· Web view2021. 4. 14. · Sur EBP comptabilité, saisie des factures clients dans le journal...

DOSSIER PROFESSIONNEL (DP)

Nom de naissance

Nom d’usage Entrez votre nom d’usage ici.Prénom

Adresse

Titre professionnel viséSECRETAIRE COMPTABLE

MODALITÉ D’ACCÈS :

☒ Parcours de formation☐ Validation des Acquis de l’Expérience (VAE)

DOSSIER PROFESSIONNEL-Version Traitement de texte – Version du 11/09/2017 1


Présentation du dossier

Le dossier professionnel (DP) constitue un élément du système de validation du titre professionnel.Ce titre est délivré par le Ministère chargé de l’emploi.

Le DP appartient au candidat. Il le conserve, l’actualise durant son parcours et le présente obligatoirement à chaque session d’examen.

Pour rédiger le DP, le candidat peut être aidé par un formateur ou par un accompagnateur VAE.

Il est consulté par le jury au moment de la session d’examen.

Pour prendre sa décision, le jury dispose : 1. des résultats de la mise en situation professionnelle complétés, éventuellement, du questionnaire

professionnel ou de l’entretien professionnel ou de l’entretien technique ou du questionnement à partir de productions.

2. du Dossier Professionnel (DP) dans lequel le candidat a consigné les preuves de sa pratique professionnelle.

3. des résultats des évaluations passées en cours de formation lorsque le candidat évalué est issu d’un parcours de formation

4. de l’entretien final (dans le cadre de la session titre).

[Arrêté du 22 décembre 2015, relatif aux conditions de délivrance des titres professionnelsdu ministère chargé de l’Emploi]

Ce dossier comporte : pour chaque activité-type du titre visé, un à trois exemples de pratique professionnelle ;

un tableau à renseigner si le candidat souhaite porter à la connaissance du jury la détention d’un titre, d’un diplôme, d’un certificat de qualification professionnelle (CQP) ou des attestations de formation ;

une déclaration sur l’honneur à compléter et à signer ;

des documents illustrant la pratique professionnelle du candidat (facultatif)

des annexes, si nécessaire.

Pour compléter ce dossier, le candidat dispose d’un site web en accès libre sur le site.

http://travail-emploi.gouv.fr/titres-professionnels

DOSSIER PROFESSIONNEL-Version du 11/09/2017

http://travail-emploi.gouv.fr/titres-professionnels


Sommaire

Exemples de pratique professionnelle

Intitulé de l’activité-type n° 1 p. 5

In° 1 Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement...............................................p. 5

n° 2 Transmissions d'informations à ma supérieure hiérarchique et équipe ......................................p. 7

n° 3 Planning équipe, congés payés, créations de documents.............................................................p. 9

Intitulé de l’activité-type n° 2 p.

n° 1 Assurer les ventes .......................................................................................................................p. 11

n° 2 Assurer le suivi administratif courant du personnel...................................................................p. 13

n° 3 Elaborer des tableaux du suivi de l’activité commerciale.............................................................p. 15


n° 1 Gestion des stocks.......................................................................................................................p. 17

n° 2 Encaissement des ventes.............................................................................................................p. 19

n° 3 Rapprochement bancaire et déclarations de TVA........................................................................p. 21


n° 1 Relevé d’heures mensuel...........................................................................................................p. 22

n° 2 Déclaration Sociale Nominative...................................................................................................p. 24

n° 3 .....................................................................................................................................................p.

Titres, diplômes, CQP, attestations de formation (facultatif) p. 27

Déclaration sur l’honneur p. 28

Documents illustrant la pratique professionnelle (facultatif) p. 29

Annexes (Si le RC le prévoit) p. 30



EXEMPLES DE PRATIQUE

PROFESSIONNELLE



Activité-type 1Assister une équipe dans la communication des informations et l’organisation des activités

Exemple n°1 Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement

1. Décrivez les tâches ou opérations que vous avez effectuées, et dans quelles conditions :En entreprise :

Les appels téléphoniques sont réguliers et divers.Les plus courants concernent les prises de rendez-vous pour l’institut de beauté.L’accueil du client, comme en magasin, se fait selon le protocole de l’entreprise.Dans le cas d’un rendez-vous institut il est nécessaire de poser des questions précises sur la prestation souhaitée.Une fois la prestation choisie, il faut établir un accord sur les disponibilités du client, le planning de l’esthéticienne et le temps de prestation.Une fois la date et l’heure choisie nous établissons une fiche client comprenant la civilité, le nom, prénom, numéro de téléphone et adresse mail.Pour conclure je reformule l’exactitude de la prestation, la date et l’heure.Suivi de la prise de congé selon le protocole de l’entreprise.Le client reçoit un SMS immédiatement après la validation ainsi que la veille du rendez-vous.

