Post on 03-Apr-2015
Réunion des gestionnaires de ressources humaines du SRH
Paris12 janvier 2010
Objectifs et programmede la journée
Objectifs de la réunion
Vous informer sur le projet Agorha et sur son accompagnement
Vous montrer concrètement les outils qui seront mis à votre dispositionL'application elle-mêmeLe nouveau portail Agorha gestionnaireL'outil Agorha formation
Echanger avec vousDes séquences de questions/réponses N'hésitez pas à prendre la parole
Programme de la réunion
Présentation du projet AgorhaModalités d'accès à AgorhaDémonstration de l'application
AgorhaL'accompagnement des utilisateurs
Le dispositif globalLa communication et le nouveau portail
Agorha gestionnaireLa documentation utilisateurLa formationL'assistance aux utilisateurs
Présentation du projet Agorha
Rappel sur Agorha
Agorha est le projet de nouveau système d'information des ressources humaines (SIRH) du MAAP
Agorha est une modernisation de l'actuelle application Epicea, qu'il remplacera progressivement
S'inscrivant dans le contexte de la mise en place de l'opérateur national de paye (ONP)
La modernisation technique
Une migration d'Epicea en technologie Web (Java/Orion)Un outil qui intègre les avancées
technologiques les plus récentesPlus facile à mettre à disposition des
utilisateurs (technologie Web)Pas d'intervention sur le poste de travail
Des améliorations techniquesMoteur de règles
Un outil mieux sécuriséDes modalités d'accès renouvelées
La modernisation fonctionnelle
Une reprise des fonctionnalités d'EpiceaDans un outil plus moderne
En conservant la même base de donnéesAgorha gère les mêmes populations d'agentsPas de ressaisie de données
Des améliorations fonctionnellesCorrection de bugsNouvelles fonctionnalités : droit individuel à
la formation, temps partiel thérapeutique,...Une intégration plus rapide et plus facile
des évolutions réglementairesMoteur de règles
L'opérateur nationalde paye (ONP) (1/2)
Prise en charge de la paye de tous les agents de l'EtatPlus de paye locale (trésorerie)
Refonte de l'application « PAYE »Des échanges quotidiens de données avec
les SIRHAlimentation du compte individuel retraite
Mise en conformité des SIRH ministérielsPour permettre ces échanges de données
Livre blanc de la payeRegroupe toute la réglementation de la paye
et des primes pour tous les ministères
L'opérateur nationalde paye (ONP) 2/2
Rénovation de l'organisation et des processus de la fonction gestion administrative (GA)-payeRegroupement de la GA et de la paye dans des
«pôles d'expertise et de services» (PESE)MAAP déjà organisé avec un seul PESE : le
SRH (bureaux de gestion)Des évolutions dans les processus GA-paye
Un SIRH le plus à jour possibleVérification quotidienne des payes provisoiresValidation explicite des payes provisoires
Un accompagnement des gestionnaires pour ces évolutions
Les principaux gainsattendus de l'ONP au MAAP
Une nouvelle application PAYE, plus moderne et plus sûre
Des règles de paye formaliséesLivre blanc de la paye
Une plus grande réactivitéPrise en compte des modifications de la
situation administrative de l'agent pour la paye du mois en cours
Conséquences pour Agorha
Une organisation GA-paye déjà conforme et traduite dans un SIRH performant
Le MAAP est retenu comme ministère pilote potentiel pour le raccordement à l'ONPEchéance fixée par l'ONP pour ce
raccordement : 1er janvier 2012Des travaux à conduire d'ici là
Mise en conformité du SIRH avec l'ONPMise en qualité des données dans le SIRH
(complétude, exactitude)Remontées des dernières payes en région et
des payes des DOM
Les livraisons d'Agorha et la co-existence avec Epicéa
Phases d'un projet (définitions)
Validation des spécifications fonctionnelles détaillées : Validation des documents qui décrivent le fonctionnement de l'application
Réalisation : Phase de création de l'application
Recette : Phase de test de l'application
Mise en production : Mise à disposition de l'outil aux utilisateurs
Point d'étapeDéveloppements organisés module par
module
Le module 'Habilitation est en production
Sont en cours de réalisation ou de recetteRecette
Droit individuel à la formation (DIF)Consultation
RéalisationPremière partie de Déroulement de carrière Première partie de Congés Temps partiel
Les livraisons d'AgorhaMéthode d'organisation des livraisons
des modules d'Agorha
Meilleur cadrage possible avec le calendrier des gestionnaires (éviter les périodes de CAP ou les campagnes de mobilité).
