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Institut Langage et Communication (IL&C)

Abécédaire

Travailler à l’IL&C de A à Z…

2013-2014

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Important Ce document contient de nombreuses adresses qui pointent vers le portail de l’UCL. Identifiez-vous (login/mot de passe) avant de les utiliser, car beaucoup de pages ne sont visibles qu’en Intranet.

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Bonjour, Ce document est conçu comme un outil de première orientation pour tout chercheur au sein de l’Institut Langage et Communication (IL&C)1.

Conçu sous forme d’abécédaire, il dresse donc une liste alphabétique des services généralistes que peut offrir l’administration de l’Institut Langage et Communication, et plus largement de l’UCL. Il ouvre également les pistes qui permettent de solliciter un service plus pointu ou d’aborder une procédure plus complexe. Dans tous les cas, il a pour objectif essentiel d’aiguiller vers la source d’information plus précise et plus détaillée qu’est le portail de l’UCL (www.uclouvain.be), qu’il convient surtout d’utiliser via le moteur de recherche. Enfin, il complète la brochure d’accueil (Bienvenue aux nouvelles chercheuses et nouveaux chercheurs).

Edité pour la première fois pour la rentrée académique 2011-2012, le vade mecum est régulièrement complété et mis à jour. Toute question complémentaire peut bien sûr être adressée à la responsable administrative de l’institut (laurence.mundschau@uclouvain.be).

Au plaisir de vous aider.

1 Ce document a été établi en s’inspirant, notamment : du Vade Mecum à l’attention de tout nouveau PST (COMU-2006), du Vade Mecum du personnel (haute école ISFSC 2010), et du Vade Mecum des instituts INCAL et IPSY (2010).

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Abréviations

APH : académique payé à l’heure BO : budget ordinaire BFLT : Bibliothèque des arts et lettres BSPO : Bibliothèque des sciences économiques, politiques, sociales et de communication C.Ac. : conseil académique CAI : Coordinateur-trice administratif-ve d’institut CECL : Centre for English Corpus Linguistics CENTAL : Centre de traitement automatique du langage CLC : Cellule logistique et comptable CORSCI : Corps scientifique (représentation du corps scientifique) EFT : Equivalent Full Time FNRS: Fonds national de la recherche scientifique FSR : Fonds spéciaux de recherche GREMS : Groupe de recherche en médiation des savoirs LASCO : Laboratoire d’analyse des systèmes de communication PAC : Personnel académique PAT : Personnel administratif et technique PCOM : Pôle de recherche en communication (PCOM) PI : Président d’institut PLIN : Pôle de recherche en linguistique PST : Personnel scientifique temporaire RECOM : Recherche en communication (centre de recherche de l’IL&C) SMCS : Support en méthodologie et calcul statistique SSH : Secteur des sciences humaines VALIBEL : Centre de recherche Valibel – Discours et variation

Absence (pour vacances, congés et temps de travail)

Cela concerne : • Vacances annuelles • Congés de circonstance • Congé sans solde (PAT) • Vacances jeunes • Crédit-temps • Repos de maternité • Congé de paternité • Congé parental • Congé d'adoption • Congé d'éducation • Congé politique • Mise en disponibilité du personnel scientifique

Plus d’informations ? www.uclouvain.be/15707.html

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Absence (pour maladie et incapacité de travail)

Cela concerne : • Accident de travail et maladie professionnelle • Repos de maternité

Plus d’informations ? www.uclouvain.be/68474.html

Absence (pour mission scientifique)

Le personnel scientifique (mandataires FNRS, PST, boursiers, chercheurs sur crédits extérieurs et académiques) peut, sous certaines conditions, s’absenter pour raisons scientifiques. Mais il doit avertir qui de droit, à l’aide de documents. Plus d’informations ? www.uclouvain.be/99870.html

Accès aux bâtiments

Les heures normales d'ouverture des bâtiments de l’UCL sont : • du lundi au vendredi de 7h30 à 19h30 • le samedi de 8h00 à 13h30.

Certains bâtiments (notamment les bibliothèques et le collège Erasme) ouvrent parfois plus tard ou ferment parfois plus tôt. Plus d’information ? www.uclouvain.be/96883 En dehors de ces heures, il est possible d’accéder aux bâtiments via sa carte magnétique à condition d’en avoir fait la demande explicite auprès du doyen/président ou de son délégué. Plus d’information ? www.uclouvain.be/96888.html

Accident

De travail : voir « Absence pour maladie et incapacité de travail » De voiture : voir « Assurance »

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Achats

L’achat de livres, matériel informatique, matériel de bureau, etc. est fortement réglementé (marchés publics, TVA…). Aucun membre du personnel ne peut prétendre au remboursement de ces achats via une note de frais. Si vous souhaitez procéder à ce type d’achat, renseignez-vous soigneusement sur les procédures à suivre, en fonction du matériel acheté. Tout matériel acheté par le biais d’un compte UCL, quel qu’il soit (budget ordinaire, conventions, ressources diverses, crédits de fonctionnement FNRS, etc.) reste propriété de l’université. Plus d’information ? www.uclouvain.be/79256.html Ou via la cellule logistique et comptable (CLC) :

• Erasme : daniel.laurent@uclouvain.be (7.49.38) • Comu : myriam.chevigne@uclouvain.be (7.85.90)

Voir « Achats de livres »/« Achats de matériel informatique » Voir « Note de frais »

Achat de livres

Achat idéal A la FNAC LLN ou AGORA LLN (ces deux librairies ont conclu une convention avec l'UCL; mais il n'y a évidemment pas d'obligation à acheter auprès de ces deux fournisseurs). Le paiement s'effectue alors à l'aide d'une vignette complétée et signée remise à la librairie lors de l'achat.

� Il faut anticiper l'achat pour se procurer la vignette auprès du bailleur de fond (crédit de fonctionnement, compte de ressource diverse, etc.)

