Formation Igénieurs Support– v1.01
CNRS – Projet BFC Etablissement
Support de formation
Formation Ingénieurs SupportV1.0
Date : 25 juin 2009
Formation Igénieurs Support – v1.02
1. BFC
Présentation de BFC et liens avec les autres applications (notamment pour les référentiels et les crédits) ( Labintel, Passerelle, sirhus, Xlab)
2. Les concepts de base• Représentation des unités et autres structures du CNRS
• Les structuresLe domaine d’activitéLe périmètre analytiqueLe périmètre financierL’organisation des recettesL’organisation des achats
• Les données de base analytiquesOTPLes natures comptablesLes centres de coûts
• Les données de base budgétairesLes centres financiersLes comptes budgétairesLes domaines fonctionnelsLes fondsLes programmes CB
Sommaire
Formation Igénieurs Support – v1.03
2. Les concepts de base (suite)• Les données de base logistiques Les fournisseurs
Les agents
• Les données de base Recette Les clients
Les articles
3. Les flux de gestion
• Budget Préparation du budget primitif
Mise en œuvre du budget dans la version d’exécution
• Dépense et missionFlux achat et consommation budgétaire : commandes standards ou prévisionnelles, carte logée, carte
achat
Flux mission et consommation budgétaire
• Recette
• Gestion des contrats
Sommaire
Formation Igénieurs Support– v1.04
CNRS – Projet BFC Etablissement
Support de formation
Formation Ingénieurs Support
Cartographie des flux autour de BFC
Formation Igénieurs Support – v1.05
APPLICATIONS CNRSAPPLICATIONS CNRS
BFC Cartographie des flux – Les référentiels
BFCBFC
MINEFIMINEFI
PARTENAIREPARTENAIRE
XLABXLAB
SIRHUSSIRHUS
Banque de FranceBanque de France
Flux entrantsFlux entrants
NOUBANOUBA
Flux sortantsFlux sortants
F45, F50, F74,
F74bis
F45, F50, F74,
F74bis
F21, F22F21, F22
F97, F98F97, F98
F7, F7bisF7, F7bis
F13F13
F15bis, F20
F15bis, F20
F15F15
F70F70
Formation Igénieurs Support – v1.06
Flux entrants :
F7 : MINEFI - Devises
F7bis : MINEFI – Missions à l’étranger
F13 : PARTENAIRE – Tiers clients
F15 : SIRHUS – Agents
F15bis : XLAB – Agents Xlab
F20 : XLAB – constantes UFOT
F70 : Banque de France – Agences bancaires
Flux sortants
F21 : SIRHUS – Référentiels budgétaires et analytiques
F22 : SIRHUS – Nomenclature comptable
F45 : XLAB – Marchés
F50 : XLAB – Constantes
F74 : XLAB – Agents SIRHUS
F74bis : XLAB – Référence BFC des agents XLAB
F97 : NOUBA – Les fournisseurs
F98 : NOUBA - Marchés
BFC Cartographie des flux – Les référentiels
Formation Igénieurs Support – v1.07
APPLICATIONS CNRSAPPLICATIONS CNRS
BFC Cartographie des flux – Les flux de gestion
BFCBFC
COUGARCOUGAR
XLABXLAB
SIRHUSSIRHUS
Banque de FranceBanque de France
Flux entrantsFlux entrants
NOUBANOUBA
Flux sortantsFlux sortants
F43, F43bis, F44, F47,
F50bis, F52, F52bis, F53,
F54, F76, F89, F90, F95
F43, F43bis, F44, F47,
F50bis, F52, F52bis, F53,
F54, F76, F89, F90, F95
F100, F102F100, F102
F29, F30, F33, F72F29, F30, F33, F72
F24, F28F24, F28
F26, F96F26, F96
PASSERELLEPASSERELLEF99F99
AmbassadesAmbassades
SESAMESESAME
F46F46
F51, F58, F103F51, F58, F103
LABINTELLABINTELF92F92
F101F101
F41F41
Formation Igénieurs Support – v1.08
Flux entrants :
F24 : SIRHUS – Avances et acomptes
F26 : Banque de France - Opérations Carte Achat
F28 : SIRHUS – Données mensuelles de paie
F29 : XLAB – Commandes d’achat
F30 : XLAB – Missions
F33 : XLAB – Factures achats
F72 : XLAB – Services faits
F96 : Banque de France – Opérations Carte Logée
F99 : PASSERELLE – Notifications sur dotations annuelles
BFC Cartographie des flux – Les flux de gestion
Formation Igénieurs Support – v1.09
Flux sortants
F41 : Ambassades – Courriers aux ambassades (missions à l’étranger)
F43 : XLAB – Engagements individuels de rémunération
F43bis : XLAB – Référence BFC des fournisseurs
F44 : XLAB – Factures achat
F46 : SESAME – Missions à l’étranger
F47 : XLAB – Mise en place des crédits
F50bis : XLAB – Constantes des flux missions
F51 : Banque de France – Règlements
F52 : XLAB – Rejet d’intégration des commandes
F53 : XLAB – Rejet Missions
F54 : XLAB – Rejet Factures
F58 : Banque de France – Virements personnel
F76 : XLAB – Rejet Services faits
F89 : XLAB – Liquidation des engagements individuels de rémunération
F90 : XLAB – Liquidation des frais de mission
F92 : LABINTEL – Crédits répartis
F95 : XLAB – Marchés
F100 : NOUBA – Commandes d’achat
F101 : COUGAR – Commandes d’achat
F102 : NOUBA – Divisions
F103 : Banque de France – Règlement Cartes Achat
BFC Cartographie des flux – Les flux de gestion
Formation Igénieurs Support– v1.010
CNRS – Projet BFC Etablissement
Support de formation
Formation Ingénieurs Support
Les concepts de base
Formation Igénieurs Support – v1.011
2. Les concepts de base• Représentation des unités et autres structures du CNRS
