ASSISTANT DE DIRECTION - cefora.be · 3 AssistAnt de direction compétences de bAse tÂcHes...

ASSISTANT DE DIRECTION

ASSISTANT DE DIRECTIONCOmpéTENCES DE bASE

AssistAnt de direction compétences de bAse

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À quoi sert ce folder ?

• Commebasepourrédigeruneoffred’emploi;• Commeoutilpourlescreeningdescandidatsàunposted’assistantdedirection;• Commesoutienlorsdesentretiensdefonctionnement;• Commesourced’inspirationpourdestrajetsdeformationdesprofessionnels

débutants;• Commeappuiàl’identificationdesbesoinsdeformation.

ce que vous trouverez dans ce folder ?

• Lestâchesqu’unbonassistantdedirectioneffectuedanslamajoritédesentreprises• Lesconnaissancesetlesaptitudesnécessaires

LafeuillevolantereprenddessuggestionsdeformationCefora

comment utiliser ce document ?

Ilestfortpossiblequecertainesdestâchesreprisesci-aprèsnesoientpasd’applicationdans votre entreprise. D’autre part, il est également possible que votre assistant dedirectiondoiveeffectuerdestâchesquineseretrouventpasdansla liste.C’estpourcesraisonsquecedocumentcontientunespacedetravail.Cedocumentestdestinéàêtreadaptéàlaréalitédevotreentreprise.Pouratteindrecetobjectif,vouspouvezvousposersuccessivementlesquestionssuivantes:

• Cettetâcheest-elleprésentedansmonentrepriseoupas?• Aquelpointcettetâcheest-elleimportantepourmonentreprise?• Quelscomportements,connaissancesetcompétencesest-cequej’attends demescollaborateurs?• Dansquellemesurecesdernierslesmaîtrisent-ils?

Ledocumentfournitdesespaceslibresetdeséchellesd’évaluationpourvouspermettredel’utilisercommeunvéritableinstrumentdetravail:

• Desespaceslibrespourajouterdestâchesoudesremarques;• Despetitscerclespourspécifierl’importanced’unetâche;• Descasesàcocherpourindiquerdansquellemesurele(futur)assistantdedirection

maîtriselesconnaissancesetcompétencesrequises(1=faible;5=excellent);• Desicônespourdistinguerlesconnaissancesetlescompétences.

AssistAnt de direction

i Connaissances

Compétences

Cochez l’importance

Indiquez le niveau des compétences

Autres : ••••

1 2 3 4 5

notes

3


tÂcHes importAnce notes

Reçoitlesvisiteursdemanièreconviviale ••••Traitelesappelstéléphoniques/répondauxe-mailsdemanièreconviviale ••••Veilleàtransmettrelesmessagesauxpersonnesadéquates ••••Transmetlesmessagesdesresponsableseninterne ••••Autres: ••••

connAissAnces i / compétences niveAu de mAîtrise 1 2 3 4 5

Téléphoner de manière professionnelle

Estcapabledetraiterlesappelstéléphoniquesdemanièreconviviale Estcapabledetransférerlesappelstéléphoniquesdemanièreconviviale Estcapabled’écouterdemanièreattentiveetdeposerdesquestionsd’approfondissement Estcapabledeseservirdesappareilsetlogicielsdetélécommunicationetdelessynchroniser

Compétences à l’accueil

i Connaissancedesrègles(spécifiquesàl’entreprise)pourl’accueildevisiteursi Connaissancedestâchesetcompétencesprincipalesdesdifférentessections/personnes Veilleautraitementetausuividesappelstéléphoniques/e-mailsentrants Estcapabled’analyserlesinformationsetdedéciderdelapersonneadéquateàquitransférerlacommunication

Gérer de manière professionnelle les clients mécontents

Estcapabledegérerlesclientsexigeants Estcapablededire“non”poliment

Participer à la communication interne et externe

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Aptitudes communicationnelles

Estcapabled’utiliserlaculturedel’entreprise(verbalementetnonverbalement)pourreprésentercettedernière Estcapabledetransmettreunmessageavecpassionenfaisantattentionàl’impactdustyledecommunication(verbaletnonverbal)

Connaissance des langues

i Connaissancedufrançais(oral/écrit–avancé)i Connaissancedel’anglais(oral/écrit–avancé)i Connaissancedel’allemand(oral/écrit–avancé)

