TRES I ET III DU DECRET...Dossier de prescriptions générales 6 / 104 Fascicule 6 : Annexes du...

Annexes du dossier de prescriptions générales

VERSION 2.0

MISE EN ŒUVRE DES TITRES I ET III DU DECRET

N°2012-1246 RELATIF A LA GESTION

BUDGETAIRE ET COMPTABLE PUBLIQUE(GBCP)

DANS LES ORGANISMES Dossier de prescriptions générales

Dossier de prescriptions générales 2 / 104 Fascicule 6 : Annexes du dossier

de prescriptions générales

V2.0

SOMMAIRE

Annexe 1 : Glossaire des termes utilisés dans le dossier de prescriptions générales ...................................... 3 Annexe 2 : Liste des documents réglementaires déclinant le décret GBCP ..................................................24 Annexe 3 : L’application des normes du contrôle interne en milieu informatisé ............................................27 Annexe 4 : Les simplifications possibles dans l’exécution des processus ou de l’organisation .........................43 Annexe 5 : Opérations pluriannuelles ...................................................................................................48 Annexe 6 : Les prestations internes à l’organisme ..................................................................................86 Annexe 7 : La cartographie des processus .............................................................................................98



V2.0

ANNEXE 1 : GLOSSAIRE DES TERMES UTILISES

DANS LE DOSSIER DE PRESCRIPTIONS

GENERALES



V2.0

Acompte

Un acompte constitue un paiement partiel, qui rémunère un service partiellement fait. Son montant ne peut

être supérieur aux prestations effectivement réalisées.

Actifs financiers

Les actifs financiers se décomposent en deux catégories ayant chacune leurs règles de gestion propres :

les participations et les créances rattachées ;

les autres immobilisations financières.

Affacturage

L'affacturage permet à un organisme de transférer à la société d’affacturage nommée « factor » les créances

détenues sur ses clients. En contrepartie, cette dernière lui délivre trois services :

financement rapide après réception des factures ;

garantie irrévocable de paiement ;

gestion du référentiel client avec recouvrement, encaissement et imputations des règlements.

Agent comptable principal

Chaque organisme soumis à la comptabilité publique dispose obligatoirement d'un et d'un seul agent comptable

principal.

Plusieurs organismes peuvent avoir le même agent comptable. Cependant, si le même agent comptable peut

exercer ses fonctions dans plusieurs organismes, que ce soit es qualité ou intuitu personae, il existe autant de

postes comptables que d’organismes dotés de la personnalité juridique.

Agent comptable secondaire

La comptabilité générale est tenue sous la responsabilité d’un comptable public. Il existe un poste comptable

principal par organisme, à la tête duquel est placé un et un seul agent comptable, chef des services de la

comptabilité.

Les agents comptables secondaires sont ceux dont les opérations sont centralisées par un comptable principal.

Ils sont soumis à l'ensemble des obligations incombant aux comptables publics.

L'étendue des compétences de l'agent comptable secondaire dépend de l’organisation retenue au plan local,

avec une gradation allant :

de l'exercice de fonctions complètes d'agent comptable avec intégration des comptes dans la

comptabilité de l'agent comptable principal ;

à de simples opérations de décaissement et d'encaissement pour le compte de l'agent comptable

principal.

Articles

Il s’agit de référentiels de natures d’achats ou de ventes (articles achetés, vendus, stockés, etc.), dont le lien

avec les critères budgétaires et comptables permet de faciliter l’imputation des dépenses et des recettes.

Audit interne

L’audit interne budgétaire et comptable, exercé de manière indépendante et objective, a pour objet de donner à

chaque organisme une assurance raisonnable sur le degré de maîtrise des opérations budgétaires et

comptables qu’il conduit, ainsi qu’une appréciation de la qualité du contrôle interne budgétaire et comptable.



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Autorisations d’engagement (AE)1

Les autorisations d’engagement (AE) constituent la limite supérieure des dépenses pouvant être engagées sur

l’exercice.

Les AE ouvertes dans le cadre du budget sont annuelles. Elles peuvent en revanche induire une exécution en CP

des dépenses afférentes sur les exercices ultérieurs. Les AE sont soumises au droit commun de l’annualité2.

