« Messagerie sécurisée des avocats» Rapport final … · Tous droits réservés au CNB - 2014 -...

Conseil National des BarreauxSeptembre 2014

« Messagerie sécurisée des avocats »Rapport final pour décision à destination de

l’assemblée générale du CNB

1. Présentation de la démarche2. Synthèse de l’appel à informations (RFI)3. Synthèse de l’appel d’offres (RFP)4. Présentation de la solution recommandée5. Catalogue de services6. Vote

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Ordre du jour

Tous droits réservés - Reproduction interdite sans autorisation préalable 3

La démarche en quelques chiffres1- Présentation de la démarche

6Soutenances

réalisées pour la phase d’appel à

informations

11

Dossiers de réponse à l’appel

à informations analysés

15Accords de

confidentialité

20Sociétés consultés

en amont

4

Soutenances réalisées pour la

phase d’appel d’offres

150

Questions répondues

2Sociétés retenues pour la

réalisation d’un démonstrateur

325

Critères évalués

4

Dossiers de réponse à l’appel

d’offre étudiés

• Le plan numérique et systèmes d’information de la profession d’avocats, voté lors de l’Assemblée Générale du CNB du 21 mars 2014, fixe les grandes orientations pour la profession et la road-map d’évolution.

• Dans le cadre de l’axe 5 « Mettre en place le Cloud privé des avocats », la première étape consiste en la construction d’une messagerie privée pour les avocats qui pourra s’étendre à d’autres services.

• Sa mise à disposition est cruciale pour renforcer la position des avocats et sécuriser le secret professionnel.


Rappel du plan numérique1- Présentation de la démarche

• Aujourd’hui, les messageries utilisées par lesavocats sont en majorité des messageriesgrand public qui ont des lacunes en terme deconfidentialité :

– Données potentiellement soumises au Patriot Act– Mails lisibles par le fournisseur et accédés de manière

automatique pour faire du profilage, de la vente de données (chez certains fournisseurs)

– Données stockées en clair chez le fournisseur– Pas de maîtrise de la localisation du stockage– Circulation des mails en clair sur Internet– L’accès aux différents services est tracé

• La solution envisagée permettra unesécurisation accrue des échanges entre lesavocats dans un premier temps.


Objectif : sécuriser les mails des avocats1- Présentation de la démarche

VPN (RPVA)

Flux sécurisés (HTTPS, IMAPS, POPS, SMTPS) à l’intérieur du réseau privé RPVA

Avocat A(au bureau ou en mobilité)

Avocat B(au bureau ou en mobilité)

Données stockées chiffrées

Localisation en France et

gestion par un opérateur français

La sécurité de la solution envisagée repose sur le Réseau Privé Virtuel des Avocats (réseau VPN, cf. schéma ci-

contre) qui sera accessible depuis les terminaux de l’utilisateur y compris en situation de mobilité

Présentateur

Commentaires de présentation

Evolution de l’espace sécurisé avec un AO envoyé pour offrir plus de


Une offre en 3 volets1- Présentation de la démarche

Solution nationale Offre pour les cabinets d’avocatsOptions de la solution nationale

Etc.

Signature électronique des mails (à venir)

VoIP avec des externes

Extension du volumeGo

Edition de documents en ligne (word, excel,…)

Wipe out

Carnet d’adresse

Stockage /Drive

Annuaire des avocats

VoIP entre avocats (voix et vidéo)

Messagerie instantanée

MobilitéSécurité

Messagerie

Agenda

Un cabinet peut souscrire à toutes les fonctionnalités de la solution nationale

Fonctionnalités complémentaires : • Gestion du nom de domaine, • Création de compte pour les non avocats, • Délégation, • Etc.…

Chaque avocat dispose d’un compte à vieLes fonctionnalités sont financées par le CNB

En complément des services financés par le CNB l’avocat peut souscrire aux options ci-dessous à des tarifs négociés par le CNB.

Les cabinets peuvent adopter les services disponibles dans le Cloud des avocats pour leur personnel (avocat ou non).Le CNB négocie les meilleurs tarifs pour les cabinets.


