mineurs à l’étranger. Il étudiera ce point avec Jane. Pourquoi ne pas organiser des échanges avec les jeunes anglais et l’école Blériot qui viennent régulièrement au Pré Catelan à Hardelot ?

Pierre Gervais relate son entretien avec Monsieur Delecour en charge notamment de l’association « le patrimoine d’Hardelot ». Celle-ci s’emploie à l’installation de la Croix de Saint Augustin en bord de plage qui donnera lieu d’ici quelques mois à une manifestation. Des anglais notamment d’Otford pourraient être associés.

Prochaine réunion : le 19 mai à 10 heures à l’office du tourisme en vue de faire un suivi des actions et finaliser le projet de déplacement à Otford le 31 mai.

Il est par ailleurs convenu de se retrouver ½ heure chez Roger Lecocq le 10 mai à 9H30, 96, Avenue des Etangs en vue de faire un débriefing suite au conseil des sages du 6 mai.

Divers

En marge de la réunion du comité de jumelage, Pierre Gervais présente un projet de mise en place d’un service de covoiturage préparé par la commission transport et qui sera évoqué lors du conseil des sages du 6 mai prochain.

La commission communication est concernée quant à elle par la mise en place d’un lien entre un site de covoiturage et celui de la commune.

Chacun considère que c’est une bonne chose.

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Conseil d’administration du 19 mai 2010

Présents : Bill Billinghame, Roger Lecocq, David Nash, Fanny et Jean Pierre Lesage, Pierre Gervais

1. Le compte rendu de la réunion du 5 mai est adopté

2. Suivi des actions depuis la dernière réunion :

Au regard du point réalisé le 5 mai dernier (cf PPT actualisé en annexe), il y a lieu de noter :

Tournoi de tennis (responsable JP Lesage)

La rencontre se ferait sur deux jours sous forme d'un mini tournoi de doubles avec remise d'un trophée à l'équipe gagnante.

Les équipes de double seraient plutôt composées dans une même famille.Il y aurait une rencontre alternativement à Hardelot et à Otford ou, la même année ou, une année sur deux, la ville d'accueil assurant les mêmes prestations. - La ville d'accueil organiserait la rencontre:

Il y aura lieu de prévoir logement et repas du soir.

Jean Pierre Lesage proposera cette formule à Otford le 31 mai, et date d'une rencontre préparatoire.

Groupe de marche anglo french ; (responsable Fanny Lesage en relation avec l’APH)

Le projet comporte deux volets :

- Le 21 aout à 9H30, randonnée organisée à l’intention des partenaires d’Otford avec un guide intervenant exclusivement en anglais sur le thème « Sur les pas de John WHITLEY »

- Tous les mardis durant la période du 6 juillet au 16 aout, randonnées ouvertes à tous.( Cf calendrier de l’APH en annexe) .

- Fanny Lesage insiste pour que des membres du comité de jumelage participent à l’accompagnement lors des randonnées. Merci à chacun de lui indiquer les dates des randonnées choisies.

3. Délégation de responsabilités

Bill insiste sur l’impératif que chaque action soit prise en charge par un membre du comité de Jumelage dans une logique de « gestion de projet ».Ce mode de fonctionnement suppose la tenue par chaque responsable d’une fiche décrivant précisément l’action, le calendrier et la répartition des rôles, le suivi et un point d’avancement lors de chaque réunion du comité. 4. Ouverture d’un compte en banque

Le compte est ouvert au Crédit Mutuel de Neufchâtel comme suite à ce qui a été décidé lors de la réunion du 5 mai dernier.Les premières cotisations sont parvenues à Fanny Lesage émanant pour certaines de membres bienfaiteurs ne faisant pas partie du comité, ce qui est encourageant.

5. Visite à Otford le 31 mai

Participants : 11 personnes

- Roger et Brigitte Lecocq, Martine Boulongne, David et Claudette Nash - Pierre et Fanny Lesage , Pierre et Nadine Gervais

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- Pascal Lejeune et son épouse P résidente de l’asso Les Ateliers Pourpre De Rose (peinture sur porcelaine)Il est convenu que chaque conducteur (en souligné), procède aux réservations et convienne avec ses passager du lieu de rendez vous à Hardelot

Horaires : Voici les informations transmises par Fanny Lesage :

- Calais vers Folkestone , Heure limite d'enregistrement: 08 h20Départ: 08 h 50, Arrivée, heure anglaise: 08 h 25

- Folkestone vers Calais , Heure limite d'"enregistrement: 17 h 50, (heure anglaise)Départ: 18 h 20 ( heure anglaise )Arrivée: 19 h 55 ( heure française )

RENDEZ VOUS A 8 HEURES SUR LE PARKING D' EUROTUNNEL SITUE A DROITE AVANT LES BORNES D ENREGISREMENT,

- Il faut savoir que pour le retour, nous avons deux heures de battement, sans payer de supplément.Si la circulation est très importante et si nous arrivons après 18 heures, ce n'est donc pas grave

But de la journée :

Cf ce qui a été dit à Jane :. « Nous serions bien sur intéressés à visiter les lieux et participer aux festivités. A cette occasion il serait intéressant de pouvoir rencontrer les membres de votre comité et les associations concernées par les projets évoqués ci dessus. Serait il possible d'organiser une courte réunion à cet effet avec au moins la plupart d'entr'eux? «

S’agissant d’un contact avec l’office de tourisme de Sevenox, il serait préférable que les correspondants viennent sur OTFORD compte tenu du peu de temps dont nous disposons

Un tableau a été adressé à Jane (annexe) de manière à déterminer les personnes responsables sur Otford au regard de chaque projet 2010

6. Assurances

2 aspects :- assurance RC de dirigeant : celle-ci a été souscrite auprès d’un organisme préconisé par Brigitte

Gombert- Accueil de jeunes anglais en France : Cette question évoquée lors de la réunion du 5 mai est à voir avec

Jane de même que les aspects réglementaires (Criminal record bureau)

7. Composition du comité de jumelage

Conformément à ce qu’il avait déjà annoncé en début d’année, Bill confirme son intention de cesser sa responsabilité de président du Comité de Jumelage et ceci d’autant qu’il existe une incompatibilité de la fonction de président avec celle de membre du conseil des sages.(Article 1.4. du règlement intérieur )Chacun des participants le regrette fortement compte tenu du rôle moteur que Bill a assuré dès le départ et ce qu’il est à même d’apporter au projet. Sur ce point, il nous assure qu’il continuera à s’investir dans toute la mesure du possible.Dans ces conditions, Bill pense que Jean Pierre Lesage aurait toutes les capacités voulues pour assurer la présidence ; point de vue que l’ensemble des participants partage.Jean Pierre Lesage accepte la fonction dès lors qu’il peut compter sur l’aide effective de chaque membre du comité dans le cadre d’un travail d’équipe.Il est convenu qu’un passage de relais interviendra au cours des prochains mois et que le changement de responsabilité, assorti de la modification formelle du bureau, pourrait se faire à la rentrée.

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Prochaine réunion : le 15 juin

en vue de faire un suivi des actions et tirer les conclusion du déplacement à Otford. Elle se tiendra à 10 heures à l’Office du tourisme sous réserve de la disponibilité de la salle (point à voir par Bill)

Conseil d’administration du 15 juin 2010

Présents : Bill Billinghame, Roger Lecocq, David Nash, Jean Pierre Lesage, Pierre Gervais, Laurent d’Aubreby, Nathalie Lucas

Absents excusés : Fanny Lesage, Martine Boulongne (Dans la pratique associative, l’absence non excusée à trois réunions consécutives peut être considérée comme une démission de fait)

Les points suivants ont été abordés :

8. Le compte rendu de la réunion du 19 mai est adopté

9. Suite du déplacement à Otford du 31 mai

De l’avis des participants au déplacement, ceux-ci ont été touchés par l’accueil de Jane et de ses amis. Cette journée fut très réussie et Bill en a remercié Jane. Des contacts ont été pris en vue de l’organisation des différents projets. La présence de l’adjoint au Chairman sur le stand du jumelage a été suivie de l’annonce du jumelage à l’ensemble des personnes présentes sur les lieux de la fête.