• Les structuresLe domaine d’activitéLe périmètre analytiqueLe périmètre financierL’organisation des recettesL’organisation des achats
• Les données de base analytiquesOTPLes natures comptablesLes centres de coûts
• Les données de base budgétairesLes centres financiersLes comptes budgétairesLes domaines fonctionnelsLes fondsLes programmes CB
• Les données de base logistiquesLes fournisseursLes agents
• Les données de base RecetteLes clientsLes articles
Sommaire
Formation Igénieurs Support – v1.012
BFC Concepts de base – Représentation des unités et autres structures
Formation Igénieurs Support – v1.013
2. Les concepts de base• Représentation des unités et autres structures du CNRS
• Les structuresLe domaine d’activitéLe périmètre analytiqueLe périmètre financierL’organisation des recettesL’organisation des achats
• Les données de base analytiquesOTPLes natures comptablesLes centres de coûts
• Les données de base budgétairesLes centres financiersLes comptes budgétairesLes domaines fonctionnelsLes fondsLes programmes CB
• Les données de base logistiquesLes fournisseursLes agents
• Les données de base RecetteLes clientsLes articles
Sommaire
Formation Igénieurs Support – v1.014
BFC Concepts de base – Les structures
Domaine d’activité
DélégDomaine d’activité
DélégDomaine d’activité
Société Z900
Domaine d’activité
0002
Domaine d’activité
0009
Domaine d’activité
0020
Plan de comptes
ZPCG Périmètre
financier 9000
Plan d’évaluation
ZFR
Périmètre analytique
9000
Agence comptable principale
DR Paris B
Les domaines comptables
Formation Igénieurs Support – v1.015
Le domaine Achat
…Midi PyrénéesParis A
Société Z900
Org. d’achat
0001
Division 0001
Struct. Opérat
Division
LaboDivision
LaboDivision
LaboDivision 0050
Struct. Opérat
Org. d’achat
0014
Division
0014
Division
LaboDivision
LaboDivision
LaboDivision
0352
Org. d’achat
Délégation
Division
Struct. Opérat
Organisation
d’achat centrale 9999
Domaine
d’activité 0001
Domaine
d’activité 0014
DDA - DR16 (PMA)
BFC Concepts de base – Les structures
Formation Igénieurs Support – v1.016
Le domaine Ventes
Paris AMidi Pyrénées
Division
LaboDivision
LaboDivision
LaboDivision
0001
Organisation
Commerciale
0001
…
Société Z900
Division
LaboDivision
LaboDivision
LaboDivision
0014
Organisation
Commerciale
0014
Domaine d’activité
0014 Domaine d’activité
0001
BFC Concepts de base – Les structures
Formation Igénieurs Support – v1.017
2. Les concepts de base• Représentation des unités et autres structures du CNRS
• Les structuresLe domaine d’activitéLe périmètre analytiqueLe périmètre financierL’organisation des recettesL’organisation des achats
• Les données de base analytiquesOTPLes natures comptablesLes centres de coûts
• Les données de base budgétairesLes centres financiersLes comptes budgétairesLes domaines fonctionnelsLes fondsLes programmes CB
• Les données de base logistiquesLes fournisseursLes agents
• Les données de base RecetteLes clientsLes articles
Sommaire
Formation Igénieurs Support– v1.018
Les OTP La gestion d’un projet est constituée de 4 objets :
1-Définition projet– Identification projet– Dates de référence de l'ensemble du projet– Paramètres de planification (dates, coûts)– Cadre organisationnel (Société, division,domaine d’activité ...)
3- GRAPHEOU RESEAU Le COMMENT
– Activités organisées, charges– Liaisons, contraintes– Ressources – Ordonnancement, planification
4-JALONS Evénement significatif
Le QUOI– Structure hiérarchique– Base de l'organisation et de la coordination– Budgétisation, imputation, facturation– Responsabilités
2-OTP
BFC Concepts de base – Les données de base analytiques
Formation Igénieurs Support– v1.019
La structure OTP (Organigramme Technique de Projet)
Elle est constituée d’Eléments d’OTP (EOTP)Elle représente l’organisation opérationnelle et/ou financière du projetChaque EOTP peut être collecteur de coûts et/ou de recettes
Ces coûts et recettes peuvent être pré budgétés, engagés ou réalisésCes coûts et recettes sont liés directement à la réalisation du projet
Chaque EOTP est relié à une entité organisationnelleDomaine d’activité (Délégation Régionale)Division (Unité)Centre de coût responsable (Unité)…
Chaque EOTP possède sa propre gestion de statut
BFC Concepts de base – Les données de base analytiques
Formation Igénieurs Support– v1.020
Les projets dans BFC
• LES CONTRATS• LES OIP
• LES COLLOQUES
• LES CONVOCATIONS DE L’AC
• Les Autres Dépenses Opérationnelles
BFC Concepts de base – Les données de base analytiques
Formation Igénieurs Support– v1.021
Les natures comptables primairesElles permettent de tracer la nature de dépense ou de recette. Elles représentent le niveau le plus fin de l’information.Elles correspondent aux comptes généraux.
