Boostez votre efficacité & votre efficience

08/10/2019 – Hilde Stas

➢ Prise de conscience du fait qu’on travaille souvent en mode pilote automatique

➢ Realiser qu’on a le choix

➢ Optimaliser le planning et l’organisation de nos tâches

➢ Déterminer les priorités

➢ Gestion efficace du travail (les mails, les autres tâches, …)

➢ Quelques nouveaux principes de travail

➢ Notre bien-être

➢ Plus de temps

➢ Moins de stress

➢ Meilleur équilibre travail – vie privée

Les objectifs de cette mini formation

3

Pas assez de temps…?Ou trop de travail?

4

Plus de confort, plus de productivité!

5

Habitudes de travail consciemment choisies

Rendez l’invisible visible…

6

Reconnaissable ?

7

@ussi sous contrôle ?

8

Penser à plein de choses à la fois?

9

Mauvaise communication?

10

Vous ne pouvez pas ne pas communiquer

Tout comportement est de la communication!

La façon dont vous êtes compris dépend de :

11

Le corps

La voix/l’intonation

Mots

38

7

55

Qui pilote?

12

Exercice

13

14

Le temps n’attend personne…

15

Un changement qui i n s p i r e

16

Mené par les règles Guidé par les valeurs

Automatique Conscient

Court terme Court ET long terme

Réactif Pro-actif

Ou – ou Et – et

Bon/mauvais Ce qui fonctionne

Opaque Transparent

Chacun pour soi Collaboration

Nouveaux principes de travail

17

1. Faites-le Maintenant!

Et vous décidez une seule fois = Gain de temps

2. Faites-le Maintenant!

Et vous faites une seule chose à la fois = Concentration et moins d’interruptions

3. Faites-le Maintenant!

Et vous résolvez les problèmes tant qu’ils = Moins de crises

sont petits

4. Faites-le Maintenant!

Et vous dites quand vous allez le faire = Moins d’interruptions

5. Faites-le Maintenant!

Et vous faites d’abord ce que vous voudriez = Moins de stress/plus de paix d’esprit

reporter

18

Ma mailbox et Faites-le Maintenant!

19

Gestion du flux de travail

20

1. TRAVAIL

1.1. Todo (< 30 min)

1.2. Follow up

1.3. Planifié dans l’agenda (> 30 min)

1.4. A lire

2. TERMINE

2.1. ….

2.2. ….

2.3. ….

↓

2.9. ….

Non lu !!

Rendez l’invisible visible

OUI / NON / MAINTENANT / PLUS TARD

OUI : c’est du travail pour moi (tâche clé)

NON : information

à déléguer

MAINTENANT : < 5 minutes

PLUS TARD : > 5 minutes - < 30 minutes → todo

> 30 minutes → à planifier dans mon agenda

De réactif à proactif

21

Occupé, occupé, occupé Choses importantes

Imprévus, humeur du jour Bon ordre

Courir après les faits Vue d’ensemble, initiative

“Oui mais eux…” “Que puis-je faire maintenant?”

Toujours des excuses et raisons Anticiper les facteurs inhibiteurs

Agir par devoir Lien, gestion personelle

S’effacer Pouvoir également dire non

Mettre des priorités Planifer réalistement et proactivement

Pilote automatiqueHabitudes de travail choisies

consciemment

Le quadrant de Covey (Eisenhower)

22

URGENT PAS URGENT

IMP

OR

TA

NT

• Crises

• Problèmes

• Echéances proches

• Pas le choix

• Stress négatif

• Préparer

• Définir les valeurs

• Etablir un planning

• Communiquer

• Evaluer/donner un feedbac

• Travailler de façon détendue

PA

S I

MP

OR

TA

NT

• Interruptions et imprévus

• Beaucoup de courrier, mails

et réunions

• Travail et attentes des

autres…

• Devoir/ ne pas pouvoir

• Se sentir obligé de

• Pertes de temps

• “Tâches diverses”

• Certains appels téléphoniques

• Parlet “au sujet de”

• Futilités

1 2

3 4

Comment mettre tout cela dans mon planning?

23

Small rocks, big rocks

24

Filmpje: 7 Big Rocks - Stephen Covey

DEUX SCÉNARIOS : LEQUEL VOUS PARAIT FAMILIER

DES ACTIVITÉS DE FAIBLE

IMPORTANCE VOUS

EMPÊCHENT DE VOUS

OCCUPER DES CHOSES

IMPORTANTES

TRÈS

IMPORTANT

JE M’ATTAQUE

D’ABORD AUX

CHOSES

IMPORTANTES

TRÈS

IMPORTANT

TRÈS

IMPORTANT

TRÈS

IMPORTANT

25

26

AGENDA RÉACTIF

Réunions

Rendez-vous avec les autres

Jours de congé

Formations

AGENDA PROACTIF

Réunions

Rendez-vous avec les autres

Jours de congé

Formations

Quand je travaille à quelque chose

Résultats et échéances

Actions de suivi et de progression

Temps de voyage

Moment hebdomadaire de réflexion

27

Thank you!