FRANÇAIS DES AFFAIRES

Comment écrire un mail formel en français ?

Aujourd’hui la correspondance professionnelle se fait le plus souvent par email, aussi appelé « courriel ». Voici 8 conseils pour écrire un email professionnel en français.

1. L’objet ou le sujet : écrivez un titre court et précis sans verbe, sous forme nominale.

2. La formule d’appel : Monsieur Dupont, Madame Deschamps, Maître, Cher Monsieur Dupont, Chère Madame Deschamps,Bonjour Monsieur Dupont, Bonjour Madame Deschamps, Bonjour Maître,

Si vous connaissez déjà votre destinataire, vous pouvez vous adressez à lui directement par son prénom :

Cher Michel, Chère Nathalie, Si vous ne connaissez pas le nom de votre destinataire et que vous ne savez pas non plus s’il s’agit d’un homme ou d’une femme, utilisez la formule standard :

Madame, Monsieur, Ou : Chère Madame, cher Monsieur,

3. Introduisez-vous rapidement dans le premier paragraphe si nécessaire. Expliquez brièvement pourquoi vous écrivez cet email et éventuellement comment vous avez trouvé l’adresse email de votre destinataire. Par exemple:

« Je m’appelle Nadia Hédaux. Je me permets de vous contacter suite à notre conversation téléphonique du lundi 17 février dernier… »« Je m’appelle Hugo Linard. Je vous écris au sujet d’une citation à comparaître au Tribunal d’Instance de Clichy pour refus de paiement d’une amende que j’ai reçue le 2 janvier 2013. J’ai trouvé votre adresse email sur le site internet du Tribunal en question. »

4. Rédigez maintenant votre message complet. Organisez votre mail en paragraphes qui correspondront chacun à un thème différent.Il n’est pas nécessaire de faire des alinéas. Vous devez utiliser un langage relativement soutenu.

5. Conclusion. Terminez votre mail par un remerciement si vous demandez quelque chose :Je vous remercie à l’avance,

ou par une formule qui indique que vous attendez une réponse :Dans l’attente de votre réponse,

6. Formule de salutation finale. Utilisez une formule de politesse appropriée pour clore votre message. Celle-ci dépendra de votre niveau d’intimité avec le destinataire. Vous pouvez par exemple écrire :

« Cordialement, » « Bien cordialement, » « Sincères salutations, »« Cordiales salutations, » « Salutations distinguées, »

7. Signez avec votre nom complet. Si vous avez un titre professionnel (manager, directeur, etc.), précisez-le sous votre nom et ajoutez le nom et/ou le site internet de l’entreprise pour laquelle vous travaillez.

8. Relisez votre message pour corriger les fautes de grammaire, de conjugaison et d’orthographe. Si vous ne disposez ps de correcteur orthographique automatique, copiez-collez votre message dans un document Word, faites la correction orthographique et grammaticale puis collez-le dans votre email une fois corrigé.

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