� S'il s'agit d'une vignette de l'IL&C, il faut en faire la demande préalable auprès du secrétariat de l’institut afin de vérifier que ce paiement peut s'opérer (disponibilité du budget « outils de recherche » ou « allocation personnelle », par ex.)

� Il ne faut débourser aucun argent personnel Attention : cette convention UCL-librairies signifie également que le remboursement de tickets/notes de frais d'achat d'ouvrages provenant de ces deux librairies n'est plus autorisé. Achat possible Dans toute librairie de votre choix. Le paiement ne s'effectue pas directement, car la librairie accepte de facturer l'achat au nom et à une adresse de l'UCL, avec mention du n° de TVA de l'UCL (BE0419.052.272)

� Il faut anticiper l'achat pour s'assurer préalablement que la personne/l'entité de l'UCL qui recevra la facture acceptera de l'honorer.

� S'il s'agit d'une vignette de l'IL&C, il faut en faire la demande préalable auprès du secrétariat de l’institut afin de vérifier que ce paiement peut s'opérer (disponibilité du budget « outils de recherche » ou « allocation personnelle », par ex.)

� Il faut glisser quelque part dans son portefeuille le n° de TVA de l'UCL � Il ne faut débourser aucun argent personnel.

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Achat risqué Dans toute librairie de votre choix, dans un colloque, via un service d’achat en ligne, etc. Le paiement s'effectue au comptant par le chercheur-acheteur. Ensuite, le chercheur émet une note de frais accompagnée :

• de la preuve de paiement originale (ticket de caisse, facture, voire facture au nom et à une adresse de l'UCL, avec mention du n° de TVA de l'UCL)

• d'une courte explication qui précise pourquoi l'ouvrage n'a pas pu être acquis via la procédure recommandée (ex. ouvrage ancien, épuisé, acheté lors d'un colloque, etc...)

• Concrètement, si le chercheur sollicite un remboursement via l'IL&C, il se renseigne auprès du secrétariat de l’institut afin de vérifier que ce paiement peut s'opérer (disponibilité du budget « outils de recherche » ou « allocation personnelle », par ex.)

Cette note de frais est alors adressée directement en ADFI par le chercheur (les CLC ont pour consigne de ne plus les payer). Si ADFI juge que la note de frais ne peut pas être remboursée, l'achat reste à charge du chercheur.

� On se donne la possibilité de réagir à chaud (livre de colloque, occasion à ne pas manquer, etc.), mais on prend le risque de se voir refuser le remboursement par ADFI.

Plus d’information ? www.uclouvain.be/79482.html Voir « Achat » Voir « Note de frais »

Achat de matériel informatique

L’institut procède régulièrement à l’achat de matériel logistique et informatique à destination de ses membres. La liste de ces fournitures se trouve sur le site de l’ILC à la page www.uclouvain.be/367341.html Si vous désirez du matériel que l’IL&C ne possède pas, n’hésitez pas à contacter la coordinatrice administrative de l’institut (7.85.44) ou l’une des personnes ci-dessous. En aucun cas, n’achetez du matériel en espérant vous faire rembourser. C’est rigoureusement interdit. Erasme/Mercier : Boris Maroutaeff (7.49.62) COMU/Dupriez : Pascal Frisque (7.26.70) Plus d’informations ? www.uclouvain.be/331.html Voir « Informatique » Voir « Logiciels et bases de données »

Achat de fournitures de bureau

Voir « Frais de proximité »

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Affranchissement

Voir « Courrier sortant »

Agenda

La liste des jours de congé légaux et conventionnels se trouve à l’adresse suivante : www.uclouvain.be/361878.html Le site web de l’ILC propose un agenda des principales activités de l’institut et de ses membres : www.uclouvain.be/332108.html Pour y intégrer toute nouvelle information, contactez la secrétaire d’institut (7.96.13 ou 7.27.66) Il existe un « Agenda ILC » auquel on peut s’abonner via le webmail Communications Express (dit aussi « SunJavaSystem ») : https://mail.sgsi.ucl.ac.be:8443. Pour y intégrer toute nouvelle information, contactez la secrétaire d’institut (7.96.13 ou 7.27.66) Pour paramétrer votre webmail : contactez votre responsable informatique

• En Erasme/Mercier : Boris Maroutaeff (7.49.62) • En COMU/Dupriez : Pascal Frisque (7.26.70).

Appel à projets

Voir « Recherche »

Assurance

Le personnel de l’UCL est assuré à divers niveaux. • Assurance groupe • Assurances accidents corporels • Assurances soins de santé • Activités sportives • Voyages à l’étranger • Responsabilité civile • Incendie • Tous risques • Assurance mission (véhicule utilisé en cas de déplacement de service) • Assurance nominative

Plus d’informations ? www.uclouvain.be/232013.html Pour l’assurance mission, voir aussi « Frais de proximité »

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Avantages sociaux

Les membres du personnel de l'UCL et certaines catégories de chercheurs peuvent bénéficier d'avantages et de facilités. Cela concerne notamment :

• Les frais de déplacement domicile-lieu de travail • Déplacement en train (SNCB) • Autres transports publics (STIB, TeC, De Lijn) • Transports en commun combinés • Déplacement en vélo ou cyclomoteur classe A • Déplacement en voiture • Les soins de santé • Le mariage ou la naissance des enfants • Les assurances • L’accès aux restaurants universitaires • L’accès aux équipements de culture, loisirs et sport • Des réductions dans certains magasins (sur présentation de sa carte de membre du

personnel) Plus d’information ? www.uclouvain.be/personnel-avantages.html

Bibliothèque

Grâce à vos identifiant et mot de passe, vous avez accès en ligne aux catalogues et aux périodiques des bibliothèques ainsi qu'aux thèses de l'UCL. La carte magnétique permet également d'accéder aux bibliothèques universitaires et d’y emprunter des ouvrages La durée de l’emprunt est plus longue pour les personnes qui possèdent une carte de membre du personnel. Plus d’information ? www.uclouvain.be/biul

