Née en 2015 de la fusion entre Ubi France et l’AFII, Business France a très vite éprouvé le besoin de s’affranchir des deux Intranets respectifs existants pour créer un nouvel Intranet capable de favoriser, dans un contexte très international, la rencontre entre collaborateurs et entre métiers ne se connaissant pas afin qu’ils travaillent ensemble efficacement.

Parmi ses objectifs prioritaires :

n Favoriser Installer et affirmer l’identité de la nouvelle entité ;n Décloisonner l’organisation de l’entreprise, via une mutualisation

de l’information, pour favoriser le travail d’équipe ;n Faciliter et développer la collaboration autour de la socialisation des contenus ;n Etre ouvert à tous sans restriction et accessible en situation de mobilité ;n Offrir simplicité et ergonomie d’utilisation pour favoriser son

appropriation sans formation lourde.

ENJEUXCréer un nouvel Intranet favorisant le décloisonnement et la collaboration pour mieux travailler ensemble• Agence dédiée à l’internationalisation

de l’économie française, née en 2015 de la fusion d’Ubi France et de l’AFII

• 92 bureaux répartis dans 70 pays, 1 500 collaborateurs dont les 2/3 à l’étranger

• Des collaborateurs très nomades et multi-devices

SUCCESS STORY

Intranet collaboratif

Développer un nouvel intranet fonctionnel et collaboratif per-mettant de « travailler ensemble efficacement », accessible à 1 500 collaborateurs à travers le monde.

ENJEUXMise en œuvre de la solution Jalios avec déploiement d’un intranet collaboratif incluant une base documentaire. Richesse fonctionnelle et ergonomie.

SOLUTIONDéveloppement du travail d’équipe et transverse grâce au décloi-sonnement de l’intranet et à son ouverture à tous. Appropriation facile et rapide de l’outil par ses utilisateurs. Solution multi-devices appréciée dans un contexte de mobilité.

BÉNÉFICES

SOLUTION Richesse fonctionnelle, ergonomie et accessibilitéPlus de 40 ateliers impliquant, sur la base du volontariat, des collaborateurs de différents départements, directions, régions et pays, ont été organisés pour déterminer le socle fonctionnel du nouvel Intranet. Cette démarche s’est révélée précieuse pour préparer le changement culturel et embarquer l’ensemble des collaborateurs.Business France a ensuite réalisé, avec le support d’un cabinet extérieur, un benchmarck de 3 solutions, dont Jalios est sorti vainqueur.Richesse fonctionnelle, ergonomie et accessibilité (convivialité et multi- devices), mais aussi utilisation de technologies modernes et souples ont milité en faveur de la solution Jalios.« Avec Jalios, c’est l’outil qui s’adapte à l’entreprise et non l’inverse », souligne Cyril Daniel, responsable de domaine Internet/Intranet à la Direction de l’Organisation et du Système d’Information.

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58, rue Pottier - 78150 Le ChesnayTél : +33 (0)1 39 23 92 80 - info@jalios.com

www.jalios.com

Intranet collaboratif

Marianne Pélissier,Responsable Communication InterneBusiness France

Nous voulions que l’Intranet favorise la rencontre entre collaborateurs et entre métiers ne se connaissant pas, afin qu’ils travaillent ensemble. ,,

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BÉNÉFICESOuverture et collaboration pour travailler ensemble efficacementMyNet, le nouvel Intranet de Business France est un vrai symbole de la fusion des deux agences et a été conçu comme un vecteur de collaboration et de mutualisation des informations entre les différents métiers et collaborateurs de la nouvelle entité. Il intègre des informations sur l’agence et son actualité, des espaces collaboratifs, des groupes projet et surtout une base documentaire totalement repensée.Tout collaborateur, quel que soit son niveau, son service, son contrat peut accéder à l’ensemble des documents. Cette ouverture nouvelle a impliqué un décloisonnement et une gestion différente de la base, désormais organisée par sujet et non plus par service. Certains documents non partageables subsistent, mais ne sont visibles que par les collaborateurs autorisés. Un moteur de recherche efficace à champ unique facilite l’identification de contenus, personnes, documents.

Volontairement, MyNet a été lancé sans aucun espace collaboratif. L’objectif était de mieux gérer leur ouverture en faisant prendre conscience aux équipes de l’intérêt de capitaliser et de partager un socle commun d’informations utiles à des services ou métiers distincts. Un an après son ouverture, une quarantaine d’espaces collaboratifs ont été créés essentiellement sur des thématiques sectorielles (Industrie, CleanTech...)ou des problématiques géographiques. Même s’ils n’ont pas tous le même dynamisme, ils participent à l’évolution des mentalités au sein de Business France : les collaborateurs y entrent en contact, apprennent à échanger, apportent des idées et gagnent en efficacité de travail.Les utilisateurs ont également accès à des groupes projet privés qui leur permettent de centraliser leurs échanges en substitution de pratiques aupa-ravant dispersées (mails, répertoires partagés...). Enfin, chaque collaborateur peut accéder à MyNet depuis n’importe quel terminal (ordinateur, tablette,

smartphone) bénéficiant ainsi de l’intégralité des fonctionalités de l’Intranet même en situation de mobilité.Afin de développer encore davantage l’utilisation de MyNet et l’installer progressivement comme un environnement de travail intégré, Business France réfléchit déjà à son enrichissement fonctionnel grâce à de nouveaux modules Jalios.

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