Un projet d’article a été transmis à la mairie pour relater cette journée.

10. Point sur les projets

Projets 2010

Boucles d’Hardelot le 4sept : (responsable : David Nash). Jane attend les documents d’information et d’inscriptions promis pour fin juin. Il conviendra que David participe à la réunion préparatoire organisée par Serge Duhamel courant juillet. Bill l’accompagnera à cette réunion.

Groupe de marche anglo french ; (responsable Fanny Lesage) La date souhaitée est le 17 septembre et non le 21 aout.

Déplacement à Otford du 31 mai (responsable Roger Lecocq). Compte tenu du succès de cet échange il est convenu de le renouveler le 30 mai 2011. Symétriquement, le principe est posé d’inviter une délégation d’Otford à Neufchâtel Hardelot le 14 juillet prochain. Bill lance rapidement l’invitation à Jane . L’organisation de la journée e mise au point compte tenu du nombre de participants

Echanges linguistiques (responsable Pierre Gervais) S’agissant de l’école Louis Blériot, contact a été pris avec Mr Flaherty d’Otford En ce qui concerne Sainte Marie, l’école a engagé depuis 3 ans un partenariat très suivi avec

un établissement en Angleterre et voit difficilement de nouer de nouveaux échanges. La question est de savoir si à l’occasion du changement de direction à la rentrée cette position peut être revue.

Enfin suite à la communication du jumelage dans le Courrier de Neufchâtel Hardelot, Une personne se s’est manifestée pour accueillir un jeune. C’est une piste à développer.

Projets 2011

Journées des peintres en juillet et aout (responsable Fanny Lesage) : Ce projet est à programmer pour 2011

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Tournoi de tennis (responsable JP Lesage) : un accord de principe est donné par le club d’Hardelot pour le printemps 2011. D’ores et déjà il est important de fixer les dates d’un week end sur Hardelot. et de préciser si le retour à Otford se fera en 2011 ou 2012.

Musique. (responsable Pierre Gervais) ; un contact a été pris pour mettre en relation l’association l’espérance avec un interlocuteur à Otford. En attente de réponse.

Echanges entre les offices de tourisme (responsable Martine Boulongne) : en attente de retour de l’office de tourisme de Sevenoaks

Autres activités possibles Bridge : Roger contacte Annie Voinent Golf : Bill contacte Kent Strachan Expo photos «Les amis de la photo »Roger contacte JM André Foot : ne pas oublier ; David peut il reprendre contact pour 2011 ?

Tableau des actions en annexe (cliquer sur l’icône). Il reprend ce qui précède et sera mis à jour en fonction de vos informations.

Communication : un projet de logo JOHN est en préparation

11. Point sur les cotisations

Le nombre d’adhésions est encore limité. En particulier la quasi-totalité des élus municipaux et des responsables d’associations n’ont La vitalité d’une association se mesure au nombre de membres ayant acquitté leur cotisation.pas apporté leur soutien Il est convenu de les relancer.

Conclusion : L’ensemble des participants considère que les actions de jumelage sont bien engagées. Les premiers échanges devraient permettre d’aller plus loin. Il y a sans doute lieu d’élargir le périmètre à la région de Sevenoaks.

Prochaine réunion : La date est à fixer (au plus tard début septembre) Le principe est posé de les tenir à 17 heures.

Conseil d’administration du 3 septembre 2010

Présents : Bill Billinghame, Jocelyne Delahaye, Roger Lecocq, David Nash, Fanny et Jean Pierre Lesage, Pierre Gervais Absents excusés : Brigitte Gombert, Nathalie LucasInvités : Monsieur le Maire, Stéphanie Boulanger, Nadine Gervais

Sur convocation adressée le 24 août 2010 par le Président, le conseil s’est réuni le 2 septembre 2010 sur les points suivants :

1/Approbation du compte rendu de la réunion du 15 juin. Il est adopté

2/ Rapport d’activité

Les projets 2010 réalisés à ce jour concernent

o Le déplacement à Otford le 31 mai d’une délégation du comité o Des premiers échanges scolaires initiés par Mme Demonchaux Directrice de l’Ecole Blériot avec le

concours de Mme Haccary et de Monsieur Flaerty d’Otford o La journée des peintres du 14 août qui a permis grâce à l’accueil organisé par JP et Fanny Lesage,

Brigitte et Roger Lecocq

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Sont envisagés d’ici la fin de l’année o La journée Anglo French à Neufchâtel Hardelot le 17 septembre avec le concours de l’APH

(responsable Fanny Lesage, P.Gervais). Le programme est en cours d’élaboration et sera transmis à l’ensemble du comité. Dans les grandes lignes il comporterait :

Accueil et brunch à l’Office du tourisme Parcours de découverte d’Hardelot ((villas, château, club équestre, tennis) Pot de départ vers 17H30/18H(Mairie)

o Un déplacement à Otford/Sovenoaks en fin novembre/début décembre (responsable R.Lecocq).

Par contreo la participation de sportifs d’Otford lors des boucles d’Hardelot le 4 septembre est annulée. Pour

autant, les contacts pris par David. Nash auront été utiles puisque des clubs annoncent leur venue pour 2011.

o Il en est de même de la Musique en l’absence de formations musicales sur Otford. o Ainsi que les échanges entre Offices de tourisme dans la mesure où les homologues de Martine

Boulongne estiment trop complexe d’envisager une telle démarche.

En conclusion de ce rapport d’activité, il en ressort les enseignements suivants

o Le jumelage se met en place progressivement dans un esprit pragmatique et de simplicitéo Les actions s’organisent autour de thèmes spécifiques animés par des responsables de part et

d’autre avec l’appui d’associationso Les premiers contacts permettront d’étoffer les participations en 2011o Il est important que la municipalité nous apporte son soutien notamment en termes de

communication.

L’échange qui s’en suit se porte sur deux points principalement

o les aspects de communication. De l’expérience de ces premières actions, il ressort qu’il est important de développer le « faire savoir » tous azimut. En particulier la seule information lors du conseil des sages n’est pas suffisante pour impliquer l’ensemble de la municipalitéMonsieur le Maire considère que les publications de la commune, si elles sont utiles, ne peuvent être le vecteur unique de communication et propose que les actions jumelage soient connues lors de différentes prises de parole. Dans cet esprit il se dit tout disposé à ce que Jean Pierre Lesage vienne faire un court exposé en préambule du prochain conseil municipal.

o L’importance de formaliser les échanges dans le cadre d’une charte. Bien que nos amis britanniques privilégient une démarche pragmatique qui n’est d’ailleurs pas sans efficacité, Monsieur le Maire souhaite que les actions informelles puissent dans le courant de l’année 2011 s’inscrire dans une charte avec comme avantage d’amplifier la communication et de pouvoir obtenir des subventions des pouvoirs publics. Le comité trouvera ainsi des moyens financiers pour développer son action.