Boîte aux lettres

Voir « Courrier entrant/sortant »

Bureau (aménagement et fournitures)

Voir « Frais de proximité »

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Cafétéria

En COMU/Dupriez : Café, thé, fontaine à eau, frigo, four à micro-onde, vaisselle… : un lieu convivial où se rencontrer sur le temps de midi ou pour une pause-café. En Érasme/Mercier : Au détour d’un couloir ou d’un bureau…

CAI (Coordination administrative d’institut)

La responsabilité administrative de l’institut et la gestion administrative de la recherche au sein de l’IL&C est assurée par laurence.mundschau@uclouvain.be (7.85.44), assistée de sandrine.degaye@uclouvain.be (7.96.13 ou 7.27.66). Leurs coordonnées et le descriptif des tâches qu’elles effectuent pour l’institut se trouvent sur le site de l’IL&C. Plus d’information ? www.uclouvain.be/325018.html

Calendrier

Voir « Agenda »

Carte d’identification

Il existe trois types de carte : les cartes de membre du personnel (magnétique), les cartes d’accès (magnétique) et les cartes d’étudiant (en papier plastifié).

• Ont une carte de membre du personnel : � les académiques � les administratifs � les permanents FNRS (chercheur qualifié, maître et directeur de recherche) � les scientifiques définitifs ou temporaires (PST = assistants) � les chercheurs scientifiques sur crédits extérieurs (= assist. de recherche)

• Ont une carte d’accès � Les boursiers de post-doctorat UCL � Les temporaires FNRS qui ont fini leur doctorat (chargé de recherche) � Les collaborateurs scientifiques � Les chercheurs visiteurs � Les chercheurs boursiers externes

• Ont une carte d’accès combinée avec la carte d’étudiant tous les inscrits au doctorat � Les boursiers de doctorat UCL � Les temporaires FNRS inscrits au doctorat (boursier de doctorat FNRS -

aspirants)

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� Les doctorants sur fonds propres (ou en co-tutelle) � Les chercheurs boursiers externes (s’ils font un doctorat)

Ces cartes se ressemblent physiquement (une carte bleue munie d’une puce incorporée, des nom et prénom, du numéro FGS ou NOMA et d’un numéro de carte), mais diffèrent quand aux services auxquels elles donnent accès. Globalement, ces trois cartes permettent :

• l'accès et l'emprunt de livres en bibliothèque, • l'accès aux bâtiments • l’accès aux salles didactiques • l'accès aux parkings • les photocopies sur les photocopieuses des bibliothèques

Les cartes d’accès et de membre du personnel permettent en outre :

• l’accès aux bâtiments en dehors des heures officielles d’ouverture (à demander pour activation)

• le prêt des livres en bibliothèque durant un délai plus long La carte de membre du personnel permet en outre :

• les avantages sociaux que l’UCL accorde à ses membres du personnel notamment certaines réductions dans les magasins.

Sur l’identité : www.uclouvain.be/331256.html Sur la carte : www.uclouvain.be/smartcard.html Sur les avantages sociaux : www.uclouvain.be/personnel-avantages.html Plus d’information ? Voir la brochure d’accueil des nouveaux chercheurs : www.uclouvain.be/375653.html

Carte de congé

Voir « Absence pour vacances, congés »

CECL (Centre for English Corpus Linguistics)

Le CECL est un centre de recherche spécialisé dans le développement et l’exploitation de corpus informatisés. Ses domaines d’activités privilégiés sont l’étude de la langue d’apprenants et la linguistique contrastive. Dans ces deux domaines, la recherche est basée sur des données authentiques de corpus, analysées tant quantitativement que qualitativement grâce à des outils et méthodes appropriés. Plus d’information ? www.uclouvain.be/en-cecl.html

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CENTAL (Centre de traitement automatique du langage)

Le CENTAL est un centre d'informatique spécialisé dans l'étude du traitement informatique des langues, une discipline qui s'est fait récemment connaître du grand public au travers d'applications commerciales à succès telles que la correction orthographique automatique, la reconnaissance de la parole, la traduction automatique, la recherche d'information. Plus d’information ? www.uclouvain.be/cental.html

Certificat médical

Voir « Absence pour maladie et incapacité de travail »

CESI (Médecine du travail)

La surveillance de santé des travailleurs fait l’objet d’un contrôle lors de l’engagement, régulièrement durant toute la durée du contrat, et à la demande de l’une des parties. Cette surveillance vaut tant pour l’aspect physique (yeux et écran, par ex.) que pour l’aspect psycho-social (stress, harcèlement, assuétudes). Les frais occasionnés par l’achat de matériel imposé par le CESI (rehausseur, repose-poignet, etc.) sont pris en charge par les frais de proximité sectoriel. Plus d’information ? www.uclouvain.be/38322.html

CLC (Cellule logistique et comptable)

Toute question relative à la gestion comptable et financière peut être adressée : o en priorité : daniel.laurent@uclouvain.be (7.49.38) o en Dupriez : myriam.chevigne@uclouvain.be (7.85.90) o en cas d’impossibilité : sonia.henrot@uclouvain.be (7.49.21)

Plus d’information ? www.uclouvain.be/394850.html

Clé

Voir « Frais de proximité »

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Crédit de fonctionnement

Les membres du personnel scientifique temporaire (PST = assistant) de l’IL&C reçoivent un subside de fonctionnement annuel de l’institut. Voir « Soutien financier de l’institut » Les boursiers de doctorat, de post-doctorat et les chercheurs (ou leur promoteur) reçoivent un crédit de fonctionnement qui leur permet de mener à bien leur recherche d’un point de vue logistique (achat de livre, de matériel, voyage, etc.). Pour en connaître les principes généraux d’utilisation, les montants et la liste des dépenses admissibles : contactez la coordinatrice administrative de l’institut (85.44) ou l’administration de la recherche de l’UCL (https://www.uclouvain.be/recherche-financement.html). Les chercheurs de l’institut basés en Erasme/Mercier bénéficient d’une allocation personnelle de proximité dispensée par le secteur. Voir aussi « Frais de proximité » A noter que tout achat dans le cadre d’un crédit de fonctionnement UCL ou extérieur (FNRS, FSR, ARC, PAI, UE, budget ordinaire de l’institut…) reste propriété de l’université. Voir aussi « Achat »