Eviter la gène occasionnée par de trop nombreuses livraisons.
Mise en production de lots fonctionnels cohérents.
Les premières livraisons L'application Agorha 'Habilitation'
Cible : relais locaux d'habilitation (RLH)But : habiliter les gestionnaires de proximitéMise en production : 18 décembre 2009
L'application Agorha 'Consultation'.Cible : les utilisateurs d'Epicéa 'consultation'But : disposer d'une application consultation
aux fonctionnalités identiques à celles d'Epicéa
Echéance : début février 2010
Les premières livraisons
DIF : Droit individuel à la Formation (DIF) (fév. 2010)
Nouveau module principalement dédié aux gestionnaires de proximité
Principales fonctionnalités :Alimentation automatique du compteur DIF des
agentsSaisie des consommations DIFEdition des notifications des droits disponibles de
chaque agent
Les livraisons GA en 2010
En 2010, décision de ne constituer que deux lots de livraisons de gestion administrative (GA).
Lot 1 : Essentiellement les réalisations 2009
Lot 2 : Le reste de la gestion administrative
En 2011, les modules restants hors GA.Formation continueGestion des structures ...
Les livraisons en 2010Lot 1
congés 1 congés maladie, TP thérapeutiquemodalités de travail 1 temps partiel
déroulement de carrière 1
congés 2 congés famille, bonifié, formationprestations familiales
Lot 2déroulement de carrière 2 affectation, suivi des contrats, bonificationsinterruption de fonctionsfin de fonctions
modalités de travail 2
primes
recrutement, nomination, classement, données personnelles
CPA, MAD, délégation, dispense de service, décharge syndicale
Les livraisons GA en 2010
Dès que les modules du lot 1 seront livrés dans Agorha, ils ne seront plus disponibles sur Epicéa.Pas de souci ni pour l'application
'consultation' (module séparé) ni pour le DIF (nouveau module).
Même si la séparation des lots est logique fonctionnellement, il faut que la période de cohabitation Epicéa/Agorha soit courte.
Les livraisons GA en 2010
Le planning des livraisons doit tenir compte:Du calendrier des gestionnairesDes contraintes du projet Du calendrier conjoncturel.
Fenêtres de mise en production Juillet - août 2010Décembre 2010 - Janvier 2011
Implications des utilisateurs dans Agorha
Diverses instances :
Comité de projet fonctionnelObjectif : informer, proposer des
solutionsRecette utilisateur
Objectif : vérifier que l'outil correspond aux spécifications.
Pendant ce temps sur EpicéaEpicéa sera fonctionnel pendant toute la
durée du déploiement d’Agorha La maintenance applicative sera assurée,
essentiellement sur les domaines sensiblesLes évolutions seront limitées aux
obligations réglementaires – Prochaines livraisons :
Gestion des structures multi secteur (impact dans le module mobilité)
Remontée en centrale de la gestion et de la paie des préposés sanitaires et des vétérinaires vacataires
Intégration des IPEF du ministère de l'écologie (MEEDDM) dans Epicéa
Version 17 EPICEA : semaine du 18/01/10
Modalités d'accès à Agorha
De nouvelles modalités d'accès à l'application
Concerne tous les utilisateurs du SIRH AgorhaGestionnairesSimples consultants ou utilisateurs d'un seul
moduleAccès via Internet, à partir du portail
« Agorha gestionnaire »Un seul navigateur compatible pour cette
première version : Firefox 2Ne concerne pas l'interface agent, qui
reste accessible via Agricoll pour tous les agents du MAAP
Une sécurité renforcée pour les utilisateurs d'Agorha
Un préalable : être référencé dans un annuaire : Agricoll pour les agents du MAAP
Une authentification par certificat pour entrer dans l'application, y compris « consultation »
Des habilitations individuelles pour utiliser l'application
L'authentification des utilisateurs : le certificat
Un petit fichier « carte d'identité »Non spécifique à Agorha
sera étendu à d'autres applications MAAPDes certificats à attribuer largement à tout
utilisateur potentiel d'AgorhaY compris pour la seule consultation, par
interim, ...
