Rapport du Vérificateur extérieur - upu.int · Rapport du Vérificateur extérieur UNION POSTALE...

CA C 1 2017.1–Doc 3.Annexe 1

Conformément à l'article 148, alinéa 1, du

Règlement général approuvé lors du 25ème Con-

grès de Doha 2012, le Gouvernement de la

Confédération suisse surveille sans frais la tenue

des comptes financiers ainsi que la comptabilité

de l’Union postale universelle (UPU). Fort de

cette disposition, il a confié cette mission à la

plus haute instance de contrôle financier public

du pays, à savoir le Contrôle fédéral des

finances (CDF) qui exerce ainsi le mandat de

Vérificateur extérieur des comptes de l’UPU.

Le mandat est défini à l'article 37 du Règlement

financier, ainsi que par le Mandat additionnel

pour la vérification extérieure des comptes

annexé à ce Règlement. Les membres du CDF

en charge de ce mandat remplissent leur

fonction de manière autonome et indépendante,

avec le soutien de leurs collaborateurs.

Le CDF fournit les prestations relatives à l’audit

externe de l’UPU d’une manière complètement

indépendante de son rôle d’organe suprême de

surveillance financière de la Confédération

suisse. Le CDF a une équipe de professionnels

hautement qualifiés et possédant une large

expérience des audits dans les organisations

internationales.

Pour plus d’informations, veuillez contacter :

M. Eric-Serge Jeannet

Vice-directeur du Contrôle fédéral des finances

de la Confédération suisse

Monbijoustrasse 45

3003 Berne

tél. +41 58 463 10 39

[email protected]

ou :

M. Didier Monnot

Responsable de mandats

tél. +41 58 463 10 48

[email protected]

Rapport du Vérificateur extérieur

UNION POSTALE UNIVERSELLE (UPU) Audit des états financiers 2015

Table des matières Paragraphe

Résumé de l’audit -

Règlementation, normes et informations 1-11

Suivi des recommandations 12

Examen des travaux de l’auditeur interne 13-14

Audits informatiques 15-29

Audit des états financiers 2015 30-96

Conclusion 97-98

Annexes :

1. Opinion d’audit

2. Suivi des recommandations des audits

précédents

Berne, le 27 juin 2016

No enreg. 1.16114.942.00310.004

modi/cral

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RESUME DE L’AUDIT

En qualité de Vérificateur extérieur de l’Union postale universelle (UPU), le Contrôle

fédéral des finances de la Confédération suisse (CDF) confirme que l’audit des états financiers 2015 présentés selon les Normes comptables internationales pour le secteur

public (normes IPSAS) a donné un résultat d’ensemble satisfaisant et qu’il est en

mesure de délivrer une opinion d’audit sans réserve.

L’exercice 2015 s’est soldé par un résultat net négatif conséquent de 9,2 millions de

francs, soit 13% environ du total des recettes. Celui-ci est essentiellement dû à l’augmentation importante de la charge nette de prévoyance reconnue dans le compte

de résultat. Cette charge, déterminée sur la base de calculs actuariels, est passée de 4,9 à 11,2 millions francs entre 2014 et 2015. Cette augmentation a fortement

impacté les dépenses de personnel qui ont augmenté de 7,1 millions de francs par

rapport à 2014.

Les contributions volontaires ont également augmenté de manière importante en

2015 (+7 millions de francs). Mais il s’agit de produits comptabilisés lors du bouclement de l’entité FAQS qui sont à mettre en parallèle avec l’augmentation des

dépenses de projets de cette même entité. Comme les produits et les charges en question ont augmenté à peu près dans les mêmes proportions, l’impact sur le

résultat de l’exercice est quasiment nul. La situation financière de l’UPU est donc

toujours préoccupante et le Bureau international devrait prendre des mesures axées à la fois sur le court terme et sur le long terme en vue d’augmenter ses revenus et de

diminuer ses charges. Le déficit au bilan s’est encore significativement aggravé en

2015 et se monte désormais à 86,5 millions de francs.

Un état de situation complet sur les recommandations encore ouvertes du Vérificateur

extérieur a été fait au cours d’une séance spéciale entre l’UPU et le CDF. Ce passage en revue montre que le Bureau international poursuit ses efforts dans leur mise en

œuvre. Il montre également qu’il reste 21 recommandations ouvertes qui sont mentionnées dans l’annexe 2 du présent document. La plupart concerne les processus

de gestion (11 recommandations ouvertes) et l’informatique (7 recommandations

ouvertes).

Ce rapport contient deux nouvelles recommandations. Elles concernent la clôture des

fonds de tiers et fonds propres affectés inactifs ainsi que la mise en place d’une procédure d’identification des engagements contractuels non comptabilisés. Ces

recommandations sont détaillées dans ce rapport.

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REGLEMENTATION, NORMES ET INFORMATIONS

Réglementation financière et objet de la vérification

1. L'exercice financier 2015 a été régi par les dispositions pertinentes de la Constitution, du Règlement général (Doha 2012), par les prescriptions du Règlement financier et

des Règles de gestion financière, d'organisation comptable et de contrôle de l'Union, ainsi que par les normes comptables internationales pour le secteur public (normes

IPSAS).

2. Les vérifications, objets du présent rapport, ont porté sur les états financiers consolidés de l’UPU arrêtés au 31 décembre 2015 qui sont composés de l’état de la

situation financière, l’état de la performance financière, l’état des variations des actifs nets, l’état des flux de trésorerie, l’état de comparaison des montants budgétaires et

des montants réels ainsi que des notes jointes aux états financiers.

3. Les comptes de l'exercice 2015 de la Caisse de prévoyance de l’UPU ont fait l'objet d’un rapport de vérification et d’une correspondance séparés. Il en va de même pour

les comptes des trois services de traduction (anglais, arabe et portugais), étant donné qu’ils ne sont pas consolidés et toujours tenus selon les anciennes normes

comptables UNSAS.

Normes d’audit, informations et remerciements

4. Les vérifications ont été effectuées selon les Normes internationales d'audit (Normes

ISA1), ainsi qu’en respect du mandat additionnel faisant partie intégrante du

Règlement financier de l’UPU.

5. Lorsque des vérifications par sondages ont été effectuées, le CDF a sélectionné les échantillons en fonction des risques ou de l’importance relative des montants

enregistrés dans les rubriques examinées.

6. Le résultat de l’audit effectué a été communiqué tout d’abord à la Direction des finances (DFI) lors des entretiens des 17 décembre 2015 et 27 juin 2016. Ce dernier

entretien a fait office de discussion finale et il s’est tenu en présence de MM. P. Clivaz, Vice-directeur général, V. Dubenko, Directeur des finances, J.-A. Ducrest,

Coordonnateur gouvernance, gestion des risques et systèmes d’information de gestion, O. Dreier, Chef comptable ainsi que Mmes S. Houhou et M. Lita, expertes de

l’unité Comptabilité et trésorerie. Le CDF était représenté à cette dernière par MM. D.

Monnot, Responsable de mandats et A. Crevoiserat, Responsable de révision.

7. Par ailleurs, le CDF renonce à reproduire dans ce rapport les points et questions

d’importance mineure qui ont été clarifiées et discutées en cours de travaux ou

communiquées lors des entretiens précités avec la DFI.

8. Au cours des travaux d’audit, le CDF s’est régulièrement entretenu avec M. O. Dreier,

avec d’autres collaborateurs de la DFI ainsi qu’avec des collaborateurs d’autres

directions de l’Organisation en fonction des thèmes traités.

9. Le CDF tient à souligner la bonne collaboration et l’esprit d’ouverture qui a prévalu durant l’exécution de cet d’audit. Il exprime également ses remerciements pour

l'obligeance avec laquelle les renseignements et les documents ont été donnés par

tous les fonctionnaires de l’UPU qui ont été sollicités.

10. Conformément au chiffre 9 du Mandat additionnel pour la vérification extérieure des

comptes, le Directeur général nous a transmis ses commentaires et ils ont été dûment

intégrés dans le présent rapport.

11. La langue originale de rédaction du présent rapport est le français et le CDF rappelle

que c’est la version écrite dans cette langue qui fait foi.

1 International Standards on Auditing (ISA) publiés par l'IAASB (International Auditing and Assurance Standards Board)

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SUIVI DES RECOMMANDATIONS

12. Un état de situation sur les recommandations émises à l’issue de précédents audits de

clôture, audits de surveillance financière et audits informatiques a été fait au cours d’une séance spéciale le 9 mai 2016. Les recommandations encore ouvertes figurent

dans l’annexe 2 de ce rapport.

EXAMEN DES TRAVAUX DE L’AUDITEUR INTERNE

13. Lors de l’audit intermédiaire et l’audit final, le CDF a procédé à un examen des travaux

de l’auditeur interne. Il rappelle que la fonction d’audit interne est externalisée auprès

de l’entreprise Ernst & Young SA depuis 2011.

14. Les rapports2 de l’auditeur interne qui ont fait l’objet d’une revue contiennent des observations intéressantes qui nécessitent la mise en œuvre de mesures de la part de

l’UPU. Cependant, ces constats et mesures n’ont que peu d’influence directe sur les

travaux de vérification des états financiers.

AUDITS INFORMATIQUES

Travaux effectués

15. Lors de l’audit intermédiaire réalisé fin 2015, le CDF a procédé à des contrôles dans le

domaine de l’informatique qui se sont focalisés, entre autres, sur les activités et les systèmes gérés par le Programme Informatique et méthodes de la Direction de la

logistique (PIM.DL) et par la Direction des finances (DFI). L’intervention a permis de

traiter les domaines suivants :

Examen de la mise à jour de la cartographie des applications du Bureau international effectuée par le PIM.DL.