Crédit « bref séjour » du FNRS

Le FNRS finance (en partie) la participation à des colloques à l’étranger (Union européenne ou monde). Plus d’informations ? www1.frs-fnrs.be/fr/financer-les-chercheurs/ecoles-doctorales-congres-publications/congres-scientifique.html L’IL&C intervient également, notamment pour couvrir les frais non remboursés par le FNRS. Voir « Soutien financier de l’institut »

Crédit « organisation d’un colloque en Belgique » du FNRS

Le FNRS finance (en partie) l’organisation de colloques en Belgique. Plus d’informations ? www1.frs-fnrs.be/fr/financer-les-chercheurs/ecoles-doctorales-congres-publications/congres-scientifique.html L’IL&C intervient également, notamment pour couvrir les frais non remboursés par le FNRS. Voir « Soutien financier de l’institut »

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Communication (outils de)

Liste de diffusion, papier à lettres, présentation PPT de l’institut, rapport d’activité… : les divers outils de communication de l’ILC sont disponibles à la page www.uclouvain.be/267849.html

Congés

Voir « Absence pour vacances et congé » Voir « Absence pour maladie et incapacité de travail »

Courrier entrant

Le courrier entrant est relevé et déposé dans les boîtes à lettres des membres du personnel par les membres du secrétariat. Votre boîte à lettres personnelle se trouve :

• En COMU/Dupriez : dans la salle de reprographie du rez-de-chaussée (armoire « à casiers »)

• En Érasme/Mercier : généralement, à l’entrée du couloir où se trouve votre bureau Pour une distribution correcte de ce courrier, veuillez mentionner clairement le code « boîte aux lettres » qui vous est attribué, ainsi que le numéro de votre bureau :

• dans le répertoire • dans la signature du bas de votre mail • à toute personne susceptible de vous écrire

Quel est votre code « boîte aux lettres » ? En COMU/Dupriez : une seule boîte pour tous : L2.03.02 En Erasme/Mercier : une boîte par étage et par aile (vu la complexité du bâtiment Erasme)

• L3.03.02 : c.009, c.015, c.019, c.021 (rez-de-chaussée) • L3.03.11 : a.134-a.144 (décanat) • L3.03.12 : c.107-c.132 (couloir informaticiens et Cental) • L3.03.13 : b.114.20-b.176 (couloir ARKE) • L3.03.21 : b.241-b.274 et d.223-d.251 (couloir HIST) • L3.03.31 : b.341-b.372 + ERAS72 et b.449-b.469 (couloirs ROM 3e et 4e étages) • L3.03.32 : c.205-c.226 (AGLT), c.312-c.330 et c.414-c.426 (couloirs DEPE et

GLOR, 2e, 3e et 4e étages) • L3.03.33 : c.355-c.390 et c.464-c.490 (couloirs LMOD 3e et 4e étages)

Plus d’information ? www.uclouvain.be/365590

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Valider ou modifier ses coordonnées personnelles Les coordonnées personnelles détaillées dans le répertoire se gèrent au départ du bureau virtuel (après identification), selon le chemin suivant : « Mon bureau » => « Mon guichet personnel » => « Coordonnées professionnelles ». Cette identification relève de la responsabilité de chacun. Plus d’informations ? www.uclouvain.be/365821.html

Courrier sortant

Vers un service interne à l’université Envoi gratuit (sans affranchissement), en ce compris vers les bureaux de l’UCL à Bruxelles (Saint-Gilles et Woluwe), Mons et Charleroi. Prévoir deux jours de délai d’acheminement. Une boîte aux lettres « Courrier interne – sortie » se trouve à l’entrée des bâtiments Erasme et COMU/Dupriez. Glissez-y soit des enveloppes spécifiques à la distribution du courrier interne (grandes enveloppes A3 quadrillées, destinées à être utilisées plusieurs fois), soit une enveloppe normale avec l’adresse du destinataire et la mention « CI » ou « Courrier interne » clairement visible sur la face avant (dans le coin supérieur droit). Vers l’extérieur de l’université En COMU/Dupriez : le secrétariat affranchit et poste le courrier une fois par jour ; dépôt dans la salle de reprographie du rez-de-chaussée. En Érasme/Mercier : une boîte aux lettres « BPost » se trouve à l’extérieur du bâtiment Érasme, juste à côté de la porte d’entrée. Affranchissement En COMU/Dupriez : le secrétariat affranchit et poste le courrier une fois par jour ; dépôt dans la salle de reprographie du rez-de chaussée. En Érasme/Mercier : chaque membre de l’institut a droit à un nombre précis de timbres par an ; le surplus est à financer sur fonds propres ou via l’allocation personnelle de proximité. Voir aussi « Frais de proximité ».

Courrier électronique

Votre adresse de courrier électronique est composée, normalement, de votre prenom.nom@uclouvain.be. Vous pouvez consulter votre courrier électronique et envoyer vos messages à partir de votre poste informatique via un logiciel au choix (Eudora, Thunderbird, Microsoft Outlook), mais aussi de n'importe quel navigateur Web. Certains « webmail » sont d’ailleurs accessibles via le bureau virtuel :

• Squirrel Mail : www.uclouvain.be/mail • Communications Express (avec un agenda intégré) :

https://mail.sgsi.ucl.ac.be:8443/uwc

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Pour paramétrer votre webmail, contactez votre responsable informatique : • En Erasme/Mercier : Boris Maroutaeff (7.49.62) • En COMU/Dupriez : Pascal Frisque (7.26.70).

