Troisième rapport du vérificateur de processus · troisième rapport relatif au déroulement du...

PROJETDECONSTRUCTIOND’UNNOUVEAUPONTÀHAUBANSRELIANTL’ÎLED’ORLÉANSÀLARIVENORD

DUFLEUVESAINT-LAURENT

TROISIÈMERAPPORTDUVÉRIFICATEURDEPROCESSUS

DÉROULEMENTDEL’APPELD’OFFRESPUBLIC:ÉTAPE2

QUÉBECOCTOBRE2020

Projetdeconstructiond’unnouveaupontàhaubansreliantl’îled’OrléansàlarivenorddufleuveSaint-Laurent-DÉROULEMENTDEL’APPELD’OFFRESPUBLIC:ÉTAPE2

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DOSSIERN°3601-20-AI01

PROJETN°154151112

ÀlareprésentanteduministèredesTransports

Conformément à l’article 5.2 du Devis de services professionnels pour unvérificateur de processus pour le projet de construction d’un pont à haubansreliant l’îled’Orléansà la rivenorddu fleuveSaint-Laurent (Dossierno.7121-18-ZZ01), je vous soumets, comme requis aumandat quim’a été confié,montroisième rapport relatif au déroulement du processus d’évaluation et desélectionprévuàl’appeld’offrespublic-Étape2.Ils’agitdemonrapportfinalrelatif au déroulement global du processus de l’appel d’offres, y compris lesactivitésafférentesaucomitédécisionneletàlaClôture,

Monpremierrapportrelatifauprocessusetaudéroulementdel’appeld’offrespublic-Étape1aétéremisàlareprésentanteduministèredesTransportsle6janvier2020.Mondeuxièmerapportrelatifauprocessusetaudéroulementdel’appel d’offres public – Étape 2 jusqu’à la tenue du comité décisionnel, a étéremis à la représentante du ministère des Transports et aux membres ducomitédécisionnelle23septembre2020.

Québec,ce23octobre2020.

MeClaudeGélinasVérificateurdeprocessus


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Tabledesmatières

SOMMAIRE 41.INTRODUCTION 62.UNPROCESSUSDESELECTIONENDEUXETAPES 63.LEPROCESSUSDESELECTIONDELADEUXIEMEETAPE 73.1LAPUBLICATIONDUDEVISDEL’APPELD’OFFRESENDEUXETAPES-2EETAPEETL’INVITATIONAPARTICIPERAUXSOUMISSIONNAIRESSELECTIONNES 10

3.2LESROLESDESINTERVENANTS 10

3.3LESCOMMUNICATIONSETLESDEMANDESDERENSEIGNEMENTS 12

3.4LESATELIERSBILATERAUXDEDISCUSSIONS 14

3.4.1 Lestroisateliersbilatérauxaveclesproposantsetlecomitétechnique 153.5L’OUVERTUREDESPROPOSITIONSETL’ANALYSEDESCONDITIONSD’ADMISSIBILITEETDECONFORMITEGENERALE 19

3.6L’ANALYSEDESPROPOSITIONSPARLESMEMBRESDUCOMITETECHNIQUEETL’ENVOIDELEURRAPPORTAUCOMITED’EXPERTS 20

3.7L’EVALUATIONDESPROPOSITIONSPARLESMEMBRESDUCOMITED’EXPERTS 21

3.7.1L’évaluationindividuelleetlavisitedeslieux 223.7.2Lequatrièmeatelierbilatéralaveclesproposants 233.7.3L’évaluationencomitéplénier,larecommandationetlerapportaucomitédécisionnel 23

3.8LECOMITEDECISIONNEL 24

3.9LESACTIVITESDECLOTURE 25

4.CONSTATATIONSETCONCLUSIONDUVERIFICATEURDEPROCESSUS 27


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SommaireAu terme des différentes études réalisées au cours des dernières années, leMTQ a conclu que la construction d’un pont à haubans, à proximité du pontactuel, s’avérait lameilleureoptionpourmaintenirunedesserteen transportfonctionnelleentrel’îled’OrléansetlarivenorddufleuveSaint-Laurent.Le16mai 2019, le Conseil du trésor donnait son aval à l’approche proposée par leMTQrelativeàunappeld’offrespublicendeuxétapesdontlapremièreétapeaeu lieu à l’automne 2019 et s’est terminée par la qualification de troissoumissionnaires ayant des équipes de professionnels et d’experts dont lesqualifications, lesexpérienceset lesexpertises correspondaientauxexigencesrequises.

Le déroulement de la deuxième étape de l’appel d’offres a débuté avecl’invitationenjanvier2020auxtroissoumissionnairesqualifiésdeparticiperauprocessus de sélection prévu au devis de services professionnels -2e étape.Chacundestroissoumissionnairesinvitésasoumisdanslesdélaisprescritslesdocumentsrequiset,estdevenu,parlefaitmême,un«proposant».

Chaqueproposants’estengagéàdéposer,danslecadred’activitésobligatoiresprédéterminées, une proposition de concept dont le niveau d’avancementcorrespond à celui d’un avant-projet préliminaire, soit 15% de la conceptioncomplèteduprojet.Encoursd’élaborationdesonconcept,chaqueproposantaparticipéàquatreateliersdediscussionsbilatérauxentrelesmoisdejanvieretseptembre2020.

Lestroispremiersateliersbilatérauxontétéorganisésaveclaparticipationducomitétechniquedontlesmembresreprésententdifférentesspécialitésreliéesauprojet.Aucoursdesatelierstenuesenjanvier,enmarsetenmai2020,cesderniersontémisdes commentairesetdes recommandationsauxproposantsenvuedebonifierleursconceptsenfonctiondesexigencesduprojet.Aucoursdecettemêmepériode,48demandesde renseignementsontété reçues,dont40ontétéjugéesd’intérêtgénéral.Enfin,11addendasmodifiantleprogrammeou les directives aux proposants ont été publiées sur le site FTP général del’appeld’offres.Àcompterdelafinavril2020,ilyalieudesignalerquetouteslesrencontresentre lesproposantset lesmembresducomitétechniqueetducomité d’experts ainsi que les rencontres entre les membres de ces deuxcomitéspourétablirdesconsensusetrédigerleursrapportsrespectifssesonttenuesenvisioconférencepour respecter lesmesuresadministratives imposéparlegouvernementduQuébecpourlimiterlapropagationdelaCOVID-19.


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Le 7 juillet 2020, les trois proposants ont déposé leurs propositionsconformémentauxdocumentsde la2eétape.Une fois complétéeavec succèsl’analyse de l’admissibilité et de la conformité générale des propositionsdéposées,celles-ciontété transmisesauxmembresducomité techniquepourqu’ilsprocèdentàuneanalyseindividuelleetengroupedechaquepropositionafin de déterminer leur conformité aux exigences techniques. Un rapport ducomité technique pour chaque proposition a établi la conformité des troispropositionsauxexigencestechniquesduprojet..Cesrapportsontététransmisauxmembresducomitéd’expertsle21août2020.

Lesmembresducomitéd’expertssontassociésauxspécialitésreliéesauprojet.Tout en étant régit par les règles administratives gouvernant les comités desélection,lesmembresontagiàlamanièred’unjurydeconcoursinternationald’ouvrage d’art, d’aménagement ou d’architecture. Des dispositifs ont étémisen place afin d’assurer leur anonymat tout en permettant des échangesbidirectionnels.Aprèsuneanalyseindividuelledespropositionsenfonctiondesdocumentsde la2e étape,des rapportsdu comité techniqueetde la grilledecritères pondérés dûment complétée, les membres ont participé le 10septembre 2020 au quatrième et dernier atelier bilatéral de discussions avecchacundesproposants.Ilssesontréunislelendemainet,aprèsdiscussion,ontrecueilli un consensus sur chaque critère d’évaluation. La propositionprésentant lameilleurequalitéglobaleen fonctiondescritèresétablisaété leGroupementOrigineOrléans.Lecomitéd’expertsaensuiterédigésonrapportfinalavecsarecommandationqu’ilatransmisaucomitédécisionnel.

