COORDONNER

votre

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votre

événementiel

Assurer la coordination pour la mise en œuvre de votre plan

d’actions est une base de réussite

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d’actions est une base de réussite dans l’organisation de votre

événementiel

PLANIFIER LES ÉTAPES DE VOTRE PROJET

� Dans l’organisation de votre événement il est essentiel d’en décliner toutes les phases pour mieux les piloter.

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� Pour aider à cette réalisation le rétro-planning

est un outil adapté auquel il est utile d’associer une check-list permettant le contrôle

des actions définies

Á NOTER

Il es important d’ajuster son rétro-planning et sa chek-list

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sa chek-list

au type de manifestation envisagé.

Á titre d’exemple

Rétro-planning et chek-list :

les étapes quasi – communes

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les étapes quasi – communes

à toute organisation

d’un événement

Définition objectifs, public(s) ciblé(s)

J - 180

Choix date(s) et liste de(s) lieux, des thèmes et des artistes

Recherche aides, subventions

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Recherche aides, subventions

Budget prévisionnel

Recherche de bénévoles pour constitution d’équipes

Choix de la programmation

J - 90

Choix visuel de l’événement et composition charte graphique

Préparation documents (tracts,

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Préparation documents (tracts, affiches) avec le visuel

Recherche de partenariats, de sponsors

Réunion et mise en place des pôles administratif, sécurité, communication

J - 60

Démarches (autorisation Mairie, Préfecture…)

Démarches sécurité (Pompiers, Gendarmerie, Croix Rouge…)

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Gendarmerie, Croix Rouge…)

Recherche hébergements artistes…et demande devis nuitées + restauration

Évaluation besoins matériels + demande devis et demande de prêt

J - 45

Contact « point de vente » (billetterie)

Contact imprimerie (devis affiches, billets, tracts)

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Constitution fichiers médias + plan de communication

Récupération logos partenaires + invitation (relations publiques)

Prévenir assurance + contrat ou avenant

J - 30

Envoi de communiqué de presse

Contrats (artistes, matériel…)

Réunion avec partenaires + pot

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« bon à tirer » à l’imprimeur

Mise en place « point de vente » billets

Logistique artistes/intervenants

Premier collage et dépôt d’affiches

J - 20

Prévenir SACEM

Envoi invitations (financeurs…)

Préparation des badges (équipe, artistes, techniciens…)

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techniciens…)

Elaboration du questionnaire(outil de mesure)

Envoi de plan d’accès (itinéraire) + fiche infos (hôtel, horaires) artistes/interv

Actions médiatiques :(jeu concours avec

radio pour faire gagner des places)

J - 20Envoi du dossier de presse

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Envoi du dossier de presse

Comptage billetterie avec « points de vente »

1er Tractage et contrôle affichage

J - 10

Point avec l’équipe de base + bénévoles et planning répartition des tâches

Vérification réceptions dossier presse

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Vérification réceptions dossier presse

Calendrier interview

2e Comptage avec « points de vente »

Second tractage et vérification affichage

J - 5Vérification venue presse/médias- nouvel article + passage radio

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- nouvel article + passage radio

Récupération dons pour lots (commerçants)

Briefing de l’équipeCoordination équipes

J - 1

Contrôle des tâches du rétro planning

Reconnaissance du parcours

Mise en place de la signalisation

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Mise en place de la signalisation

Récupération arrêtés municipaux

Vérification des lieux (salles exploitées)

Livraison, vérification matériel

Rapide briefing équipes

Jour J

Accueil artistes, techniciens, sécurité….

Installation matériel, vigilance des accès secondaires, issues de secours….

Vérification des barrières de sécurité

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Mise en place des Arrêtés (fermeture de rues)

Vérification du stationnement extérieur

Préparation caisses pour diverses ventes

Mise en place « point de vente »

Jour J

Accueil artistes

Accueil presse

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Accueil presse

Accueil public

LE JOUR J

Il est important de procéder, en amont, à la répartition des tâches du JOUR J.

Pour en faciliter la réalisation :

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Pour en faciliter la réalisation :tout simplement un éventail de questions

à se poser pour établir un véritable échange avec l’équipe

et éviter les oublis, les erreurs…

La méthode du QQCOQP

Il est important de procéder, en amont, à la répartition des tâches du JOUR J.

Pour en faciliter la réalisation :

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Pour en faciliter la réalisation :tout simplement un éventail de questions

à se poser pour établir un véritable échange avec l’équipe

et éviter les oublis, les erreurs…

Quelques questions de l’éventail

� QUI : est concerné par le sujet ?

� QUOI : quelle est l’idée principale ?

� COMMENT : dans quelles circonstances ?

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� COMMENT : dans quelles circonstances ?

� OỦ : cela se passe t il ?

� QUAND : cela se produit il ?

� POURQUOI : pour quelles raisons ?

Etat des lieux (salle, terrain…)Vérification matériel et restitution

Récupération des articles de presse

Débriefing avec l’équipe, bilan de l’opération (points forts/faibles)

et l’après Dépouillement et analyse des enquêtes

Planifier une réunion et pot de remerciements pour les partenaires et les bénévoles

Envoyer bordereau Sacem

l’après

Lors du bilan de votre événementiel

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Il est important

� Constituer un press-book :

– Quelle que soit l’envergure de l’opération de relations-presse, il est important d’en conserver la trace.

– Pour ce faire un recueil de coupures de presse, référencées et datées, est constitué.

D’analyser les retombées presse

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référencées et datées, est constitué. – A court terme, c’est un bon indicateur des

retombées de l’opération et permet, à moyen terme, d’apprécier l’efficacité de telle ou telle action, de confirmer ou de changer sa politique globale de communication.

– En ce qui concerne le long terme le press-book est une excellente mémoire du programme

De définir des outils de mesure

� Évaluer

– fréquentation, profil, satisfaction…

• Public,

– satisfaction, économie,

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– satisfaction, économie,

• Acteurs locaux

– ….

� Se poser la question : « que m’importe t-il de connaître ?»

Quelques exemples :

� Quel type de public ?– origine géographique, âge, catégorie socio-

professionnelle…

� Quel est l’animation/activité préférée ?

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� Quel est l’animation/activité préférée ?– animation de rue, expo…

� Quel hébergement choisi ?– hôtel, gîte, famille…

LES ENQUÊTES

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Un outil de mesure

efficace

� Garder toujours à l’esprit l’(les) objectif (s) mais également le dépouillement :

– les questions permettront-elles d’obtenir des

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– les questions permettront-elles d’obtenir des données exploitables ?

La connaissance des retombées

� apporteront :– Une donnée qualitative (ton des critiques de

presse, satisfaction public…)

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presse, satisfaction public…)

– Une donnée quantitative (fréquentation à l’événementiel et aux diverses activités…)

– Une donnée économique (vente de prestations directement liées à l’événementiel ou associée aux acteurs locaux…)

� Par la prise en compte des différents indicateurs liés aux

– Médias,

– Publics,

– Acteurs locaux,

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– Acteurs locaux,

– Partenaires

– …

Dépendra en majeure partie, la pérennisation de votre événement.

MERCI

DE VOTRE

ATTENTION

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ATTENTION

Chantal CouraletChantal CouraletChantal CouraletChantal Couralet