L’existence de la NC primaire rend obligatoire l’imputation analytique lors d’une comptabilisation sur le compte général correspondant
Tous les comptes généraux ne sont pas concernés :Les comptes de charge Natures comptables primaires de dépenseLes comptes de produits Natures comptables primaires de recette
Les natures comptables primaires statistiquesElles permettent de tracer des dépenses/recettes inscrites au bilan (investissements/subventions)Tous les comptes généraux ne sont pas concernés :
Les comptes d’investissement Natures comptables primaires statistiquesLes comptes de subvention Natures comptables primaires statistiques
Les natures comptables secondairesElles permettent de tracer les opérations analytiques internes de reclassement ou de ventilation des dépenses (imputation de temps chercheurs, ventilation des frais de structure)
BFC Concepts de base – Les données de base analytiques
Formation Igénieurs Support– v1.022
Les groupes de natures comptables
Ils permettent d’organiser les natures comptables en hiérarchies. Ces hiérarchies permettent de structurer la présentation de certains états d’analyse.Chaque groupe de natures comptables de l’arborescence représente un niveau de totalisation.
Ils permettent de définir des sélections de natures comptables utilisées lors du lancement des états d’analyses ou lors de traitements analytiques.
BFC Concepts de base – Les données de base analytiques
Formation Igénieurs Support– v1.023
Les centres de coûtsIls représentent les entités structurelles de l’entreprise, stables dans le temps (au moins un exercice). Ils représentent le niveau le plus fin d’analyse des dépenses de structure (unité).
Le centre de coût est un collecteur de coûtsCes coûts peuvent être pré budgétés, engagés, réels, Ces coûts représentent les flux primaires des dépenses de structure (salaires,
énergie, amortissements)
Le centre de coût peut être un collecteur de recettesC’est le cas actuellement pour la subvention d’état et pour les écritures
d’ajustements de CA
Les groupes de centres de coûtsLes centres de coûts sont organisés en hiérarchies
Une Hiérarchie Standard obligatoire représentant le principal axe d’analyse des fais généraux
Des hiérarchies alternatives permettent de gérer d’autres axes d’analyseCes hiérarchies sont constituées de Groupes de Centres de Coûts
Les groupes de centres permettent de réaliser des sélections partielles
BFC Concepts de base – Les données de base analytiques
Formation Igénieurs Support– v1.024
La Hiérarchie Standard des centres de coûts
TOTAL_CNRS
TOT-DIR
DIR-SO DIR-IDF
A0014 Del Midi Pyr.
R0229 Ctre Anthropo
R0229001 Ctre Anthropo
PACR0229 Ctre Anthropo
A0014001 D14 Aff. Géné
A0014003 D14 Sce Info
A0325001 Rsce & Cptce Tech
A0325 Rsce & Cptce Tech
PAAA0325 Rsce & Cptce Tech
Unités administratives
centrales
Unités administratives
régionales
Unités de
recherche
DIR-IDF
A0014001
Grpes de C.Cts (agrégation)
C.Cts (Imputation)
BFC Concepts de base – Les données de base analytiques
Formation Igénieurs Support – v1.025
2. Les concepts de base• Représentation des unités et autres structures du CNRS
• Les structuresLe domaine d’activitéLe périmètre analytiqueLe périmètre financierL’organisation des recettesL’organisation des achats
• Les données de base analytiquesOTPLes natures comptablesLes centres de coûts
• Les données de base budgétairesLes centres financiersLes comptes budgétairesLes domaines fonctionnelsLes fondsLes programmes CB
• Les données de base logistiquesLes fournisseursLes agents
• Les données de base RecetteLes clientsLes articles
Sommaire
Formation Igénieurs Support– v1.026
Les adresses budgétaires :
Une adresse budgétaire est constituée de 5 données de base : Le centre financier Le compte budgétaire Le fonds Le domaine fonctionnel Le Programme CB
Le cadre NCBC :
L’organisation des données de base budgétaire respecte les principes du Nouveau Cadre Budgétaire et Comptable.
