Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
ERP gestion à l’affaire adapté aux GRD Énergie
Présentation novembre 2011
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Sommaire
THELYS
Le progiciel i3◦Principes◦Couverture fonctionnelle GRD◦Architecture technique et intégration
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
L’entreprise THELYS et la gestion d’affaires / GRD
Une « jeune » entreprise dynamique
créée par 2 associés, après 15 ans d’expériences reconnues dans les domaines
* de la mise en œuvre de Systèmes d’Information* du conseil en Organisation* du développement de Progiciels* de la gestion de Projets importants
avec une expertise fonctionnelle dans le secteur de l’Energie (EDF GDF Services notamment)
1 seul métier :Éditeur du progiciel de
gestion à l’affaire i3
Axes stratégiques :* Gestion / Pilotage* Métiers GRD* Veille technologique et R&D importante
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Positionnement de
Régie du SIEDS (SEOLIS) – Niort
SICAE de la Somme et du Cambraisis
Régie du Gaz de Strasbourg (ReseauGDS)
Gestionnaires de Réseaux
de Distribution
gaz et électricité
Gestion de chantiersBTP, Métallerie, serrurerie
Énergies renouvelables
Études, fabrication, installation à l’affaire
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
: plus de 15 ans dans le secteur de l’énergie
Volonté forte de devenir un acteur majeurdes systèmes de gestion à l’affaire
Forte R&D
Plus de 15 ans de
collaboration avec nos
clients Régie et SICAE
Des concepts initiaux
innovants
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Périmètre fonctionnel
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Cartographie fonctionnelle ERP
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Une solution intégrée permettant :◦ de budgéter, planifier, suivre vos affaires et vos
dossiers◦ d’enregistrer la totalité des événements et de
comptabiliser l’ensemble des coûts et revenus
◦ Suivis de programmes, d’affaires, de chantiers de travaux, de maintenance
◦ Gestion des interventions, des ressources
◦ Achats/Stocks/ Approvisionnements
◦ Facturation/Gestion commerciale clients/fournisseurs
Cartographie fonctionnelle ERP
Gestion et pilotage analytique des affaires
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Intégration au cœur de votre SI
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Gestion de toutes vos activités Séparation comptable Confidentialité des informations Prise en compte de la loi SRU Pilotage de vos interventions Traçabilité de vos opérations et suivi des coûts et revenus
des chantiers et de vos différentes activités, Processus de gestion pour chaque prestation de votre
catalogue Gestion des demandeurs, fournisseurs, mandataires Respect des procédures administratives et de votre
engagement qualité Vue simple et complète de vos dossiers
Soyez prêts à affronter les nouvelles exigences de votre métier
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Concepts clés
Affaire
Planning
RDVInterventions
Affaire
ActivitésActivité / Programme
DevisDossier
InterlocuteursClient
Gestion documentaireCourriers / Fax / Scan
Commandes de sous-traitance
Commandes d’achats
matière/articles
Prestations internes
CataloguesFournisseur
Gestion événementielle
Suivi des coûts et revenus
Gestion budgétaire
ChiffragePrévisionnel
RéaliséFacturé
Fournisseur
• Suivi Analytique
•Tableaux de bord
•Pilotage
Suivi achatStock
Chantier
Abonné / Site / Payeur /
Initiateur
Marchés
Tâches et alertes
Articles
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Annexe : Description des principaux
écrans et fonctionnalités
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Ecran de gestion d’affaire
Accès direct à aux constituants
de l’affaire
Fiche de synthèse
du dossier
Synthèse financière
Accès direct par onglets aux différentes fonctions de gestion
d’affaire
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
L’affaire vue comme un dossier
Un ou plusieurs
devis
Pour chaque type d’ordre, des
fonctionnalités très complètes
Pour chaque chantier,
une ou plusieurs commandes d’achat/sous-
traitance
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
La composition des affaires est très libre:◦ N devis et N chantiers ainsi que leurs commandes aux entreprises ◦ Un devis (simple ou complexe) établi sur la base d’un chantier. Les
commandes aux entreprises peuvent être engagées selon les besoins du chantier
Une structure d’affaire souple et modulaire
◦ Un devis est découpé en plusieurs chantiers (par ouvrage)
◦ Un devis forfaitaire basé sur un chiffrage de l’affaire
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Gestion documentaire complète et intégrée par affaire, tiers
Documents générés par i3 ou bien intégrés à postériori
(courriers, scan, photos, plans, etc.)
