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Comment profiter des avantages de la facture électronique?
Fanny COTON
Maxime FABRY
20 juin 2014
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• Quels sont les avantages de la facture
électronique ?
• Comment émettre une facture
électronique valable ?
• Comment traiter et payer la facture
électronique d’un fournisseur ?
• Où, comment et pendant combien de
temps archiver mes factures ?
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Quels sont les avantages de la facture
électronique ?
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Situation
Monsieur CONSTRUITOUT possède une
petite PME familiale (8 ouvriers, un
secrétaire-comptable).
Il songe à se lancer
dans la facturation
électronique…
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Une facture électronique,
qu’est-ce que c’est ?
Facture adressée
ET
réceptionnée
par voie électronique
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Quels sont les avantages de la facture
électronique ?
- Accélération du processus d’encodageet de traitement, libération de l’espace
Diminution des coûts
(jusque 70 % d’économie!)
- Ecologie
- Nécessaire adaptation à l’évolutiontechnologique
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Quels sont les inconvénients de la
facture électronique ?
Prudence concernant l’archivage!
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Comment émettre une facture
électronique valable ?
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Comment émettre une facture
électronique valable ?
Obligation de facturer de façonélectronique? NON
Démarche particulière auprès de l’administration fiscale? NON
Possible pour un client particulier ? OUI
Mix possible? OUI
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Comment émettre une facture
électronique valable ?
2 interlocuteurs à prendre en compte
ClientAdministration
fiscale
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Comment émettre une facture
électronique valable ?
Administration fiscale
Loi du 17 décembre 2012 (transposition
directive 2010/45)
Principe:
Mêmes règles pour les 2 types de factures
Facture électronique = facture papier
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Comment émettre une facture
électronique valable ?
3 exigences applicables à toute facture:
Authenticité de l’origine
Intégrité du contenu
Lisibilité
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Comment émettre une facture
électronique valable ?
Mesures techniques /pratiques
légalement imposées ? Non
Moyens techniques à titre d’exemple
dans directive
Code de conduite e-invoicing (ASA)
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Comment émettre une facture
électronique valable ?
La preuve du respect des 3 exigences
incombe au fournisseur ET au client
Peuvent s’organiser chacun de leur
côté ou collaborer
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Comment émettre une facture
électronique valable ?
Est-ce que Monsieur CONSTRUITOUT
peut envoyer un e-mail avec sa
facture dans le corps du texte ?
NON
Sauf si signature électronique
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Comment émettre une facture
électronique valable ?
Monsieur CONSTRUITOUT peut émettre
sa facture de diverses manières:
- Envoie PDF par email
Système basique
à moindre coût
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Comment émettre une facture
électronique valable ?
Signature électronique
Permet d’assurer qu’aucune modification
ultérieure du document envoyé
On fonctionne habituellement
avec une signature électronique
“qualifiée” (on obtient un
certificat auprès d’un prestataire
de certification)
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Comment émettre une facture
électronique valable ?
Autres possibilités:
- Portail web (souvent avec un fournisseurde services)
- Fournisseur de services
- De logiciel à logiciel (EDI : échange de données informatisées)
Concerne les grosses structures travaillant sur le long terme avec un fournisseur (gestion de stocks)
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Comment émettre une facture
électronique valable ?
Attention: les moyens techniques ne dispensentpas le fournisseur ou le client de démontrer la réalité de l’opération qui fait l’objet de la facture (Circulaire AGFisc 14/2014)
Art. 60, §5 CTVA: “Tout contrôle de gestion qui établit une piste d'audit fiable entre une facture et une livraison de biens ou une prestation de services, est de nature à donner l’assurance de l’authenticité/intégrité/lisibilité”
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Comment émettre une facture
électronique valable ?
“Contrôle de gestion qui établit une pisted’audit fiable”
Monsieur CONSTRUITOUT va constituerun flux documenté d’une opération du début (ex: bon de commande), à la fin de celle-ci (enregistrement
dans la comptabilité)
Sytème classique: liaison
(“matching”) entre la facture et les diverses pièces justificatives
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Comment émettre une facture
électronique valable ?
Vis à vis du client
Accord du client sur la facturation électronique
(peut être implicite)
Comment s’assurer de l’accord préalable du client ?
Contrat
Conditions générales
Courrier circonstancié
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Comment émettre une facture
électronique valable ?
Aussi pour client public ?
Difficulté d’obtenir l’accord du pouvoiradjudicateur
Directive européenne du 16 avril 2014 relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics Future norme européenne à transposer pour 2018 (modèle des éléments essentiels d’une facture électronique)
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Comment émettre une facture
électronique valable ?
Communication de la facture au client
MAIL : Accusé de réception
FACTURE A TELECHARGER : Accessibilité
en ligne durant un temps raisonnable
et en envoyant un email de
notification
(+accusé de réception)
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Comment traiter et payer la facture
électronique d’un fournisseur ?
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Comment traiter et payer la facture
électronique d’un fournisseur ?
Obligé de recevoir une facture
électronique ?
NON
Accord exprès ou tacite
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Comment traiter et payer la facture
électronique d’un fournisseur ?
• Comment contester une facture
électronique ?
Notamment si ne
répond pas aux
trois exigences
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Comment traiter et payer la facture
électronique d’un fournisseur ?
• Comment payer une facture
électronique ?
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Comment traiter et payer la facture
électronique d’un fournisseur ?
A partir de quand suis-je censé
avoir connaissance de la facture ?
envoi du mail / mise à disposition online
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Où, comment et pendant combien de
temps archiver mes factures ?
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Où, comment et pendant combien de
temps archiver mes factures ?
Archivage par fournisseur
ET
par client
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Où, comment et pendant combien de
temps archiver mes factures ?
Pendant combien de temps ?
Pendant 7 ans
à partir du 1er janvier qui suit l’émission
de la facture
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Où, comment et pendant combien de
temps archiver mes factures ?
Comment ?
Sous quel format ?
3 principes :
• Authenticité
• Intégrité
• Lisibilité:
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Où, comment et pendant combien de
temps archiver mes factures ?
•Obligation d’imprimer? NON
•Coexistence papier/électronique
•Obsolescence
•Risque de destruction/de perte
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Où, comment et pendant combien de
temps archiver mes factures ?
Où ?
• Propre serveur
• Cloud
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Où, comment et pendant combien de
temps archiver mes factures ?
Sanctions
• Non-déductibilité
• Amendes (2 x TVA en jeu)
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