Gérer vos documents électroniques:
Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information
Le 4 décembre 2007
Par : Me André Vautour
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Objectifs de la présentation
I. Comprendre comment appliquer la Loi afin de mettre sur pied la gestion, communication et la preuve de votre documentation électronique
II. Penser à des stratégies pratiques pour la mise en place de mécanismes pour administrer la documentation électronique en conformité à la réglementation applicable
III. Évaluer la valeur juridique des documents électroniques en vertu de la Loi et du Code civil du Québec
IV. Déterminer le poids juridique de la signature électronique
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Objectifs de la présentation
VI. Percevoir la tendance et l’impact de la jurisprudence récente
VII. Conclusion
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I. Application de la Loia) Nature et objet de la Loi
1. Assurer :
1° la sécurité juridique des communications effectuées au moyen de documents
quels qu'en soient les supports;
2° la cohérence des règles de droit et leur application aux communications
effectuées au moyen de documents faisant appel aux technologies de
l'information: électroniques, magnétiques, optiques, sans fils ou autres, ainsi
que leurs combinaisons;
3° l'équivalence fonctionnelle et interchangeabilité des documents et leur valeur
juridique, quels que soient leurs supports;
4° le lien entre l’utilisateur et le document technologique;
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I. Application de la Loia) Nature et objet de la Loi (suite)
1. Assurer : (suite)
5° l'harmonisation des systèmes, normes et standards techniques et
l'interopérabilité des supports et des technologies de l'information.
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I. Application de la Loia) Nature et objet de la Loi (suite)
2. Survol de la Loi
Chap. I: Dispositions générales
Chap. II: Documents
Chap. III: Établissement d’un lien avec un document technologique
Chap. IV: Mise en œuvre des infrastructures technologiques et juridiques
Chap. V: Dispositions interprétatives, modificatives et finales
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I. Application de la Loia) Nature et objet de la Loi (suite)
3. La notion de document électronique
Dans le langage commun:
Objet informatique immatériel manipulable avec un ordinateur. Un document
électronique peut être un écrit électronique, une image, un fichier son, un
message de protocole informatique, un ensemble de données organisées en
fichier. Un document électronique signifie toute donnée informatique qui peut
être utilisée sous forme informatique, sans être imprimée.
Selon la Loi (appelé document technologique):
« un document est constitué d'information portée par un support. L'information
y est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui
la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d'images.
L'information peut être rendue au moyen de tout mode d'écriture, y compris
d'un système de symboles transcriptibles sous l'une de ces formes ou en un
autre système de symboles. »
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I. Application de la Loia) Nature et objet de la Loi (suite)
3. La notion de document électronique (suite)
Selon la Loi (suite):
La banque de données qui est structurée de façon à permettre la création de
documents par la délimitation et la structuration de l'information qui y est inscrite
est assimilée au document. Plusieurs documents ensemble peuvent former un
dossier.
Finalement, les documents sur des supports faisant appel aux technologies de
l'information (électroniques, magnétiques, optiques, sans fils ou autres) sont
qualifiés dans la Loi de documents technologiques.
*Pour les fins de cette présentation, les termes « documents électroniques » et
« documents technologiques » ont le même sens.
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I. Application de la Loib) Exigences
1. Choix du support ou de la technologie
2. Supports interchangeables
Chacun peut utiliser le support ou la technologie de son choix, dans la
mesure où ce choix respecte les règles de droit, notamment celles
prévues au Code civil, et tant qu’un type de support ou technologie
n’est pas requis par la loi. Personne ne peut être obligé à utiliser un
support en particulier.
L'exigence d'un écrit n'emporte pas l'obligation d'utiliser un support
ou une technologie spécifique; les supports sont interchangeables.
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I. Application de la Loib) Exigences (suite)
3. Maintien de l’intégrité
4. Confidentialité
Doit être maintenue tout au long de la vie d’un document (création,
transfert, copie, consultation, conservation, transmission, etc.).
Intégrité: Lorsqu’il est possible de vérifier que l’information n’est pas
altérée, maintenue en intégralité et que le support procure stabilité et
pérennité (l’intégrité est présumée).