Le comité décisionnel, composé de gestionnaires du MTQ et d’un membreexterne,s’estréunitle29septembre2020etaentérinélarecommandationducomitéd’expert.Ilaégalementautorisél’adjudicationducontratdepréparationde l’avant-projetdéfinitif (APD)auGroupementOrigineOrléans.Leprocessusde sélection de la deuxième étape s’est terminé avec la signature du contratavecl’adjudicatairesélectionné,le22octobre2020ainsiqueleversement,dansles délais prévus, des compensations de 750,000$ aux proposants nonsélectionnésayantdéposéunepropositionadmissible,conformeetacceptable.

Sur labasede sesobservationset vérifications, le vérificateurdeprocessusaconcluqueleprocessusdesélectiondeladeuxièmeétapes’estdéroulédanslelerespectdesprincipesd’équité,detransparenceetd’impartialité.


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1.IntroductionLepontdel’Îled‘Orléans,construiten1935,constitue,pourlesquelques7000insulaires,leseullienroutieraveclaterreferme.Auregarddel’étatactueldupont,ilapparaîtquedestravauxmajeursderéfectionsontnécessairespourlemaintien en service du lien. À la lumière de ce contexte, une étuded’opportunité a été réalisée, permettant dans un premier temps d’étayer lesproblèmesetlesbesoinsafind’identifier,dansundeuxièmetemps,différentesoptionsaptesàrépondreauxexigencesetobjectifsidentifiésparleministère.

Autermedesdifférentesétudesréaliséesaucoursdesdernièresannées,ilaétéconclu que la construction d’un pont à haubans, à proximité du pont actuel,s’avérait la meilleure option pour maintenir une desserte en transportfonctionnelleentrel’îled’OrléansetlarivenorddufleuveSaint-Laurent.

Dans le but de favoriser la conception et la réalisation d’un ouvrage d’art dehaute qualité répondant aux besoins et exigences spécifiques de ce projetd’exception,leministèredesTransportsadéveloppéuneapprocheparticulièrepourl'élaborationdelaconceptionduprojetquidécouled’unprocessusaxésurlarecherchedelaqualité,l’innovationetlacréativité.

2.UnprocessusdesélectionendeuxétapesLe12avril2019 leministèredesTransportsdemandaitauConseilduTrésorl’autorisation de conclure un contrat de services professionnels à desconditionsdifférentesdecellesquisontapplicablesenvertuduRèglementsurcertainscontratsdeservicesdesorganismespublics(chapitreC-65.1,r.4)pourl’élaborationdesétudesd’avant-projetpourlenouveaupontàhaubansreliantl’îled’OrléansàlarivenorddufleuveSaint-Laurent.

L’approche proposée consistait en un appel d’offres public en deux étapes,conforme aux accords gouvernementaux applicables et qui comprenait plusspécifiquement:

• àl’étape1, lamiseenplaced’unmécanismedequalificationpermettantdesélectionner,danslecadred’unappeld’offresstandard,auplustroissoumissionnaires ayant présenté une équipe de professionnels etd’experts dont les qualifications, les expériences et les expertisescorrespondentauxexigencesrequises;


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• àl’étape2,l’élaboration,parchacundestroissoumissionnairesretenusàla première étape, d’une proposition de concept intégré d’ingénierie etd’architecture équivalent à l’étape de l’avant-projet préliminaire, ce quireprésente un niveau d’avancement de 15% de la conception totale duprojetainsiquelatenued’ateliersdediscussionsbilatérauxdurantcettepérioded’élaboration;

• Au terme de la deuxième étape, le soumissionnaire dont la propositionauraobtenu lameilleurenoted’appréciation severra confier lemandatd‘élaborerl’avant-projetdéfinitifquireprésenteunavancementde30%delaconceptiontotaleduprojet.

Le 16 mai 2019, le Conseil du Trésor a donné son aval à la demande duministère des Transports. Leministère est lemaître d’ouvrage du projet deconstructiondupontdel’îled’Orléans.

L’étape1s’estdérouléeàl’automne2019ets’estterminéeaveclaqualificationdetroiséquipesmultidisciplinaires.

3.LeprocessusdesélectiondeladeuxièmeétapePourlamiseenœuvredeladeuxièmeétape,leministèredesTransports,avecl’accorddugouvernement,aretenuuneformuleinéditequiemprunteplusieurséléments au mode de réalisation «clés en main» pour la conception dunouveau pont à haubans reliant l’île d’Orléans à la rive nord du fleuve Saint-Laurent. La formule proposée se justifie par le caractère exceptionnel de ceprojeteuégardàsesimpactsmajeurssurlesplanspaysagers,patrimoniauxetécologiques ainsi que des objectifs, des contraintes environnementales ettechniquesparticulièresetdesexigencesderendementàcourt,moyenetlongtermeénoncésdansleProgrammesommaireetleProgrammecompletcomprisdanslesdocumentsd’appeld’offres.

Le déroulement de cette deuxième étape de l’appel d’offres débute avecl’invitationàchacundes troiscandidatsqualifiés lorsde lapremièreétapedeparticiperauprocessusdesélectionprévuaudevisdeservicesprofessionnels-2eétapeentantqueproposant.L’objectifestdepermettreàchaqueproposantde déposer, dans le cadre d’activités obligatoires prédéterminées, uneproposition de concept dont le niveau d’avancement correspond à celui d’unavant-projet préliminaire, soit 15% de la conception complète du projet. En


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coursd’élaborationdesonconcept,chaqueproposantest tenudeparticiperàquatreateliersdediscussionsbilatéraux.

Enpremier lieu, troisateliersdediscussionsbilatérauxsontorganisésavec laparticipation du comité technique. Les membres de ce comité représententdifférentes spécialités reliées au projet et sont invités, en tenant compte duniveaud’avancementduconcept1,àémettredescommentaires,desréservesoudes recommandations aux proposants en vue de bonifier leurs concepts enfonctiondesobjectifs,descontraintesetdesexigencesduprojet.Parlasuite,lesproposantsfinalisentleursconceptsàunniveaud’avancementquicorrespondà15%de la conception complèteduprojet et ilsdéposent leurspropositionsconformément auxdocumentsde la2eétape.Une fois complétéeavec succèsl’analyse de l’admissibilité et de la conformité générale des propositionsdéposées, celles-ci sont transmises aux membres du comité technique pourqu’ils procèdent à une analyse individuelle et en groupe de chacune afin dedéterminer leur conformité aux exigences techniques. Un rapport du comitétechnique pour chaque proposition est rédigé et transmis aux membres ducomitéd’experts.

L’évaluationqualitativede chaquepropositionest réaliséepar la suiteparuncomité d’experts. Les membres de ce comité sont associés aux spécialitésreliées au projet et des dispositifs ont été mis en place afin d’assurer leuranonymat tout enpermettant des échangesbidirectionnels. En fait, ce comitéprocède à une évaluation basée sur des critères d’évaluation éliminatoires etpondérés. Il agit à la manière d’un jury de concours international d’ouvraged’art, d’aménagement ou d’architecture. Le processus prévoit d’abord uneanalyseindividuelledespropositionsenfonctiondesdocumentsdela2eétape,des rapportsdu comité techniqueetde la grillede critèrespondérésdûmentcomplétée.Ensuite,chaqueproposantestinvitéàparticiperàunquatrièmeetdernieratelierbilatéraldediscussionsavec lesmembresducomitéd’experts.Enfin, ces derniers se réunissent en vue recueillir un consensus sur chaquecritèred’évaluationetd’identifierlapropositionprésentantlameilleurequalitéglobaleen fonctiondescritèresétablis.Lecomitéd’expertsrédigeunrapportfinalavecsarecommandationqu’iltransmetaucomitédécisionnel.

1L’atelier#1 concerne les activités dedémarrage, l’atelier#2porte suruneprésentation ayant undegré d’avancement de la conception d’environ 5% et l’atelier #3 sur une présentation ayant undegréd’avancementd’environ10%.


