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Une étude réalisée par Cap’Com et copilotée avec Didier Rigaud, maître de conférences à l’Université Bordeaux Montaigne
ÉtudeLes intranets du secteur public
Étude Cap’Com 2017 : les Intranets du secteur public
Depuisunedizained’années,lesgrandescollec4vitéslocales-quiregroupentsouventplusieursmilliersd’agents-sesontdotéesd’unintranet.Perçuàl’originecommeunmoyendecommunica4onetcommeunebasedocumentaireinterne,l’ou4lévolueverslesprocéduresonlineetl’espacedetravailcollec4f.Cetétude,conduiteenjanvier2017auprèsde250organismespublicsetcollec4vitéslocalesreprésenta4vesdesquelque2500grandescollec4vités,dressel’étatdeslieuxetrendcomptedeceJeévolu4on.
Les intranets du secteur public : à l’aube d’une importante transformation
SocialCollaboratif
Information
§ Actualité, documentation, moteur de recherche, services pratiques…
§ Co-édition, Agenda partagé, Wiki, Blog, Forum …
§ Réseau social, like, commentaires,…
Bureau virtuel
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Étude Les intranets du secteur publicSommaire:I–Quelleestlaplacedel’intranetpourlescollec6vitésetorganismespublics?II–Quelssontlescontenusdisponiblessurlesintranetspublics?III-Commentsontalimentéslescontenusdesintranetspublics?IV-Quelssontlesusagesdesintranetspublics?
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I – Quelle est la place de l’intranet dans le secteur public ?
§ Lesintranetssedéveloppentdanstouteslesgrandescollec6vitésetorganismespublics
§ Créésilyasouventprèsde10ans,ilsabordentunepérioded’importantesrefontes
§ Ilssontdeplusenplussouventconfiésàlacommunica6oninterne
§ Ilssontdevenusunou6lcentraldanslesstratégiesdecommunica6oninterne
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Disposezvousd’unintranet?
Le quart des organismes ayant répondu ne dispose pas d’un intranet
Oui75%
Non25%
Base:248répondantsàl’enquête
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Pour les organismes n’ayant pas d’intranet, le premier frein est le manque de moyens humains et financiersPourquellesraisonsprincipalesvotreorganismenedisposepasd’unintranet?
9%
9%
11%
18%
30%
Manqued'intérêtdelaDG
Pasdeservicecominterne
Pe6tetailledel'organisme
Manquedetemps
Manquedemoyens
Base:40répondantsn’ayantpasd’intranet
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3/4 des organismes n’ayant pas encore d’intranet prévoient d’en créer un prochainementEnvisagez-vousdecréerunintranetdanslesprochainesannées?
Base:40répondantsn’ayantpasd’intranet
OUI76%
NON24%
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Pour les organismes ayant un intranet, l’outil est indispensable dans les stratégies de com interneQuelleestlaplacedel’intranetdansvotredisposi=fdecommunica=oninterne?
70%
25%
5%
C'estunou6lcentraldontonnepeutsepasser
C'estunou6lcomplémentairedetouslesautres
L'intranetn'estpasindispensable
Base:248répondantsàl’enquête
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50% des intranets ont plus de 10 ans et ont souvent été conçus à l’origine par les DSIDepuisquanddisposez-vousd’unintranet?
Dixansetplus53%4à9ans
33%
1à3ans10%
Moinsd'unan4%
Base:208répondantsayantunintranet
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• 50%desintranetsontétérefondusaucoursdestroisdernièresannées
• 29%desintranetsontconnuunerefontedepuisunan
Base:208répondantsayantunintranet
Les intranets connaissent depuis trois ans d’importantes refontes
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Aujourd’hui, c’est la com interne qui est le principal service gestionnaire de l’intranetQuel(le)direc=onouserviceestprincipalementresponsabledelages=ondel’intranet?
Communica6oninterne60%
Communica6onexterne8%
DG3%
DRH2%
DSI13%
Autre14%
Base:208répondantsayantunintranet
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69% des intranets mobilisent moins d’un agent au sein des équipes restreintes de communication interneQuellechargedetravailreprésentel’administra=ondel’intranet(horsrefonte)enéquivalenttemps-plein(ETP)?