BFC Concepts de base – Les données de base budgétaires
Formation Igénieurs Support – v1.027
En ligne les destinations
En colonne les natures de dépense
Catégorie de recette
Ligne de recette
Budget de recetteBudget de dépense
BFC Concepts de base – Les données de base budgétaires
Formation Igénieurs Support – v1.028
NA NB1 NB2 NB3 NC NC
SurSE
SurRP
Fonction-nement
Investis-sement non programmé
Autorisa- tions d'enga-
gement
Crédits de paiement
DÉPENSES DE PERSONNEL
OPÉRATIONS D'INVESTISSEMENT
PROGRAMMÉES ET OPÉRATIONS
EN CAPITAL
B - DOTATIONGLOBALE
BFC Concepts de base – Les données de base budgétaires
Les Comptes Budgétaires de Dépenses
Les Comptes Budgétaires de Dépenses
Formation Igénieurs Support – v1.029
Domaines Fonctionnels
Domaines Fonctionnels
Domaines Fonctionnels
Domaines Fonctionnels
Centres Financiers
BFC Concepts de base – Les données de base budgétaires
Formation Igénieurs Support – v1.030
BFC Concepts de base – Les données de base budgétaires
Domaines Fonctionnels
Domaines Fonctionnels
Formation Igénieurs Support – v1.031
BFC Concepts de base – Les données de base budgétaires
Les Comptes Budgétaires de Recettes
Les Comptes Budgétaires de Recettes
Formation Igénieurs Support– v1.032
BFC Concepts de base – Les données de base budgétaires
Les fonds :
Ils permettent de connaître l’origine principale des crédits
Les Programmes CB :
Ils permettent de suivre les enveloppes budgétaires des contrats en ressources propresIls permettent de suivre les enveloppes des Opérations d’Investissements Programmés
Formation Igénieurs Support– v1.033
• Les adresses budgétaires de dépenses
• Les adresses budgétaires de recettes
Centre financierUnité2504
Compte BudgétaireNature dépense
NB2
FondsOrigine du fonds
1
Dom. FonctionnelGrpe Discipline
A1MATH
Programme CBOIP, contrat
000235/256987
Centre financierUnité2504
Compte BudgétaireLigne recette
R2SUB-PROJETS-OU-PGM
FondsOrigine du fonds
1
Dom. FonctionnelSans objet
N/A
Programme CBSans objet
N/A
BFC Concepts de base – Les données de base budgétairesLes adresses budgétaires
Les adresses budgétaires
Formation Igénieurs Support – v1.034
2. Les concepts de base• Représentation des unités et autres structures du CNRS
• Les structuresLe domaine d’activitéLe périmètre analytiqueLe périmètre financierL’organisation des recettesL’organisation des achats
• Les données de base analytiquesOTPLes natures comptablesLes centres de coûts
• Les données de base budgétairesLes centres financiersLes comptes budgétairesLes domaines fonctionnelsLes fondsLes programmes CB
• Les données de base logistiquesLes fournisseursLes agents
• Les données de base RecetteLes clientsLes articles
Sommaire
Formation Igénieurs Support – v1.035
FournisseurFournisseur
Données d’Achats
Données de Base
Données Comptables
MandantMandant
SociétéSociété
Numéro FournisseurAdresseDescriptionCommunicationPilotage
AchatsDevisesPartenaires
Gestion de comptesCoordonnées bancairesCorrespondanceAssurance
Organisation d’Achat
Organisation d’Achat
BFC Concepts de base – Les données de base logistiquesLes fournisseursLes fournisseurs
Formation Igénieurs Support– v1.036
BFC Concepts de base – Les données de base logistiques
Le référentiel tiers « Fournisseur » :
Il est unique et partagé par l’ensemble des gestionnaires du CNRSIl est créé :
* dans une organisation d’achat : délégation* avec des données Générales : adresse, de pilotage et de paiement * avec des données Société : Tenue de compte, Opérations de paiement, Correspondance* avec des données d’Organisation d’Achat : données d’achat et rôles partenaires
Des cas particuliers : * Les fournisseurs internes représentent les unités du CNRS pour la facturation interne* Les fournisseurs agents pour les flux de règlements de missions
Les fournisseursLes fournisseurs
Formation Igénieurs Support – v1.037
1. 2 types d’agents dans BFC
1. Les agents payés par le CNRS, provenant de SIRHUS
2. Les agents non payés par le CNRS, provenant de Xlab
1. Mise à jour des données
1. Agent CNRS : SIRHUS BFC XLAB
Ces agents sont transmis et intégrés dans BFC, après chaque création ou modification dans SIRHUS. Les agents affectés à une structure opérationnelle CNRS sont ensuite transmis et intégrés automatiquement dans la base Xlab concernée.
BFC Concepts de base – Les données de base logistiques Les agentsLes agents
Formation Igénieurs Support – v1.038
1. Les infotypes :
Dans BFC les informations d’un agent sont définies par fiche, appelée « infotype ». Contrairement à SIRHUS, les infotypes accessibles dans BFC sont moins nombreux dans la mesure où ne sont récupérés que les infotypes utiles pour BFC. Les infotypes comportent une ou plusieurs périodes ce qui permet de créer des historiques. Les données utilisées sont celles des infotypes en cours de validité.
1. 000 Mesures
2. 001 Affectation
3. 017 Régime d'indemnisation frais dépl.
4. 009 Coordonnées bancaires
5. 002 Données individuelles
6. 006 Adresses
BFC Concepts de base – Les données de base logistiques Les agentsLes agents
Formation Igénieurs Support – v1.039
2. Les concepts de base• Représentation des unités et autres structures du CNRS
• Les structuresLe domaine d’activitéLe périmètre analytiqueLe périmètre financierL’organisation des recettesL’organisation des achats
• Les données de base analytiquesOTPLes natures comptablesLes centres de coûts
• Les données de base budgétairesLes centres financiersLes comptes budgétairesLes domaines fonctionnelsLes fondsLes programmes CB
• Les données de base logistiquesLes fournisseursLes agents
• Les données de base RecetteLes clientsLes articles
Sommaire
Formation Igénieurs Support – v1.040
ClientClient
Numéro ClientAdresseDescriptionCommunicationContacts
Gestion de comptesCoordonnées bancairesMoyens de paiementAssurance
VentesFacturationPartenaires
MandantMandant
SociétéSociété
Organisation CommercialeOrganisation Commerciale
Données de Base
Données Comptables
Données de Vente
BFC Concepts de base – Les données de base logistiquesLes ClientsLes Clients
Formation Igénieurs Support– v1.041
BFC Concepts de base – Les données de base logistiques
Le référentiel tiers « Client » :
Il est unique et partagé par l’ensemble des gestionnaires du CNRSIl est créé :
* dans une organisation commerciale : délégation* avec des données Générales : adresse, de pilotage et de paiement * avec des données Société : Tenue de compte, Opérations de paiement, Correspondance* avec des données d’Organisation Commerciales : détermination des prix, du compte de recette, de la classification fiscale, les partenaires
Des cas particuliers : * Les clients internes représentent les unités du CNRS pour la facturation interne
Les ClientsLes Clients
Formation Igénieurs Support – v1.042
MandantMandant
Administration des ventes
Administration des ventes
DivisionDivision
ARTICLE
Données de base
Numéro ArticleDésignation / Unités / ConversionsClassification
Données de Gestion
Données ADV
Groupe d’imputation articleClassification fiscaleGroupe d’articlesStatut de l’article
Pays de départ livraison
BFC Concepts de base – Les données de base logistiquesLes ArticlesLes Articles
Formation Igénieurs Support – v1.043
ADV : org. comm. 1 :
- Classification fisc., Code permettant de déterminer lors de la gestion des documents commerciaux, la TVA collectée pour l’article.