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Le comité décisionnel, composé de gestionnaires du MTQ et d’un membreexterne, entérine la recommandation du comité d’experts et autorisel’adjudication du contrat de préparation de l’avant-projet définitif (APD) auproposantayantobtenu lameilleurenoteau termede l’évaluationqualitativeréalisée par le comité d’experts. Ce processus d’adjudication du contrat setermine avec la signature du contrat avec l’adjudicataire sélectionné, et leversement des compensations aux proposants non sélectionnés ayant déposéunepropositionadmissible,conformeetacceptable2.

Ledéroulementdecettedeuxièmeétapes’estréalisécommesuit:

1. lapublicationdudevisde l’appeld’offresendeuxétapes -2eétapeetl’invitationàparticiperauxsoumissionnairessélectionnés;

2. latransmissionauxproposantsdesDirectivesauxproposants, incluantunedéfinitiondesrôlesdesintervenantsàla2eétapeetlesprocessusdecommunicationsetdedemandesderenseignements;

3. lestroisateliersbilatérauxaveclesproposantsetlecomitétechnique;4. ledépôtdespropositionset l’analysedesconditionsd’admissibilitéet

deconformitégénérale;5. l’analyse des propositions par les membres du comité technique et

l’envoideleursrapportsaucomitéd’experts;6. l’évaluationdespropositionsparlesmembresducomitéd’experts;

• l’évaluationindividuelleetlavisitevirtuelledeslieux;

• lequatrièmeatelierbilatéraldediscussionsaveclesproposants;

• l’évaluationencomitéplénieret larecommandationetlerapportaucomitédécisionnel;

7. lecomitédécisionnel;8. lesactivitésdelaClôture.

2« (…) le montant de 750,000$ sera versé à chaque soumissionnaire retenu ayant déposé unepropositionadmissibleetévaluéeacceptablepar lecomitéd’experts». Instructionscomplémentairesauxprestatairesdeservices-2eétape.


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3.1Lapublicationdudevisdel’appeld’offresendeuxétapes-2eétapeetl’invitationàparticiperauxsoumissionnairessélectionnés

Le8 janvier2020, laDirectiongénéraledesgrandsprojetsdutunnelQuébec-Lévisetdupontde l’îled’OrléansduministèredesTransports(MTQ)publiaitsur le Système électronique d’appels d’offres (SEAO) dans le cadre de l’appeld’offrespublicendeuxétapes, leDevisdeservicesprofessionnel-2eétapeainsique les Instructions aux prestataires de services indiquant la manière deprésenter la soumission et précisant les documents requis à son appui ainsiquelesconditionsd’admissibilitéetdeconformitéàrespecter.

Il est important de noter que cette deuxième étape vise uniquement les troissoumissionnairesayantparticipéàlapremièreétapedequalificationetdontlasoumissionconformeetacceptableaobtenu lanote finale laplusélevée. Cestroissoumissionnairessont:

1. AECOMInc.;2. GroupementOrigineOrléans;3. ConsortiumSignatureOrléans.

Chacunaété invitépar leMinistèredesTransportsàparticiperà ladeuxièmeétapeetàluisoumettre,danslesdélaisimpartis,leformulaireEngagementdeparticipation ainsi que la Fiche d’identification du représentant dusoumissionnaire dûment complétés et signés. Je confirme que chacun destrois soumissionnaires invités a soumis dans les délais prescrits sonEngagement de participation et la Fiche d’identification de sonreprésentantet,estdevenu,parlefaitmême,un«proposant».

3.2Lesrôlesdesintervenants

Compte tenu du nombre important d’intervenants à la deuxième étape, ilm’apparaît utile de les identifier dès le départ en précisant brièvement leursrôlesrespectifs:

1) lasecrétaireducomitédesélectionadesresponsabilitésplusrestreintescomparativement à la première étape. En plus de valider que lesdocuments d’appel d’offres de la 2e étape sont conformes aux lois;règlements et directives et de répondre aux questions d’ordrecontractuel des répondants, elle surveille l’évaluation des propositions


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par le comité d’experts et prend charge de l’animation et del’administrationducomitédécisionnel;

2) levérificateurdeprocessusjoueessentiellementlemêmerôlequelorsdela première étape relativement au respect des règles d’équité,d’impartialité et de transparence du processus d’évaluation et desélectionentenantcompteducaractèreatypiquedelasecondeétape;

3) leconseillerprofessionnelaccompagnel’équipedeprojetduMTQdanslaplanification et l’organisation des travaux des ateliers de discussionsentrelesproposantsetlecomitétechniqueainsiquelecomitéd’experts.Ilestégalementresponsabledel’animationdecesateliers.Relativementaucomitéd’experts,ilréaliselesdémarchesrequisespoursaformationetsacompositionetanimelesséancesd’évaluationdespropositionsparses membres en les aidant à cheminer vers une recommandationconsensuelle et la rédactionde leur rapport final qu’il présente, par lasuite,aucomitédécisionnel;

4) le comité technique est composé de 17 membres représentant lesspécialités reliées au projet et a pour mandat d’établir les exigencestechniquesàatteindrepourl’élaborationdespropositions,departiciperactivement aux ateliers de discussions bilatéraux, de valider, àdifférentes étapes, que les propositions préparées par les proposantssont conformes aux exigences techniques requises et de rédiger, pourchaquepropositiondéposée,unrapportaucomitéd’experts;

5) le comité d’experts est composé de 7 membres représentant lesspécialitésreliéesauprojetetdontl’anonymatestassuréàtoutmomentduprocessus.Ilapourmandatd’unepart,deprocéderàuneévaluationqualitative des propositions déposées basée sur des critèresd’évaluationéliminatoiresetpondérésdemanièresimilaireàunjurydeconcoursinternationald’ouvraged’art,d’aménagementetd’architectureetd‘autrepart,derédigerunrapportaucomitédécisionnelidentifiantlaproposition présentant la meilleure qualité globale en fonction descritèresétablis;

6) le comité décisionnel est composé de gestionnaires du MTQ et d’unmembreexternedont lemandatestd’entériner la recommandationducomité d’experts et d’autoriser l’adjudication du contrat pour lapréparationdel’avant-projetdéfinitifauproposantrecommandéparlecomitéd’experts.


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Tous ces intervenants doivent travailler étroitement avec les membres del’équipe de projet duMTQ dont lemandat est d’assurer la bonne gestion detoutes les étapes du processus. En tant qu’observateur indépendant, jeconfirmeque leseffortssoutenusdecoordination,deplanificationetdesuivi des activités administratives essentielles au bon déroulement duprocessus par l’équipe de projet ont grandement contribué à la bonneperformance de l’ensemble des intervenants et au respect des règlesd’équité,d’impartialitéetdetransparence.

3.3Lescommunicationsetlesdemandesderenseignements

Conformément aux mécanismes de communication mis en place lors de lapremièreétape,l’article3.5desInstructionsauxprestatairesdeservicespourladeuxième étape prévoit qu’un prestataire de services «qui désire obtenir desrenseignementscomplémentaires,quiestimequ’ilyadesambiguïtés,desoublis,des contradictions ou qui a des doutes sur la signification du contenu desdocuments d’appels d’offres au SEAO, doit soumettre ses questions aureprésentantduMinistèreavantl’heureetladatelimitefixéespourlaréceptiondespropositions.Lorsquelesrenseignementsdemandésoulesquestionssoulevéesconcernentunobjet significatif ou susceptible d’impacts sur la présentationdespropositions, lereprésentantduMinistèretransmettoutel’informationrequise…aumoyend’unaddenda.».

LesDirectivesauxproposants prévoientun encadrementplusdétailléqui vise«àfaciliterleséchangesd’informationetassurerlecontrôledescommunicationsavec le Proposant» en créant un guichet unique de communication où lereprésentant du ministère est la seule personne avec qui le proposant peutcommuniquer en ce qui a trait à l’élaboration de sa proposition. Cet échanged’informationssefaituniquementaveclereprésentantdusoumissionnairequiaétémandatédecommuniqueraunomduproposantavecleministère.Jesuisd’avis que cette situation favorise la transparence, contribue à unemeilleure uniformité d’interprétation et évite toute confusion sur lescanaux de communication entre les parties pour la diffusion del’informationrelativeauxdemandesderenseignementsetdel’ensembledesdocumentsmisàladispositiondesproposants.