Suivi des recommandations émanant des derniers rapports : il convient de

relever que le suivi des recommandations est en lien étroit avec la vérification des contrôles généraux informatiques.

Vérification des contrôles généraux informatiques : le CDF a vérifié les

contrôles généraux informatiques qui ne sont pas liés directement au suivi des

recommandations en suspens : o Environnement de contrôle

o Gestion des opérations informatiques

o Gestion des applications en fin de cycle de vie

2 Les deux rapports émis en 2015 sont les suivants :

- Suivi des recommandations de l’audit interne (2011-2014)

- Allocation des ressources

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16. Le CDF a constaté que L'UPU a élaboré une cartographie de l’environnement informatique selon différents critères. D'une part, l’environnement informatique est représenté selon les fonctions financières, d'autre part par bloc de coûts relatifs aux applications, ainsi que selon les fournisseurs internes ou externes. Ces vues d’ensemble sont de très bonnes bases pour la planification informatique ultérieure, pour autant que cette planification soit à l’avenir implémentée, d’une manière globale, de concert avec le CTP.

17. L’implémentation de la Gestion des demandes de services des Services généraux (DL) a été réalisée. La formalisation et l’intégration dans Easyvista de la gestion des

changements, pour la partie PIM.DL, montre des processus standardisés. Le but est que ce processus soit implémenté dans toute l’Organisation, y compris au CTP et dans

les autres unités. Cet effort devrait s’inscrire dans le cadre de la mise en place de la

gouvernance informatique pour tout le Bureau international.

18. La suppléance des responsables n’est pas encore entièrement assurée pour toutes les

applications. La situation par rapport l’année passée s’est globalement améliorée. Mais la suppléance pour les applications métiers n’est parfois que partiellement assurée.

Pour les outils systèmes, tel Sharepoint par exemple, la suppléance est néanmoins

réglée et opérationnelle.

19. Les paramétrages des systèmes ainsi que la configuration des postes de travail sont documentés. Les mises à jour des serveurs le sont également, bien que celles-ci ne soient pas toutes actuelles. La description détaillée des serveurs est également documentée. La fréquence ainsi que la restauration des sauvegardes sur les serveurs sont planifiées et réalisées comme indiqué dans la documentation. Les mises à jour du système et des serveurs Microsoft sont réalisées avec l'outil de Microsoft WSUS. Pour les autres systèmes, les mises à jour sont effectuées manuellement, selon les instructions fournies par les prestataires externes.

20. Les mises à jour des systèmes sont effectuées, généralement tous les 3 mois, en premier lieu dans l’environnement de test, notamment pour les applications métiers. Lorsqu’une mise à jour est urgente pour des raisons de sécurité, elle est réalisée immédiatement. Les mises à jour techniques des nouvelles versions ne sont pas documentées pour les utilisateurs, car celles-ci n’ont généralement aucun impact sur les fonctionnalités de l’application. La gestion du changement des systèmes est partiellement documentée dans EasyVista, mais elle ne l’est pas systématiquement. Des instructions concernant l'utilisation d’internet ainsi que la gestion des mots de passe sont à la disposition des utilisateurs.

21. Les sauvegardes par lots (batch) sont exécutées pendant la nuit. D’autres traitements par lots n’existent pas. Si une sauvegarde échoue, les administrateurs reçoivent un courriel sur leur téléphone mobile et décident si une intervention à distance ou sur site est nécessaire. Grâce à l’architecture de Cluster (duplication automatique des données et applications), la fiabilité des systèmes est plus élevée.

22. La surveillance des interfaces est réalisée en même temps que celle des applications. La surveillance de l'interface de FAQS à Navision est faite par la DFI. L'application Pagole crée un journal, qui est ensuite contrôlé par la DFI.

23. Les incidents et problèmes sont gérés avec l'outil EasyVista-iDiL. Il existe une classification et un catalogue de service. Une procédure décrivant le processus de gestion des incidents est disponible pour tous les utilisateurs.

24. Les incidents des systèmes sont surveillés. Lors de chaque incident, l’administrateur

système reçoit une alerte par e-mail. Pour chaque intervention, un ticket doit être

ouvert. Une fois le problème résolu, le ticket est fermé. Environ 3000 tickets sont

ouverts et fermés par année. Un processus de résolution et d’escalade des incidents

avec priorisation est en place. Les incidents avec une priorité 1 ou 2 sont transmis au

fournisseur de l’application s’il offre un support. La surveillance du nombre de tickets

ouverts a révélé que la situation est sous contrôle.

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25. En ce qui concerne l’organisation de la gestion du changement, une réflexion est en cours afin de gérer le processus de gestion du changement avec l’outil iDiL. Actuellement, il n’existe aucun processus homogène pour tous les systèmes en ce qui concerne la gestion du changement. Le CDF renonce cependant à émettre une recommandation visant à combler cette lacune, car il estime que la mise en œuvre des recommandations ouvertes est prioritaire.

26. L’audit a permis de constater que sept recommandations relatives au domaine informatique figurant dans les rapports sur l’audit des états financiers 2012 et 2013 sont toujours ouvertes. Elles sont mentionnées dans l’annexe 2 du présent rapport.

27. Le CDF rappelle que les systèmes de gestion du personnel (Sirium) et des salaires (Pagole) utilisent une technologie obsolète qui devrait être remplacée au plus vite. Selon la stratégie technologique de l’UPU, un déploiement des produits Microsoft devrait dans la mesure du possible être envisagé. Après l’introduction de l’application financière (Navision) en 2011, le système ERP de Microsoft a été implémenté. Le CDF est d’avis que la force d’un ERP consiste dans sa modularité qui permet d’intégrer dans un seul système plusieurs applications de support. Une intégration des applications des ressources humaines dans l’ERP permettrait l’automatisation des processus, une réduction des risques liés aux interfaces et une diminution des coûts grâce aux économies d’échelle.

28. En décembre 2015, le Comité consultatif informatique n’était toujours pas organisé d’une manière satisfaisante pour définir et diriger la stratégie, les projets et les processus informatiques dans l’optique d’une bonne gouvernance informatique.

29. Le CDF estime que les recommandations ouvertes dans le domaine de l’informatique devraient être priorisées. L'UPU devrait également définir pour chaque recommandation un responsable et une date de mise en œuvre.

Commentaire du Directeur général : Un processus d’intégration des différents programmes informatiques du BI (DL et CTP) est en cours. Une mission d’audit

interne sera menée dans ce cadre durant l’été 2016.

AUDIT DES ETATS FINANCIERS 2015

30. Les vérifications exécutées ont porté sur les états financiers 2015 de l’UPU (version française). Ceux-ci sont composés de l’état de la situation financière (état financier I),

de l’état de la performance financière (état financier II), de l’état des variations des

actifs nets (état financier III), de l’état des flux de trésorerie (état financier IV) et de l’état comparatif des montants budgétaires et des montants réels (état financier V),

ainsi que des notes jointes aux états financiers. Ces états financiers sont présentés

selon les normes IPSAS.

Analyse JET

31. Pour effectuer la vérification des états financiers, le CDF a procédé à une revue analytique et à des tests de détail. De plus, comme les années précédentes, il a utilisé

un outil d’extraction des données comptables. Lors de l’audit final, il a été fait appel à un consultant externe pour procéder à une analyse JET (Journal Entries Testing). Le

but d’une telle analyse est de soutenir les travaux de révision des auditeurs financiers.

32. Trois analyses distinctes ont été réalisées sur les comptabilités individuelles UNION,

CTP et FVO_CT. Les résultats de ces analyses ont permis de faciliter la sélection

d’écritures comptables lors de tests de détail. Les analyses JET permettent également de mettre en évidence des transactions inattendues ou singulières. Les travaux

complémentaires effectués n’ont pas révélé de problème particulier.

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Résultat de l’exercice

33. Le programme et budget de l’UPU est également établi, comme les états financiers,

sur une base annuelle. En application de la norme IPSAS 24, les montants présentés dans les états financiers ont été retraités afin d’être comparables à ceux indiqués dans

le budget.

34. En ce qui concerne les informations contenues dans les notes 20 et 21 relatives aux

produits et aux charges, le CDF a contrôlé la réconciliation des valeurs budgétaires

avec le tableau de la note 19 « Rapprochement entre l’état comparatif du budget et des montants réels (état V) et l’état de la performance financière (état II) ». Les

données budgétaires sont donc réconciliées avec les montants effectifs des produits et charges de l’exercice comptable 2015. L’excédent de charges pour l’exercice 2015

s’élève à 9'239'651 francs (excédent de produits de 2'133'628 francs pour l’exercice

2014).

35. Concernant l'exécution budgétaire en général, le CDF renvoie aux commentaires du

Bureau international mentionnés dans les états financiers.

Mise en œuvre des normes IPSAS

36. Les normes IPSAS 28 - 30 sur les instruments financiers sont entrées en vigueur le 1er janvier 2013. L’année dernière, le CDF avait constaté que dans la note 24 des états

financiers, l’UPU n’avait présenté qu’une analyse de sensibilité au 31 décembre 2014,

en omettant l’analyse comparative de l’exercice précédent. Cette année, ce problème a été résolu et la note sur les risques financiers est désormais totalement conforme

aux exigences des normes IPSAS.

37. L’IPSAS Board a publié cinq nouvelles normes qui entreront en vigueur le 1er janvier

2017. Ce sont les normes suivantes :

IPSAS 34, Etats financiers individuels

IPSAS 35, Etats financiers consolidés

IPSAS 36, Participations dans les sociétés associées et des entreprises

conjointes

IPSAS 37, Accords conjoints

IPSAS 38, Informations à fournir sur les participations dans d’autres entités

Ces cinq normes vont se substituer aux normes suivantes : IPSAS 6 (Etats financiers

consolidés et individuels); IPSAS 7 (Participations dans des Entreprises Associées) et IPSAS 8 (Intérêts détenus dans des entreprises conjointes). Elles vont entrer en

vigueur le 1er janvier 2017, mais des modifications éventuelles impliqueront des

adaptations rétroactives au 1er janvier 2016 déjà.

