Vautour André Power Point

Gérer vos documents électroniques:

Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information

Le 4 décembre 2007

Par : Me André Vautour

CONFÉRENCE INSIGHT - 4 et 5 DÉCEMBRE 2007 © Tous droits réservés, Lavery, de Billy, S.E.N.C.R.L. - avocats

Objectifs de la présentation

I. Comprendre comment appliquer la Loi afin de mettre sur pied la gestion, communication et la preuve de votre documentation électronique

II. Penser à des stratégies pratiques pour la mise en place de mécanismes pour administrer la documentation électronique en conformité à la réglementation applicable

III. Évaluer la valeur juridique des documents électroniques en vertu de la Loi et du Code civil du Québec

IV. Déterminer le poids juridique de la signature électronique


Objectifs de la présentation

VI. Percevoir la tendance et l’impact de la jurisprudence récente

VII. Conclusion


I. Application de la Loia) Nature et objet de la Loi

1. Assurer :

1° la sécurité juridique des communications effectuées au moyen de documents

quels qu'en soient les supports;

2° la cohérence des règles de droit et leur application aux communications

effectuées au moyen de documents faisant appel aux technologies de

l'information: électroniques, magnétiques, optiques, sans fils ou autres, ainsi

que leurs combinaisons;

3° l'équivalence fonctionnelle et interchangeabilité des documents et leur valeur

juridique, quels que soient leurs supports;

4° le lien entre l’utilisateur et le document technologique;


I. Application de la Loia) Nature et objet de la Loi (suite)

1. Assurer : (suite)

5° l'harmonisation des systèmes, normes et standards techniques et

l'interopérabilité des supports et des technologies de l'information.



2. Survol de la Loi

Chap. I: Dispositions générales

Chap. II: Documents

Chap. III: Établissement d’un lien avec un document technologique

Chap. IV: Mise en œuvre des infrastructures technologiques et juridiques

Chap. V: Dispositions interprétatives, modificatives et finales



3. La notion de document électronique

Dans le langage commun:

Objet informatique immatériel manipulable avec un ordinateur. Un document

électronique peut être un écrit électronique, une image, un fichier son, un

message de protocole informatique, un ensemble de données organisées en

fichier. Un document électronique signifie toute donnée informatique qui peut

être utilisée sous forme informatique, sans être imprimée.

Selon la Loi (appelé document technologique):

« un document est constitué d'information portée par un support. L'information

y est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui

la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d'images.

L'information peut être rendue au moyen de tout mode d'écriture, y compris

d'un système de symboles transcriptibles sous l'une de ces formes ou en un

autre système de symboles. »



3. La notion de document électronique (suite)

Selon la Loi (suite):

La banque de données qui est structurée de façon à permettre la création de

documents par la délimitation et la structuration de l'information qui y est inscrite

est assimilée au document. Plusieurs documents ensemble peuvent former un

dossier.

Finalement, les documents sur des supports faisant appel aux technologies de

l'information (électroniques, magnétiques, optiques, sans fils ou autres) sont

qualifiés dans la Loi de documents technologiques.

*Pour les fins de cette présentation, les termes « documents électroniques » et

« documents technologiques » ont le même sens.


I. Application de la Loib) Exigences

1. Choix du support ou de la technologie

2. Supports interchangeables

Chacun peut utiliser le support ou la technologie de son choix, dans la

mesure où ce choix respecte les règles de droit, notamment celles

prévues au Code civil, et tant qu’un type de support ou technologie

n’est pas requis par la loi. Personne ne peut être obligé à utiliser un

support en particulier.

L'exigence d'un écrit n'emporte pas l'obligation d'utiliser un support

ou une technologie spécifique; les supports sont interchangeables.


I. Application de la Loib) Exigences (suite)

3. Maintien de l’intégrité

4. Confidentialité

Doit être maintenue tout au long de la vie d’un document (création,

transfert, copie, consultation, conservation, transmission, etc.).

Intégrité: Lorsqu’il est possible de vérifier que l’information n’est pas

altérée, maintenue en intégralité et que le support procure stabilité et

pérennité (l’intégrité est présumée).

