MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
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Point E, Boulevard de l’Est Angle Rue de Kaolack BP 11 616 Dakar Té l : 221 33 825 13 16 / 221 33 825 62 59 E mail [email protected]
REPUBLIQUE DU BURUNDI
PROJET DE DEVELOPPEMENT DES
SECTEURS FINANCIER ET PRIVE
(PSD)
AUTORITE DE REGULATION DES
MARCHES PUBLICS
(ARMP)
MINISTERE DE LA DEFENSE NATIONALE
ET DES ANCIENS COMBATTANTS
(MDNAC)
REVUE INDEPENDANTE DE LA CONFORMITE DE LA
PASSATION DES MARCHES AU TITRE DES
EXERCICES 2011 ET 2012
RAPPORT FINAL
(septembre 2014)
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
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Point E, Boulevard de l’Est Angle Rue de Kaolack BP 11 616 Dakar Té l : 221 33 825 13 16 / 221 33 825 62 59 E mail [email protected]
Bujumbura, le 20 septembre 2014
Monsieur le Coordinateur du Projet de
Développement des Secteurs Financier et Privés
(PSD)
Bujumbura
Monsieur le Coordinateur,
Conformément à la mission que vous nous avez confiée, nous avons procédé à la vérification
des processus de passation, d’exécution, de suivi administratif, financier et technique et de
contrôle des marchés conclus par le Ministère de la Défense Nationale et des Anciens
Combattants (MDNAC) pour la période allant du 1er
janvier 2011 au 31 décembre 2012.
Il s’agit, dans le cadre de cette mission, de mesurer le degré de respect des dispositions et
procédures édictées par la loi N°1/01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du
Burundi afin d’exprimer une opinion motivée sur l’adéquation des procédures de passation
des marchés et de gestion des contrats conclus par le MDNAC avec les dispositions dudit
code.
Notre examen effectué conformément aux normes d’audit généralement admises sur le plan
international a comporté les sondages et autres procédés de vérification que nous avons jugés
nécessaires en la circonstance.
Ces normes requièrent la mise en œuvre de diligences permettant d’obtenir l’assurance
raisonnable que :
- les marchés attribués au cours de la période sous revue ont été passés de manière
transparente et régulière conformément aux dispositions du Code des Marchés Publics
et que la mise en œuvre de ces procédures ne comporte pas d’anomalies
significatives ;
- que l’exécution financière est effectuée conformément aux dispositions contractuelles
et à la règlementation en vigueur ;
- que les procédures de contrôle de la matérialité des transactions sont adéquates et
permettent de s’assurer de la réalisation des marchés conformément aux prescriptions
techniques et aux normes prévues.
Ces travaux appellent de notre part les réserves et exceptions ci – après :
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A. Réserves
a) l’examen de la procédure d’acquisition par entente directe (DNCMP 183/F/2011) de
400 tonnes de riz auprès de NDAYIZAMBA VALENTIN pour un montant de
799 200 000 FBU a permis de noter les non conformités ci-après :
- les étapes préalables à la formulation de la requête adressée à la DNCMP pour obtenir
l’autorisation de conclure un marché par entente directe ne sont pas respectées
notamment :
o la réunion de la Commission de Passation des Marchés à l’effet de statuer sur
l’opportunité du choix de la procédure d’entente directe en présence d’un
observateur indépendant. Les documents de suivi de l’exécution du marché
initial non honoré par son attributaire pourraient être examinés en vue d’être
annexés à la requête (lettres de relance, lettre de mise en demeure, lettre de
résiliation) en appui à la demande d’autorisation de contracter par entente
directe sous le couvert de l’extrême urgence d’exécuter un marché en lieu et
place d’un titulaire défaillant (article 40 du CMP);
o la rédaction, par la Commission de Passation des Marchés, d’un rapport spécial
à l’issue de cette réunion,
o la rédaction, par l’observateur indépendant, d’un rapport séparé
- à l’appui de la demande d’autorisation de conclure ce marché de gré à gré, le MDNAC
a invoqué les prix exorbitants appliqués par les fournisseurs ayant conduits l’Autorité
Contractante à déclarer l’appel d’offres qu’elle avait lancée infructueux. Il ne suffit
pas de qualifier les prix d’exorbitants pour recommander, comme indiqué dans l’Avis
de Non Objection de la DNCMP sur l’Entente Directe, la relance de la procédure
d’appel d’offres sur les autres lots incriminés. Si les prix proposés dépassent les
montants budgétés, la Commission de Passation des Marchés peut déclarer les lots
infructueux aux termes de l’article 61 du CMP. En fait il s’agit de lots à déclarer sans
suite si les montants proposés par les candidats dépassent l’enveloppe budgétaire
prévue pour cette acquisition; cette notion d’appel d’offres sans suite ne figure pas
dans les textes qui encadrent la commande publique au Burundi. Il y’a tout de même
lieu de distinguer dans le Code des Marchés Publics l’appel d’offres sans suite de
l’appel d’offres infructueux (se référer aux Common Procurement Vocabulary
autrement dit le vocabulaire commun pour les marchés publics).
Le texte de l’article 61 du CMP pourrait être reformulé comme suit :
Appel d’offres sans suite « l'autorité contractante, après consultation de la Direction Nationale de Contrôle des
Marchés Publics, peut déclarer un appel d'offres infructueux lorsque selon l'avis de la
Commission de Passation des Marchés compétente, aucune offre n’a été remise à
l’expiration de la date limite de dépôt des offres ou lorsqu'il n'a été proposé que des
offres irrecevables ou non conformes, bien que toutes les conditions devant assurer le
succès de l’appel à la concurrence aient été remplies.
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Dans ce cas, l'autorité contractante en avise immédiatement tous les candidats. Elle
peut alors procéder soit à un nouvel appel d'offres, soit, si les conditions initiales du
marché ne sont pas modifiées, à un appel d'offres restreint conformément à l’article 27
du CMP ».
Appel d’offres infructueux:
« L'autorité contractante peut, après consultation de la Direction Nationale de Contrôle
des Marchés Publics, ne pas donner suite à un appel d'offres pour des motifs d'intérêt
général, tels que la disparition du besoin qui était à l'origine de la procédure ou des
montants d'offres trop élevés par rapport à la valeur estimée du marché ».
- le contrôle de l’exécution de ce marché a permis de constater que plusieurs bordereaux
d’expédition comportaient des surcharges sur les quantités qui auraient été modifiées
pour les mettre en cohérence avec les quantités facturées (BE N° 010/2012 du 20
janvier 2012, BE N°011/2012 du 23 janvier 2012, BE N°° 013/2012 du 24 janvier
2012). Ces anomalies laissent entrevoir une incertitude sur l’exécution conforme de ce
marché avec les termes de la lettre de marché, dans la mesure où les paiements
peuvent ne pas correspondre avec les livraisons effectives, ceci d’autant plus qu’aucun
élément de la comptabilité « matières » n’a été mise à notre disposition en place pour
retracer la destination des acquisitions.
- le MDNAC n’a pas veillé au respect du principe de séparation des fonctions qui est
une exigence d’un bon contrôle interne car les mêmes personnes ont siégé aux travaux
d’ouverture, d’analyse, d’attribution et de réception de ce marché en violation des
dispositions de l’article 19 du décret 100/123 du 11 juillet 2008 portant création,
organisation et fonctionnement de la CGMP.
- nous avons noté que la garantie de bonne exécution requise aux termes de l’article 8
du contrat n’a pas été constituée au regard des éléments du dossier de marché qui nous
a été transmis. Il s’agit d’une violation des dispositions des articles 95 et 97 du CMP.
Sous ce rapport il convient de noter que le dossier de marché ne comprend pas non pus
les mainlevées des garanties de soumission des candidats non retenus.
b) l’examen de l’avenant de 41 627 100 FBU au marché de gré à gré N°
DNCMP/278/F/2010 d’un montant de 937 200 000 FBU relatif à l’achat de carburant
auprès de EBS a permis de noter les anomalies ci-après :
- cet avenant résulte en fait de la révision des prix faisant suite aux modifications de la
structure officielle des prix des hydrocarbures. Cette révision de prix, quoique
justifiable au regard de la nature des produits pétroliers qui subissent les aléas du
marché international, n’en constitue pas moins une violation des dispositions de
l’article 106 du Code des Marchés Publics car : « …les conditions de révision des prix
doivent être expressément prévues par le marché en vertu d’une clause de révision du
prix stipulée au marché par application des indices de prix officiels nationaux… ».
Nous notons sous ce rapport que l’article 1 de la lettre de commande stipule que le
marché est à prix ferme, non actualisable et non révisable sauf en cas de changement
officiel de la structure des prix….. Cette clause aurait dû être corrigée dans le DAO
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lors de sa revue par la DNCMP notamment en y rajoutant la formule de révision des
prix ou en indiquant expressément les indices à appliquer car les modalités de
détermination de la révision doivent être clairement indiquées dans le règlement de la
consultation. Ainsi, l’absence de formule de révision de prix a entrainé les errements
de la Commission de Passation des Marchés pour la détermination du montant de
l’ajustement opéré. En somme, il s’agit d’un avenant non conforme à la loi (article 108
du CMP) qui porte sur un montant 41 62 100 FBU. Nous rappelons pour mémoire,
que l’autorisation de passer un marché de gré à gré avec EBS d’un montant de
937 200 000 FBU avait été accordée en 2010 suite à un litige né de l’appréciation de la
validité ou non de l’attestation de non recevabilité à l’OBR fournie par
INTERPETROL et sur des bases non conformes car les dispositions de l’article 42 du
CMP n’avaient pas été respectées. La même violation des dispositions de l’article 42
du CMP a été notée dans la procédure de gré à gré relative au marché
DNCMP/381/F/2011 pour l’achat de 160 000 litres de Gasoil et 10 000 litres
d’essence.
c) l’examen de l’avenant de 439 319 850 FBU au marché DNCMP 323/F/2011 conclu
avec NIYOKINDI DIDIER pour un montant de 3 323 300 000 FBU a également
permis de noter les mêmes anomalies décrites ci-avant ; l’absence de formule de
révision de prix a encore conduit aux mêmes errements de la commission d’analyse
pour la détermination du montant de l’ajustement opéré. L’avenant porte sur un
montant de 439 319 850 FBU en lieu de place des 619 284 900 FBU initialement
calculés à tort, sur la base du prix CIF de soumission en lieu et place du prix CIF
majoré de la TVA mais hors droits d’accises et sur les quantités non encore livrées.
Sous ce rapport il convient de préciser que les ajustements de prix résultant de
l’application de la révision de prix prévue au contrat ne donnent pas lieu à la
conclusion d’un avenant (article 108 du CMP). Nous rappelons également que le
marché à prix ferme est actualisable entre la date est actualisable entre la date limite de
validité de l’offre et la date de notification du marché. Il y’a lieu de veiller à corriger
les clauses interdisant l’actualisation des marchés et d’insérer les formules
d’actualisation dans les contrats.
d) l’examen du marché de gré à gré N°520/264/04.12 pour la fourniture de combustibles
attribué à ONATOUR, COODLP pour des montants respectifs de 723 450 000 FBU et
309 946 000 FBU soit un montant global de 1 033 396 000 FBU a permis de noter
que le MDNAC ne s’est pas conformé aux dispositions de l’article 42 du CMP. Par
ailleurs, nous estimons que l’autorisation de contracter par entente directe n’a pas été
accordée conformément aux dispositions de l’article 40 du CMP qui fixe les cas
limitatifs qui justifient la conclusion d’un marché de gré à gré. Le risque de rupture de
stock invoqué à l’appui de la requête du MDNAC résulte plus d’une mauvaise
planification que de l’urgence impérieuse motivée par des circonstances imprévisibles
ne permettant pas de respecter les délais prévus dans les procédures d’appel d’offres.
e) l’examen des procédures d’appels d’offres restreints pour l’acquisition de 28 000
imperméables (DNCMP/87/F/2011 attribué à NANJING JIHUA pour 1 945 985 530
FBU), de 12 000 tenues de combat (DNCMP/179/F/2011 attribué à NANJING
JIHUA pour 808 035 840 FBU), d’effets d’habillement (DNCMP/269/F/2011 attribué
à NANJING JIHUA pour 1 567 308 309 FBU) d’équipements militaires
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(DNCMP/52/F/2012 attribué à NANJING JIHUA pour 5 523 773 995 FBU) a permis
de noter les anomalies ci-après :
- le choix de la procédure de consultation restreinte retenue par le Ministère de la
Défense et des Anciens Combattants (MDNAC) et autorisée par la DNCMP n’a
pas fait l’objet d’une publicité conformément aux dispositions de l’article 27 du
Code des Marchés Publics ; cette publicité est une exigence de transparence à
laquelle il convient de se conformer pour permettre à de potentiels candidats de se
manifester ou de contester le mode de dévolution de ces marchés (sauf cas de
secret défense)
- nous avons noté la récurrence de la consultation conjointe des mêmes candidats sur
toutes ces procédures restreintes avec toujours le même attributaire NANJING
JIHUA, les autres candidats semblant être des faire-valoir consultés pour donner
les atours de la régularité à un processus de consultation biaisé. En fait, l’examen
des offres des candidats à ces procédures nous a permis de constater des
similitudes dans la présentation des offres (équipements militaires) laissant
entrevoir que lesdites offres proviennent de la même source ou de sources liées. Il
s’y ajoute que les personnes physiques désignées pour représenter au Burundi les
soumissionnaires supposés concurrents dans chacune de ces procédures varient en
fonction des marchés montrant que ces candidats ont parties liées ; à titre
d’exemple, nous pouvons citer SUGURU OLIVIER qui représente NANJING
JIHUA, KINGDAO ou P T ALENA et KAZOHERA VENERAND qui représente
NANJING JIHUA, KINGDAO, SHANGHAI PHOENICS dans des marchés où
ces derniers sont censés être des concurrents. Ce cumul de non conformités laisse
subsister une incertitude sur la transparence de ces procédures qui ont permis de
conclure quatre marchés avec ce fournisseur pour une valeur globale estimée à
9 845 103 674 FBU.
- pour ces différentes acquisitions, une disposition des Dossiers d’Appel d’Offres
respectifs indique que le soumissionnaire gagnant devra mettre à la disposition de
deux ou trois personnes tous les moyens nécessaires à l’accomplissement de la
vérification partielle de la conformité des marchandises dans les usines de
fabrication conformément à la législation burundaise en vigueur en la matière
(ticket d’avion, frais de mission et de séjour,…). A notre avis, la production
d’échantillons au moment de la soumission (pas toujours requise dans les DAO
incriminés à une exception près), l’exigence de fiches techniques délivrées par des
organismes de normalisation, l’évaluation au regard desdites normes bien
identifiées et indiquées dans le dossier de consultation est préférable à cette clause.
Il s’y ajoute que les bonnes pratiques internationales indiquent que : « l’Acheteur
ou son représentant autorisé aura le droit d’assister aux essais et / ou aux
inspections étant entendu que l’Acheteur supportera la totalité des frais et dépenses
engagées à cet effet, y compris mais pas exclusivement, tous les frais de
déplacement, de subsistance et d’hébergement ». A défaut, le dossier d’appel
d’offres aurait dû préciser la durée des missions et les taux officiels appliqués pour
les per diem, afin de permettre aux soumissionnaires de chiffrer ces dépenses dans
leurs offres. Ceci devrait également permettre d’éviter de discuter des montants de
cette rubrique a posteriori.
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- le contrôle de la conformité technique des offres pour ces différentes acquisitions a
été effectué sur la base de « fiches techniques » qui ne sont que la reproduction
fidèle des spécifications techniques du DAO par les soumissionnaires qui ne
donnent aucune indication sur le descriptif des produits offerts par les candidats
pour satisfaire les besoins exprimés dans le DAO. Nous précisons qu’une fiche
technique d’un produit comprend : l’identification du produit (photo par exemple),
la marque, le modèle, la référence, l’origine de fabrication, les informations
techniques sur le produit (taille, poids, pointure, les couleurs, la forme, la
composition, le conditionnement….), les informations commerciales (garanties,
services liés au produit, livraisons…), l’image de marque, la notoriété, les
références commerciales…
- des échantillons n’ont pas été requis pour s’assurer de la qualité des produits alors
que pour ce type de fournitures lesdits échantillons doivent être requis ; le DAO
(Imperméables) ne définit aucun critère de qualification des candidats notamment
en apportant la preuve de l’exécution de marchés analogues, leur qualité de
fabricant des fournitures…
- pour la procédure d’appel d’offres restreint - DNCMP /52/F/2011 relatif au marché
portant acquisition d’équipements militaires, les quatre lots ont été attribués au
soumissionnaire NANJING JIHUA en raison du désistement de MICKO
LIMITED signifié à l’Autorité Contractante le 21 mars 2012 au lendemain de
l’ouverture des offres. Sous ce rapport, il convient de préciser que le candidat reste
engagé par son offre pendant la durée convenue dans le DAO et dans sa lettre
d’engagement. Le retrait d’une offre n’est acceptable qu’avant la date limite de
dépôt et d’ouverture des offres. Dès lors que le candidat a déposé une offre qui a
été ouverte, il ne peut plus la retirer ; une des dispositions de la lettre
d’engagement stipule : « notre offre demeurera valide pendant une période de 90
jours à compter de la date limite fixée pour la remise des offres dans le dossier
d’appel d’offres… ». La sous-commission d’analyse devait par conséquent
proposer l’attribution sans tenir compte de la lettre de désistement. En outre, la
garantie de soumission devrait être saisie, car l’offre a été retirée pendant la
période de validité. Par ailleurs, l’examen des offres a permis de noter des
similitudes laissant entrevoir que les offres des trois candidats proviennent de la
même source ou de sources liées d’où une incertitude sur la transparence de la
procédure.
- les lettres d’information des candidats non retenus ne sont pas classées ; ces lettres
doivent être transmises conformément aux dispositions de l’article 68 du CMP qui
stipule que « L’Autorité Contractante doit communiquer par écrit à tout sou-
missionnaire écarté les motifs du rejet de son offre, le montant du marché attribué
et le nom de l’attributaire. Tout soumissionnaire écarté peut demander une copie
du procès-verbal d’attribution et toute autre information pertinente qui lui seront
remises dans un délai de 5 jours ouvrables à compter de la réception de sa
demande écrite… ». L’absence d’information des candidats évincés les prive des
moyens d’user de leur droit de recours en vertu des dispositions des articles 132 et
135 du CMP.
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- les copies des garanties de soumission ne sont pas classées dans le dossier de
marché de même que les attestations de mainlevée desdites garanties de
soumission des candidats évincés (acquisition d’imperméables) ; il est par ailleurs
indiqué dans les rapports d’analyse que les offres d’un ou de plusieurs candidats
ont été rejetées car ils n’ont pas produit de chèques certifiés. Nous précisons qu’un
chèque certifié ne peut servir de garantie de soumission qui doit être constituée
conformément aux dispositions de l’article 99 du CMP sous forme de garantie à
première demande ou de cautionnement.
- contrairement à ce qui est mentionné dans le rapport d’analyse, aucun des
candidats n’a remis de bordereau des prix unitaires ; leurs offres comprennent le
devis quantitatif estimatif qui est considéré à tort comme bordereau de prix
unitaire.
d) la procédure d’appel d’offres ouvert pour l’acquisition de 2 000 tonnes de riz blanc
(DNCMP/05/F/2012) a été attribué dans un premier temps à quatre candidats
(RWASA, NSANZE, ETRACOG, NDIKUMANA CLAUDE) pour un montant de
3 239 280 000 FBU puis réattribué à ADEQ Lots 1, 3 et 4 et NSANZE PAUL pour
les lots 2 et 5 qui lui avaient déjà été attribués, pour un montant global de
3 778 690 000 FBU soit un surcoût de 539 409 500 FBU. L’examen de cette
procédure a permis de noter que des lots initialement attribués à des titulaires
défaillants ont été réattribués à ADEQ en violation du règlement de la consultation
qui stipule au point 2.2 du RPAO : « aucun soumissionnaire ne peut gagner plus de
trois lots pour les lots 2, 3, 4 et 5 ; celui qui gagnera le premier lot ne peut
prétendre à d’autres lots ». En conséquence, ADEQ ne pouvait être attributaire
d’autres lots en plus du premier ; il s’y ajoute que ce candidat n’était pas non plus
le moins disant d’où une violation du règlement de la consultation. Les
attributaires défaillants auraient dû être mis en demeure de se conforme à leurs
engagements contractuels, les marchés résiliés aux torts des attributaires
défaillants à leurs risques et périls en cas de non exécution de leurs obligations
dans les délais impartis dans la mise en demeure, les garanties de bonne exécution
saisies, des marchés par entente directe passés après autorisation de la DNCMP
conformément à l’article 42 du CMP pour l’exécution en lieu et place de titulaires
défaillants. Lesdits marchés par entente directe doivent être notifiés aux titulaires
défaillants avant leur exécution afin de pouvoir leur imputer les surcoûts résultants
des nouveaux contrats.
e) l’examen de la procédure d’appel d’offres DNCMP/352/F/2010 portant fourniture
de combustibles attribué à COODLP, ONATOUR et BRICOOP pour un montant
global de 4 877 808 960 FBU a permis de constater que la date d’ouverture des
plis a été plusieurs fois reportée pour permettre à l’ONATOUR d’obtenir une
dérogation pour la production de l’attestation de non redevabilité de l’OBR ; il
s’agit d’une rupture du principe d’égalité de traitement des candidats dont l’un a
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vu son offre rejetée du fait de l’expiration de la durée de validité de certaines
pièces administratives et d’une violation du règlement de la consultation. Par
ailleurs, une dérogation à la loi ne peut être accordée par simple lettre du Ministre
des Finances qui a permis à l’ONATOUR de participer aux marchés publics sans
produire l’attestation de non redevabilité de l’OBR
f) l’examen de la procédure d’appel d’offres DNCMP 352/F/2010 portant acquisition
de combustibles a permis de noter au vu du contenu des échanges entre les
candidats et le MDNAC que cette procédure a été organisée pour régulariser une
exécution anticipée des prestations durant tout le premier trimestre 2011. Il s’y
ajoute que les quantités initialement attribuées à ONATOUR (10 387 080 KG) et
COODLP (4 707 000 Kg) ont été réduites de 33,33% chacune dans une proportion
dépassant les marges de fluctuation généralement admises ; le dossier qui nous a
été remis ne comprenant pas le DAO, nous ne pouvons nous prononcer sur la
justification de ces variations de quantités.
g) l’examen de la procédure d’appel d’offres DNCMP/258/F/2012 portant fourniture
de combustibles (tourbe et briquettes) attribué à COODLP, ONATOUR et
BUFABRI pour un montant global de 5 571 800 000 FBU a permis de constater
que le MDNAC a attribué les lots N°2 et N°3 à un seul soumissionnaire
(COODLP) alors que le règlement de la consultation stipulait qu’un candidat qui
gagne le lot N°2 ou le lot N°3 ne pouvait en gagner d’autres. Le souci de la
sécurité des approvisionnements ayant justifié l’allotissement interdisait de facto
l’attribution de ces deux lots à un seul et unique candidat malgré les justifications
servies par le MDNAC sur les prépositions « et » et « ou ». Par ailleurs, la
commission d‘analyse a apporté des corrections inappropriées sur l’offre d’un
candidat qui avait soumissionné pour les lots N°1 et N°2 mais en commettant
l’erreur d’y porter les quantités relatives aux lots N°3 et N°4. La commission a
discrétionnairement choisi d’évaluer cette offre pour les lots N°3 et N°4.
h) l’examen de la procédure d’appel d’offres ouvert DNCMP/49/F/2012 portant achat
de carburant attribué à INTERPETROL unique soumissionnaire pour un montant
2 304 300 000 FBU a permis de constater que le marché a été conclu pour un
montant différent du montant de la soumission qui se chiffre à 3 167 550 000
FBU soit une fluctuation de 27% supérieur à la marge de fluctuation de 20%, ce
qui peut contribuer à fausser les conditions initiales de concurrence.
i) le MDNAC n’a pas transmis l’état récapitulatif des demandes de cotations au titre
des deux exercices sous revue. Cependant, l’examen des dossiers d’achat de
carburant nous a permis d’en identifier deux relatives précisément au transport du
carburant :
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l’examen des offres relatives à la procédure de sélection d’un
prestataire pour le transport du carburant (lettre de saisine
N°520/784/04.12 du 18 mars 2011) pour l’exercice 2011 attribué à
DIDIER NIYONKINDI a permis de constater des signes de collusion
entre les soumissionnaires NIMBONA RICHARD, SWEDI SUDI. Le
contrat a été conclu le 11 mars 2011 pour le premier volet (Bujumbura-
Autres destinations); ledit contrat a été approuvé par le Ministre de la
Défense Nationale et des Anciens Combattants. Il s’agit manifestement
d’un contrat de régularisation car sa date d’approbation est antérieure à
la date d’ouverture et d’analyse des offres (29 mars 2011), à la lettre
d’invitation à soumissionner (N° 520/784/04.12 du 18 mars 2011).
Cette procédure a été déroulée pour habiller une opération de
régularisation d’un marché déjà attribué. Ces mêmes signes de
collusion ont été notées dans la procédure de sélection d’un prestataire
pour le transport du carburant de l’exercice 2012 (N° 121/04/12 en date
du 4 avril 2012) encore attribué à DIDIER NIYONKINDI. L’examen
des offres des candidats (DIDIER NIYONKINDI, MUSSA ISSA,
NDAYIZIYE SAID NASSOR) laisse entrevoir des signes de collusion
même si les soumissionnaires se sont particulièrement évertués à
masquer lesdits signes.
B. Limitations à l’étendue de nos travaux et autres domaines d’incertitudes
subsistants à l’issue de nos travaux :
- une Commission de Passation des Marchés est désignée par la Personne Responsable
des Marchés Publics du MDNAC pour chaque acquisition alors que l’article 16 du
décret 100/123 portant création, organisation et fonctionnement de la Cellule de
Gestion des Marchés Publics indique que les membres de la Commission de Passation
des Marchés sont nommés par la PRMP pour un an renouvelable. Cette Commission
de Passation des Marchés ad hoc effectue les opérations d’ouverture, d’analyse et
d’attribution en violation des principes de séparation des fonctions et des dispositions
de l’article 19 du décret 100/123 ci-avant mentionné.
- les dossiers de marchés ne comprennent pas l’ANO formel de la DNCMP sur le projet
de DAO et sur le projet de contrat car cette dernière ne délivre pas de manière
formelle un avis de non objection sur le DAO et le contrat comme si l’attribution d’un
numéro au DAO et la non objection sur la proposition d’attribution emportaient celle
du DAO et du contrat. Il convient de formaliser les avis de non objections à toutes les
étapes de contrôle a priori (ANO sur le Projet de DAO, ANO sur le rapport d’analyse
et la proposition d’attribution, ANO sur le Projet de Contrat après revue juridique et
technique).
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- les copies des garanties de bonne exécution ne sont pas classées dans le dossier de
marché de même que les attestations de mainlevée des garanties de soumission des
candidats évincés.
- les lettres d’information des candidats non retenus du rejet de leurs offres ne sont pas
classées dans les dossiers de marché ; ces lettres doivent être transmises
conformément aux dispositions de l’article 68 du CMP. La non information des
candidats évincés les prive des moyens d’user de leur droit de recours en vertu des
dispositions des articles 132 et 135 du CMP. Cette pratique est une violation des
dispositions de l’article 68 du CMP.
- comme indiqué au point i) du paragraphe 1 ci-avant, la liste des demandes de cotations
n’a pas été mise à notre disposition pour la mise en œuvre des procédures de vérification
propres à nous permettre de nous exprimer sur la conformité des procédures suivies pour
la dévolution des marchés y relatifs ; il s’ensuit une incertitude sur l’exhaustivité des
informations transmises par le MDNAC.
Au regard de l’importance des points évoqués aux paragraphes 1 et 2 ci-avant, notre opinion est
que le MDNAC s’est conformée de manière non satisfaisante aux procédures de passation et
d’exécution des marchés et aux principes généraux d’économie, d’efficacité, d’équité et de
transparence édictés par le Code des Marchés Publics.