38. Dans son dernier rapport, le CDF avait recommandé à l’UPU de faire une analyse de

son périmètre de consolidation à la lumière de ces nouvelles normes. Ceci afin de déterminer si ces dernières auront des implications pour l’Organisation, notamment en

regard d’une éventuelle nécessité de consolidation des services de traduction. Les conclusions des travaux effectués par l’UPU indiquent que les nouvelles normes

n’auront pas d’impact sur le périmètre de consolidation. L’analyse en question a été

transmise au CDF qui en prendra connaissance et procèdera lui-même à certaines

vérifications lors de la prochaine révision intermédiaire.

Système de contrôle interne (SCI) relatif au processus de bouclement et

d’établissement des états financiers

39. Dans le rapport sur l’audit des états financiers 2013, le CDF avait émis une recommandation sur différents aspects du SCI relatif au processus de bouclement

9

devant être améliorés. Certaines mesures avaient été prises par l’UPU pour le bouclement des comptes 2014. Mais celles-ci s’étaient avérées insuffisantes puisque

les états financiers 2014 contenaient encore de multiples erreurs. L’année dernière, le CDF avait relevé d’autres problèmes qui nécessitaient d’être résolus et avait suggéré à

l’UPU d’utiliser le programme comptable afin d’établir ses comptes consolidés.

40. Cette année, une amélioration de la situation a été constatée. En effet, même si les

états financiers remis au CDF contenaient encore des erreurs, celles-ci étaient moins

nombreuses que l’année passée. De plus, la consolidation a pu être réalisée de manière automatique en utilisant le système comptable Navision. L’UPU a aussi utilisé

de manière plus systématique les outils de bureautique actuels, ce qui a permis d’éviter les fréquentes erreurs d’addition qui avaient été constatées par le passé.

Enfin, le nombre de reclassements ou retraitements faits dans les états financiers

mais pas dans le système comptable Navision était inférieur à celui de l’année

dernière.

41. Néanmoins, la situation n’est pas encore tout à fait satisfaisante puisque le CDF a reçu dix versions différentes des états financiers en cours d’audit, suite aux nombreuses propositions de correction formulées. Le contrôle 4-yeux des états financiers n’est donc pas encore réalisé de manière suffisamment efficace. De plus, les états financiers complets n’étaient pas prêts au début de la révision. Le CDF souligne les progrès accomplis et souhaite qu’ils soient poursuivis. La recommandation reste donc ouverte.

Commentaire du Directeur général : Comme précisé par les Vérificateurs, les travaux d’amélioration et d’automatisation entrepris ont évité le plus possible les

retraitements manuels, permettant un établissement et un contrôle facilité des états financiers en lien direct avec l’application comptable. Le BI continuera ses efforts en

2016 afin de renforcer encore la qualité des états financiers livrés en début d’audit.

Trésorerie et équivalents de trésorerie

42. Les soldes au 31 décembre 2015 des divers comptes de trésorerie ont été confrontés

avec ceux ressortant des relevés délivrés par les dépositaires. Les montants affichés dans les liquidités (47,1 millions de francs au total) respectent le principe d’une

disponibilité des fonds dans un délai de 90 jours.

43. En vertu de la norme IPSAS 2, une indication figure dans la note 3 des états financiers et permet de connaître la part disponible des fonds liquides et celle qui est soumise à

des restrictions. Au 31 décembre 2015, 24,6 millions de francs sont détenus par l’Union et le solde est soumis à des restrictions. A relever que la part des liquidités à la

libre disposition de l’Union a baissé de manière relativement importante. En effet, elle était de près de 30 millions de francs au 31 décembre 2014. Cette situation n’est pas

réjouissante et s’explique en grande partie par l’augmentation des débiteurs.

Placements

44. Le total des placements courants se monte à 80,7 millions de francs à fin 2015. Quant

à la partie des placements qui n’est réalisable qu’après le 31 décembre 2016, elle est de 7,3 millions de francs et est présenté avec les actifs non courants. La totalité des

placements est donc de 88 millions de francs et est en baisse par rapport au 31

décembre 2014 (93,2 millions de francs).

45. En 2014, l’UPU a décidé de placer 70 millions de dollars américains dans un fonds à

capital garanti. Ce fond avait déjà accusé une perte de valeur non réalisée de 1,4 million de francs en 2014. Celle-ci s’est encore accrue durant l’exercice sous revue et

l’UPU a dû reconnaître une nouvelle charge de 1,4 million de francs dans les coûts

financiers 2015. En fin d’exercice, la valeur de ce fonds était de 65,8 millions de

francs.

10

46. Lors de l’audit intermédiaire, certaines recettes financières comptabilisées ont été sélectionnées et vérifiées sur la base des pièces comptables correspondantes. Cet

examen n’a pas révélé de problème particulier.

Comptes débiteurs (opérations avec et sans contrepartie directe)

47. Lors de l’audit intermédiaire, le CDF a procédé à divers examens sur les débiteurs. Les contrôles effectués ont montré que tous les états-membres qui devaient être mis sous

sanctions selon les règles en vigueur l’avaient bien été. De même, un examen des

plans d’amortissement existants ou créés, terminés ou annulés en 2015 n’a révélé

aucun problème particulier.

48. Les créances courantes (opérations avec et sans contrepartie directe) représentent en valeur nette un montant de 49 millions de francs (35 millions de francs à fin 2014) et les créances non courantes (opérations sans contrepartie directe) de 1,5 million de francs (1,8 million de francs à fin 2014). Comme déjà relevé, la lenteur avec laquelle certains Pays-membres s’acquittent de leurs contributions statutaires n’est pas réjouissante et impactent négativement les liquidités à la libre disposition de l’Union. Les contributions statutaires impayées se montent à 25,5 millions de francs et ont augmenté de plus de 5 millions de francs en 2015. Sans émettre de recommandation formelle, le CDF encourage l’UPU à prendre des mesures en vue d’accroître la rapidité d’encaissement des créances relatives aux contributions statutaires.

Commentaire du Directeur général : La situation des débiteurs est une préoccupation constante de la Direction générale (communications écrites, mandats

données aux Coordinateurs régionaux, entretiens avec les missions diplomatiques et

les délégations, etc.) qui continuera ses actions dans ce domaine. Des propositions ont été faites aux Pays-membres durant ce cycle, mais, à ce stade, le CA n’a pas

donné suite.

49. Le CDF rappelle que les taux d’intérêts moratoires sur les créances arriérées sont de

5% sur les créances dues pour des prestations de services et de 6% pour celles relatives aux contributions statutaires. La facturation des intérêts est générée par le

système Navision. Mais l’existence de deux taux différents nécessite un traitement

manuel des clients concernés. En effet, il n’est pas possible d’introduire dans le système Navision deux taux d’intérêts pour le même client. Ce traitement manuel

implique un risque d’erreur et alourdi le travail administratif de la DFI. Sans émettre de recommandation formelle, le CDF avait proposé à l’UPU d’entreprendre des

démarches pour que les intérêts moratoires soient facturés avec un seul et unique

taux.

50. Suite à cette proposition, des mesures ont été prises par le BI. Ainsi, deux

propositions visant à la modification des articles 146 et 151 du Règlement général ont été soumises au CA. Ce dernier a décidé de faire des propositions au prochain

Congrès en vue de :

harmoniser les intérêts moratoires sur les arriérés relatifs aux contributions et

ceux relatifs aux ventes de fournitures (IM de 5% dans tous les cas)

maintenir des conditions de paiement relatives aux contributions et aux ventes

de fournitures différentes (délais de paiement de 3 mois pour les contributions

et, ce qui diverge de la proposition du BI, de 6 mois dans les autres cas)

Même si l’harmonisation complète souhaitée par le BI ne sera pas proposée au

prochain Congrès, une amélioration notable pourra malgré tout être constatée si les

taux d’intérêts sont uniformisés.

51. La proposition du CDF est donc toujours d’actualité étant donné que le Congrès ne

débutera qu’en septembre 2016.

11

Stocks

52. La valeur des stocks est en légère baisse par rapport à 2014. Ils figurent au bilan pour

un montant de 337'842 francs à fin 2015 et sont composés d’étiquettes codes-barres, de souvenirs de l’UPU destinés à la vente, de timbres-poste et de Coupons réponses internationaux (CRI, papier et hologramme). Etant donné le faible impact de ce

montant sur les comptes de l’UPU, cette rubrique n’a pas fait l’objet de contrôles

détaillés.

Autres actifs courants et non courants

53. Les autres actifs courants se montent à 3,4 millions de francs et comprennent

notamment les actifs transitoires, les avances aux fournisseurs, les avances au personnel, les autres avances et les avances pour charges fiscales. A relever qu’une

provision de 97'414 francs a été créée fin 2015. Ce montant représente les avances versées au personnel pour le paiement des impôts aux autorités fiscales des Etats-

Unis d’Amérique, qui datent de plus de deux ans et n’ont pas encore été remboursées.

54. Les avances du fonds social dont le remboursement est prévu à plus d’une année se montent à 10'200 francs et sont présentées sous la rubrique « Autres actifs non

courants ».

Matériel

55. Les immobilisations corporelles se montent à 1,9 million de francs à la clôture de

l’exercice. Elle est subdivisée en deux types: l’équipement informatique et les autres équipements (machine, mobilier, matériel). L’amortissement est linéaire et conforme

aux durées d’utilisation définies dans la note 2 des états financiers. En respect des normes IPSAS, les différents actifs historiques comme la collection de timbres ne sont

pas activés.