BFC Concepts de base – Les données de base logistiquesLes ArticlesLes Articles
Formation Igénieurs Support – v1.044
1. ADV : org. comm. 2 :
1. Groupe d’articles, regroupement d’articles par nature, pour effectuer des statistiques de vente.
2. Groupe imputation art., regroupement d’articles dont l’imputation comptable est similaire (définit les comptes de produits)
3. Groupe types de poste (Cas particulier : uniquement pour les articles loyers, sélectionner ZLOY)
BFC Concepts de base – Les données de base logistiquesLes ArticlesLes Articles
Formation Igénieurs Support – v1.045
3. Les flux de gestion
• Budget Préparation du budget primitif
Mise en œuvre du budget dans la version d’exécution
• Dépense et missionFlux achat et consommation budgétaire : commandes standards ou prévisionnelles, carte logée, carte
achat
Flux mission et consommation budgétaire
• Recette
• Gestion des contrats
Sommaire
Formation Igénieurs Support – v1.046
Préparation du budget
HO
RS
SI
XL
AB
BF
C
Intégration dans BFC des données Excel
Excel
Chargement de données de la comptabilité analytique (Prébudget des OIP et des contrats à justifier)
Proposition de Budget primitif
Saisies complémentaires
Conseil d’administrationProposition non votéeProposition non votée
Budget primitif voté
Budget d’exécution
Affectation Répartition Mise en place
Affectation Répartition Mise en place
Unité consommationconsommation
Proposition votéeProposition votée
OptionOption OptionOption
DFIDFI
DRDR
BFC Les flux de gestion – BudgetPréparation du Budget PrimitifPréparation du Budget Primitif
PASSERELLEPASSERELLEF99 : Envoi des répartitionsF99 : Envoi des répartitions
Formation Igénieurs Support – v1.047
Préparation du budget par la DFI
Ouverture calendrier Budgétaire
(version XLS et BP en
budgétisation)
Excel
Intégration dans version XLS puis
copie de la version XLS dans
la version BP
Chargement des données de la comptabilité
analytique de BP CO dans BP FM
(OTP)
Intégration version BP FM dans version 0
d’exécution
Ajustement pré budget des recettes et saisie pré budget des dépenses dans
CO
Intégration du pré budget CO dans BP
CO
FM
CO
DFIDFI
DRDROptionOption
BFC Les flux de gestion – BudgetPréparation du Budget PrimitifPréparation du Budget Primitif
Formation Igénieurs Support – v1.048
Budget d’engagementBudget d’engagement
Les deux catégories de budget associées au budget de dépense
VOTEVOTE
AFFECTEAFFECTE
REPARTIREPARTI
MIS EN PLACEMIS EN PLACE
Budget de paiementBudget de paiement
VOTEVOTE
AFFECTEAFFECTE
REPARTIREPARTI
DELEGUE CPDELEGUE CP
DFIDFI
Correspondance dans BFCCorrespondance dans BFC
= VOTE = VOTE
= AFF = AFF
= REP = REP
= MEP = MEP
BFC Les flux de gestion – Budget Mise en œuvre dans la version d’exécution
Mise en œuvre dans la version d’exécution
PASSERELLEPASSERELLE
F99 : Envoi des répartitionsF99 : Envoi des répartitions
Formation Igénieurs Support – v1.049
**
Budget de paiementBudget de paiement
VOTEVOTE
DELEGUE CPDELEGUE CP
Une catégorie de budget associées au budget de recette
Correspondance dans BFCCorrespondance dans BFC
= VOTE = VOTE
= DEL = DEL
DFIDFI
BFC Les flux de gestion – Budget Mise en œuvre dans la version d’exécution
Mise en œuvre dans la version d’exécution
Formation Igénieurs Support– v1.050
• Les adresses budgétaires de dépenses
BFC Les flux de gestion – Budget
Centre financierUnité2504
Compte BudgétaireNature dépense
NB
FondsOrigine du fonds
1
Dom. FonctionnelGrpe Discipline
A1MATH
Programme CBOIP, contrat
000000/256987
Centre financierUnité2504
Compte BudgétaireNature dépense
NB
FondsOrigine du fonds
1
Dom. FonctionnelTotal agrégat
A1
Programme CBOIP, contrat
000000/256987
Centre financierDR
0014
Compte BudgétaireNature dépense
NB
FondsOrigine du fonds
1
Dom. FonctionnelTotal agrégat
A1
Programme CBOIP, contrat
