Nouvelle époque relative à l’accès à
l’information et à la vie privée
Présentation à L’Union des municipalités du Nouveau-Brunswick
Conférence annuelle 2013Fredericton, NB – Le 4 octobre 2013
Le 1er septembre 2010, une nouvelle loi concernant l’accès à l’information et la protection de la vie privée est en vigueur: La Loi sur le droit à l’information et la protection de la vie privée◦ Conçue pour le domaine public◦ Fait la promotion de l’esprit d’ouverture et de transparence◦ Accorde le droit de demander des renseignements
concernant les affaires publiques des organismes publics◦ Accorde le droit de demander ses propres renseignements
personnels ◦ Oblige les organismes publics de protéger les
renseignements privés en tout temps◦ La Loi «arrive en ville» le 1er septembre 2012
Introduction
◦ Également créé le 1er septembre 2010
◦ Indépendant du gouvernement
◦ La Commissaire est une agente de l’Assemblée législative
◦ Un organisme de surveillance impartial veillant à l’observation de la Loi sur le droit à l’information et la protection de la vie privée (ainsi que la Loi sur l'accès et la protection en matière de renseignements personnels sur la santé )
Commissariat à l’accès à l’information et à la protection de la vie privée
D’interpréter la Loi
De renseigner le public de ses droits
D’encourager l’ouverture et la transparence
De fournir des conseils sur la meilleure application des nouvelles règles
D’assurer la conformité avec la Loi
Rôle du Commissariat
Reçoit des:
◦ Demandes de renseignements généraux au sujet de la Loi◦ Plaintes concernant les réponses aux demandes de
renseignements ◦ Avis concernant des inquiétudes relativement à la vie privée
ou des violations de la Loi (traitement des renseignements personnels durant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation ou la destruction)
Mène des enquêtes et résout des:
◦ Plaintes à l’informel, dans la mesure du possible
Publie des:
◦ Rapports des conclusions suite aux enquêtes
Le Commissariat
DROIT D’ACCÈS Régit selon les règles retrouvées à la Partie 2
Demande d’accès aux documents qui contiennent des renseignements privés
PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE
Régit selon les règles retrouvées à la Partie 3
Protection en tout temps des renseignements privés
Loi sur le droit à l’information et à la protection de la vie privée
DROIT D’ACCÈS
Seules les règles connexes à la protection de la vie privée sous la Partie 2 peuvent être utilisées dans le contexte des exceptions à la communication des renseignements privés
PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE
Règles de la Partie 3 ne relèvent pas du processus de demande de communication de renseignements; plutôt utilisées en tout temps par les organismes publics pour protéger les renseignements privés
Concepts distincts mais reliés
Renseignements personnels− Protégés car leur divulgation pourrait causer une atteinte
injustifiée à la vie privée
Renseignements commerciaux − Protégés car leur divulgation pourrait nuire aux affaires
o Les deux types de renseignements peuvent néanmoins être communiqués (paragraphes 21(3) et 22(3))− Car ne constitue pas une atteinte injustifiée ou ne nuit pas
◦ Exemple: renseignements personnels d’un cadre ou d’un employé de l’organisme public pouvant être communiqués: la classification de son poste l’éventail de son salaire ses avantages ses attributions, ou ses indemnités de déplacement
Interaction entre les concepts
Si les renseignements sont protégés sous une autre loi, la Loi est dite conforme à cette protection sauf s’il existe un conflit relativement à leur divulgation
◦ Exemple: lorsqu’un individu ou une entreprise (tierce partie) consent à la communication de ses propres renseignements qui sont autrement protégés par une autre loi
Le procédé des marchés publics en est une bonne illustration
Interaction entre la Loi et les autres lois
Procédé des marchés publics et la Loi
Niveau de confidentialité adéquat pour les renseignements personnels et commerciaux, tout en assurant la promotion de la transparence et la responsabilité
Règles qui visent à ne permettre l’accès du public qu’aux renseignements auxquels il a droit
Si l’on fait une demande pour recevoir des renseignements contenus dans une soumission une fois que l’appel d’offres fut attribué, la municipalité doit demander au soumissionnaire s’il consent à la communication
◦ VOIR le Guide pour les municipalités sur le procédé des marchés publics et la Loi
DROIT D’ACCÈS
Accorde au public le droit d’accès aux renseignements contenus dans les documents détenus par les organismes publics
◦ Mots clés: l’accès aux renseignements plutôt qu’aux documents
Encourage la communication des renseignements, sous réserve d’exceptions limitées et précises
Oblige les organismes publics de respecter le droit d’accès – obligation de prêter assistance
Droit d’accès
Codifiée à l’article 9 de la Loi
Impose à l’organisme public une obligation positive d’assister l’auteur de la demande - qu’il/elle reçoive sans délai une réponse entière, adéquate et pertinente
Encourage l’organisme public de communiquer avec l’auteur de la demande:◦ Clarifie la demande si elle n’est pas précise◦ Précise les renseignements demandés◦ Aide à limiter l’étendue d’une demande large où possible◦ Assure que l’auteur de la demande reçoive les
renseignements auxquels a droit et fournie une réponse satisfaisante
Obligation de prêter assistance
Tous les renseignements qui relèvent des affaires publiques de l’organisme public, de ses activités et de ses fonctions
◦Qui se trouvent dans ses documents Exemple: renseignements contenus dans les procès
verbaux de réunions, les rapports, les décisions prises, les notes écrites, la correspondance, les courriels, les messages textes, etc.
