Réussir son séminaire avec Réunir 14 et 15 septembre 2011, Carrousel du Louvre 75001.
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Réussir son séminaire avec Réunir
14 et 15 septembre 2011, Carrousel du Louvre 75001
Réussir son séminaire
Qu’est ce qu’un séminaire réussi ?
C’est la satisfaction des participants mais attention, les attentes sont différentes que l’on soit public, initiateur de l’événement, intervenant ou encore l’organisatrice
Réussir son séminaire
Réunir une légitimité depuis ¼ de siècle
Réunir : Depuis 25 ans la référence du séminaire et de l’événement d’entreprise
Le Guide, 1000 établissements, avec ou sans hébergement, spécialistes du séminaire et de l’événement d’entreprise
Le site www.reunir.com, l’alter ego du Guide imprimé avec de nouvelles fonctionnalités
Les salons : Les Rencontres professionnelles Réunir et le Carrefour des Assistantes au Carrousel du Louvre les 14 et 15 septembre 2011
La cellule d’assistance gratuite pour celles et ceux qui manquent de temps « Réunir cherche pour vous »
Réussir son séminaire
Les 3 étapes fondamentales
Réussir son séminaire
En amont, avec l’élaboration du cahier des charges
Pendant, en étant le chef d’orchestre de la manifestation
En aval, avec la mesure de la satisfaction des participants et le retour sur investissement
Réussir son séminaire
Tout se prépare en amont
Définir le cahier des charges ou
« la pêche aux informations » 1/2
Le type de la manifestation (journée d’étude ou séminaire résidentiel, etc.)
L’objectif visé Le public visé Le nombre de participants L’hébergement éventuel, l’impact de la crise Le lieu géographique ou la région
Définir le cahier des charges ou
« la pêche aux informations » 2/2
Les dates de la manifestation Le budget et le standing Les salles et leur disposition Les équipements spécifiques Les activités annexes (la philosophie de
l’entreprise) La communication en interne
Réussir son séminaire
Limiter les risques
Limiter les risques 1/3
Anticiper, dans la mesure du possible, sauf à vouloir bénéficier de prix de dernière minute
Proscrire les périodes de vacances et de manifestations importantes
Proposer des alternatives pour éviter la routine Comparer les offres
Limiter les risques 2/3
Rencontrer et exiger un interlocuteur unique Visiter le lieu sélectionné, vérifier qu’il est
parfaitement adapté à votre événement et à ce qui vous été vendu (salle à la lumière du jour par exemple)
Vérification du professionnalisme et de la disponibilité de l’équipe d’accompagnement
Vérification des salles Vérification des équipements annexes : lumière,
sonorisation, matériel, climatisation
Limiter les risques 3/3
Préparer les pauses et les repas (test) Adresser les invitations avec une indication claire
sur l’objet de ce séminaire, les dates, les lieux, les modes d’accès, les coordonnées
Identifier et contacter les prestataires : transport, hôtesse, décoration florale, traiteurs, etc.
« La confiance n’évite pas le contrôle »
Réussir son séminaire
Mesurer ma satisfaction
Après la manifestation
Objectif : Evaluer l’ensemble des prestations que vous avez achetées
Prestations de l’établissement et disponibilité des personnes dédiées
Le traiteur et la restauration Les activités que vous avez organisées Les services associés, transferts, hôtesses
Une question à se poser : Est-ce que je recommanderais cet établissement et les prestataires à un(e) ami(e) ?
Réussir son séminaire
Mesurer la satisfaction des participants
Après la manifestation
Objectif: Evaluer du point de vue des participants la manifestation pour en relever les points forts et, bien entendu, les points à améliorer
La durée, les prestations Le rythme et l’enchaînement des activités Les attentes des participants Faites remplir à l’ensemble des participants (incluant
les intervenants) un questionnaire de satisfaction
Un séminaire réussi
Mesurer la satisfaction de l’organisateur et le ROI
La satisfaction de l’organisateur
Son objectif a-t-il été atteint ? Le budget alloué était-il justifié? Le rythme et l’enchaînement des activités Reprenez le cahier des charges et mettez en face les
commentaires des participants
Ce qu’il faut retenir
Dois-je faire appel à une agence ou suis-je capable d’organiser cet événement moi-même?
Ne pas minimiser l’importance de l’événement Mesurer les conséquences de la réussite ou de
l’échec sur le donneur d’ordre Et surtout anticiper!
Adresses et numéros utiles
•Besoin d’aide : « Réunir cherche pour vous » •Par téléphone 01.53.60.61.87 (Jean-Philippe)•Par mail : www.reunir.com rubrique « Réunir cherche pour vous »•Un problème budgétaire: www.reunir.com, rubrique les promotions.
Nos prochains rendez-vous :
Les 14 et 15 septembre 2011au Carrousel du Louvre
Les 14 et 15 septembre 2011au Carrousel du Louvre