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Unité de Recherche Clinique

St Louis - Lariboisière – Fernand Widal

Le 03/02/2017

Véronique JOUIS Chef de Projet

Visite de pré-sélection

Visite de Mise en place

03/02/2017

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Quels sont les acteurs du monitoring ?

Chez le PROMOTEUR:

Sur SITE

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Quels sont les acteurs du monitoring ?

Chez le PROMOTEUR:

Chef de projet / ARC

Sur SITE

INVESTIGATEUR

TEC et/ou IRC

Pharmacien

Autres intervenants…

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Visite de sélection

Visite de Mise en place

Visite de suivi

Visite de clôture de l’essai et des centre:

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Rôle du chef de projet

Formation et encadrement des ARCs :

• Procédures réglementaires en vigueur

• Procédures spécifiques du promoteur

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Rôle du chef de projet :

• Objectifs du monitoring

• Responsabilités des ARCs au cours du monitoring

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Elabore

◦ Des procédures, le plan de monitoring

◦ Des documents types pour faciliter le monitoring des ARCs

Effectue ◦ Des plannings et calendrier d’avancement ◦ Des tableaux de reporting ◦ Des formulaires : rapports, check list ◦ Lit, corrige et valide les rapports ◦ Prépare des newsletter, mailing ◦ Coordonne l’activité des ARCs

◦ Participe aux visites de PS et MEP

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Rôle des IRC TEC: • Assiste l'investigateur tout au long de la

recherche dans le respect de la réglementation en vigueur.

• Assure le lien entre l'investigateur et les représentants du promoteur.

• Participe aux visites de PS et MEP

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Objectifs Lors des visites de pré sélection et de mise en

place S'assurer que le potentiel médical, personnel et

technique du site permettent de rendre aux exigences de la recherche

S'assurer que les droits et la sécurité des patients participants à la recherche seront respectés

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Responsabilités de l’Attaché de Recherche Clinique (ARC) ou moniteur L’Attaché de Recherche Clinique est le principal lien entre le

promoteur et l’investigateur. L’ARC avec le chef de projet intervient dès la phase de sélection du

centre et réalise la mise en place de l’essai L’ARC a un rôle de contrôle qualité : c’est de lui dont dépend la qualité des données cliniques recueillies

tout au long de l’essai.

Le contrôle de qualité devrait être appliqué à chaque étape de transcription des données afin de s’assurer qu’elles sont fiables .

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Procédures promoteur

Visite de sélection*

Visite de Mise en place

Visite de suivi**

Visite de clôture de l’essai et des centre

le promoteur qui décide de la nature*, de la fréquence** du monitoring en tenant compte des considérations suivantes:

objectif(s) de l’essai, de la phase,

la complexité de l’étude, du taux de recrutement

Du risque pour le patient

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◦ Spécialisation dans la pathologie étudiée

◦ Connaissance des produits/techniques à l’essai

◦ Plateau technique

◦ Liste déjà connue du coordonnateur de l’essai, investigateurs ayant déjà travaillé dans des essais précédents

◦ Sollicitation par les délégués médicaux

◦ Leader d’opinion

◦ Evaluation de la faisabilité de l’essai dans le centre

Présélection des centres :

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OBJECTIF

Évaluer la faisabilité de l’essai sur le site investigateur qualification du site investigateur définition et /ou validation des conventions

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Évaluation de la faisabilité l’essai clinique:

• peut être réalisée par questionnaire

• peut être réalisée lors d’une visite sur site

si nécessité d’un plateau technique ou circuit complexe

Rapport permettra

à l’investigateur / ou personne qualifiée

d’évaluer l’adéquation de son site à la réalisation de la recherche

au promoteur

de prendre une décision éclairée sur la faisabilité de la recherche sur le site

Procédures (1/6)

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Items de l’évaluation :

Estimation du potentiel de recrutement ?

Identification de la population cible correspondant aux critères d’éligibilité de la recherche?

Outils :

◦ Les bases de données «patient» internes, institutionnelles

◦ Dossier médical commun informatisé (DMC)

◦ Programme de Médicalisation des Systèmes d’information (PMSI)

Le centre participe-t-il à des essais concurrents ?

Procédures (2/6)

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Validation des locaux / infrastructures adaptés Validation de l’équipement nécessaire au bon déroulement de

la recherche ex : téléphone pour IVRS informatique / accès internet pour e-CRF, lieu de stockage des médicaments/ DM sécurisé, moyens réfrigérés…?

Adéquation de la prise du patient au protocole: Le circuit patient correspond-il à celui du protocole ?