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
12
SOMMAIRE
Pages
Lexique des abréviations et sigles 13
1. Tableau de synthèse des violations des textes législatifs et réglementaires 14
2 Contexte de l’intervention et objectifs de la mission 20
2.1 Contexte de l’intervention 21
2.2 Objectifs de la mission 22
2.2.1 Objectifs généraux 22
2.2.2 Objectifs spécifiques 22
2.2.3 Etendue des travaux à effectuer 23
2.2.4 Rapports émis au terme de la mission 26
3 Approche méthodologique mise en œuvre 28
3.1 Revue approfondie des textes de référence 29
3.2 Détermination de l’échantillon des marchés à examiner 30
3.3
3.4
Analyse de l’organisation et de l’environnement de la passation des marchés
Vérification des différentes étapes de la passation des marchés
31
32
3.4.1 Audit de la préparation des marchés 33
3.4.2 Audit de la gestion de l’attribution 34
3.4.3 Audit de la gestion de l’exécution des marchés dans ses aspects administratifs,
financiers et physiques
35
4 Résultats des travaux 36
4.1 Revue du cadre institutionnel et de l’environnement de la passation des marchés 37
4.1.1 Autorité de régulation des marchés publics 37
4.1.2 Direction nationale de contrôle des marchés publics 40
4.1.3 Organes de la passation des marchés institués au sein de l’autorité contractante 41
4.1.3.1 Cellules de gestion des marchés publics 41
4.1.3.2 Cellule de passation des marchés 42
4.1.3.3
4.2
Commission de réception
Document de programmation de la passation des marchés
43
43
4.2.1 Plan prévisionnel annuel de passation des marchés 43
4.2.2 Avis général de passation des marchés 44
4.2.3
43
4.3.1
4.3.2
Rappel des seuils applicables au MDNAC
Examen des marchés
Périmètre couvert par nos travaux
Marchés passés par entente directe ou gré à gré
44
45
45
49
4.3.3 Marchés passés par appels d’offres restreints 67
4.3.4 Marchés passés par appels d’offres ouverts 90
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
13
Liste des abréviations et sigles
AC Autorité Contractante
AGPM Avis Général de Passation des Marchés
ANO Avis de Non Objection
AOOI Appel d’Offres Ouvert International
AOON Appel d’Offres Ouvert National
AOR Appel d’Offres Restreint
ARMP Autorité de Régulation des Marchés Publics
BPU Bordereau des Prix Unitaires
CD Commission Disciplinaire
CPM Commission de Passation des Marchés
CMP Code des Marchés Publics
CGMP Cellule de Gestion des Marchés Publics
COMESA Marché Commun de Afrique Orientale et Australe (Common Market for Eastern
and Southern Africa)
CPV Common Procurement Vocabulary (vocabulaire commun des marchés publics)
CR Consultation Restreinte
CRD Commission de Règlement des Différents
DAC Dossier d’Appel à la Concurrence
DAF Direction Administrative et Financière
DAO Dossier d’Appel d’Offres
DG Directeur Général
DNCMP Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics
DP Demande de Propositions
DC Demande de Cotations
DQE Devis Quantitatif Estimatif
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
14
ED Entente Directe
FBU Franc Burundais
GBE Garantie de Bonne Exécution
GG Gré à Gré
GS Garantie de Soumission
MDNAC Ministère de la Défense Nationale et des Anciens Combattants
MEFPD Ministère de l'Economie et des Finances et de la Planification du Développement
NA Non Applicable
OI Observateur Indépendant
PPM Plan de Passation des Marchés
PSD Projet de Développement des Secteurs Financier et Privé
PRMP Personne Responsable des Marchés Publics
PVA Procès Verbal d’Attribution
PVO Procès Verbal d’Ouverture
TDR Termes de Référence
TVAC Taxe sur la Valeur Ajoutée Comprise
SCA Sous-commission d’analyse
SCO Sous-commission d’ouverture
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Rapport Final
15
1. SYNTHESE DES VIOLATIONS DU CODE DES MARCHES PUBLICS
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
16
TABLEAU DE SYNTHESE DES VIOLATIONS DU CODE DES MARCHES PUBLICS
Description ED DNCMP /183/F/2011 ED DNCMP/ 278/F/2011 ED DNCMP /87/F/2011 520/264/04.12 Nature 400 TONNES DE RIZ CARBURANT CARBURANT COMBUSTIBLE DE SECOURS
Attributaires NDAYIZAMBA VALENTIN EURO BURUNDI
SUPPLIES
INTERPETROL ONATOUR COODLP
Montants en FBUTVAC 799 200 000 937 200 000 339 960 000 723 450 000 309 946 000
Violation de l’article 42 du
CMP sur l’observation des
étapes préalables à la demande
d’ANO sur l’ED
Violation de l’article 47 du
CMP sur l’information de
l’ARMP
Non respect des dispositions des
articles 95 et 97 sur la
constitution des garanties de
bonne exécution
Confusion entre appel d’offres
sans suite et appel d’offres
infructueux
Non respect des dispositions de
l’article 19 du décret 100/123 du
11 juillet 2008
Violation de l’article 106 du
CMP qui interdit la conclusion
d’un avenant suite à
l’application d’une clause de
révision des prix
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
17
Description 520/1357/04.12 AOR DNCMP/87/F/2011 AOR DNCMP/179/F/2011 AOR DNCMP/2699/F/2011 Nature HARICOTS SECS 28 000 IMPERMEABLES 12 000 TENUES DE COMBAT EFFETS D’HABILLEMENT
Attributaires IGIRAZENA EATG NANJING JIHUA NANJING JIHUA NANJING JIHUA
Montants en FBUTVAC 345 978 500 530 470 300 1 945 985 530 808 035 840 1 567 308 309
Violation de l’article 42 du
CMP sur l’observation des
étapes préalables à la demande
d’ANO sur l’ED
Violation de l’article 27 du
CMP relatif à la publicité du
choix de la méthode de
passation par appel d’offres
restreint
Non respect des dispositions
de l’article 19 du décret
100/123 du 11 juillet 2008
Violation de l’article 68 du
CMP sur l’information des
candidats évincés du rejet de
leurs offres
Non respect des dispositions
des articles 95 et 97 sur la
constitution des garanties de
bonne exécution
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
18
Description AOR DNCMP/52/F/2012 AOO
DNCMP/05/F/2012 AOO
DNCMP/352/F/2010
AOO
DNCMP/258/F/2012 Nature EQUIPEMENTS
MILITAIRE
2000 TONNES DE RIZ
BLANC
FOURNITURE DE
COMBUSTIBLES
FOURNITURE DE
COMBUSTIBLES
Attributaires NANJING JIHUA LOTS N° 1, 3, 4 ADEQ
LOTS N° 2 ET N°5
NSANGE PAUL,
LOTS N°2, 3 ET 6
ONATOUR,
LOTS N° 4 ET 5
BRICOOP,
LOT N° 1 COODLP
LOTS N°2, 3 ET 6
ONATOUR,
LOTS N° 4 ET 5
BRICOOP,
LOT N° 1 COODLP
Montants en FBUTVAC 5 523 773 995 3 778 690 000 4 877 808 960 5 571 800 000
Non respect des dispositions du DAO relatives à la
durée de validité des offres
Violation de l’article 27 du CMP relatif à la publicité
du choix de la méthode de passation par appel
d’offres restreint
Violation de l’article 47 du CMP sur la publication de
l’AAO
Non respect des dispositions de l’article 44 sur le
contenu des avis d’appel d’offres
Violation de l’article 67 du CMP sur l’établissement
du procès verbal d’attribution
Exécution anticipée d’un contrat en violation de
l’article 76 du CMP
Non respect des dispositions de l’article 19 du décret
100/123 du 11 juillet 2008
Violation de l’article 68 du CMP sur l’information des
candidats évincés du rejet de leurs offres
Non respect des dispositions des articles 95 et 97 sur
la constitution des garanties de bonne exécution
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
19
Description AOO
DNCMP/49/F/2012 ED DNCMP
381/F/2011
AOO
DNCMP/363/F/2011
MARCHE DE BASE
ET AVENANT
AOOI
DNCMP/68/F/2011
AOO DNCMP
84/F/2011
AOO DNCMP
2000/F/2012
Nature CARBURANT CARBURANT CARBURANT HUILE DE PALME FOURNITURE DE
1512 TONNES DE
RIZ BLANC
FOURNITURE DE
1512 TONNES DE
RIZ BLANC
Attributaires INTERPETROL INTERPETROL NIYONKINDI DIDIER EBS EBS
Montants en
FBUTVAC
2 304 300 000 339 960 000 MB 3 323 300 000
AVENANT 439 319
850
1 981 033 272 1 723 680 000 3 239280 500
Violation de l’article 44
du CMP sur le contenu
de l’AAO
Violation de l’article 47
du CMP sur la
publication de l’AAO
Non respect des
dispositions de l’article
42 du CMP
Violation de l’article 60
du CMP sur l’ouverture
des plis
Violation de l’article 62
du CMP sur les
missions de la sous-
commission d’analyse
Violation de l’article 67
du CMP sur
l’établissement du
procès verbal
d’attribution
Violation de l’article 68
du CMP sur
l’information des
candidats évincés du
rejet de leurs offres
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
20
Non respect des
dispositions de l’article
76 du CMP
Non respect des
dispositions des articles
95 et 97 sur la
constitution des
garanties de bonne
exécution
Non respect des
dispositions de l’article
106 sur les
caractéristiques de prix
Non respect des
dispositions de l’article
108 sur les avenants
Non respect des
dispositions de l’article
19 du décret 100/123
du 11 juillet 2008
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
21
SECTION 2
CONTEXTE DE L’INTERVENTION ET OBJECTIFS DE LA MISSION
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
22
2. CONTEXTE DE L’INTERVENTION ET OBJECTIFS DE LA MISSION
2. CONTEXTE DE L’INTERVENTION ET OBJECTIFS DE LA MISSION
2.1CONTEXTE DE L’INTERVENTION
Conscient du volume important de dépenses que représente la commande publique, du flot
considérable de transactions qu'elle génère et désireux de promouvoir la transparence,
l'efficacité et la responsabilisation, essentielles à une bonne gouvernance, dans un Etat de
droit, le Gouvernement du Burundi a procédé à une profonde réforme de son système de
gestion des finances publiques et de son système de passation des marchés publics.. Cette
double réforme vise à rationaliser les dépenses publiques et aligner le système de
Passation des Marchés Publics, sur les meilleures pratiques internationales en la matière,
notamment en se conformant aux directives du COMESA relatives à l’harmonisation des
marchés publics des Etats membres de la Communauté. Elle comporte d’importantes
innovations par rapport à la réglementation antérieure en ce qu’elle consacre la régulation,
institue le recours suspensif des soumissionnaires au stade de passation de marchés,
rationalise le contrôle a priori, responsabilise davantage les ministères et organismes
dépensiers et systématise le contrôle a posteriori.
Au plan institutionnel, la réforme a contribué à la création de l’Autorité de Régulation des
Marchés Publics (ARMP) sous forme d’autorité administrative indépendante, distincte du
service administratif chargé du contrôle a priori et a posteriori de la passation des
marchés, en l’occurrence la Direction Nationale de Contrôle des Marchés publics
(DNCMP).
Les missions de l’ARMP, autorité administrative indépendante dotée de l’autonomie
financière, s’organisent autour du principe qui vise à séparer les fonctions de contrôle des
marchés publics (conférées à la DNCMP) des fonctions de régulation qui lui permettent
d’intervenir sur l’ensemble du secteur, tant à travers des missions d’assistance dans
l’élaboration des politiques ou de la conception d’outils de passation (documents et
formulaires standards…), qu’en matière de formation ou de développement du cadre
professionnel en plus des fonctions mêmes qui constituent le cœur de la régulation, l’audit
et le règlement des conflits.
En particulier, l’ARMP a l’obligation de faire réaliser, à la fin de chaque gestion
budgétaire, un audit indépendant en vue de contrôler et suivre la mise en œuvre de la
réglementation en matière de passation, d’exécution et de contrôle des marchés et
conventions.
La présente mission concerne la mise en œuvre d’une revue indépendante pour la
vérification, en référence au Code des Marchés publics (CMP), de la transparence et des
conditions de régularité des procédures d’élaboration, de passation et d’exécution des
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
23
marchés publics, des avenants et marchés complémentaires conclus au titre des exercices
2009, 2010 et 2011 par les autorités contractantes indiquées à l’annexe 1 des présents
termes de référence.
2.2 OBJECTIFS DE LA MISSION
2.2.1Objectifs Généraux
L’objectif principal de la mission, au sein des autorités contractantes est de vérifier le
processus de passation et d’exécution des marchés conclus entre le 1er Janvier 2011 et le
31 décembre 2012, afin de mesurer le degré de respect des dispositions et procédures
édictées par le Code des Marchés Publics. Il s’agira principalement d’apprécier
l’adéquation des procédures de passation des marchés et les modalités de gestion des
contrats aux dispositions du CMP pour les dépenses effectuées par lesdites autorités
contractantes.
2.2.2Objectifs Spécifiques
Les objectifs spécifiques sont les suivants :
se faire une opinion sur les procédures de passation de marchés adoptées pour les
contrats sélectionnés ;
Vérifier la conformité des procédures aux principes généraux d’économie, d’efficacité,
d’équité et de transparence, édictés par le CMP ;
Fournir autant que possible, une opinion sur la qualité des contrats, incluant les
aspects techniques et économiques ;
Identifier les cas de non-conformité des procédures avec les directives du CMP, en
particulier dans les cas de rejet d’offres moins - disantes, de fractionnement de
marchés, de non-respect des dispositions préalables à la mise en concurrence, de non-
respect des éléments constitutifs des cahiers des charges, de non-respect des seuils
fixés pour les avenants, de non-respect des règles de publicité et de communication,
etc. ; pour chacune des autorités contractantes, le consultant apportera un jugement
sur l’acceptabilité de telles situations au regard des dispositions du CMP ;
Procéder à la revue des plaintes des soumissionnaires pour évaluer l’exhaustivité,
l’efficacité et la pertinence de leur traitement par l’autorité contractante et établir le
pourcentage des plaintes traitées en conformité avec la réglementation en vigueur ; en
ce qui concerne les plaintes finalement soumises au Comité de Règlement des
Différends de l’ARMP, le consultant examinera aussi le degré d’application (en
pourcentage), par l’autorité contractante, des décisions y relatives, de même que la
pertinence de ces décisions, pour les marchés sélectionnés atteignant les seuils de
revue de la Direction Nationale de Contrôle des Marchés publics (DNCMP),
Examiner la pertinence et la conformité à la réglementation des avis de cette
direction ;
Dégager pour les contrats sélectionnés, les niveaux effectifs de décaissement par
rapport au niveau d’exécution ;
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
24
Examiner et évaluer les situations d’attribution de marchés par entente directe : le
consultant passera en revue l’ensemble des marchés passés par entente directe et
déduira en fin de revue d’une part, les pourcentages en montant et en nombre des
marchés de gré à gré par rapport à l’ensemble des marchés passés par l’autorité
contractante et, d’autre part, les pourcentages en montant et en nombre des marchés de
gré à gré non conformes à la réglementation en vigueur ; il évaluera aussi dans toute la
mesure du possible la compétitivité des prix proposés dans les marchés par entente
directe ;
Examiner la conformité de l’organisation en matière de passation de marchés et,
fournir, au regard des dispositions prévues par le CMP et ses textes d’application, des
recommandations en ce qui concerne le fonctionnement et les capacités des Cellules
de Gestion des Marchés Publics (CGMP), des Commissions des Marchés (CM), des
Commission d’Ouverture et d’Analyse des offres, des Commissions de Réception et
des différents contrôles internes des Personnes Responsables des Marchés Publics
(PRMP) ;
Examiner les éventuels indices de fraude et de corruption ou d'autres pratiques
(manœuvres collusoires, manœuvres restrictives, manœuvres obstructives) telles
qu'elles sont définies dans les Directives publiées par la Banque mondiale ;
Formuler des recommandations pour le futur.
Conformément aux termes de références, nous nous sommes appuyés sur l’expert
désigné par l’ARMP pour la facilitation de nos interventions au niveau des autorités
contractantes et de la constitution de la documentation nécessaire à la mise en œuvre
efficace de nos travaux.
En fin de mission, une formation de 2 jours sur les pratiques d’audit en matière de
passation de marchés sera organisée à l’intention de cinq (5) experts de l’ARMP et
cinq (5) experts de la Direction Nationale de Contrôle des Marchés publics DNCMP.
Les sessions de formation seront organisées au siège de l’une desdites institutions.
2.2.3 Etendue des travaux à effectuer
Nos travaux ont porté principalement sur la vérification, au sein des autorités
contractantes figurant dans le périmètre de vérification défini dans les termes de
référence, de l’application des dispositions du CMP dans le cadre de la passation et de
l’exécution des marchés quelle que soit la source de financement ( des ressources
internes et ressources externes) de leurs budgets (budget de l’Etat pour les services
centraux des ministères ; budgets des organismes rattachés aux ministères, soumis à
l’application du CMP ; budgets des collectivités territoriales), la formulation de
recommandations tant au niveau organisationnel qu’au niveau de la passation et de
l’exécution des marchés.
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
25
A cet effet, nous avons, comme indiqué dans les termes de références et dans notre
proposition technique:
a) en début de mission, et en rapport avec l’ARMP, sélectionné et validé un
échantillon représentatif en type de contrat, taille et mode de passation des
marchés. L’échantillon est composé comme suit :
- au moins 10% des marchés atteignant les seuils de contrôle de la
DNCMP (non compris les marchés par entente directe) ;
- au moins 15% des marchés n’atteignant pas les seuils de contrôle de la
DNCMP (non compris les marchés par entente directe) ;
- 50% des marchés passés par entente directe et par consultation restreinte.
Pour chacune des premières catégories de marchés, nous nous sommes assurés que la
distribution est adéquate en prenant compte à la fois les différents modes de passation et types
de marchés (fournitures et services, prestations intellectuelles, travaux).
Toutefois, pour chaque catégorie de marchés dont la population est inférieure à 10, le contrôle
a été exhaustif.
b) à la vérification de la procédure de passation des marchés sur cet échantillon
(publicité préalable, dossier de consultation, validité de la méthode de
passation choisie, couverture budgétaire, rapports d’évaluation des offres,
traitement des plaintes, délais de passation délais de publication des
attributions, contenu des contrats signés avec les titulaires des marchés, délais
des paiements, respect des délais d’exécution, respect des procédures de
réception, etc.) ; à chaque fois que cela est applicable, nous avons apprécié la
conformité des avis de la DNCMP avec la réglementation ;
c) à l’examen et à l’analyse du respect de certaines dispositions particulièrement
importantes du CMP telles que, l’inscription préalable des marchés dans les
plans de passation de marchés et les avis généraux d’appels d’offres,
l’attribution aux moins disants qualifiés, le non fractionnement de marchés, les
conditions préalables de mise en concurrence, les réponses aux demandes
d’éclaircissement formulées par les candidats, l’approbation des marchés par
les autorités compétentes, les éléments constitutifs des cahiers des charges, les
seuils des avenants, le respect des délais d’exécution, les cas de résiliation,
etc. ;
d) à l’élaboration des statistiques sur les marchés ; nous avons procédé, en
particulier, à une analyse comparative de l’utilisation de méthodes non ou peu
compétitives (ententes directes, appels d’offres restreints, avenants, demandes
de cotations) ; nous avons procédé également à la détermination du temps
moyen de traitement des dossiers par les Cellules de Gestion des Marchés
Publics et des autres Commissions connexes, et la fourniture des statistiques
sur le nombre de dossiers (DAO, Rapport d’évaluation) rejetés par la DNCMP,
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
26
e) à l’examen de la qualité, la transparence et l’efficacité des opérations de
passation des marchés de l’autorité contractante, de même son organisation
institutionnelle pour la gestion des marchés (hommes, procédures, système de
suivi et de contrôle) ; diagnostic approfondi des Cellules de Gestion des
Marchés Publics et des autres Commissions connexes ;
f) à la vérification de l’enregistrement des contrats à la charge des titulaires, de la
production des garanties de restitution d’avances et des garanties de bonne
exécution, la tenue des registres de marchés côtés paraphés, l’émission
formelle d’ordres de service s’agissant des travaux, la réception par les
commissions ad-hoc des travaux et fournitures, l’existence et ou la mise à jour
du manuel des procédures de marchés et consultations restreintes s’agissant
des entreprises publiques et établissements publics, agences et collectivités
locales, l’application des pénalités de retard prévues et intérêts moratoires, etc.
g) à l’examen d’éventuels indices de fraude et de corruption ou d'autres pratiques
(manœuvres collusoires, manœuvres restrictives, manœuvres obstructives)
telles qu'elles sont définies dans les Directives publiées par la Banque
mondiale ;
h) à la formulation des recommandations pour une meilleure application du
CMP ;
i) à l’animation de séances de formation de 2 jours sur les pratiques d’audit en
matière de passation de marchés au bénéfice de 5 experts de l’ARMP et 5
experts de la Direction Nationale de Contrôle des Marchés publics (DNCMP).
Modalités d’échantillonnage des marchés audités:
Nous avons constitué la liste des marchés conclus en identifiant deux catégories :
les marchés ayant atteint le seuil de contrôle de la DNCMP qui ont donc fait
l’objet d’un contrôle a priori ;
les marchés n’ayant pas atteint le seuil de contrôle.
Par la suite un échantillon correspondant à 10% pour la première catégorie et 15%
pour la deuxième on été extraits aux fins de la revue.
Cependant, comme mentionné ci-avant, chaque fois que le nombre de contrats d’une
catégorie a été inférieur à 10, la revue a été exhaustive.
De même, les marchés conclus par entente directe et par consultation restreinte ont été
examinés à 50%.
Pour les marchés passés par entente directe, le consultant prendra les dispositions pour
s’assurer le contrôle des prix de revient.
Dans ses recommandations, le Consultant donnera des indications claires sur les marchés dans
lesquels il y a des indices des fraudes et de corruption afin de permettre à l’ARMP de
poursuivre les investigations appropriées.
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
27
2.2.4 Rapports émis au terme de la mission
Comme indiqué dans les termes de référence, nous avons produit à l’issue de la
mission et pour chaque autorité contractante les documents ci-après :
i) Un rapport d’étape en cinq exemplaires deux semaines ouvrables après le
démarrage de la mission ;
ii) Un rapport individuel provisoire en 5 exemplaires 60 jours ouvrables après
le début des prestations ;
iii) Un rapport individuel final en cinq exemplaires 10 jours après notification
des observations de l’ARMP et des autorités contractantes qui disposeront
de 5 jours ouvrables pour ce faire ;
iv) Un rapport individuel final en version définitive, 5 jours après notification
des dernières observations de l’ARMP et des autorités contractantes qui
disposeront de 5 jours pour ce faire.
Ces différents rapports ont été soumis sur support informatique reproductible, en
fichiers PDF et Word.
Outre une description des procédures d’audit utilisées, les rapports comprennent
également un sous rapport sur la qualité des structures de passation des marchés
(notamment Commission de Passation des Marchés, Cellules de Gestion des Marchés
Publics et contrôles internes). Ce sous rapport portera sur l’analyse des insuffisances
en rapport avec le CMP et un sous rapport de synthèse sur le degré de respect des
dispositions du CMP par les autorités contractantes.
Nous procéderons, pour chaque autorité contractante, à une analyse approfondie des
indicateurs de suivi et de contrôle et à la formulation d’une opinion sur les
performances des autorités contractantes par rapport auxdits indicateurs
Les rapports seront élaborés conformément aux indications des termes de référence.
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
28
SECTION 3 APPROCHE METHODOLOGIQUE
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
29
3. APPROCHE METHODOLOGIQUE
Pour atteindre les objectifs décrits ci – avant, nous avons mis en œuvre les phases de travaux
ci - après :
3.1 PHASE N° 1 REVUE DES TEXTES DE REFERENCE
Nous avons effectué à l’entame de la mission une prise de connaissance approfondie du cadre
général de la passation des marchés publics, avec notamment une revue des textes législatifs
et règlementaires en vigueur et de l’ensemble des référentiels de base applicables à la
passation des marchés et à l’autorité contractante à savoir :
- règlement régional du COMESA en matière de passation des marchés publics,
- loi N° 1/01 du 04 février 2008 portant Code des Marchés Publics du Burundi,
- loi 1/12 du 18 avril 2006 portant mesures de prévention et de répression de la
corruption et des infractions connexes,
- loi du 19 mars 1964: annexe III portant Règlement Général sur la
Comptabilité Publique
- décret-loi n° 1/171 du 10 décembre 1971 portant Règlement Général sur la
Comptabilité Publique. - décret N° 100/119 du 07 juillet 2008, portant création, organisation et
fonctionnement de l’Autorité de Régulation des Marchés publics,
- décret N° 100/120 du 08 juillet 2008, portant création, organisation et
fonctionnement de la Direction Nationale de Contrôle des Marchés publics,
- décret N° 100/123 du 11 juillet 2008, portant création, organisation et
fonctionnement de la Cellule de Gestion des Marchés publics,
- décret N° 100/35 du 26 octobre 2010, portant nomination des membres de la
Commission Spéciale chargée des dérogations pour la passation des marchés de
gré à gré présentant un caractère secret,
- ordonnance N° 540/1035/2008 du 06 octobre 2008, portant seuils de passation,
de contrôle et de publication des marchés publics,
- ordonnance N° 540/753/2009 du 08 juin 2009, portant seuils de passation, de
contrôle et de publication des marchés publics à financement extérieur,
- ordonnance N° 540/249/2010 du 14 février 2010, portant seuils de passation, de
contrôle et de publication des marchés publics pour les entreprises publiques à
caractère commercial,
- ordonnance N° 540/169/2011 du 17 février 2011, portant seuils de passation, de
contrôle et de publication des marchés publics à financement extérieur.des
documents types de passation des marchés
- ordonnance 540/07/2009 du 5 janvier 2009 portant mise en place des dossiers
types de passation des marchés publics
- décisions de l’Autorité de Régulation des Marchés publics.
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
30
3.2 PHASE N° 2 DETERMINATION DE L’ECHANTILLON DES MARCHES A
EXAMINER
Conformément aux termes du Chapitre 3 des termes de référence de la mission, nous avons
procédé à la sélection d’un échantillon représentatif de l’ensemble des marchés de chaque
autorité contractante à examiner, de façon à nous faire une opinion fiable sur la régularité,
l’efficience et l’efficacité de l’ensemble des opérations. Cet échantillon a été constitué en
respectant la répartition suivante :
- au moins 10% des marchés atteignant les seuils de contrôle de la DNCMP (non
compris les marchés par entente directe) ;
- au moins 15% des marchés n’atteignant pas les seuils de contrôle de la DNCMP
(non compris les marchés par entente directe) ;
- 50% des marchés passés par entente directe et des consultations restreintes
La mise en œuvre de l’approche par les risques (voir Phase 3 : analyse de l’organisation et de
l’environnement de la passation des marchés), nous a conduits à procéder par sondage à
l’intérieur des 2 premières catégories de marchés ci-dessus, « …un audit consiste à examiner
par sondage les éléments probants... », et il s’agit d’être raisonnablement sûr qu’il n’existe pas
d’anomalies dites significatives (matérialité ou seuil de signification).
Pour les besoins de nos travaux nous avons utilisé les techniques d’échantillonnage
appropriées de manière à couvrir toutes les natures de marchés à l’intérieur des 2 premières
catégories de marchés, sus-ciblées. Les caractéristiques de l’échantillon répondent à un certain
nombre d’impératifs, notamment être représentatif de la population de marchés passés par
l’autorité contractante et de taille suffisante pour étayer les conclusions de l’audit.
Au sein d’une même catégorie (à l’exclusion des ententes directes qui sont vérifiées à 50%),
la sélection a tenu compte des critères suivants :
- le seuil financier du marché, en se basant sur le montant élevé ;
- la spécificité, la complexité, et le degré de sensibilité : les procédures dérogatoires
ou complexes comportent des risques de dysfonctionnements difficilement
décelables (appels d’offres restreints et consultations restreintes, notamment) ;
- la fréquence du contentieux : nous avons procédé à la revue systématique de tous
les marchés ayant fait l’objet de réclamations soumise au Comité de Règlement
des Différends de l’ARMP et / ou aux tribunaux
A cet effet, nous avons mis en œuvre une approche à deux niveaux qui a comporté la
constitution d’un premier échantillon déterminé par sélection systématique ou au hasard sur
lequel ont porté les vérifications. La nature des anomalies décelées a permis de reconstituer un
second échantillon ayant également fait l’objet de vérifications.
Pour chaque catégorie de marché dont la population est inférieure à 10, la revue a couvert
l’ensemble des marchés passés.
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
31
3.3 PHASE N° 3 ANALYSE DE L’ORGANISATION ET DE L’ENVIRONNEMENT
DE LA PASSATION DES MARCHES
Dans le cadre de l’exécution de notre mission nous avons effectué une revue succincte de
l’organisation et du fonctionnement du MDNAC pour apprécier sa capacité à mettre en œuvre
de manière efficace les procédures et opérations de marchés par la mise en œuvre des modules
d’analyse et d’évaluation ci - après :
- analyse de l’organisation institutionnelle mise en place en application des
dispositions des articles 6 à 9 de la loi portant CMP et du décret N° 100/123 du 11
juillet 2008, portant création, organisation et fonctionnement de la Cellule de
Gestion des Marchés publics (CGMP),
- évaluation des performances des Personnes Responsables des Marchés Publics
(PRMP), des CGMP, des Commissions de Passation des Marchés (CPM) et des
Commissions de Réception (évaluation des capacités des agents affectés à ces
structures et du respect par l’autorité contractante de l’indépendance qui leur est
conférée par la réglementation),
- revue de la conformité des actes de nomination des membres des organes de
passation des marchés (CGMP, CPM, CR, SCO, SCTAO)
- analyse des systèmes de gestion financière et des procédures de contrôle interne
pour apprécier leur aptitude à gérer efficacement la commande publique tout en
respectant la nécessité d’éviter l’exécution de fonctions incompatibles par les
intervenants,
- évaluation de la qualité des procédures de passation des marchés quant à leur
conception et à leur correcte mise en œuvre,
- contrôle de la régularité des dépenses.
Cette analyse de l’environnement de la passation des marchés revêt une importance de tout
premier plan dans l’approche risque que nous avons mise en œuvre dans le cadre de cette
mission. En effet le risque d’audit comprend une composante risque inhérent portant sur
l’environnement et liée à l’intégrité, à l’expérience, à la compétence de la direction, aux
pressions fortes qu’elle est susceptible de subir… Nos programmes de vérification ont été par
conséquent modulés pour circonscrire ce risque inhérent de manière à réduire le risque
d’audit.
Par ailleurs, l’analyse approfondie des procédures et du système de contrôle interne évoquée
ci – avant, nous a permis, de circonscrire le risque de contrôle c'est-à-dire l’incapacité du
système de contrôle interne des Autorités Contractantes à détecter et corriger à temps les
anomalies dans la mise en œuvre des procédures de passation et d’exécution des marchés.
Aussi, notre analyse des trois systèmes d’organisation, d’information et de contrôle de
chaque Autorité Contractante nous a permis de faire une évaluation de la pertinence de la
définition des pouvoirs, des responsabilités et de la séparation des fonctions d’une part et,
d’autre part d’évaluer la capacité desdits systèmes à maîtriser les risques liés aux opérations
de passation des marchés relativement aux assertions d’audit (exhaustivité des
enregistrements, existence ou réalité des enregistrements, transcription des droits et
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
32
obligations, valorisation des opérations, présentation des informations, rattachement des
opérations à la bonne période) . Cette phase est au cœur de l’approche par les risques que
nous avons mise en œuvre dans le cadre de cette mission.
3.4 PHASE N° 4 VERIFICATION DES DIFFERENTES ETAPES DE LA
PASSATION DES MARCHES
La mise en œuvre de l’approche par les risques ci-avant mentionnée nous a conduits à
procéder par sondage « un audit consiste à examiner par sondage les éléments probants » et il
s’agit d’être raisonnablement sûr qu’il n’existe pas d’anomalies dites significatives.
Précisons que les termes de référence ont donné des indications sur la taille des échantillons à
constituer pour les différents types de marchés.
