Post on 14-Apr-2017
Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com
LE CFOMASQUÉ
MEILLEURES PRATIQUES
D’AFFAIRES AVEC POWER QUERY
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LE CFOMASQUÉ
Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Le CFO masqué
Fondatrice du CFO masqué Vaste experience en finance corporative Modélisation d’affaires avancée Excel / Power tools / Power BI Consultation, formation et coaching Vente en ligne Responsable du groupe Montreal Modern Excel and Power BI
QUI SUIS-JE?
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PLAN DE PRÉSENTATION
Introduction Meilleures pratiques d’affaires avec Power Query
Comprendre les prérequis Optimiser l’importation de données Optimiser les requêtes Charger les données
Conclusion Questions
À télécharger: Présentation et vidéo du webinaire Power Query, Power Pivot et cie.
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LE CFOMASQUÉ
INTRODUCTION
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LE CFOMASQUÉ
INTRODUCTION
Que permet de faire Power Query? Importer des données de diverses sources Transformer les données non structurées (mini ETL) Fusionner les données de diverses sources (Append/Merge) Créer des calculs non disponibles dans les sources Programmer le rafraîchissement des données Créer des sources de données à analyser avec Power Pivot, Excel ou
Power BI
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LE CFOMASQUÉ
INTRODUCTION
Comment se procurer Power Query? Excel 2016
Data / Get & Transform Versions O365 Pro Plus, Office Professional Plus et Stand Alone ont plus
d’options
Excel 2010 & Excel 2013 Add-in à télécharger sur le site de Microsoft https://www.microsoft.com/en-ca/download/details.aspx?id=39379
Power BI Desktop Application dissociée d’Excel mais semblable à Power Query
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LE CFOMASQUÉ
COMPRENDRE LES PRÉREQUIS
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COMPRENDRE LES PRÉREQUIS
Quincaillerie requise Pour tirer le maximum de Power Query
Windows 64 bit, Office 64 bit Processeur 4 coeurs Mémoire vive suffisante, au minimum 8 GB de RAM, mais 16 GB est
largement préférable Un SSD (Solide State Drive) est préférable
Note: La mémoire virtuelle est une combinaison de mémoire physique (RAM) et d’espace disque. C’est là qu’un SSD va beaucoup aider!
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COMPRENDRE LES PRÉREQUIS
Comprendre les limites et les spécifications Power Query
Taille des données qui peuvent être analysées par l’engin 64-bit: Limité à la mémoire virtuelle disponible 32-bit: Limité à environ 2GB (1 GB pour Excel et 1 GB pour PQ)
Obligé d’utiliser 32-bit? Messages du type: Excel running out of memory? Depuis juin 2016, pour Excel 2013 et 2016: Large
Address Aware Functionality (LAA) Permet d’utiliser le double de mémoire virtuelle sur un O/S 64-bit, et 50%
de plus sur un O/S 32-bit
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COMPRENDRE LES PRÉREQUIS
Philosophie de base BI en mode libre-service vs team BI
Idéalement, quand un individu a créé une requête Power Query intéressante, elle devrait être partagée
Pouquoi? Éviter la duplication d’efforts (pertes de temps) Éviter la duplication de requêtes (uniformiser l’information à travers
l’organisation) Comment?
Option disponible à partir d’Excel (exige compte Power BI) En BI corporative, cette requête serait reprise par un système en
back-end comme SSIS
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COMPRENDRE LES PRÉREQUIS
Il faut être connecté à Power BI pour enregistrer des
requêtes dans le catalogue de
données.
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COMPRENDRE LES PRÉREQUIS
Quand vous partagez une requête, vous en demeurez l’administrateur. Quand vous effectuez des changements, ces changements sont disponibles pour tous ceux qui utilisent cette requête.
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COMPRENDRE LES PRÉREQUIS
Philosophie de base BI en mode libre-service
Power Query fonctionne en mode RESFRESH ALL. Il réimporte chaque fois l’ensemble des données (pas de
conservation d’historique). Ne pas remplacer Access par Power Query si l’objectif est de
conserver des historiques.