Détail des fonctionnalités1- Présentation de la démarche

• Planification de réunions : disponibilité des participants, récurrence, alarmes, gestion de ressources…

Agenda

• Gestion de listes de diffusion

Carnet d’adresse

• 15 Go de stockage en ligne pour les documents avec possibilité de partage sécurisé avec des tiers

Stockage/Drive

Annuaire des avocats

VoIP entre avocats (voix et vidéo)

Messagerie instantanée

•Accès en mobilité avec synchronisation des messagerie, agenda, carnet d’adresses

Mobilité

• Connexion dans le réseau VPN• Solution d’échange sécurisé avec les tiers• Pas de traçabilité des actions des avocats

Sécurité

• Boîte aux lettres d’au moins 10 Go extensible à vie• Envoi/réception de message jusqu’à 15 Mo• Transfert de fichier volumineux par lien url• Utilisation possible avec le webmail ou les applications usuelles de messagerie (Outlook, mail, Thunderbird, etc.)

[email protected]

Solution nationale Financée par le CNB

Solution pour les cabinetsFinancé par le cabinet

Un cabinet peut souscrire à toutes les fonctionnalités de la solution nationale

Messagerie de cabinet

Fonctionnalités complémentaires : gestion du nom de domaine, création de compte pour les non avocats, délégation, …

…

Signature électronique des mails (à venir)

VoIP avec des externes

Extension du volumeGo

Edition de documents en ligne (word, excel,…)

Options de la solution nationaleFinancé par l’avocat

Wipe out

• En raison de la complexité du marché et d’un besoin non standard, la démarche la plus adaptée pour le choix d’un prestataire pour la solution de Cloud des avocats est une démarche en 2 étapes : appel à informations puis appel d’offres.


Une démarche en 2 phases1- Présentation de la démarche

Appel à informations Appel d’offres

Connaissance exhaustive des possibilités : • des configurations de solutions • de contractualisation.

• les besoins techniques sont précisés par la rédaction du cahier des charges (renforcé par les solutions issues de l’appel à informations).• la sollicitation se concentre sur les offreurs de solutions qui ont déjà fait la preuve de leur capacité à répondre au besoin du CNB. 15

Sociétés sollicitées

4Groupementspertinents

2Groupements

• Les groupements réalisent un démonstrateur de leur solution pour l’Assemblée Générale• le catalogue de service est ajusté aux besoins du CNB• Les tarifs sont négociés

11 Groupement validé par l’Assemblée Générale

ContractualisatioFinalisation



Ordre du jour

Modèle de contractualisation visé par le CNB :Contractualisation avec un prestataire unique qui délivre le service.

Deux natures de soumissionnaires sont possibles :1. Consortium de sociétés différentes (cf ci-contre) avec

un primo contractant et des sous traitants)2. Société seule réalisant l’ensemble de la prestation

Critères de choix du prestataire :1. Pertinence du soumissionnaire et de sa proposition

(fonctionnelle et technique)2. Taille et pérennité du prestataire retenu3. Évolutivité / capacité à fournir d’autres services pour

le Cloud des avocats et à les intégrer avec les autres services et le SI existant du CNB

4. Capacité à accompagner la communication et la conduite du changement auprès des avocats

5. Niveau de sécurité (pas de risque lié au Patriot Act…)6. Connaissance des avocats

Le service attendu par le CNB comprend la mise àdisposition de la solution, son intégration dans desinfrastructures et son hébergement.


Typologie d’acteurs et critères de choix2 - Synthèse de l’appel à informations (RFI)

Editeur

Intégrateur Offreur de Cloud

Solution applicative de messagerie

Infrastructures

Périmètre du service attendu

Types de sociétés


Un nombre important de sociétés sollicitées pour l’appel à informations2 - Synthèse de l’appel à informations (RFI)

Ces sociétés proposent une forte diversité de solutions logicielles :

Editeur

Intégrateur Offreur de Cloud

Note : certaines sociétéséditrices de solutions(Microsoft, IBM, Zimbra…)ont souhaité répondre nonpas directement mais parl’intermédiaire d’unintégrateur partenaire.

