APPEL A CONSULTATIONRecrutement d’un(e) expert(e) en ressources humaines, administration et finances

CONTEXTE ET JUSTIFICATION Établi à Montréal (Canada) depuis 1994, le Bureau international des droits des enfants (le Bureau ou l'IBCR) est une organisation internationale non gouvernementale qui a pour mission de contribuer à la promotion et à la protection des droits des enfants dans le monde, selon la Convention relative aux droits de l'enfant des Nations Unies de 1989 et ses protocoles facultatifs. Dans l’objectif d’appuyer la mise en œuvre effective de cette Convention en RDC, il est primordial d’élaborer une stratégie efficiente visant le renforcement des capacités des acteurs du système de protection de l’enfant. Dans ce sens, l’IBCR, fort de son expérience en renforcement des capacités durables des acteurs du système de protection de l’enfant dans plus d’une vingtaine de pays, poursuit son engagement en étendant désormais son expertise en RDC auprès des policiers, du personnel de justice et des travailleurs sociaux.

Le projet en RDC, financé par Affaires mondiales Canada, s’étend sur cinq ans (2015-2020). Il a pour objectif principal de renforcer les capacités des acteurs du système de protection de l’enfant, particulièrement les policiers, les travailleurs sociaux et les magistrats, en les dotant des outils et compétences nécessaires pour faire face aux défis liés à la protection des droits des enfants en contact avec le système de justice, et en renforçant les mécanismes de coordination entre ces différents intervenants en particulier et du système de protection de l’enfant en RDC en général.

Dans le cadre de la mise en œuvre des activités du sur le terrain, l’IBCR est à la recherche d’un(e) expert(e) en ressources humaines, en administration et en finances afin de consolider le volet administratif du projet, et la gestion des ressources humaines et financières nécessaires à sa réalisation.

DESCRIPTION DU MANDATL’objectif global de la mission est d’appuyer l’équipe du projet dans la gestion administrative, financière, et des ressources humaines du projet pour une mise en œuvre effective et efficiente des actions de renforcement des capacités des acteurs du système de protection de l’enfant qui seront réalisées en RDC. Ainsi, sous la supervision du/de la chef(fe) de projet, et en lien avec le/la Responsable administratif et financier et le service administratif et financier du siège de l’IBCR à Montréal, l’expert (e) devra mettre en œuvre les tâches suivantes1 :

- Gestion des ressources humaines :

1 Voir également l’annexe 1.

Définir une politique de recrutement et s’assurer que les modalités de recrutement (rédaction d’appel de candidature, processus de sélection, etc.) soient conformes à la législation nationale.

Renforcer les capacités sur les normes nationales en vigueur sur le plan social et fiscal (avantages sociaux, protections sociales, santé et sécurité au travail, cotisations, impôts, etc.).

Définir une politique salariale pour les employés locaux qui établit une grille de rémunération conforme au marché du travail en RDC, en fonction du niveau de compétences, d’expérience et d’éducation et déterminer les modalités de paiement des salaires (date et modes de paiement, etc.);

Définir une politique de rémunération pour les consultants ainsi que pour les stagiaires qui seront embauchés en RDC.

Élaborer un règlement d’ordre intérieur à faire valider conformément à la législation.

- Gestion administrative et financière : Définir une politique de gestion financière conforme aux normes congolaises portant

notamment sur la production des états financiers, la gestion des interactions bancaires et les modalités relatives aux charges fiscales et sociales du projet.

Définir les modalités de production des rapports et déclarations statutaires (déclarations administratives au gouvernement, affiliations administratives ou conventions obligatoires, rapports RH, enregistrement, changement de personnel, activités, rapports TVA, etc.).

Identifier les contraintes, procédures et dispositions à respecter dans le cadre de l’acquisition de biens ou d’immobilisations dans le cadre du projet.

Déterminer les obligations en matière d’assurance responsabilité civile et de responsabilité locative concernant les biens de la mission (véhicules par exemple).

Préciser le statut juridique du bureau de l’IBCR en RDC par rapport à son siège à Montréal.

Apporter des réponses exhaustives à la liste de questions en annexe.