3/Point financier

Fanny Lesage présente la situation financière de l’association. Il est à souhaiter que le nombre de membres soit plus conséquent à l’avenir

o Recettes : 970€o 22 membres à ce jour : 470€ o Subvention de la mairie : 500€

o Dépenses : 44€

4/Programme 2011 (première approche)

Echanges linguistiques

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Entre établissement scolaires : Louis Blériot- Sainte Marie? /écoles d’Otford Echanges entre correspondants « contacts pen friends »Il est important de communiquer sur les possibilités d’échanges dans différents supports (Courier de Neufchâtel Hardelot, Journal des enfants) et différentes instances comme le conseil des enfants

Déplacement Otford Journée des peintres : mai Bank Holiday le 30 mai (le dernier lundi de mai) Marche anglo french : juin Journée des peintres : mai Bank Holiday le 30 mai Marche french anglo : juin Journée d’échange entre offices de tourisme Peinture sur porcelaine (journée de travail) : à programmer

Accueil à Neufchâtel Hardelot Journée des peintres : juillet/aout Boucles d’Hardelot Marche anglo french : septembre Rencontre retour foot suite au déplacement de 2009 à Otford : septembre

Autres activités possibles Bridge Golf Expo photos «Les amis de la photo » Musique : rencontre de chorales

5/Divers

La date de l’assemblée est à fixer au cours du premier trimestre. Ces sera l’occasion de dresser un point de l’activité et de présenter aux membres, aux associations de la communes ainsi qu’à nos amis d’Otford le programme pour 2011.Il revient à Jean Pierre Lesage d’en fixer la date en accord avec l’agenda de Monsieur le Maire

Année 2011

Compte rendu du conseil d’administration du 14 janvier 2011

Participants : Bill Billinghame, Jocelyne Delahaye, Roger Lecocq, David Nash, Fanny et Jean Pierre lesage, Nadine et Pierre Gervais, Brigitte Gombert, Nathalie Lucas, Raymond Bilger, Jean Louis Bloch, Hubert Demargny, Laurent d’Aubreby. Absente excusée : Martine Boulongne

Accueil de Raymond Bilger, Jean Louis Bloch, Hubert Demagny en tant qu’invités permanents à qui le conseil souhaite la bienvenue,

1 -Approbation du PV de la réunion du 2 septembre 2010.

Le compte rendu est approuvé

2 -Rapport d'activité

Les réalisations de l’année 2010 marquent une montée en puissance du jumelage avec Otford.

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- Des activités en progression : Prés de 100 personnes ont participé aux différentes activités . En particulier la journée du 28 novembre à Otford fut un grand succès.

- L’appui de la commune de Neufchâtel Hardelot La présence de Monsieur le Maire lors de la dernière réunion du conseil du 2 septembre, la participation d’élus à différentes manifestations, la présentation du jumelage lors du conseil municipal du 29 septembre sont autant de marques d’intérêt et de soutien.

- Une communication donnant plus de visibilité à notre action Différents articles dans la Voix du Nord et le Courrier de Neufchâtel Hardelot ont participé à la connaissance du jumelage et ses projets.

- L’agrément pour la déduction fiscale des cotisations Obtenu e mai 2010, il constituera un puissant levier pour accroitre le nombre d’adhérents, étant spécifié que la déduction ouverte n’est réservée qu’aux dons.

- Un nombre grandissant de membres actifs Fi n 2010, l’association compte 23 membres à jour de leur cotisation et nombre d’encouragement laissent à penser que leur nombre sera dans l’avenir en sensible augmentation.

3 - Compte de résultats au 31 décembre 2010

Comptes 2010Recettes Dépenses

Cotisations nombre montant Formalités 44membres actifs (15€) 9 135 Réception 17 septembre 130membre bienfaiteurs 14 410 Déplacement 28 novembre 1517total 23 Fournitures 40Subventions 500Inscriptions voyage 28/11 1245Total général 2290 1684Excédent 606

4 -Programme 2011

- Déplacement Otford

• Journée des peintres le 17 mai Fanny et Julian/Chris Towers en relation avec l’association “Arts aux pluriels”(une information sera faite rapidement par Fanny). Déplacement en co voiturage

• Bank Holiday le 30 mai Roger. Déplacement en covoiturage d’une petit groupe; déjeuner au pub

• Marche anglo french 14/15 mai Jean Pierre/ Hubert et John Harrison

• Journée d’échange entre offices de tourisme Hardelot et Sevenoaks ( Martine)

• Accueil à Neufchâtel Hardelot

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• Journée des peintres : juillet ou août ( Fanny et Office de tourisme Hardelot). Les dates sont à choisir avec Jane

• Boucles d’Hardelot 3 septembre David et Roger.Invitations à adresser par l’organisation N/H. Principe de gratuité des frais d’inscription pour les habitants de Otford et réduction pour ceux des autres communes

• Marche anglo french : 16 septembre Jean Pierre et Hubert

• « Sur les traces de Blériot » le 16 octobre ; Inauguration de la Croix St Augustin en juin Evénements proposés par JL Bloch qui peuvent être une opportunité de venue sur N/H

• Festi créatif 11/12 novembreProposition d’accueillir la délégation d’Otford d’une quarantaine de 40 personnes à cette date plutôt qu’en septembre compte tenu de l’intérêt de cet événement et d’un calendrier très chargé en septembre.

• Rencontre retour foot suite au déplacement de 2009 David et Roger/ Stuart Cunningham

Date à fixer entre les clubs : Compte tenu de l’indisponibilité du stade de Neufchâtel en juillet, le choix est à faire entre

Saturday/Sunday in June or first 2 weeks in September)

Golf ( Brigitte)Ken Strachan, Dir du club Hardelot entre en rapport avec son homologue (Wilderness), pour fixer d’un déplacement de (8 golfeurs de N/H (et non d’une rencontre)

Musique Approche par le comité de Otford de Parish Church Choir, St Michael’s School Choir, Russell House Choir dans la perspective de concerts sur N/H ou Otford Nadine /Sarah and Charmian, Ann Knight Nadine prend des contacts avec les chorales paroissiales et l’association de musique “L’espérance”

Tennis : Pauline Rayner/Jean Pierre Lesage Principe d’une échange sur deux jours compte tenu du calendrier du tennis club d’Hardelot

• Autres activités

Cyclo tourisme : (Derek Williams) Projet difficile à mettre en place en 2011

Pétanque Absence de club ne permettant pas d’organiser l’activité

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Calendrier et Synthèse

Budget prévisionnel 2011 et Demande de subvention

Commentaires

• Dépenses : • L’importance du poste « Réception » 2011 soit 3215€ contre 130€ en 2010 résulte de l’accueil de

la délégation d’Otford suite à notre voyage du 28 novembre la rencontre retour du club de foot Les Boucles d’Hardelot

• Recettes : Elles s’équilibrent entre les cotisations (x3) et une demande de subvention (x3) Dans le principe, les frais engagés portent sur l’accueil de nos partenaires d’Otford. Les participants de

N/H règlent pour l’essentiel les frais de déplacement et de réceptions pour ce qui les concernent.

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Bien qu’il s’agisse d’une première approche qui doit être encore discutée avec nos partenaires d’Otford ,le conseil donne son accord sur le programme 2011 de même que le projet de budget notamment le principe d’une demande de subvention à la commune. Son montant sera éventuellement ajusté. Un dossier sera déposé auprès de la mairie pour le 31 janvier.

Importance de la signature de la Charte entre Otford et N/H

Il est essentiel de trouver une date en 2011 entre les deux communes pour signer la charte dans la mesure où elle conditionne l’octroi de subventions européennes Il y a lieu de respecter le calendrier de soumission pour déposer les demandes comme indiqué ci après

5- Assemblée Générale 2011

- Date et lieu : 4 mars à 10H30 Salle Escoffier- Invités : Mr le Maire et le conseil municipal. Membres adhérents, associations, écoles, participants aux

activités, presse

- Ordre du jouro Rapport d’activité et Rapport financiero Projets 2011 et budget prévisionnel

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o Montant de la cotisation pour 2011 ( il est inchangé avec une cotisation de base de 15€ et au delà pour les membres bienfaiteurs). Le principe est posé que les membres adhérents se verront appliquer un tarif moindre pour les activités qui seront proposées

6- Divers

Communication : Développer la connaissance du jumelage et ses projets • Sur les sites Web de la commune et de l’office du tourisme • Par mail aux personnes ayant participé à la sortie du 28 novembre en les incitant à devenir adhérentes• Par des affichettes à remettre chez les commerçants et dans les lieux publics• Par le biais d’autres associations comme l’APH et des écoles

Accueil dans les familles

Un recensement des personnes volontaires pour accueillir des habitants d’Otford lors de leur venue à Neufchâtel Hardelot sera réalisé