Déplacement

L’UCL rembourse en partie les frais de déplacement domicile-lieu de travail de ses membres, selon leurs statuts. Voir « Avantages sociaux » Il est également possible de se faire rembourser ses frais de déplacement pour raison scientifique et pour mission de service. Voir « Note de frais » et « Voyage » En cas de déplacement pour mission de service, il faut impérativement avertir le service des assurances AVANT de partir, afin d’être couvert par l’assurance de l’université. Voir « Assurances »

DIAL

Dial-PR est le Dépôt institutionnel de l'Académie Louvain. Il permet de consulter et de compléter les publications des chercheurs de l’Académie. Pour consulter DIAL-PR : dial.academielouvain.be Pour compléter DIAL-PR avec ses publications personnelles, dial.academielouvain.be/valet En cas de problème, contacter les bibliothécaires fabrizio.tinti@uclouvain.be (BSPO) ou virginie.alavoine@uclouvain.be (BFLT).

Fax

Le numéro de fax de l’IL&C est le ++ 32 (0)10 47 32 35. Le fax est situé dans le bureau de la coordinatrice administrative de l’institut (Erasme - C.009).

Fiche de paie

La fiche de paie est uniquement disponible sous forme électronique. Elle est accessible à chaque membre du personnel via son bureau virtuel. Plus d’informations ? www.uclouvain.be/356665.html

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FGS

Voir « Matricule »

Formation

Langues, informatique, gestion d’équipe, assertivité… : la cellule formation (FORM) de l’université offre à ses membres divers modules répartis sur toute l’année. Les thématiques et le calendrier des formations, ainsi que les procédures pour y avoir accès sont disponibles sur : www.uclouvain.be/form.html

Fournitures de bureau

Voir « Frais de proximité »

Frais de proximité

Un budget sectoriel dit « de proximité » garantit aux membres de l’institut la prise en charge des frais suivants :

• Téléphone/fax/réseau • Accès réseau (prise intranet/ethernet) • Petites fournitures de bureau • Impressions laser • Reprographie • Assurances mission, sur demande justifiée • Mobilier : uniquement équipement de base (bureau, chaise, armoire) • Installation (transfert de ligne, clé, etc.) • Frais postaux minimaux, hors timbreuse, hors DHL • Frais occasionnés par les recommandations de la médecine du travail (CESI)

En cas de besoin par rapport à ces différents éléments : En COMU/Dupriez :

La gestion quotidienne du budget de proximité est assurée par le secrétariat de la commission de programme, et plus particulièrement par valerie.loutsch@uclouvain.be (7.26.74).

En Erasme/Mercier : La gestion quotidienne du budget de proximité est assurée par la cellule logistique et comptable (CLC) de la faculté FIAL, sonia.henrot@uclouvain.be (7.49.21). • Impressions :

� 50 euros/an pour les membres du personnel académique définitif et pour les membres du personnel scientifique à plus de 50%, ainsi que pour les chercheurs visiteurs présents plus de 3 mois ;

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� 25 euros/an pour les 50% et moins, les APH et les chercheurs visiteurs moins de 3 mois ;

� ce montant de 50 euros permet environ 2000 copies noir et blanc (300 copies couleurs) ; un compteur est affiché en bas de l’écran d’ordinateur. Lorsque le crédit arrive à échéance, vous êtes averti.

• Photocopies : � 30 euros/an pour le personnel académique définitif, le personnel

scientifique, les académiques payés à l’heure et les chercheurs visiteurs ; � ce montant est octroyé à l’aide d’un document (vignette) à remettre au

comptoir de la bibliothèque. Il sera crédité sur la carte magnétique. Lorsque le crédit arrive à échéance, il faut recharger la carte (fonds propres, autre vignette, etc.).

• Fournitures de bureau (bic, farde, post-it…) : � l’équivalent de 40 euros/an pour les membres du personnel académique

définitif, pour les membres du personnel scientifique et pour les chercheurs visiteurs ;

� une liste du matériel de procure est disponible auprès de Sonia Henrot. Une commande générale a lieu annuellement.

• Assurance « mission » : demande motivée à introduire auprès de la CLC (Sonia Henrot). Le budget sectoriel prend en charge les membres du personnel académique définitif et les membres du personnel scientifique ; l’IL&C prend en charge les autres membres de l’institut.

• Allocation personnelle de proximité : � de 120 euros/an maximum, au prorata du taux d’occupation, à tous les

membres du personnel académique définitif ainsi qu’à tous les membres du personnel scientifique engagés à plus de 50% ;

� de 60 euros/an (minimum fixe garanti) pour tous les membres du personnel académique définitif et pour tous les membres du personnel scientifique engagés à 50% ou moins ;

� cette allocation annuelle peut être ventilée sur les postes « procure », « impressions » ou « photocopies » en fonction de vos besoins personnels. En tout état de cause, l’utilisation de cette allocation est laissée à votre discrétion, dans le respect de l’application des règles budgétaires en vigueur à l’UCL.