56. Lors de l’audit intermédiaire et de l’audit final, le CDF a procédé à des tests de détail

sur les équipements activés. Les problèmes suivants ont été constatés mais n’ont pas

donné lieu à des ajustements rétroactifs vu les montants faibles en jeu :

Quatre immobilisations en service depuis 2014 sont amorties depuis 2015

seulement. Elles figuraient dans les actifs en construction.

Une immobilisation activée en 2011 n’avait pas encore fait l’objet

d’amortissements.

un contrôle physique de quelques immobilisations a permis de constater qu’une immobilisation concernant du matériel sismique (solde net après amortissement

cumulé de 15'537 francs à fin 2015) ne devait pas être activée. Les coûts en

question concernaient en effet une pré-étude qui n’a débouché sur aucun projet concret. Il a été proposé à la DFI d’éliminer cet actif et de comptabiliser

le solde résiduel en charges.

Les différents problèmes constatés ont été signalés à la DFI afin qu’elle procède aux

corrections nécessaires.

57. Une revue critique et des tests de détail dans différents comptes de charges ont

également été réalisés afin de s’assurer que les principes de comptabilisation des

immobilisations corporelles avaient bien été respectés. Les contrôles effectués n’ont

pas révélé de problème particulier.

58. Conformément aux dispositions du manuel comptable et aux normes IPSAS, l’UPU doit apprécier à chaque date de bouclement s’il existe un quelconque indice qu’un actif

peut avoir subi une perte de valeur. Ce test de dépréciation a bien été effectué au 31

décembre 2015.

12

Immobilisations incorporelles

59. Le montant de cette rubrique s’élève à 367'515 francs. Lors de l’audit intermédiaire et

de l’audit final, le CDF a procédé à une revue critique et à des tests de détail dans différents comptes de charges afin de s’assurer que les principes de comptabilisation

des immobilisations incorporelles avaient bien été respectés. Les contrôles effectués

n’ont pas révélé de problème particulier.

Terrains et constructions

60. La valeur de l’immeuble présentée au bilan est de 27 millions de francs. Les droits de superficie pour l’utilisation du terrain n’ont pas été évalués. Quant aux subventions

non remboursables reçues3, elles sont présentées en diminution de la valeur de

l’immeuble.

61. Conformément à la recommandation no 4 du rapport 15062 du 12 juin 2015, le

compte « Actifs en construction » a été analysé par l’UPU. Tous les montants composant le solde de ce compte ont été identifiés, puis contrôlés de manière à

déterminer s’ils remplissaient les conditions pour être activés. Ainsi, plusieurs immobilisations ont été activées dans les comptes appropriés et les montants qui ne

remplissaient pas les conditions pour être activés ont été enregistrés en charges. A fin

2015, le solde de ce compte est nul et la situation est désormais sous contrôle.

Comptes créditeurs et charges à payer

62. Le montant de 22,4 millions de francs présenté au passif du bilan a été justifié par les

contrôles effectués.

63. L’année dernière, il avait été constaté que des comptes se trouvant dans la comptabilité FAQS nécessitaient d’être traités. Le compte intitulé « Paiements en

attente » montrait un solde important au 31 décembre 2014 et la composition exacte

de ce compte n’avait pas pu être fournie. Le CDF avait donc recommandé de procéder à un travail de réconciliation. En 2015, un lettrage des transactions enregistrées dans

ce compte a été mis en place et ce dernier est désormais sous contrôle.

64. Comme déjà relevé l’année dernière, le solde du compte « Passifs transitoires » de la

comptabilité FAQS est composé d’anciennes factures relatives au projet GMS qui étaient en attente d’approbation par le Conseil fiduciaire du FAQS. Or comme ces

factures concernent un sous-projet terminé depuis longtemps, le solde en question

aurait dû être apuré. Ce compte doit être mis en lien avec le compte « Avances projets à régulariser » de la même comptabilité qui contient également des montants

relatifs à ce même projet GMS (factures payées par l’Union ou le Fonds volontaire, mais devant être prises en charges par le FAQS après approbation du Conseil

fiduciaire). Ce compte « Avances projets à régulariser » contient lui aussi beaucoup

d’anciennes factures et devrait donc également être apuré. Suite à la recommandation formulée, un travail de réconciliation a été entrepris par la DFI en 2015 et presque

tous les montants enregistrés dans les deux comptes en question ont pu être rapprochés. Mais les soldes de ces deux comptes n’ont pas pu être mis à zéro car il

subsiste un reliquat de 54'847 francs qui n’a pas encore pu être réconcilié. Le travail

entrepris devra donc être poursuivi et terminé en 2016. La recommandation no 5 du

rapport 15062 du 12 juin 2015 reste donc d’actualité.

3 L’UPU a reçu des subventions non remboursables en 1970 de la ville de Berne pour la construction du bâtiment et, plus

récemment, du « Programme Bâtiments » de la Confédération ainsi que de la FIPOI à l’occasion des rénovations effectuées

13

Prestations au personnel à court terme

65. La provision pour les heures supplémentaires et pour les jours de congés accumulés

se monte à 1,8 million de francs et est quasiment stable par rapport à 2014. L’exactitude et la pertinence des montants ont été vérifiées en analysant les données

individuelles du personnel de l’UPU.

66. Cependant, comme l’année dernière, le CDF a constaté des erreurs dans les données

de base ayant servies aux calculs des engagements courants envers le personnel. Ces

erreurs n’ayant pas faussé de manière significative les calculs effectués, le CDF a renoncé à proposer des corrections. Ces erreurs proviennent du fait que depuis le

passage à la nouvelle version de MS Office, des exportations directes de VisualWeb vers Excel ne sont plus possible, car cette procédure donne des résultats incertains.

Une collaboratrice de la DRH doit donc saisir manuellement dans un tableau Excel les

soldes relatifs aux heures supplémentaires et aux vacances en fin d’année pour tout le personnel de l’Organisation. Une procédure manuelle impliquant la saisie de centaines

de données comporte inévitablement un risque d’erreur important.

67. L’année dernière, le CDF avait recommandé à l’UPU de trouver une solution technique

afin d’éviter de telles saisies manuelles. Or aucune mesure n’a été prise. La

recommandation no 6 du rapport 15062 du 12 juin 2015 est donc toujours ouverte.

Recettes différées

68. Les recettes différées présentent un montant de 49 millions de francs au passif du bilan et sont stables par rapport à 2014. Elles représentent les contributions

statutaires 2016 facturées d’avance et des fonds de tiers affectés.

69. Comme indiqué à la note 13 des états financiers, les avances versées pour le Système

de contrôle mondial sont présentées en déduction des fonds dédiés aux projets en

cours FAQS, au même titre que les comptes tiers capitaux FAQS. Pour mémoire, cette présentation est justifiée à la condition que ces projets soient financés soit par le

FAQS (après approbation des dépenses encourues par le Conseil fiduciaire du FAQS) soit par le Fonds volontaire, mais en aucun cas par l’Union. Car cela signifierait que

ces avances devaient être couvertes par des fonds propres libres et devraient donc être présentées en diminution de ceux-ci, et non pas en diminution des recettes

différées, qui sont des fonds étrangers. De plus, comme déjà signalé, le CDF estime

que ce compte devrait faire l’objet d’une analyse et devrait être apuré (cf.

recommandation no 5 du rapport 15062 du 12 juin 2015).

70. Suite à la mise en œuvre d’une ancienne recommandation du CDF, la DFI a dressé pour la première fois une liste des fonds de tiers affectés et des fonds propres

affectés inactifs. Cette démarche est appréciée du CDF car elle permet d’identifier les

fonds susceptibles d’être clôturés. Cependant, la démarche entreprise n’a pas été suivie jusqu’au bout puisqu’aucun des fonds identifié n’a été clôturé. Le CDF estime

que la DFI devrait contacter les bailleurs de fonds externes (pour les fonds de tiers affectés) ou les responsables de projets (pour les fonds propres affectés). Ceci afin

qu’ils puissent indiquer leur volonté quant à l’utilisation des reliquats (remboursement,

transfert sur un autre fonds ou solde librement utilisable par l’UPU).

Recommandation no 1 : Le CDF recommande à la DFI de clôturer les fonds inactifs

en respectant les instructions des bailleurs de fonds externes ou des responsables de

projets.

Commentaire du Directeur général : Nous sommes d’accord avec cette recommandation, les travaux ont débuté.

71. Le fonds PLANET-UE-01 est présenté avec les fonds volontaires soumis à conditions qui font partie des recettes différées. A fin 2015, ce fonds présente un solde débiteur

de 186'716 francs. Cela signifie que les dépenses encourues ont été plus importantes que recettes encaissées. Après examen de la situation, le CDF a admis la présentation

14

de ce fonds en déduction des recettes différées car des produits prévus par contrat

sont attendus en 2016 et devraient couvrir la quasi-totalité du découvert.

72. Même si la présentation comptable de ce fonds négatif est admise par le CDF, une telle situation devrait être évitée. Une gestion de projet financièrement prudente

implique en effet de ne pas dépenser plus d’argent que ce qui a été encaissé. En plus du projet PLANET-UE-01, quelques autres fonds sont dans une situation similaire. Les

soldes de ceux-ci à fin 2015 sont cependant moins importants. Comme la grande

majorité des fonds de tiers et des fonds propres affectés ne sont pas touchés par cette problématique, le CDF renonce à émettre une recommandation formelle dans ce

rapport. Mais il encourage l’UPU à prendre les mesures nécessaires en vue d’éviter

que des fonds présentent des soldes négatifs à l’avenir.

Avances

73. Les avances reçues présentent un montant de 90,9 millions de francs au passif du bilan et sont stables par rapport à l’exercice précédent. Elles se composent

essentiellement des avoirs à disposition des opérateurs désignés pour la réalisation de

projets FAQS qui se montent à 84,6 millions de francs à fin 2015.

