Chris PROM – Practical E-Records Conservation du courriel au MRC-SPHSU

Conservation du courriel au SPHSU du Medical Research Council : MailArchiva pour l’'accès courant et la réutilisation

Le 15 août 2011, par Chris Prom

La semaine dernière, j'ai eu l'occasion d'interviewer Crawford Nielson au sujet de la routine d'archivage des courriels utilisées par le Social and Public Health Sciences Unit (SPHSU) [Unité de sciences de la santé sociale et publique] du Conseil de recherches médicales [MRC]. La conversation a révélé une approche fascinante de la conservation d’un enregistrement complet de toutes les transactions de messagerie dans une organisation où l'accent est mis sur l'accès actuel et la conservation potentielle à long terme.

Le SPHSU promeut la santé humaine en effectuant des recherches concernant les effets des facteurs environnementaux et sociaux sur le bien-être mental et physique des personnes. Basée à l'Université de Glasgow, l'unité emploie environ 100 personnes directement et collabore avec une vingtaine d’autre à un moment donné. Le personnel de l'unité maintien des partenariats de recherche externes avec d’autres dans la communauté universitaire et le National Health Service. En tant que membres du MRC, eux et leurs partenaires de recherche mènent des recherches, agrègent des informations globales, analysent des jeux de données et rédigent des rapports, ils envoient et reçoivent la documentation concernant le processus de recherche par l'intermédiaire de couriels.

Depuis 2007, l'unité utilise un programme en double licence, MailArchiva, pour refléter une copie de chaque message envoyé et reçu pour les quelque 120 comptes gérés par son agent de transfert de message qmail. Bien que SPHSU utilise le logiciel open source communautaire d’édition, Stimulus Software vend également une édition d'entreprise à un coût modéré, et fournit des informations détaillées sur les prix grâce à leur site web.

MailArchiva écrit des messages au format .eml dans un dépôt externe, situé sur une machine distincte de celle du serveur d'envoi/réception. Il maintient un index des messages et génère un site de recherche accessible sur le Web, qui inclut des fonctionnalités de filtre et de recherche et qui est intégré aux services d'authentification existants. Grâce à cette interface, le personnel peut consulter les messages et (éventuellement) les enregistrer au format .eml en dehors du système, d'où ils peuvent être restaurés sur leur compte ou manipulés dans d'autres logiciels.

L'institution a choisi de mettre en oeuvre ce logiciel pour plusieurs raisons. En 2007, il était évident que le volume des courriels sur le serveur d'envoi/réception avait dépassé les ressources disponibles. Avec les quotas en place, de nombreux utilisateurs qui ont écrit un courriel local avait perdu des messages importants, ou demandaient des restaurations à partir de sauvegarde sur bande, même plusieurs années après que les messages aient été supprimés. Alors que la plupart des demandes pourraient être traitées, les informaticiens ont été accablés par un processus de stockage et de récupération inefficace. Dans ce contexte, le responsable du système informatique, Crawford Neilson, a étudié les options disponibles et consulté son comité de stratégie informatique, constitué de chercheurs de l’unité et d'autres intervenants. Depuis que le directeur de l'unité avait un intérêt soutenu au thème de

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la conservation numérique, et puisque les membres du comité ont exprimé une forte préférence pour le traitement des courriels comme un enregistrement [record] de leurs activités de recherche, il semblait raisonnable de créer et d'archiver l'ensemble des messages envoyés ou reçus.

Du point de vue de M. Neilson, le système a fait ses preuves. Il a été facile à installer aux côtés de leur serveur qmail existant et, comme il fonctionne sur une machine différente, il provoque peu de charge supplémentaire sur le serveur exécutant qmail. Bien que le logiciel permette plusieurs options de configuration, la MRC a choisi la capture des messages toutes les 15 minutes, en utilisant l'utilitaire fetchmail. En plus de trois ans et demi, il a capturé plus de 800 000 messages individuels et a résolu les problèmes de stockage précédents. Comme il utilise le stockage d'instance unique pour tous les messages et les fichiers compressés, le volume total de stockage pour l'ensemble du trafic de messagerie envoyé par les 120 utilisateurs en plus de trois ans est inférieur à 30 gigaoctets.

Le système a été mis en place avec un minimum de directives politiques, qui ont été incorporées dans la politique informatique générale que tous les employés reçoivent à leur entrée. Cette politique stipule simplement que chaque employé possède une limite de 2,5 Go sur son compte personnel et que tous les messages envoyés et reçus seront capturés dans un dépôt d'archives externe, qui peut être consulté à tout moment via un navigateur Web. En outre, les superviseurs d'un employé fournissent leur accès au compte, et les employés sont informé que le logiciel continuera de refléter leur compte au moins six mois après quitté leur de l'emploi, après quoi leur compte sera supprimé de qmail. Les employés peuvent exporter des messages de leurs archives à tout moment s'ils en désirent une copie personnelle. Si nécessaire, les administrateurs système peuvent exporter un volume important de messages en format .eml ou d’autres formats, pour l'importation dans d'autres systèmes.

Le logiciel inclut également la possibilité de définir des périodes de conservation pour certains types de dossiers. Actuellement, le SPHSU conserve les archives créées par le logiciel MailArchiva pour les employés actuels et anciens, comme un enregistrement de leurs activités. Au moment où le système a été mis en œuvre, la MRC prévu de conserver six années de courriel. Cependant, il est possible d'enregistrer les messages pour des périodes plus longues, et cette politique peut être réévaluée et la période prolongée au vu de l'efficacité globale de stockage qui a été atteinte. Vraisemblablement, la MRC pourrait marquer des courriels pour une conservation à très long terme ou même permanente. On peut facilement imaginer une institution en utilisant un logiciel comme celui-ci, puis créant une politique complémentaire qui permettrait le transfert des messages de personnes sélectionnées vers un dépôt qui fournisse une conservation pour leur valeur culturelle ou historique.

En bref, la MRC poursuit une politique de conservation à moyen terme et elle le fait très efficacement. Le logiciel et le matériel qu'ils utilisent pour stocker les messages dans un format ouvert est basé sur la norme RFC 2822 et les normes MIME. Le logiciel fournit également un système de découverte et une recherche raisonnablement efficace. Alors que les archives de courrier électronique permet aux utilisateurs finaux un moyen de récupérer

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leurs propres messages supprimés, il permet également à l'institution de répondre aux demandes juridiques et d'audit potentielles, tout en laissant les fichiers dans un format prêt à la conservation.

Source :http://e-records.chrisprom.com/?p=2215&utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=email-preservation-at-the-medical-research-council-sphsu-mailarchiva-for-current-access-and-reuse

Traduction française : Jean-Daniel ZELLER, septembre 2011

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