Communication en sant scurit au travail Partie 1 Implanter une culture scuritChapitre 1 Les outils de la communication

CST.01.1.120

Prparer et mener une runion efficace

Une runion efficace passe avant tout par une runion bien prpare, la fois par lanimateur, mais aussi par les participants, par la qualit de son animation et par la pertinence de sa restitution.

Schma

(Prparer la runion: dfinir son thme, lobjectif atteindre lissue de la runion, le droulement de la runion, anticiper les questions)

(Slectionner les participants: rle de chacun, raisons de sa prsence)

(Animer la runion: maitriser le fond et la forme)

(Conclusion: qui fait quoi, dans quels dlais?) (Droulement: prsentation, tour de table, mise en situation, brainstorming, recours aux outils, etc.) (Introduction: ordre du jour, mthodologie de travail)

(Rdiger et diffuser le compte-rendu de la runion)

Dtails de la procdure

Etape 1 Prparer la runion

Prparer votre runion de travail va demander de raliser 2actions cls:

tout d'abord bien dfinir ce que vous souhaitez obtenir la fin de la runion, soit par les informations descendantes que vous allez mettre, soit par les ractions ou travaux que vous allez favoriser chez les travailleurs. Cela va vous permettre de savoir s'il faut prvoir ou non un moment de travail de l'auditoire durant la runion, conduisant prparer la manire avec laquelle ce travail sera ralis: document crit, questionnaire, mise en situation, laps de temps, etc.;

ensuite, il convient de dfinir la trame de votre runion, c'est--dire la manire avec laquelle vos informations ou le contenu de votre runion va tre communiqu.

Dfinir lobjectif de la runionPour bien cerner et cadrer une runion, posez-vous la question: Que souhaitons-nous avoir obtenu la fin de la runion?

Cet objectif servira de fil conducteur et de cadrage en cas de drive. Il n'est pas rare qu'un sujet ou une problmatique entrainent d'autres questionnements et soulvent d'autres thmes tout aussi importants.

Il sera judicieux de rester centr.

Notez-le: le manque d'objectif clair et de cadre (ordre du jour, dure, rgles du jeu) donne des rsultats peu tangibles et mne une absence de prise de dcision. Cest la premire cause d'ennui, de diminution de motivation et donc d'implication des participants.

Prparer la runionPrparer la runion suppose de rflchir la fois au fond et la forme.

Le fond:la matrise du sujet est indispensable: un professionnel maitrise toujours le fond ou bien il fait appel un expert.

La forme: organisation et logistique

convoqueren temps et en heure les participants, prvoir les relances prcisant:

lobjectif de la runion,

la date,

le lieu,

la dure,

lordre du jour,

la liste de participants;

pour une runion de suivi: renvoyer le compte-rendu de la runion prcdente en pice jointe l'invitation et demander aux participants de prparer leur bilan d'actions, etc.;

faire linventaire et la vrification dumatrielncessaire et de son tat de fonctionnement (attention sinon la perte de crdibilit);

connatre lesattentesde chaque participant et leur demander d'amener leurs supports ou autres lments, prciser dans le message de convocation ou de confirmation de participation (postal, mail, etc.);

prparer lessupports, (PowerPoint, documents PDF par exemple) en amont, copies papier en nombre suffisant;

diter la feuille d'margement avec les coordonnes complter si besoin;

choisir la salle: taille et disposition en concordance avec le nombre de participants et le sujet traiter;

rflchir la configuration des tables (en U, en rond ou autre) selon la typologie de la runion;

soigner laccueil: prparer la salle, th, caf, papillons des participants placer avant le dbut de la runion si les participants ne se connaissent pas tous.

Choisir les participantsLe choix des participants doit se faire en tenant compte de plusieurs critres: comptence, autorit et/ou intrt vis--vis du ou des sujets abords. Dans tous les cas, hormis pour les runions dinformation, il est important de limiter le nombre de participants dix. Au-del, lanimation devient difficile.

Vous pouvez remettre des lments de prparation aux participants afin quils puissent les complter ou se prparer. Ces lments peuvent tre des lments chiffrs (statistiques des accidents de travail avec ou sans arrt sur une priode dfinie), des analyses, des conclusions de prcdentes runions, etc.

Etape 2 Animer la runion

Une runion se droule en plusieurs tapes: lintroduction, le droulement, la conclusion. A tout moment de la runion, les participants doivent pouvoir se situer dans ces tapes. Cest pourquoi le thme, lobjectif, le plan et la dure de la runion doivent tre prciss au dpart, voire affichs dans la salle.