000000/256987
Centre financierDR
0014
Compte BudgétaireNature dépense
NB
FondsOrigine du fonds
Tous fonds
Dom. FonctionnelGrpe Discipline
A1
Programme CBDotation globale
N/A
Mise en œuvre dans la version d’exécution
Mise en œuvre dans la version d’exécution
Adresse de
MEP des crédits
Adresse de
MEP des crédits
Adresse de Contrôle
des AE niveau 1
Adresse de Contrôle
des AE niveau 1
Adresse de Contrôle
des AE niveau 2
Adresse de Contrôle
des AE niveau 2
Adresse de Contrôle
des CP
Adresse de Contrôle
des CP
Centre financierDR
0014
Compte BudgétaireNature dépense
NB
FondsOrigine du fonds
Tous fonds
Dom. FonctionnelGrpe Discipline
A1
Programme CBOIP, contrat
N/A
Adresse de
Délégation CP
Adresse de
Délégation CP
Centre financierUnité2504
Compte BudgétaireNature dépense
NB2
FondsOrigine du fonds
1
Dom. FonctionnelGrpe Discipline
A1MATH
Programme CBOIP, contrat
000000/256987
Adresse d’exécution
De la dépense
Adresse d’exécution
De la dépense
Formation Igénieurs Support – v1.051
3. Les flux de gestion
• Budget Préparation du budget primitif
Mise en œuvre du budget dans la version d’exécution
• Dépense et missionFlux achat et consommation budgétaire : commandes standards ou prévisionnelles, carte logée, carte
achat
Flux mission et consommation budgétaire
• Recette
• Gestion des contrats
Sommaire
Formation Igénieurs Support – v1.052
Commande
XL
AB
XL
AB
BF
C
Demande d’achat
C
Rejet commande
R R
C = Création
M = modification R = rejet
Consommation AE
Engagement CO
Impact budgétaire
Impact
analytique
Écritures
comptables
Commande d’achat
M
Rejet auto vers xlab
Rejet auto vers xlab
BFC Les flux de gestion – Dépenses et missionsLes commandes
d’achatLes commandes
d’achat
Formation Igénieurs Support – v1.053
Chaque commande porte des informations qui vont permettre de dériver dans BFCE :• un schéma comptable (commandes standard avec service fait valorisé/commandes
prévisionnelles avec service fait non valorisé)
• l’imputation de la dépense dans les 3 comptabilités (budgétaire/analytique /générale)
Ex / l’imputation comptable de la facture est déterminée par la nature de la commande et par le code famille du poste
La commande porte aussi des informations sur le caractère de l’achat :
Achats ponctuels ou réguliers
Se rattachant ou non à un contrat plus formalisé ( contrôle de la commande par rapport aux dates de validité et à la valeur cible du contrat)
Surveillance des cumuls de chiffre d’affaires réalisés par code famille et impacts sur la politique d’achats
La commande porte également référence à un tiers fournisseur qui est, par défaut, considéré dans BFC comme l’auteur de facture et le bénéficiaire du paiement
La commande doit être, dans la mesure du possible, standard, exhaustive et détaillée
BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions Les commandes d’achat
Les commandes d’achat
Formation Igénieurs Support – v1.054
Commande
XL
AB
XL
AB
BF
C
Demande d’achat
C
Rejet commande
R R
C = Création A = Annulation
M = modification R = rejet
M-à-j AE
Cons CP
D 6xxx
C 408
Réel CO
Consommation AE
Engagement CO
Impact budgétaire
Impact
analytique
Écritures
comptables
Service fait
Réception
C, A
Commande d’achat
M
BFC Les flux de gestion – Dépenses et missionsLe service faitLe service fait
Formation Igénieurs Support – v1.055
1. Lors de la réception des marchandises ou l’exécution des services, le gestionnaire d’unité renseigne dans XLAB les quantitésquantités réceptionnées sur chaque ligne de commande standard concernée.
2. L’intégration du « service fait » dans BFC entraîne une comptabilisation automatique des charges à payer
(Débit c/ 6xx ou 2xx par Crédit c/40810000)
3. …ainsi que la consommation des crédits de paiement à hauteur de la valeur HT commandée correspondant à la quantité réceptionnée.