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Gestion des prospects, contacts, actions commerciales et rendez-vous
Fiches contacts au formats standard Outlook, possibilité d’import/Export
Transformation aisée d’un contact en prospect puis client dans i3
Nombreuses représentations graphiques des événements liés à
l’affaire ou aux rendez-vous, interventions planifiées
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Chiffrage des devis adapté aux besoinsUtilisation de bordereaux de chiffrage, de devis-types, gestion des déboursés/métrés
Nombreux utilitaires d’aides à la saisie du
chiffrage
Saisie du chiffrage détaillé par lot, phase et en définissant les
besoins de sous-traitance, achat, etc.
Formulaires de calcul paramétrables
(indicateurs financiers, gestion de marchés, etc.)
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Solution complète de gestion des bordereaux:◦
Une gestion des bordereaux adaptée
• Multi-niveaux• Multi-bordereaux• Intègre les
coefficients de calcul (en point ou en valeur)
• Permet la simulation et l’historisation
• Import-export Excel
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Loi SRU et réfaction
Une prise en compte des règles SRU et des règles de réfaction
grâce aux mécanismes de calculs et des formulaires paramétrables
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Formulaires paramétrables pour étendre le modèle i3 à l’ensemble de vos besoins
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Frais généraux et charges indirectes
Les frais généraux, et autres charges indirectes peuvent être incorporés facilement grâce aux rubriques de calcul paramétrables
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Facturation client simple et adapté à vos types d’affaires
Modes de Facturation possibles :
• sur devis• sur jalon prédéfini• sur situation / avancement• en mode « comptoir »
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Gestion des encours par chargé d’affairePortefeuille de dossiers suivant l’avancement
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
La gestion des tâches et des alertes de I3 est de type workflow. Dans le cadre d’une gestion par affaire elle permet:◦ La programmation des alertes « administratives »:
Echéance article 49, 50 par exemple Échéance prévisionnel de fin travaux Rappel de calcul fiche des immobilisations/chantier Autres alertes paramétrables par l’utilisateur
Gestion des alertes et des tâches à faire par affaire ou par responsable
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
La programmation des tâches: ◦« File d’attente » client◦Suivi de dossier…
Une gestion intégrée des tâches et alertes
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
La programmation des travaux et des bons travaux est souple et paramétrable et prend en compte la gestion par pôle ou agence.
Le module web est d’un apprentissage rapide:
Programmation des travaux intégrée
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Les entreprises peuvent transmettre leurs devis estimatif par une simple feuille Excel
Remontée des devis entreprises automatisée
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Suivi des réalisations (matériel, Main d’œuvre, déplacements, véhicules):
◦ En mode connecté déconnecté, par PDA ou portable pour les suivis interne des chantiers
◦ Par l’outils i3timesheet pour les temps passés
◦ Par attachement de travaux ou par remontée Excel pour les travaux entreprises
◦ Par intégration de flux paramétrable à une gestion des stock externe
Suivi exhaustif des réalisations
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Saisie des temps passés(rubriques totalement paramétrables, par ressource, gestion des types d’heures, outils d’aide à la saisie)
Affectation par affaire/chantier
(gestion des types d’heures)
Gestion des feuilles de temps par service / ressource
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Tableaux de bord et de pilotage personnalisés et adaptés à chaque métier
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Axes analytiques principaux : ◦Activité◦Programme◦Type d’affaire◦Type et sous-type d’ordre◦Famille de rubrique de coût / revenu◦Type de temps passés ◦Catégorie de ressource◦Famille technique de matériel◦En fonction des besoins
Multi-axes d’affectation budgétaires
Nombreux axes analytiques et budgétaires
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Outils d’aide à la planification
Project
• Vue GANTT par affaire• Planning de charge par
Ressource • Diagramme de PERT
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Suivi des interventions par éléments du patrimoine (tronçon de réseau, postes sources)◦Indicateurs Qualité ◦Pilotage
Suivi du patrimoine
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Nombreuses fonctions de paramétrage
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Paramétrage des processus, alertes, affaires-types, etc.