Comprend aussi les renseignements créés avant la date de mise en vigueur de la Loi
À quels renseignements a-t-on accès?
Traiter la demande en favorisant la communication de l’information
La réponse devrait avoir du sens
Droit d’accès peut seulement être restreint par des exceptions spécifiques et limitées
Délai de réponse est 30 jours – à moins que le délai n’ait été prorogé avec approbation
Traitement d’une demande de communication de renseignements
Deux genres d’exceptions:
◦Obligatoire: l’organisme public ne peut pas divulguer les renseignements
◦Facultative: le responsable de l’organisme public doit en arriver à une décision quant à la communication des renseignements En fonction des facteurs pertinents présents
au moment où la demande est faite
Exceptions à la communication
Exemples d’exceptions obligatoires à la communication
◦ Renseignements qui révèlent des recommandations au Conseil exécutif
◦ Renseignements fournis à titre confidentiel à un gouvernement
◦ Renseignements fournis dans le cadre d’une enquête en matière de harcèlement ou au sujet du personnel
◦ Renseignements personnels lorsque le responsable est d’avis que la communication constituerait une atteinte injustifiée à la vie privée d’un tiers
◦ Intérêts commerciaux ou financiers d’un tiers lorsque le responsable est d’avis que la communication serait préjudiciable
Exceptions obligatoires(Section B de la Partie 2 de la Loi)
Exemples d’exceptions facultatives à la communication
◦ Avis ou recommandations destinés à un organisme public
◦ Renseignements protégés selon le privilège des communications entre client et avocat
◦ Projets qui n’ont pas encore été mis en œuvre◦ Évaluations confidentielles ◦ Renseignements dont la communication serait nuisible:
aux relations intergouvernementales à des instances judiciaires à un individu à la sécurité publique
Exceptions facultatives(Section C de la Partie 2 de la Loi)
Pour toute exception facultative à la communication, le responsable de l’organisme public doit:
◦ considérer communiquer les renseignements◦ demander pour le consentement (lorsque nécessaire)◦ examiner les facteurs pertinents concernant la
communication (ou la non communication) existant au moment où la demande à été faite
◦ seulement décider de refuser la communication lorsque le refus peut être justifié
La décision du responsable peut être examinée par la commissaire ou la cour
Règles pour les exceptions facultatives
Le délai de réponse peut être prorogé de deux manières:
◦ Peut proroger le délai pour répondre de 30 jours additionnels si le traitement de la demande se trouve parmi les situations énumérées au paragraphe 11(3)
◦ Peut demander à la Commissaire pour un prolongement du délai de réponse: l’organisme public doit démontrer les raisons pour
lesquelles du temps additionnel est nécessaire Commissaire encourage la communication de réponses
partielles, le cas échéant
Délai de réponse
L’auteur de la demande qui n’est pas satisfait de la réponse peut:
Déférer l’affaire à la Cour du Banc de la Reine (requête juridique, doit être déposée dans un délai de 30 jours)
ou
Déposer une plainte auprès du Commissariat à l’accès et à la protection de la vie privée dans un délai de:
60 jours après avoir reçu la réponse, ou 120 jours après avoir fait la demande si aucune
réponse n’ait été reçue
Si la réponse n’est pas satisfaisante?