Ainsi, pour les besoins de nos travaux, nous avons utilisé les techniques d’échantillonnage
appropriées de manière à couvrir toutes les natures de marchés. A cet effet, comme indiqué ci-
avant, nous avons mis en œuvre une approche à deux niveaux qui a comporté la constitution
d’un premier échantillon déterminé par sélection systématique ou au hasard sur lequel ont
porté les vérifications. La nature des anomalies décelées a permis dans certains cas de
reconstituer un second échantillon sur lequel ont également porté nos vérifications. L’analyse
et la projection des résultats ont permis soit de tirer des conclusions, soit de réévaluer le
risque d’échantillonnage.
Les contrôles préalables suivants ont été effectués :
- revue du plan prévisionnel de passation des marchés afin d’apprécier la conformité
de son établissement à l’article 15 du CMP,
- rapprochement du plan prévisionnel approuvé par la DNCMP avec celui qui a été
publié,
- rapprochement de l’avis général de passation des marchés avec le plan
prévisionnel,
- contrôle et rapprochement de l’état d’exécution du plan prévisionnel avec la
situation d’exécution budgétaire et avec les mouvements cumulés des comptes
fournisseurs retracés dans la balance auxiliaire des comptes fournisseurs,
- sélection, conformément aux termes de référence de la mission, d’un échantillon
de marchés à contrôler sur la base de critères combinés liés au mode de passation,
au montant et au type de marchés, mais aussi en tenant compte d’un certain
nombre de critères énoncés ci-dessus (voir Phase 2 : détermination de l’échantillon
des marchés à auditer),
- contrôle de la correcte mise en œuvre de toutes les étapes de la passation des
marchés.
Pour l’exécution de cette PHASE N° 4, nous avons mis en œuvre les MODULES de travaux
ci-après qui épousent les contours des différentes étapes de la passation des marchés.
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
33
3.4.1 MODULE 1 - AUDIT DE LA PREPARATION DES MARCHES
La préparation des marchés concerne la période couvrant l’élaboration du Dossier d’Appel à
la Concurrence (DAC) à la réception des offres.
Dans cette étape de contrôle, les questions qui se posent de prime abord sont les suivantes :
- le besoin est – il bien défini, quantifié et valorisé, conformément à l’article 19 du
CMP ?
- le besoin est- il réel ? répond-il exclusivement au besoin de l’Autorité
Contractante ?
- le marché résulte-t-il d’un regroupement de besoins suivant leur homogénéité ou
leur unité fonctionnelle ? N’est-il pas le résultat d’un fractionnement ?
- la passation du marché est-elle conforme à la réglementation ?
Les contrôles ont porté sur les aspects relatifs :
- à la conformité du mode de passation utilisé au regard des seuils de passation, (le
risque à circonscrire c’est qu’une méthode de passation inappropriée soit
utilisée ; la démultiplication de procédures de Demandes de cotation peut cacher
un fractionnement des marchés ; tous les marchés dont le montant avoisine les
seuils de passation des marchés par AO seront couverts à 100% ; les marchés
attribués à des fournisseurs selon une fréquence anormalement élevée seront
particulièrement surveillés) ;
- au respect des règles en matière de revue préalable, par la DNCMP, des dossiers
d’appel à la concurrence, des rapports d’évaluation ou des contrats ; à cette étape,
il sera aussi procédé à la revue des avis délivrés par la DNCMP afin de déterminer
s’ils sont conformes ou non à la réglementation ;
- à l’autorisation préalable de la DNCMP sur toutes les procédures dérogatoires,
dont les ententes directes (au-delà des autorisations c’est la question de
l’opportunité des ED qui sera examinée ; la part des marchés passés par ED
sera vérifiée par rapport au seuil limite de 10% qu’elle ne doit pas dépasser ; la compétitivité des coûts sera également examinée ; la nature des informations
nécessaires au contrôle des prix de revient est-elle précisée dans le contrat ? Le
contrôle des prix de revient est- il effectif ? L’Autorité Contractante est–elle
outillée pour effectuer ce contrôle ?) ;
- au respect des règles de publicité et / ou de sélection des soumissionnaires
potentiels (il faudra déceler toutes les entraves au libre accès à la commande
publique et à l’information équilibrée des soumissionnaires) ;
- au contenu, à la clarté et à l’exhaustivité des dossiers d’appel à candidatures et à la
concurrence, (appréciation de la pertinence des critères d’évaluation et
d’attribution, identification de tous les critères discriminatoires constituant des
entraves au libre accès à la commande publique qu’il s’agisse des spécifications
techniques ou des critères de qualification) ;
- au contenu des avis d’appel à candidatures et / ou invitations à soumissionner,
- au respect des délais de préparation des offres ;
- à la gestion de la période de préparation des offres notamment la gestion des
interactions avec les soumissionnaires (réponses dans les formes et les délais
requis aux interrogations formelles communiquées à tous les soumissionnaires par
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
34
la PRMP ou la personne désignée à cet effet dans le DAC, informations sur
l’ouverture) ;
- vérification de l’existence des registres des marchés côtés et paraphés (dates
d’envoi des DAC, dates d’arrivée des offres, vérification des convocations des
membres de la CPMP).
3.4.2 - MODULE 2 - AUDIT DE LA GESTION DE L’ATTRIBUTION
L’attribution concerne la période allant de la date d’ouverture des plis à la date d’approbation
du marché. Les contrôles ci-après ont été effectués :
- vérification du contenu des procès-verbaux d’ouverture des offres, de l’effectivité
de leur publication et de leur transmission aux soumissionnaires,
- vérification de la conformité des informations consignées dans le procès-verbal ou
rapport d’évaluation des offres avec le contenu des offres,
- vérification de la conformité de l’évaluation, notamment entre l’évaluation de
l’offre et l’évaluation du soumissionnaire à travers les critères de
qualification,
- vérification de l’utilisation exclusive des critères d’évaluation annoncés dans le
DAC,
- contrôle de l’application des critères de correction des offres financières,
- contrôle de la réalité économique des prix proposés dans le cadre des ententes
directes, des consultations restreintes et des Demandes de cotation,
- contrôle d’existence des soumissionnaires pour identifier les éventuelles
collusions ou les conflits d’intérêt,
- vérification du contenu des procès-verbaux d’attribution provisoire (vérification du
contrôle des critères de qualification du soumissionnaire),
- vérification du contenu des lettres de notification de l’attribution provisoire
(vérifier l’existence et apprécier la pertinence de l’avis de la DNCMP si requis),
- vérification de la publicité des attributions provisoires et du contenu des avis,
- vérification de l’information des soumissionnaires non retenus et des réponses à
leurs demandes d’informations,
- appréciation de la gestion des recours par l’Autorité Contractante et par l’ARMP,
- vérification du contenu des marchés et des éventuels PV de négociation dans les
marchés de prestations intellectuelles (vérification et appréciation de l’avis
éventuel de la DNCMP),
- vérification de l’existence d’une couverture budgétaire suffisante et préalable,
- vérification de l’approbation (respect des délais, motifs de rejet éventuel conforme
aux dispositions du code à savoir l’absence de crédits suffisants),
- vérification de la publicité des attributions définitives et du contenu des avis,
- vérification du respect des délais de passation des marchés (appréciation de la
performance de l’AC en termes de délai pour prononcer l’attribution provisoire ;
attribution pendant la période de validité des offres sinon vérifier l’existence d’une
demande formelle de prorogation de la durée de validité des offres ; et
subséquemment application de la formule d’actualisation qui doit figurer dans le
DAO conformément à l’article 106 du CMP),
- vérification de la restitution des garanties de soumission dans les délais requis.
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
35
3.4.3 - MODULE 3 - AUDIT DE LA GESTION DE L’EXECUTION DES MARCHES
DANS SES ASPECTS ADMINISTRATIFS, FINANCIERS ET PHYSIQUES
L’audit de contrôle physique sera examiné à ce niveau. Il portera sur 25% des marchés en
cours d’exécution ou déjà exécutés par l’autorité contractante pour l’exercice concerné par
l’audit, en excluant les contrats non éligibles au contrôle physique, auxquels s’ajouteront tous
les marchés ayant fait l’objet de litiges et ceux passés par entente directe.
Les diligences ci-après ont été mises en œuvre :
- vérification du respect du formalisme de la notification qui fait courir les délais
contractuels,
- vérification du recueil des garanties (garantie de bonne exécution), de leur
conformité aux modèles fournis dans les DAC et de leur durée de validité,
- vérification de la conformité des formes des garanties aux dispositions
réglementaires (Article 99 du CMP),
- vérification du non-paiement du premier décompte avant la constitution du
cautionnement définitif (Article 97 du CMP),
- vérification du respect des délais d’exécution des marchés et éventuellement de
l’application des clauses de pénalités,
- vérification du contenu du contrat avec celui contenu dans le DAC ou ayant fait
l’objet d’examen administratif, juridique et technique de la DNCMP,
- vérification de la conformité des avenants éventuels,
- vérification de la gestion des éventuels litiges,
- évaluation de l’efficacité du suivi de l’exécution par la CGMP (processus de
validation des différentes étapes d’exécution, respect des dispositions relatives au
paiement par rapport aux livrables…) ;
Le contrôle de la cohérence entre l’exécution physique et l’exécution
financière des marchés a fait l’objet d’une attention toute particulière. Nous
avons vérifié la sincérité des procès-verbaux de réception ou des attestations
de services faits produits à l’appui des demandes de décaissements. D’autres
vérifications ont été effectuées : vérification de la réception effective des biens et
services. Cette vérification de la matérialité des prestations, a été faite d’une
part au regard du contrôle de la régularité des commissions de réceptions
constituées et d’autre part de la transcription et du suivi des transactions dans
la comptabilité matières.
- vérification de la mise en œuvre des garanties en cas de besoin (garantie de bonne
exécution, retenue de garantie et garantie décennale),
- vérification de la levée des cautionnements dans les délais requis,
- appréciation, lorsque c’est possible, du taux de disponibilité des équipements par
rapport aux normes sectorielles. A cet effet, nous avons procédé à l’examen du
nombre et de la fréquence des pannes, de leurs natures, des délais d’intervention
des fournisseurs pour les équipements sous garantie ou des prestataires pour les
appareils sous contrat de maintenance ;
- diagnostic sur l’état des ouvrages, équipements, fournitures, ou rapports (pour les
prestations intellectuelles) par référence à leur prix à leur description dans le
marché et à leur état actuel, compte tenu de leur âge et leurs conditions
d’utilisation.
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
36
SECTION 4 RESULTATS DES TRAVAUX
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
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4. RESULTATS DES TRAVAUX
4.1 CADRE INSTITUTIONNEL DE LA PASSATION DES MARCHES
L’article 6 de la loi N°1/01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du Burundi
définit le cadre institutionnel des opérations de passation des marchés qui s’articule autour de
trois structures à savoir :
- l’Autorité de Régulation des Marchés Publics
- la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics
- les organes en charge de la passation des marchés institués au niveau des Autorités
Contractantes
4.1.1 L’AUTORITE DE REGULATION DES MARCHES PUBLICS (ARMP)
Les articles 13 et 14 de la loi N°1/01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du
Burundi ont institué l’ARMP et défini ses missions et attributions qui ont été précisées par le
décret 100/119 portant création, organisation et fonctionnement de l’ARMP.
L’article 3 du décret 100/119 du 7 juillet 2008 dispose : « L’ARMP a pour mission d’assurer
la régulation du système de passation des marchés publics et des conventions de délégation de
services publics.
Cette mission de régulation a pour objet d’émettre des avis, propositions ou recommandations
dans le cadre de la définition des politiques et de l’assistance à l’élaboration de la
réglementation en matière de marchés publics et de délégation de service public, contribuer à
l’information, à la formation de l’ensemble des acteurs de la commande publique, au
développement du cadre professionnel et à l’évaluation des performances des acteurs du
système de passation, d’exécution et de contrôle des marchés publics et des délégations de
service public, d’exécuter des enquêtes, de mettre en œuvre des procédures d’audits
techniques et/ou financiers indépendants, de sanctionner les irrégularités constatées, de
procéder au règlement non juridictionnel des litiges nés à l’occasion de la passation des
marchés publics et des délégations de service public.
A ce titre, elle est chargée de :
- veiller, par des études et des avis réguliers, à la saine application de la réglementation
et des procédures relatives aux marchés publics et délégations de service public et de
proposer au Gouvernement et aux institutions en charge des marchés publics et
délégations toutes recommandations ou propositions de nature à améliorer et renforcer
l’efficience du système des marchés publics ;
- élaborer, diffuser et mettre à jour en collaboration avec la Direction Nationale de
Contrôle des marchés Publics (DNCMP), les ministères techniques compétents, les
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
38
organisations professionnelles, les documents types, manuels de procédures, guides
d’évaluation et progiciels appropriés ;
- collecter et centraliser, en collaboration avec la Direction Nationale de Contrôle des
Marchés Publics, en vue de la constitution d’une banque de données, la documentation
et les statistiques sur l’attribution, l’exécution et le contrôle des marchés publics et
délégation de service public ; à cet effet, l’ARMP reçoit des autorités contractantes
copies des avis, autorisations, procès verbaux, rapports dévaluation, marchés et de tout
rapport d’activité dont elle assure la bonne tenue et la conservation dans les archives
relatives aux marchés et conventions ;
- évaluer périodiquement la capacité des institutions en charge des marchés publics et
délégation de service public, ainsi que les procédures et les pratiques du système de
passation des marchés publics, et proposer des actions correctives et préventives de
nature à améliorer la qualité de leurs performances, dans un souci d’économie, de
transparence et d’efficacité ;
- initier, en collaboration avec la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics,
des programmes de formation, de sensibilisation et d’information des opérateurs
économiques et des institutions concernées par les marchés publics et les délégations
de service public sur le cadre réglementaire et institutionnel de la passation des
marchés publics, notamment à travers la publication régulière d’un journal Officiel des
Marchés Publics ;
- suivre et apporter son appui à la mise en œuvre du programme de renforcement des
capacités humaines et institutionnelles en matière de passation des marchés publics et
délégations de service public ;
- assurer le Contrôle des procédures de certification des entreprises, participer à
l’élaboration des normes, spécifications techniques, systèmes de management de la
qualité applicables aux marchés publics et délégations de service public ;
- procéder au recrutement d’observateurs indépendants selon des modalités définies par
voie réglementaire qui seront chargés d’assister sans voie consultative ou délibérative
aux séances d’ouverture des plis, d’évaluation des offres et d’approbation des
propositions d’attribution de la Commission de Passation des Marchés ou de la
Direction de Contrôle des marchés compétente et rémunérés sur le budget de
l’ARMP ;
- assurer par le biais d’audits indépendants techniques et/ou financiers, le contrôle a
posteriori de la passation, de l’exécution des marchés et délégations de service public ;
à cette fin, l’Autorité de Régulation des Marchés Publics commande, à la fin de
chaque exercice budgétaire, un audit indépendant sur un échantillon aléatoire de
marchés, transmet aux autorités compétentes les cas de violations constatées aux
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
39
dispositions légales et réglementaires en matière de passation, d’exécution et de
contrôle des marchés publics ou délégations de service public ;
- initier ou faire procéder sur la base d’une demande ou d’une information émanant de
toute personne intéressée, à tout moment, à des enquêtes portant sur la transparence et
les conditions de régularité au regard des législations et réglementations nationales et
internationales des procédures de passation ainsi que des conditions d’exécution des
marchés publics ou délégations de service public ; à ce titre, l’ARMP est habilité à
ester en justice dans le cadre de sa mission visant à s’assurer du respect par l’ensemble
des acteurs du système de réglementation en matière de marchés publics, de
délégations de service public, et notamment à proscrire la corruption, ces
investigations sont réalisées par des agents de l’ARMP assermentés dont le
recrutement, le statut et les pouvoirs sont déterminés par décret ;
- prononcer, conformément aux dispositions de la présente loi, les sanctions pécuniaires
et/ou d’exclusion visées à l’article 144 du Code des Marchés Publics, à l’encontre des
acteurs du secteurs privé, en cas d’atteinte par ces derniers à la réglementation
applicable, notamment dans les cas avérés de corruption ou d’infractions assimilables
dans le cadre de l’attribution et de l’exécution des marchés publics et délégations de
service public ;
- recevoir les recours exercés par les candidats et soumissionnaires, ou même
s’autosaisir des violation de la réglementation en matières de marchés publics et
délégations de service public, tenter de concilier les parties concernées, avant de
statuer sur le litige et prononcer les sanctions prévues par les dispositions de la
présente loi ; statuer sur les recours opposant une ou plusieurs entités administratives ;
- recevoir et transmettre aux autorités compétentes les cas de violations constatées de la
réglementation pénale, fiscale, de la fonction publique et de la concurrence ;
- assurer la liaison avec tout organe ou institution régionale, communautaire ou
internationale ayant compétence dans le domaine des marchés publics et créée aux
termes d’un Traité ou d’une Convention auxquels la république du Burundi est partie ;
recevoir ou recevoir toute information à la dite institution spontanément ou à sa
demande dès lors qu’elle rentre dans le champ de compétence de cette autorité ;
diligenter toute investigation à la requête de la dite institution s’agissant de violations
à la réglementation régionale, communautaire ou internationale des marchés publics à
l’occasion d’une procédure de passation ou d’exécution d’un marché public ou
délégation de service public, qu’elle ait été commise sur le territoire de la république
du Burundi ou dans le territoire d’une partie au Traité ou à la Convention, par une
entreprise domiciliée au Burundi ;
- participer aux réunions régionales et internationales ayant trait aux marchés publics et
délégations de service public et entretenir des relations de coopération technique avec
les organismes régionaux et internationaux agissant domaine ;
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
40
- transmettre au Président de la République, aux Vice-présidents de la République, au
Président de l’Assemblée Nationale, au Président du Sénat, et au Président de la Cour
des Comptes, un rapport annuel sur l’efficacité et la fiabilité du système de passation,
d’exécution et de contrôle des marchés publics et délégations de service public, assorti
de toutes recommandations susceptibles de l’améliorer ; réaliser toute autre mission
relative aux marchés publics
4.1.2 LA DIRECTION NATIONALE DE CONTROLE DES MARCHES
PUBLICS (DNCMP)
Les articles 11 et 12 de la loi N°1/01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du
Burundi ont institué la DNCMP et défini ses missions et attributions qui ont été précisées par
le décret 100/120 du 8 juillet 2008 portant création, organisation et fonctionnement de la
DNCMP qui est placée sous la tutelle du Ministre ayant les Finances dans ses attributions.
Les missions et attributions de la DNCMP sont définies par l’article 3 du décret 100/120 du 8
juillet 2008 ci-avant mentionnée.
La Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics est chargée de contrôler a priori la
procédure de passation des marchés publics d’un montant supérieur à un seuil fixé par voie
réglementaire et des délégations de service public et a posteriori les procédures de passation
des marchés d’un montant inférieur audit seuil ; elle assure également des missions de suivi
de l’exécution des marchés publics et des délégations de service public.
A ce titre, la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics :
- émet un avis de non objection sur les dossiers d’appel d’offres avant le lancement de
l’appel à la concurrence et la publication correspondante ; ainsi que sur leurs
modifications éventuelles dans les délais prévus par les dispositions pertinentes du
code des marchés publics ;
- accorde les autorisations et dérogations nécessaires à la demande des Autorités
Contractantes lorsqu’elles sont prévues par la réglementation en vigueur ;
- émet un avis de non objection sur le rapport d’analyse comparative des propositions et
le procès-verbal d’attribution provisoire du marché, élaborés par la Commission de
Passation du Marché ;
- procède à un examen administratif, juridique et technique du dossier de marché avant
son approbation et au besoin adresse à l’Autorité Contractante toute demande
d’éclaircissement, de modification de nature à garantir la conformité du marché avec
le dossier d’appel d’offres et la réglementation en vigueur ;
- émet un avis de non objection sur les projets d’avenants ;
- apporte, en tant que de besoin, un appui technique aux Autorités Contractantes depuis
la préparation des dossiers d’appel d’offres jusqu’à la réception définitive des
prestations.
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
41
4.1.3 ORGANES DE LA PASSATION DES MARCHES AU SEIN DE L’AUTORITE
CONTRACTANTE
Nous nous sommes assurés de la mise en place effective ou non des organes de la passation
des marchés et pouvons donner un avis motivé sur la conformité de leurs compositions avec
les dispositions du Code des Marchés Publics et apprécier l’efficacité de leur fonctionnement.
4.1.3.1 CELLULE DE GESTION DES MARCHES PUBLICS (CGMP)
La Cellule de Gestion des Marchés Publics du MDNAC, compétente pour les opérations de
passation des marchés (planification, préparation des dossiers d’appel d’offres et de
consultation et de la procédure de passation), doit être instituée par ou sur proposition de la
Personne Responsable des Marchés Publics de l’Autorité Contractante comme stipulé dans le
décret N° 100/123 du 11 juillet 2011 portant création, organisation et fonctionnement de la
Cellule de Gestion des Marchés Publics pris en application des dispositions des articles 6 et 9
de la loi N° 1/ 01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du Burundi.
Nous notons que la date limite d’institution de cette Cellule de Gestion des Marchés Publics
n’est pas indiquée dans les textes règlementaires ; il conviendrait, dans le cadre du processus
de révision du Code des Marchés Publics, de préciser une date butoir à laquelle toutes les
Autorités Contractantes doivent se conformer pour constituer leur Cellule de Gestion des
Marchés Publics (CGMP).
Il y’a lieu également de préciser que les membres de la CGMP sont nommés pour un exercice
budgétaire et non pour une année pouvant chevaucher deux exercices budgétaires ; ainsi, pour
éviter que des CGMP non renouvelées au titre d’un exercice budgétaire continuent à opérer en
dehors de tout cadre règlementaire, une date limite de constitution ou de renouvellement de
cette structure doit être indiquée par voie règlementaire. Cette date pourrait être fixée au 5
janvier de l’exercice budgétaire au titre duquel les membres de la CGMP sont nommés.
Nous avons obtenu, dans le cadre de nos travaux, l’ordonnance ministérielle N° 520/1302 en
date du 4 septembre 2010 instituant la Cellule de Gestion des Marchés Publics du Ministère
de la Défense Nationale et des Anciens Combattants. Nous précisons encore que la Cellule de
Gestion des Marchés Publics tout comme la Commission de Passation des Marchés doivent
être mises en place en début d’exercice budgétaire et pour ledit exercice.
Dans le cadre de nos travaux, nous devons nous assurer que la CGMP utilise les dossiers-
types élaborés par l’ARMP et entérinés par l’ordonnance 540/07/2009 du 5 janvier 2009
portant mise en place des dossiers-types de passation des marchés publics. Il convient de
signaler que le MDNAC utilise les documents-types élaborés par l’ARMP aussi bien pour
l’élaboration du Plan Prévisionnel de Passation des Marchés que pour la confection des
Dossiers d’Appel à la Concurrence.
Sous ce rapport, nous relevons que certaines dispositions des dossiers -types devraient faire
l’objet de correctifs notamment celle relative, entre autres que nous mentionnerons plus loin,
aux moyens de constitution de la garantie de soumission. En effet, il est prévu au terme des
dispositions du point 19.3 des IC relatif à la garantie des offres que celle-ci peut aussi être
constituée au moyen d’un chèque certifié. Nous précisons qu’un chèque certifié est émis sur le
compte du client pour lequel, la banque certifie que la provision existe et est bloquée jusqu’au
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
42
terme du délai légal de présentation dudit chèque qui est de huit jours ; au-delà de ce délai, la
banque ne garantit plus le maintien de la provision et le titulaire du compte peut en disposer
librement. Ainsi, si le chèque de banque peut valablement constituer une garantie de
soumission parce qu’étant de la trésorerie immédiate, il n’en est pas de même pour le chèque
certifié. Cette insuffisance d’un des éléments constitutif du corpus règlementaire devrait faire
l’objet de correction dans le cadre du processus de révision du CMP.
Aux termes du décret 100/123 ci-avant mentionné, un règlement d’ordre intérieur de la
CGPM doit être élaboré et mis en œuvre; ce document n’a pas été élaboré par la CGPM du
MDNAC pour se conformer aux exigences règlementaires.
4.1.3.2 COMMISSION DE PASSATION DES MARCHES (CPM)
Le Directeur Général des Approvisionnements et du Budget, Personne Responsable des
Marchés Publics et Président de la Cellule de Gestion des Marchés Publics placée sous son
Autorité en vertu de l’article 1 du décret 100/123 du 11 juillet 2008 portant création,
organisation et fonctionnement des CGPM doit mettre en place la Commission de Passation
des Marchés dont les membres doivent être nommés pour une période d’un an conformément
à l’article 16 du décret ci-avant mentionné.
Nous notons que la Commission de Passation des Marchés n’a pas été instituée au niveau du
Ministère de la Défense Nationale et des Anciens Combattants conformément à l’article 4
décret 100/123 du 11 juillet 2008 ci-avant mentionné. Des commissions dites d’ouverture,
d’analyse et d’attribution sont instituées à chaque fois que de besoin en fonction de la
spécificité des marchés à examiner et des compétences des membres de la CGPM. Dans
certains cas les membres de ces commissions participent également aux opérations de
réception; ainsi, le MDNAC n’a pas veillé au respect du principe de séparation des fonctions
qui une exigence d’un bon contrôle interne car les mêmes personnes ont siégé aux travaux
d’ouverture, d’analyse d’attribution et de réception. Il s’agit d’une violation de l’article 19 du
décret 100/123 du 11 juillet 2008.
Comme indiqué ci-avant, la Commission de Passation des Marchés doit être instituée au sein
de la Cellule de Gestion des Marchés Publics par la Personne Responsable des Marchés
Publics de l’Autorité Contractante ; sous ce rapport, il y’a lieu de préciser qu’une confusion
est souvent faite entre l’Autorité Contractante qui est la Personne Morale et la Personne
Responsable des Marchés Publics qui est la Personne Physique qui représente l’Autorité
Contractante pour les opérations de passation des marchés. C’est la Commission de Passation
des Marchés qui a en charge la conduite des opérations d’ouverture des plis, d’examen des
candidatures et d’évaluation des offres ou propositions des candidats ou soumissionnaires.
Elle fait les propositions d’attribution provisoire des marchés après examen des rapports de la
sous-commission d’analyse des offres qui a procédé à l’évaluation et au classement des offres.
Il y’a lieu aussi de préciser que la Commission de Passation des Marchés doit faire des
propositions d’attribution à la Personne Responsable des Marchés de l’Autorité Contractante.
Une reformulation du texte de l’article 14 du décret 100/123 du11 juillet 2008 portant
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
43
création, organisation et fonctionnement des CGPM serait souhaitable pour éviter la
confusion entre ses alinéas 4 et 5.
4.1.3.3 COMMISSION DE RECEPTION
Conformément aux dispositions de la loi N° 1/01/ du 4 février 2008 portant Code des
Marchés Publics en son article 9 et au décret 100/123 du 11 juillet 2008 en son article 23, une
Commission de Réception doit être instituée au sein de la Cellule de Gestion des Marchés
Publics pour procéder aux opérations de réception et de vérification de l’exécution conforme
des prestations objet des marchés conclus. La Commission de Réception, tout comme la
Commission de Passation des Marchés, n’a pas été constituée conformément à l’article 4 du
décret 100/123 du 11 juillet 2008.
Nous nous sommes assurés pour tous les marchés figurant dans notre échantillon-test que ces
Commissions de Réception ont été instituées à chaque fois que de besoin et nous n’avons noté
sur certains marchés des cumuls de fonctions incompatibles les mêmes personnes participant
à l’ouverture des plis, à l’analyse des offres et à la réception des prestations.
4.2 DOCUMENTS DE PROGRAMMATION DE LA PASSATION DES MARCHES
Dans le cadre de l’exécution de notre mission, nous devons procéder à la revue du Plan
Prévisionnel de Passation des Marchés de l’état d’exécution dudit PPM, de l’Avis Général de
Passation des Marchés et apprécier leur établissement conforme aux modèles normalement
prescrits par l’Organe chargé de la Régulation des Marchés Publics. Il convient de signaler
qu’aucun texte règlementaire n’a entériné ou ordonné la mise en place des modèles de PPM
et d’AGPM.
Nous notons que les dates limites de dépôt et de publication de ces documents de planification
des marchés publics ne sont pas non plus indiquées dans les textes qui organisent la
commande publique au Burundi ; il s’agit de manquements auxquels il conviendrait de
remédier dans le cadre de la refonte des textes qui gouvernent la commande publique au
Burundi.
4.2.1 PLAN PREVISIONNEL ANNUEL DE PASSATION DES MARCHES (PPM)
Le Plan Prévisionnel Annuel de Passation des Marchés doit être établi et transmis à la
Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics conformément aux dispositions de
l’article 15 du Code des Marchés Publics. Il appartient à l’Autorité Contractante d’en assurer
la publicité par une insertion au Journal Officiel des Marchés Publics. Au regard des bonnes
pratiques en matière de passation des marchés publics, aucun avis spécifique de passation de
marché ne peut être publié avant l’expiration d’un délai minimum, généralement admis, de
sept jours à compter de la publication du Plan Prévisionnel Annuel de Passation des Marchés
ou de sa révision à l’exception des cas prévus par l’article 40 du CMP.
Il convient de préciser que l’inscription dans le PPM des acquisitions envisagées doit être
obligatoire lorsque leur coût estimatif atteint le seuil de passation des marchés par appel
d’offres tel que spécifié dans l’article 5 du CMP et les ordonnances ministérielles portant
fixation des seuils de passation, de contrôle et de publication des marchés publics
(ordonnance N° 540/1035/2008 du 6 octobre 2008, ordonnance N°540/249/2010 du 14 février
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
44
2010 relative aux entreprises publiques à caractère commercial, ordonnance 540/169/2011 du
17 février 2011 remplaçant l’ordonnance N° 540/753/2009 du 8 juin 2009 relatives aux
marchés publics à financement extérieur).
L’examen des Plans de Passation des Marchés établis par le MDNAC au titre des exercices
2011 et 2012 (article 15 du CMP) a permis de noter que l’Autorité Contractante s’est
conformée au modèle prescrit par la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics et
l’Autorité de Régulation des Marchés Publics.
Le Plan Prévisionnel de Passation des Marchés (PPM) n’a pas été publié conformément aux
prescriptions de l’article 15 du CMP. Il faut noter, à la décharge du MDNAC, que le journal
officiel des marchés publics, de même que le portail des marchés publics ne sont pas encore
opérationnels.
