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Introduction:I- Présentation de l’outil Workflow:A- Historique:B- Définition:

C- types E- Le moteur de Workflow:F-Exemples de logiciels WorkflowG- Les domaines de l’entreprise intéressés par une application de workflow:H- Les grandes fonctions d’une application workflow :I - Avantages et inconvénients :II- La conduite d’un projet de workflow:A- les étapes de conduite d’un projet workflow.B- La modélisation d’un projet Workflow:III- Exemples d’entreprises adoptant le workflow comme outil de travail :Conclusion :Webographie:

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L'industrie de l'imagerie électronique et de la gestion de la production

assistée par ordinateur a été la première à réclamer une technologie qui

permette l’automatisation des procédures de travail, jusqu’alors réalisées à

la main.

À partir de l’année 1975 et jusqu’à 1985, la nouvelle technologie

dite de WorkFlow a connu un essor important en mettant en place un

système capable d’automatiser au mieux les flux de travail.

Or, le regain d’intérêt pour le génie logiciel au début des années

1990 a permis de relancer les recherches concernant les systèmes

WorkFlow afin de mettre en place des systèmes plus simples à utiliser.

I- Présentation de l’outil Workflow:

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La mondialisation et L’environnement économique actuel impose aux entreprises surtout celles de dimension internationale de réduire au maximum les coûts inutiles.

Le développement des démarches de réorganisation de processus est une réponse adaptée à la recherche d’optimisation des processus. Elle peut se traduire par l’utilisation d’une solution logicielle appropriée, comme un Workflow. Cette dernière permet d’être un support à une nouvelle organisation.

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On appelle « Workflow » traduisez littéralement « flux de travail » et

en français par « gestion électronique des processus métier ». la modélisation

et la gestion informatique de l'ensemble des tâches à accomplir et des

différents acteurs impliqués dans la réalisation d'un processus métier (aussi

appelé processus opérationnel ou bien procédure d’entreprise).

Un processus métier représente les interactions sous forme

d'échange d'informations entre divers acteurs tels que :

- des humains,

- des applications ou services,

- des processus tiers.

De façon pratique, un Workflow peut décrire :

- le circuit de validation,

- les tâches à accomplir entre les différents acteurs d'un

processus,

- les délais à respecter,

- les modes de validation…

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Le Workflow sait ainsi décomposer les cas en tâches et affecter chaque tâche à un acteur selon les règles de gestion en vigueur, et en suite fournir à chacun des acteurs les informations nécessaires pour la réalisation de sa tâche.

Le Workflow permet de savoir aussi à tout moment où en est un document, donc Il permet une surveillance centralisée, parfois mal ressentie par les personnels concernées.

Pour un processus de publication en ligne par exemple, il s'agit de la modélisation des tâches de l'ensemble de la chaîne éditoriale, de la proposition du rédacteur à la validation par le responsable de publication :

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Les étapes de traitement d’une déclaration d’accident automobile par une

compagnie d’assurance se présentent comme suit :

Au service courrier, la lettreet la déclaration sont numérisées

et un dossier déclarationaccident est crée avec un numéro

de référence, tandis qu’un courrier accusant réception de la

déclaration est créeautomatiquement et est envoyé

par la poste.

En parallèle l’état des cotisations de l’assuré

est vérifié.

En fonction de l’adresse où est visible la voiture

accidentée, le liquidateur Sélectionne un expert,et prépare une lettre

de mission pour celui-ci.

L’expert évalue les dégâts du véhicule et transmet

son expertise au liquidateur.

Le liquidateur, dès réceptiondu rapport d’expertise, notifie

par courrier l’accordde la compagnie pour réparer.

Dès réparation, l’assuré fait parvenir la facture

du garagiste à lacompagnie qui effectue

le remboursement en émettant un chèque

et la lettred’accompagnement.

Si l’assuré est dans son droit,le liquidateur se fait rembourser

par la compagnie adverse (selon un mécanisme de compensation).

Le cas est enfin complètement traité,

après un délais de quelquessemaines, il peut êtretransmis aux archives.

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Plusieurs acteurs :

l’assuré, le service

courrier, le liquidateur,

l’expert , le garagiste.

Plusieurs documents :

la déclaration , la lettre de mission de l’expert, le rapport d’expertise, la facture du garage et le

paiement final.

Plusieurs tâches :

saisie de la déclaration, nomination de l’expert, notification de l’assuré, paiement de l’assuré,

notification de la compagnie adverse et enfin archivage des

données du cas.