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OPTIMISER L’IMPORTATION DE
DONNÉES
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OPTIMISER L’IMPORTATION DE DONNÉES
Les informations de connexion Ne pas dupliquer les informations de connexion Permettre de pointer facilement vers une nouvelle source de
données Solutions possibles:
1. Changer la source via les paramètres de Power Query 2. Créer des requêtes de connexion3. Créer des références à une requête de connexion4. Créer des paramètres dans Excel5. Changer la source via les paramètres de Power BI Desktop
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Solution no.1 (voir démo)
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Solution no.2
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Solution no.3
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Solution no.4
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Power BI Desktop
Les paramètres existent seulement dans PBI Desktop, au moment de la rédaction de cette présentation mais il est plausible de penser que cette fonctionnalité sera ajoutée à Power Query sous peu.
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Power BI Desktop
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Source: Serveur SQL On se connecte à des tables entières et ensuite, on fait des
manipulations (suppression de colonnes, filtres sur des lignes, etc.)
On peut rédiger un code M ou un script SQL pour importer des données d’un serveur SQL ou utiliser une table de paramètres
Toutefois, ces actions (en plus de certaines fonctionnalités qui n’ont pas d’équivalents sur le système source) brisent le Query Folding
Ce n’est donc pas recommandé lorsqu’il y a des problèmes de performance
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OPTIMISER L’IMPORTATION DE DONNÉES
Source: Serveur SQL Comprendre le Query Folding Le serveur source exécute lui-même des transformations
demandées par PowerQuery Le Query Folding se produit selon les circonstances, les sources
et les transformations impliquées. L’usager n’a pas vraiment de contrôle…
Il est facile pour un usager de « briser » le Query Folding, ce qui peut affecter considérablement la performance de la requête
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Source: Serveur SQL Il est préférable de construire les requêtes de sorte que toutes
les actions pouvant bénéficier du Query Folding soient effectuées en premier puisque lorsqu’une action qui ne peut bénéficier du Query Folding est rencontrée, il n’y a plus de Query Folding possible
Il est désormais possible de voir quand le Query Folding est brisé
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Option « View Native Query » maintenant disponible.
Quand une étape de transformation ne montre pas d’option « View Native Query », c’est que le Query Folding est interrompu.
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On voit ici qu’une requête SQL brise le Query Folding dès le départ.
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On voit ici que l’utilisation de paramètres dans Excel brise le Query Folding dès le départ.
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Source: Cubes tabulaires et multidimensionnels On choisit les colonnes que l’on souhaite importer
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Fast Data load
Permet de charger les données plus rapidement, mais, ce faisant, il se pourrait qu’Excel soit hors d’usage pour toute la période d’importation/rafraîchissement de données.
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Fast Combine
Améliore la performance de vos requêtes, mais celles-ci ignorent alors le niveau de confidentialité que vous avez attribué à vos sources de données.
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Cache
Plus de mémoire permet de présenter plus rapidement les résultats de Query Preview, car l’info est conservée sur disque.
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OPTIMISER L’IMPORTATION DE DONNÉES
Décocher Enable Background
En décochant cette case, vous pouvez potentiellement réduire le temps de rafraîchissement des requêtes mais ce faisant, vous ne serez pas en mesure de travailler dans Excel, pendant le rafraîchissement.
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OPTIMISER LES REQUÊTES
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OPTIMISER LES REQUÊTES
Optimiser les requêtes Penser à ce qui peut survenir dans l’avenir et enrichir les
requêtes afin d’empêcher de futurs problèmes Par exemple, Ken Puls propose d’utiliser le | lorsque vient le
temps de fusionner des colonnes qui devront être séparées par la suite Comme le | est rarement utilisé, il est peu probable qu’on sépare des
données qui ne devraient pas être séparées « Remove columns » vs « Remove other columns » « Unpivot columns » vs « Unpivot other columns »
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OPTIMISER LES REQUÊTES
Optimiser les requêtes Excel.CurrentWorkbook() Attention, la requête va aussi chercher la table de résultats dans
la liste, si celle-ci est chargée dans Excel Excel.Workbook([Content]) n’est pas récursif mais va chercher
les feuilles, les plages de données et les tables
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OPTIMISER LES REQUÊTES
Optimiser les requêtes Toujours terminer une requête en attribuant les bons Data types
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OPTIMISER LES REQUÊTES
Optimiser les requêtes Type de données : Any Quand PQ ne sait pas de quel type de données il s’agit Peut prendre diverses formes quand téléchargé dans Excel ou Power
Pivot ou référé par une autre requête Certaines fonctions Power Query comme REPLACE VALUES ne
fonctionneront pas correctement sur ce type de données Si on utilise APPEND dans PQ et que les 2 tables de données n’ont pas
le même TYPE de données, on va obtenir une colonne de données ANY Solution: toujours assigner un type de données en guise de dernière
étape dans une requête
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OPTIMISER LES REQUÊTES
Optimiser les requêtes Attention aux formats de dates
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OPTIMISER LES REQUÊTES
Optimiser les requêtes Créer des fonctions qui pourront être réutilisées
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OPTIMISER LES REQUÊTES
Optimiser les requêtes Utiliser la fonction Buffer Enregistre en mémoire les résultats d’une opération
Attention! Le Query Folding ne s’applique pas dans ce cas.