Le Code des Marchés ne fixe pas de date limite de transmission du PPM aux Organes de
Contrôle et de Régulation des Marchés Publics, du Plan Prévisionnel de Passation des
Marchés mais la règle généralement admise sur le plan international recommande que cette
transmission soit faite au plus tard le 31 décembre de l’exercice N pour les opérations de
passation des marchés de l’exercice budgétaire N+1. Ce PPM doit être validé par la DNCMP
et posté sur le portail des marchés publics.
4.2.2 AVIS GENERAL DE PASSATION DES MARCHES (AGPM)
Aux termes de l’article 16 du Code des Marchés Publics, le MDNAC doit publier un Avis
Général de Passation des Marchés selon le modèle prescrit par l’ARMP. Le Code des
Marchés ne fixe pas de date limite de transmission aux Organes de Contrôle et de Régulation
des Marchés Publics et de publicité de l’Avis Général de Passation des Marchés mais la règle
généralement admise sur le plan international voudrait que ces opérations soient effectuées
avant la fin du mois de janvier de l’exercice budgétaire concerné.
Il convient de préciser pour ce qui concerne les prestations intellectuelles que leur inscription
dans l’AGPM n’est en principe obligatoire que lorsque leur coût estimatif atteint le seuil de
seuil de revue a priori de la DNCMP sur les Dossiers d’Appel à la Concurrence (DAC).
Nous avons noté que le MDNAC n’a pas publié d’AGMP au titre des exercices 2011 et 2012
sous revue. Cette publicité de l’AGPM pourrait se faire au moyen d’un journal à large
diffusion.
4.2.3 RAPPEL DES SEUILS APPLICABLES AU MDNAC
Les seuils de passation, de publicité et de contrôle a priori des marchés du MDNAC sont
résumés dans le tableau récapitulatif ci – après :
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
45
TABLEAU DE SYNTHESE DES SEUILS DE PASSATION, DE PUBLICATION ET DE CONTRÔLE APPLICABLES AU MDNAC EN VERTU DE
L’ORDONNANCE 540/1035/ 2008 DU MINISTRE DES FINANCES PRIS EN APPLICATION DES ARTICLES 5 ET 12 DU CODE DES MARCHES PUBLICS
Type de marchés
Seuils de
passation par
Appel d’Offres
Seuils de contrôle DNCMP et seuils de publication Garantie de
soumission
1 à 2% du montant
prévisionnel
Garantie de bonne
exécution
Maximum 5% du
montant du marché
Contrôle a priori du
Dossier d’Appel à la
Concurrence
Seuil de publication du
Dossier d’Appel à la
Concurrence
sur le plan international
Contrôle a posteriori
pour marchés avec
publication de l’appel
d’offres
Contrôle a posteriori
simple consultation
écrite d’au moins trois
candidats
Article 1 de
l’Ordonnance
n°540/1035/2008
en application
de l’article 5 du
CMP
Article 2 de
l’Ordonnance
n°540/1035/2008 en
application de l’article
5 du CMP
Article 3 de
l’Ordonnance
n°540/1035/2008 en
application de l’article 5
du CMP
Articles 1 et 2 de
l’Ordonnance
n°540/1035/2008
Article 1 de
l’Ordonnance
n°540/1035/2008
Article 92 du CMP Article 96 du CMP
Travaux
≥ 10 000 000 ≥ 20 000000 > 1 000 000 000 10 000 000 ≤ x <
20 000000
<10 000 000 Pas de seuil Pas de seuil
Fournitures et
services
≥ 5 000 000 ≥ 15 000 000 Fournitures : > 700 000
000
5 000 000 ≤ x <
15 000 000
<5 000 000 Pas de seuil Pas de seuil
Services : > 50 000000
Prestations
Intellectuelles
≥ 5 000 000
≥ 15 000 000
> 50 000000 5 000 000 ≤ x <
15 000 000
<5 000 000
NA
N/A
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
46
4.3 EXAMEN DES MARCHES
4.3.1 PERIMETRE COUVERT PAR NOS TRAVAUX
Le tableau récapitulatif ci – après donne le volume et la valeur cumulée des marchés
présentés et couverts au titre des exercices 2011 et 2012 :
Modes de passation de
marchés
Typologie des marchés
présentés
Typologie des marchés
revus
Taux de
couverture
Nombre Montant Nombre Montant Nombre Montant
Appel d’offres ouvert
(AOO) 25 41 358 744 556 7 23 560 612 232 28,00% 56,97%
Appel d’offres restreint
(AOR) 5 10 583 543 156 4 9 845 103 672 80,00% 93,02%
Demande de proposition
Demande de Cotation
(DC)
Entente directe (Gré/Gré) 6 4 137 404 800 5 3 986 204 800 83,33% 96,35%
Avenant 2 480 946 950 2 480 946 950 100,00% 100,00%
TOTAL 38 56 560 639 462 18 37 872 867 654 47,37% 66,96%
CARTOGRAPHIE DES MARCHES PRESENTES AU TITRE DES EXERCICES 2011 ET 2012 PAR
MODE DE PASSATION EN NOMBRE ET EN VALEUR
AOO 66%
AOR 13%
Gré/Gré 16%
Avenant 5%
En nombre
AOO 73%
AOR 19%
Gré/Gré 7%
Avenant 1%
En valeur
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
47
CARTOGRAPHIE DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DES EXERCICES 2011 ET 2012 EN
NOMBRE ET EN VALEUR
DISTRIBUTION DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DES EXERCICES 2011 ET 2012 PAR MODE DE
PASSATION EN NOMBRE ET EN VALEUR
Marchés revus 47%
Marchés non
revus 53%
En nombre
Marchés revus 67%
Marchés non
revus 33%
En valeur
AOO 39%
AOR 22%
Gré/Gré 28%
Avenant 11%
En nombre
AOO 62%
AOR 26%
Gré/Gré 11%
Avenant 1%
En valeur
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
48
Nous présentons à titre indicatif pour chacun des exercices sous revue la situation des
marchés présentés et revus :
EXERCICE 2011
Modes de
passation de
marchés
Typologie des marchés présentés Typologie des marchés revus Taux de couverture
%
Nombre Montant Nombre Montant Nombre Montant
Appel d’offres
ouvert (AOO) 10 18 496 264 898 4 11 905 822 232 40% 64,37%
Appel d’offres
restreint (AOR) 2 2 754 021 370 2 2 754 021 370 100% 100%
Demande de
Proposition (DP)
Demande de
Cotation (DC)
Entente directe
(Gré/Gré) 2 1 736 400 000 2 1 736 400 000 100% 100%
Avenant 2 480 946 950 2 480 946 950 100% 100%
TOTAL 16 23 467 633 218 10 16 877 190 552 63% 72%
CARTOGRAPHIE DES MARCHES PRESENTES AU TITRE DE L’EXERCICE 2011 PAR MODE DE
PASSATION EN NOMBRE ET EN VALEUR
AOO 62%
AOR 12%
Gré/Gré 13%
Avenant 13%
En nombre
AOO 79%
AOR 12%
Gré/Gré 7%
Avenant 2%
En valeur
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
49
CARTOGRAPHIE DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DE L’EXERCICE 2011 EN NOMBRE ET
EN VALEUR
DISTRIBUTION DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DE L’EXERCICE 2011 PAR MODE DE PASSATION
EN NOMBRE ET EN VALEUR
Marchés revus 62%
Marchés non
revus 38%
En nombre
Marchés revus 72%
Marchés non
revus 28%
En valeur
AOO 40%
AOR 20%
Gré/Gré 20%
Avenant 20%
En nombre
AOO 71%
AOR 16%
Gré/Gré 10%
Avenant 3%
En valeur
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
50
EXERCICE 2012
Modes de
passation de
marchés
Typologie des marchés présentés Typologie des marchés revus Taux de couverture
%
Nombre Montant Nombre Montant Nombre Montant
Appel d’offres
ouvert (AOO) 15 22 862 479 658 3 11 654 790 000 20,00% 50,98%
Appel d’offres
restreint (AOR) 3 7 829 521 786 2 7 091 082 302 66,67% 90,57%
Demande de
Proposition (DP)
Demande de
Cotation (DC)
Entente directe
(Gré/Gré) 4 2 401 004 800 3 2 249 804 800 75,00% 93,70%
Avenant
TOTAL 22 33 093 006 244 8 20 995 677 102 36% 63%
CARTOGRAPHIE DES MARCHES PRESENTES AU TITRE DE L’EXERCICE 2012 PAR MODE DE
PASSATION EN NOMBRE ET EN VALEUR
AOO 68%
AOR 14%
Gré/Gré 18%
En nombre
AOO 69%
AOR 24%
Gré/Gré 7%
En valeur
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
51
CARTOGRAPHIE DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DE L’EXERCICE 2012 EN NOMBRE ET
EN VALEUR
DISTRIBUTION DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DE L’EXERCICE 2012 PAR MODE DE PASSATION
EN NOMBRE ET EN VALEUR
Marchés revus 36%
Marchés non
revus 64%
En nombre
Marchés revus 63%
Marchés non
revus 37%
En valeur
AOO 37%
AOR 25%
Gré/Gré 38%
En nombre
AOO 55%
AOR 34%
Gré/Gré 11%
En valeur
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
52
4.3.2 MARCHES PASSES PAR ENTENTE DIRECTE OU MARCHES DE GRE A
GRE
EXERCICE 2011
ED - DNCMP/183/F/2011 -
FOURNITURE DE 600 / 400 TONNES DE RIZ
Date de demande d’ANO à la
DNCMP sur le PV d’attribution
Le 21 décembre 2011
Date d’ANO à la DNCMP sur le
PV d’attribution
Le 22 décembre 2011
Date de souscription Le 22 décembre 2011
Date d’approbation Le 22 décembre 2011
Date d’immatriculation -
Délai d’exécution 30 jours
Attributaire Lot 1 : Mr NDAYIZAMBA Valentin
Montant en FBU TVAC 799 200 000
Date de la demande d’ANO
sur le procès-verbal
d’attribution de la DNCMP
Le 21 décembre 2011, par courrier N°520/3019/04.12
Non conformités
Le 22 décembre 2011, la DNCMP par lettre
n°549/2312/AM/CSF adressée à la PRMP du Ministère de
la DNAC a donné son ANO pour la fourniture de 600
Tonnes de riz blanc. Il est en outre demandé une relance des
lots 2, 3, 4 et 5 car les prix des soumissionnaires consultés
étaient exorbitants. Il ne suffit pas de qualifier les prix
d’exorbitants pour recommander la relance sur les lots
incriminés. Si les prix proposés dépassent les montants
budgétés, la Commission de Passation des Marchés peut
déclarer les lots infructueux aux termes de l’article 61 du
CMP. En fait il s’agit de lots à déclarer sans suite puisque
les montants proposés par les candidats dépassent
l’enveloppe budgétaire prévue pour cette acquisition; cette
notion d’appel d’offres sans suite ne figure pas dans les
textes qui encadrent la commande publique au Burundi. Il
y’a tout de même lieu de distinguer dans le Code des
Marchés Publics l’appel d’offres sans suite de l’appel
d’offres infructueux.
Le texte de l’article 61 du CMP pourrait être reformulé
comme suit :
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
53
Appel d’offres sans suite
« l'autorité contractante, après consultation de la Direction
Nationale de Contrôle des Marchés Publics, peut déclarer un
appel d'offres infructueux lorsque selon l'avis de la
Commission de Passation des Marchés compétente, aucune
offre n’a été remise à l’expiration de la date limite de dépôt
des offres ou lorsqu'il n'a été proposé que des offres
irrecevables ou non conformes, bien que toutes les
conditions devant assurer le succès de l’appel à la
concurrence aient été remplies.
Dans ce cas, l'autorité contractante en avise immédiatement
tous les candidats. Elle peut alors procéder soit à un nouvel
appel d'offres, soit, si les conditions initiales du marché ne
sont pas modifiées, à un appel d'offres restreint
conformément à l’article 27 du CMP.
Appel d’offres infructueux:
L'autorité contractante peut, après consultation de la
Direction Nationale de contrôle des Marchés Publics, ne pas
donner suite à un appel d'offres pour des motifs d'intérêt
général, tels que la disparition du besoin qui était à l'origine
de la procédure ou des montants d'offres trop élevés par
rapport à la valeur estimée du marché.
L’examen de cette procédure de passation d’un marché de
gré à gré a permis de noter que les étapes préalables à la
formulation de la requête ne sont pas respectées
notamment :
- la réunion de la Commission de Passation des
Marchés à l’effet de statuer sur l’opportunité du
choix de la procédure d’entente directe en présence
d’un observateur indépendant ; les documents de
suivi de l’exécution du marché initial non honoré par
son attributaire pourraient être examinés en vue
d’être annexés à la requête (lettres de relance, lettre
de mise en demeure, lettre de résiliation) pour
justifier la demande d’autorisation de contracter par
entente directe sous le couvert de l’extrême urgence
d’exécuter un marché en lieu et place d’un titulaire
défaillant (article 40 du CMP) ;
- la rédaction, par la Commission de Passation des
Marchés d’un rapport spécial à l’issue de cette
réunion ;
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
54
- la rédaction, par l’observateur indépendant d’un
rapport séparé.
Le contrôle de l’exécution de ce marché a permis de noter
les anomalies ci-après :
- certains bordereaux d’expédition comportent des
surcharges sur certains parmi ex notamment le
bordereau d’expédition N°010/2012 du 20 janvier
2012 sur une fourniture de 10000 kg (une surcharge
a été faite sur le poids total avec l’insertion d’un 6
entre deux zéro pour faire correspondre le montant
de la livraison avec le montant facturé. Le même
constat a été fait sur le bordereau d’expédition
N°011/2012 du 23 janvier 2012 retraçant la
fourniture de 20 000 kg et le Bordereau N°013/2012
du 24 janvier 2012 portant sur une fourniture de
20 080 kg (une surcharge a été noté sur le 8 car au
regard du nombre de sacs pour un poids de 50 kg, il
est impossible de tomber à un poids total de 20 080
kg). Ces anomalies laissent entrevoir que des
livraisons fictives ont pu être payées d’où une
incertitude sur l’exécution conforme du marché.
Le MDNAC n’a pas veillé au respect du principe de
séparation des fonctions qui une exigence d’un bon contrôle
interne car les mêmes personnes ont siégé aux travaux
d’ouverture, d’analyse d’attribution et de réception.
Nous avons noté que la garantie de bonne exécution requise
aux termes de l’article 8 du contrat n’a pas été constituée au
regard des éléments du dossier de marché. Il s’agit d’une
violation des dispositions de l’article 95 du CMP.
Les supports des engagements de dépenses, de leur
liquidation et de leur certification ne sont pas classés dans le
dossier de marché et de pour nous permettre de contrôler
son exécution financière.
Recommandations Le processus de révision du code des marchés publics
devrait prendre en compte la notion de marché sans suite à
distinguer du marché infructueux.
Veiller au respect des différentes étapes préalables à la
formulation d’une requête pour passer un marché de gré à
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
55
gré. Le préalable avant l’introduction d’une demande
d’autorisation de conclure un marché de gré à gré suite à la
défaillance du titulaire, c’est le suivi de l’exécution du
marché initial à travers notamment les relances, la mise en
demeure du titulaire et la résiliation du contrat. Ce sont ces
éléments qui doivent être les supports des travaux de la
Commission de Passation des Marchés, alimenter son
rapport spécial et venir en appui à la demande d’autorisation
de contracter par entente directe sous le couvert de l’article
40 du CMP en son alinéa relatif à l’extrême urgence qui
conduit à faire exécuter un contrat en lieu et place d’un
titulaire défaillant.
Mettre en place la Commission de Passation des Marchés
conformément aux textes règlementaires et lui laisser
exercer la plénitude de ses attributions notamment en
matière de nomination des membres de la sous-commission
d’ouverture et de la sous-commission d’analyse.
Commentaires de l’Autorité
Contractante
Le MDNAC a reçu l’avis de non objection de la
DNCMP. Cette dernière a constaté que les prix proposés pour les
lots 2, 3, 4, et 5 étaient exorbitants, d’ où la relance du marché. La
procédure de gré à gré a été dictée par la situation sur terrain de
rupture de stock au sein des unités (spécificité militaire).
Le MDNAC partage l’idée de révision du code mais
demande en plus de considérer les contraintes défense et sécurité
afin qu’elles puissent être régies par un code spécifique (référence
loi défense et sécurité en Belgique).
Les étapes préalables de la formulation de la requête ont
été substantiellement respectées par le MDNAC ayant délégué
les services logistiques (Etat-major Logistique, EMG/G4) et les
services du budget et des approvisionnements (Achats locaux et
Achats à l’Etranger) pour assurer les missions prévues au code
réservées à la CPM.
Ce marché a été conclu pour le dépannage en attendant la
procédure normale d’un appel d’offres ouvert pour la fourniture
du riz.
Le MDNAC prend acte des recommandations émises afin
que la cellule de gestion des marchés publics prévue par le code
soit plus opérationnelle dès 2015 en conformité avec les textes
réglementaires pour appuyer les services jadis existants.
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
56
Appréciation du Consultant Nous avons pris bonne note de vos commentaires et
préoccupations.
Sur le caractère exorbitant des prix, nous avons indiqué que le
règlement de la consultation doit définir les modalités de son
appréciation ; nous avons également indiqué que dès lors que
l’enveloppe budgétaire couvre le prix proposé, l’AC n’est pas
fondée à déclarer l’appel d’offres sans suite ou infructueux.
Vous estimez que les étapes de la procédure sont
substantiellement respectées ; ce n’est pas notre avis au regard du
contenu du dossier de marché.
Vous invoquez le dépannage en attendant la procédure normale
d’un appel d’offres ouvert ce qui est une illustration d’une
insuffisance dans la planification des achats.
Nous maintenons toutes les observations et recommandations
formulées dans notre rapport provisoire.
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
57
GRE à GRE N°
DNCMP/278/F/2010
CARBURANT
AVENANT
Date de la demande d’ANO à
la DNCMP
le 15 décembre 2010 par
lettre n°520/2476/04.12
-
Date autorisation de l’ARMP Le 15 décembre 2010 par
lettre n°
ARMP/DG/452/LM/2010
-
Date ANO de la DNCMP Le 15 décembre 2010 par
lettre n°549/CP/2576/2010
-
Date invitation des candidats
short listés
- N/A
Date d’attribution - Non applicable
Date d’ANO de la DNCMP sur
le projet de contrat
Le 16 décembre 2010 par
lettre
n°549/2578/A.M/CSF/2010
Le 29 février 2012 par lettre
n°549/332/NC/C.S/2012
Date de souscription du
marché
Le 16 octobre 2010 Le 07 janvier 2011
Date d’approbation du marché Le 16 octobre 2010 Le 07 janvier 2011
Date ANO de la DNCMP sur
l’avenant
- Le 29 février 2012
Date de notification du marché Le 16 octobre 2010 Le 07 janvier 2011
Délai d’exécution Livraison immédiate pour
300 000 L de gasoil et 20
000 litres d’essence, le
reste livrable dans un délai
de 1 mois à compter de la
date de notification du 16
octobre 2010
Livraison immédiate à
compter de la date de
notification du 07 janvier
2011
Attributaire Euro Burundi Supplies (EBS)
Montant TTC 937 200 000 41 627 100
Conditions pour passer un
avenant
Un procès-verbal de la commission restreinte de la ré-
analyse du prix du marché de fourniture du carburant par
EBS a été faite sans qu’il ne soit daté.
Suite à la lettre n°2011/004/01 du 25 janvier 2011 portant
réajustement des prix du carburant par le fournisseur EBS,
une commission ad hoc avait produit un rapport y relatif
suivant une analyse de l’évolution de la structure officielle
du prix et un tableau a été établi à cet effet. Ainsi, le
montant total du marché reviendra à 978 827 100 et le
montant de l’avenant de 41 627 100 FBU.
Non conformités
L’entente directe :
Le marché avait été initialement lancé par appel d’offres
le 18 aout 2010 date de la première publication sous le
numéro DNCMP/278/F/2010 puis relancé le 06 octobre
2010, date de la deuxième publication. Les
soumissionnaires notés lors de la relance étaient :
INTERPETROL, MULTI LINK CO LTD et EBS et
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
58
l’attributaire se trouvait être INTERPETROL pour un
montant de 4 986 700 000 FBU (le 05 novembre
2010).l’examen du rapport d’analyse en date du 05
novembre 2010 a permis de noter que ce marché a été
attribué comme s’il s’agissait d’un marché global alors
qu’il comportait 5 lots, attribués à INTERPETROL à un
montant de 4 986 700 000 FBU. Il s’agit donc d’une
entorse à la mise en œuvre des critères d’évaluation et
d’attribution des marchés allotis. Le dossier comprend une
notification de marché en date du 16 octobre 2010 par
laquelle EBS se voit octroyer les lots 1 et 2 pour un
montant global de 937 200 000 alors qu’il n’est pas moins
disant sur les dits lots.
Puis, une autorisation de conclure un marché par entente
directe a été accordée par la DNCMP, le 15 décembre
2010 suite une demande introduite le 01 décembre 2010
de le MDNAC. Entre temps, le MDNAC devait se
prononcer sur les informations fournies par l’OBR à
propos d’EBS. Signalons que EBS avait introduit un
recours auprès de l’ARMP suite une disqualification de
son offre motivée par la non production des pièces
administratives conformes.
En conclusion, l’autorisation initiale de contracter par
entente directe accordée par la DNCMP au MDNAC
comporte de nombreuses irrégularités au regard des
dispositions de l’article 42 du code des marchés publics
dans relatif aux autorisations préalables pour une entente
directe.
- le gré à gré est accordé à EBS alors 2ème
moins
disant du marché initial sans que nous ayons des
explications sur ce choix car INTERPETROL était
l’attributaire au regard du rapport de la
commission d’ouverture, d’analyse et de
proposition du novembre 2010 et des factures
montrant l’exécution du marché,
- au regard de l’article 42 relatif à l’autorisation
préalable de la procédure d’un marché de gré à gré
que cette autorisation de la DNCMP est accordée
sur la base d’un rapport établi par la Commission
de Passation des Marchés publics au terme d’une
séance d’analyse des motifs justifiant du recours à
la procédure de gré à gré en présence d’un
observateur indépendant qui aura établi un rapport
de mission séparé joint au rapport spécial de la
commission de passation des marchés et transmis à
l’ARMP. Or en appréciant, les pièces justificatives
du dossier, la demande d’autorisation n’est
accompagnée d’aucun rapport de la commission de
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
59
passation des marchés et encore moins du rapport
d’un observateur indépendant,
- il s’y ajoute nous le dossier de marché ne
comprend aucune pièce justificative de la tenue
d’une rencontre de la commission de passation des
marchés en vue d’une analyse de l’opportunité de
contracter par entente directe avec la participation
d’un observateur indépendant.
Nous avons noté une incohérence entre la date de l’avis de
non objection de la DNCMP pour la conclusion du gré à
gré qui serait du 16 décembre 2010 pour un marché notifié
le 16 octobre 2010 laissant entrevoir une régularisation
d’un marché déjà attribué et exécuté.
L’avenant :
Le rapport de la commission restreinte de ré-analyse du
réajustement de prix n’est pas daté. Ce rapport fait suite
aux observations formulées par la DNCMP notamment
sur le réajustement du prix qui devrait se faire en
référence au prix comprenant la taxe sur la valeur ajoutée
diminué des droits d’accise au lieu de se référer au prix
CIF.
Cette révision de prix quoique justifiable au regard de la
nature des produits pétroliers qui subissent les aléas du
marché international n’en constitue pas moins une
violation des dispositions de l’article 106 du Code des
Marchés Publics car : « …les conditions de révision des
prix doivent être expressément prévues par le marché en
vertu d’une clause de révision du prix stipulée au marché
par application des indices de prix officiels nationaux… ».
Par ailleurs, les ajustements de prix prévu au contrat
résultant de l’application de la révision de prix ne donnent
pas lieu à la conclusion d’un avenant (article 108 du
CMP).
Recommandations Veiller au respect des différentes étapes préalables à la
formulation d’une requête pour passer un marché de gré à
gré.
Insérer une clause de révision des prix dans les contrats
pétroliers et bien définir les indices et la formule de
révision des prix.
Ne pas conclure d’avenant suite à l’application de la
formule de révision des prix.
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
60
Commentaires de l’Autorité
Contractante
Le MDNAC a suivi les procédures normales d’appel
d’offres pour le marché initial qui a été relancé.
Le gré à gré a été motivé par la rupture de stock de
carburant consécutive à la non attribution du marché
initial.
Les préalables du gré à gré ont été respectées tel
qu’indiquées ci haut mais le MDNAC prend acte des
recommandations de l’auditeur.
Appréciation du Consultant
Nous prenons bonne note de vos commentaires mais nous
maintenons toutes les observations et recommandations
formulées dans notre rapport provisoire.
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
61
EXERCICE 2012
ED N° DNCMP/381/F/2011 - FOURNITURE DE CARBURANT
(160 000L DE GASOIL ET 10 000 L D’ESSENCE)
Date de transmission du DAO -
Date d’ANO de la DNCMP sur le
DAO
Le 09 mars 2012
Il est à noter que conformément à l’article 42, un
DAO est exigé et la liste restreinte des
soumissionnaires invités, ce que
Date d’ouverture des plis Le 13 mars 2012
Période de validité des offres 30 jours
Date de l’évaluation technique Le 13 mars 2012
Date d’attribution Le 13 mars 2012
Date d’ANO à la DNCMP sur le
PV d’attribution
Le 16 mars 2012
Date de souscription Le 16 mars 2012
Date d’approbation Le 16 mars 2012
Délai d’exécution Livraison immédiate de 80 000 L de Gasoil et 5000 L
d’essence et le reste dans un délai de 1 mois
Attributaire INTERPETROL Burundi S.A
Montant en FBU TVAC 339 960 000
Notification définitive Le 19 mars 2012, une lettre n°520/799/04.12 de la
PRMP au Ministère de la DNAC avait été adressée à
INTERPETROL BURUNDI S.A pour la fourniture
de 160 000 Litres de gasoil et 10 000 litres d’essence
pour un montant de 339 960 000 FBU.
Le support de la publicité de l’attribution provisoire
n’est pas classé dans le dossier de marché. Il s’agit
d’une exigence de l’article 67 du CMP à laquelle il
convient de se conformer.
Date de la demande d’ANO sur le
procès-verbal d’attribution de la
14 mars 2012
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
62
DNCMP
Date de l’ANO de la DNCMP sur
le procès-verbal d’attribution
16 décembre 2012
Non conformités
L’examen de cette procédure de passation d’un marché de gré à gré a
permis de noter que les étapes préalables à la formulation de la requête
ne sont pas respectées notamment :
- la réunion de la Commission de Passation des Marchés à l’effet
de statuer sur l’opportunité du choix de la procédure d’entente
directe en présence d’un observateur indépendant,;
- la rédaction, par la Commission de Passation des Marchés d’un
rapport spécial à l’issue de cette réunion,
- la rédaction, par l’observateur indépendant d’un rapport séparé ;
L’article 47 du CMP stipule que «…Tout marché conclu selon la
procédure de gré à gré est communiqué pour information à l’Autorité de
Régulation des Marchés Publics… ». Le support de transmission de
cette information n’est pas classé dans le dossier de marché.
Nous avons noté que les mêmes personnes ont effectué les opérations
d’ouverture et d’analyse des offres en violation des dispositions de
l’article 19 du décret 100/123 du 11 juillet 2008 portant création,
fonctionnement et organisation de la CGMP qui stipule que la sous-
commission d’analyse comprend entre autres, deux membres de la
CGMP n’ayant pas participé aux travaux de la sous-commission
d’ouverture.
Le procès-verbal d’attribution n’a pas été établi conformément aux
dispositions de l’article 67 du CMP et publié conformément à l’article
68 du CMP.
Les pièces justificatives liées au règlement des factures n’ont pas été
transmises (Bon d’engagement, chèques ou lettres de virement).
Une garantie de bonne exécution est exigée dans le contrat en son
article III, dans les 15 jours qui suivent la notification. Ceci est une
violation des dispositions du CMP en son article 97 qui stipule un délai
de 20 jours.
Nous avons noté que les attestations de mainlevée des garanties de
soumission n'ont pas été classées dans le dossier.
La copie de la GBE n’est pas classée dans le dossier de marché.
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
63
Les pièces justificatives liées au règlement des factures n’ont pas été
transmises (Bon d’engagement, chèques ou lettres de virement)
Recommandations Veiller au respect des dispositions de l’article 42 du CMP.
Se conformer aux dispositions des articles 60 et 62 relatifs à l’ouverture
des plis et à l’évaluation des offres.
Respecter les dispositions de l’article 67 relatif au procès-verbal
d’attribution.
Respecter les dispositions de l’article 68 relatif à l’information des
soumissionnaires non retenus.
Veiller au respect des dispositions de l’article 97 du CMP
Commentaires de
l’Autorité
Contractante
Le MDNAC a reçu les Avis de non objection auprès de la
DNCMP.
Les irrégularités des procédures telles que constatées par l’auditeur
ont un caractère non substantiel par rapport au fonctionnement des
services logistiques et d’approvisionnement ayant statué sur le
choix de la procédure.
Toutefois, le MDNAC tiendra compte des recommandations de
l’auditeur.
Appréciation du
Consultant
Nous maintenons toutes les observations et recommandations formulées
dans notre rapport provisoire.