4

65

15 Sociétés de natures diverses sollicitées


Sociétés et groupements ayant répondu à l’appel à informations2 - Synthèse de l’appel à informations (RFI)

Solution de messagerie Editeur Intégrateur Hébergeur/infrastructureAlinto Alinto Alinto Numergy

BlueMind BlueMind Teclib Teclib

Lotus IBM VTS - C IBM

Exchange Microsoft Atos-Canopy Atos-Canopy

Open-Xchange OpenExchange 1&1 1&1

Zimbra Zimbra Netixia Prosodie

Zimbra Zimbra Netixia Netixia

Exchange Microsoft ColibriWithUs ColibriWithUs

Exchange Microsoft OVH OVH

Zimbra Zimbra StarXpert CloudWatt

Exchange Microsoft Jarvis Intégral Micro CFI-SHD

11 sociétés ont répondu à l’appel à informations. Ci-dessous les réponses reçues, 1 ligne par réponse. La société en gras portait la relation contractuelle avec le CNB (contractant principal) pour cette 1ère phase.


Groupements retenus pour l’appel d’offres (1/2)2 - Synthèse de l’appel à informations (RFI)

4 sociétés et groupements sont retenus à la suite de l’appel à informations (sans ordonnancement) :

Editeur

Intégrateur

Hébergeur

Contractant principal : ColibriWithUs Solution Microsoft Exchange

Points forts :+ Connaissance des avocats+ Solution logicielle complémentaire (outil de gestion…), bonne capacité d’évolution vers d’autres services+ Solution éprouvée et ergonomique+ Bonne réponse aux besoins du CNBPoints faibles :

- Société de petite taille

- Références de petit volume- Coût moyen- Absence d’expérience dans l’usage de PKI

Recommandation de se grouper avec un hébergeur plus reconnu

Editeur

Intégrateur

Hébergeur

Contractant principal : 1&1 Solution : OpenXchange

Points forts :+ Solution éprouvée, ergonomique et open source+ Consortium pertinent et pérenne

Points faibles :

- Références toutes positionnées en Allemagne- Coût moyen - Réponse peu pertinente et travaillée qui pose

la question de la motivation et réactivité pour le CNB

A définir


Groupements retenus pour l’appel d’offres (2/2)2 - Synthèse de l’appel à informations (RFI)

4 sociétés et groupements sont retenus à la suite de l’appel à informations (sans ordonnancement) :

Editeur

Intégrateur

Hébergeur

Editeur

Intégrateur

Hébergeur

Contractant principal : Teclib Solution : BlueMind

Contractant principal : Prosodie Solution Zimbra

Points forts :+ Solution ergonomique+ Des services complémentaires (Sendlib’, Kimios,…) utiles aux avocats+ Réelle réflexion sur les usages et besoins+ Coûts faiblesPoints faibles :

- Consortium constitué de sociétés de petite taille

- Notoriété faible chez les avocats- Solution propriétaire et récente- Pas de grosse référence en commun

Points forts :+ Forte réactivité+ Références très sérieuses+ Consortium pertinent et pérenne + Solution éprouvée et open source+ Facturation éprouvée

Points faibles :- Connaissance faible des avocats- Articulation entre les membres du groupement peu claire (quel rôle pour Prosodie?)

Recommandation de se grouper avec un hébergeur plus reconnu



Ordre du jour

Suite à l’appel à informations, les groupements sélectionnés pour l’appel d’offres ont été ajustés :


Ajustement des groupements pour la phase d’appel d’offres3 - Synthèse de l’appel d’offres (RFP)

Le groupement originellement sélectionné était constitué de l’offreur de Cloud 1&1 accompagné de l’éditeur OpenXchange.

Un entretien complémentaire avec Open-Xchange a permis de confirmer qu’une société française « grand public » serait plus à même d’apporter l’accompagnement de proximité souhaité par le CNB. Le choix d’Open-Xchange s’est porté sur SFR Business Team pour son réseau de proximité, sa notoriété et sa solidité financière.