Prendre les mesures de sécurité pour assurer la protection des
renseignements confidentiels: procédé de visibilité réduite, ou
procédé qui empêche une personne non autorisée d’en prendre
connaissance.
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I. Application de la Loic) Domaine d’application
1. La gestion de tous vos documents électroniques:
2. La gestion des documents autres
Courriels Contrats et procédures (même au stade de projet) Messages sur boîte vocale CIDREQ Autres registres gouvernementaux en ligne Tout autre document enregistré sur votre ordinateur
(opinion, note de service, mémorandum, lettre, images, enregistrement sonore ou vidéo, etc.)
La Loi s’applique non seulement aux documents faisant appel aux technologies de l’information, mais à tous les documents, quel que soit le support.
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I. Application de la Loic) Domaine d’application (suite)
3. L’article 71 de la Loi
« La notion de document prévue par la présente loi s'applique à l'ensemble
des documents visés dans les textes législatifs, que ceux-ci y réfèrent par
l'emploi du terme document ou d'autres termes, notamment:
acte, annales, annexe, annuaire, arrêté en conseil, billet, bottin,
brevet, bulletin, cahier, carte, catalogue, certificat, charte, chèque, constat
d'infraction, décret, dépliant, dessin, diagramme, écrit,
électrocardiogramme, enregistrement sonore, magnétoscopique ou
informatisé, facture, fiche, film, formulaire, graphique, guide, illustration,
imprimé, journal, livre, livret, logiciel, manuscrit, maquette, microfiche,
microfilm, note, notice, pamphlet, parchemin, pièce, photographie, procès
verbal, programme, prospectus, rapport, rapport d'infraction, recueil et
titre d'emprunt. »
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I. Application de la Loic) Répercussions de la Loi sur le droit de la preuve
dans le Code Civil du Québec
2837. L'écrit est un moyen de preuve quel que soit le support (sauf si la loi exige un
support spécifique). Lorsque le support de l'écrit fait appel aux technologies de
l'information, l'écrit est qualifié de document technologique au sens de la Loi.
2838. Pour que la copie d'une loi, acte authentique, acte semi-authentique ou acte sous
seing privé établi sur un support technologique fasse preuve au même titre qu'un
document de même nature établi sur support papier, il faut que son intégrité soit
assurée (même notion d’intégrité que dans la Loi (art. 5 et suivants)).
2839. Lorsque le support ne permet ni d'affirmer ni de dénier que l'intégrité du document
est assurée, celui-ci peut, selon les circonstances, être reçu à titre de témoignage
ou d'élément matériel de preuve et servir de commencement de preuve (l’art. 5, al. 3
de la Loi est au même effet).
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I. Application de la Loic) Répercussions de la Loi sur le droit de la preuve
dans le Code Civil du Québec (suite)
2840. Présomption d’intégrité.
2841. La reproduction d'un document peut être faite soit par une copie sur un même
support soit par le transfert vers une technologie différente.
2855. Lorsque l'élément matériel est un document technologique, une preuve
d'authenticité n'est requise que si le support ou la technologie utilisée ne
permettent ni d’affirmer, ni de dénier que l’intégrité en est assurée.
2860. À l'égard d'un document technologique, la fonction d'original est remplie par un
document dont l’intégrité est assurée et qui répond aux critères établis à l’article 12
de la Loi.
2874. Lorsqu’un enregistrement sonore est un document technologique, la preuve
d'authenticité n'est requise que si son intégrité ne peut être assurée.
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II. Stratégie pratique en matière d’administration de la documentation électroniquea) Transfert vers un autre support
b) Conservation et consultation
- Avant de détruire le document source, documenter le transfert
(mention de format d’origine, de procédé de transfert et des garanties qu’il
offre) pour qu’il puisse être démontré que :
- Faire en sorte que le document soit intelligible (art. 19 et 23)
- Mettre en place les moyens appropriés pour restreindre l’utilisation
des fonctions de recherche extensives dans un document rendu
public qui contient des renseignements personnels (art. 20, par. 2, art. 24 et 25).