PROFIL DU CONSULTANTLe candidat souhaité doit posséder les qualifications ci-dessous :

- Diplôme universitaire (minimum BAC + 5) en ressources humaines, administration, comptabilité, audit, droit ou domaines connexes (ou expérience équivalente)

- Expérience avérée en gestion des ressources humaines- Expérience de travail en administration et finances- Maîtrise des logiciels de MS Office : Word, Excel, Outlook, et maîtrise de logiciels comptables- Expérience de travail dans la sous-région et connaissance du contexte- Expérience précédente en ONG, idéalement en coopération internationale (un atout)- Capacités d’adaptation à un milieu de travail multiculturel- Sens élevé des relations interpersonnelles et de la communication, dynamisme, discernement et

bon jugement- Excellentes qualités d’analyse, de synthèse et de rédaction en français- Capacité à travailler sous pression, sens de la rigueur et respect des échéances

DEPOT DES DOSSIERSLes candidat(e)s intéressé(e)s doivent envoyer leur dossier de candidature incluant une offre technique, un CV détaillé, trois références, une lettre de motivation et une offre financière en français. Les firmes intéressées doivent envoyer une offre technique et financière en français, incluant le CV des experts proposés en français. Les offres financières devront détailler les coûts pour chaque tâche citée dans la description du mandat et dans l’annexe 1. Les offres techniques devront inclure notamment une proposition de planning de travail pour la durée du mandat.Les dossiers de candidature doivent être envoyés au plus tard le 29 mai 2017 par courrier électronique à l’adresse suivante : rh-afrique@ibcr.org en indiquant la référence « Expert(e) RH, admin et finances RDC » en objet du message. Les candidatures féminines sont fortement encouragées.L’IBCR analysera les offres au fur et à mesure de leur réception; les offres reçues hors délais ne seront pas prises en compte et seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s pour l’entretien seront contacté(e)s.

ANNEXE 1 : Informations à renseigner2

Administration Finances Ressources humaines

Les inscriptions auprès des ministères sont-elles complètes ?

C’est le Bureau ou le projet qui a un statut ?

Qui doit signer les contrats de services ? Quel est le statut juridique du Bureau sur le

terrain? Quel est le statut fiscal du Bureau sur le

terrain? À la date d’aujourd’hui sommes-nous en conformité avec les lois/pratiques fiscales ? Sinon que doit-on faire ?

En tant qu’Organisme à but non lucratif, quels rapports statutaires (déclarations administratives au Gouvernement, affiliations administratives ou conventions obligatoires à établir rapports RH, enregistrement, changement de personnel, activités, rapports TVA, etc.) devons-nous produire afin de nous conformer aux lois nationales? A quelle fréquence?

Au niveau comptable, quelles règles devons-vous respecter en termes de suivi et de rapportage?

En cas de vérification – audit, les pièces justificatives originales et contrats sont à conserver sur place pendant combien de temps ?

En cas de litiges et conflits, vu que l’employeur est au Canada et els employés

Y a-t-il des États financiers à produire sur place par projet ou par IBCR au siège?

Quelles sont les modalités relatives aux charges fiscales et sociales à l’intérieur du pays ?

Employé : Valider contrat type d’employé IBCR si conforme code

travail et autres règlements/lois nationaux. Qui doit signer les contrats : employés locaux ?

consultant ? stagiaires ? Quelles sont les obligations d’IBCR envers les employés

internationaux (coordonnateurs des projets) payés par le siège? Que prévoit la législation fiscale locale ? IBCR doit-elle prélever les retenues à la source de ces employés afin de les reverser au gouvernement? Ou bien cela incombe à ces employés de le faire? Et si c’était IBCR qui a l’obligation de le faire, que doit faire le Bureau afin de rattraper son retard?

Valider manuel de l’employé et obtenir amendements notamment congés et fériés, indemnités et avantages généralement accordés, heures supplémentaires etc…

Règlementation relative au recrutement local? Règlementation relative à la documentation du dossier de

l’employé? Quels sont les salaires du marché selon le type de poste?

Proposer grille salariale en fonction du niveau de compétences et d’éducation

Date et mode de paiement de salaires? Retenues à la source part employeur et part employé? Composantes indispensables dans le règlement intérieur

du personnel? Les obligations de l’employeur en matière de santé sur les

2 Listes non exhaustives.

sur le terrain, on fait référence lois au Canada ou locales ?