La société Teclib répondait avec l’éditeur BlueMind.

Ces sociétés manquaient de visibilité pour pouvoir assurer une communication forte sur la dimension sécuritaire de la solution choisie.

Le groupement Teclib-BlueMind a proposé une option d’hébergement par le Cloud Numergy.

La société ColibriWithUs répondait seule, elle présentait des garanties moindre en comparaison des autres groupement.

ColibriWithUs a choisi d’héberger la solution dans les infrastructures Numergy afin d’apporter la sécurité associée au cloud souverain.

Remarque : Le 4ème groupement constitué de Prosodie et Netixia (solution Zimbra) n’a pas évolué entre les 2 phases.


Groupements répondant à l’appel d’offres3 - Synthèse de l’appel d’offres (RFP)

Sociétés et groupements retenus à la suite de l’appel à informations (sans ordonnancement) :

Editeur

Intégrateur

Hébergeur

Editeur

Intégrateur

Hébergeur

Changement d’hébergeur

Contractant principal : ColibriWithUs

Solution : Microsoft Exchange

Contractant principal : SFR Business Team

Solution : OpenXchange

Editeur

Intégrateur

Hébergeur

Contractant principal : Prosodie

Solution : Zimbra

Contractant principal : Teclib

Solution : BlueMind

Changement d’Offreur de Cloud

Editeur

Intégrateur

Hébergeur

Changement d’hébergeur

• 6 axes d’analyse ont été identifiés, validés et pondérés avec la DSI du CNB et la Commission Intranet et Nouvelles Technologies :


Critères de notation3 - Synthèse de l’appel d’offres (RFP)

Axe d’analyse Pondération Remarque

Financier 30%

Evaluation des tarifs proposés selon 2 scénarios : - Souscription des services minimaux par le CNB- Souscription d’options (extension du support, accompagnementpour la promotion de l’outil, service de stockage,…)

Fonctionnel 25%

- Analyse des fonctionnalités proposées sur la base des comptes de test mis à disposition et des descriptions fonctionnelles des outils- Analyse des propositions pour les phases projets et run (mise en place, support, etc.)

Société 20% - Evaluation de la pertinence et de la solidité du groupement

Technique 15% - Analyse des solutions techniques proposée (hébergement,…)

Evolutivité de la solution 5%- Prospection sur les évolutions possible de la solution et des services du Cloud à court et moyen terme

Qualité de la réponse 5% - Qualité générale du dossier présenté

Cette diapositive présente la démarche d’analyse des réponses.

Les solutions des soumissionnaires ont été analysées sur la base :• Du dossier de réponse décrivant le détail des prestations et services et les moyens de leur mise

en oeuvre• De la grille tarifaire complétée• De l’utilisation de comptes de messagerie test afin de comparer les fonctionnalités et

l’ergonomie des webmailChaque solution a été évaluée sur la base de plus de 300 critères pondérés selon les 6 axes d’analyses présenté à la diapositive précédente. Cette évaluation a été complétée par la réalisation d’une soutenance avec chacun des soumissionnaires qui permis d’affiner l’évaluation réalisée. A la suite de la soutenance, certains des soumissionnaires ont pu ajuster leur proposition, notamment sur l’aspect financier. Ces évolutions ont été prises en compte dans cette synthèse.

Les diapositives qui suivent présentent une synthèse des points majeurs pour chacun des soumissionnaires. L’évaluation détaillée est disponible dans un fichier excel.


Méthodologie d’évaluation3 - Synthèse de l’appel d’offres (RFP)

1,70

2,49

2,52

2,36

2,85

2,11

Financier

Fonctionnel

Société

Technique

Evolutivité de lasolution

Qualité de laréponse


SFR Business Team3 - Synthèse de l’appel d’offres (RFP)

- Solution complète fonctionnellement et webmail très ergonomique- Fonctionnalité (Guard) de sécurisation de messages lors d’échange avec des tiers (hors RVPA)- Portail utilisateurs permettant l’accès facile et une vue sur différentes fonctionnalités (mails, agenda, twitter, linkedIn)- Panneau de notifications d’évènements- In-App up-selling permettant la commande d’options directement dans l’application- Halo view : vue de synthèse sur un contact, un rendez-vous qui s’ouvre dans une fenêtre

- Organisation peu claire avec le distributeur, le profil du chef de projet proposé ne convient pas

- Solution refondue récemment (version 1 en 2013) et pour lesquelles il y a peu de retour d’expérience.