Moinsde0,5ETP37%
Entre0,5et1ETP32%
Entre1et2ETP14%
Plusde2ETP5%
Sansréponse12%
Base:208répondantsayantunintranet
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• «Notreintranetn’avaitpasévoluédepuis14ans,nousavionsdesdifficultésdemiseàjourcarlaplateformetechniquechoisieparlaDSIn’étaitplusadaptée».
• «Développéeninterneen2004,notreintranetétaitdevenuconfus,ilétaitdifficiled’ytrouverl’informa=on».
• «LeprojetderefonteaétéportéparlaDGSquienafaitl’annonceauxvœux».
• «Ilyaunchefdeprojettechnique,unchefdeprojetcominterne,uncomitédepilotageetnoussommesaccompagnésparleservicejuridique».
• «C’estuneini=a=vedelacominternequiapilotéleprojetavecl’appuidelaDSI,avecquionadéveloppédesou=lscollabora=fs.»
Verbatims : les raisons d’une refonteÉtude Cap’Com 2017 : les intranets du secteur public
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FOCUS Les noms des intranets publicsè Noms«techniques»issusduvocabulairedel’universduwebIntralien,Intracom,Intragglo,l’Intr@,equip’web,pl@net,@nous,pl@nerMSA,e-acteursèNomsintégrantceluidelacollec6vitéFinisnet,Aintranet,Paupyrenet,Intranaude,Intralille,Aulnet,Intr@Combsè LesacronymesSPIServicedePartagedel’Informa4on,LEOLieud’Echangeetd’Organisa4on,
IDEAIntranetdesAgentsèLesnomssimilairesàceuxdespublica6onsinternesTraitd’Union,Acteurs,Synergie,leKiosque,Coulisses,EspaceagentèLesnomscourtscommeunsurnometoriginauxTilt,Iris,Yris,D’clic,Diva,Eole,Maia,Prismo,Fileo,Pedro,Zig-Zag,Octopus,Oasis,Totem
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II – Quels sont les contenus disponibles sur les intranets publics
§ Lesintranetsrestentprincipalementdesou6lsd’informa6onetdedocumenta6on,loind’êtredesréseauxsociauxinternes
§ Ilsu6lisentunegrandediversitédetechnologiesnumériquesmaisfontencorepeudeplaceàl’audiovisuel
§ Desespacessontdeplusenplussouventouvertsàdesgroupesd’u6lisateursspécifiques
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Les intranets ont plutôt une fonction d’information et de documentation...Quelle(s)fonc=on(s)l’intranetremplit-il?(réponsesmul=ples)
100%
67%
59%
12%
Miseàdisposi6ond'informa6onetdedocuments
Réalisa6ondedémarches,congés,réserva6ons,…
Miseàdisposi6ond'ou6lscollabora6fs
RéseauSociald'Entreprise
Base:208répondantsayantunintranet
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Encore peu d’outils collaboratifs sont disponibles sur les intranets
Lesautresou6lscités:Messagerieinstantanée,webconférence,micro-blogging,radiointerne,FAQ,…
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97% InfosRH 93% Actualitésdelacollec6vité92% Annuaireinterne 91% Organigramme85% Modèlesdedocuments 71% Téléprocédures70% Journalinterne 61% Docdetravailpartagés59% Actesduconseil 59% Associa4ondupersonnel44% Trombinoscopedesélus 43% Expressionsyndicale42% Menusdurestaurant 6% Editooumessaged’unélu
Les intranets montrent une grande diversité d’informations disponibles
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Encore 40% des intranets ne disposent pas d’espaces réservés à des groupes d’utilisateurs
OUI
NON
Disposez-voussurvotreintranetd’unouplusieursespacesréservésàcertainsgroupesd’u=lisateurs?
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13%$
24%$
49%$
49%$
58%$
Autre$
Les$élus$
Des$communautés$par$projets$
L'encadrement$
Certains$services$
Lorsqu’ils existent, à qui sont dédiés les espaces utilisateurs au sein des intranets ?
Certainsservices
L’encadrement
Descommunautésparprojets
Lesélus
Autre
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Lessyndicatsdisposent-ilsd’unespaced’expressiondédié?
Moins d’un syndicat sur deux s’exprime sur les intranets
Non90%
Oui10%
L’expressionsyndicaledanslapresseinternedescollec6vitéslocales(étudeCap’Com–DidierRigaud2016)Oui
46%
Non54%
Base:208répondantsayantunintranet
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Les intranets présentent essentiellementdes supports écrits et illustrésQuelstypesdeformatssontdisponiblessurl’intranet?