Compte rendu du conseil d’administration du 11 février 2011

Participants : Bill Billinghame, ,, David Nash, Fanny et Jean Pierre lesage, Pierre Gervais, , Hubert Demargny, . Absents : Brigitte Gombert, Nathalie Lucas, Roger Lecocq Martine Boulongne ; Raymond Bilger Laurent d’Aubreby Jocelyne Delahaye, Jean Louis Bloch

1/Approbation du compte rendu de la réunion du 14 Janvier 2011 . Il est approuvé

2/ Rapport d’activitéCampagne d’adhésion 2011 ;(assorti d’un aperçu des activités 2011)

A ce jour 12 adhésions sont parvenues. Important d’inciter les associations, relations à soucrire, Coordonnées à adresser à Pierre pour adresser un bulletin (évitera les doublons)

Envoi des reçus fiscaux 2010. Ils ont été adressés le 1 février par courrier électronique. Demande de subvention à la commune. Le montant a été finalement limité à 1000€

3/Compte de résultats au 31 décembre 2010

L’arrêté définitif fait ressortir un excédent de 649€’compte de 2335€ de recettes dont 590€ de cotisations et de 1684€ de charges

4/Programme 2011 : (tenant compte d’un entretien avec Jane Lawrey le 12 février)

Principes :- Tout participant doit être adhérent- S’agissant des déplacements en covoiturage, le comité prendra en charge en 2011, le frais de passage

eurotunnel à concurrence de 50% des frais de péage.

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- Echanges scolaires

- Ecole Louis Blériot St Michaels’s: des échanges sont engagés entre Carol Bent et F Poulain Ecole primaire : reprise de contacts et d’échanges entre Rebecca Little et Véronique

Shayler

- Déplacement Otford

• Le 17 mai : deux événements à la même date

• Journée des peintres le 17 mai Fanny et Julian/Chris Towers et Barbara en relation avec l’association “Arts aux pluriels”Fanny Lesage a informé l’association et présentera plus précisément le projet en mars. On peut estimer un nombre de 6 personnes). Déplacement en co voiturage

• Marche anglo french Jean Pierre/ Hubert et John Harrison

- Information à prévoir : bulletin municipal mail, presse- Programme : arrivée 10H (HL) marche de 2 heures le matin et 1 heure environ l’après midi ;

visite d’un lieu à déterminer par Jane. Déjeuner dans un pub aux frais de chacun. Thé vers 17 Heures avant le départ

Bank Holiday le 30 mai

Invitation à participer aux manifestations comme le défilé sur le thème du cirque. Déjeuner dans un pub aux frais de chacun et thé avant le départ dans un jardin. Prévoir de participer au stand du jumelge

Déplacement en covoiturage ou bus si +35 personnes

• Journée d’échange entre offices de tourisme Hardelot et Sevenoaks ( Martine)

• Accueil à Neufchâtel Hardelot

• Fête des roses : 12 juin - Accueil d’une délégation d’un quarantaine d’Odfordois (salle Blériot réservée)- Programme à mettre au point comportant notamment la visite du Château Hardelot (expo

Dickens ?), parcours sur la plage……

• Journée des peintres : 14 août ( Fanny et Office de tourisme Hardelot).

• Boucles d’Hardelot 4 septembre David et Bill.Invitations à adresser par l’organisation N/H. Principe de gratuité des frais d’inscription pour les habitants d’Otford et réduction pour ceux des autres communes

- David contacte sans tarder les club - Prévoir un trophée

• Marche anglo french : 16 septembre Jean Pierre et Hubert

• Autres événements• « Sur les traces de Blériot » le 16 octobre ; • Inauguration de la Croix St Augustin le 10 septembre

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Festi créatif 11/12 novembre Autres… Le principe est d’informer le comité d’Otford du calendrier de l’ensemble des

manifestations à Neufchâtel Hardelot

• Rencontre retour foot suite au déplacement de 2009 secrataire David et Roger/ Stuart Cunningham Date à fixer entre les clubs : Patick Menuge ‘Secrétaire du club )propose le 3 ou 4/9 matin ; à organiser ;(combien d’équipes, nombre) Pourquoi ne ps grouper en bus les déplacements

des participants aux boucles et foot

Golf Le 21 mars une groupe composé de Mijo Lesur, Brigitte et Roger Lecocq, Raymond Bilgern Elisabeth et Jean Louis Bloch se rendra à Wilderness

Musique Approche par le comité de Otford de Parish Church Choir, St Michael’s School Choir, Russell House Choir dans la perspective de concerts sur N/H ou Otford Nadine /Sarah and Charmian, Ann Knight Nadine prend des contacts avec les chorales paroissiales et l’association de musique “L’espérance”

Tennis : pas possible pour 2011 Pauline Rayner/Jean Pierre Lesage Principe d’un échange sur deux jours compte tenu du calendrier du tennis club d’Hardelot

Signature de la charte Le chairman (nouvellement élu) ne pourra être présent le 12 juin à Hardelot Le principe est posé que la signature se fasse dès que possible par échange de documents. Une rencontre entre le Chairman et le Maire de N/H permettra ensuite d’officialiser la signature

Un recensement d’habitants de Neufchâtel Hardelot à même d’accueillir des Otfordois sera réalisé

5/ Evolution du bureau

Composition actuelle Evolution

Pdt Honoraire Bill Bilinghame Pdt :Jean Pierre Lesage ; Vice Pdt : Roger Lecocq , Trésorier : Fanny Lesage Raymond BilgerSecrétaire :Brigitte Gombert Pierre Gervais et Brigitte Gombert

6/ Préparation de l’Assemblée Générale du 4 mars 2011

Invités : membres adhérents, associations, écoles, participants aux activités, presse

Ordre du jour

Rapport d’activité et de gestion Programme d’activités 2011 et Budget Renouvellement de mandats et Election d’un nouvel administrateur

Compte tenu du fait que le conseil a été constitué en 2010, il y a lieu de désigner 4 membres du conseil à réélire (ordre alpha) (art 9 maxi 10 membres) à savoir : M Boulongne ; J Delahaye ; B

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Gombert ; P Gervais dès lors que ceux-ci acceptent d’être renouvelés en tant qu’administrateur. Dans ce cas il conviendra d’en faire part à JP Lesage avant l’assemblée

Rappel de la composition actuelle

Bureau : - Pdt : J.P. Lesage; Vice Pdt : Roger Lecoq- Trésorier : Fanny Lesage;- Secrétaire : Brigitte Gombert

Administrateurs : - M. Boulongne,J. Delahaye, N. Lucas, Bill Billinghame, - D. Nash, P. Gervais

Organisation de la réunion : :Se voir à 9H30 pour préparer la salle. JP Lesage se procurera la clé la veille

7/ Convocation d’un conseil d’administration à la suite de l’assemblée du 4 mars 2011 Ordre du jour

o Election du nouveau bureauo Divers

8/Divers

Compte rendu du conseil d’administration du 4 Mars 2011

Participants : Bill Billinghame,, David Nash, Fanny et Jean Pierre lesage, Roger Lecocq, Raymond Bilger ,Pierre Gervais, Nathalie Lucas, Laurent d’Aubreby Jocelyne Delahaye. Absents : Brigitte Gombert, , Jean Louis Bloch, Martine Boulongne

1/Approbation du compte rendu de la réunion du 11 février 2011 . Il est approuvé

2/ Evolution du bureau

Comme suite à l’assemblée générale tenue le même jour à 10 heures, le bureau est modifié comme suit :

Composition actuelle Evolution

Pdt Honoraire Bill Bilinghame Pdt :Jean Pierre Lesage *; Jean Pierre Lesage Vice Pdt : Roger Lecocq , Roger Lecocq Trésorier : Fanny Lesage* Raymond BilgerSecrétaire :Brigitte Gombert Pierre Gervais et Brigitte Gombert

*Avec les pouvoirs pour procéder à l’ouverture et la gestion de comptes bancaires