Le planning institut est sur un logiciel spécialisé, qui permet de nombreuses variations : le nombre d’esthéticiennes, leurs heures de présence, la liste des prestations que chacune pratique, la modulation du temps.

En formation :

Nous avons simulé des appels téléphoniques entre le client et la secrétaire d’entreprise.Je prenais connaissance du sujet de l’appel, du nom et n° de téléphone de la personne à recontacter suivi de la reformulation du sujet de l’appel. Prise de note des diverses informations à retransmettre.

En stage :

Je gère certains appels téléphoniques clients ou fournisseurs, prise de connaissance du sujet de l'appel, du nom et numéro de téléphone de la personne à recontacter.J'ai aussi géré des réclamations clients par téléphone. J'ai moi-même contacté différents services comme l'organisme Citeo, un service de comptabilité pour un rendez-vous, l'organisme des évènementiels "Santé et Bien Être". Transmission des informations à ma responsable.

2. Précisez les moyens utilisés :Téléphone, ordinateur, imprimante, digiforma,



3. Avec qui avez-vous travaillé ?En entreprise : seuleEn formation : formateurEn stage : maître de stage

4. Contexte

Nom de l’entreprise, organisme ou association EPICOSM

Chantier, atelier, service Cliquez ici pour taper du texte.

Période d’exercice Du : 25/05/2020 au : 27/06/2020

5. Informations complémentaires (facultatif)




Exemple n°2 Transmissions d'informations à ma supérieure hiérarchique et équipe


Tous les matins je prenais connaissance des différents mails, provenant de plusieurs services :Directrice Régionale, service du personnel, services des appro, merchandising, informatique etc.Les informations recueillies doivent être traitées et diffusées à l'équipe selon l'importance du contenu.Je répondais aux mails et élaborais un plan d'action financier quotidien transmis à ma hiérarchie et équipe pour la journée ainsi qu'une liste des différentes tâches à effectuer. Je la communiquais à l’équipe, plus toutes les informations collectées dans la journée, soit par oral soit par écrit, à traiter au fur et à mesure selon le flux client, l'urgence de l'information, la disponibilité de temps, l'effectif.

En formation :

J’ai appris à prendre des notes rapidement.J’ai travaillé sur l’écriture des mails selon le destinataire et le type de demande, aussi sur l’élaboration d'une liste de tâches précises selon l'urgence de l'information. J’ai appris à rédiger le contenu de notes de service et courriers J’ai aussi travaillé le relationnel clients lors d’appels téléphoniques.

En stage :

Tous les matins dès mon arrivée, la responsable de la marque me transmettait les différentes commandes, documents et tâches à traiter dans la journée ou sur plusieurs jours.Diverses informations concernant les ventes ou documents à créer ou classer étaient échangées tout au long de la journée, et les tâches à faire redistribuées selon les priorités. La responsable, l'étudiante en marketing et moi travaillions en collaboration autour de la création du site de l'entreprise : choix des mises en pages, participation à l'élaboration des textes ainsi que le rendu final.Certaines idées et décisions étaient partagées.

2. Précisez les moyens utilisés :

Ordinateurs Excel/Word/PowerpointBloc note Appareil photos Logiciel WordPress



3. Avec qui avez-vous travaillé ?En entreprise : En équipe/ seuleEn formation : formateurs/collèguesEn stage : maître de stage, étudiante en marketing et communication

4. Contexte








Exemple n°3 Planifier et organiser les activités de l'équipe


Après vérification des données concernant la présence des différentes personnes de mon équipe, les objectifs chiffrés, les évènementiels, je créais le planning pour une semaine minimum.Le planning était constitué d'une feuille par jour avec en informations fixes les heures d’une journée et les prénoms des personnes qui constituaient l’équipe. En variables les horaires de travail de chacune. Ces feuilles regroupées par sept pour constituer la semaine.Le planning devait être affiché au plus tard le samedi midi sur S-2 et non modifiable sans l'accord du personnel.

