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Sébastien ROSSEDirecteur, chef de projet

Mob : 06 70 34 02 [email protected]

L’ÉVÉNEMENT AU SERVICE DU DIALOGUE

Comment bien choisir un lieu pour un évènement ?

Sébastien Rosse - Consultant évènementiel - Yolanda Communication Email : [email protected] - Tél : 06.70.34.02.20 - web : www.yolanda-communication.com

mercredi 27 avril 2011

mailto:[email protected]


http://www.yolanda-communication.com


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L’ÉVÉNEMENT AU SERVICE DU DIALOGUE1 / Cahier des charges de l’évènement, se poser les bonnes questions

✓ Quel type d’évènement ? (convention, formation, séminaire, assises professionnelles, soirée, lancement de produit, inauguration...)

✓ Quel(s) objectif(s), le message à retenir ? (informer, débattre, motiver...)

✓ Quel public ? Leurs attentes ?Interne (cadres, nouveaux salariés...) ou grand public (clients...).

✓ Combien de participants ? Précis ou variable (fourchette mini / maxi)

✓ Quel budget ? (global, par postes, coût / pers...)

✓ Quand ? date fixe ou flexible ? (prévoir plusieurs dates pour la recherche)nb : Choix de la date « les jours les plus demandés : mardi et jeudi »

✓ Type de lieu : clé en main ou sur mesure Organisation interne ou appui externe ?

Cibler précisément sa recherche et définir un type de lieuObjectif : Définir le sens pour faire consensus « en interne » au moment du choix

Yolanda Communication - Avril 2011mercredi 27 avril 2011

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Les lieux de réunions « classiques » :✓ Palais et centre de congrès, salles de réunions, parcs expo ✓ Hôtels avec salles de réunions✓ Les grands stades

Les grandes écoles :✓ Amphithéâtres et salles des grandes écoles et universités

(ex : Polytechnique, La Sorbonne, Arts et Métiers...)

Les lieux de travail / détente :✓ Hôtels et châteaux « incentives », parcs de loisirs...✓ Bateaux avec croisière (Péniches, Paquebot)

Les grandes salles de spectacles et lieux culturels :✓ Zéniths, salles de spectacles, cinémas, théâtres...

2 / Les différents choix et types de lieux ...

Yolanda Communication - Avril 2011

Les plus courants (référencés dans les guides)


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Les autres salles de spectacles et lieux culturels :✓ Petites salles de spectacles, cinémas indépendants, théâtres...

Bateaux à aménager (Ferry)

Les lieux « festifs » :✓ Discothèques, bars, restaurants

Les universités et autres écoles

Les lieux municipaux / publics :✓ Salles municipales, salles des fêtes, gymnases, maisons des

associations...Nb : Certaines villes sont très bien équipées et louent aux entreprises

2 / Les différents choix et types de lieux ...


Les autres lieux (non référencés dans les guides)


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L’ÉVÉNEMENT AU SERVICE DU DIALOGUE2 / Les différents choix et types de lieux ...

✓ Une salle interne ou lieu de travail : (inaugurations, voeux...)Exemples : Usine, nouveaux bureaux, magasin, parking, hall du siège social...

✓ Un lieu symbolique (unique, historique...) : Exemples : Stade de France (coupe du monde 98), Musée des Arts-Forains, Cirque d’hiver, Stade Bolaert à Lens...

✓ Un musée, en associant l’évènement a une exposition, un thème... - Jours ou périodes réservées aux évènements d’entreprises (ex : Centre Pompidou, mardi)- Dans certains musées : engagement de mécénat ou de parrainage (ex : Quai Branly)

Exemple : Evènement RH, (Musée de l’homme - expo Titouan Lamazou « Femmes du monde »)


Le lieu qui apporte du sens à votre évènement, qui « colle » au public, Objectifs : mobiliser les publics, créer un évènement marquant, du souvenir...


Les guides de référence : (annuaires web et papier à commander)Salons, conférences, chartes de qualité, enquêtes ...

Autres sites web (recherche multicritères) : (événements privés et professionnels)

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L’ÉVÉNEMENT AU SERVICE DU DIALOGUE3 / Rechercher un lieu (outils et guides nationaux)

Autres guides papier (à commander) :


http://convention.parisinfo.com/fr/

http://www.tourisme93.com/

Guide Paris Nord-Est et Seine Saint-Denis : La Villette / La Cité de la Musique / La Cité des Sciences, Paris Nord Villepinte / Le Bourget / Stade de France….

