Download - ASSISTANT DE DIRECTION - cefora.be · 3 AssistAnt de direction compétences de bAse tÂcHes importAnce notes Reçoit les visiteurs de manière conviviale •••• Traite les appels

ASSISTANT DE DIRECTION

ASSISTANT DE DIRECTIONCOmpéTENCES DE bASE

AssistAnt de direction compétences de bAse

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À quoi sert ce folder ?

• Commebasepourrédigeruneoffred’emploi;• Commeoutilpourlescreeningdescandidatsàunposted’assistantdedirection;• Commesoutienlorsdesentretiensdefonctionnement;• Commesourced’inspirationpourdestrajetsdeformationdesprofessionnels

débutants;• Commeappuiàl’identificationdesbesoinsdeformation.

ce que vous trouverez dans ce folder ?

• Lestâchesqu’unbonassistantdedirectioneffectuedanslamajoritédesentreprises• Lesconnaissancesetlesaptitudesnécessaires

LafeuillevolantereprenddessuggestionsdeformationCefora

comment utiliser ce document ?

Ilestfortpossiblequecertainesdestâchesreprisesci-aprèsnesoientpasd’applicationdans votre entreprise. D’autre part, il est également possible que votre assistant dedirectiondoiveeffectuerdestâchesquineseretrouventpasdansla liste.C’estpourcesraisonsquecedocumentcontientunespacedetravail.Cedocumentestdestinéàêtreadaptéàlaréalitédevotreentreprise.Pouratteindrecetobjectif,vouspouvezvousposersuccessivementlesquestionssuivantes:

• Cettetâcheest-elleprésentedansmonentrepriseoupas?• Aquelpointcettetâcheest-elleimportantepourmonentreprise?• Quelscomportements,connaissancesetcompétencesest-cequej’attends demescollaborateurs?• Dansquellemesurecesdernierslesmaîtrisent-ils?

Ledocumentfournitdesespaceslibresetdeséchellesd’évaluationpourvouspermettredel’utilisercommeunvéritableinstrumentdetravail:

• Desespaceslibrespourajouterdestâchesoudesremarques;• Despetitscerclespourspécifierl’importanced’unetâche;• Descasesàcocherpourindiquerdansquellemesurele(futur)assistantdedirection

maîtriselesconnaissancesetcompétencesrequises(1=faible;5=excellent);• Desicônespourdistinguerlesconnaissancesetlescompétences.

AssistAnt de direction

i Connaissances

Compétences

Cochez l’importance

Indiquez le niveau des compétences

Autres : ••••

1 2 3 4 5

notes

3


tÂcHes importAnce notes

Reçoitlesvisiteursdemanièreconviviale ••••Traitelesappelstéléphoniques/répondauxe-mailsdemanièreconviviale ••••Veilleàtransmettrelesmessagesauxpersonnesadéquates ••••Transmetlesmessagesdesresponsableseninterne ••••Autres: ••••

connAissAnces i / compétences niveAu de mAîtrise 1 2 3 4 5

Téléphoner de manière professionnelle

Estcapabledetraiterlesappelstéléphoniquesdemanièreconviviale Estcapabledetransférerlesappelstéléphoniquesdemanièreconviviale Estcapabled’écouterdemanièreattentiveetdeposerdesquestionsd’approfondissement Estcapabledeseservirdesappareilsetlogicielsdetélécommunicationetdelessynchroniser

Compétences à l’accueil

i Connaissancedesrègles(spécifiquesàl’entreprise)pourl’accueildevisiteursi Connaissancedestâchesetcompétencesprincipalesdesdifférentessections/personnes Veilleautraitementetausuividesappelstéléphoniques/e-mailsentrants Estcapabled’analyserlesinformationsetdedéciderdelapersonneadéquateàquitransférerlacommunication

Gérer de manière professionnelle les clients mécontents

Estcapabledegérerlesclientsexigeants Estcapablededire“non”poliment

Participer à la communication interne et externe

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Aptitudes communicationnelles

Estcapabled’utiliserlaculturedel’entreprise(verbalementetnonverbalement)pourreprésentercettedernière Estcapabledetransmettreunmessageavecpassionenfaisantattentionàl’impactdustyledecommunication(verbaletnonverbal)