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
64
GRE A GRE N° 520/264/04.12
FOURNITURE DE COMBUSTIBLES DE SECOURS AU MDNAC
Date de demande d’autorisation de
la DNCMP
10 janvier 2012
Date d’ANO de la DNCMP 13 janvier 2012
Date d’invitation des fournisseurs
pressentis
07 février 2012
Date limite de dépôt des offres 22 février 2012
Délai de préparation des offres 15 jours
Date d’ouverture des offres 22 février 2012
Date d’évaluation technique -
Date d’attribution -
Date de demande d’ANO à la
DNCMP sur l’attribution du
marché
05 mars 2012
Date d’ANO de la DNCMP sur
l’attribution du marché
Lots 1, 2, 3, 4, 5, 7 et 9 : 13 mars 2012
Lots 6, 8 et 10 : A relancer
Date de notification d’attribution 15 mars 2012
Date de souscription Lots 2 et 3 : 02 avril 2012
Date d’approbation Lots 2 et 3 : 02 avril 2012
Date de notification Lots 2 et 3 : 16 avril 2012
Délai d’exécution Deux mois à compter de la notification du marché
Attributaires ONATOUR Lot 1 215 150 000 FBU TVAC
Lot 4 185 725 000 FBU TVAC
Lot 5 91 885 000 FBU TVAC
Lot 7 134 895 000 FBU TVAC
Lot 9 95 795 000 FBU TVAC
Total 723 450 000 FBU TVAC
COODLP Lot 2 162 578 000 FBU TVAC
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
65
Lot 3 147 368 000 FBU TVAC
Total 309 946 000 FBU TVAC
Montant en FBU TVAC 1 033 396 000
Non conformités
L’examen de cette procédure de passation d’un marché de gré à gré
a permis de noter que les étapes préalables à la formulation de la
requête ne sont pas respectées notamment :
- la réunion de la Commission de Passation des Marchés à
l’effet de statuer sur l’opportunité du choix de la procédure
d’entente directe en présence d’un observateur indépendant ;
- la rédaction, par la Commission de Passation des Marchés
d’un rapport spécial à l’issue de cette réunion ;
- la rédaction, par l’observateur indépendant d’un rapport
séparé.
Le MDNAC n’a pas institué une sous-commission d’ouverture
distincte de la sous-commission d’analyse pour se conformer aux de
l’article 19 du décret N° 100/123 du 11 juillet 2008 portant création,
organisation et fonctionnement de la CGMP.
Les procès verbaux d’ouverture, d’analyse et d’attribution ne sont
pas joints au dossier. Les lettres d’information des candidats non
retenus du rejet de leurs offres n’ont pas été jointes au dossier de
marché. Il s’agit d’une exigence de l’article 68 du CMP à laquelle il
convient de se conformer.
Recommandations Veiller à classer dans le dossier de marché des copies des lettres de
saisine déchargées par les destinataires.
Veiller au respect des dispositions de l’article 19 du décret N°
100/123 du 11 juillet 2008 sur les commissions d’ouverture et
d’analyse.
Veiller au classement et à l’archivage exhaustif des pièces de
marchés.
Commentaires de
l’Autorité
Contractante
Le MDNAC prend acte des recommandations émises pour tous les
marchés repris sur le plan prévisionnel dès 2015 quelque soit la
procédure d’attribution
Appréciation du
Consultant
Nous prenons acte de votre engagement à mettre en œuvre les
recommandations formulées dans le cadre de la revue.
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
66
GRE A GRE N° 520/1357/04.12
ACHAT DE HARICOTS SECS
Date de demande d’autorisation de la
DNCMP
-
Date d’ANO de la DNCMP -
Date d’invitation des fournisseurs
pressentis
-
Date limite de dépôt des offres -
Délai de préparation des offres -
Date d’ouverture des offres -
Date d’évaluation technique -
Date d’attribution -
Date de demande d’ANO à la DNCMP
sur l’attribution du marché
-
Date d’ANO de la DNCMP sur
l’attribution du marché
-
Date de notification de l’attribution -
Date de souscription Lots N°1 et N°2 : 04 octobre 2012
Date d’approbation Lots N°1 et N°2 : 04 octobre 2012
Date de notification Lot N°1 : 08 octobre 2012
Lot N°2 : 09 octobre 2012
Délai d’exécution Deux mois à compter de la notification du
marché
Attributaires EAGTC Lot N°1 :
545 tonnes
530 470 300 FBU HTVA
MAGASIN
IGIRANEZA
Lot N°2 :
355 tonnes
345 978 500 FBU HTVA
Montant en FBU HTVA 876 448 800
Non conformités
La requête aux fins de passer un marché par entente directe de même
que l’avis de non objection de la DNCMP et les copies des lettres
d’invitation adressées aux candidats figurant sur la liste restreinte ne
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
67
sont pas classées dans le dossier de marché. Le classement et
l’archivage des pièces de marché est un impératif pour un bon suivi
des processus de passation et d’exécution des marchés. Les procès
verbaux d’ouverture, d’analyse et d’attribution ne sont pas non plus
joints au dossier, par conséquent, nous n’avons pas pu apprécier la
conformité de la procédure de passation de ce marché.
Aucune pièce relative au règlement du marché n’a été versée au
dossier.
Pour le lot N°1, la lettre de transmission du rapport de la
commission chargée de la réception établie par cette dernière et
adressée au Chef d’EML pour attester de la réception conforme des
fournitures, est datée du 23 octobre 2012 alors qu’il est indiqué dans
le PV de réception que la commission de réception s’est réunie le 29
octobre 2012 pour procéder à la réception de 545 tonnes de haricots.
Il y’a lieu de veiller à la cohérence interne des documents de
passation des marchés.
Nous avons noté des incohérences entre les deux derniers
bordereaux d’expédition d’EAGTC. En effet, le bordereau
d’expédition N° 004 porte la date du 03 octobre 2012 et le dernier
porte le numéro 6 et la date du 24 septembre 2012. Le dernier devait
être subséquent au BE N°4 à savoir inversés et le dernier devrait
porter le N° 5 en lieu et place du N°6 tel indiqué dans la lettre de
transmission de la commission de réception du 23 octobre 2012.
La note de service portant nomination des membres de la
commission de réception et les bons de commande n’ont pas été
joints au dossier.
Recommandations Veiller au classement et à l’archivage exhaustif des pièces de
marchés.
Veiller à la cohérence interne des dates et informations inscrites
dans les différents documents de passation de marché.
Commentaires de
l’Autorité
Contractante
Il s’agit d’un problème de classement qui est entrain d’être
corrigé par les services logistiques et ceux des
approvisionnements.
Appréciation du
Consultant
Toutes les observations et recommandations formulées dans notre
rapport provisoire sont maintenues.
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
68
4.3.3 MARCHES PASSES PAR APPEL D’OFFRES RESTREINT
APPEL D’OFFRES RESTREINT DNCMP/87/F/2011
ACQUISITION DE 28 000 IMPERMEABLES
Date de transmission de la
demande d’autorisation de
passer un marché par AOR
(article 27 du CMP)
Lettre N° 520/2203/04.12 du 5 novembre 2010
Date d’ANO de la DNCMP
sur la demande
d’autorisation
10 novembre 2010 par lettre N° 549/2412/AM/CSF/2010
Date de publication Les lettres d’invitation (AAO) sont datées du 10 mars 2011
et la date d’ouverture des plis est programmée pour le 25
avril 2011.
Date limite de dépôt des
offres
25 avril 2011
Délai de préparation des
offres
45 jours
Date d’ouverture des plis 25 avril 2011
Une commission d’ouverture, d’analyse et d’attribution a été
désignée par lettre N°520/1008/04.12 du 21 avril 2011.
Période validité des offres 90 jours.
Garantie de soumission
FBU
10 000 000
Date de l’évaluation
technique
26 avril 2011
Commission d’ouverture, d’analyse et d’attribution désignée
par lettre N°520/1008/04.12 du 21 avril 2011.
Date d’attribution 25 avril 2011
Date de demande d’ANO à
la DNCMP sur le procès-
verbal d’attribution
9 mai 2011 par lettre N°520/CAB/1145/04.12 (d’après
l’ANO de la DNCMP, la demande du MDNAC n’est pas
classée dans le dossier de marché)
Date d’ANO de la DNCMP
sur le procès-verbal
d’attribution
17 mai 2011 par lettre N°549/649/SM/CSF/2011
Date de notification 25 mai 2011 par lettre 520/DGAG/121/04.12
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
69
d’attribution
Date de publication de
l’attribution provisoire
Non Publiée
Date de demande d’ANO à
la DNCMP sur le projet de
contrat
27 mai 2011 par lettre N° 520/CAB/1320/04.12
Date d’ANO de la DNCMP
sur le projet de contrat
Non formalisée
Date de souscription 26 mai 2011 (date inscrite sur la lettre de commande N°
520/1313/04.12
Date d’approbation 26 mai 2011 (date inscrite sur la lettre de commande N°
520/1313/04.12
Date de notification
définitive
Lettre de notification du marché non classée
Date d’information du
candidat non retenu et
restitution de sa garantie de
soumission
Les lettres d’information des candidats non retenus ne sont
pas classées ; ces lettres doivent être transmises
conformément aux dispositions de l’article 68 du CMP.
Date de publication de l’avis
d’attribution définitive
Non communiquée
Délai d’exécution 120 jours dans
Attributaire NANJING JIHUA
Montant du marché 1 372 000 USD 1 945 985 530 FBU
Non conformités
Le DAO mentionne dans son article 7 que l’autorité
contractante répondra à toute demande d’éclaircissement
reçue au plus tard dans les dix jours précédant la date limite
de dépôt des offres. Cette clause est incomplète car elle aurait
également dû préciser la date limite de transmission de la
réponse de l’Autorité Contractante en rapport avec la date
limite de dépôt des offres.
L’article 10 du DAO indique que les prix doivent être
exprimés HDD mais TVAC. Cette disposition est anormale
au vu de la composition de la liste restreinte constituée
exclusivement de société étrangère non habilitée à facturer la
TVA.
Le point F des DPAO portant « Modification des quantités au
moment de l’attribution » indique que : « les quantités
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
70
peuvent être augmentées ou diminuées d’un pourcentage
selon la capacité financière du Maître d’Ouvrage ». La
formulation de cette clause doit être plus précise en indiquant
de manière claire la marge de fluctuation au moment de la
signature du contrat et non au moment de l’attribution.
Une disposition du DAO indique que le soumissionnaire
gagnant devra mettre à la disposition de trois personnes tous
les moyens nécessaires à l’accomplissement de la vérification
partielle de la conformité des marchandises dans les usines
de fabrication conformément à la législation burundaise en
vigueur en la matière (ticket d’avion, frais de mission et de
séjour,…). La production d’échantillons au moment de la
soumission, la soumission, l’exigence de fiches techniques
délivrées par des organismes de normalisation, l’évaluation
au regard desdites normes bien identifiées et indiquées dans
le dossier de consultation est préférable à cette clause
susceptible de créer des liens entre l’attributaire et le
personnel de l’Autorité Contractante au détriment des intérêts
de cette dernière.
Le dossier ne comprend pas le support de publicité du choix
de la consultation restreinte pour cette acquisition (secret
défense). Il s’agit d’une exigence de l’article 27 du CMP à
laquelle le MDNAC ne peut pas se conformer en raison du
secret défense.
Le PVO ne donne aucune indication sur la présence ou non
des pièces requises à l’ouverture au regard des dispositions
de l’article 10 du DAO. Le PVO indique que l’analyse sera
effectuée par une sous-commission désignée par le Président
de la Commission d’Ouverture. Il y’a lieu d’être plus précis
sur les termes utilisés. L’ouverture des plis est faite par une
sous-commission d’ouverture désignée par le Président de la
Commission de Passation des Marchés elle-même instituée
par le Président de la Cellule de Gestion des Marchés Publics
du MDNAC. Le Président de la Commission de Passation
des Marchés désigne également les membres de la sous-
commission d’analyse. Nous notons que la même
commission est instituée pour effectuer les opération
d’ouverture et d’analyse des offres en violation des
dispositions de l’article 19 du décret 100/123 portant
création, organisation et fonctionnement des CGPM.
L’examen du rapport d’analyse des offres a permis de noter
les non conformités ci-après:
- le tableau d’analyse des documents administratifs
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
71
indique que deux offres ne sont pas conformes parce
que les garanties de soumission ont été constituées
sou la forme de chèques non certifiés. Sous ce
rapport, il convient de préciser que même le chèque
certifié ne peut pas constituer une garantie de
soumission à la différence du chèque de banque qui
est de la liquidité par excellence. La Commission
d’analyse aurait également dû rejeter les offres de
tous les autres candidats n’ayant pas produit une
garantie bancaire conforme au modèle inséré dans le
DAO.
- le tableau d’analyse des fiches techniques se limite à
indiquer que toutes les offres sont conformes alors
qu’aucun candidat n’a fourni de fiches techniques de
ses produits ; ils se sont tous limités à reproduire in
extenso les spécifications techniques du DAO ; il s’y
ajoute que les offres des deux candidats non
conformes sur le plan administratif ont été admises
pour examen détaillé alors que seules les offres
administrativement conformes auraient dû être
examinées sur le plan de la conformité technique.
- Le contrôle de la conformité technique des offres a
été effectué sur la base de « fiches techniques » qui ne
sont que la reproduction fidèle des spécifications
techniques du DAO par les soumissionnaires qui ne
donnent aucune indication sur le descriptif des
produits offerts par les candidats pour satisfaire les
besoins exprimés dans le DAO. Les échantillons
requis devraient être utilisés si tant est qu’elles ont été
déposées, pour s’assurer de la qualité des produits.
Notons que le DAO ne définit aucun critère de
qualification des candidats notamment en apportant la
preuve de l’exécution de marchés analogues, leur
qualité de fabricant des fournitures…
- Contrairement à ce qui est mentionné dans le rapport
d’évaluation aucun des candidats n’a remis de
bordereau des prix unitaires ; leurs offres
comprennent le devis quantitatif estimatif qui est
considéré à tort comme bordereau de prix unitaire.
- Les justificatifs de la restitution des chèques déposés
au titre de la garantie de soumission des candidats
évincés ne sont pas classés dans le dossier de marché.
Les lettres d’information des candidats non retenus ne sont
pas classées ; ces lettres doivent être transmises
conformément aux dispositions de l’article 68 du CMP.
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
72
L’information des soumissionnaires non retenus du rejet de
leurs offres est une formalité essentielle de l’achèvement de
la procédure de passation et donne également le point de
départ du délai de recours offert aux candidats contre la,
procédure ou contre le marché. Il est indispensable de se
conformer à l’article 68 du CMP.
L’examen des offres a permis d’identifier que tous les
soumissionnaires ont facturés CINF, incoterm inconnu au
bataillon : le DAO avait requis une facturation CIF. Par
ailleurs, quatre des soumissionnaires ont fait deux offres de
prix selon que le mode de transport est aérien ou maritime. Il
s’y ajoute que le prix de NANJING JIHUA consigné dans le
PVO (1 330 000 USD) est différent de celui repris dans le
rapport d’analyse (1 372 000 USD) qui reprend le montant de
l’offre de ce candidat pour une livraison par la voie
maritime. C’est le montant du devis par la voie maritime qui
a été retenu pour tous les soumissionnaires. La Commission
d’analyse a ainsi eu le choix entre le devis par voie aérienne
et le devis par voie maritime alors qu’elle n’aurait dû avoir
d’option en la matière.
La lettre de soumission de NANJING JIHUA ne donne pas
d’indication sur le prix total de son offre. Nous rappelons
que dans les marchés publics, l’offre est le montant du
marché porté sur la lettre de soumission ; en son absence, il
n’ ya pas d’offre. Le même constat a été fait dans les offres
de tous les autres soumissionnaires.
L’article 6 de cette lettre dite de « Notification de marché »
indique que : « … toutefois le Ministère considère que la
présente notification constitue le début de l’exécution du
marché. La lettre de commande avec d’autres clauses
administratives régissant le marché attend les visas
nécessaires et vous sera transmise incessamment ». Il s’agit
d’une invitation à l’exécution anticipée d’un contrat non
approuvé en violation des dispositions des articles 73, 74, 75
et 76 du CMP.
Nous notons que certains membres de la Commission de
Réception sont également membres de la sous-commission
d’ouverture et de la sous-commission d’analyse en violation
des dispositions du CMP qui interdit aux membres de la
sous-commission d’ouverture de figurer dans la sous-
commission d’analyse et à ces derniers d’être dans la
Commission de Réception.
Recommandations Préciser la date limite de transmission des réponses aux
demandes de clarification. Au besoin envisager le report de
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
73
la date d’ouverture des plis.
La facturation dans ce cas spécifique ne peut pas être faite
TTC au vu de la configuration de la liste restreinte des
candidats consultés.
Le règlement de la consultation doit être précis en indiquant
de manière claire la marge de fluctuation au moment de la
signature du contrat et non au moment de l’attribution.
Les bonnes pratiques internationales indiquent
que : « l’Acheteur ou son représentant autorisé aura le droit
d’assister aux essais et / ou aux inspections étant entendu
que l’Acheteur supportera la totalité des frais et dépenses
engagées à cet effet, y compris mais pas exclusivement, tous
les frais de déplacement, de subsistance et d’hébergement ».
Il aurait donc fallu que le dossier d’appel d’offres précise la
durée des missions et les taux officiels appliqués pour les per
diem, afin de permettre aux soumissionnaires de chiffrer ces
dépenses dans leurs offres. Ceci devrait également permettre
d’éviter de discuter des montants de cette rubrique a
posteriori.
Se conformer à l’article 27 du CMP.
Se conformer à l’article 19 du décret 100/123 du 11 juillet
2008.
Lister dans un tableau récapitulatif à annexer au PVO, toutes
les pièces requises dans le DAO pour satisfaire aux exigences
en matière de conformité administrative et veiller à
renseigner ce tableau conformément au contenu des offres.
L’ouverture des plis doit être faite par une sous-commission
d’ouverture désignée par le Président de la Commission de
Passation des Marchés elle-même instituée par le Président
de la Cellule de Gestion des Marchés Publics du MDNAC.
Le Président de la Commission de Passation des Marchés
désigne également les membres de la sous-commission
d’analyse. Conformément aux dispositions de l’article 19 du
décret 100/123 portant création, organisation et
fonctionnement des CGPM.
Un chèque certifié ne peut pas constituer une garantie de
soumission à la différence du chèque de banque qui est de la
liquidité par excellence.
Seules les offres administrativement conformes doivent être
examinées sur le plan de la conformité technique.
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
74
Les échantillons requis doivent être examinés pour s’assurer
de la qualité des produits offerts.
Faire la distinction entre le Bordereau des Prix Unitaires
(BPU) et le cadre du Devis Quantitatif Estimatif (DQE).
Veiller à la traçabilité de la restitution des chèques déposés
au titre de la garantie de soumission des candidats évincés.
Ne pas accepter les chèques certifiés au titre de la garantie de
soumission.
Les lettres d’information des candidats non retenus doivent
être transmises conformément aux dispositions de l’article 68
du CMP. L’information des soumissionnaires non retenus du
rejet de leurs offres est une formalité essentielle de
l’achèvement de la procédure de passation et donne
également le point de départ du délai de recours offert aux
candidats contre la, procédure ou contre le marché.
Etre précis sur les modalités de facturation et ne laisser
aucune marge de manœuvre à la sous-commission d’analyse
sur le choix des devis à comparer.
Veiller à ce que les lettres de soumission soient correctement
renseignées notamment en y indiquant le montant de l’offre.
Faire la distinction entre la notification de l’attribution et la
notification du marché.
Ne pas inciter les attributaires à une exécution anticipée d’un
marché non approuvé ce qui constitue une violation des
dispositions des articles 73, 74, 75 et 76 du CMP.
Les membres de la sous-commission d’analyse ne doivent
pas participer à la réception.
Commentaires de l’Autorité
Contractante
Le MDNAC a suivi toutes les procédures de passation
d’un marché restreint et le DAO a été transmis à la DNCMP
pour ANO.
Le MDNAC prend acte de toutes les
recommandations.
Appréciation du Consultant Toutes les observations et recommandations formulées dans
notre rapport provisoire sont maintenues.
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
75
APPEL D’OFFRES RESTREINT DNCMP/179/F/2011
ACQUISITION DE 12 000 TENUES DE COMBAT
Date de transmission de la
demande d’autorisation de
passer un marché par AOR
(article 27 du CMP)
Lettre 520/1965/04.12 du 8 octobre 2010
Date d’ANO de la DNCMP
sur la demande
10 novembre 2010 par lettre N° 549/2411/AM/CSF/2010
Date de publication Le dossier ne comprend pas le support de publicité du choix
de la consultation restreinte pour cette acquisition. Il s’agit
d’une exigence de l’article 27 du CMP à laquelle il convient
de se conformer pour donner la latitude à de potentiels
candidats non invités de se manifester et de contester au
besoin les modalités de constitution de la liste restreinte.
Les lettres d’invitation sont datées du 04 mai 2011 et la date
d’ouverture des plis est programmée pour le 17 juin 2011.
Date limite de dépôt des
offres
17 juin 2011
Délai de préparation des
offres
43 jours
Date d’ouverture des plis 17 juin 2011
Sous-commission d’ouverture et d’analyse désignée par lettre
N°520/1456/04.12 du 15 juin 2011.
Période validité des offres 120 jours dans le DAO mais à l’ouverture le président de la
Commission de Passation des Marchés a précisé que ce délai
est de 90 jours ; il s’agit d’une entorse au principe
d’intangibilité du règlement de la consultation. Les délais de
livraison mentionnés dans les offres sont bien de 120 jours
comme prévu dans le DAO.
Garantie de soumission
FBU
10 000 000
Date de l’évaluation
technique
26 avril 2011
Sous-commission d’ouverture et d’analyse désignée par lettre
N°520/1456/04.12 du 15 juin 2011.
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
76
Date d’attribution -
Date de demande d’ANO à
la DNCMP sur le procès-
verbal d’attribution
7 juillet 2011 par lettre N°520/CAB/1624/04.12 (d’après
l’ANO de la DNCMP, la demande du MDNAC n’est pas
classée dans le dossier de marché)
Date d’ANO de la DNCMP
sur le procès-verbal
d’attribution
17 juillet 2011 par lettre N°549/1126/SM/CSF/2011
Date de notification
d’attribution
Lettre de commande 520/1758/04.12 (source lettre
d’acceptation de la non prise en compte des pénalités)
Date de publication de
l’attribution provisoire
Non Communiquée
Date de demande d’ANO à
la DNCMP sur le projet de
contrat
Non Communiquée
Date d’ANO de la DNCMP
sur le projet de contrat
Non formalisée
Date de souscription -
Date d’approbation -
Date de notification
définitive
-
Date d’information des
candidats non retenus et
restitution des garanties de
soumission
Les lettres d’information des candidats non retenus ne sont
pas classées ; ces lettres doivent être transmises
conformément aux dispositions de l’article 68 du CMP.
Date de publication de l’avis
d’attribution définitive
Non communiquée
Délai d’exécution 120 jours dans
Attributaire NANJING JIHUA
Montant du marché 576 000 USD 808 035 840 FBU
Non conformités
Une disposition du DAO indique que le soumissionnaire
gagnant devra mettre à la disposition de trois personnes tous
les moyens nécessaires à l’accomplissement de la vérification
partielle de la conformité des marchandises dans les usines
de fabrication conformément à la législation burundaise en
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
77
vigueur en la matière (ticket d’avion, frais de mission et de
séjour,…). La production d’échantillons au moment de la
soumission, la soumission, l’exigence de fiches techniques
délivrées par des organismes de normalisation, l’évaluation
au regard desdites normes bien identifiées et indiquées dans
le dossier de consultation est préférable à cette clause
susceptible de créer des liens entre l’attributaire et le
personnel de l’Autorité Contractante au détriment des intérêts
de cette dernière. Il s’y ajoute que les bonnes pratiques
internationales indiquent que : « l’Acheteur ou son
représentant autorisé aura le droit d’assister aux essais et / ou
aux inspections étant entendu que l’Acheteur supportera la
totalité des frais et dépenses engagées à cet effet, y compris
mais pas exclusivement, tous les frais de déplacement, de
subsistance et d’hébergement ». Il aurait donc fallu que le
dossier d’appel d’offres précise la durée des missions et les
taux officiels appliqués pour les per diem, afin de permettre
aux soumissionnaires de chiffrer ces dépenses dans leurs
offres. Ceci devrait également permettre d’éviter de discuter
des montants de cette rubrique a posteriori.
Le dossier ne comprend pas le support de publicité du choix
de la consultation restreinte pour cette acquisition (secret
défense). Il s’agit d’une exigence de l’article 27 du CMP à
laquelle le MDNAC ne peut pas se conformer en raison du
secret défense.
Le PVO ne donne aucune indication sur la présence ou non
des pièces requises à l’ouverture au regard des dispositions
de l’article 10 du DAO. Le PVO indique que l’analyse sera
effectuée par une sous-commission désignée par le Président
de la Commission d’Ouverture. Il y’a lieu d’être plus précis
sur les termes utilisés. L’ouverture des plis est faite par une
sous-commission d’ouverture désignée par le Président de la
Commission de Passation des Marchés elle-même instituée
par le Président de la Cellule de Gestion des Marchés Publics
du MDNAC. Le Président de la Commission de Passation
des Marchés désigne également les membres de la sous-
commission d’analyse. Nous notons que la même
commission est instituée pour effectuer les opération
d’ouverture et d’analyse des offres en violation des
dispositions de l’article 19 du décret 100/123 portant
création, organisation et fonctionnement des CGPM.
Le tableau de contrôle de la conformité des pièces
administratives ne donne pas d’indications sur l’identité de
la banque émettrice de la garantie de soumission, ni sur la
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
78
date limite de validité desdites garanties ; le tableau doit
lister toutes les pièces requises et mentionner si elles ont été
fournies ou pas fournies, leurs dates limite de validité…Par
ailleurs les fiches techniques des produits ont été requises et
aucun des candidats n’a produit de fiche technique
contrairement à ce qui est mentionné dans le PVO. Une fiche
technique d’un produit comprend : l’identification du produit
(photo par exemple), la marque, le modèle, la référence,
l’origine de fabrication, les informations techniques sur le
produit (taille, poids, pointure, les couleurs, la forme, la
composition, le conditionnement….), les informations
commerciales (garanties, services liés au produit,
livraisons…), l’image de marque, la notoriété, les références
commerciales…
Le contrôle de la conformité technique des offres a été
effectué sur la base de « fiches techniques » qui ne sont que
la reproduction fidèle des spécifications techniques du
DAO par les soumissionnaires qui ne donnent aucune
indication sur le descriptif des produits offerts par les
candidats pour satisfaire les besoins exprimés dans le DAO.
Des échantillons n’ont pas été requis pour s’assurer de la
qualité des produits alors que pour ce type de fournitures
lesdits échantillons doivent être requis ; le DAO ne définit
aucun critère de qualification des candidats notamment en
apportant la preuve de l’exécution de marchés analogues,
leur qualité de fabricant des fournitures…
Contrairement à ce qui est mentionné dans le rapport
d’évaluation aucun des candidats n’a remis de bordereau des
prix unitaires ; leurs offres comprennent le devis quantitatif
estimatif qui est considéré à tort comme bordereau de prix
unitaire.
Les copies des attestations de mainlevée des garanties de
soumission des candidats évincés.
Les lettres d’information des candidats non retenus ne sont
pas classées ; ces lettres doivent être transmises
conformément aux dispositions de l’article 68 du CMP.
Recommandations Voir fiche ci-avant
Commentaires de l’Autorité
Contractante
Le MDNAC a demandé et a bel et bien reçu les
autorisations préalables auprès de la DNCMP.
Le MDNAC prend acte de toutes les
recommandations comme indiquées ci – haut.
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
79
Appréciation du Consultant Toutes les observations et recommandations formulées dans
notre rapport provisoire sont maintenues.
EXERCICE 2012
APPEL D’OFFRES RESTREINT DNCMP/2699/F/2011
ACQUISITION D’EFFETS D’HABILLEMENT
30 000 BERETS ET 90 000 CHAUSSETTES
Date de transmission de la
demande d’autorisation de passer
un marché par AOR (article 27 du
CMP)
Lettre 520/1138/04.12 du 9 mai 2011
Date d’ANO de la DNCMP sur la
demande
13 mai 2011 par lettre N° 549/661/AM/CSF/2011
Date de publication Le dossier ne comprend pas le support de publicité du
choix de la consultation restreinte pour cette
acquisition. Il s’agit d’une exigence de l’article 27 du
CMP à laquelle il convient de se conformer pour
donner la latitude à de potentiels candidats non invités
de se manifester et de contester au besoin les
modalités de constitution de la liste restreinte.
Les lettres d’invitation sont datées du 20 juillet 2011
et la date d’ouverture des plis est programmée pour le
23 août 2011.
Date limite de dépôt des offres 23 août 2011
Délai de préparation des offres 33 jours
Date d’ouverture des plis 23 août 2011
Commission d’ouverture et d’analyse désignée par
lettre N°520/2063/04.12 du 18 août 2011.
Période validité des offres 90 jours.
Garantie de soumission FBU 5 000 000.
Date de l’évaluation technique 26 avril 2011
Commission d’ouverture et d’analyse désignée par
lettre N°520/2063/04.12 du 18 août 2011.
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
80
Date d’attribution -
Date de demande d’ANO à la
DNCMP sur le procès-verbal
d’attribution
7 juillet 2011 par lettre N°520/CAB/1624/04.12
(d’après l’ANO de la DNCMP, la demande du
MDNAC n’est pas classée dans le dossier de marché)
Date d’ANO de la DNCMP sur le
procès-verbal d’attribution
17 juillet 2011 par lettre N°549/1126/SM/CSF/2011
Date de notification d’attribution Lettre de commande 520/1758/04.12 (source lettre
d’acceptation de la non prise en compte des pénalités)
Date de publication de
l’attribution provisoire
Non Communiquée
Date de demande d’ANO à la
DNCMP sur le projet de contrat
Non Communiquée
Date d’ANO de la DNCMP sur le
projet de contrat
Non formalisée
Date de souscription -
Date d’approbation -
Date de notification définitive -
Date d’information des candidats
non retenus et de restitution des
garanties de soumission
Les lettres d’information des candidats non retenus ne
sont pas classées ; ces lettres doivent être transmises
conformément aux dispositions de l’article 68 du
CMP.
Date de publication de l’avis
d’attribution définitive
Non communiquée
Délai d’exécution 120 jours dans
Attributaire NANJING JIHUA
Montant du marché 1 567 308 309 FBU
Examen de l’exécution du marché
et du contrat
Le 13 novembre 2012 l’attributaire a saisi le MDNAC
pour demander la non application des pénalités de
retard en raison du non paiement de l’avance de
démarrage et de la non transmission d’éléments
demandés pour entamer la confection (éléments non
précisés dans la lettre) ; le 10 décembre 2012, le
MDNAC a accédé à la requête de l’attributaire jugeant
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
81
les raisons invoquées fondées..
Aucun élément portant réception effective des
équipements militaires ne figure dans le dossier de
marché.
Règlement Aucune pièce de règlement n’est classée dans le
dossier de marché.