Chaque proposant a reçu un code d’accès pour le site de documentation FTPgénéralpourrécupérerlesdocumentstechniquesdela2eétapeetaccéderauxautresinformationspertinentesauprojet.Enoutre,chaqueproposantareçuun


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coded’accèspourlesitededocumentationFTPquiluiestdédiépourl’échangededocuments3ourenseignementsconfidentielsavecleMTQ.JeconfirmequelessitesdedocumentationFTPontpermisauxproposants,entouttempsjusqu’àladatederéceptiondespropositions,d’accéderauxdocumentsdela 2e étape, aux demandes de renseignements de nature générale et denatureconfidentielleetàleursréponsesainsiqu’auxdonnéesdivulguéesparleMTQaucoursdecettepériode.

Laprocédureprévuepourletraitementdesdemandesderenseignementsparl’équipe de projet et les membres du comité technique a été suivierigoureusement et les réponses ainsi que les addendas requis (modificationstechniquesauprogrammeouauxdirectivesauxproposants)ontétédéposés,dansdesdélaisraisonnables,surlesiteFTPgénéraldel’appeld’offresousurlesite FTP dédié pour les demandes de nature confidentielle. Des effortsconsidérables ont été faits pour fournir une information en temps utile et leplus completpossibleà cetteétapeduprocessus.À titred’exemple, leMTQaoffertàchaqueproposant,surréceptiondesonplangéoréférencédesouvragestemporaires, des piles, des pylônes et des dimensions estimées, de réaliserl’exécutiond’unemodélisationdupontproposédanslemodèlehydrauliqueduministère.

Pour leur part, les proposants ont respecté, sans anicroche majeure, laprocédure établie en transmettant leurs demandes de renseignements sur leformulaire prescrit entre le 17 janvier 2020 et le 16 juin 2020, soit troissemainesavantladateetl’heurelimitefixéepourlaréceptiondespropositions.Autotal,48demandesderenseignementsontétéreçues,dont40ontétéjugéesd’intérêt général. Parmi les huit (8) demandes de renseignementsconfidentielles reçues, quatre (4) ont été retournées au proposant ayant étéjugées d’intérêt général. Enfin, 11 addendas ont été publiés sur le site FTPgénéraldel’appeld’offres.

Entantquevérificateurdeprocessus,j’aiprisconnaissancedescourrielséchangés entre la représentante du ministère et les représentants desproposants et j’ai suivi au jour le jour le déroulement du processusconcernant les demandes de renseignements et la transmission dedocumentsetd’informationsentrelesparties.Jeconfirmeque,surlabase

3Ils’agitdesdocumentsàtransmettreparlesproposantspourlesateliersbilatérauxoulespiècesjointesauxdemandesderenseignementsquisontvolumineuses.


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decesfaits,aucunproposantn’acommuniquéavecleMTQendehorsdesmécanismesprévusetque lescommunicationsentre lesparties, toutaulong du processus de sélection, ont respecté les principes d’équité(traitement juste et égal), d’impartialité (application uniforme etrigoureuse des mêmes règles et décisions) et de transparence(informationaccessible,compréhensibleetleplusexactpossible).

3.4Lesateliersbilatérauxdediscussions

Misàpartlemécanismededemandesderenseignements,lesateliersbilatérauxsontleseulforumdediscussionentrechaqueproposantetleMTQàl’égarddela2eétapedel’appeld’offresetduprojet.Ilssontobligatoiresetconfidentielsetontlieuavecunseulproposantàlafois.

Lesobjectifssontsimples:permettreauproposantdeprésenterl’avancementdesonconceptetlessolutionsqu’ilproposedanssonprojetdepropositionenvue de répondre aux objectifs du projet; recevoir les commentaires etsuggestions des experts du MTQ et entamer un dialogue constructif en vued’améliorer son projet de proposition; faciliter les communications entre lesintervenants et favoriser unemeilleure compréhension par le proposant desdocumentsdela2eétape.

Le calendrier des activités prévoyait quatre (4) ateliers bilatéraux. Les troispremiersateliersonteulieuentrelesmoisdejanvieretmai2020enprésencedesmembresducomitétechniqueetlequatrièmeatelieraeulieuaudébutdumoisdeseptembre2020enprésencedesmembresducomitéd’experts.

Jeconfirmeque l’échéancierrelativementserrédesateliersbilatérauxaété respecté à la lettre et que,malgré des événements perturbateurs etimprévus,aucunedemandedereportdedatepar lesproposantsn’aétéjugéenécessaireparleMTQ.Jeconfirmeégalementque,danslecadredudéroulementdesateliers,departetd’autre,toutaétémisenœuvrepouratteindre les objectifs visés, dans le respect des règles d’équité,d’impartialité etde transparence.De toute évidence, cetteopérationestréussie.


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3.4.1 LESTROISATELIERSBILATERAUXAVECLESPROPOSANTSETLECOMITETECHNIQUE

Les membres du comité technique ont été nommés sur la base de leurscompétences. En tant que vérificateur de processus, j’ai reçu copie de leurcurriculumvitaeetjeconfirmequ’ilsontlesconnaissancesprofessionnellesetl’expérience pour l’exercice de leurs fonctions. Le 20 janvier 2020, en maprésence, chacun des membres a participé à une formation obligatoireconcernantleursrôlesetresponsabilitésavant,pendantetaprèslesateliersdediscussions bilatéraux. En outre, pour s’assurer que les membres du comitéétaientenmesured’agirentoute impartialitéenvers lesproposants,chacunacomplété le formulaire d’engagement et de déclaration de conflits d’intérêts.Sixpersonnesontdéclarédesapparencesdeconflitsd’intérêts,et suiteàuneanalysedelaDirectiondesaffairesjuridiquesduMTQ,deuxontétéexcluesetlesautresontétéjugéessansconflitsd’intérêts.

Lesmembres du comité technique ont rencontré à trois reprises chacun desproposantsaucoursde lapériodeprévueà l’échéancierpour l’élaborationdeleurproposition. Ilsontprisconnaissancede l’avancementde leurconcept,etontprisenconsidération lesproblématiquessoulevéesparchaqueproposantdurant la discussion en atelier. Enfin, ils ont recommandé desmodifications,soit pour orienter les travaux de conception en cours vers une propositionacceptableetconformeauxexigencestechniquesduprojet,soitpourmettreàjourlesdocumentsdela2eétapeparaddenda.

Pour ces trois premiers ateliers, les règles de fonctionnement ont favorisé ladiffusion aux intervenants, en temps utile, d’une information pertinente euégard à l’état d’avancement duprojet depropositiond’unproposant pour unatelierspécifique.L’organisationmatérielleettechniquedesateliersenmatièredesécuritéetdeconfidentialité4ainsiquel’animationassuréeparleconseillerprofessionnel au cours des deux premiers ateliers tenus en face à face ontcontribué à l’éclosion d’un dialogue réel et bien structuré qui passait desremarques générales à la discussion en sous-groupes dans huit (8) domainesd’expertises particulier5 . On a senti s’installer graduellement une volonté

4Les locaux et l’équipement requis pour la tenue des deux premiers ateliers bilatéraux ont étéaménagésetsécuriséspourassurerlaconfidentialitédesdocumentsetdesdélibérationspendantlesateliersdediscussion.5 Les huit domaines d’expertises sont: l’environnement, paysage et architecture, histoire etpatrimoine,ingénierie,chausséeetgéométrieroutière,pérennité,budgetetéchéancier.


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partagéepartouslesintervenantsdeparticiperpleinementauxdiscussionsetdeprofiterde l’opportunitéoffertepouraméliorer lesprojetsdepropositionsd’unatelieràl’autre.