Quelles sont les assurances obligatoires en matière de responsabilité civile et responsabilité locative ? Assurances véhicules ?

Contraintes ou procédures à respecter dans le cadre de l’acquisition de biens ou d’immobilisations et disposition?

Modalités d’élaboration d’ententes cadre avec des fournisseurs ? Type bureau, fournitures, cartouches d’encre etc. que mentionnent les contrats des fournisseurs au niveau des modes/termes/devises de paiements?

Quelles sont les règlementations relatives aux achats selon les montants (différents types d’appels d’offres) ou relatives à la sélection des fournisseurs?

Directives pour le respect des procédures administratives selon les règles de ce bureau ?

Avons-nous la documentation juridique nécessaire pour les différentes procédures administratives sur le terrain ?

lieux du travail. Règlementation relative aux accidents de travail Modalité de calcul des indemnités de départ des

employés?

Consultant Valider contrat type de consultant sur base respect code

travail et autres règlements/lois nationaux. Quels sont les honoraires pratiqués selon le type de

consultant? Proposer grille d’honoraires en fonction du niveau de consultance (junior, intermédiaire, sénior) ?

Comment fonctionne la sélection de candidats ? Quelles sont les dispositions légales d’embauche d’un

consultant ? (Code civil, code du travail) Quelles sont les différences entre un employé et un

consultant selon la loi locale ? Est-ce que la loi différencie un fournisseur de biens et un

consultant qui offre ses services professionnels ? Si oui, en quelle mesure ? Quelle est la différence entre un fournisseur de bien et un fournisseur de service selon la loi ?

Existe-il un format type national pour les consultants comportant des clauses obligatoires.

Quels types de contrat existent? Quels sont les articles du contrat qui doivent être présent et quels articles ne doivent jamais se trouver dans un contrat ?

Qui doit-être signataire du contrat ? IBCR ou projet? Est-ce qu’une offre de services est suffisante pour recruter

un consultant? Est-ce possible de réaliser un appel d’offre sous la forme

d’affichage de poste pour le recrutement ? Quels sont les modalités de rémunération d’un

consultant ? Y a-t-il des obligations de l’employeur au gouvernement par rapport aux retenues ?

Le consultant peut-il fournir des informations comme les antécédents judiciaires ?

Peut-on demander à un consultant de respecter nos politiques et procédures selon le type de contrat en règle avec le code du travail des pays de vos bureaux satellites ?

Les consultants doivent il contracter une assurance médicale par exemple pour faire des missions dans le pays si oui lesquelles et quel est le cout, le consultant est-il prêt à assumer ces couts ?

Le consultant est-il informé que ses honoraires seront en $CAD peu importe la fluctuation des taux de change, y a-t-il une clause au contrat pour les modalités de rémunération (frais bancaires)

Stagiaires : Quelles sont les dispositions légales (code civil, code du

travail …?) d’embauche des stagiaires ? Quelles sont les dispositions légales relatives à l’encadrement des stagiaires ? C’est-à-dire, il y’a-t-il une définition des tâches à attitrer aux stagiaires et celles qui ne devraient pas être attribuées à un stagiaire ?

Quels sont les obligations de l’employeur au niveau financier (allocation, compensation, salaire, autre?) ? Il y a-t-il des obligations financières liées au nombre d’heures de travail du stagiaire ?

Il y’a-t-il des contraintes d’encadrement avec les universités et les formations professionnelles ? Est-ce possible de recruter des stagiaires qui ne complètent pas de formations professionnelles ? Quels sont les paramètres existant en matière de recrutement de stagiaire (période

de l’année, formulaire à envoyer aux universités etc.) Est-ce que le Bureau doit être enregistré auprès des

autorités du pays pour embaucher des stagiaires ? Comment d’autres ONG ou Organisations internationales

gèrent leurs stagiaires? Quelles sont les obligations en matière d’assurance

(responsabilité civile notamment) ? Quelles sont les assurances qui couvriront les stagiaires en cas d’accident, de maladie ou autre ? Quel coût est envisagé si une assurance est obligatoire ?