Elles peuvent avoir une portée pluriannuelle : les AE permettent de couvrir des engagements souscrits sur un

exercice mais qui s’exécutent et donnent lieu à des paiements sur un ou plusieurs exercices3.

Avance4

L’avance forfaitaire est un versement effectué aux titulaires avant le début d’exécution des marchés. Elle

constitue, par là même, une dérogation au principe du service fait.

Bail

Le bail est un contrat par lequel un propriétaire (bailleur) loue à un tiers (preneur) un bien immobilier.

On distingue deux types de baux :

les baux conclus sur une durée ferme ;

les baux à durée indéterminée ou conclus avec une clause de résiliation unilatérale. La clause de

résiliation unilatérale a vocation à devenir l’exception.

Balance

La balance reprend, pour tous les comptes mouvementés, le solde d’entrée, les opérations enregistrées depuis

le début de l'exercice, le solde de sortie. Elle est arrêtée au moins mensuellement.

Balance âgée

Une balance âgée, fournisseur ou client, présente le montant des postes non soldés par date d’échéance.

Blocage pour aléas de gestion

Le blocage en AE ou en CP permet, en début d’exercice, de conserver des crédits afin de couvrir d’éventuels

aléas de gestion. Les crédits bloqués ne peuvent ni être réalloués au-delà du niveau de l’ordonnateur principal,

ni consommés.

Blocage pour régies d’avance

Un blocage en AE et en CP peut être effectué pour l’ensemble des régies d’avance de l’organisme afin de

pouvoir couvrir à tout moment la reconstitution de l’avance.

Budget

Le budget est l’acte par lequel sont prévues et autorisées les recettes et les dépenses. Le cas échéant, il prévoit

et autorise les emplois et engagements de dépenses.

Le budget est un acte stratégique, juridique et de gestion qui est caractérisé par ses composantes

d’autorisation et de prévision.

Ces dispositions impliquent que le budget soit établi et adopté avant que ne débute son exécution.

Budget annexe

Un budget annexe constitue une catégorie particulière de service à comptabilité distincte disposant d'une

dimension budgétaire propre.

Le budget annexe est voté de manière distincte par l’organe délibérant de l’organisme. Les crédits qu'il prévoit

ont un caractère limitatif, comme ceux du budget de l’organisme. Sauf mention expresse contraire dans la

1 Article 180 du décret GBCP. 2 Article 183 du décret GBCP. 3 Article 180 du décret GBCP. 4 Article 87 du code des marchés publics.



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délibération d’affectation du résultat, le résultat (y compris les réserves) est incorporé à celui de l’organisme

principal.

La création d'un budget annexe doit être expressément prévue par le texte portant organisation administrative

et financière de l’organisme.

Budget initial

Le budget initial constitue le premier acte obligatoire du cycle budgétaire annuel de l'organisme.

Il est préparé par l'ordonnateur et adopté par l'organe délibérant dans des délais permettant qu'il soit

exécutoire au 1er janvier de l'exercice auquel il se rapporte.

Acte prévisionnel, il peut être modifié ou complété en cours d'exécution par la procédure prévue pour les

budgets rectificatifs.

Budget exécutoire

Le budget est exécutoire lorsqu’il est voté et approuvé par les autorités de tutelle.

Budget non exécutoire

Dans les cas particuliers suivants, le budget est non exécutoire :

absence de vote du budget initial par l’organe délibérant à la date d’ouverture de l’exercice auquel il se

rapporte ;

non approbation par les tutelles d’un budget régulièrement voté par l’organe délibérant ;

absence d’approbation expresse du budget initial quand le délai d’approbation tacite court au-delà de la

date d’ouverture de l’exercice.

Budget rectificatif

Le budget rectificatif enregistre les modifications des autorisations et des prévisions apportées en cours

d’exercice afin d’ajuster le budget initial.

Budget rectificatif d'urgence

En cas d’urgence avérée, et si l'organe délibérant ne peut se réunir à une date suffisamment proche, un budget

rectificatif d’urgence (BRU) peut être autorisé par le contrôleur budgétaire, après consultation des tutelles.

Le BRU fait l’objet d’une approbation dans les formes réglementaires au cours de la prochaine réunion de

l'organe délibérant.