En formation :

Travail sur la société EGA Elaboration de planning avec plusieurs informations fixes : personnel, activités et horaires Planning CP en cours, ancienneté, CP pris, CP restants.

En stage :

Elaboration d’un planning journalier et hebdomadaire avec les différentes tâches prioritaires à traiter, rendez-vous clients, commandes, travail administratif, informations diverses ou à sa demande rappel à la chef d'entreprise d'informations importantes.A partir d’un questionnaire de satisfaction clients, je participe à la création d'une newsletter, extraction des données chiffrées, graphiques de répartition correspondants aux pourcentages des résultats.Mise en place d’un tableau Excel avec un référencement produit spécifique aux pharmacies.Recherche et élaboration du contrat correspondant aux emballages portant le logo Eco responsable, représenté par un point vert.


OrdinateurExcel/ Sendinblue

3. Avec qui avez-vous travaillé ?

En entreprise : Directrice Régionale



En formation : formateurEn stage : maitre de stage

4. Contexte



Période d’exercice Du : 25052020 au : 26/06/2020




Activité-type 2Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines

Exemple n° 1 Assurer les ventes


Dans un premier temps j’accueillais les clients selon le protocole de l’entreprise. Suivi d’une écoute attentive concernant la demande du client.Afin de procéder à l’encaissement, je me connectais au logiciel. Celui-ci permet également de traiter les retours et les remboursements. Les produits sont bipés par une douchette reliée à l’ordinateur, chaque code barre de chaque produit est relié directement au stock magasin.Une fois les produits bipés, l’encaissement se fera selon le choix de paiement du client.Le ticket de caisse est édité en un exemplaire, remit au client, les tickets correspondants au mode de paiement sont édités en deux exemplaires. Le premier pour le client le deuxième est le second classé le soir avec les tickets de clôtures. Ces tickets seront archivés pendant six mois dans une boite d’archivage.Chaque boîte d’archivage correspond à deux mois d’encaissements. Le délai passé, chaque boite sera retournée au siège de l’entreprise dans les bacs de livraisons.

Chaque vente est informatisée. Elles sont archivées sur l’ordinateur grâce aux tickets de paiements.Tous soirs, les données des achats et ventes, les modes de paiement sont transférés au siège.Sont conservés pour 6 mois en magasin le récapitulatif des encaissements de la journée ainsi que les tickets de cartes bancaires, les reçus des cartes cadeaux.Les chèques et espèces sont vérifiés, triés et insérés dans des pochettes spéciales.Lorsqu'une certaine somme est atteinte, je reçois un mail du service comptabilité suivi d’un mail de confirmation de passage de la société qui transporte les fonds et je remets sur présentation d'identité les pochettes, avec en contrepartie une traçabilité écrite de la transaction financière.

En formation :

Création de l'entreprise EGA et mise en situation de ventes.A partir d’une commande client, j’établis le bon de commande dans le logiciel EBP gestion commerciale.J'enregistre le bon de commande que je transfère en bon de bon livraison et pour finir en facture.

En stage :

Les commandes professionnelles ou particuliers se font principalement en ligne.Les clients passent leurs commandes sur le site Epicosm. Le matin je collectais les mails concernant les commandes.Ensuite je préparais les produits correspondants aux commandes, ceux-ci sont regroupés par commande dans des boites spécifiques aux envois.Ensuite sur le site de la poste sont enregistrés les noms et adresses clients. Le paiement se fait directement sur le site, une fois le règlement validé, les étiquettes nominatives sont imprimées et collées sur les colis.Les colis seront déposés directement à la poste dans l'après-midi.




En entreprise : ordinateur, logiciel d’encaissement, boites d’archivageEn formation : EBP gestion commercialEn stage: Ordinateur, site colissimo

3. Avec qui avez-vous travaillé ?En entreprise : Equipe En formation : FormateursEn stage : Chef d’entreprise

4. Contexte

Nom de l’entreprise, organisme ou association Cliquez ici pour taper du texte.