Plus rien n’étant porté à l’ordre du jour, la séance est levée à 13 Heures

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PV du Conseil d’administration du 26 avril 2011

1/Approbation du compte rendu des réunions des 4 mars et 11 février 2011 .Ils sont approuvés

2/ Déroulement du Programme 2011

Marche /Journée des peintres et marche à Otford du 17 mai Nous sommes 27 inscrits Des dernières précisions seront adressées aux inscrits une huitaine de jours avant. Fanny a procédé à

la réservation de 6 passages pour les véhicules de JP Lesage, P Gervais, JM Horville, A Brusselle, PY Avot, H Demagny

La participation de 20€ sera réglée sur place à Fanny étant précisé que chacun doit avoir versé son adhésion de 15€ valable pour l’année 2011

Il sera rappelé de prendre sa Carte d’identité et des chaussures de marche et imperméable pour les randonneurs

Bank Holiday du 30 mai : David et Claudette participeront à cette journée

Préparation des autres actions Accueil de la délégation d’Otford le 12 juin (fête des roses). Cf. Annexe

Boucles d’Hardelot du 3 septembre : David a enregistré l’intention de plusieurs clubs de marathon de s’inscrire. Il nous adresse le point

des inscriptions par mail

Rencontre de foot : La date est retenue par les clubs de Neuchâtel et Otford. Il y a lieu de prévoir une réunion pour

l’organisation de l’accueil avec Patrick Menuge (PG) avant le 19 mai

Tennis : Une rencontre semble pouvoir se tenir 2ème quinzaine de septembre (J Pierre Lesage)

Marche Anglo French à Neufchâtel Hardelot : Jane souhaiterait que celle-ci ait lieu le 10/9 au lieu de 16/9. Hubert Demagny, consulté,en est

d’accord.

3/ Point sur les adhésions 2011

Raymond Bilger nous communique que l’association compte à ce jour 39 adhérents représentant un montant de cotisations de 840€. (En 2010, année de lancement, ces chiffres étaient respectivement fin décembre de 23 adhérents et 545€)

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L’objectif prévisionnel 2011 établi pour mener à bien l’ensemble des activités de l’année est de 60 adhérents pour 1575€. Il y a lieu de

Poursuivre l’effort de recrutement et de renouvellement de toutes les adhésions 2010 facilité par la déduction fiscale de 66%

Systématiser les adhésions pour participer aux activités

4/Projet de charte (ou convention de jumelage) entre Otford et N-H° En premier lieu, il est nécessaire d’élaborer un projet de texte. PG se rapprochera de Martine Boulongne pour obtenir les coordonnées d’une personne qui a l’expérience de la question

5/ Projet de site WEB

Pour promouvoir les activités du comité notamment Faire connaitre le comité de jumelage Susciter des adhésions Faciliter les inscriptions aux activités Favoriser les échanges scolaires et linguistiques Faire connaitre les activités à Otford et N-H et plus largement établir un lien permanent entre les deux

communesil est décidé de se doter d’un site avec le concours de Martine Dramais dont c’est le métier.Il y a lieu de prévoir l’acquisition d’un logiciel (100€), l’hébergement (20€) et une assistance de formation ainsi que la prise en main.(150€)S’agissant de l’animation du site ,Jean Marc Attachant qui a déjà une expérience Web, Fanny Lesage, Brigitte Lecocq et Pierre Gervais se déclarent intéressés Compte tenu de cette dépense, de nouvelles cotisations/sponsoring seront recherchées

6/Divers

Elodie Valencourt recherche un hébergement éventuellement au paire à Otford. JP Lesage voit la question Compte tenu de son intérêt marqué pour le Jumelage Marie Paule Leturcq participera aux activités du

comité en tant qu’invitée permanente

PV du Conseil d’administration du 31mai 2011

Le 31 mai 2011, le Conseil d'administration du Comité de jumelage de Neufchâtel Hardelot s'est réuni à l’Office de tourisme sur convocation du président Jean Pierre Lesage en date du 6 avril.

Participants : Fanny et Jean Pierre lesage, Brigitte et Roger Lecocq, Raymond Bilger, Bill Billinghame, Hubert Demagny, Elodie Valencourt et Pierre Gervais,

Le Président accueille Elodie Valencourt en tant qu’invitée permanente

La moitié des administrateurs étaient présents Le Conseil d'Administration a donc pu valablement délibérer, conformément à l’article 12 des statuts sur l’ordre du jour suivant

1/Approbation du compte rendu de la réunion 26 avril 2011 : Il est approuvé


Journée du 12 juin Boucles d’Hardelot du 3 septembre David a recueilli de nombreuses intentions de participants d’Otford et sa région

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Rencontre football du 4 septembre : Une réunion a eu lieu avec les dirigeants du club l’Eclair pour cadrer la journée. Toutefois, il semble que l’organisateur à Otford ait à ce jour des difficultés à rassembler des participants.

3/ Point sur les adhésions 2011

Raymond Bilger précise que le comité de jumelage compte au 31 mai 2011 un nombre de 50 adhérents pour un montant de cotisations de 1025€. Pour mémoire, l’objectif prévisionnel 2011 établi pour mener à bien l’ensemble des activités de l’année est de 60 adhérents pour 1575€. Il y a lieu de

Poursuivre l’effort de recrutement et de renouvellement de toutes les adhésions 2010 facilité par la déduction fiscale de 66%

Systématiser les adhésions pour participer aux activités. A cet égard, l’organisation d’une journée à Otford (en remplacement de celle du 30 mai annulée) portant sur la visite de Châteaux par exemple pourrait être envisagée

S’adresser aux membres de différentes associations (Golf, APH) Plus généralement solliciter des relations et les élus municipaux dont très peu d’entr’eux ont adhéré.

4/Projet de convention de jumelage entre Otford et N-H°

Un projet de texte a été élaboré par Jane et traduit en Français avec quelques mentions et formulations préconisées par l’AFCCRE. Pour autant, celle-ci n’estime pas avoir à le valider mais nous apportera son concours pour la demande de subventions.

Il est convenu que Bill traduira le texte ainsi adapté pour le transmettre à Jane étant entendu que celui-ci doit être identique sur le fond quelle que soit la langue. Il sera fait allusion dans le champ d’activité à l’écologie.

Quant à la date de signature, le Chairman serait d’accord selon un mail de Jane pour qu’elle intervienne le 4 septembre. Il a été demandé à Stéphanie Boulanger de solliciter Mr Pont pour qu’il retienne cette date.

5/ Projet de site WEB Comme décidé, lors du conseil du 26 avril, la construction du site est engagée

PV du conseil d’administration du 22 juin 2011

Présents : Jean Pierre et Fanny Lesage, Elodie Valencourt, Bil Billinghame, David et Claudette Nash, Pierre Gervais

Le 22 juin 2011, le Conseil d'administration du Comité de jumelage de Neufchâtel Hardelot s'est réuni à l’Office de tourisme sur convocation du président Jean Pierre Lesage sur l’ordre du jour suivant.

1/Approbation du compte rendu de la réunion 31 mail 2011 : Il est approuvé 2/Bilan de la journée du 12 juin

De l’avis général, la journée a été appréciée de tous. Suite à un point établir par Raymond Bilger, nous avions 82 convives avec les enfants dont 16 personnes payantes de Neufchâtel Hardelot. Le coût final a été de 826,91 € Il faut savoir que nos amis anglais sont une préférence pour les plats de poisson.

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Ce genre de réunion avec lunch n’est pas à renouveler systématiquement et l’on peut envisager une halte dans un restaurant om chacun règle sa part.