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OPTIMISER LES REQUÊTES
Optimiser les requêtes Écrire le code sur plusieurs lignes (plus facile à comprendre et
débugger)
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OPTIMISER LES REQUÊTES Organiser les requêtes
Donner des noms significatifs aux étapes de transformation Préférer les noms descriptifs mais en un seul mot
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OPTIMISER LES REQUÊTES
Organiser les requêtes Donner un nom significatif aux bases de données sous-jacentes
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OPTIMISER LES REQUÊTES
Organiser les requêtes Créer des requêtes intermédiaires (connection only) Chargées seulement lorsqu’une requête qui s’attache à celle-ci
est rafraîchie Optimise la mémoire Pas d’impact sur la taille du fichier
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OPTIMISER LES REQUÊTES
Organiser les requêtes Créer des références aux requêtes intermédiaires
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LE CFOMASQUÉ
OPTIMISER LES REQUÊTES Organiser les requêtes
Créer des groupes de requêtes
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OPTIMISER L’IMPORTATION DE DONNÉES
Rafraîchir les requêtes dans un ordre déterminé Utiliser VBA Utiliser Power Planner
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CHARGERLES DONNÉES
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CHARGER LES DONNÉES
Charger les données dans Excel Erreurs à ne pas faire
Charger les données dans Excel et dans Power Augmenter la taille du fichier Duplique les champs disponibles
pour les tableaux croisés dynamiques
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LE CFOMASQUÉ
CHARGER LES DONNÉES
Charger les données dans Power Pivot Excel 2010 et 2013 Possibilité de corrompre le modèle de données lorsque les données
proviennent de Power Query, par exemple, en renommant une table directement dans Power Pivot (en 2016, on a un message qui nous dit de faire ça dans Power Query)
On ne s’en rend pas compte tout de suite mais suite à une action précise, on a éventuellement un message d’erreur
Pour voir si un modèle est endommagé, Excel / Data / Connections / choisir la Requête / Properties / Definition: Some properties cannot be changed because this connection was modified using Power Pivot Add-in…
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LE CFOMASQUÉ
CHARGER LES DONNÉES Charger les données dans Power Pivot
Excel 2010 et 2013 (suite) Quoi faire pour rétablir?
Supprimer la table (incluant ses mesures et ses colonnes calculées) Reconstruire la table, les mesures, les colonnes calculées
Quoi ne pas faire pour éviter la problématique? Changer le nom d’une table dans Power Pivot Renommer une colonne importée de Power Query dans Power Pivot Supprimer une colonne importée de Power Query dans Power Pivot IMPACT: NON REFRESHING Power Pivot
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LE CFOMASQUÉ
CHARGER LES DONNÉES
Charger les données dans Power Pivot Excel 2010 et 2013 (suite) Ce qui peut être fait sans problème
Ajouter/modifier/supprimer des colonnes calculées ds Power Pivot Ajouter/modifier/supprimer des relations ds Power Pivot Ajouter/modifier/supprimer des mesures ds Power Pivot Faire quelque modification que ce soit à la table dans Power Query
En somme, si les tables proviennent de Power Query, faire toutes les transformations de ces tables, dans Power Query
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LE CFOMASQUÉ
CONCLUSION
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CONCLUSION
Apprendre Power Query Formation Excel – Power Tools
En ligne En classe En entreprise
Module – Power Query (en ligne) Rejoindre le groupe Montreal Modern Excel and Power BI Prochain webinaire:
Meilleures pratiques d’affaires avec Power Pivot
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QUESTIONS?
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