- Le document résultant du transfert comporte la même information que le
document source (art. 17, al. 2)
- Son intégrité est assurée
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c) Modification
d) Transmission
II. Stratégie pratique en matière d’administration de la documentation électronique
- Si un modification doit être apportée au document, il importe de noter les
renseignements qui permettent de déterminer qui a fait la demande de
modification, quand, par qui et pourquoi la modification a été faite (art.
21).
- Le document peut être transmis par n’importe quel mode, sauf si la loi
exige un mode spécifique (art. 28).
- Lorsque la loi dit poste ou courrier, le fax ou le courriel peut être utilisé
(si applicable) (art. 28, al. 2).
- Lorsque la loi dit poste certifiée ou recommandée, un fax ou un courriel
avec accusé de réception signé par le destinataire peut être utilisé (si
applicable) (art. 28, al. 3).
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e) Conservation
f) Destruction
II. Stratégie pratique en matière d’administration de la documentation électronique
- S’assurer de la disponibilité du matériel qui permet de s’assurer de
l’accessibilité et de l’intelligibilité du document et de permettre son
usage aux fins desquelles il est destiné (art. 19).
- Conserver sur son support d’origine le document qui présente une
valeur archivistique, historique ou patrimoniale (art. 20, al. 2)
- Préparer et tenir à jour des règles préalables à la destruction de
documents ayant fait l’objet d’un transfert (art. 20, par. 1).
- S’assurer de la protection des renseignements confidentiels et
personnels (art. 20, par. 2)
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III. Valeur juridique des documents électroniques
La valeur juridique d'un document n'est ni augmentée ni diminuée
pour la seule raison qu'un support ou une technologie spécifique a
été choisi (art. 5).
a) Si son intégrité est assuréeLe document dont l'intégrité est assurée a la même valeur
juridique, qu'il soit sur support papier ou sur un autre support,
dans la mesure où, s'il s'agit d'un document technologique, il respecte
également les autres règles de droit lui étant applicables (comme les
règles en matière de formation de contrat (consentement et capacité), en
matière de signature devant notaire par exemple).
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III. Valeur juridique des documents électroniques
b) Si son intégrité n’est pas assurée
c) Équivalence des documents servant aux mêmes fonctions
Le document dont le support ou la technologie ne permettent ni d'affirmer,
ni de dénier que l'intégrité en est assurée peut, selon les circonstances,
être admis à titre de témoignage ou d'élément matériel de preuve et servir
de commencement de preuve comme prévu à l'article 2865 du Code civil
du Québec.
Des documents sur des supports différents ont la même valeur juridique
s'ils comportent la même information, si l'intégrité de chacun d'eux est
assurée et s'ils respectent tous deux les règles de droit qui les régissent.
L'un peut remplacer l'autre et ils peuvent être utilisés simultanément ou en
alternance, et aux mêmes fins.
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III. Valeur juridique des documents électroniques
c) Équivalence des documents servant aux mêmes fonctions (suite)
Pour assurer l'intégrité de la copie d'un document technologique, le
procédé de copie employé doit présenter des garanties suffisamment
sérieuses pour établir le fait qu'elle comporte la même information
que le document source (mais la copie effectuée par une entreprise
bénéficie d’une présomption d’intégrité).
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IV. La signature électroniquea) La notion de signature électronique
b) La signature électronique comme moyen d’établir un lien avec un document technologique
La signature peut être apposée au document au moyen de tout
procédé qui permet de satisfaire aux exigences de l'article 2827 du
Code civil du Québec:
« 2827. La signature consiste dans l'apposition qu'une personne fait à un acte de
son nom ou d'une marque qui lui est personnelle et qu'elle utilise de façon
courante, pour manifester son consentement. »
Quel que soit le support du document, la signature d'une personne
peut servir à l'établissement d'un lien entre elle et un document.
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IV. La signature électroniqueb) La signature électronique comme moyen d’établir
un lien avec un document technologique (suite)
c) Autres moyens d’établir un lien entre une personne et un document technologique
Une signature électronique peut être opposable à une personne si
l’intégrité du document et le lien entre la personne et le document
sont maintenus.