2/ Déroulement de la suite du programme 2011

Déplacements à Otford

Octobre :

• Projet d’une journée découverte consacrée au patrimoine d’Otford Lancer invitations début septembre ;Communication à prévoir : Voix du Nord ( Violaine Collin° ; Courrierr NH en septembrePrévoir des tracts Commerçants notamment à Neufchâtel ( Maillard)

• Journée d’échange entre offices de tourisme Hardelot et Sevenoaks

Accueil à Neufchâtel Hardelot

14 août : Journée des peintres. Jane a demandé des candidats ; Il serait possible de prévoir un accueil la veille avec une arrivée vers 17heures.(En l’état actuel des choses, Fanny et Jean Pierre, Bill, Jean Rigaud seraient d’accord), un diner le soir au bar de l’Océan 3 septembre : Boucles d’Hardelot. A ce jour une quarantaine de participants d’Otford et de sa région est recensée selon David Nash (enfants, adultes ). Bill assurera avec David le relais.David fera parvenir les bulletins d’inscription (Le comité d’organisation dispenserait des droits d’inscription). Il y a lieu de prévoir une coupe spécifique au Jumelage;

4 septembre : Rencontre football entre jeunes. Cette rencontre est annulée compte de l’avis des familles de ne pas faire voyager leurs enfants la veille de la rentrée scolaire. Pour 2011, Le club l’Eclair ne peut proposer d’autres dates en raison du redémarrage du championnat Sans doute le coût de déplacement n’est pas étrangerIl n’est pas exclu que des considérations de budget aient également pesé dans la décision d’abandonnerPourquoi pas un concours photos ? 1 fois /an ; Bill organise la compétition ; prix à remettre en AG,A lancer

17 septembre : Marche Anglo french Jane a lancé un appel à participer.Quid d’un accueil la veille ? : recenser les volontairesCette date pourrait coïncider avec la signature de la convention ou le 3/9

2 ème quinzaine de Septembre : Projet d’un tournoi de tennis ( Scott, Pauline Rayner..)

Principe d’un concours photos ouvert à tous d’Otfrod et NH : Bill se charge de l’organiser 3/ Point sur les adhésions 2011 et situation financière

Selon le point établir par Raymond Bilger notre trésorier,

• nous avons actuellement 62 membres, mais deux n'ont pas encore payé leurs cotisations le montant collecté à ce jour est de 1085€ Les 185 € en plus viennent des membres bienfaiteurs.

• Subvention de 200€

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• Pour l'exercice 2011 nous n'avons plus qu'un excédent de 214 € avant les dépenses de 270,55 pour le projet WEB. Nous allons donc vivre sur les réserves de 2010 en attendant la subvention de le mairie. (Quand sera –t--elle versée ?)

Jean Pierre Lesage fait part de la réception d’un versement de 200€ de l’APH dans le cadre d’un partenariat.

4/Convention de jumelage entre Otfrod et N-H ; date de signature°

Un projet de convention a été établi prenant en compte les préconisations de l’AFCCRE. Bill a traduit le texte et apporté une modif. Il reste à déterminer une date pour la signature à Neufchâtel Hardelot entre Monsieur Pont et le Chairman d’Offord : le 3/9 ou le 17/9

4/ Avancement du projet de site WEB

Une première version devrait pouvoir être opérationnelle en septembreIntégrer quelques aspects de forme :

• La représentation du drapeau britannique. Elodie fera parvenir un présentation correcte• Le Logo Otford (Suite à la réunion j’ai pensé compte tenu de l’échange de points de vue, compléter le

logo Otford de twinning pour le rendre symétrique avec celui de John)

5/Divers

Un document destiné à être remis au conseil des sages est approuve tenant compte des modifications apportées en réunion

Compte rendu de la réunion du conseil d’administration du 9 août 2011(suite à l’entretien avec Jane Lawrey en date du 10 août)

Présents : David Nash et Claudette, Elodie Valencourt, Bill Billinghame, Roger Lecocq, Nathalie Lucas, Martine Boulogne, Raymond Bilger, Jean Pierre Lesage,

Il est à noter que Brigitte Gombert qui est en passe de quitter la région a donné sa démission

1/Approbation du compte rendu de la réunion 22 juin 2011. Il est approuvé


Journée des Peintres du 14 août : Il n’y a pas d’inscription. Pour 2012, Fanny Lesage propose d’organiser une « rando croquis » à une autre date que les Journées des peintres sur un trajet à définir

Boucles d’Hardelot du 3 septembre : Il se confirme qu’un groupe de plus de 40 participants d’ Otford et sa région (Dartford et Ashford) participera. Une coupe du comité sera remise

au premier anglais gagnant. David nous adressera une note précisant les modalités de la venue des participants.

Journée de signature de la Charte : Les deux réunions préparatoires tenues à la mairie les 18 juillet et 5 aout se sont déroulées dans une excellente ambiance. Elles ont fait l’objet de comptes rendus qui été adressés à chacun.

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Les modalités de cette journée sont précisées ce jour sur le tableau joint

Déplacement 8 octobre. Compte tenu du nombre limité de participants, il est décidé de convenir d’une autre date à savoir le 22 octobre.

3/ Point sur les adhésions 2011 et le budget

Budget : Compte tenu du versement de la subvention municipale de 750€ et de celle de l’APH de 200€, la trésorerie ressort à 1741€ ce qui permettra de faire face à des dépenses liées aux actions du 4ème trimestre

L’association compte à ce jour 66 membres pour un montant de 1195€ de cotisations

5/Divers

Le site internet John-jumelage.com est apprécié. Il est prévu d’y ajouter un onglet réservé aux membres du conseil d’administration, accessible avec un mot de passe où l’on trouvera des informations comme les PV de conseil, la liste des adhérent

Conseil d’administration du 12 octobre 2011 à l’Office du tourisme à 16 Heures

Présents : Les membre du conseil et invités permanentsAbsents Excusés : Jocelyne Delahaye, Nathalie Lucas, Elodie Valencourt, Fanny Lesage et Monsieur le Maire.

1/Approbation du compte rendu de la réunion 9 août 2011. : Il est approuvé

2/Rapport d’activité

Boucles d’Hardelot : Une quarantaine de coureurs et le staff de Dartford et Ashford ont participé à cette compétition grâce à l’implication de David Nash. Nous avons remis une coupe John (fournie par le Crédit Mutuel et mis en place notre communication. A l’avenir on pourrait peut être mieux organiser l’accueil et faire un pot à l’arrivée.

Journée du 17 septembre : Les participants font part de leur satisfaction quant à la tenue de cette journée comme en témoigne ce qui a été écrit sur le Livre d’Or ,le mot que nous a fait parvenir Charmian ainsi que le reportage qui a été mis sur le site. Ce succès tient à l’implication de tous les membres du comité ainsi que du concours apporté par la Municipalité

3/ Point sur les adhésions 2011 et le budget à ce jour

Adhésions : le nombre d’adhérents est à ce jour de77 dont 6 au titre de 2012 pour un montant total de cotisations de 1360€ (prévision 2011 : 60 membres pour 1500€)

Point financier :o S’agissant du bilan, l’actif net ressort à 2507€ o et le solde pour l’exercice 2011 représente un montant de 1215€.

Il reste à imputer les dépenses à venir qui seront engendrées par la sortie du 22 octobre et divers Frais.