Non conformités
Une disposition du DAO (article 11) indique que le
soumissionnaire gagnant devra mettre à la disposition
de trois personnes tous les moyens nécessaires à
l’accomplissement de la vérification partielle de la
conformité des marchandises dans les usines de
fabrication conformément à la législation burundaise
en vigueur en la matière (ticket d’avion, frais de
mission et de séjour,…). La production d’échantillons
au moment de la soumission, l’exigence de fiches
techniques délivrées par des organismes de
normalisation, l’évaluation au regard desdites normes
bien identifiées et indiquées dans le dossier de
consultation est préférable à cette clause. Il s’ ajoute
que les bonnes pratiques internationales indiquent
que : « l’Acheteur ou son représentant autorisé aura le
droit d’assister aux essais et / ou aux inspections étant
entendu que l’Acheteur supportera la totalité des frais
et dépenses engagées à cet effet, y compris mais pas
exclusivement, tous les frais de déplacement, de
subsistance et d’hébergement ». .
Le dossier ne comprend pas le support de publicité du
choix de la consultation restreinte pour cette
acquisition (secret défense). Il s’agit d’une exigence
de l’article 27 du CMP à laquelle le MDNAC ne peut
pas se conformer en raison du secret défense.
Le PVO ne donne aucune indication sur la présence ou
non des pièces requises à l’ouverture au regard des
dispositions de l’article 10 du DAO. Le PVO indique
que l’analyse sera effectuée par une sous-commission
désignée par le Président de la Commission
d’Ouverture. Il y’a lieu d’être plus précis sur les
termes utilisés. L’ouverture des plis est faite par une
sous-commission d’ouverture désignée par le
Président de la Commission de Passation des Marchés
elle-même instituée par le Président de la Cellule de
Gestion des Marchés Publics du MDNAC. Le
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
82
Président de la Commission de Passation des Marchés
désigne également les membres de la sous-
commission d’analyse. Nous notons que la même
commission est instituée pour effectuer les opération
d’ouverture et d’analyse des offres en violation des
dispositions du décret 100/123 portant création,
organisation et fonctionnement des CGPM.
Le tableau de contrôle de la conformité des pièces
administratives ne donne pas d’indications sur
l’identité de la banque émettrice de la garantie de
soumission, ni sur la date limite de validité desdites
garanties ; le tableau doit lister toutes les pièces
requises et mentionner si elles ont été fournies ou pas
fournies, leurs dates limite de validité…Par ailleurs les
fiches techniques des produits ont été requises et
aucun des candidats n’a produit de fiche technique
contrairement à ce qui est mentionné dans le PVO.
Une fiche technique d’un produit comprend :
l’identification du produit (photo par exemple), la
marque, le modèle, la référence, l’origine de
fabrication, les informations techniques sur le produit
(taille, poids, pointure, les couleurs, la forme, la
composition, le conditionnement….), les informations
commerciales (garanties, services liés au produit,
livraisons…), l’image de marque, la notoriété, les
références commerciales…
Le contrôle de la conformité technique des offres a été
effectué sur la base de « fiches techniques » qui ne
sont que la reproduction fidèle des spécifications
techniques du DAO par les soumissionnaires qui ne
donnent aucune indication sur le descriptif des
produits offerts par les candidats pour satisfaire les
besoins exprimés dans le DAO. Des échantillons n’ont
pas été requis pour s’assurer de la qualité des produits
alors que pour ce type de fournitures lesdits
échantillons doivent être requis ; le DAO ne définit
aucun critère de qualification des candidats
notamment en apportant la preuve de l’exécution de
marchés analogues, leur qualité de fabricant des
fournitures…
Contrairement à ce qui est mentionné dans le rapport
d’évaluation aucun des candidats n’a remis de
bordereau des prix unitaires ; leurs offres comprennent
le devis quantitatif estimatif qui est considéré à tort
comme bordereau de prix unitaire.
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
83
Les copies des attestations de mainlevée des garanties
de soumission des candidats évincés.
Les lettres d’information des candidats non retenus ne
sont pas classées ; ces lettres doivent être transmises
conformément aux dispositions de l’article 68 du
CMP.
Recommandations Voir ci-avant
Commentaires de l’Autorité
Contractante
Le dossier a suivi le cours normal malgré les
irrégularités non substantielles relevées par l’auditeur.
Le MDNAC prend acte de toutes les
recommandations comme indiquées ci – haut.
Le MDNAC prend acte de toutes les
recommandations comme indiquées ci – haut.
Appréciation du Consultant Toutes les observations et recommandations formulées
dans notre rapport provisoire sont maintenues.
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
84
APPEL D’OFFRES RESTREINT DNCMP/52/F/2012 - ACQUISITION
D’EQUIPEMENTS MILITAIRES
LOT N°1 : 25 000 TENUES DE COMBAT ET 30 000 BERETS - LOT N°2 : 90 000
CHAUSSETTES ET 2 000 CHAUSSURES « MOLIERES » - LOT N° 3 : 30 000
COUVERTURES - LOT N°4 : 34 000 METRES DE TISSU POUR TENUES DE
TRAVAIL (ETAT MAJOR, MARINE, AVIATION) ET 14 000 CEINTURONS
Date de transmission de la
demande d’autorisation de
passer un marché par AOR
(article 27 du CMP)
Lettre 520/222/04.12 du 2 février 2012 et N°520/262/04.12
du 3 février 2012 (informations tirées de la réponse de la
DNCMP la requête n’étant pas classée dans le dossier de
marché qui nous a été remis)
Date d’ANO de la DNCMP
sur la demande
10 février 2012 par lettre N° 549/208/DM/CSF/2012
Date limite de dépôt des
offres
20 mars 2012
Délai de préparation des
offres
28 jours
Date d’ouverture des plis 20 mars 2012
Une commission d’ouverture, d’analyse et d’attribution est
désignée par lettre N°520/784/04.12 du 16 mars 2012.
Notons que la règlementation interdit qu’un membre de la
sous-commission d’ouverture participe à l’analyse et qu’un
membre de la sous-commission d’analyse participe à la
réception.
Période validité des offres 90 jours
Garantie de soumission Lot N°1 : 5 000 000 Lot N°2 : 3 000 000 Lot N°3 :
3 000 000 Lot N°4 : 2 000 000
Date de l’évaluation
technique
20 mars 2012
La commission désignée par lettre N°520/784/04.12 du 16
mars 2012 a effectuée les opérations d’analyse en violation
du CMP.
Date d’attribution 20 mars 2012
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
85
Date de demande d’ANO à la
DNCMP sur le procès-verbal
d’attribution
Lettre N° 520/870/04.12 du 27 mars 2012
Date d’ANO de la DNCMP
sur le procès-verbal
d’attribution
3 avril 2012 par lettre N° 549/529/AM/CSF/2012
Date de notification
d’attribution
4 avril 2012
La lettre N° 520/DGAG/069/04.12 est intitulée "Notification
de marché » alors il s’agit plutôt de la notification de
l’attribution provisoire ; il y’a lieu d’utiliser les termes
appropriés à chaque stade de la procédure. Un marché n’est
notifié qu’une fois approuvé par l’Autorité d’approbation.
Date de publication de
l’attribution provisoire
Non publiée
Date de demande d’ANO à
la DNCMP sur le projet de
contrat
9 avril 2012 par lettre N°520/CAB/1003/04.12
Date d’ANO de la DNCMP
sur le projet de contrat
Non formalisée
Date de souscription 5 avril 2012
Date d’approbation 5 avril 2012
Date de notification
définitive
La lettre de marché est datée du 9 avril 2012.
Date d’information du
candidat non retenu et
restitution de sa garantie de
soumission
Les lettres d’information des candidats non retenus ne sont
pas classées ; ces lettres doivent être transmises
conformément aux dispositions de l’article 68 du CMP. Il
s’agit d’une formalité essentielle de l’achèvement de la
procédure de passation et détermine la date de départ du délai
de recours éventuels des candidats contre la procédure.
Date de publication de l’avis
d’attribution définitive
Non publiée
Délai d’exécution 90 jours
Attributaire NANJING JIHUA
Montant du marché 3 564 900 USD 5 523 773 995 FBU
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
86
Examen du rapport
d’analyse et de la
proposition d’attribution
Les quatre lots ont été attribués au soumissionnaire Nanjing
Jihua en raison du désistement de Micko Limited signifié à
l’Autorité Contractante le 21 mars 2012 au lendemain de
l’ouverture des offres.
Sous ce rapport, il convient de préciser que le candidat reste
engagé par son offre pendant la durée convenue dans le DAO
et dans sa lettre d’engagement. Le retrait d’une offre n’est
acceptable qu’avant la date limite de dépôt et d’ouverture des
offres. Dès lors que le candidat a déposé une offre qui a été
ouverte, il ne peut plus la retirer ; une des dispositions de la
lettre d’engagement stipule : « notre offre demeurera valide
pendant une période de 90 jours à compter de la date limite
fixée pour la remise des offres dans le dossier d’appel
d’offres… ». La sous-commission d’analyse devait par
conséquent proposer l’attribution sans tenir compte de la
lettre de désistement.
L’examen des offres a permis de noter des similitudes laissant
entrevoir que les offres des trois candidats proviennent de la même
source ou de sources liées d’où une incertitude sur la transparence
de la procédure.
Le contrôle de la conformité technique des offres a été effectué sur
la base de « fiches techniques » qui ne sont que la reproduction
fidèle des spécifications techniques du DAO par les
soumissionnaires qui ne donnent aucune indication sur le descriptif
des produits offerts par les candidats pour satisfaire les besoins
exprimés dans le DAO. Des échantillons n’ont pas été requis pour
s’assurer de la qualité des produits alors que pour ce type de
fournitures lesdits échantillons doivent être requis ; le DAO ne
définit aucun critère de qualification des candidats notamment en
apportant la preuve de l’exécution de marchés analogues, leur
qualité de fabricant des fournitures…
Contrairement à ce qui est mentionné dans le rapport d’évaluation
aucun des candidats n’a remis de bordereau des prix unitaires ;
leurs offres comprennent le devis quantitatif estimatif qui est
considéré à tort comme bordereau de prix unitaire.
Les copies des garanties de soumission ne sont pas classées dans le
dossier de marché de même que attestations de mainlevée des
garanties de soumission des candidats évincés.
Il est indiqué dans l’ANO de la DNCMP sur la proposition
d’attribution tout comme dans le procès verbal d’attribution
que le soumissionnaire ayant écrit une lettre de désistement
devra être sanctionné conformément à la loi. En fait, la
Commission de Passation des Marchés aurait dû proposer
l’attribution, constater la non acceptation, retenir la garantie
de soumission, faire un rapport circonstancié au CRD de
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
87
l’ARMP qui est habilité à prendre des sanctions.
Les lettres d’information des candidats non retenus ne sont
pas classées ; ces lettres doivent être transmises
conformément aux dispositions de l’article 68 du CMP.
Non conformités
Le dossier ne comprend pas le support de publicité du choix
de la consultation restreinte pour cette acquisition. Il s’agit
d’une exigence de l’article 27 du CMP à laquelle il convient
de se conformer pour donner la latitude à de potentiels
candidats non invités de se manifester et de contester au
besoin les modalités de constitution de la liste restreinte.
Une commission d’ouverture, d’analyse et d’attribution est
désignée par lettre N°520/784/04.12 du 16 mars 2012.
Notons que la règlementation interdit qu’un membre de la
sous-commission d’ouverture ne participe à l’analyse et
qu’un membre de la sous-commission d’analyse ne participe
à la réception.
Les quatre lots ont été attribués au soumissionnaire Nanjing
Jihua en raison du désistement de Micko Limited signifié à
l’Autorité Contractante le 21 mars 2012 au lendemain de
l’ouverture des offres.
Sous ce rapport, il convient de préciser que le candidat reste
engagé par son offre pendant la durée convenue dans le DAO
et dans sa lettre d’engagement. Le retrait d’une offre n’est
acceptable qu’avant la date limite de dépôt et d’ouverture des
offres. Dès lors que le candidat a déposé une offre qui a été
ouverte, il ne peut plus la retirer ; une des dispositions de la
lettre d’engagement stipule : « notre offre demeurera valide
pendant une période de 90 jours à compter de la date limite
fixée pour la remise des offres dans le dossier d’appel
d’offres… ». La sous-commission d’analyse devait par
conséquent proposer l’attribution sans tenir compte de la
lettre de désistement.
L’examen des offres a permis de noter des similitudes
laissant entrevoir que les offres des trois candidats
proviennent de la même source ou de sources liées d’où une
incertitude sur la transparence de la procédure.
Le contrôle de la conformité technique des offres a été
effectué sur la base de « fiches techniques » qui ne sont que
la reproduction fidèle des spécifications techniques du
DAO par les soumissionnaires qui ne donnent aucune
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
88
indication sur le descriptif des produits offerts par les
candidats pour satisfaire les besoins exprimés dans le DAO.
Des échantillons n’ont pas été requis pour s’assurer de la
qualité des produits alors que pour ce type de fournitures
lesdits échantillons doivent être requis ; le DAO ne définit
aucun critère de qualification des candidats notamment en
apportant la preuve de l’exécution de marchés analogues,
leur qualité de fabricant des fournitures…
Contrairement à ce qui est mentionné dans le rapport
d’évaluation aucun des candidats n’a remis de bordereau des
prix unitaires ; leurs offres comprennent le devis quantitatif
estimatif qui est considéré à tort comme bordereau de prix
unitaire.
Les copies des garanties de soumission ne sont pas classées
dans le dossier de marché de même que attestations de
mainlevée des garanties de soumission des candidats évincés.
Les lettres d’information des candidats non retenus ne sont
pas classées ; ces lettres doivent être transmises
conformément aux dispositions de l’article 68 du CMP.
L’accusé de réception requis dans l’article 8 de la lettre de
marché n’est pas classé. Cet article 8 indique que ledit
accusé de réception peut avoir des observations éventuelles.
Nous précisons que dès lors que la lettre de marché est
souscrite par l’attributaire, signée par la PRMP et approuvée
par l’Autorité d’approbation, le titulaire n’a plus à formuler
d’observations sur son contenu sauf dans la perspective d’un
avenant.
Recommandations Voir ci-avant
Commentaires de l’Autorité
Contractante
Le MDNAC prend acte de toutes les recommandations.
Appréciation du Consultant Toutes les observations et recommandations formulées dans
notre rapport provisoire sont maintenues.
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
89
4.3.4 MARCHES PASSES PAR APPEL D’OFFRES OUVERTS
EXERCICE 2011
AOON N° DNCMP/352/F/2010 Fourniture de combustibles
Date de transmission du DAO
N° DNCMP/352/F/2010 de
Non classée dans le dossier
Date d’ANO de la DNCMP sur
le DAO
Non formalisée
Date de publication 24 décembre 2010
Date limite de dépôt des offres 27 janvier 2011
Délai de préparation des offres 33 jours
Date d’ouverture des plis 27 janvier 2011 reportée au 15 février 2011 puis au 29
mars 2011
Période validité des offres 90 jours
Date de l’évaluation technique -
Date d’attribution -
Date de demande d’ANO à la
DNCMP sur le procès-verbal
d’attribution
11 avril 2011
Date d’ANO de la DNCMP sur
le procès-verbal d’attribution
15 avril 2011
Date de notification
d’attribution
20 avril 2011 (non transmise)
Date de publication de
l’attribution provisoire
-
Date de demande d’ANO à la
DNCMP sur le projet de contrat
27 mai 2011 et 1er
juin 2011 pour tous les lots
Lots 4 et 5 : 04 juillet 2011
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
90
Date d’ANO de la DNCMP sur
le projet de contrat
14 juillet 2011
Date de souscription -
Date d’approbation -
Date de notification définitive Lots 1, 2, 3 et 6 : 24 mai 2011
Lots 4 et 5 : 30 juin 2011
Date d’information des
candidats non retenus et
restitution des garanties de
soumission
-
Date de publication de l’avis
d’attribution définitive
-
Délai d’exécution Lots 2, 3 et 6 : 8 mois à compter du 1er
mai 2011
jusqu’au 31 décembre 2011
Garantie de soumission
Attributaires COODLP Lot
1
1 154 784 000 FBU TVAC
ONATOUR Lot
2
815 880 000 FBU TVAC
Lot
3
607 795 200 FBU TVAC
Lot
6
603 955 200 FBU TVAC
BRICOOP Lot
4
822 155 520 FBU TVAC
Lot
5
873 239 040 FBU TVAC
Montant total du marché en
FBU
4 877 808 960 FBU TVAC
Avis d’appel d’offres AAO N° 520/DGAG/.418/04.12
Addendum à l’AAO N° 520/DGAG/.418/04.12 :
14/01/11
25/01/11 : Lettre de report de la date d’ouverture des
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
91
offres prévue le 27/01/11 reportée au 15/02/2011.
Notification et publicité de
l’attribution provisoire
Lettres de notification d’attribution du 20/04/11 non
transmises
Lettre du MDNAC aux attributaires du 23/05/11 pour
changement du délai d’exécution à 8 mois à compter du
1er
mai 2011 jusqu’au 31 décembre 2011. Les quantités
sont ramenées à 6 924 720 Kgs pour ONATOUR et
3 138 000 Kgs pour COODLP.
Lettre du 24/05/11 d’ONATOUR, qui demande l’octroi
de l’acompte conformément à la notification du marché
suite à des problèmes de trésorerie qu’elle rencontre.
Publicité de l’attribution
définitive
Notification de l’attribution
définitive
Non publiée
Non conformités
La lettre de demande d’ANO du MDNAC et l’ANO de
la DNCMP sur le DAO n’ont pas été joints au dossier.
L’avis d’appel d’offres qui nous a été transmis ne
comporte pas la plupart des mentions obligatoires telles
que stipulées à l’article 44 du CMP à savoir la
qualification des candidats, les critères d’évaluation des
offres exprimés en termes monétaires, le délai pendant
lequel les candidats restent engagés par leurs offres, les
conditions auxquelles doivent répondre les offres,
notamment le montant de la caution de soumission. Ces
informations doivent être portées à la connaissance des
candidats potentiels pour leur permette de savoir s’ils
sont en mesure de participer à l’appel d’offres ou pas.
Son support de publicité n’a pas été mis à notre
disposition.
Cette procédure d’appel d’offres est entachée de
plusieurs irrégularités :
o l’appel d’offres a été lancé pour régulariser une
exécution anticipée d’opérations déjà confiées aux
fournisseurs ayant exécuté le marché antérieur de 2010,
o une offre irrecevable au regard des exigences relatives
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
92
aux justifications et informations à fournir au titre de la
conformité administrative a été admise pour examen
détaillé (attestation de non redevabilité délivrée par
l’OBR non transmise), nous rappelons que la lettre de
dérogation signée par le chef de cabinet du ministre des
finances ne peut pas faire office et venir en
remplacement de cette attestation ; cette irrégularité a été
entérinée par la DNCMP à travers son avis de non
objection N° 549/468/SM/CSF/2011 du 15 avril 2011.
Le procès verbal d’ouverture indique que cinq
entreprises avaient acheté le DAO mais n’en a énuméré
que quatre.
Dans le rapport d’analyse, nous avons constaté que les
pièces administratives (garantie de soumission,
attestations OBR et INSS…) requises n’ont pas été
détaillées pour procéder à la vérification de leur
conformité notamment leur durée de validité, la
commission s’est contentée de marquer la mention
« OK » sur chaque lot. D’ailleurs, sur ce même tableau,
la commission a omis de mentionner le lot 3 alors
qu’elle déclare par la suite que toutes les offres sont
conformes et sont acceptées pour l’analyse financière. Il
s’y ajoute que ce rapport d’analyse ne relate pas
l’analyse financière des offres qui a été effectuée. Ceci
n’a été retracé que dans le procès verbal d’attribution.
A l’ouverture des plis, d’une part, la commission a
soulevé le point sur le report successif de la date
d’ouverture des offres qui était dû à la question de
l’ONATOUR. En effet, le Ministre des Finances avait
adressé une demande de dérogation aux autorités
concernées (ARMP, DNCMP…) pour l’ONATOUR,
lettre qui a été considérée comme la dérogation en tant
que telle alors qu’il n’est pas possible de déroger à une
loi par une simple lettre, ceci constitue un acte de
prévarication.
D’autre part, l’entreprise SERAP a émis des
observations dans ce même PV en soulignant qu’elle n’a
pas été avisée à temps pour le report de la date
d’ouverture des plis du 29 mars 2011 alors que la lettre
de report est datée du 16 mars 2011, cette lettre ne
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
93
portant pas l’accusé de réception de cette entreprise,
nous n’avons pas l’assurance qu’elle l’a reçue à temps
ou non. De plus, nous jugeons non équitable le fait que
la date d’ouverture des plis soit reportée pour régler le
cas de l’ONATOUR alors que les pièces administratives
de SETRAP ne puissent pas être acceptées car étant
expirées à cause de ces nombreux reports. Nous
estimons qu’un délai supplémentaire aurait pu être
accordé à ce soumissionnaire pour transmettre ces pièces
en bonne et due forme car la faute ne lui est pas
imputable, d’autant plus qu’ONATOUR n’avait pas
fourni l’attestation de redevabilité de l’OBR mais son
offre a été tout de même acceptée, ceci constitue une
entrave aux trois principes de la passation des marchés
publics à savoir l’égalité de traitement des candidats, le
libre accès à la commande publique et la transparence de
la procédure.
Le rapport d’évaluation et le procès verbal d’attribution
ne sont pas datés.
Aucune distinction n’a été faite sur la séparation des
membres des sous commissions d’ouverture et
d’analyse. Une commission de passation des marchés a
été formellement nommée et les mêmes membres de
cette commission ont procédé aux opérations
d’ouverture et d’analyse des offres en violation de
l’article 19 du décret N° 100/123 du juillet 2008 portant
création, organisation et fonctionnement de la CGMP.
La commission de réception comprend également quatre
des membres de cette commission de passation des
marchés, ceux qui réceptionnent ne peuvent pas être les
mêmes que ceux qui sont intervenus durant toute la
procédure de passation, ils doivent être indépendants.
Les lettres de notification d’attribution du marché (20
avril 2011) auxquelles fait référence le MDNAC dans sa
lettre du 23 mai 2011 adressée aux attributaires du
marché et qui ont porté sur le délai d’exécution du
marché qui a été modifié par cette lettre du 23 mai 2011
n’ont pas été versées au dossier.
Dans cette lettre, le MDNAC demande aux prestataires
de continuer les livraisons en attendant la signature du
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
94
contrat, incitant ces derniers à une exécution anticipée
des contrats en violation des articles 75 et 76 du CMP.
Ces lettres mentionnent à l’occasion que les quantités
des combustibles des lots gagnés par les
soumissionnaires ONATOUR et COODLP ont été revus
à la baisse, cependant, n’étant pas en possession du
DAO, nous n’avons pas l’assurance que des marges de
fluctuation avaient été prévues dans ce dernier. Les
lettres d’information des candidats non retenus du rejet
de leurs offres n’ont pas été classées dans le dossier en
violation de l’article 68 du CMP.
Les supports de publicité des avis d’attribution
provisoire et définitive n’ont pas été versés dans le
dossier en violation des articles 68 et 76 du CMP.
L’ANO de la DNCMP sur le contrat n’a pas été non plus
joint au dossier en violation des articles 72 et 73 du
CMP.
Les contrats des trois prestataires qui nous ont été
transmis sont signés et approuvés par les autorités
compétentes notamment le Ministre des Finances mais
ne sont pas datés.
Aucun document lié à l’exécution (factures, bons de
commandes, bordereaux d’expédition, garantie de bonne
exécution…) et au règlement (chèque, ordre de virement
ou bon d’engagement) n’a été joint au dossier pour
attester de l’effectivité des prestations.
Recommandations Veiller au classement et à l’archivage exhaustif des
documents pour une bonne tenue des dossiers de
marchés.
Se conformer aux dispositions de l’article 44 du CMP
sur le contenu de l’avis d’appel d’offres.
Eviter la régularisation notamment l’exécution anticipée
des marchés.
Veiller au respect des trois principes qui régissent la
passation des marchés publics à savoir le livre accès à la
commande publique, l’égalité de traitement des
candidats et la transparence des procédures.
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
95
Etablir dans le procès verbal d’ouverture un tableau
détaillé et précis sur la vérification des pièces
administratives y compris leur durée de validité.
Veiller à procéder à une évaluation des offres techniques
détaillée en bonne et due forme.
Veiller à ce que les dérogations faites soient basées sur
un texte réglementaire bien précis.
Dater les procès verbaux.
Veiller au respect de l’article 19 du décret 100/123 du 11
juillet 2008 sur les sous commissions d’ouverture et
d’analyse des marchés.
Prévoir au DAO une clause relative à la marge de
fluctuation des quantités à commander.
Se conformer aux dispositions des articles 68, 72, 73 et
76 du CMP.
Commentaires de l’Autorité
Contractante
Le MDNAC prend acte des recommandations
émises mais souligne que leur prise en compte serait
effective par application d’un code défense et sécurité
tenant compte des particularités des corps de défense et
de sécurité, ce qui n’exclut ni les contrôles à priori ou à
postériori ni le respect des principes généraux de
transparence, de libre accès à la commande publique et
d’égalité de traitement des candidats en concurrence.
Appréciation du Consultant Toutes les observations et recommandations formulées
dans notre rapport provisoire sont maintenues.
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
96
AOON N° DNCMP/363/F/2011
ACHAT DE CARBURANT
Marché de base Avenant N°1 Objet de la
LCN° 520/721/04.12 à la
LC N° 520/809/04.12
Date de transmission du
DAO N° 363/F/2011 de
Janvier 2011
- -
Date d’ANO de la DCMP
sur le DAO
- -
Date de publication 10 janvier 2011 N/A
Date limite de dépôt des
offres
10 février 2011 N/A
Délai de préparation des
offres
30 jours N/A
Date d’ouverture des plis 10 février 2011 N/A
Période validité des offres 90 jours N/A
Date d’attribution Analyse et attribution
condensées
Date de l’attestation
d’existence de crédits
- -
Date de demande d’ANO à la
DNCMP sur le procès-verbal
d’attribution
03 mars 2011 -
Date d’ANO de la DNCMP
sur le procès-verbal
d’attribution
08 mars 2011 -
Date de notification
d’attribution
- -
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
97
Date de publication de
l’attribution provisoire
- -
Date de demande d’ANO à
la DNCMP sur le projet de
contrat
15 mars 2011 Transmission de l’avenant à
la DNCMP le 13 mars 2012
pour demande de visa
Date d’ANO de la DCMP
sur le projet de contrat
- ANO sur l’avenant DNCMP
N° 549/333/NC/CS/2012 du
29 février 2012
Date de souscription 22 mars 13 mars 2012
Date d’approbation 22 mars 2011 par le
MDNAC et le Ministre des
Finances
13 mars 2012
Date d’immatriculation N/A N/A
Date de notification
définitive
23 mars 2011 13 mars 2012 (date de la
lettre de marché ; il n’y a pas
de lettre formelle de
notification de l’avenant
Date d’enregistrement du
contrat
- Non enregistré
Date d’information du
candidat non retenu et
restitution de sa garantie de
soumission
- N/A
Date de publication de l’avis
d’attribution définitive
- N/A
Délai d’exécution 90 jours -
Garantie de soumission Lot 1 : 10 000 000 FBU
Lot 2 : 1 000 000 FBU
-
Garantie de bonne
exécution
Non Constituée Non Constituée bien que
prévue dans la clause VII du
contrat.
Attributaire Niyokindi Didier Niyokindi Didier
Montant du marché en FBU 3 323 300 000 439 319 850
Notification et publicité de -
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
98
l’attribution provisoire
Publicité de l’attribution
définitive
Notification de l’attribution
définitive
-
Non conformités
Il est indiqué au point D.8 de l’avis d’appel d’offres que
« Toute personne intéressée par l’appel d’offres devra
acheter le DAO à retirer sur présentation d’un bordereau de
versement d’un montant de 25 000 FBU à verser sur le
compte ouvert à la BRB au nom de l’ARMP et d’un
bordereau de versement de 25 000 FBU à verser sur le
compte de la BRB au nom de l’Ordonnateur Trésorier du
Burundi (OTBU) ». A l’examen des quatre bordereaux de
versement, nous avons noté que la totalité de la somme de
50 000 FBU a été versée au compte de l’OTBU et non en
deux versements séparés comme indiqué ci-avant.
Une incohérence est notée concernant le délai d’exécution
mentionné dans l’avis d’appel d’offres et le contrat qui est de
90 jours au maximum alors que l’article 2 du RPAO indique
que le soumissionnaire retenu doit livrer les fournitures dans
un délai de 30 jours à compter de la date de notification de
l’entrée en vigueur du marché.
La lettre de demande d’ANO du MDNAC et l’ANO de la
DNCMP sur le DAO n’ont pas été joints au dossier.
L’avis d’appel d’offres qui nous a été transmis ne comporte
pas la plupart des mentions obligatoires tel stipulé à l’article
44 du CMP à savoir la qualification des candidats, les critères
d’évaluation des offres exprimés en termes monétaires, le
délai pendant lequel les candidats restent engagés par leurs
offres, les conditions auxquelles doivent répondre les offres,
notamment le montant de la caution de soumission. Ces
informations doivent être portées à la connaissance des
candidats potentiels pour leur permette de savoir s’ils sont en
mesure de participer à l’appel d’offres ou pas. Son support de
publicité n’a pas été mis à notre disposition.
L’article 34 du RPAO stipule que l’attributaire fournira une
GBE dans les 28 jours qui suivent la réception de la lettre de
marché. Il convient de noter que la garantie de bonne
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
99
exécution ne peut être demandée au Garant que sur la base
d’un marché dûment approuvé par l’autorité compétente. Ce
qui n’est pas le cas du marché soumis à l’attributaire pour
signature.
Il est indiqué au point E des DPAO que « les quantités
peuvent être augmentées ou diminuées d’un pourcentage
selon la capacité financière du maître de l’ouvrage ». Il aurait
fallu que l’AC précise et fixe les marges de fluctuation de la
masse des fournitures.
Aucune distinction n’a été faite sur la séparation des
membres des sous commissions d’ouverture et d’analyse.
Une commission de passation des marchés a été
formellement nommée et les mêmes membres de cette
commission ont procédé aux opérations d’ouverture et
d’analyse des offres en violation de l’article 19 du décret N°
100/123 du juillet 2008 portant création, organisation et
fonctionnement de la CGMP.