Conformémentàl’échéancierprévu,lesrencontrespourl’atelier#1onteulieules22,23et24 janvier2020.Annoncécommeuneactivitédedémarragedesprojetsdepropositionsàpeinequelquessemainesaprèslafermeturedel’appeldequalification(1èreétape),cepremieratelierdediscussionapermisauMTQ,d’unepart,deprésenter la formule inéditedecettedeuxièmeétapede l’appeld’offresetlanaturedeséchangessouhaitésetd’autrepart,àchaqueproposant,deprésentersonapprocheconceptuelle,sesgrandesorientationsainsiquelessolutionsqu’il adéveloppéà ce jouret cellesqu’ilprévoitdévelopperdans lecadredesaproposition.Latableétantmise,lesconvivesontfaitconnaissanceetontamorcé,ensous-groupesdedomainesd’expertises,undialogueàlafoisembryonnaireetinstructif,selonlescas.Ledésird’approfondirlesconceptsendéveloppement et de poursuivre les échanges, de part et d’autre, a suscitébeaucoupd’attentespourleprochainatelier.

Toujoursdanslerespectdel’échéancierprévu,lesrencontrespourl’atelier#2onteu lieu les11,12et13mars2020.Chaqueproposanta transmisauMTQ,unesemaineavantsonatelier,letextedesaprésentationafinquelesmembresducomitétechniqueenprennentconnaissanceetpréparentleursquestionsetcommentaires. Les présentations de tous les proposants ont respectées lesprescriptions de l’article 4.12 du Devis de services professionnels -2e étape etreprésentaientundegréd’avancementattendudessolutionsàenviron5%delaconceptionduprojet et, au besoin, la propositiondeplus d’un concept oudevariantes, selon le cas. Bien structurées, dans l’ensemble, avec tableaux àl’appui, les présentations générales ont donné le ton en affichant unemobilisationévidentedetouteslesdisciplinesimpliquéespourlaprésentationd’une ou plusieurs conceptions. Le dialogue entre experts par discipline, tantsurlescommentaires,lesréservesetlesrecommandationsémisesparlecomitétechniquequesur lesquestionsetobservationsdesproposants,aété lerefletde cemêmeengagement.Ensomme,unatelierprometteurquiannonçaitdeséchangesàvenirencoreplusintéressants.

Relativement à l’atelier #3, des événements perturbateurs et imprévusd’envergure nationale et internationale pour lutter contre la COVID-19 ontcausé une remise en cause du processus en cours pour les ateliers de


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discussion.Du jour au lendemain, il n’était plus possible de se réunir commeauparavant.

Le13mars2020,legouvernementamisenplaceprogressivementdesmesurespourlimiterlapropagationdelaCOVID-19auQuébec.Cesmesuresd’uneduréeindéterminéecomprenaientnotamment:

1) l’obligation de recourir au télétravail pour tout le personnel desministères demêmequepour tout le personnel des entreprises dontlesactivitésneconstituentpasdesbesoinsessentiels;

2) l’interdiction de voyager, autant entre les régions du Québec qu’àl’international;

3) l’obligationdeconserverunedistancede2mètresentouttempsentrelespersonnes.

Laquestionexistentielleseposait:reporterl’atelier#3àunedateultérieureànégocier avec les proposants et les membres du comité technique et autresintervenantsoutenirl’atelier#3àladateprévueenrespectantlesrestrictionsgouvernementales en vigueur. LeMTQ a opté pour la deuxième option et lesrencontrespour l’atelier#3envisioconférenceonteu lieu,auxdatesprévues,les4,5et6mai2020.

Les motifs de cette décision ont été transmis aux proposants, par lareprésentanteduministère,àlami-avril,parcourriel:

«Bienquelereportdel’atelierdequelquessemainesaitétéenvisagé,ilestpréférabledemaintenirladatedesatelierspourdeuxraisonsprincipales:

· Aucuneinformationn’estactuellementdisponiblesurladatedetombéedesmesures.Unreportdequelquessemainesimpliqueraitvraisemblablementlesmêmesconditionsqu’audébutmai.

· Trouver3journéesdisponiblespourtouslesintervenantstouchésdanslamêmesemainepourreporterlesateliersesttrèsdifficile,surtoutàcourtterme.»

En définitive, une nouvelle procédure complémentaire pour tenir l’atelier #3par visioconférence a été rapidement ajoutée auxDirectives aux proposants.6Celle-cidéterminaitlefonctionnementdel’atelieretfixaitlesrèglespermettantaux proposants, de manière virtuelle et suivant les conditions énoncées à6Voirl’addendano.8du23avril2020ajoutantl’annexe8«Procédurecomplémentaireatelier#3parvisioconférence(COVID-19)».


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l’article 4.12 duDevis pour la 2e étape, de présenter leur concept à un degréd’avancementattendudessolutionsàenviron10%delaconceptionduprojetetderecevoirdesorientationsducomitétechniquesurleurspropositions.Desmesures de sécurité additionnelles ont été mises en place pour assurer laconfidentialité des échanges (identification de rencontre unique pour chaqueatelier, mot de passe obligatoire transmis dans un courriel distinct, salled’attentevirtuelle,etc.).Enfin,chaqueparticipantàl’atelierdevait,aupréalable,signerunengagement additionnel relatif au respect intégraldes exigencesdecettenouvelleprocédure.

Ces nouvelles exigences ont été respectées par chacun des proposants et desmembres du comité technique. L’atelier #3 s’est déroulé sans heurts et lecaractère virtuel de la rencontre n’a pas altéré l’entrain, l’enthousiasme et lavigueurdesdiscussions.Ànoterqu’àcetteétapelesproposantsontprésentéunseulconcept,avecdesvariantesaubesoin,cequiafacilitél’approfondissementdecertainesexigencestechniquesd’uneplusgrandecomplexité.

Undernierpointmérited’êtresignalédansl’organisationdesateliers.Àchacundestroisateliers,leconseillerprofessionnelétaitassistédedeuxprofessionnelsderechercheafindeprendreennotelesprincipauxéchangesetprésenteràlafindelajournéeunrésumédesdiscussionsetdesrecommandationsducomitétechnique par domaine d’expertise. Ce premier bilan sur place a permis auxintervenants instantanément de prendre conscience des progrès accomplis etdespointsàaméliorerouàpoursuivre,lecaséchéant.Parlasuite,avecl’ajoutdes notes prises par l’équipe de projet et des commentaires additionnels desmembresducomitétechnique,chaqueproposantareçu,àpeinedeuxsemainesplus tard, un rapport final de l’atelier contenant, par domained’expertise, lespointsd’améliorations soulevés, les commentairespertinentsduproposant etdesmembresducomité techniqueainsique lesdemandesderenseignementsoud’émissiond’addenda.

Je confirme que les rapports d’ateliers ont été, à mon avis, un outil detravail indispensable pour les proposants en leur fournissant, en tempsutile, une information actualisée et apte à contribuer à l’avancementdeleurconceptversunepropositionconformeetacceptable.

Dès le lendemainde l’atelier#3et jusqu’audébutdumoisde juillet2020, lesproposantsontpoursuivilestravauxderédactiondeleurspropositionsfinales


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respectivesdevantreprésenterundegréd’avancementattendudessolutionsàenviron15%delaconceptionduprojet.

À la date prévue au calendrier, soit le 22 juin 2020, la version finale duprogrammecompletincorporantlesaddendasaététransmiseauxproposants7.

3.5L’ouverturedespropositionsetl’analysedesconditionsd’admissibilitéetdeconformitégénérale

LaDirectiondescontratsdeconstructionetdeservices(DCCS)delaDirectiongénérale de l’expertise contractuelle du ministère des Transports estresponsable,danslecadred’unappeld’offrespublic,d’ouvrirpubliquementlessoumissionsetpropositions,lecaséchéant.