Plus d’informations ? www.uclouvain.be/283592

Frais de déplacement

Voir « Assurance » Voir « Avantage sociaux » Voir « Note de frais » Voir « Voyage »

Impression

Voir « Frais de proximité »

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Infirmerie

Voir « Secourisme »

Informatique

Au niveau central, un catalogue des services informatique reprend les nombreux services rendus par les équipes informatiques. Vous y trouverez un descriptif de ces services (logiciels, stockage des données, identification, helpdesk, salles informatiques, wifi, accès internet distant…), le public concerné et comment y accéder mais aussi de très nombreuses pages explicatives. Plus d’information ? www.uclouvain.be/8109 Au niveau local, les personnes ressources au sein du service informatique de proximité sont :

• En COMU/Dupriez : Pascal Frisque (7.26.70) • En Erasme/Mercier : Boris Maroutaeff (7.49.62)

Le help desk fournit un support informatique global aux membres de l'UCL. Accessible par téléphone, de 8h30 à 17h30 tous les jours ouvrables sans interruption. Formez le 82.82 (ou 010.47.82.82 de l'extérieur de l'UCL). Écrivez au 8282 @uclouvain.be Voir « Achat/Achat de matériel informatique » Voir « Logiciels et bases de données »

Jobiste

L’IL&C est inscrite au service « job » de l’UCL. Si vous souhaitez engager un-e jobiste, contactez la secrétaire de l’institut (7.96.13 ou 7.27.66) qui vous accompagnera dans la procédure à suivre et les modalités de financement. Plus d’informations ? www.uclouvain.be/16175.html

Liste de diffusion

L'IL&C dispose de diverses listes de diffusion, disponibles via la page « outils de communication » : www.uclouvain.be/267849.html Pour de plus amples informations sur les listes de diffusions de l'UCL : www.uclouvain.be/34484.html (après identification).

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Logiciels et bases de données

Le détail des outils informatiques et logistiques appartenant à/géré par l’institut se trouve sur le site de l’ILC, à la page www.uclouvain.be/367341.html Par ailleurs, les responsables informatiques de proximité (voir « Informatique ») sont disponibles pour vous aider à trouver l’outil dont vous avez besoin, soit au sein de l’université, soit à l’extérieur. La plateforme « Support en méthodologie et calcul statistique » possèdent de nombreux outils et rend de nombreux services (formation, documentation, consultance) : www.uclouvain.be/smcs.html Voir « Achat/achat de matériel informatique » Voir « Informatique »

Maladie

Voir « Absence pour maladie et incapacité de travail »

Matériel de bureau

Voir « Frais de proximité »

Matériel informatique/audiovisuel

Voir « Logiciels et bases de données » Voir « Informatique » Voir « Achat/achat de matériel informatique »

Matricule (numéro de)

Lorsque vous êtes encodé dans la base de données de l'UCL, soit comme chercheur, soit comme étudiant, votre numéro de matricule FGS (pour les chercheurs) ou NOMA (pour les étudiants) est généré. Ce numéro permet d’ouvrir ensuite un compte utilisateur global avec un identifiant global (login) et une adresse de courrier électronique. Plus d’information ? www.uclouvain.be/280638.html

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Médecine du travail

Voir « CESI »

NOMA

Voir « Matricule »

Note de frais

Certaines dépenses spécifiques, comme les frais de restaurant ou les frais de voyage, peuvent être remboursées par note de frais sous certaines conditions. Des informations sur la note de frais sont disponibles à l’adresse suivante : www.uclouvain.be/444248.html Le formulaire de note de frais est disponible à l’adresse suivante : www.uclouvain.be/376554.html Attention, le formulaire à remplir est différent selon que l’on soit membre de l’UCL ou extérieur (un conférencier à qui l’on rembourse les frais de transport, par exemple). Toute note de frais est obligatoirement accompagnée de l’original des documents justificatifs (tickets, facture, boarding pass…). Pour les frais de restaurant, la souche TVA est obligatoire. Pour les frais de voyage, même commandés et payés via l’agence Carlson, les boarding pass et tickets de train sont obligatoires. Plus d’information ? www.uclouvain.be/79256.html Ou via la cellule logistique et comptable (CLC) :

• Erasme : daniel.laurent@uclouvain.be (7.49.28) • Comu : myriam.chevigne@uclouvain.be (7.85.90)

Voir « Achats » et suivants

Objets perdus/objets trouvés

Plus d’information ? www.uclouvain.be/97053.html

Organisation d’événement

L’organisation d’événement (colloque, éméritat, etc.) nécessite souvent un support logistique (réservation de salle, de traiteur, réception des paiements, etc.).

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Cette aide logistique peut être apportée : • Pour Erasme/Mercier : par la cellule logistique événements (CLE) : N. Coisman

www.uclouvain.be/283590.html • Pour COMU/Dupriez : par le CECOM : www.lececom.be

De façon plus générale, la secrétaire de l’institut (7.96.13 ou 7.27.66) et la coordinatrice administrative (85.44) sont à votre disposition pour coordonner l’accompagnement logistique.

Papier à lettre

Modèle de papier à lettre à en-tête IL&C via www.uclouvain.be/267849.html

Parking

Les parkings réservés à l’UCL sont accessibles : • gratuitement : à l’aide d’une vignette à apposer sur le pare-brise du véhicule et de

votre carte magnétique • sur abonnement : via votre carte magnétique et après paiement de la redevance.

Pour obtenir une vignette ou un abonnement : www.uclouvain.be/10878

Photocopie

Voir « Frais de proximité »

Plan des locaux

Les bâtiments où sont situés les chercheurs de l’institut ont un nom et un code, destinés à faciliter la distribution du courrier (voir « Courrier »).

• SH01 : Dupriez (COMU/Recom) • SH09 : Erasme • SH13 : Mercier

Une vision de l’ensemble des locaux disponibles à l’UCL, de leur occupation et de leur mode de réservation se trouvent à la page www.uclouvain.be/5486.html

Pôles

Chaque institut, s’il le souhaite, peut se structurer en pôle. Ce troisième niveau est d’abord administratif. Il permet de regrouper les chercheurs dans une unité plus petite que l’institut,

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afin de faciliter le traitement des listes de diffusion, l’encodage des publications, l’attribution des budgets et des locaux, etc. Après avoir été unitaire, l’IL&C a décidé en 2013 de se structurer en deux pôles thématiques :

• le pôle de recherche en communication (PCOM) – resp. : Marc Lits • le pôle de recherche en linguistique (PLIN) – resp. : Sylviane Granger

Suite à cette réorganisation, le président de l'institut a délégué au responsable de pôle l'instruction, mais non la signature, des dossiers suivants :

• définition des fonctions et des profils qui y sont attachés en matière de recrutement d'académiques et d'assistants au cadre ;

• renouvellement des contrats d’assistants au cadre. Par ailleurs, le responsable de pôle gère une quote-part du budget ordinaire, à savoir : soutien à l'organisation de manifestations scientifiques, accueil des visiteurs, affiliation institutionnelle à des sociétés savantes.