Paramétrage clair de chaque entité et de chaque
fonction par les outils d’administration
Possibilité de restituer les paramétrage
effectués sous forme de tableaux, de liste,
d’édition ou sous forme graphique (outils
intégrés)
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Editions paramétrables
Paramétrage des courriers-type, documents
administratifs, courriers, rapports
via l’outil intégré de requettage et de mise en
forme
Avec sortie sous Word, Excel ou PDF
Paramétrage simplifié au travers de vues
prédéfinies
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Un peu de technique…
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Architecture technique
APACHE
I3 Query
TOMCAT
Base de donnéesGestion documentaire
Windows / Linux
VMWARE
I3 Report
Internet
PC Windows / Windows Mobile
Office / Open Office
PHPJAVA
I3 PlanningI3 Nomade
Connexion directeCITRIXNavigateur Internet
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Un système ouvert, évolutif et fortement paramétrable pour répondre à tous les besoins d’analyse et pilotage de présentation et de restitution d’information
Gestion documentaire
Analyses(multi-
dimensionnellesOLAP)
Productions à la demande ou prédéfinies
documents, courriers, états, tableaux de bord, etc.
i3 Query
i3 Report
Requêtesprédéfinies
Requêtesà la demande
Menus i3Impressions par entité
(affaire, tiers, chantier, bon, etc.)Raccourci
bureau Portail i3 Intégration
Portail Intranet
Modules de calculRègles métiers en
PLSQL/Oracle
Impressionsdirectes ou par Internet
(WEB)
Laser, matricielles, thermiques,
code-barres, etc.
Fax Email
Fichier interface tous formats
Dictionnairedes données
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Fonctionnement en mode Réseau classique, Intranet ou Internet (full Web)Tableaux de bord accessibles sur PDA / Iphone
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Principaux échanges GRD
Optimisez et simplifiez les échanges avec vos sous-traitants :• intégration des chiffrages des entreprises par chantier• alimentation automatique des avancements et des
attachements de réalisations• alimentation simplifiée des coûts de chantiers et gestion
des justificatifs, par chantier ou marché.
Simplifiez vos relations contractuelles :• Gestion des branchements clients et des
différentes interventions en phase avec les dernières réglementations
• prise en compte de la loi SRU• gestion des réfactions• édition simplifiée des différents documents
contractuels et gestion centralisée des échanges avec l'ensemble des partenaires
Gérez l'ensemble des relations avec les fournisseurs d'énergie :
* respect de la réglementation * gestion des informations contractuelles * catalogues de prestations * demandes d'interventions * planification des rendez-vous
Intégrez l'outil du GRD avec votre outil de gestion clientèle :• respect de l'obligation de séparation comptable• confidentialité des informations• intégration d'un portail d'information GRD dans
votre outil de gestion clientèle• récupération automatique des besoins clients
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
En fonction des besoins :◦ SI clientèle◦ SI Achats et/ou Stocks◦ SIG◦ Suivi RH◦ Comptabilité générale◦ Paye◦ etc.
Formats d’échanges divers :◦Fichiers XML◦Fichiers « plats »◦Langage SQL/Oracle◦Développements ad-
hoc
Interfaces standards ou spécifiques
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Références clients GRD
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Solution opérationnelle depuis mars 1998 25 utilisateurs au sein des services de suivi des achats,
facturation, gestion des stocks, suivi des chantiers et des interventions
Contact : M. Chauvet – Directeur Général - 11 rue de la République BP7 80240 ROISEL - Tél : 03 22 86 45 45
Couvre l’ensemble des activités (Branchements, Éclairage Public, Extension de Réseau, Programmes, Gestion principalement de l’électricité mais ouverture du marché avec le Gaz et l’éolien)
Gestion complète des stocks et des réapprovisionnements (multi magasins, multi sites, gestion en mode déconnecté).