Fonds en dépôt pour les services de traduction

74. Les trois services de traduction (ST) ne sont pas compris dans le périmètre de

consolidation. Ils font l’objet d’états financiers séparés qui sont toujours présentés

selon les normes UNSAS. Le montant de 7,4 millions de francs, présenté dans les passifs courants, représente les trois comptes courants gérés par l’Union avec les ST,

à savoir : 4,9 millions de francs envers le ST arabe, 2,1 millions de francs envers le ST

anglais et 0,4 million de franc envers le ST portugais.

Emprunts

75. L’emprunt sans intérêt relatif à la dette contractée auprès de la Confédération lors de la construction de l’immeuble est présenté dans deux rubriques distinctes au passif du

bilan. La partie de l’emprunt exigible dans l’année à venir est présentée dans les passifs courants pour un montant de 375’760 francs (même montant qu’au 31

décembre 2014). Quant à la partie de l’emprunt exigible après une année, elle est présentée dans les passifs non courants pour un montant de 1,4 million de francs (1,8

million au 31 décembre 2014). L’emprunt exigible après une année est présenté au

bilan au coût amorti en utilisant la méthode du taux d’intérêt effectif.

76. Calculée sur la base d’un taux d’escompte de 1,15%, la charge d’intérêt 2015

théorique qui aurait dû être supportée par l’UPU si l’emprunt avait été réalisé aux conditions du marché se serait montée à 24'915 francs. La valeur de la remise

d’intérêts totale jusqu’au remboursement final en 2020 se monte à 63'118 francs.

Provisions

77. La provision présentée au passif du bilan concerne les litiges et procès en cours. En

2015, elle a été augmentée de manière significative et s’élève à un million de francs à la clôture d’exercice. Elle représente la meilleure estimation possible du montant que

l’UPU pourrait être amené à payer pour des procédures judiciaires en cours.

78. La forte augmentation de cette provision s’explique par les plaintes déposées devant le Tribunal administratif de l’OIT suite à la réorganisation réalisée en 2015. A cette

occasion, des licenciements ont été prononcés et ceux-ci sont contestés par les

personnes concernées.

15

Prestations au personnel à long terme

79. En respect des dispositions de la norme IPSAS 25, les engagements actuariels relatifs

aux pensions et divers avantages accordés aux employés de l’UPU ont été

comptabilisés. L’analyse actuarielle a été confiée à l’actuaire conseil de l’UPU.

80. Les avantages au personnel à long terme, calculés conformément à IPSAS 25 selon la méthode des coûts unitaires projetés, sont présentés au passif du bilan pour un

montant de 130,8 millions de francs. Les deux montants les plus importants

concernent les engagements nets envers la Caisse de prévoyance UPU (81,3 millions de francs) et l’assurance maladie après la cessation de service (44,5 millions de

francs). Le détail de tous les engagements est donné à la note 12 des états financiers.

81. Les avantages concernant les personnes actives ou pensionnées travaillant ou ayant

travaillé pour les trois services de traduction ont été calculés séparément par l’actuaire

conseil, puisque leur comptabilité respective n’est pas consolidée.

82. Le CDF a examiné l’application correcte de la norme IPSAS 25, l’intégralité et

l’exactitude des données utilisées par l’actuaire conseil pour ses calculs, les hypothèses retenues ainsi que les écritures comptabilisées. Cette rubrique importante

du bilan de l’UPU est considérée comme conforme aux normes IPSAS.

83. Le CDF relève qu’une révision de la norme IPSAS 25 est actuellement en cours de

préparation. L’IPSAS Board a publié en janvier 2016 un exposé-sondage (exposure

draft 59) dans ce but. Selon ce document, il est prévu de supprimer la méthode du « corridor », qui est celle actuellement utilisée par l’UPU et qui conduit à ne pas

reconnaître en comptabilité de façon immédiate les écarts actuariels. Actuellement, ceux-ci sont amortis de manière différés. La date d’application de la nouvelle norme

n’est pas encore connue, mais sera vraisemblablement fixée au 1er janvier 2019 ou

2020. Cela impliquera pour l’UPU une application rétroactive des nouvelles règles pour

l’exercice précédent, soit au plus tôt pour l’exercice 2018.

Actifs nets

84. L’actif net se compose des fonds propres affectés4, des fonds propres non affectés (ou

libres)5 et des réserves. Ces dernières se composent du Fonds social, de la Réserve IPSAS, de la Réserve pour le bâtiment et du Fonds des activités spéciales. Le déficit

cumulé important des fonds de l’Union est dû aux effets de passage aux normes IPSAS au 1er janvier 2011, notamment la reconnaissance des engagements actuariels

relatifs aux pensions et divers avantages accordés aux employés de l’UPU. L’UPU

boucle l’exercice 2015 avec un découvert au bilan s’élevant à 86,5 millions de francs.

85. Dans son dernier rapport, le CDF s’était interrogé sur la nécessité de conserver une

réserve IPSAS dans les comptes, sachant que le projet IPSAS est terminé depuis quelques années déjà. Dans son commentaire, le Directeur général a informé le CDF

que la réserve IPSAS avait été créée suite au projet IPSAS qui incluait la mise en place de l’ERP et que le solde de la réserve sera utilisé lors de la mise en place de la partie

salaires et RH de l’ERP. Comme cette réserve fait partie des fonds propres de

l’Organisation, un changement d’affectation est possible. Dès lors, le CDF est d’accord

avec la démarche proposée.

86. Deux nouveaux fonds ont été créés en 2015 et ont été classés en tant que fonds propres affectés. Le CDF a examiné les documents de projets de ces fonds et a validé

le choix opéré par la DFI, car les stipulations relatives aux fonds transférés sont

considérées comme de simples restrictions et non des conditions qui imposent une

obligation de restitution au sens de la norme IPSAS 23.

4 Excédent cumulé des autres fonds et excédent cumulé des entités contrôlées

5 Déficit cumulé des fonds de l’Union

16

Recettes et dépenses

87. Les recettes et les dépenses de l’Union ont fait l’objet de vérifications analytiques et

de tests de détail étendus en fonction du seuil de matérialité appliqué, aussi bien lors

de l’audit intermédiaire que lors de l’audit final.

88. Lors de l’audit intermédiaire, les indemnités payées en mai 2015 à trois personnes licenciées ont été examinées. Elles ont été correctement déterminées et les bases de

calcul utilisées sont appropriées. Le CDF précise dans ce rapport que seule la partie

financière des indemnités de licenciement a été vérifiée. Les contrôles effectués ne permettent pas de se prononcer sur le bienfondé et la conformité de ces

licenciements.

89. D’autres domaines comme les dépenses de projets, les ventes, les contributions

statutaires et autres, les intérêts sur débiteurs ainsi que les charges et les produits

financiers ont fait l’objet d’examens par sondage lors de l’audit intermédiaire. Ceux-ci n’ont pas révélé de problèmes significatifs. Les constatations réalisées ont été portées

à la connaissance de personnes concernées durant l’audit.

90. A l’UPU, la dotation nette au ducroire sur débiteurs est présentée dans la rubrique

« Frais financiers ». Cette présentation se justifie pour la partie du montant qui concerne les intérêts facturés aux pays sous sanctions. En effet, la probabilité

d’encaissement de ces derniers étant faible, il est normal de ne pas les présenter

comme un produit dans l’état de la performance financière et de les neutraliser. Mais le ducroire concerne également d’autres créances qui sont échues depuis plus de deux

ans et qui, selon les règles comptables de l’Organisation, doivent être intégralement provisionnées. Or dans ce cas, la charge en question n’est pas une charge financière

et devrait plutôt être considérée comme une charge d’exploitation. Sans émettre de

recommandation formelle, le CDF avait demandé à l’UPU de faire des recherches afin de déterminer dans quelle(s) rubrique(s) les autres organisations internationales

présentaient la dotation au ducroire sur débiteurs. Le travail réalisé fait ressortir qu’il n’y avait pas d’unité de doctrine parmi les autres agences spécialisées du système des

Nations Unies. Certaines agences présentent cette charge avec les autres dépenses d’exploitation, d’autres avec les charges financières et d’autres encore ne donnent pas

un niveau de détail suffisant pour que l’on puisse identifier la rubrique dans laquelle

elle est présentée. L’UPU peut donc conserver la présentation actuelle.

Informations relatives aux parties liées

91. La note 18 des états financiers présente, pour 2015, un montant de 3,2 millions de francs correspondant aux salaires des 10,3 personnes dirigeantes (moyenne annuelle)

de l’UPU (CHF 3,6 millions de francs pour 12 personnes en 2014). La norme IPSAS 20, chiffre 34, lettre a, demande expressément de faire une distinction entre les

personnes à la tête de l’organisation6 et les Directeurs qui leurs sont subordonnés. Le CDF a déjà relevé cette problématique dans ces derniers rapports et avait

formellement recommandé dans le rapport sur l’exercice 2012 de faire cette

distinction. Dans son commentaire, le Directeur général a déclaré que l’UPU préfère publier globalement les informations relatives aux parties liées. Même si ceci n’est pas

conforme à ladite norme IPSAS, le CDF a émis une opinion d’audit non modifiée.

Remarque : Le CDF prend acte de la volonté de l’UPU et fait remarquer que ceci

n’est pas conforme à la norme IPSAS 20. Toutefois, il estime, comme lors des

bouclements des exercices précédents, que ce problème n’est pas suffisamment grave pour provoquer une modification de l’opinion d’audit. Il est cependant de notre devoir

de Vérificateur extérieur de porter ce problème à la connaissance des Etats membres.