Période d’exercice Du : Cliquez ici au : Cliquez ici





Exemple n°2 Assurer le suivi administratif courant du personnel

1. Décrivez les tâches ou opérations que vous avez effectuées, et dans quelles conditions :

En entreprise :

Lors d'un recrutement, j'élaborais et transmettais à ma Directrice Régionale un compte-rendu nécessaire à la validation ou non de l'embauche.Puis, après avoir déterminé les informations nécessaires à l'élaboration du contrat de travail, je procédais à la création du contrat.Transmission du contrat en deux exemplaires, un pour le service du personnel et le deuxième pour le nouveau collaborateur.Classement des contrats de travail dans un classeur spécifique au recrutement.

Le planning des CP était rédigé pour 6 mois avec une organisation de calendrier à la semaine.Après rappel des priorités sur les congés, il était composé des souhaits du personnel, transmis à la DR et une fois validé et signé je l'affichais en salle de pause.

En formation :

Prise de connaissance de toutes les données principales concernant l'administration du personnel DPAE Contrat de travail Affichage obligatoire Classement alphabétique Classement chronologique

En stage :

Vérification et modification d’un contrat de travail à durée déterminée.

2. Précisez les moyens utilisés :Téléphone, ordinateur, imprimante, digiforma, Fournitures de bureau, classeur, intercalaires, armoire.

3. Avec qui avez-vous travaillé ?En entreprise : seule



En formation : formateurEn stage : maître de stage

4. Contexte








Exemple n° 3 Elaborer et actualiser des tableaux de suivi de l'activité commerciale

1. Décrivez les tâches ou opérations que vous avez effectuées, et dans quelles conditions :En formation :

Réalisation de tableaux chiffrésCalcul des variations et répartitionComparatif de l'évolution sur n-1Insertion des graphiques en fonction d'une évolution ou d'une répartition

En stage :

Dans un premier temps je prends connaissance des différentes informations et données nécessaires à l'élaboration du suivi commercial. Je crée des tableaux Excel regroupant :

Les fournisseurs :Nom de l'entreprise Contact Adresse CpVilleN° Tel MailType de Produit

Suivi matière première par fournisseur avec :Nom de la matière première Code de référence de l'entreprise Code de référence du fournisseur Code de référence du laboratoire

Tableau suivi Matière Première :Nom de la Matière PremièreCode de référence de l'entrepriseDate de commande Quantité commandée Stock restant Date de péremption

Tableau suivi des chiffres et des stocks produits : Référence produit



Ventes professionnelles nombre de produits/Chiffre HTVentes en ligne nombre de produits/chiffre HTVentes caisse nombre de produits/chiffre HTVentes roll nombre de produits /chiffre HTTotal produitTotal chiffre par axe de vente/Total chiffre sur le moisCumul chiffre depuis le 1 janvier 2020


OrdinateurLogiciel Excel

3. Avec qui avez-vous travaillé ?En entreprise : Equipe En formation : FormateursEn stage : Chef d’entreprise

4. Contexte







Activité-type 3 Assurer les travaux courants de comptabilité

Exemple n° 1 Gestion des stocks


En entreprise :

La première étape est la réception des marchandises et du bon de livraison.Suivi de la vérification physique des quantités reçues, cette étape réalisée, j'intègre les stocks informatiquement dans le stock initial.Toutes les semaines, je réalise des inventaires tournants, (plusieurs marques imposées). Les stocks sont modifiés immédiatement si écarts entre le stock réel et le stock informatique.Une fois par an, je réalise un inventaire complet du magasin.Les fichiers sont remontés au service informatique dans une base de données et ce sont les informaticiens qui régulent les écarts.

En formation :

Saisies des écritures comptables achats et ventes par écrit et ensuite avec le logiciel comptabilité EBP.Intégration des stocks produits lors d’exercice avec le logiciel EBP gestion commercial.Suivi des stocks lors d’exercices de commandes clients, réapprovisionnement au fournisseur.