4/ Dernières mises au point sur le déplacement du 22 octobre à Otford

Il y a 49 personnes inscrites

La prestation en contre partie des frais de participation comprendr le transport, l’entrée à Chartwell et le lunch (hors boissons)

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Il est par ailleurs décidé de pratiquer un tarif de 20€ pour les – de 25 ans

Il est convenu que Fanny et Jean Pierre apporteront des viennoiseries pour une collation au départet que des thermos de thé et café seront préparés par Fanny, Marie Luce et Nadine

5/ Première approche du programme 2012Cf annexe

6/ Date de l’AG 2012

Il est convenu qu’elle se tiendra un jour de semaine à 18H30 en fonction de l’agenda de Mr le Maire. Jean Pierre contactera son secrétariat à cet effet Annexe

Déroulement du Programme 2011 et Préparation de l’année 2012

1/ Bilan et enseignements 2011

Les faits marquants

• L a signature de la charte de Jumelage • Un accroissement sensible du nombre d’adhérents• Une notoriété élargie• Un esprit d’équipe qui a favorisé la réussite des actions

Les actions dans le détail

Déplacements à Otford

21 mars un groupe de golfeurs s’est rendu à Wilderness proche de Otford. Quid de la suite à Hardelot et Wilderness pour 2012

17 mai : deux événements ont rassemblé 29 personnes. Le regroupement des deux activités pour ce déplacement a été très apprécié

• Journée des peintres • Marche anglo french

22 octobre : • une journée Sevenoaks et Chartwell est organisée. Un bus complet de 49 personnes montre l’intérêt

de cette démarche

Journée d’échange entre offices de tourisme Hardelot et Sevenoaks : Il semble qu’il faille abandonner l’idée compte tenu du peu d’engouement de l’OT de Sevenoaks

Accueil à Neufchâtel Hardelot

12 juin : Fête des roses : Accueil d’une délégation d’Odfordiens et lunch Un regroupement de 70 personnes dont 56 anglais fort réussi.

14 août : Journée des peintres : abandonné compte tenu de l’absence d’inscriptions. Il semblé que la formule ne convienne pas ce qui amène Fanny à proposer pour l’avenir une « rando croquis » à une autre date que la journée des peintres 3 septembre : Boucles d’Hardelot. Une quarantaine de coureurs et le staff de Dartford et Ashford ont participé à cette compétition grâce à l’implication de David Nash. Nous avons remis une coupe John (fournie

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par le Crédit Mutuel et pu mettre en place notre communication. A l’avenir on pourrait peut être mieux organiser l’accueil ou faire un pot à l’arrivée.

4 septembre : Rencontre football entre jeunes. Cette rencontre a été annulée compte tenu de l’avis des familles de ne pas faire voyager leurs enfants la veille de la rentrée scolaire. Pour 2012, il faut s’entendre sur des dates possibles à une autre période

Signature de la Charte le 17septembre (au lieu et place de la Marche Anglo french ) Si le temps n’était pas de la partie la journée fut très réussies (cf. site)

Echanges scolaires

Ecole Louis Blériot

En 2010 , des échanges ont été mis en place avec:- St Michaels’s : grâce à sa directrice Carol Bent et Frédérique Poulain qui a également impliqué les écoles de

Dannes et Etaples où elle intervient également- Ecole primaire : reprise de contacts et d’échanges entre Rebecca Little et Véronique ShaylerL’exposition sur Otford sera présentée à l’école Louis Blériot jeudi 14/10Une grande satisfaction est retirée de ces échanges

Pour 2011/2012, ils concerneront essentiellement St Michael’s (CP et CE1) du fait du départ de Mme Shayler et d’autres classes avec les professeurs volontaires. Les échanges se feront par mail plutôt que par courrier

Ecole Sainte Marie

En 2011, des relations ont été établies avec l’Ecole Primaire sous forme d’échange de correspondances par mailPour 2012, il est prévu de poursuivre ces échanges et d’organiser un séjour de 2 jours de part et d’autre avec notamment un concert commun

Il est proposé de créer des rubriques sur le site pour faire connaitre les réalisations des différentes classes

Echanges linguistiques

Ce domaine qui représente l’un des volets du jumelage n’a pas fonctionné à ce jour. Il faut rechercher le moyen de l’organiser

Fonctionnement

Une vie sociale active et structurée - L’AG du 4 mars très participative- 8 séances de conseil d’administration ; un travail d’équipe --- L’apport des invités permanents- Sans soute serait –t-il important d’intégrer parmi les administrateurs ou invités permanents des

personnes plus jeunes ayant des enfants- Une gestion rigoureuse des comptes assurée par notre trésorier, l’envoi dès janviers des reçus fiscaux

2010

Un accroissement sensible des adhésions Le comité de jumelage compte à ce jour 77 membres. (23 à fin 2010). Cette évolution atteste de la vitalité du Comité de jumelage favorisée par l’application du principe selon lequel, l’adhésion est nécessaire pour participer

Une communication élargie - Le relais des actions par la Voix du Nord et le bulletin NH

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- La création du Site Web www.john-jumelage.com : Sa mise en place est un moyen de faire connaitre le jumelage et d’établir un lien permanent avec les adhérents

- La réalisation de badges

Des partenariats avec - L’office de tourisme qui a apporté son soutien pour le concert du 17 septembre, l’exposition

- L’APH : subvention de 200€ - Le Crédit Mutuel : apport d’aides diverses pour l’exposition photos, coupe John

2/Première approche pour 2012

En préambule, il est intéressant de regarder les perspectives de subventions européennes qui résultent de la signature de la charte

Contacts pris avec l’AFCCRE , il ressort que L'action 1 du programme intitulée "des citoyens actifs pour l'Europe" vise à encourager notamment les communes jumelées à proposer des activités de sensibilisation européenne à l'occasion des rencontres ponctuelles (mesure 1.1) qu'elles organisent ou dans le cadre des réseaux de coopération (mesure 1.2)

Pour bénéficier d'une aide, les rencontres doivent impliquer au minimum 25 participants de la (des) commune(s) partenaires*. Les échanges doivent contribuer à renforcer l'adhésion des participants à l'intégration européenne à travers des animations destinées à les informer sur l'Union européenne et sur ses avantages, à débattre et à échanger des expériences sur des thèmes d'intérêt européen (environnement, gestion locale…). De plus, les échanges doivent promouvoir la citoyenneté européenne en favorisant l'implication active des participants, en stimulant leur créativité et en associant largement la communauté locale.

Les nouveaux jumelages, les échanges de jeunes, les rencontres multilatérales, les rencontres impliquant des publics défavorisés, les échanges avec les nouveaux Etats membres sont prioritaires.

L’aide prend la forme d’une subvention forfaitaire versée à la commune/association d’accueil et à répartir librement entre les partenaires participant à la rencontre. Minimum 5 000 € maximum 25 000 €.

Toutefois compte tenu du calendrier de soumission (le 01/09/2011 pour les actions qui débutent entre le 01/01/2012 et le 30/09/2012) Nous sommes hors délais pour 2012 ce qui n’empêche pas de monter sans tarder un dossier pour 2013:

2/Réflexions pour l’élaboration du programme

Principes

- 2 grands événements , l’un à NH, l’autre à Otford sur 2 jours ou une longue journée permettant d’organiser une activité festive en fin de journée?

o Pour Otford : sans doute coïncidera –t-il avec la signature de la charte lel31 marso Pour NH, il pourrait être organisé en septembre : activités diverses : marche , calèche, radon

croquis, jeux de boules, musique….- Des échanges par thème ex randonnée, peinture- Une zone géographique plus vaste que NH ou Otford pour offrir des nouveautés- Tenir compte des événements organisés dans les localités qui seront diffusés sur le site de manière à

permettre des rencontres bilatérales

Modalités

- Privilégier le week end pour permettre la participation des actifs

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- Organiser un calendriero sur la base d’un espacement de 6 semaines pour une même activité *o en tenant compte des événements locaux,

- Déplacement en bus ou co voiturage

Adhésions

- Accroitre le nombre de nouveaux adhérents notamment surrNeufchâtel- Renouveler les adhésions 2011 et porter le nombre total à 100 ?- Adopter un tarif pour les jeunes - 25 ans : 10€ au lieu de 15€

Activités

Actions déjà programmées

- 31 mars : Signature de la Charte à Otford- 1 trimestre : AG du Comité à NH suivie d’un cocktail : une occasion d’inviter les Otfordiens et les

adhérents

A reconduire

- Marche anglo french à NH et Otfrod- Boucles d’Hardelot- Activités scolaires : voir ce que le comité peut apporter pour les favoriser

A abandonner ?

- Le tennis- Le cyclisme

Nouveautés ?

