Organisation météorologique mondialeCOMMISSION D'HYDROLOGIEQuinzième sessionRome, Italie, 7-13 décembre 2016

CHy-15/INF. 1Présenté par:

Secrétaire général26.IX.2016

DISPOSITIONS D'ORDRE PRATIQUE POUR LA SESSION

Lieu de la session

1. À l’aimable invitation du Gouvernement italien, l’Institut national italien pour la protection et la recherche environnementales (ISPRA) accueillera la quinzième session de la Commission d'hydrologie (CHy-15) à Rome (Italie), du 7 au 13 décembre 2016. La cérémonie d'ouverture aura lieu à l’hôtel Barceló Aran Mantegna le 7 décembre 2016 à 9 h 30. La session sera précédée de l’atelier sur les capacités d'encadrement des femmes hydrologues, qui se tiendra au même endroit les 5 et 6 décembre 2016. Tous les renseignements sur l’atelier se trouvent sur la page Web de celui-ci.

Langues de travail

2. Un service d’interprétation simultanée sera assuré dans la salle de conférence principale dans les six langues officielles de l’Organisation que sont l’anglais, l’arabe, le chinois, l’espagnol, le français et le russe. D'autres salles de réunion non équipées pour l'interprétation simultanée seront également disponibles. L’atelier sur les capacités d'encadrement des femmes hydrologues se déroulera en anglais uniquement.

Documents

3. Les délégations qui voudraient soumettre des documents avant la session sont invitées, conformément à la règle 190, alinéa b), du Règlement général de l'OMM, à les envoyer au Secrétariat de l'Organisation le plus tôt possible et au moins 60 jours avant l'ouverture de la session, pour qu'ils puissent être traduits et reproduits. En vertu de la règle 189 du Règlement général de l'OMM, les documents pour la session devraient être distribués le plus tôt possible et, de préférence, au moins 45 jours avant l'ouverture de celle-ci. Tout document soumis par une délégation devrait être présenté au nom du Membre de l'Organisation et non à titre personnel.

Procédures et acheminement de la documentation

4. Les documents seront publiés sur le site Web de la session et seront catégorisés comme suit:

a) Les documents d'information contenant des renseignements généraux utiles aux participants ou les rapports sur l'état d'avancement des activités menées pendant l'intersession. Ils ne sont pas destinés à être amendés ou à faire l’objet de débats. Ils porteront la cote CHy-15/INF. .. et seront publiés dans toutes les langues en fonction des besoins et des ressources disponibles;

b) Les documents de pré-session qui doivent être examinés et donner lieu à des décisions porteront la cote CHy-15/Doc. .., VERSION 1. Ils intègreront les résultats des discussions qui auront eu lieu avant la session et seront publiés dans les six langues officielles de l’OMM;

c) Les documents établis pendant la session sur la base des premières discussions, lorsqu'ils nécessiteront des changements considérables, porteront la cote CHy-15/Doc. .., VERSION 2 ou 3. Les modifications apportées par rapport aux

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versions précédentes des textes seront signalées au moyen de la fonction de suivi des modifications («track changes»);

d) Les textes et résolutions contenus dans des documents soumis pour examen pourront être approuvés à tout moment par l'assemblée plénière à condition qu'aucune modification importante n'y soit apportée. Dans ce cas, les documents correspondants porteront la cote CHy-15/Doc. …, VERSION APPROUVÉE.

5. Une adresse électronique a été spécialement créée (chyplenary@wmo.int) pour permettre aux participants de communiquer au Secrétariat des observations de fond concernant les documents. Il est recommandé de mentionner la cote du document dans la rubrique «objet» du message électronique.

Distribution des documents

6. Les documents seront mis en ligne, avant et pendant la session, sur le site Web de la session, conformément à la décision de l’OMM de réduire le plus possible, pour des raisons écologiques, la documentation papier lors des réunions. Les participants sont donc invités à se munir d’ordinateurs portables connectés à Internet et permettant de travailler avec Microsoft Word 2010 et Adobe PDF.

Rapport abrégé provisoire

7. Les documents approuvés avec indication des amendements adoptés, disponibles dans toutes les langues, seront mis en ligne sur le site Web de la session le plus rapidement possible après la session dans le dossier intitulé «Version provisoire du rapport».