L’article 34 du RPAO relatif à la caution de bonne exécution
indique un délai de constitution de la GBE de 28 jours après
la notification du marché donc il vient en contradiction avec
le point G des DPAO qui précise que l’attributaire fournira
une GBE dans les 10 jours qui suivent la notification du
marché. Ces deux articles ne sont pas conformes à l’article
97 du CMP.
Le procès verbal de réception du 06 juin 2011 indique que
465 000 litres de gasoil et 40 000 litres d’essence ont été
réceptionnés le 1er
juin 2011, procès verbal qui a été signé
par tous les membres de la commission de réception et le
fournisseur.
Cependant, nous avons noté en fin de procès verbal, des
annotations des membres de la commission désignés pour
représenter la DNCMP à la réception, qui précisent en détail
le nombre de litres de carburant qui a été livré à différents
endroits qui s’élève à 120 000 litres mais une erreur a été
commise sur la quantité totale mentionnée par ces
contrôleurs qui ont avancé un nombre total de 140 000 litres
en lieu et place des 120 000 litres. Ces membres de la
DNCMP rajoutent qu’ils n’ont été présents que lors de la
livraison des 140 000 litres avec les bordereaux à l’appui, le
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
100
reste a été réceptionné par la commission de réception en
l’absence de la DNCMP. Par conséquent, nous n’avons pas
l’assurance que la totalité des 465 000 litres a été
effectivement réceptionnée tel indiqué dans le procès verbal
de réception.
La lettre de notification d’attribution provisoire et les lettres
d’information des candidats non retenus du rejet de leurs
offres n’ont pas été classées dans le dossier en violation de
l’article 68 du CMP.
Les supports de publicité des avis d’attribution provisoire et
définitive n’ont pas été versés dans le dossier en violation des
articles 68 et 76 du CMP. L’ANO de la DNCMP sur le
contrat n’a pas été non plus joint au dossier de marché.
Le marché a été justifié à hauteur 2 722 695 950 FBU suivant
les factures classées dans le dossier, les quantités livrées sont
au nombre total de 80 000 litres pour l’essence et 230 000
litres de gasoil selon les bordereaux d’expédition joints au
dossier, ceci ne reflète pas les informations inscrites dans le
PV de réception du 06 juin 2011 qui indique que 465 000
litres de gasoil et 40 000 litres d’essence ont été réceptionnés
par la commission de réception et qu’il restait 1 535 000
litres de gasoil et 60 000 litres d’essence à livrer. Les
justificatifs du carburant restant à livrer n’ont pas versés au
dossier.
AVENANT
Le rapport de la commission d’analyse du réajustement de
prix est daté du 23 mars 2011 soit un jour après la signature
de l’avenant par l’attributaire. Ce second rapport fait suite
aux observations formulées par la DNCMP sur la méthode de
calcul utilisée pour déterminer le montant de l’ajustement à
opérer.
Cette révision de prix quoique justifiable au regard de la
nature des produits pétroliers qui subissent les aléas du
marché international n’en constitue pas moins une violation
des dispositions de l’article 106 du Code des Marchés
Publics car : « …les conditions de révision des prix doivent
être expressément prévues par le marché en vertu d’une
clause de révision du prix stipulée au marché par application
des indices de prix officiels nationaux… ». Nous notons sous
ce rapport que l’article 1 de la lettre de commande stipule
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
101
que le marché est à prix ferme non actualisable et non
révisable sauf en cas de changement officiel de la structure
des prix….. Cette clause aurait dû être corrigée dans le DAO
et/ou lors de la revue du contrat par la DNCMP notamment
en y rajoutant la formule de révision des prix car les
modalités de détermination de l’ajustement doivent être
clairement indiquées dans le règlement de la consultation.
Ainsi, l’absence de formule de révision de prix a entrainé les
errements de la Commission de Passation des Marchés pour
la détermination du montant de l’ajustement opéré. En
somme, il s’agit d’un avenant non conforme à la loi qui porte
sur un montant de 439 319 850 FBU en lieu de place des
619 284 900 FBU initialement calculés sur la base du prix
CIF de soumission en lieu et place du prix CIF majoré de la
TVA mais hors droits d’accises et sur les quantités non
encore livrées. Nous rappelons au passage que le marché à
prix ferme est actualisable entre la date est actualisable entre
la date limite de validité de l’offre et la date de notification
du marché. Il y’a lieu de veiller à corriger les clauses
interdisant l’actualisation des marchés.
Par ailleurs, les ajustements de prix résultant de l’application
de la révision de prix prévue au contrat ne donnent pas lieu à
la conclusion d’un avenant (article 108 d) du CMP).
Recommandations Révision de prix.
La formule de révision des prix doit être insérée au contrat
dans une clause explicite indiquant la date d’établissement du
prix initial de référence (Prix CIF fors droits d’accise mais
TVA comprise à la date de soumission et non à la date de
signature du contrat comme le suggère la DNCMP), la base
de calcul de la révision qui doit être le volume non encore
livré à la date de modification de la structure officielle des
prix du carburant indiquée par ordonnance ministérielle
Commentaires de l’Autorité
Contractante
Le MDNAC a respecté les procédures de passation et
d’exécution du marché de base à l’ exception des délais de
livraison prorogés par manque des PCL à capacité suffisante
pour stocker toute la quantité demandée.
Le MDNAC va désormais insérer la formule de
révision des prix au DAO, ce qui lui permettra de respecter le
taux maximal des avenants autorisés pour chaque exercice
budgétaire.
Appréciation du Consultant Toutes les observations et recommandations formulées dans
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
102
notre rapport provisoire sont maintenues.
AOOI N° DNCMP/68/F/2011
FOURNITURE DE L’HUILE DE PALME INDUSTRIELLE (806 398 LITRES)
Date de transmission du
DAO N° 68/F/2011 de
Février 2011
-
Date d’ANO de la DCMP
sur le DAO
-
Date de publication 21 février 2011
Date limite de dépôt des
offres
22 mars 2011
Délai de préparation des
offres
28 jours
Date d’ouverture des plis 30 mars 2011
Période validité des offres 90 jours
Date de l’évaluation
technique
05 avril 2011
Date d’attribution PV non daté
Date de l’attestation
d’existence de crédits
-
Date de demande d’ANO à la
DNCMP sur le procès-verbal
d’attribution
11 avril 2011
Date d’ANO de la DNCMP
sur le procès-verbal
15 avril 2011
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
103
d’attribution
Date de notification
d’attribution
20 avril 2011
Date de publication de
l’attribution provisoire
-
Date d’ANO de la DCMP
sur le projet de contrat
-
Date de souscription 28 avril 2011
Date d’approbation 28 avril 2011 par le Ministre de la DNAC et le Ministre des
Finances
Date d’immatriculation -
Date de notification
définitive
04 mai 2011
Date d’enregistrement du
contrat
-
Date d’information du
candidat non retenu et
restitution de sa garantie de
soumission
-
Date de publication de
l’avis d’attribution
définitive
-
Délai d’exécution Une année calendaire (10 mois) à partir de la date de
signature du contrat
Garantie de soumission Lot N° 1 1 RM 4 000 000
Lot N° 2 2 RM 1 500 000
Lot N° 3 3 RM 1 000 000
Lot N° 4 4 RM 1 000 000
Lot N° 5 5 RM 1 500 000
Attributaire HPB
Montant du marché en
FBU
1 981 033 272 FBU TVAC
Notification et publicité de
l’attribution provisoire
Notification d’attribution provisoire le 20/04/11
Pas d’avis d’attribution provisoire
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
104
Publicité de l’attribution
définitive
Notification de l’attribution
définitive
Notification définitive le 05/05/11
Pas d’avis d’attribution définitive
Non conformités
La lettre de demande d’ANO du MDNAC et l’ANO de la
DNCMP sur le DAO n’ont pas été joints au dossier.
L’avis d’appel d’offres qui nous a été transmis ne comporte
pas la plupart des mentions obligatoires tel stipulé à l’article
44 du CMP à savoir la qualification des candidats, les critères
d’évaluation des offres exprimés en termes monétaires, le
délai pendant lequel les candidats restent engagés par leurs
offres, les conditions auxquelles doivent répondre les offres,
notamment le montant de la caution de soumission. Ces
informations doivent être portées à la connaissance des
candidats potentiels pour leur permette de savoir s’ils sont en
mesure de participer à l’appel d’offres ou pas. Son support de
publicité n’a pas été mis à notre disposition, cependant, la
lettre de commande adressée au journal le « Le Renouveau »
pour la publication est classée dans le dossier.
L’article 35 du RPAO stipule que l’attributaire fournira une
GBE dans les 10 jours qui suivent la réception de la lettre de
marché. Il convient de noter que la garantie de bonne
exécution ne peut être demandée au Garant que sur la base
d’un marché dûment approuvé par l’autorité compétente. Ce
qui n’est pas le cas du marché soumis à l’attributaire pour
signature.
Il est indiqué au point E des DPAO que « les quantités
peuvent être augmentées ou diminuées d’un pourcentage
selon la capacité financière du maître de l’ouvrage ». Il aurait
fallu que l’AC précise et fixe les marges de fluctuation de la
masse des fournitures.
Aucune distinction n’a été faite sur la séparation des membres
des sous commissions d’ouverture et d’analyse. Une
commission de passation des marchés a été formellement
nommée et les mêmes membres de cette commission ont
procédé aux opérations d’ouverture et d’analyse des offres en
violation de l’article 19 du décret N° 100/123 du juillet 2008
portant création, organisation et fonctionnement de la CGMP.
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
105
L’ouverture des plis était prévue le 22 mars 2011, cependant,
les offres n’ont été ouvertes que le 30 mars 2011 alors que
l’ouverture des offres doit être effective à la date limite de
dépôt des offres tel stipulé par l’article 60 du CMP.
Le procès verbal d’ouverture des plis ne retrace pas la
vérification faite des pièces administratives requises dans le
DAO hormis la garantie de soumission.
Le rapport d’analyse indique que la commission a procédé à
l’analyse des documents administratifs et techniques mais cet
examen n’a pas été détaillé dans ce rapport.
Le procès verbal d’attribution qui nous a été transmis n’est
pas daté.
L’article 8 du contrat portant modalités de paiement fait
mention d’un « acompte de 40% contre une caution bancaire
dont la main levée aura lieu après la livraison totale du
marché ».
Nous notons une mauvaise formulation de cet article car l’AC
ne peut pas accorder une avance de 40% contre une caution
bancaire qui n’est pas spécifiquement déterminée, l’AC devait
requérir une caution de restitution d’avance contre l’avance
de démarrage accordée au soumissionnaire.
Le terme « acompte » utilisé n’est pas conforme car voulant
dire dans le cas d’espère avance de démarrage, l’acompte
n’étant versé qu’une fois l’exécution déjà entreprise. S’y
ajoute que le taux fixé pour l’avance de démarrage est
excessif en violation de l’article 120 du CMP qui précise un
taux de 30% pour les fournitures ou services.
L’article 9 du contrat relatif à la caution de bonne exécution
indique un délai de constitution de la GBE de 20 jours après
la notification du marché donc il vient en contradiction avec
l’article 35 du RPAO qui précise que l’attributaire fournira
une GBE dans les 10 jours qui suivent la réception de la lettre
de marché.
Les lettres d’information des candidats non retenus du rejet de
leurs offres n’ont pas été classées dans le dossier en violation
de l’article 68 du CMP.
Les supports de publicité des avis d’attribution provisoire et
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
106
définitive n’ont pas été versés dans le dossier en violation des
articles 68 et 76 du CMP. L’ANO de la DNCMP sur le
contrat n’a pas été non plus joint au dossier en violation des
articles 72 et 73 du CMP.
Le marché a été justifié à hauteur de 1 274 162 040 FBU pour
la livraison d’une quantité de 520 070 litres, de ce fait, les
pièces relatives à la livraison de 286 328 litres pour un
montant de 706 871 232 FBU n’ont pas été mises à notre
disposition.
Recommandations Veiller au classement et à l’archivage exhaustif des
documents pour une bonne tenue des dossiers de marchés.
Se conformer aux dispositions de l’article 44 du CMP sur le
contenu de l’avis d’appel d’offres.
Modifier la clause du contrat portant constitution de la GBE
qui ne peut être exigée qu’une fois le marché dûment signé,
approuvé et notifié par les autorités compétentes.
Prévoir au DAO une clause relative aux taux limites de
fluctuation des quantités à commander.
Veiller au respect de l’article 19 du décret 100/123 du 11
juillet 2008 sur les sous commissions d’ouverture et d’analyse
des marchés.
Se conformer à l’article 60 du CMP sur l’ouverture des offres.
Etablir dans le procès verbal d’ouverture un tableau détaillé et
précis sur la vérification des pièces administratives y compris
leur durée de validité.
Veiller à retracer l’examen détaillé fait des offres à savoir
l’examen préliminaire (vérification de la conformité des
critères de conformité et de recevabilité), l’examen détaillé
(examen des spécifications techniques des travaux,
fournitures ou services) et l’examen des critères de
qualification qui se rapport aux candidats (expérience,
références, CV,…).
Dater les procès verbaux.
Revoir la clause du contrat précisant les conditions de
l’avance de démarrage et utiliser les termes qui siéent.
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
107
Veiller à harmoniser les informations inscrites dans les
différents documents.
Corriger l’article du contrat portant sur les pénalités de retard
qui doivent être calculées sur le montant des fournitures non
livrées et non sur le montant du marché.
Veiller au respect des dispositions des articles 68, 72, 73 et 76
du CMP.
Commentaires de
l’Autorité Contractante
Le MDNAC prend acte des irrégularités et des
recommandations émises par l’auditeur, leur correction et
mise en œuvre seront assurées par les commissions de
passation ou de réception des marchés ad hoc.
Appréciation du
Consultant
Toutes les observations et recommandations formulées dans
notre rapport provisoire sont maintenues.
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
108
APPEL D’OFFRES OUVERT N°DNCMP/84/F/2011
FOURNITURE DE 1512 TONNES DE RIZ BLANC
Date de la demande d’ANO
à la DNCMP sur le DAO
Le 04 janvier 2011, un courrier n°520/007/04/12 relatif à la
transmission du dossier d’appel d’offres restreint pour
correction, a été adressé à la DNCMP.
Date de l’ANO de la
DNCMP sur le DAO
L’avis de non objection de la DNCMP sur le Projet de DAO
n’est pas formalisé ; elle se limite à attribuer un numéro au
DAO qui ne saurait se substituer à un avis de non objection
formel ; par ailleurs, les observations et corrections apportées
sur le projet de DAO ne sont pas non plus retracées. Il est
important de formaliser toutes les interactions entre la
DNCMP et les Autorités Contractantes ; cela revêt un
caractère didactique important qui participe du processus
d’apprentissage et d’appropriation des règles qui régissent la
passation des marchés.
Date de publication de
l’AO
Le 04 mars 2011
Une lettre n°520/DBA/025/04.12 relative à une commande
provisoire datée du 03 mars 2011, a été adressée aux
Publications de Presse Burundaise pour une publication de
l’avis d’appel d’offres n° 520/DGAG/047/04.12 relatif à la
FOURNITURE DE 1512 TONNES DE RIZ BLANC.
Le support de publication n’a pas été joint pour matérialier la
publication effective de l’avis d’appel d’offres en conformité
avec les dispositions de l’article 47 du CMP.
Date limite de dépôt des
offres
Le 04 avril 2011
Délai de préparation des 30 jours
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
109
offres
Durée de validité des offres 90 jours
Date d’ouverture des plis Le 04 avril 2011
Date de l’évaluation
technique
Le 07 avril 2011
Date du PV d’attribution
provisoire
Le 12 avril 2011
Date de publication de
l’attribution provisoire
Le support de publication de l’avis d’attribution provisoire ne
nous a pas été soumis en violation des dispositions de l’article
67 du CMP qui stipule que : « …ce procès-verbal est établi
selon un document modèle et fait l’objet d’une publication,
après validation par la Direction de Contrôle des Marchés
Publics compétente ».
Date d’ANO de la DCMP
sur le rapport d’analyse et
procès-verbal d’attribution
Le 05 mai 2011
Date de l’attestation
d’existence de crédits
L’attestation d’existence de crédit n’a pas été joint en
violation des dispositions de l’article 17 qui stipule que
« L’Autorité Contractante est tenue de s’assurer de la mise en
place et de la disponibilité du financement avant le lancement
de la consultation conformément à son plan prévisionnel
annuel de passation de marchés, et ce jusqu’à la notification
du marché ».
Date de souscription Le 24 mai 2011
Date d’approbation Le 24 mai 2011
Date d’immatriculation -
Date de notification Le 26 mai 2011
Date d’enregistrement du
contrat
-
Délai d’exécution Une année calendrier
Garantie de soumission Le marché a été divisé en région militaire devant comprendre
chacune, une garantie de soumission:
- 1er
région militaire : 7 000 000 FBU
- 2ème
région militaire : 2 000 000 FBU
- 3ème
région militaire : 2 000 000 FBU
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
110
- 4ème
région militaire : 2 000 000 FBU
- 5éme région militaire : 2 000 000 FBU
Attributaire Lot Montant TVAC
E.B.S
1 – 678
tonnes
783 180 000
2 – 219
tonnes
249 660 000
3 – 188
tonnes
214 320 000
4 – 201
tonnes
229 140 000
5 – 217
tonnes
247 000 000
Montant du marché en
TVAC
1 723 680 000
Date de la demande d’AON
à la DNCMP
18 avril 2011
Date de l’AON de la
DNCMP
05 mai 2011 Le 03 juin 2011, la DNCMP adresse à la PRMP
au MDNAC un courrier n°549/838/A.M/CSF/2011 relatif au
remplacement de l’avis de non objection accordé.
Information et publicité de
l’attribution provisoire
Le 12 mai 2011
Notification définitive Lettre de commande établie le 26 mai 2011 signée au
préalable par le fournisseur en date du 24 mai 2011 et
approuvé par le Ministre de la DNAC et la Ministre des
Finances.
Non conformités
Le support de publication de l’AAO n’a pas été transmis en
violation des dispositions de l’article 41du CMP qui stipule
que «…Les marchés publics par appel d’offres, dont le
montant est supérieur ou égal au seuil réglementaire visé à
l’article 5 de la présente loi, doivent obligatoirement faire
l’objet d’un avis d’appel à la concurrence porté à la
connaissance du public par une insertion faite, dans les mêmes
termes, dans le Journal des Marchés Publics ou toute
publication nationale et/ou internationale ainsi que sous mode
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
111
électronique, selon un document modèle dont les mentions
obligatoires seront fixées par voie réglementaire… ».
Nous avons noté que les trois membres ayant siégé à la
commission d’analyse ont également participé à l’ouverture
des plis en violation des disposition de l’article 19 du décret
100/123 du 11 juillet 2008 portant création, organisation et
fonctionnement de la CGMP.
Il s’y ajoute que la sous- commission d’analyse devait être
composée de cinq (5) membres mais seuls quatre (03)
membres ont procédé à l’analyse des offres, alors que le
minimum requis est de cinq (5) membres, en violation
toujours de l’article 19 du décret 100/123 du 11 juillet 2008
portant création, organisation et fonctionnement de la Cellule
de Gestion des Marchés Publics.
Le support de publication de l’attribution provisoire n’a pas
été joint au dossier en violation des dispositions de l’article 67
du CMP.
L’attestation d’existence de crédit n’a pas été joint en
violation des dispositions de l’article 17 qui stipule que «
L’Autorité Contractante est tenue de s’assurer de la mise en
place et de la disponibilité du financement avant le lancement
de la consultation conformément à son plan prévisionnel
annuel de passation de marchés, et ce jusqu’à la notification
du marché ».
Il s’y ajoute que les lettres d’information des candidats non
retenue du rejet de leur offre n’ont pas été transmises en
violation aux dispositions de l’article 68 du CMP.
Il a été noté que la constitution de la garantie de bonne
exécution est exigée dans les 28 jours ce qui est contraire aux
dispositions de l’article 97 du CMP qui stipule que la
constitution de la garantie de bonne exécution doit être faite
dans les 20 jours. Il a lieu d’accorder les points du contrat à
celui du code des marchés publics qui tient lieu de références
Nous avons noté que les copies des garanties de bonne
exécution et les mains levées sur les garanties de soumission
n’ont pas été transmises.
Le MDNAC en la personne de la PRMP dans sa demande
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
112
d’avis de non objection du 30 janvier 2011 avait déclaré que
le fournisseur EBS est considéré comme défaillant et partant
ne voudrait plus le voir soumissionner dans tous ses marchés.
Nous rappelons qu’il n’est pas dans les prérogatives de
l’autorité contracté de déclarer un fournisseur défaillant pour
ne plus le considérer comme soumissionnaire dans les
marchés. La revue des pièces justificatives de l’exécution du
marché nous a montré que l’ensemble des pièces justifiant
l’exécution total du marché n’ont pas été jointes car nous
avons trouvé un total de pièces justificatives de
1 474 506 780, ce qui nous donne une différence de
249 173 220 FBU comme complément d’exécution.
Il en est de même sur le règlement des pièces justificatives où
nous totalisons un montant de 68 600 000 FBU.
Recommandations Mettre en place la Commission de Passation des Marchés
conformément aux textes règlementaires et lui laisser exercer
la plénitude de ses attributions notamment en matière de
nomination des membres des sous-commissions d’ouverture
et d’analyse.
Veiller au classement exhaustif de tous les documents relatifs
à la passation des marchés.
Respecter les dispositions de l’article 12 relatif aux missions
et attributions de la DNCMP.
Respecter les dispositions de l’article 17 relatif à la
disponibilité de crédit.
Respecter les dispositions de l’article 43 relatif à la
consultation libre du DAO.
Se conformer aux dispositions de l’article de l’article 47
relatif à l’obligation de publicité.
Se conformer aux dispositions des articles 60 et 67 relatifs
respectivement au procès-verbal d’ouverture et au procès-
verbal d’analyse des offres.
Respecter les dispositions de l’article 68 relatif à l’information
des soumissionnaires.
Respecter les termes utilisés en conformités au code des
marchés publics (article 75 Notification définitive / lettre de
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
113
commande.
Commentaires de
l’Autorité Contractante
Le MDNAC a respecté les procédures de passation
mais EBS n’a pas respecté son engagement de bonne fin
d’exécution pour ce marché.
Le MDNAC prend acte des irrégularités non
substantielles relevées par l’auditeur.
Le MDNAC s’engage à mettre en œuvre les
recommandations émises en collaboration avec les organes de
contrôle et de régulation.
Appréciation du
Consultant
Toutes les observations et recommandations formulées dans
notre rapport provisoire sont maintenues.
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
114
EXERCICE 2012
FOURNITURE DE 2000 TONNES DE RIZ BLANC
N°DNCMP/05/F/2012
Date de la demande
d’ANO à la DNCMP
sur le DAO
Lettre non classée dans le dossier de marché
Date de l’ANO de la
DNCMP sur le DAO
Non formalisée
Date de publication de
l’AO
Le 13 janvier 2012
Le support de publication n’a pas été joint pour une matérialité de
cette publication conformément aux dispositions de l’article 47
du CMP.
Date limite de dépôt des
offres
Le 14 février 2012
Délai de préparation
des offres
32 jours
Durée de validité des
offres
120 jours
Date d’ouverture des
plis
Le 14 février 2012
Date de l’évaluation
technique
Le 14 avril 2012
Date du PV
d’attribution provisoire
Le 14 avril 2012
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
115
Date de publication de
l’attribution provisoire
Le procès verbal d’attribution n’a pas été établi conformément à
l’article 67 du CMP. qui stipule que « Ce procès-verbal est établi
selon un document modèle et fait l’objet d’une publication, après
validation par la Direction de Contrôle des Marchés Publics
compétente. »
Date de la demande
d’ANO à la DNCMP
sur le rapport d’analyse
et procès-verbal
d’attribution
Le 22 février 2012
Date d’ANO de la
DNCMP sur le rapport
d’analyse et procès-
verbal d’attribution
Le 29 février 2012
Date de souscription Le 23 mars 2012
Date d’approbation Le 23 mars 2012
Date d’immatriculation -
Date de notification Le 13 mars 2012
Délai d’exécution 04 mois
Garantie de soumission Le marché a été divisé en lot devant comprendre chacune, une
garantie de soumission:
- 1er
Lot : 10 000 000 FBU
- 2ème
Lot : 3 300 000 FBU
- 3ème
Lot : 3 000 000 FBU
- 4ème
Lot : 3 000 000 FBU
- 5éme lot : 3 300 000 FBU
Attributaire Lot Montant TVAC
E.B.S
1 – 900
tonnes
1 338 120 000
2 – 300
tonnes
517 548 000
3 – 250
tonnes
433 737 500
4 – 250
tonnes
434 475 000
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
116
5 – 300
tonnes
515 400 000
Montant du marché en
TVAC
3 239 280 500
Avis d’appel d’offres Un avis d’appel d’offres, conforme à l’article 44 a été émis, et a
été publié le 13 janvier 2012.
Date de la demande
d’AON à la DNCMP
Un courrier n°520/457/ 04.12 du 22 février 2012 dont copie ne
nous pas été transmis portant demande de la PRMP au MDNAC
pour un avis de non objection avait été transmis à la DNCMP.
Un courrier n°520/1089/04.12 du 17 avril 2012 dont copie ne
nous pas été transmis a été adressé à la DNCMP pour avis de non
abjection pour réattribution du marché.
Information et publicité
de l’attribution
provisoire
Le 19 mars 2012
Notification définitive Le 13 mars 2012, un courrier n°520/720/04.12 est adressé aux Ets
NSANZE Paul portant lettre de commande suite à la notification
n°520/571/04.12, suivi du contrat signé le 23 mars 2012.
Le 27 mars 2012, la PRMP au Ministère de la DNAC a adressé
un courrier n°520/879/04.12 pour un rappel à la signature de la
lettre de commande.
Le 02 mai 2012, une lettre de commande n°520/1222/04.12 est
adressée à ADEQ pour une commande totale de 1400 Tonnes de
riz blancs, annexée au contrat signé par le fournisseur ADEQ le
20 avril 2012, le Ministre de la DNAC et le Ministre des Finances
et de la Planification du Développement Economique.
Non conformités
Le support de publication de l’avis d’appel d’offres n’est pas
classé dans le dossier de marché. Cette publication doit être faite
conformément aux dispositions de l’article 47 du CMP.
Le procès verbal d’attribution n’a pas été élaboré conformément à
l’article 67 du CMP et n’a pas non plus été publié Il s’agit d’une
exigence de l’article 67 du CMP auquel il faut se conformer. n
violation des dispositions de l’article 67 du CMP qui stipule que
« Ce procès-verbal est établi selon un document modèle et fait
l’objet d’une publication, après validation par la Direction de
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
117
Contrôle des Marchés Publics compétente. ».
L’attestation d’existence de crédit n’a pas été joint en violation
des dispositions de l’article 17 qui stipule que « L’Autorité
Contractante est tenue de s’assurer de la mise en place et de la
disponibilité du financement avant le lancement de la
consultation conformément à son plan prévisionnel annuel de
passation de marchés, et ce jusqu’à la notification du marché ».
Le Les mêmes personnes ont été désignées pour effectuer les
opérations d’ouverture, d’analyse et d’attribution en violation de
l’article 19 du décret 100/123 du 11 juillet 2008. Cet article
précise bien que les membres de la Commission de Passation des
Marchés siégeant à la sous-commission d’analyse ne doivent pas
avoir participé à l’ouverture des offres.
La notification du marché à l’attributaire NSANZE Paul est datée
du 13 mars 2012 or la souscription et l’approbation datent du 23
mars 2012. Il convient de veiller à la cohérence des dates
d’établissement des différents documents de passation de marché.
La DNCMP se devait de ne pas donner son avis de non objection
pour la réattribution dans les conditions stipulées car :
- ADEQ a pris l’initiative d’écrire la PRMP en se proposant
pour l’exécution du marché car ayant appris la défaillance
des autres attributaires, par quel moyen, on ne saurait le
dire.
- ADEQ s’est vu attribué les lots 1, 3 et 4, or au regard des
dispositions du RPAO qui précise en son article 2 alinéas
2 qu’ « aucun soumissionnaire ne peut gagner plus de 3
lots pour les lots 2, 3, 4 et 5 ; celui qui gagnera le 1er lot
ne peut pas prétendre à d’autres lots ». Or nous constatons
le non-respect de cette disposition.
- Au regard du positionnement de ADEQ sur les différents
lots n’a pas l’offre la moins disante qui suit après ceux
considérés comme attributaires. Ceci est une violation des
dispositions de l’article 41.3 des IS du dossier type qui
stipule que «…Si l’attributaire du Marché ne remplit pas
les conditions stipulées dans les Clauses 40 ou 41 des IS,
l’attribution du Marché sera annulée et la garantie de
l’offre saisie. L’Acheteur peut alors attribuer le Marché au
Soumissionnaire classé second… ».
La DNCMP a demandé à la PRMP au Ministère de la DNAC de
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
118
proposer des sanctions sévères. Nous précisons que la prise de
sanctions est du ressort du Comité de Règlement des Différends
de l’ARMP.
Le support de publication de l’attribution provisoire n’a pas été
joint au dossier en violation des dispositions de l’article 67 du
CMP.
Les lettres de notification des marchés ne sont pas classées dans
le dossier de marché. Il a été noté que la constitution de la
garantie de bonne exécution est exigée dans les 28 jours ce qui est
contraire aux dispositions de l’article 97 du CMP qui stipule que
la constitution de la garantie de bonne exécution doit être faite
dans les 20 jours. Il a lieu d’accorder cette clause du contrat au
code des marchés publics.
Le DAO précise à l’article 14 alinéas 5 les différentes situations
sur la saisie de la garantie de soumission :
- Si le soumissionnaire retire son offre durant la période de
validité,
- Si le soumissionnaire n’accepte pas la correction du
montant de sa soumission,
- Si l’attributaire du marché ne parvient pas dans les délais
fixés par la loi, à signer l’acte d’engagement ou à fournir
la garantie de bonne exécution requise.
En vertu de cette disposition du DAO, les garanties de
soumission des candidats ayant refusé de signer l’acte
d’engagement auraient dû être saisies.
Les mains levées sur les garanties de soumission ne sont pas
classées dans le dossier de marché.