Le7juillet2020,à14h,enmaqualitédevérificateurdeprocessus,j’aiprisactequetroispropositionsavaientétéreçuesàl’endroitprévuetavantl’heureetladate fixées pour la réception des propositions dans les documents d’appeld’offres.Enprésencedessecrétairesducomitédesélection,delareprésentanteduMTQpourleprojetetdespersonneshabilitéesdelaDCCSpourl’ouverturedes propositions, j’ai vérifié l’heure de réception de chaque proposition. Lesanalystes de la DCCS ont procédé à l’identification des proposants et à unerevuedescontenantsdechaquepropositionpours’assurerquelesdocuments«requisessentielslorsdelaprésentationdelaproposition»étaientprésents.

Souslasurveillancedessecrétairesducomitédesélection,lespréposéesdelaDCCS ont entrepris les travaux d’analyse des documents déposés. Elles ontconfirmé que chacun des proposants respectait les conditions d’admissibilitéénuméréesàl’article22desInstructionsauxprestatairesdeservices.Toutefois,uniquement deux propositions sur trois respectaient toutes les conditions deconformité énumérées à l’article 23 du même document. Le troisièmeproposant ayant fait défaut de présenter un document «essentiel»» dans saprésentation, conformément à l’article 23.2, un avis lui a été transmisdemandantde fournir le documentdans les cinq jours ouvrables, à défautdequoisapropositionseraitautomatiquementrejetée.Leproposantaobtempérédansledélaiprescrit.Enconséquence,jeconfirmeque les troisproposants

7L’article2.5.2desDirectivesprévoitqu’uneversionfinaleetrefonduedesDocumentsdela2eétapeseradistribuéàladateprévueauCalendrierafindereflétertouteslesmodificationsacceptéesparleMinistèreainsiquelesautresmodificationsqueleMinistèreyauraapporté.


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ont été déclarés admissibles et leurs propositions ont été déclaréesconformes.

LasecrétaireducomitédesélectionaremisunecléUSBdechaquepropositionàlareprésentanteduministèreetadéposélesdocumentsoriginauxdechaquepropositiondansunlocalferméetsécurisépourladuréeduprocessus.

L’article 20 des Instructions aux prestataires de services prévoit que «Leministrerenddisponible,danslesquatrejoursouvrables,lerésultatdel’ouverturepublique des Soumissions et Propositions le cas échéant, dans le Systèmeélectronique d’appel d’offres (SEAO)». Les informations pertinentes ont étépubliéesdansleSEAOle9juillet2020.

3.6L’analysedespropositionsparlesmembresducomitétechniqueetl’envoideleurrapportaucomitéd’experts

Dès le 9 juillet 2020, la représentante du ministère a transmis, par voieélectronique,àtouslesmembresducomitétechnique,lesdocumentsénumérésà l’annexe 5 des Directives aux proposants 8 et contenus dans chaqueproposition finale admissible et conforme afin qu’ils débutent leur analyseindividuelle dans leur domaine d’expertise. À noter, qu’au préalable, chaquemembre du comité technique a complété et signé un engagement deconfidentialité supplémentaire qui vise à assurer la confidentialité despropositionsfinalesetàs’assurer,enoutre,quetoutepersonnequiauraaccèsàcespropositionss’engageànedivulgueraucuneinformationàcesujet.

Compte tenudu grandnombred’exigences techniques et de la complexité decertaines exigences selon le domaine d’expertise, la mise en commun desanalyses individuelles s’est faite en rencontre restreinte par domained’expertise dans un premier temps, et, par la suite, avec l’ensemble desmembres du comité technique pour établir un consensus, par domained‘expertise,surlespointsfortsetlespointsfaiblesdechacunedespropositionseuégardà leurconformitéauxexigencestechniquesduprojet.Vulemaintiendes mesures gouvernementales pour limiter la propagation de la COVID-19,toutescesrencontresontététenuesparvisioconférenceaveclesmêmesrèglesdefonctionnementetlesmêmesmesuresdesécuritéetdeconfidentialitémisesenplacepourl’atelier#3enmai2020.8Cesdirectivesontétémodifiéesparl’addenda5du18février2020,l’addenda7du21mai2020etl’addenda11du3juin2020.


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Lesrencontresrestreintesontpermisunemiseencommunensilopardomained’expertise et se sont déroulés dans l’ordre suivant: Chaussée et géométrieroutière (16/07/20-PM), Environnement (27/07/20-AM), Paysage etarchitecture et Histoire et patrimoine (27/07/20-PM et 06/08/20-AM),Ingénierie, Pérennité, Budget et Échéancier (28/07/20-AM, 28/07/20-AM) et30/07/20-AM).Lamiseencommundetouslesmembresducomitéaeulieule12août2020etapermisuneprisedeconscienceglobalepar tousdechaquedomained’expertise.Enplus,aprèsunevivediscussionsurlespointsforts,lespoints faibles, lespointsdenon-conformitéet lesquestions soulevées lorsdel’analysedespropositions,ilaétépossiblederecueillirunlargeconsensussurlaconformitédestroispropositionsauxexigencestechniquesduprojet,malgrélaprésencedepointsdenon-conformitémineuresquipouvaientêtrecorrigésàuneétapeultérieure.

Lorsdelarencontredu12août2020,lesmembresducomitétechniquesesontégalement prononcés sur le libellé du projet de rapport pour chacun desproposantspréparéparl’équipedeprojetenregroupantlessectionspréparéespar les membres du comité technique suite aux rencontres restreintes. Unenouvelleversionaétémiseà jouraulendemaindelarencontredu12aoûtettransmiseauxmembresducomitépourcommentaires.Lesversionsfinalesdestroisrapportsducomitétechniqueontététransmisesauxmembresducomitéd’expertsle21août2020,telqueprévu.

3.7L’évaluationdespropositionsparlesmembresducomitéd’experts

Le comité d’experts est composé de sept (7) membres, dont cinq (5) sontexternesauMTQ.Ilsonttouséténomméssurlabasedeleurscompétencesetils représentent les domaines d’expertises reliés au projet. En tant quevérificateurduprocessus,j’aireçucopiedeleurcurriculumvitaeetjeconfirmequ’ilsont lesconnaissancesprofessionnelleset l’expériencepour l’exercicedeleursfonctions.

Tous lesmembresducomitéontsignéunengagementdeconfidentialitéainsiqu’une déclaration de conflits d’intérêts pour permettre d’identifier lessituationsdeconflitsd’intérêtsréelsouapparentspouvantexisterentreeuxetl’undesproposants.Ilsonttousétédéclarésexemptsdeconflitsd’intérêts.

En raison des règles gouvernementales gouvernant le fonctionnement descomitésde sélection, l’identitédesmembresducomitéd’expertsnepeutêtre


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rendue publique dans le cadre d’un appel d’offres public. Par conséquent,l’anonymatdesmembresadûêtreassuréàtoutmomentduprocessus.

3.7.1L’EVALUATIONINDIVIDUELLEETLAVISITEDESLIEUX

Ayantreçucopiedestroispropositionsadmissiblesetconformesainsiquelesrapports du comité technique pour chaque proposition, chaque membre ducomité a procédé, entre le 21 août 2020 et le 7 septembre 2020, à uneévaluation individuelle de chaque proposition pour établir comment celle-cirencontrait les objectifs et les exigences du projet en regard de son domained’expertise en faisant référence, au besoin, aux exigences et contraintes duprogramme et aux observations du rapport pertinent du comité technique.Chaquemembreaparlasuitecomplétésontableaudepointagepréliminairedechacune des propositions ainsi que son tableau d’annotations regroupant sesarguments en faveur et en défaveur de chacune des propositions. Ces deuxtableaux ont été transmis au conseiller professionnel afin qu’il en fasse lacompilationpourfinsdediscussionsencomitéplénier.Lesdélibérationsducomitéd’expertssesonttenuessurtroisjoursconsécutifs,du9au11septembre2020,sous laconduiteduconseillerprofessionnelet lasupervision de la secrétaire du comité de sélection et du vérificateur deprocessus. À noter qu’elles se sont déroulées en visioconférence pour tenircomptedelasituationliéeàlacrisesanitaireenraisondelaCOVID-19.Lapremièrerencontreaeulieule9septembre2020.Enoutred’unéchangesurlesenjeux, lesexigenceset lescritèresd’évaluationduprojet, lamatinéeaétéconsacrée à une visite virtuelle du site et à un premier échange sur lacompilationdestableauxdenotationindividuelleetdestableauxd’annotations.

