MODE OPERATOIRE

Date : 07/03/2012 Rédacteur : Loic Caspar Direction : Normes & Méthodes

Version : 1.0

Workflow Référencement SAP

Mode opératoire_ « Le Printemps » - 2/20

CORRESPONDANTS Nom Société Fonction Email

Caspar Loic Printemps Chef de projet lcaspar@printemps.fr

Peillon Rodolphe Printemps Chef de projet rpeillon@printemps.fr

SUIVI DES MODIFICATIONS Révision Date Relecteur Commentaires

V1 08/03/2012

Mode opératoire_ « Le Printemps » - 3/20

SOMMAIRE

1. Les differentes procédures du WORKFLOW ............................................................................... 4 1.1. Le Workflow ........................................................................................................................ 4

1.1.1 : Objectifs .......................................................................................................... 4

1.1.2 : Les rôles .......................................................................................................... 4

1.1.3 : Les différents circuits du Workflow ...................................................................... 4

2. Connexion au WORKFLOW ........................................................................................................... 5 2.1. Informations de connexion ............................................................................................... 5

3. Les fonctionnalites communes ..................................................................................................... 6 3.1. La recherche ....................................................................................................................... 6 3.2. Les vues .............................................................................................................................. 8

4. Le role initiateur (chef de produit ou approvisioneur) ............................................................. 10 4.1. Création d’un nouveau formulaire : ............................................................................... 10

4.1.1 : Les formulaires sans création d’un nouveau sous-segment : ................................ 12

4.1.2 : Les formulaires avec création d’un nouveau sous-segment : ................................ 14

4.1.3 : Le rôle du binôme ........................................................................................... 15

5. Les rôles de validation ................................................................................................................. 17 5.1. Réception et validation des formulaires........................................................................ 17 5.2. Demande de modification du formulaire ....................................................................... 19

Mode opératoire_ « Le Printemps » - 4/20

1. LES DIFFERENTES PROCEDURES DU WORKFLOW

1.1. Le Workflow

1.1.1 : Objectifs

Dans la cadre de la création, du rattachement et de la modification fournisseur, Printemps a mis en

œuvre un WorkFlow de référencement pour la gestion des nouveaux comptes fournisseurs. Celui-ci

annule et remplace la gestion par papier.

1.1.2 : Les rôles

Plusieurs types d’utilisateurs ont été identifiés :

Fonction Rôle

Cellule Master Data Administrateur

Directeur Marché Validateur

Responsable Comptabilité Validateur

Responsable import Validateur

Responsable Appro Validateur

Approvisionneur Demandeur / binôme

Chef de Produit Demandeur / binôme

1.1.3 : Les différents circuits du Workflow

Rôles / Procédures Initiateur Compta Import Appro Marché Master Data Superviseur

Création de fournisseur concession V V V V V V

Création de fournisseur hors concession V V V V V V Création de fournisseur hors concession Union

européenne Pays tiers V V V V V V V

Modification de fournisseur concession V V

(option) V V

Modification de fournisseur hors concession V V

(option)

V

(option) V V

Modification de fournisseur hors concession

Union européenne Pays tiers V

V

(option)

V

(option)

V

(option) V V

Rattachement de fournisseur concession V V V V V

Rattachement de fournisseur hors concession V V V V V V Rattachement de fournisseur hors concession

Union européenne Pays tiers V V V V V V V

Création de sous-segment concession V V V V

Création de sous-segment hors concession V V V V V Saisie dans SAP des fournisseurs et sous-segments

V V

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2. CONNEXION AU WORKFLOW

2.1. Informations de connexion

- URL de connexion : https://archiv-e-service.orsid.com/printemps_w/workey?service=home

- Le Login et le mot de passe vous seront fournis par votre administrateur.

- Entrez votre login et mot de passe sur l’écran de connexion.

- Modifier la langue de l’interface du Workflow si besoin.

- Cliquez sur connexion pour accéder à l’interface spécifiquement conçue pour votre profil.

Ecran de connexion :

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3. LES FONCTIONNALITES COMMUNES

3.1. La recherche

Dans la section « recherche » il vous sera possible d’effectuer une recherche par :

- numéro de sujet, exemple : 79

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- Par type de document, type de processus, état courant

Des filtres sont à votre disposition afin d’affiner votre recherche.

