Réussir son séminaire avec Réunir

14 et 15 septembre 2011, Carrousel du Louvre 75001

Réussir son séminaire

Qu’est ce qu’un séminaire réussi ?

C’est la satisfaction des participants mais attention, les attentes sont différentes que l’on soit public, initiateur de l’événement, intervenant ou encore l’organisatrice

Réussir son séminaire

Réunir une légitimité depuis ¼ de siècle

Réunir : Depuis 25 ans la référence du séminaire et de l’événement d’entreprise

Le Guide, 1000 établissements, avec ou sans hébergement, spécialistes du séminaire et de l’événement d’entreprise

Le site www.reunir.com, l’alter ego du Guide imprimé avec de nouvelles fonctionnalités

Les salons : Les Rencontres professionnelles Réunir et le Carrefour des Assistantes au Carrousel du Louvre les 14 et 15 septembre 2011

La cellule d’assistance gratuite pour celles et ceux qui manquent de temps « Réunir cherche pour vous »

Réussir son séminaire

Les 3 étapes fondamentales

Réussir son séminaire

En amont, avec l’élaboration du cahier des charges

Pendant, en étant le chef d’orchestre de la manifestation

En aval, avec la mesure de la satisfaction des participants et le retour sur investissement

Réussir son séminaire

Tout se prépare en amont

Définir le cahier des charges ou

« la pêche aux informations » 1/2

Le type de la manifestation (journée d’étude ou séminaire résidentiel, etc.)

L’objectif visé Le public visé Le nombre de participants L’hébergement éventuel, l’impact de la crise Le lieu géographique ou la région

Définir le cahier des charges ou

« la pêche aux informations » 2/2

Les dates de la manifestation Le budget et le standing Les salles et leur disposition Les équipements spécifiques Les activités annexes (la philosophie de

l’entreprise) La communication en interne

Réussir son séminaire

Limiter les risques

Limiter les risques 1/3

Anticiper, dans la mesure du possible, sauf à vouloir bénéficier de prix de dernière minute

Proscrire les périodes de vacances et de manifestations importantes

Proposer des alternatives pour éviter la routine Comparer les offres

Limiter les risques 2/3

Rencontrer et exiger un interlocuteur unique Visiter le lieu sélectionné, vérifier qu’il est

parfaitement adapté à votre événement et à ce qui vous été vendu (salle à la lumière du jour par exemple)

Vérification du professionnalisme et de la disponibilité de l’équipe d’accompagnement

Vérification des salles Vérification des équipements annexes : lumière,

sonorisation, matériel, climatisation

Limiter les risques 3/3

Préparer les pauses et les repas (test) Adresser les invitations avec une indication claire

sur l’objet de ce séminaire, les dates, les lieux, les modes d’accès, les coordonnées

Identifier et contacter les prestataires : transport, hôtesse, décoration florale, traiteurs, etc.

« La confiance n’évite pas le contrôle »

Réussir son séminaire

Mesurer ma satisfaction

Après la manifestation

Objectif : Evaluer l’ensemble des prestations que vous avez achetées

Prestations de l’établissement et disponibilité des personnes dédiées

Le traiteur et la restauration Les activités que vous avez organisées Les services associés, transferts, hôtesses

Une question à se poser : Est-ce que je recommanderais cet établissement et les prestataires à un(e) ami(e) ?

Réussir son séminaire

Mesurer la satisfaction des participants

Après la manifestation

Objectif: Evaluer du point de vue des participants la manifestation pour en relever les points forts et, bien entendu, les points à améliorer

La durée, les prestations Le rythme et l’enchaînement des activités Les attentes des participants Faites remplir à l’ensemble des participants (incluant

les intervenants) un questionnaire de satisfaction

Un séminaire réussi

Mesurer la satisfaction de l’organisateur et le ROI

La satisfaction de l’organisateur

Son objectif a-t-il été atteint ? Le budget alloué était-il justifié? Le rythme et l’enchaînement des activités Reprenez le cahier des charges et mettez en face les

commentaires des participants

Ce qu’il faut retenir

Dois-je faire appel à une agence ou suis-je capable d’organiser cet événement moi-même?

Ne pas minimiser l’importance de l’événement Mesurer les conséquences de la réussite ou de

l’échec sur le donneur d’ordre Et surtout anticiper!

Adresses et numéros utiles

•Besoin d’aide : « Réunir cherche pour vous » •Par téléphone 01.53.60.61.87 (Jean-Philippe)•Par mail : www.reunir.com rubrique « Réunir cherche pour vous »•Un problème budgétaire: www.reunir.com, rubrique les promotions.

Nos prochains rendez-vous :

Les 14 et 15 septembre 2011au Carrousel du Louvre

Les 14 et 15 septembre 2011au Carrousel du Louvre