Inscription des participants

8. Il est nécessaire de préinscrire tous les participants. Le lien vers le système de préinscription en ligne figure sur le site Web consacré à la session (http://meetings.wmo.int/CHy-15). Pour faciliter l’inscription des participants, un guichet d’information et d’enregistrement sera installé à proximité des salles de réunion de l’hôtel Barceló Aran Mantegna. L’inscription des participants à la session commencera le 6 décembre 2016, de 16 heures à 18 heures. Elle se poursuivra jusqu’à la fin de la session. Au moment de leur inscription, les participants recevront un badge d’identification. Si des représentants de Membres de l’OMM qui ne sont pas membres de la Commission d'hydrologie désirent assister à la session à titre d’observateurs, ils devront présenter une preuve officielle de leur statut de représentant, telle qu’une lettre délivrée par le Membre concerné. Les représentants des organisations internationales invités à titre d'observateurs devraient être munis d’une copie de l’autorisation qui leur aura été délivrée par une autorité compétente au sein de leur organisation.

Pouvoirs des délégations

9. La règle 21 du Règlement général de l'OMM prévoit qu'avant une session d'un organe constituant autre que le Conseil exécutif, les Membres devraient, si possible, communiquer au Secrétaire général les noms des personnes faisant partie de leur délégation auprès de cet organe, en précisant le nom du délégué principal. En outre, une lettre contenant ces indications et signée par une autorité gouvernementale compétente du Membre, ou au nom de celle-ci, devra être envoyée au Secrétaire général ou remise au représentant de ce dernier à la session. Cette lettre est considérée comme habilitant les personnes dont le nom y figure à participer à tous les travaux de l'organe considéré.

Liste des participants

10. Une liste provisoire des participants sera publiée sur le site Web de la session peu après le début de celle-ci. Elle sera mise à jour dès que les participants auront été enregistrés.

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Diffusion en ligne

11. La conférence pourra également être suivie via un service de diffusion en ligne.

Internet

12. La salle de conférence sera équipée pour fournir un accès Internet sans fil. L'hôtel Barceló Aran Mantegna, qui accueille la session, dispose aussi d’un accès Internet sans fil. Un espace Internet sera en outre mis à la disposition des délégués.

Formalités d’entrée

13. Tous les participants qui ont besoin d'un visa pour se rendre en Italie devront adresser directement leur demande de visa à l'ambassade ou au consulat d’Italie le plus proche de leur lieu de résidence. Les participants sont invités à prendre contact le plus rapidement possible avec une ambassade ou un consulat afin d’obtenir des informations précises sur les règles et les délais qui s’appliquent aux demandes de visa. La liste complète des ambassades et consulats d’Italie peut être consultée à l’adresse suivante: http://www.esteri.it/mae/it/ministero/laretediplomatica/ambasciate/default.html. Si une lettre d’invitation est nécessaire pour présenter votre demande de visa, veuillez contacter directement le comité local d’organisation:

M. Silvio CauTél.: + 39 06 49 86 70 02Courriel: silvio.cau@aeronautica.difesa.it

14. Le comité local d’organisation aidera aussi les participants qui ne peuvent obtenir de visa dans leur propre pays. Ceux-ci devront fournir les renseignements suivants au comité: leur nom et prénom, une copie scannée des deux premières pages de leur passeport, la période sur laquelle porte leur demande de visa pour participer à la session et les détails concernant leur vol d’arrivée en Italie. Un visa d’entrée sera ainsi préparé à leur intention et leur sera fourni à leur arrivée à l’aéroport. En général, les frais d’établissement du visa, qui correspondent à ce que coûte le même type de service administratif dans le pays du participant, ne dépassent pas 100 dollars des États-Unis.

Monnaie

15. Des bureaux de change se trouvent dans l’aéroport international de Rome Fiumicino. Il est possible aussi d’échanger des devises dans les banques, qui sont ouvertes de 8 h 30 à 13 h 30 et de 14 h 30 à 16 h 40. L’unité monétaire de l’Italie est l’euro (€).La plupart des commerces, voyagistes, compagnies aériennes et hôtels acceptent les cartes de crédit et les chèques de voyage (la taxe sur la valeur ajoutée s’élève à 10 %). Il est facile de convertir les dollars des États-Unis en euros sur place. Le taux de change moyen en euros est le suivant:

1 dollar É.-U. = 0,89 €1 franc suisse = 0,91 €

Formalités sanitaires/services médicaux

16. L'Organisation mondiale de la Santé (OMS) offre des renseignements à jour sur les voyages internationaux et la santé aux adresses suivantes: http://www.who.int/ith/fr/http://www.who.int/countries/ita/fr/Il est suggéré aux participants de souscrire une assurance maladie individuelle pour la durée du séjour.