Prendre les mesures de sécurité pour assurer la protection des

renseignements confidentiels: procédé de visibilité réduite, ou

procédé qui empêche une personne non autorisée d’en prendre

connaissance.


I. Application de la Loic) Domaine d’application

1. La gestion de tous vos documents électroniques:

2. La gestion des documents autres

Courriels Contrats et procédures (même au stade de projet) Messages sur boîte vocale CIDREQ Autres registres gouvernementaux en ligne Tout autre document enregistré sur votre ordinateur

(opinion, note de service, mémorandum, lettre, images, enregistrement sonore ou vidéo, etc.)

La Loi s’applique non seulement aux documents faisant appel aux technologies de l’information, mais à tous les documents, quel que soit le support.


I. Application de la Loic) Domaine d’application (suite)

3. L’article 71 de la Loi

« La notion de document prévue par la présente loi s'applique à l'ensemble

des documents visés dans les textes législatifs, que ceux-ci y réfèrent par

l'emploi du terme document ou d'autres termes, notamment:

acte, annales, annexe, annuaire, arrêté en conseil, billet, bottin,

brevet, bulletin, cahier, carte, catalogue, certificat, charte, chèque, constat

d'infraction, décret, dépliant, dessin, diagramme, écrit,

électrocardiogramme, enregistrement sonore, magnétoscopique ou

informatisé, facture, fiche, film, formulaire, graphique, guide, illustration,

imprimé, journal, livre, livret, logiciel, manuscrit, maquette, microfiche,

microfilm, note, notice, pamphlet, parchemin, pièce, photographie, procès

verbal, programme, prospectus, rapport, rapport d'infraction, recueil et

titre d'emprunt. »


I. Application de la Loic) Répercussions de la Loi sur le droit de la preuve

dans le Code Civil du Québec

2837. L'écrit est un moyen de preuve quel que soit le support (sauf si la loi exige un

support spécifique). Lorsque le support de l'écrit fait appel aux technologies de

l'information, l'écrit est qualifié de document technologique au sens de la Loi.

2838. Pour que la copie d'une loi, acte authentique, acte semi-authentique ou acte sous

seing privé établi sur un support technologique fasse preuve au même titre qu'un

document de même nature établi sur support papier, il faut que son intégrité soit

assurée (même notion d’intégrité que dans la Loi (art. 5 et suivants)).

2839. Lorsque le support ne permet ni d'affirmer ni de dénier que l'intégrité du document

est assurée, celui-ci peut, selon les circonstances, être reçu à titre de témoignage

ou d'élément matériel de preuve et servir de commencement de preuve (l’art. 5, al. 3

de la Loi est au même effet).


I. Application de la Loic) Répercussions de la Loi sur le droit de la preuve

dans le Code Civil du Québec (suite)

2840. Présomption d’intégrité.

2841. La reproduction d'un document peut être faite soit par une copie sur un même

support soit par le transfert vers une technologie différente.

2855. Lorsque l'élément matériel est un document technologique, une preuve

d'authenticité n'est requise que si le support ou la technologie utilisée ne

permettent ni d’affirmer, ni de dénier que l’intégrité en est assurée.

2860. À l'égard d'un document technologique, la fonction d'original est remplie par un

document dont l’intégrité est assurée et qui répond aux critères établis à l’article 12

de la Loi.

2874. Lorsqu’un enregistrement sonore est un document technologique, la preuve

d'authenticité n'est requise que si son intégrité ne peut être assurée.


II. Stratégie pratique en matière d’administration de la documentation électroniquea) Transfert vers un autre support

b) Conservation et consultation

- Avant de détruire le document source, documenter le transfert

(mention de format d’origine, de procédé de transfert et des garanties qu’il

offre) pour qu’il puisse être démontré que :

- Faire en sorte que le document soit intelligible (art. 19 et 23)

- Mettre en place les moyens appropriés pour restreindre l’utilisation

des fonctions de recherche extensives dans un document rendu

public qui contient des renseignements personnels (art. 20, par. 2, art. 24 et 25).