Carte achat

La carte achat est un moyen de paiement auquel peuvent recourir les entités publiques comme modalité

d’exécution des marchés publics.

Centre de responsabilité budgétaire (CRB)

Les centres de responsabilité budgétaires d’un organisme correspondent aux niveaux les plus hauts de

l’organisation budgétaire.

C’est au niveau des CRB que peuvent s’effectuer la programmation, le dialogue de gestion et la répartition des

crédits, ainsi que la définition de compartiments budgétaires (limitatifs ou non). Les CRB ne doivent pas être

définis en-deçà du niveau de pilotage de l’organisme et correspondent généralement aux ordonnateurs

principaux, secondaires et délégués.

Certains CRB peuvent ainsi être des répartiteurs de crédits (en central), tandis que d’autres jouent un rôle de

pilotage de l’exécution.

Centre de service partagé (CSP)

Un centre de services partagés est une entité spécialisée au sein d’une organisation qui :

mutualise dans un même lieu la réalisation d’une partie ou de l’ensemble des tâches de la fonction

comptable et financière de plusieurs autres entités géographiquement ou fonctionnellement distinctes ;



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prépare et/ou met en œuvre les décisions relevant de la sphère des « services métiers » opérationnels

(par opposition aux métiers supports) ;

offre une prestation de services à plusieurs clients internes ;

est responsable, au travers de conventions de service fixant des objectifs, de la qualité des prestations

offertes aux clients internes de l’organisation.

Certification du service fait

La certification du service fait5 est l’acte par lequel l’ordonnateur atteste la conformité à l’engagement de la

livraison ou de la prestation (ou plus généralement valide la réalisation des attendus de l’acte juridique).

Cession-opposition

La cession de créances est une convention par laquelle un créancier cédant (le fournisseur de l’organisme)

transfère à un cessionnaire, en général un établissement financier, la créance qu’il détient sur son client

(l’organisme).

L’opposition est l’acte par lequel un créancier du fournisseur revendique auprès de l’organisme le paiement de

tout ou partie des sommes dues à ce fournisseur par l’organisme.

Charges

Les charges de l’organisme correspondent soit à une consommation de ressources entrant dans la production

d’un bien ou d’un service, soit à une obligation de versement à un tiers, soit à une dotation liée aux

amortissements, aux provisions ou aux dépréciations. On distingue trois catégories de charges :

les charges de fonctionnement, qui résultent de l’activité de l’organisme ;

les charges d’intervention, qui sont des aides économiques et sociales versées par l’organisme à des

ménages, des entreprises, des collectivités territoriales ou à d’autres collectivités (entités ayant un

statut de droit public, de droit privé ou de droit international et n’appartenant pas aux périmètres

précédemment identifiés) ;

les charges financières, qui résultent des opérations financières de l’organisme.

Charges à payer

Les charges à payer correspondent aux dépenses non encore payées en fin d’exercice mais pour lesquelles un

service fait est intervenu. Dans le bilan, elles sont rattachées à la nature des dettes auxquelles elles se

rapportent.

Elles sont évaluées pour le montant correspondant à l’estimation de la sortie de ressources.

Classes de comptes

Les opérations de comptabilité générale s’inscrivent dans un cadre comptable structuré en huit classes de

comptes. Conformément aux dispositions du plan comptable général, la classification des comptes dans le plan

comptable type des organismes se caractérise par le choix d’un mode de codification décimale et l’adoption de

critères de classement des opérations dans les comptes ouverts à cet effet.

Compartiments budgétaires

Les compartiments budgétaires correspondent à la ventilation de chaque enveloppe en AE et CP par nature,

suivant les autres axes budgétaires (organisation, opérations, etc.).

Les compartiments budgétaires peuvent être limitatifs ou non, sur un ou plusieurs axes.

5 Article 31 du décret GBCP.



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Comptables

Ils ont la charge exclusive de manier les fonds et de tenir les comptes :

ils sont habilités à prendre en charge les demandes de paiement, les dépenses sans ordonnancement

préalable, les titres de recettes ainsi que les opérations de trésorerie émanant de l'ordonnateur

accrédité ;

ils sont seuls chargés de la tenue de la comptabilité générale et de la prise en charge des titres de

recettes et les demandes de paiement qui leur sont remis par les ordonnateurs.