6 Le Directeur général et le vice-Directeur général

17

Etat des flux de trésorerie

92. Le CDF a passé en revue les positions du tableau des flux de trésorerie (état financier

IV) et vérifié la concordance des montants présentés avec les variations de soldes constatées entre l’ouverture et la clôture du bilan. Le tableau présenté peut être

considéré comme exempt d’erreur significative.

Risques financiers

93. Conformément aux normes IPSAS 28 – 30, l’UPU donne différentes informations sur les instruments financiers dans la note 24 des états financiers. Ces informations ont

été vérifiées et sont correctes.

Information sectorielle

94. Une telle information figure dans la note 25 des états financiers. L’objectif visé par cette segmentation est de pouvoir affecter les actifs, passifs, charges et produits

directement aux secteurs concernés. La présentation adoptée par l’UPU est conforme

aux exigences de la norme IPSAS 18.

Engagements contractuels

95. Selon la norme IPSAS 17, les notes doivent fournir des informations sur les

engagements contractuels non comptabilisés. Il s’agit par exemple des engagements liés aux loyers futurs à payer ou aux commandes fermes passées dont les biens ou

services n’ont pas encore été livrés ou réalisés. De plus, selon la norme IPSAS 178, les

notes doivent également indiquer, pour chaque catégorie d'immobilisations corporelles comptabilisée dans les états financiers, le montant des engagements contractuels

pour l’acquisition d’immobilisations corporelles. Selon les informations reçues de la DFI, aucun engagement de ce type n’existe au 31 décembre 2015. Cependant, cette

indication a été fournie au CDF sans qu’une procédure formelle de récolte

d’informations n’ait été initiée au sein de l’Organisation. Il conviendrait pour cela d’interroger toutes les unités susceptibles d’avoir contracté de tels engagements, afin

qu’elles puissent transmettre les informations nécessaires à la DFI.

Recommandation no 2 : Le CDF recommande à la DFI de mettre en place une

procédure formelle d’identification de tous les engagements contractuels non

comptabilisés.

Commentaire du Directeur général : Une procédure d'identification auprès des

Directeurs sera mise en place dans le cadre de la clôture des comptes 2016.

Liste des écritures complémentaires non comptabilisées

96. Le CDF n’a aucune écriture complémentaire non comptabilisée à mentionner cette

année.

7 Norme IPSAS 1, point 129.d

8 Norme IPSAS 17, point 89.c

18

CONCLUSION

97. A la suite des travaux effectués, le CDF est en mesure de confirmer que les états

financiers 2015 de l’UPU sont présentés en conformité avec les normes IPSAS. Par ailleurs et compte tenu du seuil de matérialité prédéfini, il confirme aussi que les

données comptables publiées dans les états financiers correspondent à la comptabilité

de l’UPU.

98. Par conséquent, il peut délivrer l'opinion d’audit jointe en annexe au présent rapport

et établie conformément au paragraphe 5 du Mandat additionnel pour la vérification

extérieure des comptes (annexe au Règlement financier de l'UPU).

CONTROLE FEDERAL DES FINANCES

DE LA CONFEDERATION SUISSE (Vérificateur extérieur)

Eric-Serge Jeannet Didier Monnot Vice-directeur Responsable de mandats

Annexes: 1. Opinion d’audit

2. Suivi des recommandations

Annexe 1 à 1.16114.942.00310.004

OPINION D’AUDIT DU VERIFICATEUR EXTERIEUR

Nous avons effectué l'audit des états financiers au 31 décembre 2015 de l'Union postale universelle

(UPU), comprenant l’état de la situation financière (état financier I), de l’état de la performance financière (état financier II), de l’état des variations des actifs nets (état financier III), de l’état des flux

de trésorerie (état financier IV) et de l’état comparatif des montants budgétaires et des montants réels (état financier V), ainsi que des notes jointes aux états financiers.

Responsabilité de la direction de l’UPU pour les états financiers La direction est responsable de l'établissement et de la présentation sincère de ces états financiers

conformément aux dispositions fixées dans les Normes comptables internationales pour le secteur public (normes IPSAS) et Règlement financier et des Règles de gestion financière, d'organisation

comptable et de contrôle de l'UPU. En outre, la direction est responsable de l’établissement d'un contrôle interne qu'elle juge nécessaire pour permettre l'établissement d'états financiers ne comportant

pas d'anomalies significatives, que celles-ci proviennent de fraudes ou résultent d'erreurs.

Responsabilité de l'auditeur

Notre responsabilité est d'exprimer une opinion sur les états financiers de l'UPU sur la base de notre audit. Nous avons effectué notre vérification selon les Normes internationales d'audit, publiées par

l'IAASB (International Auditing and Assurance Standards Board). Ces normes requièrent de notre part

de se conformer aux règles d'éthique, de planifier et de réaliser l'audit en vue d'obtenir une assurance raisonnable que les états financiers ne comportent pas d'anomalies significatives. Un audit implique la

mise en œuvre de procédures en vue de recueillir des éléments probants concernant les montants et les informations fournies dans les états financiers. Le choix des procédures relève du jugement de

l'auditeur, de même que l'évaluation des risques que les états financiers comportent des anomalies significatives, que celles-ci proviennent de fraudes ou résultent d'erreurs. En procédant à cette

évaluation, l'auditeur prend en compte le contrôle interne en vigueur dans l'entité relatif à

l'établissement des états financiers afin de définir des procédures d'audit appropriées en la circonstance, et non dans le but d'exprimer une opinion sur le fonctionnement efficace du contrôle

interne de l'entité. Un audit comporte également l'appréciation du caractère approprié des méthodes comptables retenues et le caractère raisonnable des estimations comptables faites par la direction, de

même que l'appréciation de la présentation d'ensemble des états financiers. Nous estimons que les

éléments probants recueillis sont suffisants et appropriés pour fonder notre opinion.

Opinion A notre avis, les états financiers donnent une image fidèle, dans tous leurs aspects significatifs, de la

situation financière de l'UPU au 31 décembre 2015, ainsi que de sa performance financière et de ses

flux de trésorerie pour l'exercice clos à cette date, conformément aux Normes comptables internationales pour le secteur public (normes IPSAS), au Règlement financier et aux Règles de gestion

financière, d'organisation comptable et de contrôle de l’UPU. Conformément à l'article 6 du Mandat additionnel pour la vérification extérieur des comptes, annexé au

Règlement financier de l'UPU, nous avons également établi un rapport détaillé sur notre vérification des états financiers, document daté du 27 juin 2016.

Berne, le 27 juin 2016

CONTROLE FEDERAL DES FINANCES DE LA CONFEDERATION SUISSE9

(Vérificateur extérieur)

Eric-Serge Jeannet Didier Monnot

Vice-directeur Responsable de mandats

9 Adresse postale: Monbijoustrasse 45, CH-3003 Berne

Annexe 2 à 1.16114.942.00310.004

SUIVI DES RECOMMANDATIONS DES AUDITS PRECEDENTS

Comme mentionné au paragraphe 12, cette annexe décrit l’état de situation concernant les

recommandations émises dans les rapports d’audit précédents et encore ouvertes à fin mai 2016.

Tableau récapitulatif des recommandations ouvertes

Rapport d’audit Recommandations

No Date No Type 1 Unité Date prévue de mise en œuvre

12390 20.12.2012 3 Gestion DRH 30.06.2016

12390 20.12.2012 4 Gestion DRH 31.12.2016

12390 20.12.2012 6 Gestion DRH 31.12.2016

13262 13.06.2013 1 IT DL 30.06.2016

13262 13.06.2013 3 IT DL 31.12.2016

13262 13.06.2013 4 IT DL 30.06.2016

13262 13.06.2013 5 IT DL 31.12.2016

13262 13.06.2013 6 IT DL 31.12.2016

13264 21.01.2014 1 Gestion BI 31.12.2017

13264 21.01.2014 2 Gestion BI 31.12.2016

13264 21.01.2014 3 Gestion BI 31.12.2016

13264 21.01.2014 4 Gestion BI 31.12.2016

13264 21.01.2014 5 Gestion BI 31.12.2016

13264 21.01.2014 6 Gestion BI 31.12.2017

14190 30.06.2014 1 IT DL 31.12.2016

14190 30.06.2014 2 IT DL 31.12.2015

14190 30.06.2014 5 EF DFI 31.12.2016

14192 19.02.2015 5 Gestion DCSC 31.12.2018

14192 19.02.2015 6 Gestion DCSC 31.12.2017

15062 12.06.2015 5 EF DFI 31.12.2016

15062 12.06.2015 6 EF DFI 31.12.2016

1 EF : Recommandations concernant les états financiers, la présentation des comptes et la comptabilité Gestion : Recommandations concernant la gestion en général IT : Recommandations concernant l’informatique

Le tableau montre qu’il y a encore 21 recommandations ouvertes. La liste détaillée des recommandations encore ouvertes ainsi que l’état de leur suivi est présentée ci-après.

Commentaire du Directeur général : Pour l’ensemble des recommandations, des objectifs de mise en œuvre ont été convenus entre la Direction générale et les Directeurs de métiers (2016). Le

suivi sera effectué par la Direction générale et le comité interne d’audit.

S’agissant de la recommandation 5/14192, la Direction générale identifiera les possibilités de mise

en œuvre dans le cadre de l’établissement du prochain contrat de prestations de service concernant

l’audit interne (2018).

Pour l’autre recommandation (6/14192), le délai est le 31 décembre 2017.

Liste détaillée des recommandations ouvertes

Recommandation no 3 du rapport du 20 décembre 2012 (No 12390) sur l’audit de surveillance financière concernant le processus « Suivi du temps de travail et des

absences » : J’invite l’UPU à actualiser et mettre à jour régulièrement sa stratégie des

ressources humaines.

