Comment bien choisir un lieu pour un évènement ?

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Yolanda Communication présente "Comment bien choisir un lieu pour un évènement ?" Définir le cahier des charges initial avec sens en se posant les bonnes questions, les différents types de lieux, choisir un lieu qui apporte du sens à l'évènement, les principaux guides "papier et web" pour rechercher un lieu, quelques repères simples pour estimer la capacité d'une salle en fonction des principales configurations types, l'évènement éco-responsable, les critères de choix du lieu, réussir sa visite et quelques conseils pratiques.

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L’ÉVÉNEMENT AU SERVICE DU DIALOGUE

Comment bien choisir un lieu pour un évènement ?

Sébastien Rosse - Consultant évènementiel - Yolanda Communication Email : [email protected] - Tél : 06.70.34.02.20 - web : www.yolanda-communication.com

mercredi 27 avril 2011

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L’ÉVÉNEMENT AU SERVICE DU DIALOGUE1 / Cahier des charges de l’évènement, se poser les bonnes questions

✓ Quel type d’évènement ? (convention, formation, séminaire, assises professionnelles, soirée, lancement de produit, inauguration...)

✓ Quel(s) objectif(s), le message à retenir ? (informer, débattre, motiver...)

✓ Quel public ? Leurs attentes ?Interne (cadres, nouveaux salariés...) ou grand public (clients...).

✓ Combien de participants ? Précis ou variable (fourchette mini / maxi)

✓ Quel budget ? (global, par postes, coût / pers...)

✓ Quand ? date fixe ou flexible ? (prévoir plusieurs dates pour la recherche)nb : Choix de la date « les jours les plus demandés : mardi et jeudi »

✓ Type de lieu : clé en main ou sur mesure Organisation interne ou appui externe ?

Cibler précisément sa recherche et définir un type de lieuObjectif : Définir le sens pour faire consensus « en interne » au moment du choix

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Les lieux de réunions « classiques » :✓ Palais et centre de congrès, salles de réunions, parcs expo ✓ Hôtels avec salles de réunions✓ Les grands stades

Les grandes écoles :✓ Amphithéâtres et salles des grandes écoles et universités

(ex : Polytechnique, La Sorbonne, Arts et Métiers...)

Les lieux de travail / détente :✓ Hôtels et châteaux « incentives », parcs de loisirs...✓ Bateaux avec croisière (Péniches, Paquebot)

Les grandes salles de spectacles et lieux culturels :✓ Zéniths, salles de spectacles, cinémas, théâtres...

2 / Les différents choix et types de lieux ...

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Les plus courants (référencés dans les guides)

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Les autres salles de spectacles et lieux culturels :✓ Petites salles de spectacles, cinémas indépendants, théâtres...

Bateaux à aménager (Ferry)

Les lieux « festifs » :✓ Discothèques, bars, restaurants

Les universités et autres écoles

Les lieux municipaux / publics :✓ Salles municipales, salles des fêtes, gymnases, maisons des

associations...Nb : Certaines villes sont très bien équipées et louent aux entreprises

2 / Les différents choix et types de lieux ...

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Les autres lieux (non référencés dans les guides)

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L’ÉVÉNEMENT AU SERVICE DU DIALOGUE2 / Les différents choix et types de lieux ...

✓ Une salle interne ou lieu de travail : (inaugurations, voeux...)Exemples : Usine, nouveaux bureaux, magasin, parking, hall du siège social...

✓ Un lieu symbolique (unique, historique...) : Exemples : Stade de France (coupe du monde 98), Musée des Arts-Forains, Cirque d’hiver, Stade Bolaert à Lens...

✓ Un musée, en associant l’évènement a une exposition, un thème... - Jours ou périodes réservées aux évènements d’entreprises (ex : Centre Pompidou, mardi)- Dans certains musées : engagement de mécénat ou de parrainage (ex : Quai Branly)

Exemple : Evènement RH, (Musée de l’homme - expo Titouan Lamazou « Femmes du monde »)

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Le lieu qui apporte du sens à votre évènement, qui « colle » au public, Objectifs : mobiliser les publics, créer un évènement marquant, du souvenir...

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Les guides de référence : (annuaires web et papier à commander)Salons, conférences, chartes de qualité, enquêtes ...

Autres sites web (recherche multicritères) : (événements privés et professionnels)

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L’ÉVÉNEMENT AU SERVICE DU DIALOGUE3 / Rechercher un lieu (outils et guides nationaux)

Autres guides papier (à commander) :

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http://convention.parisinfo.com/fr/

http://www.tourisme93.com/

Guide Paris Nord-Est et Seine Saint-Denis : La Villette / La Cité de la Musique / La Cité des Sciences, Paris Nord Villepinte / Le Bourget / Stade de France….