Comptabilité analytique6

Elle a pour objet de mesurer les coûts d'une structure, d'une fonction, d'un projet, d'un bien produit ou d'une

prestation réalisée et, le cas échéant, des produits afférents en vue d'éclairer les décisions d'organisation et de

gestion.

Comptabilités auxiliaires

Le principe des comptabilités auxiliaires est de spécialiser une partie des comptes généraux pour rationaliser le

travail de saisie et enrichir la qualité et le détail des restitutions dans les comptes.

Tous les comptes ne sont pas auxiliarisables et ne sont pas auxiliarisés.

Comptabilité auxiliaire des clients

L’objectif de la comptabilité auxiliaire des clients est de rendre compte de la situation de l’organisme vis-à-vis

des tiers « clients ». Il s’agit donc de gérer le référentiel des clients et d’effectuer les liens ad hoc entre

comptabilité générale et comptabilité auxiliaire, de façon à suivre pour chaque tiers les soldes qui le concernent

et pouvoir effectuer un suivi global du tiers.

Comptabilité auxiliaire des fournisseurs

La comptabilité auxiliaire des fournisseurs est liée au processus d’exécution de la dépense, et permet de :

suivre de manière détaillée pour chaque tiers les soldes qui le concernent, à travers notamment les

balances âgées et autres restitutions ;

restituer tous les événements comptables concernant chaque fournisseur ;

suivre la situation globale de l'ensemble des fournisseurs ;

effectuer les liens ad hoc avec la comptabilité générale.

Comptabilité auxiliaire des immobilisations

La comptabilité auxiliaire des immobilisations a pour finalités :

de disposer d’un référentiel des immobilisations de l’organisme, par état (en cours, en service, etc.) et

des données associées (comptables et métiers) ;

de gérer les flux comptables d’immobilisations corporelles et incorporelles permettant de connaître et

valoriser le patrimoine de l’organisme, ainsi que d’effectuer le suivi des inventaires physiques

valorisés ;

d’intégrer les écritures relatives aux immobilisations financières (participations, prêts et avances) ;

de disposer d’un état des soldes des immobilisations, détaillé et global.




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Comptabilité auxiliaire des stocks

La comptabilité auxiliaire des stocks a pour objectif de fiabiliser et d’améliorer le suivi de la gestion des stocks.

La gestion auxiliaires des stocks doit couvrir notamment :

la mise en œuvre et le maintien d’un référentiel des articles gérés en stock, et des données associées ;

les entrées et sorties de stock ;

la mise en œuvre en conformité les inventaires physiques et les inventaires comptables ;

les variations de stocks de façon automatique ;

les provisions pour dépréciation de stocks.

Comptabilité budgétaire

La comptabilité budgétaire retrace l’autorisation budgétaire et rend compte de son exécution, en enregistrant

l’ouverture puis la consommation des autorisations d’engager et de payer, des autorisations d’emplois, ainsi

que les recettes autorisées.

En dépense, la comptabilité budgétaire décrit la mise en place des crédits et retrace leur consommation :

la comptabilité des autorisations d’engagements enregistre l’ouverture des AE (que ce soit au

titre du budget initial ou des budgets rectificatifs qui viennent modifier l'autorisation initiale) et la

consommation des autorisations d’engagement (AE) ;

la comptabilité des crédits de paiement enregistre la consommation des crédits de paiement (CP)

en retraçant l’exécution des dépenses budgétaires au moment où elles sont payées.

La comptabilité des recettes enregistre l’exécution des recettes au moment où elles sont encaissées.

La comptabilité budgétaire permet ainsi de déterminer le solde budgétaire par différence entre l’encaissement

des recettes et le décaissement des dépenses.

La comptabilité des crédits de paiement et des recettes répond donc à un principe de caisse qui conduit à

retracer les seuls événements donnant lieu à encaissement et décaissement.

La comptabilité des autorisations d’emplois retrace le plafond des emplois autorisés et sa consommation7.

Comptabilité générale

La comptabilité générale retrace l'ensemble des mouvements affectant le patrimoine, la situation financière et

le résultat.

Elle est fondée sur le principe de la constatation des droits et obligations.

Elle est tenue par exercice s'étendant sur une année civile.