Gestion « multi-entreprises » (SICAE + Régie indépendante)
SICAE DE LA SOMME ET DU CAMBRAISIS1/3
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Procédure complète de gestion des achats (avec validation par visas sur certains seuils et certains articles)
Gestion par magasin sur plusieurs sites
Gestion des immobilisations sur n° de série (pour les compteurs, disjoncteurs notamment) et calcul d’amortissements comptables
Gestion budgétaire annuelle et suivi analytique des dossiers
Interface complète avec le système de gestion clientèle e-GEE (facturation de consommation de l’énergie, reprise des informations des Points de Livraison et des caractéristiques des abonnés)
SICAE DE LA SOMME ET DU CAMBRAISIS2/3
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Prise en compte des nouveaux bordereaux de chiffrage liés à la loi SRU (prise en compte de la réfaction, gestion des devis, acomptes, décomptes prévisionnels ou définitifs).
Gestion des interventions terrain et aide à la planification
Gestion des ressources humaines et des compétences/habilitations associées à chaque intervention
Gestion des ressources matérielles
Gestion nomade sur terminaux spécialisés et sur PDA : gestion des études sur le terrain
Gestion documentaire complète (édition par serveur d’impression, divers formats PDF, gestion d’image travaux, etc.).
SICAE DE LA SOMME ET DU CAMBRAISIS3/3
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Solution opérationnelle depuis 1996 30 utilisateurs simultanés au sein du service de gestion des
travaux Contact : M. Klein – Responsable du Service Informatique - 14
place des Halles 67082 Strasbourg Tél :03 88 75 20 20
Gère plus de 15 000 affaires avec i3 et plus de 2 Millions de lignes de chiffrage
Arborescence des activités sous forme de budget (développement/exploitation)
Suivi détaillé des affaires chantiers et devis, au travers d’un Workflow défini par type d’affaire
RÉSEAU GDS 1/2
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Gestion complexes des devis, facturation en points (bordereaux de chiffrage par points)
Établissement des devis, émission des demandes d’acomptes
Établissement des chiffrages et prévisions de chantiers
Gestion de développements spécifiques au travers de fiches métiers (documents administratifs et techniques)
Gestion des commandes d’achat et de sous-traitance aux entreprises ; Gestion des réceptions des travaux par attachement pro forma pour les sous-traitants
Facturation des travaux (auprès des clients et des fournisseurs)
Interfaces avec la gestion commerciale (e-GEE), la comptabilité, les stocks (GENERIX) et avec le SIG
RÉSEAU GDS 2/2
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Solution opérationnelle depuis 2002
30 utilisateurs au sein des différents services de gestion des travaux, services comptables et achats.
Contact possible : M. Geribhi– Responsable du Service du Développement des Réseaux - BP 310 79009 NIORT CEDEX - Tél : 05 49 09 91 31
Gestion des programmes d’investissements et de l’ensemble des dossiers d’affaires de travaux (travaux d’investissement de gestion du réseau, chantiers travaux pour le compte du Syndicat, travaux facturés clients, interventions clients, maintenance du réseau)
Gestion des travaux de renouvellement et investissement organisés par programmes
SEOLIS SIEDS ENERGIE 1/2
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Prise en charge des dossiers entre services, suivant la typologie des affaires avec mise en place de processus métiers adaptés aux différentes réglementations
Gestion documentaires des dossiers
Gestion des devis (simples, complexes avec multiples coefficients), éditions chapitrées, et facturation
Suivi des chantiers, du chiffrage à la réception des travaux puis clôture (plusieurs fiches métiers personnalisées)
Automatisation des échanges avec les principaux fournisseurs référencés et intégration des devis des prestations sous-traitées dans le prévisionnel des chantiers
Plusieurs Interfaces avec le service comptabilité
Tableaux de bords divers et complets (suivi des activités, coûts de chantiers prévisionnels et réels)
SEOLIS SIEDS ENERGIE 2/2
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
Intégration du métier de GRD mais en gardant de fortes capacités de paramétrage pour coller aux besoins propres à chaque organisation
3 utilisateurs GRD
3 modes d’utilisation propres et
assez différents
Le même applicatif i3
dans la même version
Présentation i3 – Progiciel intégré adapté aux métiers des Gestionnaires de Réseaux
A votre disposition pour échanger sur vos besoins et l’adéquation de la solution i3
Pour plus d’information :◦Frédéric Boudineau / Thierry Dublé◦[email protected] ◦www.i3.fr
◦Tel : 02.41.20.09.94 06.10.52.57.84