Réseautage via contacts personnels et via médias sociaux

i Connaissancedesdifférentsmédiassociauxetapplications Estcapabledeconstruireunréseauetlancerunappelpourrecueillirdel’informationdemanièreefficaceet/oupourladistribuer Estcapabledetravailleravecdifférentsmédiassociaux Estcapablederechercherdesinformationscibléessurlesmédiassociaux

Participer à la communication interne et externe - suivant

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Faitl'inventaire,enconcertation,del'objectif,delanatureetdesconditionsdelaréunionàorganiser ••••Prenddesmesurespréparatoires(rédactiondelistesdespartici-pants,rédactiondel'ordredujour,invitationdesparticipants,envoidel'ordredujour,notelesabsences)

••••

Organiseletransport,lesvoyagesd'affairesàl'étranger ••••

Autres: ••••

Préparer et organiser les réunions, déplacements/voyages d’affaires de responsables


i Connaissancedesactionsàentreprendreenguisedepréparationàuneréunion Estcapabledeposerdesquestionscibléesetouvertesafindeclarifierlesobjectifs Estcapablededéterminerlespersonnesadéquatesàquienvoyerlesdocuments Estcapabledechercher/demanderdesinformationsprécisesquantàladestination,lemeilleuritinéraire,lemeilleurendroitpourséjourner,etc.éventuellementvialesorganisationsdevoyages Estcapablederéserver(enligne)unvol,unechambred’hôtel,etc. Estcapabledeseprocurerlesdocumentsdevoyagesrequis Estcapabledes’informerdemanièreconvivialeetdecollecterdesdocumentssurlesaspectspratiques

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Prenddesnotes ••••Traduitdestextes ••••Rédigedeslettres,desnotes,etc. ••••Contrôlelesdocumentsdupointdevueducontenuetdelalangue ••••


Se charger de la communication écrite de l’entreprise


Rédaction de rapports

i Connaissancedustylemaisoni Connaissancedujargon Estcapabled’utiliserdestechniquesdesynthèse Estcapabled’utiliserdestechniquesderédactionderapports(parex.mindmapping,lecturerapide)

Rédaction ciblée et conviviale

i Connaissancedesnormesrédactionnellesdediversdocuments(e-mails,lettred’avertissement,traitementdeplaintes,etc.)

i Connaissanced’Outlookpourlarédactiond’e-mailsciblésetconviviaux Rédactionclaireetconviviale

Orthographe française

i Connaissancedesprincipalesrèglesorthographiques

Rédaction professionnelle dans une deuxième langue

i Connaissancedufrançais(écrit–avancé)i Connaissancedel’anglais(écrit–avancé)i Connaissancedel’allemand(écrit–avancé)

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Collecteettraitedesdonnéespourcompléterlesdossiers(factures,devis,commandes,etc.) ••••Enregistreet/ouclasselesdocuments ••••



Techniques de lecture rapide

Estcapabledeposerdesquestionscibléesetouvertesafindeclarifierlesobjectifs Estcapabled’appliquerdestechniquesderecherchepourunecollecterapided’informations

Connaissance des logiciels de soutien

i Connaissanced’Officei Connaissancedutraitementdetexte(Word)i Connaissancedeprogrammesdetraitementdedonnées(Access)i Connaissancedetableurs(Excel)i Connaissancedeprogrammesdeprésentation(PowerPoint,Prezi)

Classement

i Connaissancedesprincipesdel’entreprisepourletraitementducourriermanuscrit/électronique

i Connaissancedesméthodesdeclassementetd’archivagei Connaissancedestechniquesdegestionadministrative

Gérer et suivre des dossiers professionnels

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Composeetactualiselesdossiersdupersonnel ••••Aidelorsdelapréparationducalculdessalaires ••••Soutientlorsdel'organisationdeformations ••••Informeeninternelorsdequestionsdupersonnel(mesuresd'emploi,crédit-temps,grossesse,etc.) ••••Soutientlorsduprocessusderecrutement ••••



Connaissance des tâches RH du recrutement au départ

i Connaissancedetouslesaspectsdelagestiondupersonnel

Connaissance (de base) de la législation sociale

i Connaissancedesrelationscollectivesdetravaili Connaissancedesprincipesdebased’uncontratdetravaili Connaissancedesprincipesdebased’unrèglementdetravaili Connaissancedesdifférentesinstancesdesécuritésocialeauxquellesfairerapport EstcapabledefairedesdéclarationsdansDimona/DMFA Estcapabledegérerlesabsences(maladie,congé,etc.)