Dans ce processus administratif il y a :

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Ä partir de ces informations Une application de workflow se charge dès la

création du cas :

De les attribuer aux acteurs en fonction des règles

de l’organisation.

Créer les tâches à exécuter au fur et à mesure del’avancement du cas.

D’assister les acteurs dansla réalisation de chaque tâche(en créant automatiquement

la lettre d’accusé de réception

par exemple)

De prendre en compte la finalitéde l’entreprise (rembourser les

dépenses occasionnées parun accident) depuis sa

sollicitation (par la déclaration)jusqu’à sa bonne fin(le débit du chèque).

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Dans les applications de workflow, on distingue classiquement quatre catégories:

Le workflow de production : (aussi appelé workflow procédural ou workflowdirectif), Il correspond à la gestion des processus de base de l’entreprise.

Le workflow administratif: Il correspond à tout ce qui est routage de formulaires, basé en général sur une infrastructure de messagerie.

Le workflow ad-hoc : Ce type de workflow est utilisé pour la gestion des procédures non déterminées ou mouvantes.

Le workflow coopératif: Il gère des procédures évoluant assez fréquemment et liées à un groupe de travail restreint dans l’entreprise.

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Le moteur de workflow est le dispositif logiciel permettant d'exécuter une ou plusieurs définitions de workflow. Par abus de langage, on peut appeler ce dispositif logiciel tout simplement "workflow".

Le moteur de workflow est l'outil permettant de modéliser et d'automatiser les processus métiers de l'entreprise. Là on peut parler plus spécifiquement du Workflow en tant qu’objet pouvant être décrit par un langage descriptif dans un fichier informatique, qu’une application adaptée peut alors interpréter et exécuter. Ainsi on peut automatiser un processus de travail.

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Voici un tableau qui synthétise les différents logiciels du Workflow parmis

qu’ils existent :

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Logiciels fabricants Avantage spécifique

COSA Workflow

(Software-Ley)

Chaque procédure peut être divisée en segments comprenant diverses activités.

Ensemble (FileNet) Une procédure comprenant 5 activités peut être définie en 5 à 10 minutes.

FlowMark (IBM) ce logiciel offre des possibilités de structuration pour données illimitées.

OPEN/

Worflow

(Eastman Software)

ce produit est plus adapté aux grandes installations de plusieurs centaines de travailleurs.

Visual Workflo

(FileNet) Son véritable atout est son outil orienté objet pour la définition de procédures.

Staffware (Staffware) ce logiciel a pour particularité de permettre l'utilisation de terminaux en plus de Windows, des Macs ou de Java.

TeamWARE Flow

(TeamWARE Group)

ce logiciel offre d'importantes possibilités en matière de dynamisme, et permet de définir sans délai des procédures qui peuvent

fonctionner immédiatement.

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Avec le GraphEditor, les utilisateurs d’un projet peuvent définir de nouvelles activités,

effacer des activités existantes, définir l’interconnexion entre les activités, obtenir des

informations du projet, visualiser l’exécution des activités…

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Créer un nouveau projet par importation des procédés existants.

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Obtenir la liste d’usuraires d’un projet ainsi que les rôles de chaque utilisateur.

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Description basique des différents projets existants dans le système.

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Visualisation des activités qui composent un projet et des relations entre celles-ci.

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Administrer la liste des utilisateurs qui participent à la définition et

exécution d’un projet.

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Présente l’ Activité susceptible d’être exécuté.

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Il y a plusieurs domaines dans l’entreprise qui peuvent être intéressés par une application workflow dont on peut citer:

_ l’organisation,

_la collaboration,

_la production,

_la gestion des ressources humaines,

_La gestion de relation client…

Le workflow est Adapté de plus en plus aux procédures bien définies à savoir:

Traitement des demandes de congé ou de mutation,

des lettres de réclamation des clients,

préparation du budget annuel,

préparation des instructions de demande de crédit,

Préparation des contrats avec les fournisseurs et partenaires…

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Fourniture des interfaces d’administration : le workflow permet à l’administrateur de l’application de gérer les descriptions de l’organisation, attribuer les droits aux participants, et produire les statistiques d’exploitation.

Une représentation complète de l’organisation comprenant : les groupes, les acteurs, les rôles des acteurs dans l’organisation.Un outil d’analyse et de simulation des procédures avant leur mise en exploitation

Planification des tâchesAffectation de chaque tâche à l’acteur qui doit l’accomplir .Tenir à jour pour chaque utilisateur une liste de tâches à accomplir .Intégrateur au service de l’utilisateur : il rend les informations et documents utiles à chaque tâche accessibles immédiatement par simple sélection des icônes qui les représentent à l’écran,

Notification des retards à l’administrateur : car le workflow définit des contraintes de durée pour chaque tâche et procédure et à la création d’une procédure, des échéances sont arrêtées.

