VPD_NUM- Missions CPN- stephane.amiard@univ-angers.fr

Dossier : Travail collaboratif UA

- Etat des lieux- Scenarii

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Travail collaboratif – Etat des lieux

• Enquête Mimecast : le mail reste le leader des usages

• 4h mail/jour; 111 jours/homme/an

• Boite de réception=boîte de stockage. 86% recherche mail|docs.

• Outil préféré et privilégié :• pour l’échange de documents (pour 91% des participants)• l’organisation de réunion (pour 89% des participants)• les demandes de renseignements (pour 88% des participants).

• 74% des collaborateurs estiment que les informations échangées par mail sont perçues comme étant plus sérieuses que

celles échangées via les réseaux sociaux.

UA. Une organisation de mail worker ?

• Utilisation des stats du Guichet Numérique en octobre 2012

– Mail = 1er service personnels | 3ème service étudiants.

• Utilisation enquête UNR09 – m^constat

– Mail = 1er service personnels | 1er service étudiants.

• La messagerie UA doit évoluer ?

Evolution ?

• D’ici 2014, Gartner et IBM affirment que les services de réseaux sociaux auront remplacé l’e-mail comme média principal de communication interpersonnelle pour 20 % au moins des utilisateurs en entreprise.

• Exemple société Timcod à Nantes • Evolution Messagerie ?• Intégration d’autres outils/briques • Vers un groupware ? Vers un début de RSE ?• Quels scenarii ?

Discussion

1. Evaluer la maturité de l’Université

2. Amélioration du mail

3. Agglomérer des outils [Stockage, partage de fichier; accès web aux fichiers]

4. 1er GAP – Politique de travail collaboratifs Groupware ?

Scenario 1 : toilettage et nouveaux outils

• Evolution du webmail vers une solution Roundcube.

• Amélioration intégration annuaire Univ dans client messagerie…

• Stockage et partage des fichiers avec AD et canal stockage.

• Calendrier Zimbra version sans interaction messagerie

Stockage et partage des fichiers

UA Stockage 60 To

Partage Institutionnel Fichier

Stockage Individuel Fichier

Interface Accès | web

VPN

Canal stockage

Espace de travail collaboratif ou Groupware

• Messagerie • Forum• Chat• Annonces• Espace de travail et de stockage• Agenda• Gestion des signets• SMS• Carnet d'adresse• Moteur de recherche• Gestion des groupes• Tâches• Webconference

• Un groupware est un type de logiciel qui permet à un groupe de personnes de partager des documents à distance pour favoriser le travail collaboratif.

Scenario 2 : intégration espace travail collaboratif

• Evolution du webmail, partage individuel, calendrier vers une solution Zimbra intégré

• Stockage et partage institutionnels avec AD et canal stockage.

• Plusieurs sous-scenarios budgétaires

Zimbra Option 2 Zimbra Option 1 + solution gratuite

Année 1 : 102 458,43 € TTC Année 1 : 32 687,11 € TTC

Année 2 : 13 772,17 € TTC Année 2 : 5 448,01 € TTC

Année n : 13 772,17 € TTC Année n : 5 448,01 € TTC

Fonctionnement : 15 j/Hom/an Fonctionnement : 40 j/Hom/an

TOTAL sur 3 ans : ~ 132 000 € (2€/an/usager)

TOTAL sur 3 ans : ~ 49 000 €(8€/an/usager)

Universités et Groupware

• Université de Lorraine[Mars 2011]• Université de Toulouse [Groupware BUT]• Université de Tours[sept 2010]

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Vers un RSE ?

• Gains opérationnels du collaboratif, • Réduction des cycles décisionnels et fonctionnels. • Projet informatique d'envergure, le choix d'un RSE est

surtout un projet d'entreprise. • La question aujourd'hui pour une université n'est donc

plus de savoir s'il faut implémenter un réseau social en interne, mais comment le faire sans affecter l'organisation et la productivité des équipes et surtout faire en sorte que ces nouveaux outils soient utilisés.

UA est-elle prête à la mise en place d’un RSE ?

• Les clés de la réussite

– Management par projet

– Travail collaboratif

– Télétravail

– La gestion de communauté s

• Les freins

– Culture du contrôle

– Compétition interne

– Culture du droit à l’erreur sous développée