Soutien lors du processus de recrutement

Estcapabled’inviter/informerlescandidatsquantaudéroulementduprocessusderecrutement Estcapabledefaireappeléventuellementàdesbureauxdesélectionexternes

Organisation de formations

i Connaissancedudomainedesfournisseursdeformations Estcapablededemanderdesformations,inscriredesparticipants

Communication efficace de la politique du personnel

Estcapabledecommuniquerefficacement Estcapabledecommuniquerdiscrètement Estcapabledegérerlesplaintesinternesdemanièreprofessionnelle Estcapabledereprésenterlavisiondeladirection

Suivi administratif des dossiers du personnel et organisation logistique des recrutements/formations

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Organisedesrendez-vous,desréservations,planifiedestâches ••••Rappelledesélémentsspécifiquesauxdirigeants ••••



Gestion de l’agenda

i Connaissancedestechniquesdegestiondel’agenda Estcapabledetravailleravecunagendaélectronique Estcapabled’estimerladuréedesactivités

Gestion du temps

Estcapabled’appliquerlesprincipesdegestiondutempspourlaplanificationefficacedesonpropretravailetdeceluidesautres Estcapabledesurveillerleséchéances

Connaissance des logiciels de soutien

i Outlooki LotusNotes

Organisation des rendez-vous et du planning du responsable/collaborateur

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Établitunplanparétapes/scénario ••••Établitdesrèglespratiques(demanded'offres,réservationdesalles,invitationdeparticipants) ••••Faitattentionauxcoûts ••••Sechargedelacommunicationconcernantl'événement ••••



i Connaissancedesprocéduresàsuivrepourl’organisationd’unévénementi Connaissancedesfournisseurs Estcapabled’appliquerlesprincipesdegestiondutempspourlaplanificationefficacedetravaux Estcapablededévelopperetd’utiliserdesoutilspourlesuividesactivités/inscriptions Estcapablededemanderdesdevisauxfournisseurs Estcapabledenégocierlesprixauprèsdesfournisseurs

Organisation d’événements

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Réaliseuninventairedesobjectifs,personnesimpliquées,facteursderisqueetexigencesdequalité ••••Dresseunplanning ••••Faitappelauxcontactsinternesetexternesenfonctiondel’optimalisationduprojet ••••Adapteleplanningauxchangementsdecirconstancesetdepriorités ••••Suitlaprogressionduprojet ••••Clôtureleprojetdemanièreadaptée ••••



Gestion de projet

Estcapabledeparcourirdemanièreoptimalelesétapesdepuislapréparationjusqu’àlaclôture

Connaissance des instruments de soutien de la gestion de projet

i MSProjecti Exceli Outlooki Mindmappingi PC,tablette,smartphoneetlacoordinationentreeux

Réseautage en fonction de l’efficacité

Estcapable,selonlasituation,decollaborerounégocierafinqueleprojetsedérouledemanièreoptimale Estcapablederecueillirdesavisdetiersdemanièreconstructiveetefficace

Gestion du temps

Estcapabledeconsacrerdutempsàdiversestâchesdemanièreoptimale,entenantcomptedespriorités

Collaboration avec différents responsables

i Connaissancedesdifférentsstylesdedirecteurs Estcapabledetenircomptedesattentesdesdifférentsresponsables Estcapabledeconsacrerdutempsefficacementauxdifférentsresponsables Estcapabledeposerdeslimitesavecfermetéenfonctiondelarépartitionefficacedutravail

Gestion de projet

L’asblCeforaestgéréedefaçonparitaireparlespartenairessociauxdelaCPNAE:ACLVB-CGSLB,BBTK-SETCa,LBC-NVK,CNE,VBO-FEBetsesfédérationsmembresainsiqueUNIZO.

Ceforaasbl-Ed.Resp.:RenéSpaey,Av.E.Plasky144-1030Bruxelles-20140212

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c e f o r A , p o u r A p p r e n d r e A v e c p l A i s i r

CeforaasblAvenueE.Plasky144-1030BruxellesTé[email protected]

w w w . c e f o r A . b e

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