Le lien entre une personne et un document technologique peut être
établi par tout procédé ou par une combinaison de moyens dans la
mesure où ceux-ci permettent :
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IV. La signature électroniquec) Autres moyens d’établir un lien entre une
personne et un document technologique (suite)
Exemples de moyens pour vérifier l’identité d’un auteur :
Certificat
Registres publics
Système de clés asymétriques
À partir de caractéristiques biométriques, connaissances ou objets
possédés (mais les renseignements confidentiels doivent être
protégés pour éviter l’usurpation d’identité)
1° de confirmer l'identité de la personne qui effectue la communication
et, le cas échéant, sa localisation, ainsi que la confirmation de son
lien avec le document;
2° d'identifier le document et, au besoin, sa provenance et sa
destination à un moment déterminé.
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V. Jurisprudence récente
Dell Computer Corp. c. Union des consommateurs, 2007 CSC 34.
La clause d’arbitrage en ligne, accessible à partir d’un hyperlien dans le contrat
électronique, n’est pas une clause externe au sens de l’art. 1435 CCQ et est
valide, étant facile d’accès (principe d’équivalence fonctionnelle).
Bouchard c. Société Industrielle de décolletage et d’outillage (SIDO) ltée, 2007
QCCS 2272.
Une copie de sauvegarde ou une copie miroir d'un disque dur est un ensemble de
documents technologiques au sens de la Loi. Les entreprises ont énormément de
données sur format électronique. Le droit québécois y attache autant de valeur
qu'à l’écrit.
Chené c. Chiropraticiens (Ordre professionnel des), 2006 QCTP 102.
Tout moyen de communication écrit entre dans la définition de correspondance.
L'écrit est un moyen de preuve quel que soit le support du document (supports
interchangeables).
a) Décisions principales
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V. Jurisprudence récente
Tanguay c. Ordre des Ingénieurs du Québec, 2006 QCCS 5296.
Le dossier informatisé que l’Ordre a sur chaque membre est admissible en preuve
et ne requiert pas de preuve d’authenticité parce que son intégrité est assurée.
Gyulai c. Montréal (Ville de), [2006] C.A.I. 144.
La Ville, responsable de l’évaluation foncière, qui utilise un logiciel qui
ne permet pas de faire une recherche à partir du nom d’un propriétaire est en
conformité avec la Loi en matière de confidentialité.
Bélanger et Future Électronique inc., 2005 QCCRT 0570.
Refus d’étendre la notion d’interchangeabilité des supports pour permettre le
dépôt d’une plainte de salarié par voie de courriel.
a) Décisions principales
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V. Jurisprudence récente
La Citadelle, compagnie d'assurances générales c. Montréal (Communauté
urbaine de) (Ville de Montréal), CS, J.E. 2005-1418.
La Cour refuse la demande d’une partie qui veut que 10 000 pages de rapports
d’événements de la Ville lui soient communiqué sur support papier. Elle autorise
la communication des documents par CD (choix du support).
Entreprises Robert Mazeroll ltée c. Expertech - Bâtisseur de réseaux inc., CQ J.E.
2005-496.
Permet la déclaration faite par le biais de la vidéoconférence en présence d'un
sténographe même si le Code de procédure civile ne prévoit pas la possibilité de
recourir à la vidéoconférence pour un interrogatoire au préalable
(l'interchangeabilité et la liberté de choix du support).
a) Décisions principales
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V. Jurisprudence récenteb) Impact sur l’application de la Loi
c) Développements futurs à prévoir
- Donne une portée large à la Loi.
- Favorise l’admissibilité en preuve des documents sur support autre
que papier.
- Plus de cas d’application de la Loi et plus de décisions
- Une plus grande utilisation des technologies de
l’information en preuve.
- Une plus grande familiarité des juges avec la Loi.
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VI. Conclusion
- Emphase sur la neutralité du support et l’équivalence fonctionnelle.
- Importance de maintenir l’intégrité du document technologique.
- Loi nouvelle et encore peu appliquée.
- Développements majeurs à prévoir en raison de la prédominance grandissante
des technologies de l’information.
- Par contre, les systèmes d’encryption des documents au moyen de clés
asymétriques (moyen d’assurer à la fois l’intégrité du document et de relier le
document à une personne) ont de la difficulté à percer dans le marché.
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