XLAB et BFC contrôlent automatiquement que « Q réceptionnées ≤ Q commandées »
Rappel : Pour les commandes prévisionnelles, le service fait n’est pas valorisé au fil de l’eau (la valorisation du service fait se confond avec la liquidation de la facture sauf en fin d’exercice)
service fait XLAB = « entrée de marchandises » (EM) dans BFC
BFC Les flux de gestion – Dépenses et missionsLe service faitLe service fait
Formation Igénieurs Support – v1.056
Commande
XL
AB
XL
AB
BF
C
Demande d’achat
C
Rejet commande
R R
C = Création A = Annulation
M = modification R = rejet
M-à-j AE
Cons CP
D 6xxx
C 408
Réel CO
Consommation AE
Engagement CO
Facture avec SF
Facture hors SF
C CMA
M, A
Prise en charge
D 408
C 401
Impact budgétaire
Impact
analytique
Écritures
comptables
Service fait
Réception
C, A
Commande d’achat
M
M-à-j AE
BFC Les flux de gestion – Dépenses et missionsLa prise en charge
des facturesLa prise en charge
des factures
Formation Igénieurs Support – v1.057
1. Selon le choix de l’unité, la facture est créée dans BFC :1. Soit par intégration d’une facture saisie par l’unité dans XLAB
2. Soit par saisie directe (service facturier, intégration des ROP, liquidation des frais de déplacement, facture libellée en devise étrangère)
2. La facture qui vient d’XLAB passe par un statut pré-enregistrée où elle peut être modifiée ou complétée par le SFC. Elle reste dans ce statut tant qu’elle n’a pas été validée par l’utilisateur pour prise en charge (…ou supprimée)
3. La plupart des factures peuvent faire l’objet d’une vérification allégée avant prise en charge compte tenu des contrôles dynamiques assurés par l’outil
3. Toutes les factures doivent en revanche faire l’objet d’un contrôle de caissier (contrôle du caractère libératoire du règlement)
BFC Les flux de gestion – Dépenses et missionsLa prise en charge
des facturesLa prise en charge
des factures
Formation Igénieurs Support – v1.058
Commande
XL
AB
XL
AB
BF
C
Demande d’achat
C
Rejet commande
R R
C = Création A = Annulation
M = modification R = rejet
M-à-j AE
Cons CP
D 6xxx
C 401
Réel CO
Consommation AE
Engagement CO
Facture SFFacture
Hors SF
C CMA
M, A
Prise en charge
Impact budgétaire
Impact
analytique
Écritures
comptables
Commande d’achat
M
BFC Les flux de gestion – Dépenses et missionsLes commandes prévisionnelles
Les commandes prévisionnelles
Formation Igénieurs Support – v1.059
La Carte Logée est une carte virtuelle permettant d’acheter des prestations auprès de FRAM
Le but de la carte logée est de simplifier les flux avec FRAM Achats par le biais d’une carte virtuelle unique pour chaque DR Réception d’autant de factures que de transactions FRAM est payé directement par AMEX à chaque transaction
La Plate Forme de Banque Achats avec paiement différé Diminution des avances à faire Ré éclatement par DR Paiement centralisé une fois par mois
Spécificités d’intégration Réception d’un fichier global
BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions Carte LogéeCarte Logée
Formation Igénieurs Support – v1.060
1. XLAB envoie vers BFC des commandes prévisionnelles qui génèrent des Demandes d’Achat prévisionnelles (DA) dans BFC qui deviendront des commandes prévisionnelles dans BFC.
2. Une commande XLAB est identifiée Carte Logée si le fournisseur est le fournisseur Carte Logée.
3. Les contrôles suivants sont effectués dès l’intégration de la DA :1. Une commande Carte logée doit être prévisionnelle
2. Elle doit référencer le marché Carte logée
3. Elle ne doit avoir qu’un seul poste
4. Chaque fichier ROP (Relevé d’Opérations) contient les factures Carte Logée pour une DR et un mois donné ayant le fournisseur Carte Logée.
Carte LogéeCarte LogéeBFC Les flux de gestion – Dépenses et missions
Formation Igénieurs Support – v1.061
Carte Achat : carte bancaire classique, achats auprès de n’importe quel fournisseur acceptant les cartes VISA.
Carte achat : offre de service aux laboratoires pour faciliter les menues dépenses et les achats en ligne.
But de la carte achat : simplifier les flux avec les fournisseurs Achats par le biais d’une carte nominative Réception d’autant de factures que de transactions Le fournisseur est payé directement par BNPP à chaque transaction
Plate Forme de Banque Achats avec paiement différé Diminution des avances à faire Ré éclatement par DR Paiement centralisé une fois par mois
BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions Carte AchatCarte Achat
Formation Igénieurs Support – v1.062
Utilisation de la carte achat
CNRSCNRS
FOURNISSEURFOURNISSEUR
BNPPBNPP11 AchatAchat
22
33
44
PaiementPaiement
Relevé d’opération dématérialiséRelevé d’opération dématérialisé
RemboursementRemboursement
Intégration dans BFC
Intégration dans BFC
BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions Carte AchatCarte Achat
Formation Igénieurs Support – v1.063
1. Import du ROP dans NOUBA (quotidien)
2. Import des commandes dans NOUBA (quotidien)
3. Rapprochement dans NOUBA des factures ROP avec les commandes (quotidien)
4. Intégration dans BFC des factures ROP mises à jour des commandes (mensuel)
5. Traitement des erreurs pour les factures non intégrées par BW
6. Traitement des factures intégrées et non comptabilisées par MIR6
7. Comptabilisation en masse des factures ROP (quotidien)
8. Paiement du ROP (mensuel)
BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions Carte AchatCarte Achat
Formation Igénieurs Support – v1.064
Xla
bB
FC
E
C = Création S = Suppression
M = Modification R = Rejet
D 47211x
C 4xxx
Saisie des frais réels
/liquidation
Impact budgétaire
Impact
analytique
Écritures
comptables
Ordre de mission
Ordre de mission
CPrise en
charge de l’avance
Facture
D 6256xx
C 4xxx et 47211xx
Maj. des AE
Conso des CP
Réel CO
6256xx
Contrôle CMOD à posteriori
SC M