• Activités musicales ; chorales. Lors de la signature de la Charte le 17 septembre, il est apparu qu’il y avait dans ce domaine matière à échange en constituant une chorale John à NH peut être avec le soutient de l’Espérance‘

• Echanges linguistiques : communiquer par tous moyens sur les possibilités d’échanges en premier lei par le biais de la municipalité, des écoles, du site

• «Rando croquis : le 3 juin à HN• journée de l’océan à Boulogne? • Visite Nausica• Marché de Noël à Londres ? (vacances Noel)• Un événement de type Olympiades (multi activités) à NH Hardelot• Une question : quid de l’intégration de l’événement JO dans nos activités ?

Ces différents projets représentent une première approche et nécessitent d’être étudiés avec Jane pour définir le programme de l’année 2012

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En Noir : ce qui concerne NHEn Vert : ce qui concerne Otford et NHEn Bleu ; ce qui concerne Otfrod

Des précisions seront apportées par- Jean Pierre : le Golf- Fanny : Rando croquis- Marie Paule pour la Journée de l’Océan à Boulogne- Roger : Nausica- David et Pierre : foot- Martine : activités JO sur Hardelot

PV du Conseil d’administration du 14 décembre 2011 à 9H30 à l’Office du tourisme

Participants : Les membres du conseil et invités permanent :: Jean Pierre Lesage et Fanny, Roger Lecocq et Brigitte, David Nash et Claudette, Elodie Valancourt, Hubert Demagny, Dominique Lamarche, Raymond Bilger, Pierre Gervais,

Absents Excusés : Bill Billinghame, Marie Paule Devulder, Nathalie Lucas, .Pierre Yves Avot

1/Compte rendu de la réunion du 12 octobre 2011 : il est approuvé.

2/Rapport d’activité Journée du 22 octobre : le déplacement à Otford et Chartwell a été très apprécié. Au titre des

améliorations, il faut noter l’importance de partir à l’heure. Le fait d’être partis ¼ d’heure en retard nous a fait rater la navette avec comme conséquence de limiter les pauses le matin. A ce propos, il est précisé qu’un déplacement sur une journée à Londres n’est pas aisé. Sauf à y aller en train

Sondage : un sondage auprès des adhérents a permis de cerner les attentes. Les résultats seront pris en compte pour 2012. cf infra

3/ Point sur les adhésions 2011 et le budget (situation provisoire)Des travaux réalisés par Raymond Bilger il ressort les éléments suivants :

Cotisations : 81 adhérents pour 1450 € de cotisations (objectif 2011 : 60 adhérents et 1500€ de cotisations) dont

o 13 membres bienfaiteurso 10 adhésions au titre de 2012 pour 150€

Comptes : les recettes s’élèvent à 3218€ et les dépenses à 2336€ A noter s’agissant des recettes, la part dominante des cotisations alors que la subvention de la municipalité représente 775€. Il est considéré que ce concours matérialise l’engagement de la commune et qu’il est important qu’il soit reconduit à l’avenir

Bilan provisoire : l’actif net ressort à 881,72 , montant nécessaire pour lancer des nouveaux projets

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Compte Prévisionnel 2012 : o Les recettes devraient résulter

Du renouvellement des adhésions pour porter le nombre total à 100 membres actifs soit un montant de 1350€ (hors celles déjà versée au dernier trimestre 2011 au titre de 2012)

Il est confirmé que les cotisations de membre actif 2012 sont de o 15€ par personne soit 30 € pour un coupleo 10€ pour les moins de 25 ans

D’une subvention de la mairie de:1000€ (supra)o Les dépenses concerneraient

Les frais liés aux déplacements à Otford indépendamment de la contribution financière des participants pour 800 €

Les frais de réception pour 1000€ Les frais administratifs et informatiques et divers pour 400€

5/ Projet de programme 2012 (cf pièce jointe en annexe) Pour entretenir les liens entre nous , il est convenu comme suggéré dans le sondage d’organiser en

janvier 2012 (le 11 ou le 18) à l’intention des membres une réunion conviviale vers 17H30. Jean Pierre se charge de réserver la salle Blériot. Il est de plus convenu de se réunir par la suite lors d’un « apéritif John » le 1er samedi de chaque mois par exemple à 11H30 dans un établissement à préciser.

S’agissant du projet d’actions 2012 du calendrier tel que vu ce jour en conseil, Jean Pierre prendra contact avec Jane Lawrey

6/ AG du 3 mars 2012 Outre les aspects statutaires, les aspects de convivialité seront privilégiés. Nos amis d’Otford y seront

invités Il conviendra lors d’un prochain conseil d’arrêter le rapport d’activité de l’année 2011 ainsi que les

comptes définitifs La salle Escoffier a été réservée

7/DiversLa question est posée de savoir s’il ne serait pas possible de regrouper les comités d’Otfod et Neufchâtel Hardelot

Année 2012

PV du conseil d’administration du 19 janvier 2012 à l’Office de Tourisme (10H30)

Présents : Jean Pierre Lesage, Raymond Bilger, Jocelyne Delahaye, Pierre Gervais, David Nash et Claudette, Bill Billinghame, Pierre Yves Avot, Hubert Demagny

Plus de la moitié des administrateurs étant présents, le conseil peut délibérer valablement

1/Compte rendu de la réunion du 14 décembre 2011 : Il est approuvé

2/ Rapport d’activité

Réunion Galette du 13 janvier. Nous étions 51 présents et cette initiative a été très appréciée

3/Compte de résultat et Bilan au 31 décembre 2011

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Les recettes résultent principalement des cotisations des adhérents et des inscriptions au voyage du 28/11. de la subvention de 775€ de la municipalité

Les dépenses portent principalement sur l’accueil de nos partenaires d’Otford. Notamment les 12 juin et 17 septembre. Les participants de N/H règlent pour l’essentiel les frais de déplacement et de réceptions pour ce qui les concernent.

L’avoir net permet au Comité de disposer de moyens pour engager de nouvelles activitésLe conseil du Comité de Jumelage donne son accord sur les comptes et le bilan au 31 décembre pour présentation à l’assemblée du 3 mars 2012

4/Programme 2012

Programme compte tenu des projets émanant d’Otford (voir annexe)

Il convient de définir une date pour les sorties de Mai et Septembre (le 1 septembre correspond aux Boucles d’Hardelot) ;Jean Pierre contacte Jane

Budget, demande de subvention

Le projet de budget se présente comme suite

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Les recettes sont constituées majoritairement des cotisations des membres. Pour 2013, la question est de savoir s’il n’ya a pas lieu de porter la cotisation individuelle de 15 à 20€

les frais engagés concernent principalement sur l’accueil de nos partenaires d’Otford les 9/10 juin à l’occasion des Olympiades le 6 octobre à Boulogne et les sorties prévues à Otford. Les participants de N/H règlent pour l’essentiel les frais de déplacement et de réceptions pour ce qui les concernent.

Le conseil du Comité de Jumelage donne son accord sur le programme 2012 et le projet de budget Il approuve la demande de subvention à la commune dont l’obtention marquera ainsi de manière tangible son soutien et son encouragement au développement du Jumelage.

5/ Déplacement du 31 mars à Otfod70 personnes environ à ce jour. La clôture des inscriptions interviendra le 21 janvierLe déplacement en bus est organisé et pris en charge par la commune. Pour l’emprunter il est nécessaire d’être à jour se sa cotisation 2012.

6/ Assemblée Générale 3 mars 2012 10H30 Salle Escoffier.(réservée) Invités : membres adhérents, associations notamment Mme Allyson Mailly animatrice de Dare To

speak english, écoles, participants aux activités, Jane Lawrey et ses amis Ordre du jour

o Rapport d’activité et Rapport financier : La présentation power point est approuvéeo Projets 2012 et budget prévisionnel (supra)o Elections : Seront proposés à la réélection : Nathalie Lucas, Fanny Lesage et Roger Lecocq.

Dominique Lamarche a donné dons accord à Jean Pierre pour être administrateur.o Apéritif. Ce sera le démarrage de l’ « Apéri- John »

7/Divers : Néant

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