Les pièces justificatives de l’exécution du marché n’ont pas été
transmises (Facture, Bordereau d’expédition…). Les pièces
justificatives du règlement du marché n’ont pas été transmises
(Facture, Bon d’engagement, chèque ou lettre de virement…).
Recommandations Mettre en place la Commission de Passation des Marchés
conformément aux textes règlementaires et lui laisser exercer la
plénitude de ses attributions notamment en matière de nomination
des membres des sous-commissions d’ouverture et d’analyse.
Veiller au classement exhaustif de tous les documents relatifs à la
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
119
passation des marchés.
Respecter les dispositions de l’article 12 relatif aux missions et
attributions de la DNCMP.
Respecter les dispositions de l’article 43 relatif à la consultation
libre du DAO.
Se conformer aux dispositions de l’article de l’article 47 relatif à
l’obligation de publicité.
Se conformer aux dispositions des articles 60 et 67 relatifs
respectivement au procès-verbal d’ouverture et au rapport
d’analyse des offres.
Respecter les dispositions de l’article 68 relatif à l’information
des soumissionnaires.
Respecter les termes utilisés en conformités au code des marchés
publics (article 75 Notification définitive / lettre de commande.
Commentaires de
l’Autorité Contractante
Le marché initial n’a pas été attribué à EBS mais plutôt
RWASA, S – NSANZE P- ETRACOG et NDIKUMANA C.
Trois d’ entre eux se sont désistés d’ où la réattribution à ADEQ.
Les irrégularités relevées sont donc liées à la volonté du
MDNAC de vouloir régler une situation de rupture de stock de riz
au sein des unités survenue suite à la lourdeur des procédures. Le
cas tel que présenté était assimilé au cas de Force Majeure qu’il
convient de corriger en mettant en place un code de défense et
sécurité qui autorise notamment des contrats pluri – annuels pour
certains types de marchés.
Le MDNAC prend acte des recommandations émises par
l’auditeur pour les marchés futurs.
Appréciation du
Consultant
Toutes les observations et recommandations formulées dans notre
rapport provisoire sont maintenues.
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
120
AOON N° DNCMP/258/F/2012
ACHAT DE 15 000 TONNES DE COMBUSTIBLES : TOURBES ET BRIQUETTES
Date de transmission du DAO Document non classé dans le dossier de marché
Date d’ANO de la DNCMP sur le DAO Non formalisée
Date de publication 29 juin 2012
Date limite de dépôt des offres 30 juillet 2012
Délai de préparation des offres 30 jours
Date d’ouverture des plis 30 juillet 2012
Période validité des offres 90 jours
Date de l’évaluation technique un procès verbal unique a été établi que regroupe
les opérations d’ouverture, d’analyse et
d’attribution.
Date d’attribution Un procès verbal unique a été établi que regroupe
les opérations d’ouverture, d’analyse et
d’attribution.
Date de demande d’ANO à la DNCMP sur
le procès-verbal d’attribution
24 août 2012 reçue le 21 septembre 2012 par la
DNCMP
Date d’ANO de la DNCMP sur le
procès-verbal d’attribution
05 octobre 2012
Date d’information des candidats non
retenus
11 octobre 2012 (BQS)
Date de publication de l’attribution
provisoire
Non publiée
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
121
Date de demande d’ANO à la DNCMP
sur le projet de contrat
Document non classé dans le dossier de marché
Date d’ANO de la DNCMP sur le
projet de contrat
Document non classé dans le dossier de marché
Date de souscription 08 janvier 2013
Date d’approbation 08 janvier 2013
Date d’immatriculation -
Date de notification définitive 11 janvier 2013
Date de publication de l’avis
d’attribution définitive
Non publiée
Délai d’exécution 12 mois calendaires à compter du 1er
mars 2012
Garantie de soumission
Attributaires ONATOUR Lot 1 :
Tourbe
958 245 000 FBU TVAC
Lot 4 :
Tourbe
488 750 000 FBU TVAC
Lot 6:
Tourbe
958 245 000 FBU TVAC
Lot 8:
Tourbe
414 460 000 FBU TVAC
Lot 10:
Tourbe
445 740 000 FBU TVAC
COODLP Lot 2 :
Briquettes
761 080 000 FBU TVAC
Lot 3 :
Briquettes
718 000 000 FBU TVAC
BUFABRI Lot 5 :
Briquettes
329 825 000 FBU TVAC
Lot 7 :
Briquettes
308 100 000 FBU TVAC
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
122
Lot 9 :
Briquettes
193 550 000 FBU TVAC
Lot 11 :
Briquettes
387 100 000 FBU TVAC
Montant total du marché en FBU
TVAC
5 571 800 000
Notification et publicité de l’attribution
provisoire
Lettres de notification d’attribution et
d’information des candidats non retenus non
transmises à l’exception de celle de BQS du
11/10/12
Lettre de recours de BQS du 15/10/12 :
l’article 3 du DAO stipule que « le
soumissionnaire qui gagne le 2ème
ou le 3ème
lot
ne peut pas prétendre à en gagner d’autres lots.
Lors de l’ouverture des offres le 30/07/12, seuls
COODLP et BQS avaient soumissionné pour les
lots N° 2 et 3. Aucun des 2 soumissionnaires ne
pouvait donc gagner les deux lots à la fois, tel
que le stipule l’article 3 du DAO.
Malheureusement force est de constater qu’en
violation des dispositions contenues dans l’article
3 du DAO, COODLP a eu l’attribution des 2 lots
à la fois.
Cela constitue une violation caractérisée de la
réglementation des MP au sens de l’article 133
du CMP.
L’article 1er
du CMP énonce : « Ces règles
reposent sur le principe de liberté d’accès à la
commande publique, d’égalité de traitement des
candidats et de transparence des procédures. Ils
s’imposent aux AC dans le cadre des procédures
de passation des marchés. »
Conformément à l’article 68 alinéa 2 qui dispose
« tout soumissionnaire écarté peut demander une
copie de PV d’attribution et toute information
pertinente… ». Nous vous saurions gré de nous
faire parvenir ce PV d’attribution.
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
123
Quant à dire que notre offre n’a pas été la moins
disante, nous tenons à préciser que nous avons
toujours demandé depuis le lancement du DAO
au mois de mars d’effectuer des tests comparatifs
de cuisson pour démontrer que là où on utilise un
kilo de briquette BQS, on le remplace par 3 kilos
de briquette COODLP.
Briquette BQS : 1 kg = 502 FBU *1 = 502 FBU
Briquette COODLP : 3 kg = 359 FBU *3 = 1 077
FBU
Le recours a pour effet de suspendre la procédure
jusqu’à la décision définitive de la PRM, de son
autorité hiérarchique ou de l’ARMP.
La réponse du MDNAC au recours de BQS n’a
pas été classée dans le dossier.
BQS saisit l’ARMP le 25/10/12 pour le recours
contentieux et évoque la réponse du MDNAC à
son recours, le MDNAC parle de :
- De « soumissionnaires spéculateurs » qui
veulent profiter de cet allotissement pour
élever sensiblement leurs offres
- Il revient à l’AC d’apprécier les offres par
rapport au prix réel du marché et à son
budget
- Le remplacement de la conjonction « et »
par « ou »
- Modification de la volonté de l’AC
puisque la conjonction « ou » autorise un
seul lot par soumissionnaire. Ne pas faire
sortir +ou- 300 000 000 FBU du trésor
public. Il y a spéculation
- Cette situation a été portée à la
connaissance des autorités de la 2ème
vice
présidence de la République qui a donné
raison à MDNAC
- La comparaison des prix et de la qualité
de la Briquette de BQS et celle de
COODLP, pas de référence pour faire des
affirmations gratuites, car il n’y a pas eu
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
124
de temps matériel pour organiser les tests
de cuisson demandés dans votre premier
recours…
Publicité de l’attribution définitive
Notification de l’attribution définitive
Marché notifié le 11/01/13
Pas de publicité de l’avis d’attribution définitive.
Non conformités
La lettre de demande d’ANO du MDNAC et
l’ANO de la DNCMP sur le DAO n’ont pas été
joints au dossier.
Les articles 34 et 37 du RPAO stipulent que
l’attributaire fournira une GBE dans les 20 jours
qui suivent la réception de l’acte d’engagement et
de la lettre de marché. Il convient de noter que la
garantie de bonne exécution ne peut être
demandée au Garant que sur la base d’un marché
dûment approuvé par l’autorité compétente. Ce
qui n’est pas le cas du marché soumis à
l’attributaire pour signature. Il s’y ajoute que
nous avons noté un manque d’harmonisation
entre les différentes informations consignées
dans le DAO car le point F) des DPAO indique
que « la GBE sera mise en place dix jours
calendaires au maximum après la notification du
marché et avant l’expiration de la garantie
d’offre ».
L’avis d’appel d’offres qui nous a été transmis ne
comporte pas la plupart des mentions obligatoires
tel stipulé à l’article 44 du CMP à savoir la
qualification des candidats, les critères
d’évaluation des offres exprimés en termes
monétaires, la garantie de soumission, le délai
pendant lequel les candidats restent engagés par
leurs offres, les conditions auxquelles doivent
répondre les offres, notamment le montant de la
caution de soumission. Ces informations doivent
être portées à la connaissance des candidats
potentiels pour leur permette de savoir s’ils sont
en mesure de participer à l’appel d’offres ou pas.
Son support de publicité n’a pas été mis à notre
disposition.
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
125
A l’ouverture des offres financières, il est indiqué
dans le PVO qu’ « il y a eu une correction pour le
soumissionnaire COODLP qui a indiqué dans
son offre qu’il soumissionne pour le lot N° 1 et 2
alors que les quantités sont celles demandées
pour les lots N° 2 et 3 ». Est-ce que son offre
devait être acceptée ?
Dans le rapport d’analyse, nous avons constaté
que les pièces administratives (garantie de
soumission, attestations OBR et INSS…)
requises n’ont pas été détaillées pour procéder à
la vérification de leur conformité notamment leur
durée de validité, la commission s’est contentée
de marquer la mention « OK » sur chaque lot.
Une offre irrecevable, celle d’ONATOUR, au
regard des exigences relatives aux justifications
et informations à fournir au titre de la conformité
administrative a été admise pour examen détaillé
(attestation de non redevabilité délivrée par
l’OBR et garantie de soumission non transmises),
nous rappelons que la lettre de dérogation signée
par le chef de cabinet du ministre des finances ne
peut pas faire office et venir en remplacement de
cette attestation ; cette irrégularité a été entérinée
par la DNCMP à travers son avis de non
objection N° 549/468/SM/CSF/2011 du 15 avril
2011. De plus, ceci constitue une discrimination
contre les candidats potentiels et une entrave au
principe d’égalité de traitement des candidats aux
marchés publics.
Les lettres de notification d’attribution
provisoire et les lettres d’information des
candidats non retenus à l’exception de BQS n’ont
pas été jointes au dossier.
Le rapport d’évaluation et d’attribution n’est pas
daté.
Aucune distinction n’a été faite sur la séparation
des membres des sous commissions d’ouverture
et d’analyse. Une commission de passation des
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
126
marchés a été formellement nommée et les
mêmes membres de cette commission ont
procédé aux opérations d’ouverture et d’analyse
des offres en violation de l’article 19 du décret
N° 100/123 du juillet 2008 portant création,
organisation et fonctionnement de la CGMP. La
commission de réception comprend également
quatre des membres de cette commission de
passation des marchés, ceux qui réceptionnent ne
peuvent pas être les mêmes que ceux qui sont
intervenus durant toute la procédure de
passation ; ils doivent être indépendants.
Les supports de publicité des avis d’appel
d’offres, d’attribution provisoire et définitive
n’ont pas été versés dans le dossier en violation
des articles 68 et 76 du CMP. L’ANO de la
DNCMP sur le contrat n’a pas non plus été joint
au dossier en violation des articles 72 et 73 du
CMP.
La suite donnée à la lettre de recours de BQS
adressée au MDNAC le 15 octobre 2012 et à
l’ARMP le 25 octobre 2012 n’a pas été versée au
dossier. Parmi les motifs avancés par BQS pour
fonder son recours, il ya le fait que le DAO avait
stipulé en son article 3 que « Le soumissionnaire
qui gagne le 2ème
ou le 3ème
lot ne peut pas
prétendre à gagner d’autres lots ». Cependant, à
l’analyse des offres, ces deux lots ont été
attribués à un seul soumissionnaire à savoir
COODLP qui avait annoncé qu’il soumissionnait
pour les lots 1 et 2 alors que les quantités qu’elle
a proposées se rapportaient aux lots 2 et 3, ceci a
été corrigée par la commission d’analyse qui a
considéré que ce candidat a soumissionné pour
les lots 2 et 3 alors que la correction devait être
effectuée sur les quantités car ce dernier a bien
précisé avoir soumissionné pour les lots 1 et 2.
De plus, BQS évoque dans sa lettre de recours du
25 octobre 2012 que le MDNAC parle du
« remplacement de la conjonction « et » par
« ou ». L’AC ne peut pas modifier les termes du
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
127
DAO une fois que le marché ait déjà suivi son
cours et devait être, ceci nous semble être une
violation au principe de l’égalité de traitement
des candidats.
L’article 5 du contrat précise un délai de
livraison de douze mois calendaires à compter du
1er
mars 2012 donc vient en contradiction avec
l’article 2 du RPAO qui fixe un délai de 10 mois
calendaires conformément aux calendriers de
livraison qui seront fixés en commun accord avec
les commandants de Régions Militaires.
S’y ajoute que ces délais ne peuvent commencer
à courir à compter du 1er
mars 2012 alors que
l’approbation et la notification du marché ont été
faites en Janvier 2013.
Nous notons que l’article 4 de la lettre de
commande et le point C) des DPAO stipulent que
le marché est à prix ferme non actualisable et non
révisable durant toute la période d’exécution du
marché.. Nous rappelons que le marché à prix
ferme est actualisable entre la date limite de
validité de l’offre et la date de notification du
marché. Il y’a lieu de veiller à corriger les
clauses interdisant l’actualisation des marchés.
Aucun document lié à l’exécution (factures, bons
de commandes et bordereaux d’expédition…) et
au règlement (chèque, ordre de virement ou bon
d’engagement) n’a été joint au dossier pour
attester de l’effectivité des prestations.
Recommandations Veiller au classement et à l’archivage exhaustif
des documents pour une bonne tenue des dossiers
de marchés.
Modifier la clause du contrat portant constitution
de la GBE qui ne peut être exigée qu’une fois le
marché dûment signé, approuvé et notifié par les
autorités compétentes.
Mettre en cohérence les informations consignées
dans les différents documents de passation des
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
128
marchés.
Se conformer aux dispositions de l’article 44 du
CMP sur le contenu de l’avis d’appel d’offres.
Etablir dans le procès verbal d’ouverture un
tableau détaillé et précis sur la vérification des
pièces administratives y compris leur durée de
validité.
Veiller au respect des trois principes qui régissent
la passation des marchés publics à savoir le livre
accès à la commande publique, l’égalité de
traitement des candidats et la transparence des
procédures.
Dater les procès verbaux.
Veiller au respect de l’article 19 du décret
100/123 du 11 juillet 2008 sur les sous
commissions d’ouverture et d’analyse des
marchés.
Se conformer aux dispositions des articles 68, 72,
73 et 76 du CMP.
Revoir la clause du DAO et du contrat portant sur
la non révision et la non actualisation des
marchés. L’actualisation des marchés ne devrait
pas être interdite.
Commentaires de l’Autorité
Contractante
La prise en compte des recommandations
par la cellule de gestion des marchés publics va
désormais pallier les irrégularités relevées pour
les marchés à venir.
Le MDNAC prend acte des
recommandations émises par l’auditeur.
Appréciation du Consultant Toutes les observations et recommandations
formulées dans notre rapport provisoire sont
maintenues.
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
129
AOON N° DNCMP/49/F/2012
ACHAT DE CARBURANT
Date de transmission
du DAO N° 363/F/2011
de Janvier 2011
Document non classé dans le dossier de marché
Date d’ANO de la
DNCMP sur le DAO
Document non classé dans le dossier de marché
Date de publication -
Date limite de dépôt
des offres
-
Délai de préparation
des offres
-
Date d’ouverture des
plis
20 mars 2012
Période validité des
offres
-
Date de l’évaluation
technique
Un procès verbal unique a été établi que regroupe les opérations
d’ouverture, d’analyse et d’attribution
Date d’attribution Un procès verbal unique a été établi que regroupe les opérations
d’ouverture, d’analyse et d’attribution
Date de l’attestation
d’existence de crédits
-
Date de demande d’ANO
à la DNCMP sur le
procès-verbal
26 mars 2012 (Non transmise)
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
130
d’attribution
Date d’ANO de la
DNCMP sur le procès-
verbal d’attribution
30 mars 2012
Date de notification
d’attribution
16 avril 2012
Date de publication de
l’attribution provisoire
Non publié
Date de demande
d’ANO à la DNCMP
sur le projet de contrat
- Document non classé dans le dossier de marché
Date d’ANO de la
DNCMP sur le projet
de contrat
Non formalisé
Date de souscription 19 avril 2012
Date d’approbation 19 avril 2012
Date de notification
définitive
Document non classé dans le dossier de marché
Date d’information des
candidats non retenus
et restitution des
garanties de
soumission
Document non classé dans le dossier de marché
Date de publication de
l’avis d’attribution
définitive
Non publiée
Délai d’exécution 90 jours à compter de la date de réception de la notification de la
lettre du marché
Garantie de
soumission
-
Attributaire INTERPETROL
Montant du marché en
FBU
2 304 300 000 FBU TVAC
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
131
Avis d’appel d’offres Avis d’appel d’offres non transmis
DAO DAO non transmis
-
Examen du PV
d’attribution
Analyse et attribution condensées dans le même rapport
Notification et
publicité de
l’attribution provisoire
Document non classé dans le dossier de marché
Publicité de
l’attribution définitive
Notification de
l’attribution définitive
Non publiée
Non conformités
La lettre de demande d’ANO du MDNAC, l’ANO de la DNCMP
sur le DAO, le DAO et le support de publicité de l’avis d’appel
d’offres n’ont pas été joints au dossier. L’absence du DAO ne nous
permet de nous assurer de la conformité de la procédure telle
exigée par les clauses de ce dernier.
Dans le rapport d’analyse, nous avons constaté que les pièces
administratives (garantie de soumission, attestations OBR et
INSS…) requises n’ont pas été détaillées pour procéder à la
vérification de leur conformité notamment leur durée de validité, la
commission s’est contentée de marquer la mention « Oui » qui
marque la présence ou non des pièces.
Par conséquent, aucun procès verbal ne nous renseigne sur le
montant de la garantie de soumission.
Les actes de nomination de la commission de passation des
marchés et de la commission de réception n’ont pas été joints au
dossier.
Le rapport d’analyse servant également de Procès Verbal
d’attribution n’est pas daté.
Aucune distinction n’a été faite sur la séparation des membres des
sous commissions d’ouverture et d’analyse. Les mêmes membres
de la commission de passation ont procédé aux opérations
d’ouverture et d’analyse des offres en violation de l’article 19 du
décret N° 100/123 du juillet 2008 portant création, organisation et
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
132
fonctionnement de la CGMP.
A l’examen du rapport d’évaluation, nous avons noté lors de
l’examen préliminaire qui est fait en amont et qui porte sur
l’appréciation de l’exhaustivité, de la recevabilité et de la
conformité pour l’essentiel des offres, une confusion avec
l’examen détaillé des offres qui porte sur le contrôle et l’analyse
des offres au regard des spécifications techniques détaillées et des
critères de qualification du DAO. Nous avons noté que des critères
relatifs à la qualification ont été utilisés dès l’examen préliminaire
alors que l’examen de la qualification des candidats vient ex post.
Seules les divergences techniques et commerciales majeures
peuvent entrainer le rejet d’une offre au stade de la revue
préliminaire. Ces divergences majeures doivent avoir pour effet de
ne pas atteindre l’objectif de l’achat envisagé si l’offre est retenue
ou de biaiser la comparaison avec les offres substantiellement
conformes.
De plus, il était requis des soumissionnaires de préciser leur
expérience, cependant, suivant les critères mentionnés dans les
procès verbaux d’ouverture et d’analyse, l’Autorité Contractante
n’avait pas précisé le nombre d’années d’expérience ou le nombre
de références à fournir (attestations de service fait par exemple)…
Le marché a été conclu pour un montant de 2 304 300 000 FBU
alors que le montant auquel il a été attribué est de 3 167 550 000
FBU soit une diminution de 863 250 000 FBU (73%). Les
quantités ont été revues à la baisse mais nous n’avons pas la
certitude que le DAO prévoyait des marges de fluctuation sur la
masse des fournitures.
Concernant l’article IV du contrat sur les pénalités de retard, il est
mentionné que ces pénalités sont calculées sur le montant du
marché, nous rappelons que les pénalités ne peuvent être
appliquées que sur le montant des fournitures non livrées.
Les supports de publicité des avis d’attribution provisoire et
définitive et la notification définitive n’ont pas été versés dans le
dossier en violation des articles 68 et 76 du CMP. L’ANO de la
DNCMP sur le contrat n’a pas été non plus joint au dossier en
violation des articles 72 et 73 du CMP.
Mis à part le procès verbal de réception ayant porté sur 180 000
litres de gasoil et 10 000 litres d’essence, aucun document lié à
l’exécution (factures, bons de commande, bordereaux
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
133
d’expédition) et au règlement du marché n’a été joint au dossier.
Recommandations Veiller au classement exhaustif des pièces de marché.
Etablir un tableau détaillé de contrôle de la conformité
administrative des offres ; mentionner les dates limites d validité
des pièces administratives, de la garantie de soumission, la forme
de la garantie, l’organisme émetteur
Classer les actes de nomination des membres des sous-
commissions d’ouverture et d’analyse dans le dossier de marché.
Etablir un procès verbal d’attribution en bonne et due forme et
veiller à y mentionner les dates d’établissement.
Veiller au respect de l’article 19 du décret N° 100/123 du juillet
2008 portant création, organisation et fonctionnement de la
CGMP.
Faire la distinction entre les critères de recevabilité des offres et les
critères de qualification.
Prévoir les marges de fluctuation des commandes dans le dossier
de consultation.
Veiller au respect des articles 68, 72, 73 et 76 du CMP.
Commentaires de
l’Autorité
Contractante
Les irrégularités relevées sont imputables au problème de
classement des documents et d’archivage que le MDNAC va
résoudre via la redynamisation de la cellule de gestion des
marchés publics ad hoc.
Le MDNAC prend acte des recommandations émises par
l’auditeur.
Appréciation du
Consultant
Toutes les observations et recommandations formulées dans notre
rapport provisoire sont maintenues.
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
134
ANNEXE 1 : REPONSE DE L’AUTORITE CONTRACTANTE
Série Type de
Marché
audité
Procédure utilisée
Attributaire du
Commentaire de l’A.C sur les non
conformités et recommandations de
l’auditeur
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Rapport Final
135
marché
1.
Fourniture de
400 T de riz
blanc
Entente Directe
DNCMP/183/F/2011
NDAYIZAMBA, V
Le MDNAC a reçu l’avis de non objection
de la DNCMP. Cette dernière a constaté
que les prix proposés pour les lots 2, 3, 4,
et 5 étaient exorbitants, d’ où la relance du
marché. La procédure de gré à gré a été
dictée par la situation sur terrain de
rupture de stock au sein des unités
(spécificité militaire).
Le MDNAC partage l’idée de révision du
code mais demande en plus de considérer
les contraintes défense et sécurité afin
qu’elles puissent être régies par un code
spécifique (référence loi défense et sécurité
en Belgique).
Les étapes préalables de la formulation de
la requête ont été substantiellement
respectées par le MDNAC ayant délégué
les services logistiques (Etat Major
Logistique, EMG/G4) et les services du
budget et des approvisionnements (Achats
locaux et Achats à l’Etranger) pour
assurer les missions prévues au code
réservées à la CPM.
Ce marché a été conclu pour le dépannage
en attendant la procédure normale d’un
appel d’offres ouvert pour la fourniture du
riz.
Le MDNAC prend acte des
recommandations émises afin que la
cellule de gestion des marchés publics
prévue par le code soit plus
opérationnelle dès 2015 en conformité
avec les textes réglementaires pour
appuyer les services jadis existants.
2.
Fourniture de
carburant
AOO
DNCMP/278/F/2010
Gré à Gré
EBS
Le MDNAC a suivi les procédures
normales d’appel d’offres pour le marché
initial qui a été relancé.
Le gré à gré a été motivé par la rupture de
stock de carburant consécutive à la non
attribution du marché initial.
Les préalables du gré à gré ont été
respectées tel qu’indiquées ci haut mais le
MDNAC prend acte des recommandations
de l’auditeur.
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
136
3.
Fourniture de
carburant
160 000 L
et 10 000 L
Entente directe
DNCMP/381/F/2011
INTERPETROL
Le MDNAC a reçu les Avis de non
objection auprès de la DNCMP.
Les irrégularités des procédures telles que
constatées par l’auditeur ont un caractère
non substantiel par rapport au
fonctionnement des services logistiques et
d’approvisionnement ayant statué sur le
choix de la procédure.
Toutefois, le MDNAC tiendra compte des
recommandations de l’auditeur.
4.
Fourniture
des
combustibles
de secours au
MDNAC
Gré à gré
n° 520/264/04.12
ONATOUR,
COODLP
Le MDNAC prend acte des
recommandations émises pour tous les
marchés repris sur le plan prévisionnel
dès 2015 quelque soit la procédure
d’attribution.
5.
Achat de
Haricots secs
Gré à Gré
n° 520/1357/04.12
Il s’agit d’un problème de classement qui
est entrain d’être corrigé par les services
logistiques et ceux des
approvisionnements.
6.
Acquisition
de 28 000
tenues
imperméables
AOR
DNCMP/87/F/2011
NAJING JIHUA
Le MDNAC a suivi toutes les procédures
de passation d’un marché restreint et le
DAO a été transmis à la DNCMP pour
ANO.
Le MDNAC prend acte de toutes les
recommandations.
7.
Acquisition
de 12 000
tenues
de combat
AOR
DNCMP /179/F/2011
NAJING JIHUA
Le MDNAC a demandé et a bel et bien
reçu les autorisations préalables auprès de
la DNCMP.
Le MDNAC prend acte de toutes les
recommandations comme indiquées ci –
haut.
8.
Acquisition
de 30 000
AOR
DNCMP/2699/F/2011
NAJING JIHUA
Le dossier a suivi le cours normal malgré
les irrégularités non substantielles
relevées par l’auditeur.
Le MDNAC prend acte de toutes les
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Rapport Final
137
bérets
et 90 000
chaussettes
recommandations comme indiquées ci –
haut.
9.
Acquisition
d’équipements
militaires
AOR
DNCMP/2699/F/2011
NAJING JIHUA
Le MDNAC prend acte de toutes les
recommandations comme indiquées ci –
haut.
10.
Fournitures
des
combustibles
AOO
DNCMP/352/F/2010
COODLP,
ONATOUR,
BRICOOP
Le MDNAC prend acte des
recommandations émises mais souligne
que leur prise en compte serait effective
par application d’un code défense et
sécurité tenant compte des
particularités des corps de défense et de
sécurité, ce qui n’exclut ni les contrôles
à priori ou à postériori ni le respect des
principes généraux de transparence, de
libre accès à la commande publique et
d’égalité de traitement des candidats en
concurrence.
11.
Achat de
carburant
AOON
DNCMP/363/2011
NIYOKINDI, D
Le MDNAC a respecté les procédures de
passation et d’exécution du marché de
base à l’ exception des délais de
livraison prorogés par manque des PCL
à capacité suffisante pour stocker toute
la quantité demandée.
Le MDNAC va désormais insérer la
formule de révision des prix au DAO, ce
qui lui permettra de respecter le taux
maximal des avenants autorisés pour
chaque exercice budgétaire.
12.
Fourniture de
l’Huile de
palme
806 398 L
AOOI
DNCMP/68/F/2011
HPB
Le MDNAC prend acte des irrégularités
et des recommandations émises par
l’auditeur, leur correction et mise en
œuvre seront assurées par les
commissions de passation ou de
réception des marchés ad hoc
13.
Fourniture
de 1512
Tonnes
AOO
DNCMP/84/F/2011
EBS
Le MDNAC a respecté les procédures de
passation mais EBS n’a pas respecté son
engagement de bonne fin d’exécution
pour ce marché.
Le MDNAC prend acte des irrégularités
MDNAC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012
Rapport Final
138
de riz blanc non substantielles relevées par
l’auditeur
Le MDNAC s’engage à mettre en œuvre
les recommandations émises en
collaboration avec les organes de
contrôle et de régulation
14.
Fourniture
de 2 000
Tonnes
de riz blanc
AOO
DNCMP/05/F/2012
EBS
RWASA Salvator
ETRACOG
NDIKUMANA
Claude
ADEQ
NSANZE Paul
Le marché initial n’a pas été attribué à
EBS mais plutôt RWASA, S – NSANZE
P- ETRACOG et NDIKUMANA C. Trois
d’ entre eux se sont désistés d’ où la
réattribution à ADEQ.
Les irrégularités relevées sont donc
liées à la volonté du MDNAC de vouloir
régler une situation de rupture de stock
de riz au sein des unités survenue suite
à la lourdeur des procédures. Le cas tel
que présenté était assimilé au cas de
Force Majeure qu’il convient de corriger
en mettant en place un code de défense
et sécurité qui autorise notamment des
contrats pluri – annuels pour certains
types de marchés.
Le MDNAC prend acte des
recommandations émises par l’auditeur
pour les marchés futurs.
15.
Achat de
15 000 T
de
combustibles
AOON
DNCMP/258/F/2012
ONATOUR,
COODLP
BUFABRI
La prise en compte des
recommandations par la cellule de
gestion des marchés publics va
désormais pallier les irrégularités
relevées pour les marchés à venir.
Le MDNAC prend acte des
recommandations émises par l’auditeur
16.
Achat de
carburant
AOON
DNCMP/F/49/F/2012
INTERPETROL
Les irrégularités relevées sont
imputables au problème de classement
des documents et d’archivage que le
MDNAC va résoudre via la
redynamisation de la cellule de gestion
des marchés publics ad hoc.
Le MDNAC prend acte des
recommandations émises par l’auditeur
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