La certification pour Agorha
Lancement par note de service du 29 octobre 2009 auprès des responsables de toutes les structures utilisant le SIRH
Une campagne de certification à conduire avant la fin janvier (livraison du module consultation)
Qui contacter pour obtenir un certificatLes autorités d'enregistrement locales (AEL)Au SG Paris
Jérôme LebonPierre NormandNathalie Seveau
Le certificat : illustration
http://gestion.agorha.agriculture.gouv.fr/
Les habilitations dans AgorhaDéfinit les droits des utilisateurs dans
l'application, en fonction de leur « profil »Gestionnaire de corps, gestionnaire de
primes, responsable local de formation, ...Des habilitations individuelles
Disparition des « codes génériques Epicea »Un renouvellement des habilitations avec
AgorhaEffectué par la MiSIRH au SGAprès consultation des responsables
hiérarchiquesAvant la livraison du module consultation
Démonstration d'Agorha
L'accompagnement des utilisateurs
L'accompagnement des utilisateurs
Un dispositif conçu pour aider les utilisateurs à utiliser la nouvelle application dans de bonnes conditions
Un dispositif conçu pour accompagner l’ensemble des utilisateurs d’AgorhaQuel que soit leur niveau de connaissance
sur le SIRH du MAAP Quel que soit leur profil et leur rôle dans le
SIRH (gestionnaires de corps, consultants,…)Quel que soit leur ministère de rattachement
(MAAP, MEEDDM ou autre)Prenant en compte la complexité de la GRH
dans les directions départementales interministérielles (DDI)
Le dispositif d’accompagnement du changement
AgorhaFormation
Communicationle portail Agorha
Assistanceutilisateur
Documentationutilisateur
et aide en ligne
Le dispositif d’accompagnement du changement
AgorhaFormation
Communicationle portail Agorha
Assistanceutilisateur
Documentationutilisateur
et aide en ligne
Le portail Agorha gestionnaireAccessible sur internet
http://gestion.agorha.agriculture.gouv.frConstitue notre support privilégié pour
communiquer sur AgorhaMis à jour très rapidement et ouvert à tousVous êtes vivement invités à le consulter
régulièrement (rubrique « A la une »)Contient l'ensemble de la documentation
et de l'information sur le SIRHPoint d’entrée unique pour accéder aux
outils AgorhaApplication AgorhaOutil Agorha formation
La Lettre du SIRH
Bulletin d'information et de communication dédié au SIRH (Epicéa et Agorha)
3 numéros déjà publiésChaque nouveau numéro est déposé sur
le portail Agorha gestionnaire dans la rubrique « communication »
Prochains numéros : le bilan des réunions inter-régionalesLe dispositif d'accompagnement du
changement
Autres actions de communication
Organisation de réunions d'information et de communication sur le projet
Publication d'articles dans le SG-Info (nov et déc 2009)
Elaboration d’une fiche pratique « utilisateurs » Agorha
Avant la mise en production de la consultationPour répondre aux questions
Je n’arrive pas à me connecter, pour quelle raison? Agorha ne fonctionne pas bien (blocages, bugs,…)
A qui je m’adresse? J’ai besoin d’information sur l’utilisation d’Agorha
(fonctionnement d’une procédure, navigation, …)A qui je m’adresse?
Disponible sur le portail Agorha gestionnaire
Démonstration du portail Agorha gestionnaire
Le dispositif d’accompagnement du changement
AgorhaFormation
Communicationle portail Agorha
Assistanceutilisateur
Documentationutilisateur
et aide en ligne
Principe de l'aide en ligneAgorha disposera d'une aide en ligne
contextualisée L'aide sera disponible via un bouton dédié et
concerne toutes les fonctionnalités d'Agorha
Cette aide sera éditable et exportable
Volonté de disposer d'une aide générale éditable
Vraisemblablement utilisation du portail Agorha gestionnaire
Principe de l'aide en ligne
Production de l'aide en ligneAppel à un prestataire pour
Réalisation de la cartographie des différents modules d'aide en ligne
Proposition d'une solution techniqueRéalisation d'un modèle de documentProduction de différents modules d'aide
Les autres modules seront élaborés par la MiSIRH
Démonstration du modèle de documentation utilisateur
Le dispositif d’accompagnement du changement
AgorhaFormation
Communicationle portail Agorha
Assistanceutilisateur
Documentationutilisateur
et aide en ligne
47
agorha formationUne pièce du dispositif d’accompagnement
du changement
48
Pourquoi agorha formation ?