(moteur de recherche, près de 500 adhérents au « club » tourisme d’affaires)

-> Page : Réunions d’affaires

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L’office de Tourisme et des Congrès de Paris :

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Classe / rang d’école

(tables + chaises)

Cabaret, (réunions en demi-lune)

Théâtres, conférence

Cocktail

Types /configurations

Capacités pour 400 m2 (à plat)

240 pers (0,6 pers / m2)

240 pers (0,6 pers / m2)

400 pers (1pers / m2)

600 pers (1,5 pers / m2)

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L’ÉVÉNEMENT AU SERVICE DU DIALOGUE4 / Les configurations types des salles

Taille totale du lieu = 2 à 3 fois le nombre de pers en m2 (400 pers : 800 à 1.200 M2)Nb : On peut réserver 10% de l’espace pour la scénographie et la technique

Estimer et calculer la capacité d’une salle de réunion

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http://www.evenementresponsable.fr/

Outil pour organisateurs élaboré par l’ADEME :- identifier les postes à forts impacts environnementaux - appréhender des pistes d'actions - sauvegarder les résultats

http://www.eco-evenement.org/

Objectif : Accompagner la filière événementielle vers une démarche éco-responsable et des événements éco-conçus.EXEMPLE

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L’ÉVÉNEMENT AU SERVICE DU DIALOGUE5 / Evènement éco-responsable

1 ) Bilan Carbone transports (calculer et compenser les émissions)Conseil : recueillir les données transports des participants lors de l’invitation

2 ) Réduire l’empreinte écologique du lieu et des prestations...

Sources d’informations et outils :

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✓ Situation géographique, accessibilité du lieu (transports en commun...)Nb : Anticiper les mouvements sociaux dans les transports...

✓ Les hébergements autour du lieu (capacités et disponibilités)Y a-t-il d’autres évènements prévus le jour J dans le quartier ?

✓ Espaces et prestations proposées

✓ Les références du lieu : clients et autres évènements organisés

✓ Un interlocuteur unique en préparation et le Jour JConseil et réponses rapides aux questions lors de la préparation et disponibilité le jour J

6 / Les critères de choix du lieu

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Faire le parcours d’un participant (idéalement le jour d’un évènement)

✓ Accueil et vestiaire facile d’accès (les participants n’aiment pas attendre)✓ Personnel accueillant et souriant

✓ Simplicité des flux circulatoires et la signalétique

✓ La qualité des espaces : équipements techniques modernes, espaces modulables, insonorisation ...

✓ La qualité des prestations et/ou prestataires (liste des prestataires)

✓ Une restauration de qualité, choix variés (test)

✓ La propreté des espaces (visiter les sanitaires !)

6 / Les critères de choix du lieu / réussir la visite

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Ne pas oublier de vérifier les points suivants :

✓ Respect des règles de sécurité, secours et assurances

✓ Fonctionnement du chauffage et de la climatisation Nb : réactivité en cas de forte variation « canicule » ou « grand froid »

✓ Le confort des chaises (mesurer la largeur : + de 45 cm)

✓ Accessibilité aux personnes à mobilité réduite (rampe, ascenseur)

✓ Connexion internet et moyens de communication

✓ Autres aspects logistiques : Réserver 2/3 places de stationnement, peut-on restaurer les équipes sur place ou à proximité ? Vérifier les accès extérieurs, poubelles, encombrants...

6 / Les critères de choix du lieu / réussir la visite

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✓ Etre attentif aux symboles des formes et couleurs (couleur de la moquette, déco...)

✓ Eviter la lumière du jour en salle plénière (pour les écrans)-> Une salle équipée d’un variateur lumière est un plus

✓ Un espace qui permet une scénographie libre (salle à plat, + de 4,5 m sous plafonds)

✓ Budget : ne pas se fier au seul coût locatif !Demandez les tarifs et les contraintes imposées pour les prestations annexes, restauration, techniques ... exemple : combien d’agents de sécurités imposés par le lieu ?

✓ Attention aux contraintes du lieu « clé en main » (prestations exclusives)-> Les prestataires doivent s’adapter à votre demande et ne pas imposer leurs solutions !

-> Ne pas éliminer un lieu pour un point négatif que l’on peut corriger(exemple : rampe d’accès handicapés...)

7 / Conseils

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en conclusionUn livret humouristique sur les évènements d’entreprises

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