Winbooks INSIDE/3.0

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  • Inside Winbooks

  • Winbooks s.a.Tous droits rservs pour tous pays.

    Toute copie, reproduction et/ou publication faite par impression, photocopie, microfilm ou par quelque procd que ce soit sans leconsentement crit de lauteur est interdite.Le prsent ouvrage ne peut tre vendu quavec laccord crit de lauteur.

    Dpt lgal : D/2003/6601/75 NL D/2003/6601/76 ISBN : 2-87385-080-9 NL 2-87385-081-7EAN : 9782873850807 NL 9782873850814Bruxelles, fvrier 2005 Dit boek is eveneens verkrijgbaar in het Nederlands.2me dition

    Winbooks s.a.Tl : 32/70/224 223www.winbooks.be

  • PARTIE 1Introduction et installation

    BIENVENUE DANS WINBOOKS Bienvenue 17 10 bonnes raisons pour choisir WinBooks 17 A propos de ce livre 21 Obtention d'aide 22

    INSTALLER WINBOOKS Configuration requise 24 Installer WinBooks sur votre ordinateur 25

    PREMIERS PAS DANS WINBOOKS Dmarrer WinBooks 27 Le menu gnral 27 Visite guide chez Parfilux 29 Manipulations lcran et touches de raccourci 30

    ENREGISTRER WINBOOKS La licence d'utilisation 31 Enregistrer WinBooks 33

    INSTALLER EN RSEAU Installer et enregistrer WinBooks sur chaque poste 36 Configurer le fichier USERS.DBF 37 Vrifier/adapter la localisation des dossiers 38 Dfinir les utilisateurs et leurs accs 38 Dfinir l'accs USERS.DBF sur chaque poste 39 Tester le rseau 39 Rseau Client - Serveur 39

    3

    TABLE DES MATIRES

  • 4

    PARTIE 2Gestion des dossiers et des comptes

    CRER UN DOSSIER Principe 43 Crer un nouveau dossier 44 Rcuprer le dossier d'un autre programme dans un dossier WinBooks 49 Ouvrir un dossier existant 50

    GRER LES UTILISATEURS ET LES ACCS La gestion des utilisateurs 51 Attribuer un mot de passe l'utilisateur System 52 Ajouter des utilisateurs 53 Dfinir quels dossiers un utilisateur a accs 53 Changer un mot de passe 54 Changer la langue de travail 55 Supprimer le droit d'accs un dossier 56 Supprimer un utilisateur 57 Ajouter l'accs un dossier 57 Modifier le chemin d'accs un dossier 59 Supprimer un dossier ou l'accs un dossier 59

    PARAMTRER UN DOSSIER Principes du paramtrage 61 Les coordonnes de socit 61 L'exercice comptable 62 Gestion du libell alternatif 63 L'encodage des pices comptables 63 Les comptes centralisateurs 64 Les mentions de la dclaration TVA 66 La liste des journaux 66

    PARAMTRER LES FICHES DE COMPTES ET DE TIERS Les types de zones de saisie 68 Activer une zone pr-paramtre 69 Insrer une zone paramtrable 71 Supprimer une zone paramtrable 71

  • LES TABLES Manipulations dans les tables 73

    Ajouter une donne dans une table 73Modifier une donne dans une table 74Supprimer une donne dans une table 75Rcuprer une donne d'une table 75

    les tables de WinBooks 76Les codes postaux 76Les codes pays 76Les catgories 77Les civilits 78Les langues 78Les codes de paiement 78

    Reclassement bilantaire 79

    LA GESTION DES COMPTES Principes gnraux de la gestion des comptes 80 Les fiches de compte 81

    Les comptes clients 81Les comptes fournisseurs 84Le plan comptable 85

    Manipulations dans les fiches 87Principe d'utilisation de la vue Fiche 87Crer un compte 87Modifier un compte 88Supprimer un compte 88Bloquer un compte 89Entrer un mmo 89

    Les listes 90Principe d'utilisation de la vue Liste 90La disposition des colonnes 90Les tris et les slections 92Les recherches 93

    Les critures 94Principe d'utilisation de la vue Ecritures 94Les diffrentes slections possibles 94L'extrait de compte 95

    5

    TABLE DES MATIRES

  • Les totaux 97Principe d'utilisation de la vue 97Comparatif des soldes 97Lchancier 97L'volution du chiffre d'affaires 98

    PARTIE 3L'encodage et les oprations comptables

    AVANT D'ENCODER DANS WINBOOKS Les principes d'encodage 101 Priodes comptables et numrotation 102

    Implication de la priode sur la dclaration TVA 102Choix de la priode 102Numrotation des documents 103

    Les diffrents journaux 103

    LENCODAGE DES FACTURES Les deux mthodes d'encodage d'une facture 104 Encoder une facture/note de crdit 106 L'en-tte 107 Les imputations 110 Le rcapitulatif TVA 112 Les contrles 114

    LA GESTION DES PAIEMENTS Principes d'encodage des financiers 115 Les deux mthodes d'encodage d'un financier 116 Encoder une opration financire 119 L'en-tte des financiers 121 Les lignes d'imputation 122

    6

  • LE LETTRAGE Principes du lettrage 128 Lettrage lors de l'encodage 130 Lettrage aprs-coup 130 Changer le lettrage 132 Annuler le lettrage 133

    EXTRAITS DE COMPTE CODIFIS Extraits de comptes codifi 134 Activer le module des Fichiers CODA 134 Paramtrer les fichiers CODA 135 Rcuprer un fichier d'extraits 136