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Validation des ressources humaines suffisantes au sein de l’équipe de recherche ? ◦ en terme de qualifications: investigateurs, IRC, TEC, MEC

(médecin d’étude clinique)… ◦ En nombre suffisant

Expérience en recherche clinique

- Expérience du centre = nombre de recherches réalisées sur la pathologie dans le centre

- Expérience « technique » ou des produits à la recherche de l’investigateur (ex: essais sur techniques chirurgicales...)

une formation technique spécifique peut être dispensée avec un

test/examen de validité

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S'assurer de la disponibilité des interlocuteurs de la recherche: investigateurs , IRC /TEC

temps de consultations nombre d’études en cours,, remplissage des CRF, visites de monitoring…

Tout cela conformément

aux BPC et a la réglementation en vigueur,

au protocole

toit au long de la recherche

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Quizz de l’investigateur (évaluation des connaissances de la réglementation)

Respecter le protocole de l’étude sans déviations

Respecter la réglementation en vigueur

Information des patients et recueil du consentement

Déclaration des EIGs au promoteur dans les délais définis par la classification de la recherche

Permettre un accès direct aux documents sources aux ARCs,

Accepter la fréquence des visites de l’ARC

Accepter Le principe des audits et des inspections

Procédures (6/6)

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Accord de confidentialité

CV de l’investigateur principal daté et signé

Avoir l’assurance de l’adhésion à la réglementation BPC…

Conditions de rémunération (CNOM et CDOM)

Validation des conditions budgétaire de la convention qui permettra le démarrage de la recherche sur le site

Sélection du centre pour préparer la Mise en Place

Le déroulement de l’étude dans le centre

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Information de l’investigateur principal du centre et son

équipe et des intervenants : biologiste , pharmacien, …

sur le protocole de la recherche :recrutement et suivi des patients via Diaporama de MEP personnalisé

Mise à disposition et présentation des outils et du matériel nécessaire pour le démarrage et le déroulement de a recherche dans le centre : CRFs , matériel de l’étude, traitements/ DM

logistique en adéquation (laboratoire ou centre d’imagerie centralisé, pharmacie, transport patient…)

1ère Inclusion à T0 + 1 minute

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Elle peut se faire au cours :

- d’une visite sur site RIPH RI catégorie I

et RIPH RI RM catégorie II

- d’une réunion investigateurs RIPH RNI

- d’une réunion téléphonique RIPH RNI

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La MEP est réalisée obligatoirement après obtention de tous les accords réglementaires:

Loi JARDE

Déclaration « Clinical trial » (impérativement avant inclusion du premier patient),

Etapes précédent les visites de mise en place (1/2)

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Et aussi après :

Information du directeur de l’Hôpital par courrier du promoteur sur la conduite de la recherche

Information du Pharmacien Chef et l’ensemble des participants au projet par courrier du promoteur sur la conduite de la recherche (si applicable)

Envoi et Retour des conventions financières signées

◦ Avis de démarrage du promoteur

Envoi des unités de traitement / DM, autre matériel pour la date de MEP

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A partir du protocole :

- Présentation de l’étude sous format PWT / centre : daté, identification du centre, statut de la recherche.

- Préparation des plaquettes résumé de l’étude

- Documents relatifs au circuit des patients (transfert dans d’autres services,…)

- Documents relatifs circuit médicaments, prélèvements, autres …

Préparation de la mise en place - Documents (1/2)

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- Documents / logiciel prévus

fax d’inclusion, ordonnance, levée d’insu, randomisation…

- Mode de recueil des données : papier, e-CRF…

- Classeurs sites (investigateur / pharmacie / autre service si nécessaire)

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- Contacter les plateaux techniques

- Identifier avec l’investigateur principal les collaborateurs pour les convier à la visite de mise en place

- S’assurer que la faisabilité dans le centre est toujours d’actualité (nombre de recherches menées, études concurrentielles au sein du centre, potentiel patient…)

- Identifier les personnes référentes de la recherche dans les centres (interlocuteur privilégié)

- prévoir l’organisation logistique pour l’installation des logiciels (droits administrateurs, poste d’installation, version compatible, CD-Rom,…..)

Préparation de la mise en place - Prise de RDV (1/2)

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Le promoteur (l’ARC) envoie un courrier /mail de

confirmation de mise en place qui doit comporter :

◦ le lieu, la date et l’heure de la mise en place

◦ l’ordre du jour de la visite

◦ le nom des personnes devant être présentes

Préparation de la mise en place - Prise de RDV (2/2)

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Au cours de la visite l’ARC doit s’assurer :

de la présence de l’investigateur principal (obligatoire lors de la prise du rendez-vous de la date de la mise en place

de la présence de toute personne du centre

impliquée dans la recherche:

- IRC / TEC

- pharmacien ou responsable de la matériovigilance (si essai impliquant un médicament ou DM )

Visite de Mise en Place – Déroulement (1/13)

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Au cours de la MEP sont présentés :