Commentaire du Directeur général: Le nouveau cycle 2013-2016 a commencé le 1er janvier

2013. La stratégie postale de Doha fixe les objectifs de l’UPU pour la période considérée. Cependant, la DRH étant une Direction d’appui administratif du BI, elle a besoin d’un certain laps

de temps pour mieux comprendre les besoins et les objectifs des autres Directions du BI, pour y répondre de manière optimale et détaillée. Il n’en demeure pas moins que, concernant la

stratégie générale des ressources humaines pour le nouveau cycle, la DRH peut d’ores et déjà se

baser sur la stratégie RH de la période précédente ainsi que sur la stratégie de Doha. De ce fait,

la DRH pourrait présenter une esquisse de stratégie à la prochaine réunion du CA.

Etat de situation selon suivi effectué en août 2015 :

La recommandation est toujours ouverte.


absences » : Je recommande à l’UPU d’actualiser les processus liés à la gestion et au suivi du temps de travail et d’ainsi formaliser le système de contrôle interne y relatif. De plus, une liste

de contrôle lors de la cessation des relations de travail avec l’employeur pourrait être définie au même titre que celle utilisée dans le cadre de tout recrutement et cette liste de contrôle pourrait

également être complétée par une formation de base sur les instructions administratives de la

DRH.

Commentaire du Directeur général: La DRH est d’accord avec la recommandation.

Les processus liés à la gestion et au suivi du temps de travail devraient être actualisés par le biais de l’application disponible à cet effet (Qualigramme). Cela pourrait devenir l’un des

objectifs de la DRH pour l’année 2013 et aurait pour finalité de mettre à jour le système de

contrôle interne.

Lors du départ d’un fonctionnaire (mise à la retraite, cessation de rapports de travail ou décès),

la DRH utilise une checklist interne pour le suivi de ce départ. Dès lors que ce processus concerne également d’autres Directions, telles que la DL et la DFI, il serait possible d’étudier la

création d’une checklist commune si les Directeurs concernés le jugent approprié.

Dès que les règles et instructions administratives auront été mises à jour, il sera effectivement utile de prévoir une formation de base pour sensibiliser le personnel aux règles et instructions

susmentionnées. Cette formation de base pourrait se faire par le biais de modules e-learning à

développer de concert avec la DCDEV dans le cadre du projet Trainpost.


La recommandation est toujours ouverte.


absences » : Afin de garantir une certaine transparence et uniformité entre les Directions, et afin d’assurer un double contrôle (collaborateur et supérieur hiérarchique), j’invite l’UPU à

formuler une directive interne traitant de l’imputation des jours de travail sur les rubriques du

programme et budget. Un contrôle par sondage pourrait aussi être instauré à un rythme régulier

afin de mettre en relation cette imputation et le temps de travail effectif calculé par VisualWeb.

Commentaire du Directeur général: Le Vérificateur extérieur fait remarquer que l’imputation mensuelle du temps de travail en relation avec le P&B est effectuée différemment dans les

diverses Directions. La recommandation de publier une directive interne sur le sujet pourrait effectivement améliorer la transparence et l’uniformité de ce type de reporting. La DRH pourrait

rédiger un projet de texte à ce sujet et le soumettre au Comité de Direction avant publication.


La recommandation est toujours ouverte. Cette problématique est à traiter conjointement entre la DRH et la DFI. Sa mise en œuvre doit aussi être intégrée au projet de remplacement des applications de

gestion des salaires, qui à l’avenir, seront intégrées à Navision.

Recommandation no 1 du rapport du 13 juin 2013 (No 13262) sur l’audit des états

financiers 2012 : J’invite l’UPU à renforcer sa gouvernance informatique pour l’ensemble de l’organisation, en y incluant les unités extrabudgétaires. Cela exige de mettre en place un

Comité de pilotage informatique qui assumerait aussi le rôle de coordination de l’ensemble des projets informatiques. Je propose à l’UPU de s’inspirer du Framework COBIT (Control Objectives

for Information and Related Technology) qui définit les bonnes pratiques en la matière.

Commentaire du Directeur général: L’UPU est d’accord avec la recommandation et l’a prise

en compte dans le cadre des travaux du comité de pilotage informatique.

Etat de situation selon suivi effectué en décembre 2015 : Une réorganisation est actuellement en cours à l’UPU. Celle-ci prévoit notamment la réunion des entités

CTP et DL-PIM. Selon les informations reçues, une fois cette réorganisation menée à bien, le Comité de

pilotage informatique sera réactivé. De plus, un examen de la fonction informatique sera réalisé en 2016 par l’Audit interne. Le CDF attend donc les résultats de la réorganisation en cours et de l’audit

prévu avant de se prononcer sur la mise en œuvre de cette recommandation.

Recommandation no 3 du rapport du 13 juin 2013 (No 13262) sur l’audit des états financiers 2012 : Je salue l’initiative d’optimiser le processus de gestion des projets en

adaptant la méthodologie HERMES aux besoins de l’organisation. Cependant, la situation actuelle

ne permet pas encore une gestion optimale des projets. C’est pourquoi je recommande à l’UPU de mettre en place une démarche pour améliorer la gestion des projets. Afin de mener à bien un

projet informatique, il est indispensable que les chefs de projet soient formés et accompagnés par le service informatique. La mise à jour du portefeuille informatique devrait inclure toutes les

directions et unités de l’UPU.



Etat de situation selon suivi effectué en décembre 2015 : Une méthodologie de projet IT n’a pas encore été mise en place de manière globale. Elle dépendra

également des résultats de la réorganisation en cours. La recommandation est donc toujours ouverte.


financiers 2012 : J’encourage l’UPU à poursuivre le projet de mise en place d’un Business Continuity Management (BCM) au niveau de l’organisation en impliquant les intervenants

fonctionnels et informatiques. Cette mesure devrait permettre de protéger les personnes et

l’infrastructure, ainsi que d’assurer la continuité des affaires en cas de catastrophe.



Etat de situation selon suivi effectué en décembre 2015 :

Seuls certains éléments du BCM existent. Mais il n’y a pas encore de concept global intégral. Cela dépendra également des résultats de la réorganisation en cours. La recommandation est donc toujours

ouverte.


financiers 2012 : J’invite l’UPU à prendre les mesures nécessaires pour que la totalité des demandes de l’organisation – c’est-à-dire de toutes les directions et ce pour les collaborateurs

internes et externes – soient saisies dans un seul et même système par toutes les unités du BI.




Seule une partie des demandes de l’Organisation sont actuellement saisies dans le système prévu

(actuellement EasyVista). Mais l’utilisation d’un seul système doit encore être étendue à l’ensemble de l’Organisation. Cela dépendra également des résultats de la réorganisation en cours. La

recommandation est donc toujours ouverte.

Recommandation no 6 du rapport du 13 juin 2013 (No 13262) sur l’audit des états financiers 2012 : Je réitère une de mes anciennes recommandations qui demandait à instaurer

un processus formel permettant d’harmoniser et d’automatiser le suivi des relations avec les

fournisseurs externes. La revue et la mise à jour des contrats avec les tiers sont des parties

intégrantes de ce processus.




Il n’existe pas encore de processus formel harmonisé et automatisé pour le suivi des relations avec les fournisseurs externes. Cela dépendra également des résultats de la réorganisation en cours. La

recommandation est donc toujours ouverte.

Recommandation 1 du rapport du 21 janvier 2014 (No 13264) sur l’audit de surveillance financière du processus de gestion des acquisitions et des prestations de

service : Nous recommandons à l’UPU de nommer formellement des suppléants aux membres

du CAA. Nous invitons également l’UPU à définir des critères clés ainsi que les profils requis pour

chaque membre et chaque suppléant devant siéger à ce Comité.

Commentaire du Directeur général: Cette recommandation sera mise en œuvre.


La recommandation est en cours de réalisation mais elle doit donc encore être considérée comme

ouverte. En effet, les six recommandations ont été traitées simultanément dans le cadre d’un projet traitant des adjudications et achats et piloté par le cabinet. Les résultats de ce projet sont en cours de

validation auprès du DG.

Recommandation 2 du rapport du 21 janvier 2014 (No 13264) sur l’audit de

surveillance financière du processus de gestion des acquisitions et des prestations de service : Nous recommandons à l’UPU d’uniformiser les demandes de dérogation adressées au

CAA par les directions, afin de notamment renforcer la transparence et la traçabilité de

l’information et ainsi d’optimiser la prise de décision du Directeur général.

Commentaire du Directeur général: L’UPU visera à uniformiser les demandes de dérogation,

tel que recommandé.


La recommandation est en cours de réalisation mais elle doit donc encore être considérée comme ouverte. En effet, les six recommandations ont été traitées simultanément dans le cadre d’un projet

traitant des adjudications et achats et piloté par le cabinet. Les résultats de ce projet sont en cours de



service : Nous recommandons à l’UPU de définir formellement des règles précisant qu’à chaque

session du CAA le principe de récusation doit être rappelé avant la prise de décision.

Commentaire du Directeur général: L’UPU approuve la recommandation et recommandera

au Président du CAA de formaliser le principe de récusation.

Etat de situation selon suivi effectué en août 2015 : La recommandation est en cours de réalisation mais elle doit donc encore être considérée comme




service : Nous recommandons à l’UPU de vérifier si un soutien administratif centralisé aux directions, devant rapporter au CAA, permettrait une amélioration de l’efficacité et répondrait au

principe du coût-utilité.

Commentaire du Directeur général: L’UPU étudiera la centralisation d’un soutien

administratif au CAA, selon ses ressources et structures.





surveillance financière du processus de gestion des acquisitions et des prestations de service : Nous recommandons à l’UPU de formaliser les processus de gestion et de contrôle, en

définissant les risques, les contrôles et les responsabilités des acteurs concernés par la passation de marchés. Une différenciation devrait être établie entre les contrôles centralisés et

décentralisés auprès des Directions concernées.