Électricité et communications par téléphone mobile

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17. En ville, l’alimentation secteur est généralement à 220/230 volts et 50 Hz. Les prises sont de type AC. Il se peut que vous ayez besoin d’un adaptateur. Il est possible d’acheter des cartes SIM pour téléphones portables. Pour de plus amples renseignements, vous pouvez consulter les sites Web des opérateurs de téléphonie mobile italiens, ou prendre contact avec votre opérateur local.

Climat local en décembre

18. Voici des données sur les conditions climatiques à Rome en décembre:

Température moyenne: 10° CTempérature maximale moyenne: 15° CTempérature minimale moyenne: 4° CHumidité relative moyenne: 66 %Moyenne des précipitations: 96 mmNombre moyen de jours de pluie ³1 mm: 9 joursDurée quotidienne moyenne d’insolation: 6 heures

Pour plus de renseignements sur l’Italie, vous pouvez consulter le site Web de l’office national du tourisme à l’adresse http://www.italia.it/fr/home.html.

Réservations d'hôtel

19. Il incombe aux participants d’effectuer leur propre réservation d’hôtel. La session aura lieu à l’hôtel Barceló Aran Mantegna. Il est vivement recommandé aux participants d’effectuer leur réservation d’hôtel avant le 5 novembre en renvoyant le formulaire de réservation ci-joint (voir l’appendice A) par courriel à chy15@regint.it, avec copie à paola.giambanco@isprambiente.it, représentante du comité local d’organisation. Ce formulaire peut également être téléchargé sur le site Web de la session, à l’adresse http://meetings.wmo.int/CHy-15. Veuillez noter que la disponibilité des chambres ne peut être garantie au-delà de la date limite susmentionnée. Des taux préférentiels seront accordés pour les réservations concernant les trois jours antérieurs et/ou postérieurs à la session. Par ailleurs, vous trouverez à l’appendice B une liste d’autres hôtels recommandés.

Coordonnées du comité local d’organisation

20. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez vous adresser aux membres du comité d'organisation:

Questions techniques: Mme Paola PagliaraTél.: +39 32 94 10 44 01Courriel: paola.pagliara@protezionecivile.itQuestions de logistique: Mme Paola GiambancoTél.: +39 (0)6 50 07 21 60Fax: +39 (0)6 50 07 28 44Courriel: paola.giambanco@isprambiente.it

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Appendices: 2 (disponibles en anglais seulement)

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APPENDIX A: HOTEL RESERVATION FORM

CHy-15/INF. 1, p. 6

APPENDIX B: LIST OF RECOMMENDED HOTELS

Accommodation in Rome Address, e-mail and fax

number for reservationSingle room

Double room

ROYAL SANTINAVia Marsala n.22, phone +39 06.448751 fax +39 06.4941252, royalsantina@rhr.it

€ 104,00 € 114,00

HOTEL MASSIMO D'AZEGLIO

Via Massimo d'Azeglio n.21, phone +39 06.4870270 fax +39 06.4827386, dazeglio@bettojahotels.it

€ 88,00 € 100,00

BEST WESTERN HOTEL UNIVERSO

Via Principe Amedeo n.5, phone +39 06.476811fax +39 06.4745125, universo.rm@bestwestern.it

€ 84,00 € 114,00

HOTEL FORUMVia Tor de’ Conti n.25, phone +39 06.6792446fax +39 06.6786479, info@hotelforum.com

€ 137,00 € 149,00

ROME TIMES HOTEL

Via Milano n.42, phone +39 06.99345101fax +39 06.99345102, rometimes@moodhotels.it

€ 137,00 € 146,00

HOTEL CRISTOFORO COLOMBO

Via Cristoforo Colombo n.710, phone +39 06.5921901 fax +39 06.5913262, info@hotelcolomboroma.it

€ 75,00 € 80,00

NOTE: All including breakfast

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