Nouvelle époque relative à l’accès à

l’information et à la vie privée

Présentation à L’Union des municipalités du Nouveau-Brunswick

Conférence annuelle 2013Fredericton, NB – Le 4 octobre 2013

Le 1er septembre 2010, une nouvelle loi concernant l’accès à l’information et la protection de la vie privée est en vigueur: La Loi sur le droit à l’information et la protection de la vie privée◦ Conçue pour le domaine public◦ Fait la promotion de l’esprit d’ouverture et de transparence◦ Accorde le droit de demander des renseignements

concernant les affaires publiques des organismes publics◦ Accorde le droit de demander ses propres renseignements

personnels ◦ Oblige les organismes publics de protéger les

renseignements privés en tout temps◦ La Loi «arrive en ville» le 1er septembre 2012

Introduction

◦ Également créé le 1er septembre 2010

◦ Indépendant du gouvernement

◦ La Commissaire est une agente de l’Assemblée législative

◦ Un organisme de surveillance impartial veillant à l’observation de la Loi sur le droit à l’information et la protection de la vie privée (ainsi que la Loi sur l'accès et la protection en matière de renseignements personnels sur la santé )

Commissariat à l’accès à l’information et à la protection de la vie privée

D’interpréter la Loi

De renseigner le public de ses droits

D’encourager l’ouverture et la transparence

De fournir des conseils sur la meilleure application des nouvelles règles

D’assurer la conformité avec la Loi

Rôle du Commissariat

Reçoit des:

◦ Demandes de renseignements généraux au sujet de la Loi◦ Plaintes concernant les réponses aux demandes de

renseignements ◦ Avis concernant des inquiétudes relativement à la vie privée

ou des violations de la Loi (traitement des renseignements personnels durant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation ou la destruction)

Mène des enquêtes et résout des:

◦ Plaintes à l’informel, dans la mesure du possible

Publie des:

◦ Rapports des conclusions suite aux enquêtes

Le Commissariat

DROIT D’ACCÈS Régit selon les règles retrouvées à la Partie 2

Demande d’accès aux documents qui contiennent des renseignements privés

PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

Régit selon les règles retrouvées à la Partie 3

Protection en tout temps des renseignements privés

Loi sur le droit à l’information et à la protection de la vie privée

DROIT D’ACCÈS

Seules les règles connexes à la protection de la vie privée sous la Partie 2 peuvent être utilisées dans le contexte des exceptions à la communication des renseignements privés

PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

Règles de la Partie 3 ne relèvent pas du processus de demande de communication de renseignements; plutôt utilisées en tout temps par les organismes publics pour protéger les renseignements privés

Concepts distincts mais reliés

Renseignements personnels− Protégés car leur divulgation pourrait causer une atteinte

injustifiée à la vie privée

Renseignements commerciaux − Protégés car leur divulgation pourrait nuire aux affaires

o Les deux types de renseignements peuvent néanmoins être communiqués (paragraphes 21(3) et 22(3))− Car ne constitue pas une atteinte injustifiée ou ne nuit pas

◦ Exemple: renseignements personnels d’un cadre ou d’un employé de l’organisme public pouvant être communiqués: la classification de son poste l’éventail de son salaire ses avantages ses attributions, ou ses indemnités de déplacement

Interaction entre les concepts

Si les renseignements sont protégés sous une autre loi, la Loi est dite conforme à cette protection sauf s’il existe un conflit relativement à leur divulgation

◦ Exemple: lorsqu’un individu ou une entreprise (tierce partie) consent à la communication de ses propres renseignements qui sont autrement protégés par une autre loi

Le procédé des marchés publics en est une bonne illustration

Interaction entre la Loi et les autres lois

Procédé des marchés publics et la Loi

Niveau de confidentialité adéquat pour les renseignements personnels et commerciaux, tout en assurant la promotion de la transparence et la responsabilité

Règles qui visent à ne permettre l’accès du public qu’aux renseignements auxquels il a droit

Si l’on fait une demande pour recevoir des renseignements contenus dans une soumission une fois que l’appel d’offres fut attribué, la municipalité doit demander au soumissionnaire s’il consent à la communication

◦ VOIR le Guide pour les municipalités sur le procédé des marchés publics et la Loi