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3.2. Les vues

Différentes vues ont été paramétrées afin que vous puissiez rapidement filtrer les demandes :

- A faire

- A suivre

- Actions possibles de votre part

- A finaliser

- Archives

- Demandes abandonnées

- En attente de retour

Cliquer sur l’état qui vous intéresse puis sur ok pour faire apparaitre la liste des documents

concernés.

Mode opératoire_ « Le Printemps » - 9/20

Il vous est possible d’exporter cette liste de résultat vers Excel et de les filtrer en cliquant

sur les entonnoirs présents dans les entêtes de colonnes.

Mode opératoire_ « Le Printemps » - 10/20

4. LE ROLE INITIATEUR (CHEF DE PRODUIT OU APPROVISIONEUR)

4.1. Création d’un nouveau formulaire :

- Se positionner en haut à gauche de l’écran dans la section « Créer » puis cliquer sur ok .

- Sélectionner le type de formulaire que vous souhaitez créer.

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Si vous ne créez pas de nouveau sous-segment :

- cochez la case « non »

- Puis sélectionner un sous-segment déjà existant .

Si vous créez un nouveau sous-segment :

- cochez la case « oui »

- Puis sélectionner le segment auquel le nouveau sous-segment devra être attaché .

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Dans les deux cas :

- Sélectionner « choisir le type de formulaire ».

- Puis cliquer sur « Transmettre ».

4.1.1 : Les formulaires sans création d’un nouveau sous-segment :

La mention « à initier » apparait en dernière colonne du tableau.

- Cliquer sur « à initier »

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- Un certain nombre de sous-sections doivent être complétées par des informations et pièces

jointes. Cliquer sur les flèches bleues en début de ligne pour les ouvrir et les remplir .

- Sélectionner l’action que vous souhaitez mener .

- Cocher la case « à initier » puis cliquer sur transmettre.

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4.1.2 : Les formulaires avec création d’un nouveau sous-segment :

- Cliquer sur le formulaire « Déclencher la création d’un nouveau sous-segment »

- Remplir le champ « Libellé du nouveau sous-segment ».

- Cliquer sur « Formulaire en attente de création de sous-segment » puis sur

« transmettre ».

- Le formulaire apparait alors dans le tableau des vues avec la mention « Sous-segment et

formulaire à rapprocher ».

Mode opératoire_ « Le Printemps » - 15/20

Lorsque la demande de création de nouveau sous-segment aura été validée par le Masterdata

(les différentes étapes du circuit de validation apparaissent dans la vue : suivi), l’initiateur pourra

rapprocher le sous-segment et le formulaire.

Le menu déroulant « sous-segment » du formulaire sera alors systématiquement complété.

Une fois cette étape franchie, le formulaire retournera dans son circuit de Workflow habituel.

4.1.3 : Le rôle du binôme

Lorsqu’un document est envoyé par l’initiateur à son binôme pour complétion, La vue « à faire »

s’affiche ainsi :

Il suffit alors d’ouvrir le document et de compléter les champs qui doivent l’être.

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Les possibilités de gestion du formulaire sont identiques à celles possibles lors de

l’initiation du formulaire.

Mode opératoire_ « Le Printemps » - 17/20

5. LES ROLES DE VALIDATION

5.1. Réception et validation des formulaires

- Cliquer sur la ligne que vous souhaitez traiter :

- Compléter l’ensemble des champs obligatoires signalés par un *.

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- Sélectionner « A valider par le service xxxxx »

- Taper de nouveau votre mot de passe

- Puis cliquer sur « Transmettre »

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5.2. Demande de modification du formulaire

En cas de modification du formulaire :

Ce dernier sera renvoyé à l’initiateur.

- Sélectionner votre souhait dans le menu déroulant prévu à cet effet

Vous pouvez commenter le formulaire et effectuer une demande de complément d’informations dans

la partie basse du formulaire.

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- Sélectionner « A valider par le service xxxxx »

- Taper votre mot de passe

- Cliquer sur « transmettre »