En stage :

Lors de mon premier jour de stage en entreprise j’ai réalisé un inventaire de la totalité des produits en stock.Ensuite j’ai créé un tableau Excel, j’ai intégré dans le tableau le stock au 31 décembre 2019.Ensuite j’ai fait un suivi des ventes, mois par mois, une page par mois. De janvier à décembre 2020.Une colonne par critère : désignation des produits, axe de vente, nombre de produits, prix HT, total HTTotal des produits vendusCumul du chiffre d'affaire tous les mois.Une fois mes ventes cumulées, j’ai pu comparer le stock initial et le stock au 25 mai 2020.


Ordinateur/pda/support papierPlan comptableEBP comptabilité/ gestion commerciale

3. Avec qui avez-vous travaillé ?En entreprise : Equipe / société inventaire En formation : FormateurEn stage : Chef d’entreprise



4. Contexte








Exemple n° 2 Encaissement des ventes


En formation :

Ecritures comptables Rapprochements bancairesDéclaration de TVA Sur EBP comptabilité, saisie des factures clients dans le journal de vente, chaque client étant spécifié par son nom d’entreprise.

En stage :

Elaboration des factures sur un logiciel de facturation avec les mentions obligatoires spécifiées.Les factures spécifiées en Proforma sont à régler avant l’envoi de la marchandise.Les encaissements en ligne se font principalement par CB (Systempay) ou chèques, les professionnels par virement ou chèque, soit lors de la livraison de leurs commandes soit à trente jours fin de mois.Quelques encaissements en espèces lors d’évènementiels.


EBP comptabilitéOrdinateur


En entreprise : Service comptabilité En formation : Formateurs En stage : Chef d’entreprise



4. Contexte








Exemple n° 3 Rapprochement bancaire et déclaration de TVA


En Formation :

Nous avons réalisé lors d’exercices, des déclarations de TVA et rapprochements bancaires sur différents cas d’entreprises, soit par écrit, soit sur le logiciel EBP comptabilité.

En stage :Je participe en relation avec ma formatrice à la déclaration de TVA sur les encaissements et les débits du mois de mai.La TVA sur les encaissements est prise en compte le mois du payement de la facture alors que sur les débits la TVA est comptabilisée à date de facture.La déclaration de TVA est la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible. Je constate que sur le mois de mai l'entreprise est en crédit de TVA.Je procède aussi aux rapprochements bancaires du mois d’avril et mai. Le rapprochement bancaire se fait entre la banque (512) et le relevé de compte.Comparaison entre les paiements débités ou encaissés et les écritures passées sur le relevé de banque.La transaction des écritures restantes se fera le mois suivant.

2. Précisez les moyens utilisés :Ordinateur EBPPlan comptable

3. Avec qui avez-vous travaillé ?En formation : Formateurs En stage : chef d'entreprise



4. Contexte





Activité-type 4 Préparer la paie et les déclarations sociales courantes

Exemple n° 1 Relevé d’heures mensuel




Entre le 1er et le 15 du mois en cours, je reprends les plannings à partir du 16 du mois passé.Je vérifie les fiches présences, les variables de ces deux semaines sur M-1 et je modifie si besoin le relevé d’heure dans le logiciel du service du personnel.Ensuite je remplis les données réelles des jours effectués du mois en cours. Je complète à partir du 16 du mois en cours, avec les heures de présence du planning de base officiel qui seront modifiées si besoin le mois suivant. Le relevé d’heures du mois passé est imprimé, signé par chaque membre de l’équipe et classé dans une boîte archive pendant deux ans.Chaque boîte archive représente un an.

En formation :

Fiches de paie papier à partir de données précises sous formes d'exercices.Fiches de paie sur le logiciel EBP paye, créées à partir d'une entreprise fictive.Création des profils salariés. Elaboration de la fiche de paie avec différentes variablesDéclaration sociale nominative

Stage :

J'ai participé aux fiches de paie du personnel de l'entreprise, sur le logiciel EBP paie.L'entreprise fournit un récapitulatif du relevé d'heures ainsi que les variables, ceci sous forme de tableau. Est concernée l'équipe complète de l’entreprise.Avant de rentrer les données dans le logiciel, je vérifie les heures supplémentaires par salarié, les jours d'absences, les primes, les avantage en nature et les remboursements des frais de transport.Je rentre toutes ces données dans le logiciel et je lance le calcul de chaque fiche de salaire.Chaque feuille de salaire est vérifiée en fonction des variables apportées.Une fois fait, je valide et imprime chaque feuille de salaire. Elles seront remises aux salariés correspondants.