DROIT D’ACCÈS

Accorde au public le droit d’accès aux renseignements contenus dans les documents détenus par les organismes publics

◦ Mots clés: l’accès aux renseignements plutôt qu’aux documents

Encourage la communication des renseignements, sous réserve d’exceptions limitées et précises

Oblige les organismes publics de respecter le droit d’accès – obligation de prêter assistance

Droit d’accès

Codifiée à l’article 9 de la Loi

Impose à l’organisme public une obligation positive d’assister l’auteur de la demande - qu’il/elle reçoive sans délai une réponse entière, adéquate et pertinente

Encourage l’organisme public de communiquer avec l’auteur de la demande:◦ Clarifie la demande si elle n’est pas précise◦ Précise les renseignements demandés◦ Aide à limiter l’étendue d’une demande large où possible◦ Assure que l’auteur de la demande reçoive les

renseignements auxquels a droit et fournie une réponse satisfaisante

Obligation de prêter assistance

Tous les renseignements qui relèvent des affaires publiques de l’organisme public, de ses activités et de ses fonctions

◦Qui se trouvent dans ses documents Exemple: renseignements contenus dans les procès

verbaux de réunions, les rapports, les décisions prises, les notes écrites, la correspondance, les courriels, les messages textes, etc.

Comprend aussi les renseignements créés avant la date de mise en vigueur de la Loi

À quels renseignements a-t-on accès?

Traiter la demande en favorisant la communication de l’information

La réponse devrait avoir du sens

Droit d’accès peut seulement être restreint par des exceptions spécifiques et limitées

Délai de réponse est 30 jours – à moins que le délai n’ait été prorogé avec approbation

Traitement d’une demande de communication de renseignements

Deux genres d’exceptions:

◦Obligatoire: l’organisme public ne peut pas divulguer les renseignements

◦Facultative: le responsable de l’organisme public doit en arriver à une décision quant à la communication des renseignements En fonction des facteurs pertinents présents

au moment où la demande est faite

Exceptions à la communication

Exemples d’exceptions obligatoires à la communication

◦ Renseignements qui révèlent des recommandations au Conseil exécutif

◦ Renseignements fournis à titre confidentiel à un gouvernement

◦ Renseignements fournis dans le cadre d’une enquête en matière de harcèlement ou au sujet du personnel

◦ Renseignements personnels lorsque le responsable est d’avis que la communication constituerait une atteinte injustifiée à la vie privée d’un tiers

◦ Intérêts commerciaux ou financiers d’un tiers lorsque le responsable est d’avis que la communication serait préjudiciable

Exceptions obligatoires(Section B de la Partie 2 de la Loi)

Exemples d’exceptions facultatives à la communication

◦ Avis ou recommandations destinés à un organisme public

◦ Renseignements protégés selon le privilège des communications entre client et avocat

◦ Projets qui n’ont pas encore été mis en œuvre◦ Évaluations confidentielles ◦ Renseignements dont la communication serait nuisible:

aux relations intergouvernementales à des instances judiciaires à un individu à la sécurité publique

Exceptions facultatives(Section C de la Partie 2 de la Loi)

Pour toute exception facultative à la communication, le responsable de l’organisme public doit:

◦ considérer communiquer les renseignements◦ demander pour le consentement (lorsque nécessaire)◦ examiner les facteurs pertinents concernant la

communication (ou la non communication) existant au moment où la demande à été faite

◦ seulement décider de refuser la communication lorsque le refus peut être justifié

La décision du responsable peut être examinée par la commissaire ou la cour

Règles pour les exceptions facultatives

Le délai de réponse peut être prorogé de deux manières:

◦ Peut proroger le délai pour répondre de 30 jours additionnels si le traitement de la demande se trouve parmi les situations énumérées au paragraphe 11(3)

◦ Peut demander à la Commissaire pour un prolongement du délai de réponse: l’organisme public doit démontrer les raisons pour

lesquelles du temps additionnel est nécessaire Commissaire encourage la communication de réponses

partielles, le cas échéant

Délai de réponse

L’auteur de la demande qui n’est pas satisfait de la réponse peut:

Déférer l’affaire à la Cour du Banc de la Reine (requête juridique, doit être déposée dans un délai de 30 jours)

ou

Déposer une plainte auprès du Commissariat à l’accès et à la protection de la vie privée dans un délai de:

60 jours après avoir reçu la réponse, ou 120 jours après avoir fait la demande si aucune

réponse n’ait été reçue

Si la réponse n’est pas satisfaisante?