Connaissance des langues

i Connaissancedufrançais(oral/écrit–avancé)i Connaissancedel’anglais(oral/écrit–avancé)i Connaissancedel’allemand(oral/écrit–avancé)

Réseautage via contacts personnels et via médias sociaux

i Connaissancedesdifférentsmédiassociauxetapplications Estcapabledeconstruireunréseauetlancerunappelpourrecueillirdel’informationdemanièreefficaceet/oupourladistribuer Estcapabledetravailleravecdifférentsmédiassociaux Estcapablederechercherdesinformationscibléessurlesmédiassociaux

Participer à la communication interne et externe - suivant

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Faitl'inventaire,enconcertation,del'objectif,delanatureetdesconditionsdelaréunionàorganiser ••••Prenddesmesurespréparatoires(rédactiondelistesdespartici-pants,rédactiondel'ordredujour,invitationdesparticipants,envoidel'ordredujour,notelesabsences)

••••

Organiseletransport,lesvoyagesd'affairesàl'étranger ••••

Autres: ••••

Préparer et organiser les réunions, déplacements/voyages d’affaires de responsables


i Connaissancedesactionsàentreprendreenguisedepréparationàuneréunion Estcapabledeposerdesquestionscibléesetouvertesafindeclarifierlesobjectifs Estcapablededéterminerlespersonnesadéquatesàquienvoyerlesdocuments Estcapabledechercher/demanderdesinformationsprécisesquantàladestination,lemeilleuritinéraire,lemeilleurendroitpourséjourner,etc.éventuellementvialesorganisationsdevoyages Estcapablederéserver(enligne)unvol,unechambred’hôtel,etc. Estcapabledeseprocurerlesdocumentsdevoyagesrequis Estcapabledes’informerdemanièreconvivialeetdecollecterdesdocumentssurlesaspectspratiques

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Prenddesnotes ••••Traduitdestextes ••••Rédigedeslettres,desnotes,etc. ••••Contrôlelesdocumentsdupointdevueducontenuetdelalangue ••••


Se charger de la communication écrite de l’entreprise


Rédaction de rapports

i Connaissancedustylemaisoni Connaissancedujargon Estcapabled’utiliserdestechniquesdesynthèse Estcapabled’utiliserdestechniquesderédactionderapports(parex.mindmapping,lecturerapide)

Rédaction ciblée et conviviale

i Connaissancedesnormesrédactionnellesdediversdocuments(e-mails,lettred’avertissement,traitementdeplaintes,etc.)

i Connaissanced’Outlookpourlarédactiond’e-mailsciblésetconviviaux Rédactionclaireetconviviale

Orthographe française

i Connaissancedesprincipalesrèglesorthographiques

Rédaction professionnelle dans une deuxième langue

i Connaissancedufrançais(écrit–avancé)i Connaissancedel’anglais(écrit–avancé)i Connaissancedel’allemand(écrit–avancé)

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Collecteettraitedesdonnéespourcompléterlesdossiers(factures,devis,commandes,etc.) ••••Enregistreet/ouclasselesdocuments ••••



Techniques de lecture rapide

Estcapabledeposerdesquestionscibléesetouvertesafindeclarifierlesobjectifs Estcapabled’appliquerdestechniquesderecherchepourunecollecterapided’informations

Connaissance des logiciels de soutien

i Connaissanced’Officei Connaissancedutraitementdetexte(Word)i Connaissancedeprogrammesdetraitementdedonnées(Access)i Connaissancedetableurs(Excel)i Connaissancedeprogrammesdeprésentation(PowerPoint,Prezi)

Classement

i Connaissancedesprincipesdel’entreprisepourletraitementducourriermanuscrit/électronique

i Connaissancedesméthodesdeclassementetd’archivagei Connaissancedestechniquesdegestionadministrative

Gérer et suivre des dossiers professionnels

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Composeetactualiselesdossiersdupersonnel ••••Aidelorsdelapréparationducalculdessalaires ••••Soutientlorsdel'organisationdeformations ••••Informeeninternelorsdequestionsdupersonnel(mesuresd'emploi,crédit-temps,grossesse,etc.) ••••Soutientlorsduprocessusderecrutement ••••



Connaissance des tâches RH du recrutement au départ

i Connaissancedetouslesaspectsdelagestiondupersonnel

Connaissance (de base) de la législation sociale

i Connaissancedesrelationscollectivesdetravaili Connaissancedesprincipesdebased’uncontratdetravaili Connaissancedesprincipesdebased’unrèglementdetravaili Connaissancedesdifférentesinstancesdesécuritésocialeauxquellesfairerapport EstcapabledefairedesdéclarationsdansDimona/DMFA Estcapabledegérerlesabsences(maladie,congé,etc.)