Portail

La coordinatrice administrative et la secrétaire de l’institut alimentent les pages IL&C du portail. Vous pouvez leur transmettre toute information que vous souhaitez y voir figurer. Les informations relatives à la gestion centrale du portail UCL se trouvent sur la page www.uclouvain.be/projet-portail.html

Poster

Document « Réaliser des posters efficaces » (Stéphanie Kleinen) : www.uclouvain.be/cps/ucl/doc/ir-ilc/documents/Conseils_realisation_posters_ILC.pdf Service d'impression de posters (formats et tarifs variés) : www.uclouvain.be/33635.html

Procure

Voir « Frais de proximité »

Recherche

Gestion de la recherche UCL est organisée : • En central, par ADRE (Administration de la recherche).

Les personnes de contact diffèrent en fonction du type de mandat/projet de recherche. Soyez donc attentif à contacter la bonne personne. Plus d’information ? https://www.uclouvain.be/recherche.html

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• En local, par la coordinatrice administrative de l’institut. N’hésitez pas à la contacter (7.85.44).

Calendrier des appels à proposition de recherche Année par année (avec archives depuis 2004) : www.uclouvain.be/recherche-appels.html Ce calendrier est également disponible au départ du site web de l’ILC (Menu « Aide à la recherche »). Financement de la recherche : Classement par bailleur de fonds : https://www.uclouvain.be/recherche-financement.html Inventaire des projets de recherche de l’UCL : http://rch2011.adre.ucl.ac.be Outils du chercheur www.uclouvain.be/recherche-outils.html

RECOM (Recherche en communication)

Le Centre de Recherche en Communication a pour objectif de développer les connaissances et fédérer la recherche dans le domaine des sciences de la communication à l'UCL. Il a pour ambition de constituer un pôle de référence international dans ce domaine. Il rassemble les membres du GReMS (Groupe de Recherche en Médiation des savoirs), du LASCO (Laboratoire d'Analyse des Systèmes de Communication) et de l'ORM (Observatoire du récit médiatique). Plus d’information ? www.uclouvain.be/recom.html

Répertoire

Toute validation et/ou modification des données téléphoniques renseignées dans le répertoire se gère au départ du bureau virtuel (après identification), selon le chemin suivant : « Mon bureau » => « Mon guichet personnel » => « coordonnées professionnelles ». L’exactitude des données renseignées est de la responsabilité individuelle de chacun. Plus d’informations ? www.uclouvain.be/365821.html

Réservation des locaux

Pour réserver un local en Erasme/Mercier : reservations-fial@uclouvain.be (7.48.51 ou 7.31.56) Pour réserver un local en Espo (Dupriez, Leclerq) : fabienne.fitch@uclouvain.be (7.85.91)

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Pour visualiser l’occupation des locaux et les personnes responsables de leur réservation plus largement dans l’UCL : www.uclouvain.be/5486.html

Règlement

IL&C : le règlement d’ordre intérieur (ROI) de l’IL&C est disponible à l’adresse suivante (après identification) : www.uclouvain.be/cps/ucl/doc/ir-ilc/documents/SSH_-_ROI_ILC__CAC_29-04-13.pdf CORSCI : contrats, règlements et statuts du chercheur sont détaillés à la page : https://www.uclouvain.be/cps/rde/xchg/SID-7D97FE53-8F240A46/ucl/hs.xsl/11620.html UCL : Tous les règlements de l’université sont disponibles au départ de la page www.uclouvain.be/314122.html. On peut également y avoir accès au départ du pied de page de toutes les pages du portail (bouton « règlements »), après identification.

Salle de presse et JT

Le centre de recherche en communication (RECOM) de l’ILC gère une petite salle de presse, qui offre aux utilisateurs un éventail de quotidiens et d’hebdomadaires parmi lesquels figurent les principaux titres de la presse belge et francophone, mais également de nombreux périodiques et revues scientifiques. Plus d’informations ? www.uclouvain.be/358379.html Par ailleurs, RECOM enregistre tous les journaux télévisés du soir (prime time) de la RTBF et de RTL-TVi depuis une vingtaine d’années (en VHS d’abord, au format MP4 depuis 2006). Cette collection est accessible sur place, pour tout chercheur qui en fait une demande motivée. Enfin, l'UCL dispose d'une Salle de presse rassemblant de nombreux quotidiens et hebdomadaires ainsi qu'une collection de journaux qui comporte déjà environ 1.400 titres de quotidiens et d'hebdomadaires couvrant les XVIIIe, XIXe et XXe siècles. Plus d’informations ? www.uclouvain.be/309959.html

Secourisme

En Erasme/Mercier : une trousse de secours est accessible au bureau de la coordinatrice administrative de l’institut, au C.009.

En COMU/Dupriez : une trousse de secours est accessible au bureau de l’une des secrétaires de la commission de programme.

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Secrétariat

Le secrétariat de l’institut est assuré par sandrine.degaye@uclouvain.be (7.96.13 ou 7.27.66), sous la responsabilité de la coordinatrice administrative. Leurs coordonnées et le descriptif des tâches qu’elles fournissent pour l’institut se trouvent sur le site de l’IL&C. Plus d’information ? www.uclouvain.be/325018.html

SMCS (Support en méthodologie et calcul statistique)

La cellule de support en méthodologie et calcul statistique (SMCS) apporte une expertise et un accompagnement dans l’utilisation de méthodes et logiciels de statistique aux membres de la communauté universitaire. Les activités principales du SMCS s’articulent selon cinq axes : la consultance, la formation aux logiciels, le calcul statistique, la documentation et le réseau de compétences. Les domaines couverts par ces activités sont très variés : la biostatistique, la chimiométrie, la psychométrie, la planification et l’analyse d’enquêtes, le data-mining, la statistique industrielle, les logiciels de statistique, la programmation avancée en SAS ou R, le data management, l’analyse de données, la statistique non paramétrique ou bayésienne, etc.