    Pour rcuprer un fichier dextrait 136Les tapes du lettrage des CODA dans WinBooks 138La table de correspondance des comptes bancaires 139

    ENVOYER LES RAPPELS Principes des lettres de rappel 141 Paramtrer les rappels 141 Gnrer une proposition de rappels 143 Imprimer les rappels 145

    PAYER LES FOURNISSEURS Gnrer une proposition de paiement 147 Imprimer une proposition de paiement 151 Effectuer les paiements 151

    L'ENCODAGE DES OPRATIONS DIVERSES Principes d'encodage d'une O.D 154 Encoder une O.D. 156

    CONSULTER/MODIFIER L'ENCODAGE Rechercher une criture 158 Modifier une criture 160 Supprimer une criture 161

    7

    TABLE DES MATIRES

  • LE DICTIONNAIRE D'CRITURES Le dictionnaire 162 Enregistrer une facture en cours d'encodage 162 Enregistrer les financiers ou les OD en cours d'encodage 164 Ajouter un document existant dans le dictionnaire 165 Organiser et consulter le dictionnaire 165 Faire appel au dictionnaire en cours d'encodage 167 Adapter les montants de l'criture 168 Associer une criture-type la fiche de tiers 168

    LES OPRATIONS COMPTABLES Encoder une situation d'ouverture 169 La validation des critures 171 Les cltures priodiques 173 Ouverture et clture d'un exercice 176 Fiches 281.50 et relev rcapitulatif 325.50 180 Rvaluation des journaux financiers en devise 184 Rvaluation des postes en devise 185 Extourne 187

    PARTIE 4La TVA

    La nomenclature des codes TVA 191 Etablir la dclaration TVA 193 Etablir le relev intracommunautaire 196 Etablir le listing annuel TVA 197

    8

  • PARTIE 5La facturation

    La facturation WinBooks 201 La mise en route 202

    Principe du paramtrage de la facturation 202Activer la facturation 202Dfinir les comptes centralisateurs spcifiques 203Dfinir les paramtres pour lencodage et la comptabilisation 204

    Dfinir les layouts 207 Les articles 210

    Le fichier des articles 210Liste, Ecritures et Fiche darticle 211La fiche signaltique article 211Lhistorique par article 213

    Facturer 215Encoder un document de la facturation 215En-tte du document de facturation 215Les lignes darticles 218Les conditions globales 220Impression immdiate et enregistrement 221Le bouton regrouper 222Consulter les documents encods via la facturation 223Impression diffre 223

    Les abonnements 225Crer les journaux dabonnement 225Encoder la facture dabonnement 226Modifier les paramtres de labonnement 227Gnrer la proposition de factures dabonnement 227

    Les listes de la facturation 229

    9

    TABLE DES MATIRES

  • PARTIE 6La comptabilit analytique

    Le module analytique de WinBooks 233 Quelques exemples 234 La mise en route 235

    Activer la comptabilit analytique 236Dfinir les sections analytiques 236Pour dfinir de nouvelles sections analytiques 237Sections ou plans analytiques de type quantit 238Dfinir les comptes analytiques 239Cl multiple de rpartition analytique 241Dfinir des catgories analytiques 243Paramtrer le plan comptable pour les imputations analytiques 244Dfinir les prfrences lencodage des imputations analytiques 245

    Les imputationsLimputation en cours de saisie des documents 245Limputation la demande 246Les OD analytiques 247Avant dencoder une OD analytique 247Pour encoder une OD analytique 247Synchronisation entre comptabilit gnrale et analytique 248Les listes analytiques 249

    PARTIE 7Les immobiliss

    LEA GESTION DES IMMOBILISS Le menu immobiliss 253 Activation du module de gestion des immobiliss 254 Les diffrents modes de calcul des amortissements 254 Le paramtrage 255 La fiche signaltique de linvestissement 257 Calcul des amortissements 261 La plus-value de rvaluation 263 Cession dimmobiliss 263

    10

  • PARTIE 8Larchivage lctronique de vos documents comptables

    L'ARCHIVAGE LECTRONIQUE Principes de l'archivage lectronique 267 Scanner une pice comptable 270 Annoter un document scann 273 Attribuer un document scann une pice comptable 274 Encrypter les documents scanns 276 La reconnaissance optique 277

    PARTIE 9Impression

    LES IMPRESSIONS Le menu des impressions 281 Les listes comptables 284

    Imprimer les journaux 284Imprimer les balances 285Imprimer les historiques priodiques 286Imprimer le bilan interne 286Imprimer le tableau de bord 286

    Les listes de gestion 287Imprimer les balances ges 287Imprimer les historiques des comptes 287Imprimer le hit-parade du chiffre d'affaires 288

    Les listes signaltiques 288Imprimer une liste standard 288Imprimer une liste signaltique paramtrables 289

    Les documents administratifs 290Imprimer la dclaration tva 290Dclaration TVA lectronique - EDIVAT 292Imprimer le relev intracommunautaire 293Imprimer le listing annuel tva 293Imprimer le bilan et le compte de rsultat 294

    11

    INTRODUCTION

  • Les layouts paramtrables 294Principes des layouts paramtrables 294Crer un layout paramtrable 295La barre d'icnes des layouts paramtrables 298

    PARTIE 10Import/Export des donnes

    L'IMPORT/EXPORT DES DONNES Principes de l'import/export fiduciaire 303 Configurer la connexion Internet 304 Exporter des critures 305 Importer des critures 310 Rsoudre les conflits 312

    PARTIE 11Exploitation dans Excel

    LE