Base:208répondantsayantunintranet
Beaucoup90%
Unpeu10%
Lessupportsécrits Aucun4%
Unpeu45%
Beaucoup51%
L'iconographie
Unpeu63%
Aucunes31%
Beaucoup6%
Lesvidéos
Aucuns83%
Unpeu14%
Beaucoup3%
Lesdocumentsaudios
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Les intranets ont été développés sur une grande diversité de supports techniquesCommentl’intranetat-ilétédéveloppé?
48%
26%
16%
10%
Ou6ldéveloppésurCMS
Ou6lclefenmainconfigurépourl'organisme
Systèmed'informa6oncomplexecomportantplusieursou6ls
Unextranet
Base:208répondantsayantunintranet
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Une grande diversité de logiciels
Et aussi :Group Wave, Nuxeo, Dreamweaver, Google Apps, Lotus Notes, Spip, CMS Eolos, Modalin, Kportal, E-Majine, Zope CPS,Open Info Live, Infoglue, Mysql, ASP + PHP, Exo Platform, Active Portail, Ovidentia, Isotool OCS, EZ Publish, Jahia et Alfredo, Interligo, Own Cloud, …
Surquellogiciela-t-ilétédéveloppé?
19%
9%
8%
8%
7%
6%
3%
2%
1%
Sharepoint(Microsoi)
Wordpress
JCMSJalios
Drupal
Jumla
Typo3
Développementeninterne
Ametys
Liferay
Base:208répondantsayantunintranet
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Les intranets sont de plus en plus souvent conçus pour une lecture mobileL’intranetest-iladaptépouruneu=lisa=onsurtableWeet/ousmartphone?
Non66%
Oui34%
Base:208répondantsayantunintranet
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• «Nousavonsconduitenamontunimportanttravailderecueildesbesoinsavecdesfocusgroupes.Puisnousavonsélaboréunportailidéalquinousapermisdedéfinirlecahierdeschargesetd’animerledialoguecompé==fensuite».
• «Lesateliersspécifiquesaveclesserviceslesplusstratégiques-quiproduisent90%ducontenu-nousontpermisdeconstruirelecahierdescharges».
• «Onestpar=del’existantenproposantuneanalysecri=quedel’intranetencours.Puisonamenéuntravailengroupe,letoutréaliséen=èrementeninterne».
• «L’équipeprojetapassébeaucoupdetempsencommun.Maisaprèsavoirlancél’intranet,onaarrêtétrèsvitedesevoir,ilfautconserverladynamiqueaprès».
Verbatims La méthode employéeÉtude Cap’Com 2017 : les intranets du secteur public
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Verbatims Les difficultés rencontrées
• «Nousavonsreculésurlamiseenplaced’unRSE.Caviendraplustard,onseconcentresurlawebTVetlejournalradio».
• «Rendrel’intranetaccessibleàtousétaittropcheràcauseducoûtannueldeslicences».
• Nousn’avonspaspurefondrel’annuaire:nousn’enn’avionspaslesmoyens,notammenthumains».
• «L’interopérabilitéaveclesystèmeRH,notammentpourconnecterl’organigrammedynamiqueaveclesfichesagents,aétéunproblèmecomplexe».
• «Nousavonsrencontrédesproblèmesdeges=ondelavidéo,trèsconsommatricederessourcessurlesserveurs».
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III – Comment sont alimentés les contenus des intranets publics
§ Comitéderédac6onoucontributeurs?Plusieurssolu6onsexistent
§ L’anima6ond’unréseaudecontributeursresteunedifficulté
§ Remontéed’informa6onetpar6cipa6onàlarédac6onsontindissociables
§ Lavalida6ondescontenusestsouventassuréeparlacominterne
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Les intranets : des contenus validés par la com interne, bien davantage que pour le bulletin interne
3%
3,50%
6%
9%
13%
23%
61%
Pasdevalida6on
LewebmasteroulaDSI
Élusoucabinet
Communica6onexterne
Direc6ondesressourceshumaines
DGS/Direc6ongénérale
Communica6oninterne
Quivalidelescontenusdel’intranet?