(moteur de recherche, près de 500 adhérents au « club » tourisme d’affaires)

-> Page : Réunions d’affaires

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L’ÉVÉNEMENT AU SERVICE DU DIALOGUE3 / Rechercher un lieu (Ile-de-France)

L’office de Tourisme et des Congrès de Paris :




http://www.tourisme93.com

http://www.tourisme93.com

Classe / rang d’école

(tables + chaises)

Cabaret, (réunions en demi-lune)

Théâtres, conférence

Cocktail

Types /configurations

Capacités pour 400 m2 (à plat)

240 pers (0,6 pers / m2)

240 pers (0,6 pers / m2)

400 pers (1pers / m2)

600 pers (1,5 pers / m2)

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L’ÉVÉNEMENT AU SERVICE DU DIALOGUE4 / Les configurations types des salles

Taille totale du lieu = 2 à 3 fois le nombre de pers en m2 (400 pers : 800 à 1.200 M2)Nb : On peut réserver 10% de l’espace pour la scénographie et la technique

Estimer et calculer la capacité d’une salle de réunion


http://www.evenementresponsable.fr/

Outil pour organisateurs élaboré par l’ADEME :- identifier les postes à forts impacts environnementaux - appréhender des pistes d'actions - sauvegarder les résultats

http://www.eco-evenement.org/

Objectif : Accompagner la filière événementielle vers une démarche éco-responsable et des événements éco-conçus.EXEMPLE

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L’ÉVÉNEMENT AU SERVICE DU DIALOGUE5 / Evènement éco-responsable

1 ) Bilan Carbone transports (calculer et compenser les émissions)Conseil : recueillir les données transports des participants lors de l’invitation

2 ) Réduire l’empreinte écologique du lieu et des prestations...

Sources d’informations et outils :


http://www.evenementresponsable.fr

http://www.evenementresponsable.fr

http://www.eco-evenement.org

http://www.eco-evenement.org

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✓ Situation géographique, accessibilité du lieu (transports en commun...)Nb : Anticiper les mouvements sociaux dans les transports...

✓ Les hébergements autour du lieu (capacités et disponibilités)Y a-t-il d’autres évènements prévus le jour J dans le quartier ?

✓ Espaces et prestations proposées

✓ Les références du lieu : clients et autres évènements organisés

✓ Un interlocuteur unique en préparation et le Jour JConseil et réponses rapides aux questions lors de la préparation et disponibilité le jour J

6 / Les critères de choix du lieu


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Faire le parcours d’un participant (idéalement le jour d’un évènement)

✓ Accueil et vestiaire facile d’accès (les participants n’aiment pas attendre)✓ Personnel accueillant et souriant

✓ Simplicité des flux circulatoires et la signalétique

✓ La qualité des espaces : équipements techniques modernes, espaces modulables, insonorisation ...

✓ La qualité des prestations et/ou prestataires (liste des prestataires)

✓ Une restauration de qualité, choix variés (test)

✓ La propreté des espaces (visiter les sanitaires !)

6 / Les critères de choix du lieu / réussir la visite


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Ne pas oublier de vérifier les points suivants :

✓ Respect des règles de sécurité, secours et assurances

✓ Fonctionnement du chauffage et de la climatisation Nb : réactivité en cas de forte variation « canicule » ou « grand froid »

✓ Le confort des chaises (mesurer la largeur : + de 45 cm)

✓ Accessibilité aux personnes à mobilité réduite (rampe, ascenseur)

✓ Connexion internet et moyens de communication

✓ Autres aspects logistiques : Réserver 2/3 places de stationnement, peut-on restaurer les équipes sur place ou à proximité ? Vérifier les accès extérieurs, poubelles, encombrants...

6 / Les critères de choix du lieu / réussir la visite


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✓ Etre attentif aux symboles des formes et couleurs (couleur de la moquette, déco...)

✓ Eviter la lumière du jour en salle plénière (pour les écrans)-> Une salle équipée d’un variateur lumière est un plus

✓ Un espace qui permet une scénographie libre (salle à plat, + de 4,5 m sous plafonds)

✓ Budget : ne pas se fier au seul coût locatif !Demandez les tarifs et les contraintes imposées pour les prestations annexes, restauration, techniques ... exemple : combien d’agents de sécurités imposés par le lieu ?

✓ Attention aux contraintes du lieu « clé en main » (prestations exclusives)-> Les prestataires doivent s’adapter à votre demande et ne pas imposer leurs solutions !

-> Ne pas éliminer un lieu pour un point négatif que l’on peut corriger(exemple : rampe d’accès handicapés...)

7 / Conseils


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en conclusionUn livret humouristique sur les évènements d’entreprises

Sébastien Rosse - Consultant évènementiel - Yolanda Communication Email : [email protected] - Tél : 06.70.34.02.20 - web : www.yolanda-communication.com