Consommation AE
Consommation AE
Comptabi-lisation
Règlement
Facture
BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions Missions hors OM permanent
Missions hors OM permanent
Formation Igénieurs Support – v1.065
Xla
bB
FC
E
Ordre de mission permanent
C
C = Création S = Suppression
M = Modification R = Rejet
Création liquidation sur
OMp
Impact budgétaire
Impact
analytique
Écritures
comptables
Ordre de mission permanent
Facture
D 6256xx
C 4xxx
Conso des AE
Conso des CP
Réel CO
6256xx
Contrôle CMOD à posteriori
C M
Consommation AE
Consommation AE
Comptabi-lisation
Règlement
Facture
Régularisation AE
Régularisation AE
BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions Missions sur OM permanent
Missions sur OM permanent
Formation Igénieurs Support – v1.066
3. Les flux de gestion
• Budget Préparation du budget primitif
Mise en œuvre du budget dans la version d’exécution
• Dépense et missionFlux achat et consommation budgétaire : commandes standards ou prévisionnelles, carte logée,
carte achat
Flux mission et consommation budgétaire
• Recette
• Gestion des contrats
Sommaire
Formation Igénieurs Support – v1.067
Lab
oX
LA
BB
FC
E
Création commande(manuelle)
C
C = Création A = Annulation
M = modification R = rejet
Cons prév Recette
D 411
C 700
Réel CO
Édition
Facture
D 5xx
C 411
Impact budgétaire
Impact
analytique
Écritures
comptables
Commande Exécution de la prestation
Saisie facture
Encaissement
BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions Les recettesLes recettes
Formation Igénieurs Support – v1.068
Deux flux principaux de recettes• Recettes récurrentes et ponctuelles (commandes clients)
• Recettes sur contrats et subventions (contrats clients)
Chaque commande (ou contrat) porte des informations qui vont permettre de dériver dans BFC :
• Le schéma de prix et le régime fiscal
• l’imputation de la recette dans les 3 comptabilités (budgétaire/analytique /générale)
Deux flux de génération de factures :• La gestion de l’échéancier de facturation
• La génération automatique par batch
BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions Les recettesLes recettes
Formation Igénieurs Support – v1.069
Clients
Articles
Prix
ZCS
Commande client
ZWV1
Loyer
ZG2
Demande d’avoir
ZF2B
FactureLoyer
ZF2A
FactureClient
ZG2A
Avoirclient
ZL2A
Annulationavoir client
Référentiels
Documents de vente
Documents de facturation
Types article :
Article tarifé Type 1Article tarifé Type 2Article non tarifé
Groupes de compte client :
Clients France public et SociétéClients France IndépendantsClients UE public et sociétésClients étrangers et autres UEClients provenant de SIRHClients de provenant pas de SIRHClients occasionnels CPD
Conditions de prix :
Prix unitaireRemise en %Remise en montantMajoration en %Majoration en montant
ZL2Demande
d’annulationavoir client
ZWV2Contrat &
Subvention
ZF2C
Fact Contrat & Subv
ZFAZDemande d’acompte
ZFAS Annul. demande
acompte
BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions Les recettesLes recettes
Formation Igénieurs Support – v1.070
3. Les flux de gestion
• Budget Préparation du budget primitif
Mise en œuvre du budget dans la version d’exécution
• Dépense et missionFlux achat et consommation budgétaire : commandes standards ou prévisionnelles, carte logée,
carte achat
Flux mission et consommation budgétaire
• Recette
• Gestion des contrats
Sommaire
Formation Igénieurs Support – v1.071
Deux types de contrats• Les contrats suivis
o Suivi administratif par la création d’un contrat client associé à un échéancier de facturation ;
o Suivi budgétaire par la création d’un programme CB et d’adresses budgétaires permettant l’attribution et le suivi d’enveloppes budgétaires dédiées ;
o Suivi analytique par la création de structures OTP dédiées permettant : Le pilotage des échéances de facturation par l’intermédiaire de jalons ; L’expression de besoin en crédit et de la prévision de recette (pluri annuelle)
par l’intermédiaire des pré budgets ; Le suivi de l’exécution des dépenses et recettes par contrat, unité et nature
de dépense ; Le calcul des montant d’ajustement de chiffre d’affaire pour certains
contrats.
• Les contrats non suivis ou « banalisés »o Suivi administratif par la création d’un contrat client associé à un échéancier de
facturation ;
o Pas de suivi budgétaire, ces contrats sont cumulés dans une dotation globale matérialisée par le programme CB « N/A » ;
o Pas de suivi analytique, ces contrats sont cumulés dans un élément d’OTP (par unité) dédié au suivi des dépenses de la dotation globale.
Les contratsLes contratsBFC Les flux de gestion – Gestion des contrats
Formation Igénieurs Support– v1.072
Gestion budgétaire des contrats Doc. commercial du contratGestion analytique des contrats
2nnnContrat
2nnnContrat
2nnnRRecette
2nnn1Unité 1
Dépenses
2nnn2Unité 2
Dépenses
Contrat Client N° 100000038Poste 1 : Unité 1 – EOTP 2nnnR Echéancier de facturation Échéance 1 ….
Prg. CB = 000000/A300042
Jalon Fac. 1
…
Unité 1 NB GD1 1 000000/A300042
Unité 2 NB GD1 1 000000/A300042
XLAB
2nnn1Unité 1
NB1 GD1
Code gestion 1 Code gestion 2
2nnnUnité 2 NB1 GD1
BFC Les flux de gestion – Gestion des contrats Les contrats suivisLes contrats suivis
Formation Igénieurs Support– v1.073
Gestion budgétaire des contrats Doc. commercial du contratGestion analytique des contrats
ADO-CNRS
ADO-CNRS
2nnnRRecette
9ADO0001Unité 1
Dépenses
2nnn2Unité 2
Dépenses
Contrat Client N° 100000038Poste 1 : Unité 1 – EOTP 2nnnR Echéancier de facturation Échéance 1 ….
Prg. CB = 000000/A300042
Jalon Fac. 1
…
Unité 1 NB GD1 1 000000/A300042
Unité 2 NB GD1 1 000000/A300042
XLAB
2nnn1Unité 1
NB1 GD1
Code gestion 1 Code gestion 2
2nnnUnité 2 NB1 GD1
Les contrats non suivis
Les contrats non suivis
BFC Les flux de gestion – Gestion des contrats