Deretourenaprès-midi, les travauxontétéretardésaprès l’annonceque l’undesmembresdevaits’absenter,entouteprobabilitépourladuréedestravaux,étantdonnéuncaspersonneldeforcemajeure.Conformémentàl’article6delaPolitique sur la gestiondu comité de sélectiondans le cadred’unappel d’offrespublic,9lasecrétaireducomitédesélectionasollicitéetobtenu l‘autorisationdes autorités du MTQ de poursuivre les travaux du comité d’experts à 6membres au lieu de 7 membres. Forts de cette décision, les membres ont9L’article6decettepolitiqueprévoitque«Pourlescasd’exception,uneapprobationpréalabledudirecteurgénéraldel’expertisecontractuelleestnécessaireetdoitêtredéposéeaudossier,».


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procédéàunexamen critiquedes rapportsdu comité techniquepour chaqueproposant et ont reconnud’embléeque lesobservations et recommandationsdesmembres du comité technique leur ont permis demieux comprendre lesexigences techniquesen tenant compteducontextede chaquepropositionet,endéfinitive,deconfirmer,infirmeroubonifierleurpropreopinion.Endernierlieu, lesmembresontpréparédesquestionsàposeràchacundesproposantspourl’atelier#4cédulélelendemain.

3.7.2LEQUATRIEMEATELIERBILATERALAVECLESPROPOSANTS

Pourlatenuedecequatrièmeatelierdediscussions,tantlesproposantsquelesmembres du comité d’experts ont été appelés à suivre les mêmes règles defonctionnement par visioconférence que celles imposées pour l’atelier #3.10Ilfaut signaler toutefois que la nature des échanges s’est avérée très différentedueenpartieàlacontraintedel’anonymatdesmembresducomitéd’expertsetà l’absence de débats réels suite à la présentation des proposants, l’échangeétant limité uniquement à des périodes de questions-réponses, par personneinterposée.Néanmoins,l’atelieraétél’occasionpourlesproposantsdefournirauxmembresducomitéd’expertunéclairageadditionneletpluspersonneldeleur concept. Fait à noter, chaqueprésentation a été validée aupréalable parl’équipe de projet pour s’assurer qu’elle ne reprenne que les éléments de lapropositionfinaledéposéeetnecontienneaucunnouveaumatérielouvisuel.Jeconfirme que, dans la cadre de l’atelier #4, les temps alloués auxproposantspourleursprésentationsontétélesmêmespourtousetqu’ilen futdemêmepour lespériodesdequestionsducomitéd’experts.Lesrèglesd’équitéetd’impartialitéont,parconséquent,étérespectées.

3.7.3L’EVALUATIONENCOMITEPLENIER,LARECOMMANDATIONETLERAPPORTAUCOMITEDECISIONNEL

Lajournéedu11septembreadébutéavecunrapidesurvoldelaséquencedesactivitésprévuesetunbrefretoursurl’importanced’enarriveràunconsensusetàunesolidaritédesmembressurladécisionfinale.

Lesmembresontprocédéd’abordàuneanalyseverticaledestroispropositionsen faisant une revue de la compilation des tableaux d’annotations de chacunpour dresser un bilan des points forts et des points faibles de chaque10L’annexe8«Procédurecomitéexpertsetatelier#4parvisioconférence(COVID-19)»aététransmiseauxmembresducomitéd’expertsetauxtroisreprésentantsdesproposants.


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proposition.Dansundeuxièmetemps,ilsontprocédéàuneanalysehorizontaledes huit critères d’évaluation énumérés à l’article 6.3 du Devis de servicesprofessionnel - 2e étape, à la recherche d’un consensus sur les notes et lesargumentsàl’appui.Ladernièreétapedesdélibérationsencomitéplénieraétéconsacréeàuneanalysecroiséedesargumentsquipouvaients’avérerdécisifsen faveur ou en défaveur de chacune des propositions, à la recherche d’uneposition consensuelle sur le pointage final des trois blocs de critères, à unerecommandation unanime sur la proposition ayant obtenu la meilleure noted’appréciationainsiquelescommentairesdesmembresaucomitédécisionnel.

Lecomitéd’expertsaété,entouttemps,animéparleconseillerprofessionnelquiaconduitlesdélibérationsducomitéens’assurantquel’opiniondechaquemembresoitentendueetqueladiscussionsurlescritèresd’évaluationmèneàun consensus partagé par tous. Vu le caractère virtuel de la rencontre, lesmembres ont signifié leur accord par courriel avec les notes inscrites pourchacundesproposantsdans lagrilled’évaluation -2eétape. Ilen futdemêmepour l’approbation du rapport final du comité d’experts préparé par leconseillerprofessionneletsonéquipe.

Le comité d’experts a recommandé au comité décisionnel de désigner leGroupementOrigineOrléanscommeadjudicatairesélectionnépourconclureun contratdepréparationde l’avant-projetdéfinitifpour la constructiond’unnouveau pont à haubans reliant l’île d’Orléans à la rive nord du fleuve Saint-Laurent.

3.8Lecomitédécisionnel

Lecomitédécisionnelestcomposédecinq(5)membres,dontquatre(4)sontdes gestionnaires duMTQ et d’unmembre externe. Ce comité est inspiré ducomité de sélection traditionnel et constitue une procédure d’exception pourclore le processus de l’appel d’offres en deux étapes. Ses membres ont lemandat d’apprécier et d’entériner le processus particulier de l’appel d’offrespublicendeuxétapes.Plusspécifiquement,ilsentérinentlarecommandationetles pointages de consensus établi par lesmembres du comité d’experts pourl’adjudicationducontratdepréparationdel’avant-projetdéfinitifauproposantayant obtenu la meilleure note d’appréciation lors de l’évaluation despropositions par le comité d’experts. En outre, les membres du comitédécisionnelautorisentl’adjudicationdececontratàl’adjudicatairesélectionné.


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La réunion du comité décisionnel a eu lieu par visioconférence11 le 29septembre 2020. Tous les membres de ce comité et les participants12à laréunion ont signé un engagement solennel de confidentialité et de conflitsd’intérêts ainsi qu’un engagement additionnel concernant les exigences de laprocédurepourlecomitédécisionnelparvisioconférence(COVID-19).

La secrétaire du comité de sélection a présenté le rapport du comité desélection de la première étape de l’appel d’offres public. La responsable etreprésentanteduprojetpour leMTQaprésenté le rapportdesactivitésde ladeuxièmeétape.Leconseillerprofessionnelaprésentélemandatetl’approcheparticulièreducomitéd’experts, lescritèresd’évaluationsutilisésainsique lerapportfinalducomité,ycomprislarecommandationetlescommentairesdesmembresducomitéd’experts.Enfin,levérificateurdeprocessusaprésentésonrapportpréliminaire sur ledéroulementduprocessusde sélectionpour cettedeuxième étape à partir du lancement de l’appel de propositions jusqu’à laréunionducomitédécisionnelet a fourniunavis indépendant indiquant si leprocessus à ce jour s’est réalisé dans le respect des règles d’équité, detransparenceetd’impartialité.

Dans le cadre de l’ensemble de ces présentations, les membres du comitédécisionnel ont eu l’occasion d’interroger les participants à tour de rôle etd’obtenirlesclarificationssouhaitéesavantdeconclureleursdélibérations.Lesmembres ont entériné à l’unanimité la recommandation et les pointages deconsensusétablipar lesmembresducomitéd’expertsainsique l’adjudicationducontratdepréparationdel’avant-projetdéfinitifauproposantayantobtenula meilleure note d’appréciation lors de l’évaluation des propositions par lecomitéd’experts.

3.9Lesactivitésdeclôture

La clôture est la date à laquelle le contrat de préparation de l’avant-projetdéfinitif entre le MTQ et l’adjudicataire sélectionné est dûment signé et ellemarquelafinduprocessusdesélectiondel’appeld’offresendeuxétapes.Cettedatemarqueégalementlafindumandatduvérificateurdeprocessus.