Elle inclut, le cas échéant, l'établissement de comptes consolidés ou combinés.

« Les règles de comptabilité générale applicables aux personnes morales mentionnées à l'article 1er ne se

distinguent de celles applicables aux entreprises qu'en raison des spécificités de l'action de ces personnes

morales »8.

Compte financier

Établi par l’agent comptable à la fin de chaque exercice à partir des états de comptabilité communiqués par

l’ordonnateur, le compte financier comprend :

les états retraçant l’exécution des autorisations budgétaires ainsi que l’équilibre financier

précédemment votés par l’organe délibérant, présentés dans les mêmes formes que le budget de

l’organisme ;

7 Les autorisations d’emplois ne sont pas développées dans le DPG. 8 Article 56 du décret GBCP.



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les états financiers annuels9 retraçant les opérations enregistrées en comptabilité générale, et

notamment le bilan, le compte de résultat et l’annexe des comptes annuels, ainsi que la balance

générale des comptes de l’organisme ;

la balance des comptes des valeurs inactives.

Il a deux finalités :

justifier l’exécution du budget ;

présenter la situation patrimoniale et financière de l’organisme.

Constatation du service fait

Elle permet de contrôler la réalité de l’obligation de l’organisme, par un contrôle de la réalisation physique des

opérations et de leur conformité à la demande grâce au rapprochement avec l’engagement juridique. Le but de

cette étape est la vérification du fait générateur de la dette de l’organisme (par exemple, exécution de la

commande passée). C’est lors de cette procédure que peut être déterminée la date d’effet du service fait,

reconnue contractuellement comme date effective de la réception.

Contrat de recherche

Un contrat de recherche est un acte juridique dans lequel une ou plusieurs parties offrent un soutien financier

à un chercheur ou à une équipe de chercheurs (d'un ou plusieurs laboratoires) représentée par son responsable

pour effectuer des recherches dans un domaine particulier et selon des termes et conditions spécifiques.

Le contrat définit l’objet de la collaboration, sa durée et les modalités financières. Il précise les conditions en

matière de propriété intellectuelle et les obligations de confidentialité qui peuvent incomber aux chercheurs

et/ou aux partenaires industriels. L’annexe scientifique détermine le programme de recherche qui est l’objet du

contrat.

Un contrat de recherche porte sur un ou plusieurs projets de recherche dont il n’est pas possible, à priori,

d’anticiper avec certitude les résultats qui en découleront. Pendant la durée du contrat (allant généralement de

18 à 36 mois), les activités de recherche n’ont donc pas un caractère linéaire et des aléas peuvent survenir et

modifier l’avancement de l’opération.

Pendant la durée du contrat, le financement peut être amené à évoluer, notamment lorsqu’un nouveau

financeur souhaite contribuer au contrat.

Contrôle allégé en partenariat

En complément du contrôle hiérarchisé de la dépense, le contrôle allégé en partenariat (CAP) a été développé

pour accompagner la modernisation de la gestion publique. Le CAP repose d’abord sur le renforcement du

contrôle interne comptable sur l’ensemble d’un processus (gestionnaire et comptable) pour un organisme ou

une direction donnée, puis sur un audit comptable et financier dont les conclusions déterminent la possibilité de

passer à un contrôle a posteriori, sur la base d’un échantillon limité.

Contrôleur budgétaire

Le contrôleur budgétaire est chargé du contrôle budgétaire. Ce contrôle porte sur l’exécution du budget. Il a

pour objet d’apprécier le caractère soutenable de la gestion au regard de l’autorisation budgétaire et la qualité

de la comptabilité budgétaire. Il contribue à l’identification et à la prévention des risques financiers, directs ou

indirects auxquels l’organisme est susceptible d’être confronté, ainsi qu’à l’évaluation de la performance de

l’organisme au regard des moyens qui lui sont alloués.

Le contrôleur budgétaire peut assister, avec voix consultative, aux séances de l’organe délibérant, des comités

et commissions que celui-ci met en place ainsi que, le cas échéant, aux assemblées générales.

Il peut intervenir dans le processus pour effectuer un contrôle a priori ou a posteriori sur la saisie des

engagements juridiques.

9 Le contenu exhaustif des états financiers annuels est conditionné à la norme 1 du futur recueil des normes comptables des organismes.