Parce que nous allons nous adresser à des publics hétérogènes,
Parce que agorha va être livré en plusieurs lots successifs dans le temps,
Parce que agorha concerne plus de 1500 agents,
Nous avons construit un dispositif de formation pour chacun d’entre vous, en fonction de vos besoins, que vous soyez débutant ou expérimenté.
49
agorha formation
agorhaformation
Des modulesd’auto-formation
Une base deconnaissances
Des actionscomplémentaireset collectives
Un circuit de gestion de votre parcours
50
Qu’est ce qu’un module d’auto-formation ?
C’est un contenu de formation : - qui comprend tout ce que vous devez savoir sur
l’utilisation d’agorha.- qui est accessible à tout moment quand vous
utiliserez agorha.- et qui vous permettra de vous former quand vous
en aurez besoin et à votre rythme.
Des modules d’auto-formation
51
L’onglet « formation » donnera accès à vos modules d’auto-formation.
Liens vers les modules d’auto-formation
Le portail agorha
52
Attention !!! choisir le moment et la durée de votre formation… ne veut pas dire suivre cette formation dans n’importe quelles conditions.
Vous devez vous mettre dans des conditions optimales d’apprentissage sur votre lieu de travail !
Des modules d’auto-formation
53
Vos conditions de formation
Vous êtes en formation car :1) Vous avez planifié ce moment de formation comme
une formation traditionnelle en accord avec votre hiérarchie,2) Vous êtes dans des conditions pour ne pas être
dérangé,3) Vous allez utiliser un ordinateur avec un accès à
internet et au contenu d’auto-formation.
4) vous avez un document de prise de notes,5) vous avez un document pour exprimer vos besoins
d’action complémentaire.
54
JE SUIS EN FORMATION
Pensez à informer que vous êtes en formation …
…quel que soit l’endroit où vous vous formez.
Vos conditions de formation
55
Vos modules d’auto-formation accompagneront les livraisons d’agorha.
Vous pourrez apprendre à utiliser agorha au moment où vous en aurez besoin.
Des modules d’auto-formation
…LOT 1
agorhaConsultation
Formation
agorhaDIF
Formation
agorhaCongés,
temps partiel…
Formation
LOT 2 LOT 3
56
agorhaformation
Des modulesd’auto-formation
Une base deconnaissances
Un circuit de gestion de votre parcours
agorha formation
Des actionscomplémentaireset collectives
57
Des actions complémentaires collectives
Même si on retrouve dans Agorha les mêmes fonctionnalités que dans Épicéa, à l’issue de votre auto-formation, vous ressentirez peut être un besoin de formation complémentaire ou un besoin d’échanger avec vos collègues.
Vous transmettrez à vos responsables locaux de formation vos besoins de formation au moyen du formulaire ad hoc.
58
Des actions complémentaires collectivesLe formulaire d’expression de besoins
Formulaire d’expression de besoinsFormation Agorha
Date :
Vous avez suivi la formation agorha avec un module d’auto-formation. Merci de bien vouloir noter vos besoins pour que nous puissions vous apporter une aide complémentaire.
Module utilisé :Leçon :Mes besoins complémentaires portent sur …
Nom prénom :Structure :Service :Téléphone :Adresse Mel :
Son utilisation : .
La base de connaissances :
Les questions posées :
Son contenu :
Document à transmettre à votre responsable formation
59
Vos responsables locaux de formation analyseront et consolideront ces besoins pour mettre en place des actions complémentaires en présentiel.