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Seul 1/3 des répondants dispose d’un comité de rédactionExiste-t-iluncomitéderédac=onouéditorialdédiéàl’Intranet?
NON
OUI
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La communication interne est majoritairementReprésentée dans les comités de rédaction
Quicomposelecomitéderédac=onoulecomitééditorial?
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Plus de 2/3 des répondants disposent d’un réseau de contributeursDisposez-vousd’unréseaudecontributeurs?
Oui77%
Non23%
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Remontée d’information et rédaction sont indissociablesQuelestlerôledevotreréseaudecontributeurs?
Rédac6onuniquement
10%
Remontéed'informa6onuniquement
26%Remontée
d'informa6onetrédac6on
64%
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Les contributeurs sont accompagnés plutôt via de la formation
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Les contributeurs ne se réunissent pas systématiquementLescontributeurssont-ilsréuniscollec=vement?
Non73%
Oui27%
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Les réunions de contributeurs sont peu fréquentesÀquellefréquenceestréunitvotreréseaudecontributeurs?
1à2foisparan59%
Aumoins1foispartrimestre
41%
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IV – Quels sont les usages des intranets publics
§ Uneévalua6ondesusagesencorepeufréquente§ Desfreinsaudéveloppementdelafréquenta6ondusà
l’obsolescencedecertainestechniques
§ Desleviersàiden6fierpourdévelopperlesusages
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Des dispositifs d’évaluation pas encore systématiquesAvez-vousdéjàévaluéaumoinsunefoisvotreintranetdurantles3dernièresannées?
Une observation quasi identique aux dispositifs d’évaluation des journaux internes(Étude 2016 sur la presse interne des collectivités locales)
Oui52%
Non48%
Base:208répondantsayantunintranet
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L’évaluation se fait majoritairement par voie d’enquêtesQuelleméthodeavez-vousu=liséepourévaluervotreintranet?
12%
47%
71%
Uneétuderéaliséeparunprestataire
Desou4lssta4s4ques
Uneenquêteet/oudesentre4ens
Base:208répondantsayantunintranet
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72% des répondants jugent que l’usage de leur intranet ne progresse pasSelonvous,quelleestladynamiqued’usagedel’intranetauseindevotreorganisme?
Base:208répondantsayantunintranet
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Les freins à l’usage de l’intranet
QuellessontlesraisonsdeceWedynamique?
• L’obsolescence, le design ou la technologie sont dépassés
• Des mises à jour trop espacées, des contenus statiques
• Des problèmes d’accessibilité
• Le désintérêt des services, de l’encadrement, des agents et de la direction générale
• Le manque de temps
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Les leviers favorisant l’usage de l’intranetQuellessontlesraisonsdeceWedynamique?
• Un outil qui offre de véritables services, des informations
pertinentes et fréquemment mises à jour
• La communication pour la promotion de l’intranet, une newsletter
• L’accès à l’intranet dès l’ouverture de l’ordinateur
• L’accessibilité croissante des agents au réseau informatique
• Le renforcement de la communication interne et des moyens
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Verbatims Encourager les usages
• «Lepluscompliqué,maislepluspassionnant,c’estd’encouragerlesagentsàu=liserl’ou=lets’approprierlesnouvellesfonc=onnalitéscollabora=ves».
• «Dèsledébut,ilfautbienréfléchiràl’arborescence,sinonenrencontredevraisfreins».
• «Ilafalluuntempspourquelesagentss’approprientl’organigrammedynamiqueetlesespacescollabora=fs.Maisl’u=lisa=onexploseaprèsquelquessemaines».
• «Personneneretrouvaitlescontenusdanslanouvelleversion,lesagentsétaientunpeuperdus:ilyaunproblèmed’habitude».
• «Ilfautaussipenseràceuxquin’ontpasaccèsàl’informa=que».
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Les intranets du secteur public
Analysescomplémentairessurlesitewww.cap-com.org
Étudeprésentéedanslecadredes10eRencontresdelacommunica4oninternequisesonttenuesle20et21mars2017àParis.LesrésultatssontdébaJuslorsduForumdelacommunica4onpubliqueduHavre-Normandie5-7décembre2017)
L’associa4onfédère,animeetreprésenteleréseaudes25000professionnelsdelacommunica4onpubliqueetterritoriale
etcontribue,depuis1988,àlareconnaissanceetàl'étudedelaprofession.
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