La Commissaire doit enquêter chaque plainte

En premier, tente d’en arriver à un règlement informel À la satisfaction des parties En conformité avec la Loi Tout en fournissant des conseils sur l’application des règles

Avons créé une approche conversationnelle pour enquêter et résoudre les plaintes concernant municipalités

Si le processus de règlement informel n’a pas réussi, un rapport des conclusions d’enquête sera publié

Le rapport pourrait avancer des recommandations

Plaintes concernant le droit d’accès déposées au Commissariat

Lorsqu’un rapport des conclusions renferme des recommandations, l’organisme public doit:

◦ Respecter les recommandations à l’intérieur de 15 jours, ou

◦ À l’intérieur de 15 jours, aviser l’auteur de la demande et la Commissaire de sa décision de ne pas accepter les recommandations Déclenche le droit d’appel à la cour pour l’auteur de la demande

Lorsque le rapport ne contient aucune recommandation:

Il n’y pas de droit d’appel et le seul recours disponible est la révision judiciaire de la décision de la Commissaire

Recommandations de la Commissaire

Considérer les bénéfices de rendre l’information disponible au public de façon continue

Par exemple:ordres du jour,procès-verbaux, indemnités de déplacement et éventail des salaires,rapports et documents relatifs aux décisions qui ont été prises,etc.

Bonne pratique:Une approche proactive à la divulgation

Les élus créent deux genres de documents:

• Documents qui seront remis à un organisme public pour effectuer un suivi• Sont assujettis à la Loi

• Documents relatifs aux affaires de circonscription, mais qui ne seront pas remis à un organisme public pour effectuer un suivi• Pas assujettis• Porter attention à la vie privée

Les documents des élus

PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

Organismes publics doivent protéger les renseignements personnels en leur possession

La Loi établit des règles gouvernant la manipulation des renseignements personnels pendant◦ la collecte,◦ la conservation,◦ l’utilisation, et ◦ la communication.

Protection de la vie privée

Quelles sont les règles du jeu?

Principes directeurs - de recueillir, d’utiliser et de partager:

SEULS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS QU’IL N’EST RAISONNABLEMENT NÉCESSAIRE

et

PAR CEUX QUI DOIVENT LES CONNAÎTREPOUR RÉALISER LA FIN VISÉE

Survient lorsque des renseignements personnels (pouvant identifier une personne) sont :

◦ perdus

◦ volés

◦ recueillis, utilisés, communiqués ou éliminés de manière non autorisée ou sans consentement

◦ ou qu’une personne non autorisée y accède

C’est quoi une atteinte à la vie privée?

Manque d’attention, erreurs commisesCourriel envoyé à un autre destinataire que celui prévuEnveloppe adressée par erreur à une personne qui a le même

nomEnvoi par télécopieur en utilisant le mauvais numéro

Perte ou vol de renseignements

Peu de garanties sécuritaires Clé USB ou ordinateur portable – pas protégé par mot de passe Documents pas entreposés dans un endroit sécuritaire

Accès ou communication non-autorisé Communication de renseignements personnels en dehors des limites

des fonctions de l’employé Atteinte intentionnelle – « snooping »

Exemples d’atteintes à la vie privée

Limiter l’atteinte Évaluer le tort causé Informer personnes touchées par l’atteinte Informer la Commissaire

◦ Prête assistance et donne des conseils◦ Obligatoire de le faire pour certains – fournisseurs de

soins de santé Adopter des mesures correctives afin d’éviter

que la situation ne se reproduise

En cas d’atteinte à la vie privée

RÉFLÉCHIR avant de parler !

CONSIDÉRER avant d’écrire !

S’ARRÊTER UN INSTANT avant de cliquer !

Meilleures garanties!

Pour nous joindre

230 - 65 Regent Fredericton, NB E3B 7H8

Tel/Tél: 506.453.5965Toll-free/Sans frais: 1.877.755.2811

Fax/Fac: 506.453.5963

www.info-priv-nb.ca

Email/Courriel: access.info.privacy@gnb.ca accès.info.vieprivée@gnb.ca