Soutien lors du processus de recrutement

Estcapabled’inviter/informerlescandidatsquantaudéroulementduprocessusderecrutement Estcapabledefaireappeléventuellementàdesbureauxdesélectionexternes

Organisation de formations

i Connaissancedudomainedesfournisseursdeformations Estcapablededemanderdesformations,inscriredesparticipants

Communication efficace de la politique du personnel

Estcapabledecommuniquerefficacement Estcapabledecommuniquerdiscrètement Estcapabledegérerlesplaintesinternesdemanièreprofessionnelle Estcapabledereprésenterlavisiondeladirection

Suivi administratif des dossiers du personnel et organisation logistique des recrutements/formations

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Organisedesrendez-vous,desréservations,planifiedestâches ••••Rappelledesélémentsspécifiquesauxdirigeants ••••



Gestion de l’agenda

i Connaissancedestechniquesdegestiondel’agenda Estcapabledetravailleravecunagendaélectronique Estcapabled’estimerladuréedesactivités

Gestion du temps

Estcapabled’appliquerlesprincipesdegestiondutempspourlaplanificationefficacedesonpropretravailetdeceluidesautres Estcapabledesurveillerleséchéances

Connaissance des logiciels de soutien

i Outlooki LotusNotes

Organisation des rendez-vous et du planning du responsable/collaborateur

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Établitunplanparétapes/scénario ••••Établitdesrèglespratiques(demanded'offres,réservationdesalles,invitationdeparticipants) ••••Faitattentionauxcoûts ••••Sechargedelacommunicationconcernantl'événement ••••



i Connaissancedesprocéduresàsuivrepourl’organisationd’unévénementi Connaissancedesfournisseurs Estcapabled’appliquerlesprincipesdegestiondutempspourlaplanificationefficacedetravaux Estcapablededévelopperetd’utiliserdesoutilspourlesuividesactivités/inscriptions Estcapablededemanderdesdevisauxfournisseurs Estcapabledenégocierlesprixauprèsdesfournisseurs

Organisation d’événements

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Réaliseuninventairedesobjectifs,personnesimpliquées,facteursderisqueetexigencesdequalité ••••Dresseunplanning ••••Faitappelauxcontactsinternesetexternesenfonctiondel’optimalisationduprojet ••••Adapteleplanningauxchangementsdecirconstancesetdepriorités ••••Suitlaprogressionduprojet ••••Clôtureleprojetdemanièreadaptée ••••



Gestion de projet

Estcapabledeparcourirdemanièreoptimalelesétapesdepuislapréparationjusqu’àlaclôture

Connaissance des instruments de soutien de la gestion de projet

i MSProjecti Exceli Outlooki Mindmappingi PC,tablette,smartphoneetlacoordinationentreeux

Réseautage en fonction de l’efficacité

Estcapable,selonlasituation,decollaborerounégocierafinqueleprojetsedérouledemanièreoptimale Estcapablederecueillirdesavisdetiersdemanièreconstructiveetefficace

Gestion du temps

Estcapabledeconsacrerdutempsàdiversestâchesdemanièreoptimale,entenantcomptedespriorités

Collaboration avec différents responsables

i Connaissancedesdifférentsstylesdedirecteurs Estcapabledetenircomptedesattentesdesdifférentsresponsables Estcapabledeconsacrerdutempsefficacementauxdifférentsresponsables Estcapabledeposerdeslimitesavecfermetéenfonctiondelarépartitionefficacedutravail

Gestion de projet

L’asblCeforaestgéréedefaçonparitaireparlespartenairessociauxdelaCPNAE:ACLVB-CGSLB,BBTK-SETCa,LBC-NVK,CNE,VBO-FEBetsesfédérationsmembresainsiqueUNIZO.

Ceforaasbl-Ed.Resp.:RenéSpaey,Av.E.Plasky144-1030Bruxelles-20140212

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CeforaasblAvenueE.Plasky144-1030BruxellesTé[email protected]

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