- Certaines fonctionnalités doivent sortir à la rentrée 2014 (OX Guard, OX Messenger)

Points positifs Points négatifs

En synthèse• Consortium pertinent et avec de bons acteurs• Très bonne solution du point de vue

fonctionnel et ergonomie• Coûts très attractifs


ColibriWithUs3 - Synthèse de l’appel d’offres (RFP)

1,67

1,80

2,06

2,31

1,85

2,78

Financier

Fonctionnel

Société

Technique



- Solution complète fonctionnellement, l’option Lync est notamment très intéressante pour les avocats (bien hors périmètre du présent AO)- La solution proposée d’échanges avec les tiers hors RPVA est sur le papier la plus sécurisée (chiffrement de bout en bout. - Expérience des avocats et de leurs usages (réalisation de logiciel de gestion de cabinet)- Coût du déploiement peu élevé

- Nécessité de réaliser de nombreux développements (drive, portail, solution d’échange sécurisé avec des tiers, etc.)

- La solution proposée d’échanges avec les tiers hors RPVA reste à développer et semble très complexe en terme d’usages.

- Coûts récurrents élevés- Le projet représenterait une part trop importante de leur

C.A. (dépassement du seuil de 20% de CA définit avec le CNB).


En synthèse :• Budget du projet >20% C.A. • Solution fonctionnelle et ergonomique• Beaucoup de développements à réaliser• Coûts récurrents élevés


Prosodie3 - Synthèse de l’appel d’offres (RFP)

- Solution complète fonctionnellement (messagerie, - Solution éprouvée, open source et disposant d’une large communauté ainsi que de nombreux intégrateurs- Nombreuses références - Equipe projet expérimentée - Prestataire respectant la règle des 20% de C.A.

- Coûts élevés (solution de stockage)- Ergonomie moins moderne que d’autres solutions


En synthèse• Consortium pertinent • Équipe projet expérimentée• Solution fonctionnellement complète• Coûts moyens

1,49

2,33

2,58

2,14

2,63

2,78

Financier

Fonctionnel

Société

Technique




Teclib’3 - Synthèse de l’appel d’offres (RFP)

- Solution fonctionnelle et ergonomique- Hébergement dans le cloud souverain Numergy- Solution open source donc facilitation de la réversibilité- Forte connaissance par les équipes Teclib’ du produit BlueMind- Solution complémentaire d’envoi de recommandé dématérialisé Senlib’ très intéressante pour les avocats (évolution possible du Cloud)

- Solution moins complète fonctionnellement que les autres et très jeune

- Petite communauté et moins d’intégrateurs potentiels que Zimbra

- Portail de facturation à développer.- Manque de références d’une dimension suffisante

(uniquement Ministère de l’intérieur pour 140K utilisateurs pour Blue-Mind).

- Ne semblent pas totalement confiants en soutenance sur le fait de remporter le projet ou de le réaliser

- Des approximations en soutenance sur la réalisation du projet.


En synthèse• Société jeune et peu expérimentée• Solution ne disposant pas de toutes les

fonctionnalités• Des développements à réaliser (portail)• Des évolutions intéressantes pour les avocats

(Senlib’)

1,47

1,53

1,76

1,92

1,67

2,00

Financier

Fonctionnel

Société

Technique




Synthèse des évaluations3 - Synthèse de l’appel d’offres (RFP)

Axe d’analyse Pondération SFR Business Team ColibriWithUs Prosodie Teclib’

Financier 30% 1,70 1,67 1,49 1,47

Fonctionnel 25% 2,49 1,80 2,33 1,53

Société 20% 2,52 2,06 2,58 1,76

Technique 15% 2,36 2,31 2,14 1,92

Evolutivité de la solution 5% 2,85 1,85 2,63 1,67

Qualité de la réponse 5% 2,11 2,78 2,78 2,00

Moyenne Pondéré 100% 2,24 1,94 2,14 1,65

L’analyse des propositions fait clairement ressortir les propositions suivantes: – Prosodie / Netixia / Zimbra– SFR Business Team / Numergy / Open-

Xchangeque nous avons conservé pour la réalisation du démonstrateur.