Enregistrement pour chaque cas et chaque tâche de l’acteur exécutant et les dates et heures de création, activation, et fin.

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Amélioration de la productivité : gains de productivité réalisés par une application de workflow sont de 20 à 50% sur la part des tâches qu’elle automatise .

Temps de réponse réduit : la réduction du temps de réponse entre la prise en compte de l’événement déclencheur d’un cas et son traitement complet est une des caractéristiques essentielles des applications de workflow.

L’exemple suivant permet de présenter les gains que permet de réaliser une application de workflow en matière de temps de réalisation des tâches et de respect des délais par les participants:

Information claire sur l’état d’avancement : l’application de workflow permet de

renseigner avec précision sur l’état d’un cas.

Sécurité accrue : avec une application de workflow, c’est le système qui

affecte les tâches aux participants..

Maîtrise de la qualité et des coûts : une application de workflow enregistre

systématiquement le journal de tous les événements qu’elle contrôle, avec la date et

l’heure, la procédure et la tâche concernée et le participant actif. Des outils de

traitement de ce journal fournissent des rapports de synthèse sur les coûts et délais

de traitement des tâches et des procédures.

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Inadapté si l’on n’est pas dans un contexte « procédural ».

Analyse longue et difficile :car la création d'un Workflow nécessite une analyse du projet. Cette analyse est souvent longue et difficile.

Contraintes imposées par le logiciel : L'utilisation d'un Workflow nécessite que tous les participants à un projet saisissent leur état d'avancement dans chacune des tâches qu'ils ont à effectuer. Ceci est très lourd et souvent les utilisateurs n'en voit pas la nécessité. Ils ne le font donc pas régulièrement et parfois ne le font pas du tout.

Lors de l’utilisation de l’application, les utilisateurs peuvent rencontrer différents problèmes liés à leur matériel ou à un dysfonctionnement du workflow. Il est donc nécessaire de mettre en place un système d’assistance et de résolution de problèmes. (par exemple, des problèmes d’impression des documents du workflow à partir du navigateur web, ou bien des indisponibilités réseau.)

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Un projet de workflow ressemble pour une part à un projet d’informatique. Il suppose une analyse détaillée des procédures à prendre en compte et implique parfois des développements qui font appel aux techniques de programmation les plus traditionnelles.

Il ressemble aussi à un projet bureautique avec une importance toute particulière à donner aux aspects installation du réseau et des stations, formation des utilisateurs et organisation du travail en fonction du nouvel outil.

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Analyse du procédé (Détection, Analyse et Développement des procédures…)

Outils et applications (Interaction avec les utilisateurs

et les applications).

Définition du procédé (modélisation, conception des procédures…)

Service d’exécution du Workflow (Configuration de l’installation, Installation stations et réseau,

Formation ,Monitorat des utilisateurs ,Administration du système, contrôle du procédé…)

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L’entreprise Lu France filiale du groupe DANONE et leader européen sur les marchés des biscuits céréaliers, de la panification, de la pâtisserie élaborée ainsi que celui des barres céréalières) a mis en place un workflow pour la gestion des lancements de lots promotionnels. Il s’agit d’une activité participant à la stratégie commerciale de l’entreprise qui s’insère dans la production routinière. Les résultats obtenus ont été comparés aux objectifs visés. Le premier process du workflow implémenté a été un succès. Il a permis la construction de tableaux de bord et la mise en place d’une procédure clairement définie pour gérer la validation des nouveaux lots.

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Les moteurs de workflow utilisent les techniques les plus modernes (réseaux, base de donnée, bureautique, interfaces homme machine, technologies objet) tout en exploitant au mieux les applications existantes pour faire à l’entreprise un bon en avant dans l’exploitation des outils modernes de traitement de l’information au profit d’une meilleure productivité et d’une qualité de service accrue. Ces retours ne se matérialiseront pourtant que si tout l’effort de préparation est correctement orienté pour tenir compte des objectifs de l’entreprise et si la conduite du projet est centrée sur le suivi des progrès et leur recentrage sur les cibles critiques.

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http ://www.wfmc.org/.

www.lotus.com/world/france.nsf/aui/MDIA-4RREBG, 2000.

www.w4global.com/.

www.lotus.com/world/france.nsf

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www.journaldunet.com

www. PROFESSIONNELLE DES SYSTEMES INFORMATIQUES ET LOGICI.

Htm

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