Des actions complémentaires collectives
60
agorha formation
agorhaformation
Des modulesd’auto-formation
Une base deconnaissances
Des actionscomplémentaireset collectives
Un circuit de gestion de votre parcours
61
Parce que certaines fonctions d’agorha font appel à de nouveaux textes réglementaires,Parce que les textes sont complexes à utiliser au quotidien,Nous avons construit une base de connaissances qui va faciliter votre compréhension de ces textes.Nous les avons explicités pour une utilisation efficace dans votre quotidien avec agorha.
Une base de connaissances
62
Une base de connaissances
63
agorha formation
agorhaformation
Des modulesd’auto-formation
Une base deconnaissances
Un circuit de gestion de votre parcours
Des actionscomplémentaireset collectives
64
Au début de votre parcours : l’inscription.Parce que l’auto-formation est une formation à part entière, Parce que nous intégrerons ces formations dans le dossier de l’agent, Nous gérerons les formations agorha dans épicéa.Chaque module aura un code. Vous vous inscrirez à chaque module auprès de votre responsable de formation avant d’y accéder.
Un circuit de gestion de votre parcours
65
À la fin de votre parcours : l’attestation de stage.
Un circuit de gestion de votre parcours
Cette attestation de stage sera délivrée après validation de votre supérieur hiérarchique qui confirme que vous avez bien été formé à agorha.
Attestationde
stage
66
agorha formation
Comment apprend-on en auto-formation ?
(démonstration)
67
Démonstration : module FPTLV leçon 2.
agorha formation
68
agorhaformation
Communicationle portail agorha
Assistanceutilisateur
Documentationutilisateur et aide en ligne
- agorha formation est une pièce du dispositif d’accompagnement du changement.
- chaque partie est complémentaire.- l’ensemble a été construit pour vous
aider dans l’utilisation d’agorha au quotidien.
… en conclusion
69
Merci de votre attention.
agorha formationUne pièce du dispositif
d’accompagnement du changement
70
Lexique
Auto-formation (e-formation) : formation suivie en autonome par l’intermédiaire d’un ordinateur connecté sur un portail internet.
Base de connaissances : ensemble de fiches explicatives sur la réglementation liées au contenu d’un module d’auto-formation.
Dispositif d’accompagnement du changement : ensemble des ressources mises à la disposition d’un utilisateur d’Agorha pour l’aider dans son utilisation au quotidien du logiciel (dont le dispositif de formation).
Dispositif de formation : ensemble des ressources pédagogiques mises à la disposition d’un stagiaire.
Module d’auto-formation (didacticiel) : contenu de formation ne nécessitant pas un formateur car la pédagogie est intégrée dans le module.
Le dispositif d’accompagnement du changement
AgorhaFormation
Communicationle portail Agorha
Assistanceutilisateur
Documentationutilisateur
et aide en ligne
Assistance aux utilisateursLe dispositif actuel
Assistance EpicéaLa MiSIRH assure une partie de
l'assistance utilisateur sur Epicéa
Renseignement sur les possibilités d'EpicéaRésolution d'anomalies sur l'outil
5 agents assurent l'assistance en alternance (3 ETP constants)
Assistance EpicéaUne expérimentation d'un premier niveau
d'assistance au sein des bureaux de gestion a débuté en mai 2009
Rôles :Centraliser les demandes d'assistance de
leur bureauTransmettre les demandes qui relèvent de la
MiSIRHApporter les réponses aux incidents Centraliser les demandes d'évolution
Bilan : Réunion 08/01/2010
Assistance Epicéa/AgorhaL'arrivée d'Agorha oblige à la mise en
place d'une organisation spécifique pour disposer du même niveau de serviceMise en place d'une BAL spécifique Agorha. Mise en place de nouveaux domaines
d'anomalies dans les boîtes aux lettres internes des applications.
Augmentation du nombre d'ETP dédiés à l'assistance lors du démarrage.
Renforcement de la MISIRH par un prestataire pour les premiers temps après la mise en production.
Assistance Epicéa/Agorha
Importance que les utilisateurs définissent l'application et les types d'incidents dans les messages envoyés:
Préciser le nom de l'outil (Agorha ou Epicéa)Types d'anomalies
Problème de connexion Anomalies de l'outil avec impact paieAnomalies de l'outil sans impact paieDemande d'informations