Plus d’information ? www.uclouvain.be/smcs.html

Sociétés savantes

L’ILC est affilié à plusieurs sociétés savantes. Plus d’informations ? www.uclouvain.be/364060.html

Soutien financier octroyé par l’institut

Organisation de colloque, jury de thèse, allocation personnelle, traduction… L’IL&C octroie divers subsides à ses membres dans le cadre de leurs missions de recherche. Plus d’informations ? www.uclouvain.be/318352.html

Téléphone (numéros utiles)

Quelques numéros utiles : • 22 22 : Urgence • 24 24 : Permanence • 82 82 : Help desk

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• 85 85 : Téléphonie • 89 89 : Dépannage / maintenance (robinet que coule, lampe défectueuse, etc.)

Téléphone

Le bureau où vous vous trouvez est équipé d’un téléphone numérique. Explication et mode d’emploi : www.uclouvain.be/si-telephonie.html Toute validation et/ou modification des données téléphoniques renseignées dans le répertoire se gère au départ du bureau virtuel (après identification), selon le chemin suivant : « Mon bureau » => « Mon guichet personnel » => « Coordonnées professionnelles ». L’exactitude des coordonnées est de la responsabilité de chacun. Plus d’informations ? www.uclouvain.be/365821.html

Timbres

En COMU/Dupriez : le secrétariat affranchit et poste le courrier une fois par jour ; dépôt dans la salle de reprographie du rez-de chaussée. En Érasme/Mercier : chaque membre de l’institut a droit à un nombre précis de timbres par an ; le surplus est à financer sur fonds propres ou via l’allocation personnelle de proximité. Voir « Courrier sortant » Voir « Frais de proximité »

Timbreuse

Pour les gros envois (mailing, invitations à colloque, etc.), l’IL&C bénéficie d’un accès (avec code) à la timbreuse de Halles. Pour en connaître le mode financement et en bénéficier, contactez la secrétaire de l’institut (7.96.13 ou 7.27.66).

Thèse

Les procédures et relations entre promoteur, CDD et doctorant se gèrent au niveau de la faculté :

• Pour Erasme/Mercier : voir « Faire un doctorat en langues et lettres » : www.uclouvain.be/273619.html - Contact : Valérie Martin (7.26.40)

• Pour COMU/Dupriez : voir « Faire un doctorat en infocom » : www.uclouvain.be/4892.html - Contact : Marie-Hélène Chassagne (7.39.54)

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L’IL&C octroie un soutien financier à la tenue du jury de doctorat et à l’impression de la thèse chez un éditeur. Voir « Soutien financier de l’institut »

Traduction

Le Centre de traduction de Louvain (CTL), localisé au sein de la Faculté de philosophie, arts et lettres, centralise les demandes de traduction et de révision de textes (français, néerlandais, anglais) émanant de membres du personnel de l'UCL. Ce service est particulièrement utile aux chercheurs qui souhaitent obtenir la traduction/révision d'articles scientifiques, de curriculum vitae, de descriptions de projets, etc. Une fois réceptionnées, les demandes sont réparties entre les membres d'une équipe de traducteurs/réviseurs free-lance sélectionnés par le CTL. La gestion académique du CTL est assurée par un membre de l'Institut, Sylviane Granger, et la gestion administrative est assurée par Margaret Mulcahy. Plus d’informations ? www.uclouvain.be/322342.html D’autres langues ou d’autres traducteurs ? www.uclouvain.be/cps/ucl/doc/ir-ilc/documents/TraductionRevisionMODALITE.pdf L’IL&C octroie un soutien financier à la traduction. Voir « Soutien financier de l’institut »

TVA

Le numéro de TVA de l’UCL est BE419.052.272

Vacances

Voir « Absence pour vacances et congé »

VALIBEL (Centre de recherche Valibel – Discours et variation)

VALIBEL est un centre de recherche qui étudie la variation de la langue dans son contexte social, en analysant des données principalement (mais non exclusivement) orales, avec les méthodes de la sociolinguistique, de l’analyse du discours et de la linguistique de corpus. Plus d’informations ? www.uclouvain.be/valibel.html

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Visiteurs

Pour accueillir un professeur ou un chercheur visiteur : www.uclouvain.be/16176.html La secrétaire de l’institut se charge des démarches administratives à organiser avec le service du personnel, et de la communication de l’arrivée des chercheurs aux secrétariats facultaires. Les pôles de recherche de l’institut octroient un soutien financier au membre de l’institut qui accueille ce visiteur. Voir « Soutien financier de l’institut »

Voyage

Pour les voyages effectués par les membres du personnel de l'Université dans le cadre de leurs activités professionnelles, l’UCL a passé un accord avec l’agence de voyages Carlson Wagonlit Travel. Il reste bien sûr possible d’organiser son voyage personnellement et de se faire rembourser ensuite par note de frais. Mais il faut alors se renseigner sur les modalités de facturation et de remboursement, au risque de se voir refuser le remboursement. L’IL&C octroie un soutien financier au membre de l’institut qui se déplace pour raison scientifique. Voir « Soutien financier de l’institut » Plus d’information ? www.uclouvain.be/79497.html Via le secrétariat de l’institut ou la cellule logistique et comptable (CLC) : www.uclouvain.be/283606.html

• Erasme : daniel.laurent@uclouvain.be (7.49.21) • Comu : myriam.chevigne@uclouvain.be (7.85.90)

Voir « Note de frais »