Phase de finalisation :– Démonstrateur réalisé par les deux finalistes– Négociation des tarifs et de l’offre de service

La phase de finalisation est en cours ; ses résultats seront présentés à l’AG pour permettre de retenir une société.


Recommandation de choix 3 - Synthèse de l’appel d’offres (RFP)

Financier

Fonctionnel

Société

Technique

Evolutivité de la solution

Qualité de la réponse

Radar selon les critères d'évaluation

CWU

Prosodie - Netixia

Teclib - BlueMind - Numergy

SFR-OpenXChange



Ordre du jour

Présentation réalisée en Assemblée Générale



Ordre du jour

En cours de finalisation

• La mise en place du Cloud et des services autour de la messagerie est un élément de l’offre de sécurisation mis à la disposition des avocats par le CNB.

• L’amélioration du service rendu est réalisée à budget constant hors coût de mise en oeuvre.


Une évolution majeure à budget réduit pour le CNB5. Catalogue de services

VPN

Clés d’authentification

classe 3+

Messagerie avocat-conseil.fr250 Mo/hors VPN

VPN+ VPN logiciel

Clés d’authentification

RGS **

Cloud Privé sécurisé

Messagerie

Contacts

Drive

Agenda

VoIP

…

- 0,8 €/mois/boîtepour 28 000 boîtes

2014 2015

-8€ / mois / VPNminimum

- 3€ / mois / clé

Négociation pour la nouvelle solution en cours autour de 3,5 € / BAL (*)

Déjà effectif !

(*) : le coût au Go de stockage passe de 3,2€/Go à 0,07€/Go


Des couts en baisse pour les cabinets pour une technologie moderne et sécurisée

Simulation des coûts pour un cabinet de 3 personnes sous réserve des ultimes négociations en cours.

Accès au VPN19 € / mois

Clés d’authentificationClass 3+

14 € / mois

Cloud Public proEx : Microsoft exchange +

Dropbox20 € / mois

2014 2015

Accès au VPN15 €/mois

Clés d’authentificationRGS **

Signature Acte Avocat7,5 € / mois

Cloud Privé sécuriséSolution @Vocat

10,5 € / mois

53 € / mois 2233 € / mois

Schéma Directeur + Méthode : • Appel à Informations (RFI)• Appel d’Offres (RFP)• Analyse et Grille d’évaluation



Ordre du jour

Le Conseil national des barreaux, réuni en assemblée générale les 12 et 13 septembre 2014,connaissance prise du rapport de la Commission Intranet & Nouvelles Technologies sur la sélection duprestataire pour la mise en place d’une solution de messagerie sécurisée des avocats.

• CONSIDERANT l’importance de la confidentialité des échanges et des données ,

• CONSIDERANT l’urgence à proposer une solution alternative sécurisée et gratuite aux messageries actuelles du marché et la création automatique pour tout nouvel avocat d'une adresse mail sur le domaine @avocat-conseil.fr accessible depuis le Cloud privé sécurisé,

• CONSIDERANT la nécessité pour l’ensemble des avocats inscrits à un barreau français d’une mise à disposition d’une solution de Cloud privé sécurisé nationale, moderne, ergonomique,

• DECIDE la mise en œuvre d’une solution globale de Cloud privé sécurisée déployée pour tous les avocats inscrits à un barreau français,

• MANDATE le Bureau du Conseil National avec le concours de la Commission Intranet & Nouvelles Technologies pour la contractualisation avec la société _________________ pour une durée de 3 ans dans les conditions présentées par la Commission Intranet & Nouvelles Technologies.


Vote

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