- Le document résultant du transfert comporte la même information que le

document source (art. 17, al. 2)

- Son intégrité est assurée


c) Modification

d) Transmission

II. Stratégie pratique en matière d’administration de la documentation électronique

- Si un modification doit être apportée au document, il importe de noter les

renseignements qui permettent de déterminer qui a fait la demande de

modification, quand, par qui et pourquoi la modification a été faite (art.

21).

- Le document peut être transmis par n’importe quel mode, sauf si la loi

exige un mode spécifique (art. 28).

- Lorsque la loi dit poste ou courrier, le fax ou le courriel peut être utilisé

(si applicable) (art. 28, al. 2).

- Lorsque la loi dit poste certifiée ou recommandée, un fax ou un courriel

avec accusé de réception signé par le destinataire peut être utilisé (si

applicable) (art. 28, al. 3).


e) Conservation

f) Destruction

II. Stratégie pratique en matière d’administration de la documentation électronique

- S’assurer de la disponibilité du matériel qui permet de s’assurer de

l’accessibilité et de l’intelligibilité du document et de permettre son

usage aux fins desquelles il est destiné (art. 19).

- Conserver sur son support d’origine le document qui présente une

valeur archivistique, historique ou patrimoniale (art. 20, al. 2)

- Préparer et tenir à jour des règles préalables à la destruction de

documents ayant fait l’objet d’un transfert (art. 20, par. 1).

- S’assurer de la protection des renseignements confidentiels et

personnels (art. 20, par. 2)


III. Valeur juridique des documents électroniques

La valeur juridique d'un document n'est ni augmentée ni diminuée

pour la seule raison qu'un support ou une technologie spécifique a

été choisi (art. 5).

a) Si son intégrité est assuréeLe document dont l'intégrité est assurée a la même valeur

juridique, qu'il soit sur support papier ou sur un autre support,

dans la mesure où, s'il s'agit d'un document technologique, il respecte

également les autres règles de droit lui étant applicables (comme les

règles en matière de formation de contrat (consentement et capacité), en

matière de signature devant notaire par exemple).



b) Si son intégrité n’est pas assurée

c) Équivalence des documents servant aux mêmes fonctions

Le document dont le support ou la technologie ne permettent ni d'affirmer,

ni de dénier que l'intégrité en est assurée peut, selon les circonstances,

être admis à titre de témoignage ou d'élément matériel de preuve et servir

de commencement de preuve comme prévu à l'article 2865 du Code civil

du Québec.

Des documents sur des supports différents ont la même valeur juridique

s'ils comportent la même information, si l'intégrité de chacun d'eux est

assurée et s'ils respectent tous deux les règles de droit qui les régissent.

L'un peut remplacer l'autre et ils peuvent être utilisés simultanément ou en

alternance, et aux mêmes fins.



c) Équivalence des documents servant aux mêmes fonctions (suite)

Pour assurer l'intégrité de la copie d'un document technologique, le

procédé de copie employé doit présenter des garanties suffisamment

sérieuses pour établir le fait qu'elle comporte la même information

que le document source (mais la copie effectuée par une entreprise

bénéficie d’une présomption d’intégrité).


IV. La signature électroniquea) La notion de signature électronique

b) La signature électronique comme moyen d’établir un lien avec un document technologique

La signature peut être apposée au document au moyen de tout

procédé qui permet de satisfaire aux exigences de l'article 2827 du

Code civil du Québec:

« 2827. La signature consiste dans l'apposition qu'une personne fait à un acte de

son nom ou d'une marque qui lui est personnelle et qu'elle utilise de façon

courante, pour manifester son consentement. »

Quel que soit le support du document, la signature d'une personne

peut servir à l'établissement d'un lien entre elle et un document.


IV. La signature électroniqueb) La signature électronique comme moyen d’établir

un lien avec un document technologique (suite)

c) Autres moyens d’établir un lien entre une personne et un document technologique

Une signature électronique peut être opposable à une personne si

l’intégrité du document et le lien entre la personne et le document

sont maintenus.