Initier la runionLorsque vous accueillez les participants, nhsitez pas serrer les mains pour dire bonjour (cration d'un contact physique, se prsenter ou bien demander des nouvelles); si possible, offrez th, caf, etc.

Invitez les personnes s'installer par une formule simple mesdames, messieurs, vous pouvez vous installer: rien de tel pour donner le coup d'envoi et obtenir que les participants se centrent sur la runion.

Notez-le: tout ce qui se passe en amont va influencer la runion, faites donc preuve de rigueur mais aussi de dcontraction.

Remerciez les participants d'tre venus, rappelez l'objectif de la runion, et le cas chant:

prsentez l'animateur et/ou les intervenants ponctuels;

dfinissez (ou rappelez) le cadre et les rgles du jeu de la runion:

respecter les prises de parole, les opinions diverses, donc l'coute,

teindre les tlphones portables,

etc.;

organisez un tour de table, en fonction de la situation (selon que les participants se connaissent ou non) et des habitudes de votre entreprise:

prnom et/ou nom,

fonction/mission ou responsabilit dans le cadre de la runion/situation professionnelle,

attentes/besoins particuliers/questions diverses.

Notez-le: nommer un rdacteur du compte-rendu, un gardien du temps, etc. permet d'impliquer les participants.

Fixer lordre du jour de la runionUne runion est avant tout un espace-temps pendant lequel un ou plusieurs sujets prcis seront traits. D'entre de jeu, il convient devalider l'ordre du jouret letempsprvus. Il peut tre ncessaire d'ajouter des questions diverses, voire un ou deux points soulevs par les participants lordre du jour. Veillez rester dans l'objectif de la runion: l'ordre du jour communiqu et le cadre temps initialement prvus!

Assurez-vous qu' la fin de la runion, pour chaque sujet:

desdcisionsseront prises;

desactionsseront dfinies;

desrsultatsattendus seront fixs;

unresponsablesera nomm ou desressourcesseront affectes;

untimingsera tabli pour chaque action engage.

Droulement de la runionLe droulement doit se faire selon le plan tabli. La plupart du temps, cela consiste en un tour de table o chaque participant vient apporter son clairage sur une situation donne. Ce tour de table est ralis selon la rpartition physique des participants (il dbute un bout de la table pour finir lautre) ou selon lordre du jour tabli.

Durant la runion, il est important d'tre attentif quelques comportements. Tout d'abord, faites attention vos attitudes vis--vis de votre auditoire. Balayez rgulirement du regard vos collaborateurs afin de ne pas vous adresser exclusivement quelques personnes, souvent les leaders, ceux qui sont intresss, ou les personnes que l'on sait opposes.

Valorisez toutes les prises de parole de l'auditoire (quelles qu'elles soient), n'hsitez pas les crire sur paperboard: remarques, ides, critiques, etc.

Restez dans votre sujet. Si vous rencontrez des questions ou propos hors sujet, notez-les pour la runion suivante ou pour un prochain entretien individuel. Face aux objections, ne ragissez pas avec ironie, humour, ni agressivit. Prenez acte et creusez: C'est une bonne remarque, pouvez-vous nous en dire plus... Quand cela arrive-t-il?... Sous quelle forme a s'est pass?.... Enfin, favorisez au maximum l'interactivit avec le groupe, que ce soit pour voquer des types de problmes rencontrs, lors des recherches de solutions, ou au moment de dfinir un plan d'actions ou une manire de traiter un problme.

Techniques danimationComment allez-vous? Commencer une runion en interpellant les participants est une mthode simple pour veiller l'attention. N'hsitez pas prendre le temps d'couter les rponses. Ensuite, pensez faire le lien par rapport la runion prcdente, le cas chant: avances, difficults rencontres, recadrages faire.

L'animateur connat lestechniques de communication, il sait poser les bonnes questions au bon moment et ne fait pas un monologue mais construit la runion en privilgiant les changes ( l'exception des runions d'information pure):

il utiliseles questions de validation: Est-ce bien clair? Avez-vous des questions? Est-ce que j'ai oubli quelque chose? Est-ce que nous sommes toujours bien dans notre cadre?;

il emploie lareformulation, qui permet de valider et de reprendre la parole, de recadrer si ncessaire (en cas de digressionsreformuler le dernier propos utile);

il manie avec dextrit lesquestions ouvertes:qui, quoi, comment, combien, et vite le pourquoi, vhicule prfr des jugements;

ilillustreses propos techniques ou thoriques par des exemples, du vcu, des retours d'exprience, des mtaphores, des schmas et dessins;

il saitclturer un sujetde l'ordre du jour: rappel de la dcision prcise/action faire/rsultat attendu/responsable de l'action et date butoir.

Techniques