Commentaire du Directeur général: L’UPU formalise actuellement son système de contrôle

interne et mettra en œuvre sa recommandation lors de cet exercice.


ouverte. En effet, les six recommandations ont été traitées simultanément dans le cadre d’un projet

traitant des adjudications et achats et piloté par le cabinet. Les résultats de ce projet sont en cours de



surveillance financière du processus de gestion des acquisitions et des prestations de

service : Afin de professionnaliser la gestion et le contrôle des contrats, nous recommandons à l’UPU d’intégrer dans sa stratégie un outil adapté à ses besoins et à son environnement

informatique.

Commentaire du Directeur général: La mise en œuvre de cette recommandation est déjà en

cours à l’UPU, dans le cadre du déploiement du logiciel ERP.


La recommandation est en cours de réalisation mais elle doit donc encore être considérée comme




financiers 2013 : Nous invitons l’UPU à évaluer et à planifier le remplacement des applications arrivant en fin de vie ou qui ne satisfont plus aux besoins de l’Organisation. Selon nous, la

priorité doit être donnée aux applications traitant de la gestion du personnel et des salaires, au vu des volumes financiers concernés par ces processus. Concrètement, une intégration dans

l’environnement Navision doit être visée afin de faire évoluer le système autour de la solution

financière déjà intégrée depuis l’année 2011.

Commentaire du Directeur général: L’option retenue par le Bureau international de mettre en place une solution informatique ouverte (Navision) va permettre l’intégration des autres

applications. Par ailleurs, j’ai chargé le Comité Consultatif informatif nouvellement créé d’identifier et de planifier les nécessités de remplacement des applications en fonctions de

critères objectifs.

Etat de situation selon suivi effectué en décembre 2015 : Le CDF rappelle que cet état de fait représente un risque critique accru, car ces applications sont encore

basées sur le système d’exploitation Windows-XP. Or depuis avril 2014, Windows-XP n’est plus mis à jour par Microsoft. Par conséquent, de nouvelles fonctions de sécurité contre les virus et autres lacunes

de sécurité ne sont plus développées pour ce système d’exploitation. Le CDF a été informé que le processus visant au remplacement des applications de gestion des salaires (Pagole et Sirium) avait été

initialisé et que l’UPU vise une intégration dans l’environnement Navision. Cependant, comme le

processus vient d’être initialisé, la recommandation n’est pas encore liquidée.

Recommandation no 2 du rapport du 30 juin 2014 (No 14190) sur l’audit des états financiers 2013 : La gestion et la revue des utilisateurs et des droits d’accès aux systèmes de

gestion des salaires devraient être dévolues à la DRH afin de respecter la séparation des

fonctions entre l’informatique et le métier.

Commentaire du Directeur général: Je suis d’accord avec la recommandation et il appartient

désormais à la DRH de gérer les droits d’accès aux applications de métier de son ressort.


La DRH n’a toujours pas pris en charge cette tâche et la recommandation est donc toujours ouverte.


financiers 2013 : Nous recommandons à l’UPU de prendre les mesures nécessaires pour améliorer le SCI relatif au processus de bouclement des comptes. Les points à améliorer sont les

suivants :

Améliorer le sous-processus de consolidation de manière à ce que la consolidation produite par le système puisse être directement utilisée pour l’établissement des

états financiers et ne nécessite plus de retraitement manuel

Eliminer les retraitements manuels des états financiers sans écritures comptables

correspondantes, afin d’assurer la concordance entre la comptabilité consolidée Navision et les états financiers

Mieux contrôler les travaux fournis par le consultant externe

Améliorer le contrôle 4-yeux des états financiers

Utiliser les outils de bureautique actuels permettant d’éviter les erreurs d’addition

Commentaire du Directeur général: La formalisation du SCI a été réalisée et sera audité par vos soins lors de l’Audit intermédiaire 2014. Par ailleurs, nous allons prendre les

mesures nécessaires pour améliorer encore le processus de bouclement des comptes,

tenant dûment compte de vos observations en la matière.

Etat de situation selon suivi effectué en mai 2016 :

Comme mentionné au point 40 du rapport, plusieurs améliorations ont été constatées. Mais le contrôle 4-yeux manque encore d’efficacité et les états financiers complets doivent être disponibles dès le début

des travaux du CDF. Ce dernier souligne donc les progrès accomplis et souhaite qu’ils soient poursuivis.

Recommandation no 5 du rapport du 19 février 2015 (No 14192) sur l’audit de

surveillance financière du projet « Système de contrôle interne (SCI) » : Nous recommandons également à l’UPU de renforcer sa stratégie de contrôle du SCI. En effet, les

résultats du rapport SCI adressés au Directeur général devraient être utilisés pour définir les objectifs des mandats attribués à l’auditeur interne, de manière à ce qu’un processus clé soit

audité chaque année sur un cycle de 5 ans.

Commentaire du Directeur général: La consolidation de la coordination des fonctions de surveillance au sein d'une seule entité rattachée au Cabinet facilitera le renforcement de ce lien.

Il faut néanmoins relever que, conformément aux recommandations faites dans le cadre de l’audit sur l’évaluation du service d’audit interne (recommandation n° 5), les mandats du service

d’audit interne sont effectués sur la base de l’analyse de risques la plus récente effectuée à

l’UPU (1er semestre 2014).


Le CDF salue le fait que les mandats du service d’audit interne sont effectués sur la base d’une analyse de risques. Cependant, il considère également que c’est une des tâches de l’audit interne de vérifier la

« boucle de surveillance » par sondages et selon un plan de rotation. Par conséquent, le CDF estime que l’UPU doit veiller à mettre en œuvre cette recommandation lorsqu’elle établira le mandat au

nouveau mandataire qui sera désigné en qualité d’auditeur interne pour la période 2017-2022. Par

conséquent, le CDF considère que la recommandation reste ouverte.

Recommandation no 6 du rapport du 19 février 2015 (No 14192) sur l’audit de surveillance financière du projet « Système de contrôle interne (SCI) » : L’UPU devrait

mettre en place un processus d’identification et de gestion des risques au sein de chaque

direction et intégrer les risques les plus importants à la matrice de risques développée dans le cadre du SCI. Le travail de formalisation des processus devrait être poursuivi. Un processus

d’assurance qualité devrait aussi permettre de vérifier l’actualité et la pertinence des processus,

des risques et des contrôles définis.

Commentaire du Directeur général: Ce processus d'identification et de gestion des risques existe déjà à travers la boucle de surveillance, au cours de laquelle les Directions sont amenées

à identifier tous les risques pesant sur le SCI dans leurs domaines respectifs. Cela est d'autant

plus le cas depuis que le BCP a été intégré aux annexes d'évaluation. Le travail de formalisation avec l'outil Qualigram se poursuivra en 2015 et il déjà utilisé dans plusieurs contextes (Kalstoo,

processus DAJ, etc.).


Cette recommandation n’est pas totalement mise en œuvre. La première phrase peut être considérée

comme liquidée. Le travail lié à la formalisation des processus, ainsi que la mise en place d’une

assurance qualité, restent cependant encore en suspens.


financiers 2014 : D’une part, nous encourageons l’UPU à poursuivre les travaux initialisés en

vue de mettre en place un suivi du solde du compte « Paiements en attente » de la comptabilité FAQS. L’objectif étant que l’UPU soit en tout temps en mesure d’identifier les montants

composant le solde de celui-ci. D’autre part, nous recommandons que les comptes « Passifs transitoires » et « Avances projets à régulariser » de cette même comptabilité, soient analysés.

Les montants composant les soldes de ces comptes devront être identifiés et ceux dont la

présence au bilan ne se justifie plus devront faire l’objet des ajustements nécessaires.

Commentaire du Directeur général : Nous sommes d’accord avec cette recommandation, les

travaux sont en cours.

Etat de situation selon suivi effectué en mai 2016 :

L’UPU a mis en place un suivi du solde du compte « Paiements en attente » de la comptabilité FAQS. Par contre, la 2ème partie de la recommandation n’a pas encore été totalement mise en œuvre. Un

grand travail de réconciliation a déjà été effectué. Presque tous les montants enregistrés dans les

comptes « Passifs transitoires » et « Avances projets à régulariser » de la comptabilité FAQS ont pu être lettrés. Au 31 décembre 2015, il ne reste dans ces comptes que des montants qui concernent le projet

QSFINT-1007. Mais les soldes de ces deux comptes n’ont pas pu être mis à zéro car il subsiste un reliquat de 54'847 francs qui n’a pas encore pu être réconcilié. Le travail doit donc se poursuivre en

2016.

Recommandation no 6 du rapport du 12 juin 2015 (No 15062) sur l’audit des états financiers 2014 : Nous encourageons l’UPU à trouver rapidement une solution technique,

comme la transition vers une version plus récente de VisualWeb, afin d’éviter la saisie manuelle des soldes de vacances et d’heures supplémentaires de tout le personnel. Cette mesure

permettra de minimiser le risque d’erreur en lien avec le processus de calcul des engagements

relatifs aux prestations au personnel à court terme. Tant qu’une telle solution n’aura pas été

mise en place, un contrôle 4-yeux sur les données saisies devra être réalisé et documenté.

Commentaire du Directeur général : Nous sommes d’accord avec cette recommandation,

une solution technique sera examinée.

Etat de situation selon suivi effectué en mai 2016 : Une mise à jour de VisualWeb n’a toujours pas été réalisée et aucune autre solution technique n’a été

adoptée en vue d’éviter la saisie manuelle des soldes de vacances et d’heures supplémentaires de tout

le personnel, avec les risques d’erreur importants que comporte une telle situation. La recommandation

est donc toujours d’actualité.

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