Le protocole de la recherche

Les critères d'éligibilité

Les objectifs de l’étude

Les critères d’évaluation

Le déroulement de l‘étude

Visite de Mise en Place – Déroulement (2/13)

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Procédure d’obtention et de recueil du consentement avec présentation du formulaire d’information et de

consentement à l’appui pour mode de remplissage La procédure de randomisation et outils (test en direct)

Les traitements / DM du protocole / techniques

chirurgicales évalués et leur administration/utilisation dans le cadre du protocole

Autre matériel de l’étude (ex: kits de prélèvements, avec matériel d’envoi et procédures)

Les examens spécifiques de la recherche

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Les documents spécifiques de l’étude :

Fax d’inclusion

Les documents constituants le circuit pharmaceutique : fiches de reconstitution - ordonnances – registre de comptabilité – dotations - destruction…

Les documents relatif aux autres circuits nécessaires au déroulement de la recherche: circuit des prélèvements, …

Visite de Mise en Place – Déroulement (4/13)

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La gestion des EIG :délais, formulaires de déclaration…

La gestion des arrêts de traitement, de levée d’insu, de

de sorties d’étude

le CRF : avec formation des investigateurs sur mode de recueil et de correction des données

Inscription des patients sur le fichier national des personnes (si applicable)

Visite de Mise en Place – Déroulement (5/13)

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La gestion des EIG :délais, formulaires de déclaration…

Responsabilités des investigateurs et peines encourues en cas de manquement

Loi JARDE en fonction de la catégorie de la recherche

Visite de Mise en Place – Déroulement (5/13)

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Au cours de la MEP faire signer les documents réglementaires et issus des POS :

1- Engagement de responsabilité

2- Page de signature du protocole

3- Formulaire de Délégation des Tâches (FDT)

3’- Rassembler les CV datés et signés de l’ensemble des collaborateurs

4 – Registre de Monitoring

5 – Liste d’émargement

Visite de Mise en Place – Déroulement (6/13)

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4.1.5. L’investigateur établit par écrit et tient à jour la liste fixant les

fonctions respectives des différents membresde l’équipe à qui il les délègue dans le cadre de la recherche,selon leur compétence.

Chaque collaborateur de l’investigateur établit un curriculum vitae daté et signé et le tient à jour.

1.9. Collaborateur de l’investigateur : Toute personne désignée par écrit par l’investigateur dans un lieu de

recherches pour exercer, sous sa surveillance, des fonctions dans le cadre de la recherche ou prendre des décisions importantes concernant cette recherche.

Cette personne peut être un médecin ou non.

Visite de Mise en Place – Déroulement (7/13)

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Visite de Mise en Place – Déroulement (8/13)

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Visite de Mise en Place – Déroulement (9/13)

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Présentation du classeur investigateur :

1/ documents initiaux

Protocole, Brochure investigateur, note d'information et

de consentement patient

Avis et autorisation (CPP, AC = autorité compétente)

Convention financière

Circuit pharmaceutique (ordonnance…)

Procédure de levée d’aveugle

Procédure de déclaration des EIG

Courrier au directeur d’Hôpital / Pharmacie

Visite de Mise en Place – Déroulement (10/13)

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2/documents évolutifs:

Certificat d’accréditation des laboratoires et Normes biologiques pour tous les examens pratiqués

CV

Liste de screening

Liste d’identification des patients inclus

Registre des éligibles non inclus

Correspondance avec le promoteur

Registre de Monitoring

Visite de Mise en Place – Déroulement (11/13)

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Il s’agit également lors de cette visite :

Informer des règles d’archivage des documents en fin

d’étude

d’expliquer aux investigateurs le déroulement des

visites de monitoring qui suivront

confirmer l’adhésion du centre au protocole

de sensibiliser le centre aux possibilités d’audit et d’inspection

Visite de Mise en Place – Déroulement (12/13)

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Présenter le circuit

Les documents annexes (fiches de comptabilité, levée d’aveugle…)

Faire signer un registre de monitoring

Remise d’un classeur site pharmacie

Visite de Mise en Place – Déroulement (13/13)

Pharmacie

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Après la mise en place, l’ARC :

Rédige son rapport de MEP qu’il envoie à son n +1

(chef de projet, coordinateur…)

Le rapport doit être validé par le n + 1 (1 copie est archivée dans le classeur investigateur, après signature de l’investigateur principal)

Répond aux questions posées lors de la MEP

Fait évoluer ses tableaux de suivi et les documents de l’étude

Visite de Mise en Place – Actions post-visite

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Cette visite est une visite essentielle qui

doit être minutieusement préparée par tous

afin de permettre :

la déclaration officielle de l’ouverture du centre

le démarrage des inclusions dans le(s) centre(s)

T0 + 1

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Merci