11Voir»Procédurecomitédécisionnelparvisioconférence(COVID-19)»quiprésentelefonctionnementetlesrèglesétabliespourtenirlarencontreparvisioconférence.12Ils’agitdelaresponsableetreprésentanteduprojetpourleMTQ,leconseillerprofessionneletlevérificateurdeprocessus.


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Cecontratd’unmontanttotalàforfaitde10000000$rédigésousformed’uncontrat d’adhésion est présenté au document d’appel d’offres de la premièreétapepubliéeauSÉAOle17octobre2019.Ilestdoncconnudepuisledébutduprocessusd’appeld’offresendeuxétapes.

Les activités de clôture comprennent notamment l’envoi des avis du MTQ àchaqueproposant l’informantdesonclassementetdesanote finaleainsiquedu choix de l’adjudicataire sélectionné et de sa note finale dans le cadre desévaluationsdespropositionsadmissiblesetconformesparlecomitéd’experts.Ces avis ont été transmis aux trois proposants par la secrétaire de comité desélectionle30septembre2020.Danslesjoursquiontsuivi,lesproposantsontégalementreçus.àleurdemande,uneventilationdeleursnotesrespectivesenfonctiondescritèresd’évaluation.

Ont également été transmis au cours de cette période, aux deux proposantss’étantclasséau2eet3erangetayantunepropositionadmissible,conformeetacceptable,unavislesinformantdeleurdroitàunecompensationfinancièrede750,000$etdesprocéduresàsuivrepourobtenirpaiement.

Le13octobre2020,lacoordonnatriceengestioncontractuelleduservicedelagestion contractuelle-Est du MTQ a transmis à l’adjudicataire sélectionné lalettre d’acceptation de sa soumission accompagnée d’une copie du contrat àsignerainsiquelalistedesdocumentsetrenseignementrequisetlademandederetournerauministèrel’ensembledecesdocumentsenbonneetdueforme«dans les 15 jours suivant la date de réception» de la lettred’acceptation.TouslesdocumentsetrenseignementsrequisontétéfournisauMTQ et le contrat a été dûment signé par les parties le 22 octobre 2020. JeconfirmequetoutestenordreetconformeàlapratiquesuivieparleMTQdanscegenredecontrat.


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4.ConstatationsetconclusionduvérificateurdeprocessusSur labasedemesobservationsetvérificationsrelativementauprocessusdesélection de la deuxième étape, tel que prévu dans le Devis de servicesprofessionnels – 2e étape et les Instructions générales et complémentaires auxprestatairesdeservices-2eétapeainsique les activitésetprocéduresprévuesdanslesDocumentsdela2eétape,jeconfirmeque:

• chacun des trois soumissionnaires invités13a soumis dans les délaisprescritssonEngagementdeparticipationetlaFiched’identificationdesonreprésentantet,estdevenu,parlefaitmême,un«proposant»;

• les efforts soutenus de coordination, de planification et de suivi desactivitésadministrativesessentiellesaubondéroulementduprocessuspar l’équipe de projet ont grandement contribué à la bonneperformance de l’ensemble des intervenants et au respect des règlesd’équité,d’impartialitéetdetransparence;

• la mise en place d’un guichet unique de communication entre lesproposants et le MTQ a favorisé la transparence, a contribué à unemeilleureuniformitéd’interprétationetaévitétouteconfusionsurlescanaux de communication entre les parties pour la diffusion del’information relative aux demandes de renseignements et del’ensembledesdocumentsmisàladispositiondesproposants;

• les sites de documentation FTP ont permis aux proposants, en touttemps jusqu’à la date de réception des propositions, d’accéder auxdocumentsdela2eétape,auxdemandesderenseignementsdenaturegénérale et de nature confidentielle et à leurs réponses ainsi qu’auxdonnéesdivulguéesparleMTQaucoursdecettepériode;

• en tant que vérificateur de processus, j’ai pris connaissance descourriels échangés entre la représentante du ministère et lesreprésentantsdesproposantsetj’aisuiviaujourlejourledéroulementdu processus concernant les demandes de renseignements et latransmissiondedocumentsetd’informationsentre lesparties.Aucunproposant n’a communiqué avec le MTQ en dehors des mécanismesprévus et les communications entre les parties, tout au long du

13Le Glossaire desDirectivesauxproposants définit un «soumissionnaire invité» comme suit: «laPersonne ou le groupement de Personnes juridiquement organisé ou non qui a déposé une dessoumissionsàla1èreétapeetquiestinvitéparleMinistèreàparticiperàla2eétape.».


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processusdesélection,ontrespecté lesprincipesd’équité(traitementjuste et égal), d’impartialité (application uniforme et rigoureuse desmêmesrèglesetdécisions)etdetransparence(informationaccessible,compréhensibleetleplusexactpossible);

• l’échéancierrelativementserrédesateliersdediscussionsbilatérauxaété respecté à la lettre et malgré des événements perturbateurs etimprévus,aucunedemandedereportdedateparlesproposantsn’aétéjugéenécessaireparleMTQ;

• lesmembresducomitétechniqueontrencontréàtroisrepriseschacundes proposants en atelier de discussions bilatéral. Ils ont prisconnaissance de l’avancement de leur concept, ont pris enconsidérationlesproblématiquessoulevéesparleproposantdurantladiscussion en atelier et ont recommandé desmodifications, soit pourorienter les travaux de conception en cours vers une propositionacceptable et conforme aux exigences techniques du projet, soit pourmettreàjourlesdocumentsdela2eétapeparaddenda;

• les rapports d’ateliers ont été, à mon avis, un outil de travailindispensablepour lesproposantsen leur fournissant,entempsutile,uneinformationactualiséeetapteàcontribueràl’avancementdeleurconceptversunepropositionconformeetacceptable;

• danslecadredudéroulementdesateliersbilatéraux,departetd’autre,tout a été mis en œuvre pour atteindre les objectifs visés, dans lerespect des règles d’équité, d’impartialité et de transparence et, detouteévidence,cetteopérationestréussie;

• lestroispropositionsontétéreçuesàl’endroitprévuetavantl’heureetla date fixées pour la réception des propositions dans les documentsd’appeld’offres,etaprèsétudeetanalyse, lestroisproposantsontétédéclarésadmissiblesetleurspropositionsdéclaréesconformes;

• danslacadredel’atelierbilatéral#4,lestempsallouésauxproposantspour leurs présentations ont été lesmêmes pour tous et il en fut demêmepour les périodesdequestionsdu comitéd’experts. Les règlesd’équitéetd’impartialitéontétérespectées;

• l’évaluation qualitative du comité d’experts s’est faite dans le respectdu processus prescrit par les Documents de la 2e étape de l’appel


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d’offresetdesrèglesétabliesauMTQpourlagouvernedescomitésdesélection;

• les membres du comité décisionnel ont entériné à l’unanimité larecommandationetlespointagesdeconsensusétabliparlesmembresducomitéd’expertsainsiquel’adjudicationducontratdepréparationdel’avant-projetdéfinitifauproposantayantobtenulameilleurenoted’appréciation lors de l’évaluation des propositions par le comitéd’experts;

• les modifications apportées aux procédures pour permettre lesrencontres en visioconférence par l’utilisation de moyenstechnologiques offrant des mesures acceptables de sécurité et deconfidentialité pour faire face aux restrictions gouvernementalesimposéesenraisondelaCOVID-19ontétéappliquéesavecrigueuretdiscernement et ont été respectées par les intervenants qui ont toussignésdesengagementsclairsencesens.

Je considère que le processus de sélection de la deuxième étape s’estdéroulé dans le respect des principes d’équité, de transparence etd’impartialité dans le meilleur intérêt du MTQ, du gouvernement duQuébec,desproposantsetdupublic.

MeClaudeGélinasVérificateurdeprocessus

Troisième rapport du vérificateur de processus · troisième rapport relatif au déroulement du...

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