La Commissaire doit enquêter chaque plainte
En premier, tente d’en arriver à un règlement informel À la satisfaction des parties En conformité avec la Loi Tout en fournissant des conseils sur l’application des règles
Avons créé une approche conversationnelle pour enquêter et résoudre les plaintes concernant municipalités
Si le processus de règlement informel n’a pas réussi, un rapport des conclusions d’enquête sera publié
Le rapport pourrait avancer des recommandations
Plaintes concernant le droit d’accès déposées au Commissariat
Lorsqu’un rapport des conclusions renferme des recommandations, l’organisme public doit:
◦ Respecter les recommandations à l’intérieur de 15 jours, ou
◦ À l’intérieur de 15 jours, aviser l’auteur de la demande et la Commissaire de sa décision de ne pas accepter les recommandations Déclenche le droit d’appel à la cour pour l’auteur de la demande
Lorsque le rapport ne contient aucune recommandation:
Il n’y pas de droit d’appel et le seul recours disponible est la révision judiciaire de la décision de la Commissaire
Recommandations de la Commissaire
Considérer les bénéfices de rendre l’information disponible au public de façon continue
Par exemple:ordres du jour,procès-verbaux, indemnités de déplacement et éventail des salaires,rapports et documents relatifs aux décisions qui ont été prises,etc.
Bonne pratique:Une approche proactive à la divulgation
Les élus créent deux genres de documents:
• Documents qui seront remis à un organisme public pour effectuer un suivi• Sont assujettis à la Loi
• Documents relatifs aux affaires de circonscription, mais qui ne seront pas remis à un organisme public pour effectuer un suivi• Pas assujettis• Porter attention à la vie privée
Les documents des élus
PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE
Organismes publics doivent protéger les renseignements personnels en leur possession
La Loi établit des règles gouvernant la manipulation des renseignements personnels pendant◦ la collecte,◦ la conservation,◦ l’utilisation, et ◦ la communication.
Protection de la vie privée
Quelles sont les règles du jeu?
Principes directeurs - de recueillir, d’utiliser et de partager:
SEULS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS QU’IL N’EST RAISONNABLEMENT NÉCESSAIRE
et
PAR CEUX QUI DOIVENT LES CONNAÎTREPOUR RÉALISER LA FIN VISÉE
Survient lorsque des renseignements personnels (pouvant identifier une personne) sont :
◦ perdus
◦ volés
◦ recueillis, utilisés, communiqués ou éliminés de manière non autorisée ou sans consentement
◦ ou qu’une personne non autorisée y accède
C’est quoi une atteinte à la vie privée?
Manque d’attention, erreurs commisesCourriel envoyé à un autre destinataire que celui prévuEnveloppe adressée par erreur à une personne qui a le même
nomEnvoi par télécopieur en utilisant le mauvais numéro
Perte ou vol de renseignements
Peu de garanties sécuritaires Clé USB ou ordinateur portable – pas protégé par mot de passe Documents pas entreposés dans un endroit sécuritaire
Accès ou communication non-autorisé Communication de renseignements personnels en dehors des limites
des fonctions de l’employé Atteinte intentionnelle – « snooping »
Exemples d’atteintes à la vie privée
Limiter l’atteinte Évaluer le tort causé Informer personnes touchées par l’atteinte Informer la Commissaire
◦ Prête assistance et donne des conseils◦ Obligatoire de le faire pour certains – fournisseurs de
soins de santé Adopter des mesures correctives afin d’éviter
que la situation ne se reproduise
En cas d’atteinte à la vie privée
RÉFLÉCHIR avant de parler !
CONSIDÉRER avant d’écrire !
S’ARRÊTER UN INSTANT avant de cliquer !
Meilleures garanties!
Pour nous joindre
230 - 65 Regent Fredericton, NB E3B 7H8
Tel/Tél: 506.453.5965Toll-free/Sans frais: 1.877.755.2811
Fax/Fac: 506.453.5963
www.info-priv-nb.ca
Email/Courriel: [email protected] accès.info.vieprivé[email protected]
Top Related