É T U D E D E C A S

GROUPE HOSPITALIER EST RÉUNION (GHER)XM FAX LOGICIEL DANS LE SECTEUR DE LA SANTÉ

Le Groupe Hospitalier Est Réunion (GHER) remplace toute son infrastructure de fax par XM Fax™ Logiciel pour plus de disponibilité et de traçabilité.

Le GHER, centre hospitalier majeur de l’Ile de la Réunion, a choisi la solution XM Fax pour optimiser et fiabiliser la réception et l’envoi de tous ses documents médicaux. Grâce à la solution XM Fax, le GHER a une meilleure maîtrise de son infrastructure de communication, et peut garantir la sécurité de ses communications par fax, qui s’élèvent à plus de 3 000 fax par mois.

LE CLIENT

Le Groupe Hospitalier Est Réunion (GHER) est un centre hospi-talier installé depuis plus de cinquante ans dans l’est de l’île de la Réunion. Le GHER résulte du groupement de trois structures : le Centre Hospitalier Intercommunal (CHI) de Saint-André/Saint- Benoit, la clinique PSPH de Saint-Benoit et le syndicat inter-hospitalier (SIH). Le GHER a une capacité totale de 351 lits, avec près de 700 personnes employées au sein du groupe hospitalier. Plus de 121 000 habitants sont regroupés dans sa zone d’attraction.

LE DÉFI

Avec environ 300 personnes utilisant le fax de manière quotidienne, le GHER envoie et reçoit en moyenne 150 à 200 fax par jour. Les documents échangés sont d’une importance critique pour l’établis-sement, comme ils traitent principalement du bien-être des patients (résultats biologiques, feuilles de soins, mais aussi documents administratifs, courriers médicaux, etc.).

Le GHER ne disposait jusqu’alors que de quelques petites machines de fax individuelles, qui n’étaient pas reliées entre elles et qui n’étaient pas gérées par le service informatique. Ce système posait alors plusieurs problématiques pour l’établissement : tout d’abord, les utilisateurs perdaient beaucoup de temps à se déplacer aux machines de fax et attendre les confirmations d’envoi de leurs documents. Ensuite, aucune traçabilité n’était possible sur les fax envoyés et reçus, le suivi de consommation était donc difficile et la fiabilité de la solution laissait à désirer. Enfin, ce système n’offrait pas de solution de secours en cas de panne du système de fax ou en cas d’évènement impactant l’infrastructure de communication de l’établissement. Cependant, l’île de la Réunion connaît des périodes cycloniques chaque année, ce qui provoque des situations de crise lors desquelles les hôpitaux sont mobilisés et mis en alerte. Durant ces périodes de crise, le fax joue un rôle critique où il est un moyen important de communication : il était donc crucial pour le GHER de sécuriser sa solution de fax.

Le GHER recherchait donc une solution de fax dématérialisée qui puisse :

› S’intégrer facilement à son infrastructure de communication, et particulièrement à la messagerie électronique des usagers

› Effectuer facilement un suivi de tous les fax envoyés et reçus

› Offrir plus de sécurité pour les documents transmis, et une plus grande disponibilité du service de fax

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LA SOLUTION

Le Groupe Hospitalier Est Réunion s’est donc tourné vers la solu-tion XM Fax pour remplacer son infrastructure existante. En effet, XMedius possède une forte expertise dans la rationalisation et la sécurisation des flux de communication au sein des établissements de santé. Le serveur XM Fax a été implanté dans de nombreux services de l’hôpital, dont le service de soins (regroupant environ 10 unités de soins), le service logistique et le service administratif. La solution XM Fax a tout d’abord été installée avec 8 canaux de fax IP, puis redondée en HA/DR avec 8 canaux IP supplémentaires l’année suivante, pour assurer une continuité du service de fax et de l’activité de l’hôpital en tout temps.

« La mise en place de la solution logicielle XM Fax faisait partie d’un très gros projet d’implantation, comme nous avons changé notre infrastructure de communication au complet, dont la messagerie, la téléphonie et le fax. L’inté-gration de XM Fax s’est très bien déroulée, grâce notamment au gros travail de préparation des équipes. Le transfert de compétences s’est fait facilement et en douceur, et les usagers de l’hôpital ont rapidement adopté le nouveau système de fax. »

—Bertrand Vienne, Responsable des Systèmes d’Information

RÉSULTATS ET BÉNÉFICES

Aujourd’hui, la solution XM Fax répond aux exigences de fiabilisa-tion et d’optimisation des flux de communications du GHER, et lui apporte de nombreux avantages :

HOMOGÉNÉISATION DU PARC D’ÉQUIPEMENT :

La gestion de l’infrastructure de communication est plus rapide et facile grâce à l’intégration du service de fax dans les appareils multifonctions et les messageries des usagers. La gestion globale depuis le service informatique permet également une maintenance plus rapide.

PLUS GRANDE DISPONIBILITÉ DU SYSTÈME DE FAX :

XM Fax fonctionne en continu et un mécanisme de basculement est assuré en cas de problème logiciel ou de panne.

AMÉLIORATION DE LA TRAÇABILITÉ ET DU SUIVI DES FAX :

Le service informatique est maintenant capable de produire des statistiques d’utilisation du fax pour une meilleure optimisation, et de nombreuses options facilitent le suivi des documents, comme les notifications automatiques de réception, la réémission des fax, l’archivage automatique.

SOUPLESSE DANS L’EXPLOITATION QUOTIDIENNE DE LA SOLUTION ET GAIN DE PRODUCTIVITÉ:

XM Fax apporte un confort non négligeable aux utilisateurs, et leur fait gagner beaucoup de temps dans leur journée : ils n’ont plus à se déplacer et à attendre aux machines de fax, et peuvent maintenant envoyer des documents grâce à un simple clic.

« Nous avons eu des retours très positifs de la part des util-isateurs depuis la transition vers la solution XM Fax. Le fax a été intégré progres-sivement à la messagerie, ce qui apporte un confort d’utili-sation aux employés et amélio-re significativement leur pro-ductivité quotidienne. De plus, le service de fax est stable et fiable avec XM Fax : il n’y a plus de délai d’attente lors de l’envoi des documents, et grâce aux notifications de fax nous pouvons être surs qu’ils ont été bien envoyés. »

—Bertrand Vienne, Responsable des Systèmes d’Information