Le lien entre une personne et un document technologique peut être

établi par tout procédé ou par une combinaison de moyens dans la

mesure où ceux-ci permettent :


IV. La signature électroniquec) Autres moyens d’établir un lien entre une

personne et un document technologique (suite)

Exemples de moyens pour vérifier l’identité d’un auteur :

Certificat

Registres publics

Système de clés asymétriques

À partir de caractéristiques biométriques, connaissances ou objets

possédés (mais les renseignements confidentiels doivent être

protégés pour éviter l’usurpation d’identité)

1° de confirmer l'identité de la personne qui effectue la communication

et, le cas échéant, sa localisation, ainsi que la confirmation de son

lien avec le document;

2° d'identifier le document et, au besoin, sa provenance et sa

destination à un moment déterminé.


V. Jurisprudence récente

Dell Computer Corp. c. Union des consommateurs, 2007 CSC 34.

La clause d’arbitrage en ligne, accessible à partir d’un hyperlien dans le contrat

électronique, n’est pas une clause externe au sens de l’art. 1435 CCQ et est

valide, étant facile d’accès (principe d’équivalence fonctionnelle).

Bouchard c. Société Industrielle de décolletage et d’outillage (SIDO) ltée, 2007

QCCS 2272.

Une copie de sauvegarde ou une copie miroir d'un disque dur est un ensemble de

documents technologiques au sens de la Loi. Les entreprises ont énormément de

données sur format électronique. Le droit québécois y attache autant de valeur

qu'à l’écrit.

Chené c. Chiropraticiens (Ordre professionnel des), 2006 QCTP 102.

Tout moyen de communication écrit entre dans la définition de correspondance.

L'écrit est un moyen de preuve quel que soit le support du document (supports

interchangeables).

a) Décisions principales



Tanguay c. Ordre des Ingénieurs du Québec, 2006 QCCS 5296.

Le dossier informatisé que l’Ordre a sur chaque membre est admissible en preuve

et ne requiert pas de preuve d’authenticité parce que son intégrité est assurée.

Gyulai c. Montréal (Ville de), [2006] C.A.I. 144.

La Ville, responsable de l’évaluation foncière, qui utilise un logiciel qui

ne permet pas de faire une recherche à partir du nom d’un propriétaire est en

conformité avec la Loi en matière de confidentialité.

Bélanger et Future Électronique inc., 2005 QCCRT 0570.

Refus d’étendre la notion d’interchangeabilité des supports pour permettre le

dépôt d’une plainte de salarié par voie de courriel.




La Citadelle, compagnie d'assurances générales c. Montréal (Communauté

urbaine de) (Ville de Montréal), CS, J.E. 2005-1418.

La Cour refuse la demande d’une partie qui veut que 10 000 pages de rapports

d’événements de la Ville lui soient communiqué sur support papier. Elle autorise

la communication des documents par CD (choix du support).

Entreprises Robert Mazeroll ltée c. Expertech - Bâtisseur de réseaux inc., CQ J.E.

2005-496.

Permet la déclaration faite par le biais de la vidéoconférence en présence d'un

sténographe même si le Code de procédure civile ne prévoit pas la possibilité de

recourir à la vidéoconférence pour un interrogatoire au préalable

(l'interchangeabilité et la liberté de choix du support).



V. Jurisprudence récenteb) Impact sur l’application de la Loi

c) Développements futurs à prévoir

- Donne une portée large à la Loi.

- Favorise l’admissibilité en preuve des documents sur support autre

que papier.

- Plus de cas d’application de la Loi et plus de décisions

- Une plus grande utilisation des technologies de

l’information en preuve.

- Une plus grande familiarité des juges avec la Loi.


VI. Conclusion

- Emphase sur la neutralité du support et l’équivalence fonctionnelle.

- Importance de maintenir l’intégrité du document technologique.

- Loi nouvelle et encore peu appliquée.

- Développements majeurs à prévoir en raison de la prédominance grandissante

des technologies de l’information.

- Par contre, les systèmes d’encryption des documents au moyen de clés

asymétriques (moyen d’assurer à la fois l’intégrité du document et de relier le

document à une personne) ont de la difficulté à percer dans le marché.

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