Plannings papierOrdinateurLogiciel du relevé d’heures ImprimanteBoîtes archivesLogiciel EBP

3. Avec qui avez-vous travaillé ?En entreprise : Seule/service du personnelEn formation : formateurs En stage : chef d'entreprise



4. Contexte








Exemple n° 2 Déclaration Sociale Nominative


Tous les mois je suis sollicitée par diverses questions de l’équipe sur les fiches de salaire.Je me dois de connaitre un maximum d’informations sur les variables et procédures.Si je n’ai pas connaissance de l’information demandée, je transmets la question au service du personnel. Après réception de la réponse, j’en informe le collaborateur.

En formation :

Explications et apprentissage sur les différentes cotisations salariales et patronales.Mise en pratique dans différents exercices, soit par écrit soit sur le logiciel EBP paie

Stage :

La Déclaration sociale nominative est réalisée sur EBPLa DSN correspond aux charges patronales et salariales de tous les salaires de l'entreprise. Charges reversées à l'URSSAF, caisse de retraite, prévoyance, mutuelle et prélèvement à la source.Une fois la DSN calculée, nous pouvons vérifier le cumul obtenu entre la somme de toutes les cotisations salariales et patronales et le calcul obtenu lors de la création de la DSN.Une fois la DSN contrôlée elle est envoyée à l'URSSAF via Net Entreprise qui fera la répartition entre les caisses.

2. Précisez les moyens utilisés :Fiche de paieOrdinateurLogiciel EBP paie

3. Avec qui avez-vous travaillé ?En entreprise : Seule/service du personnelEn formation : formateurs En stage : chef d'entreprise



4. Contexte








Exemple n° 3 Cliquez ici pour entrer l’intitulé de l’exemple




4. Contexte







Titres, diplômes, CQP, attestations de formation (facultatif)

Intitulé Autorité ou organisme DateTitre professionnel Secrétaire Comptable Centre de Formation Présence et Action 2020

Certification professionnelle Vendeur ExpertConseil (diplôme de niveau IV)

Centre de formation AFPA – Lyon 2017

Diplôme Animateur – FormateurManagement (diplôme de niveau III)

Ecole EMA SUP - Lyon 2014

CAP Esthétique – Cosmétique Ecole Avenir et Beauté - Annecy 1988

CAP/BEP Commerce-Ventes Ecole Sainte Geneviève - Chambéry 1987

Formations continues en management etanimations des ventes

Entreprise Nocibe Depuis 1998



Déclaration sur l’honneur

Je soussigné(e) [prénom et nom] ............................................................................................ ,

déclare sur l’honneur que les renseignements fournis dans ce dossier sont exacts et que je suis

l’auteur(e) des réalisations jointes.

Fait à ............................................................................ le ..........................................................

pour faire valoir ce que de droit.

Signature :


Cliquez ici pour choisir une date

Cliquez ici pour taper du texte.

Cliquez ici pour taper du texte.


Documents illustrant la pratique professionnelle (facultatif)

Intitulé



ANNEXES

(Si le RC le prévoit)

Classement de tous les documents concernant l'entreprise ceci depuis le 1 janvier 2020 :

Les documents étaient rangés dans des pochettes, une pochette par mois.

J’ai classé les documents dans différents classeurs.

-Les documents de ventes : aux professionnels, en ligne, ventes caisse et dépôts ventes dans le même classeur, chaque rubrique étant séparée par un intercalaire.

- Les frais de déplacements et d'hébergements, les frais postaux d'envois des colis, ceci sous deux rubriques.

- Un classeur banque.

- Un classeur facture fournisseurs, laboratoires, frais généraux.

- Un classeur, devis, commande, bons de livraisons.

A la fin de cette tâche, j’ai rangé tous les classeurs verticalement dans une armoire par ordre alphabétique avec spécifié sur le dos du classeur l'intitulé des intercalaires. J’ai classé chaque document par ordre chronologique.


· Web view2021. 4. 14. · Sur EBP comptabilité, saisie des factures clients dans le journal...

Documents

Transcript of · Web view2021. 4. 14. · Sur EBP comptabilité, saisie des factures clients dans le journal...