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Contrôle hiérarchisé de la dépense (CHD)

Le contrôle hiérarchisé de la dépense vise à améliorer l'efficacité des contrôles dévolus aux agents comptables

et la régularité de l'exécution des dépenses de l’organisme.

Contrôle interne budgétaire

Le contrôle interne budgétaire, qui est de la responsabilité de chaque organisme, est un sous-ensemble du

contrôle interne, aux côtés notamment du contrôle interne comptable. Il poursuit deux objectifs principaux :

la qualité de la comptabilité budgétaire, qui permet de rendre compte de l’autorisation donnée par

l’organe délibérant et de son exécution ;

la soutenabilité budgétaire, qui vise à assurer le respect en gestion des autorisations budgétaires dans

une perspective annuelle et pluriannuelle.

Contrôle interne comptable

Le contrôle interne comptable est un sous-ensemble du contrôle interne, aux côtés notamment du contrôle

interne budgétaire. Il a pour objet la maîtrise des risques afférents à la poursuite de l’objectif de qualité de la

comptabilité générale, depuis le fait générateur d’une opération jusqu’à son dénouement comptable.

Les systèmes d’information qui portent la comptabilité doivent être organisés de façon à autoriser le contrôle

des données et des traitements, afin de répondre à l’objectif de qualité des comptes.

Créance

Le terme « créance » employé dans le DPG permet d’identifier un droit de nature financière de l’organisme

public sur un tiers, et inversement une obligation d’un tiers envers l’organisme.

Crédits de paiement (CP)

Les crédits de paiement constituent la limite supérieure des dépenses pouvant être ordonnancées ou payées

pendant l’exercice10.

Demande de comptabilisation

La demande de comptabilisation matérialise l’ordre donné par l’ordonnateur à l’agent comptable de

comptabiliser une écriture d’ordre non budgétaire. Elle a un caractère non budgétaire.

Demande de correction

La demande de correction matérialise l’ordre donné par l’ordonnateur à l’agent comptable d’effectuer une

correction sur une écriture de comptabilité générale ou budgétaire.

Demande de paiement (DP)

La demande de paiement est la matérialisation de l’ordre donné par l’ordonnateur à l’agent comptable de payer.

Elle porte les imputations de comptabilités budgétaire et générale et se rapporte à des opérations aboutissant à

un flux financier avec écritures budgétaires (au moment de son rapprochement avec le décaissement afférent).

Dans le cas d’un service facturier, la demande de paiement est émise par les services du comptable.

Hors service facturier, la demande de paiement est un objet de gestion matérialisant l’ordre donné par

l’ordonnateur à l’agent comptable de prendre en charge un paiement.

Demande de reversement

La demande de reversement est la pièce matérialisant l’ordre donné par l’ordonnateur à l’agent comptable de

prendre en charge un reversement. Elle a un caractère budgétaire au moment de son rapprochement avec

l’encaissement afférent (rétablissement de crédits budgétaires).




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Demande de versement

La demande de versement est émise à l’initiative de l’ordonnateur ou de l’agent comptable. Elle constitue le

support des mouvements de trésorerie liés aux opérations de trésorerie pour compte propre ou pour comptes

de tiers, en encaissement et en décaissement.

Demande de réduction ou d’annulation de recettes

La demande de réduction ou d’annulation de recettes est la pièce matérialisant l’ordre donné par l’ordonnateur

à l’agent comptable de prendre en charge une réduction ou annulation de recettes.

Dématérialisation

La dématérialisation consiste à mettre en œuvre des moyens électroniques pour effectuer des opérations de

traitement, d’échange et de stockage sans support papier.

Dépenses de personnel

Les dépenses de personnel recouvrent la paie et les autres dépenses de personnel (frais de jurys et de

concours, et autres dépenses qui sont par nature des dépenses de personnel).

Destination

La destination indique généralement la finalité de la dépense (qu’il s’agisse d’une activité, d’une finalité

politique, d’une finalité stratégique, etc.).

La qualification des destinations est propre à l’organisme et décidée en commun accord avec les tutelles. Elle

tient compte de la structuration du programme budgétaire dont l’organisme relève. Les autorités de tutelle

peuvent demander à l’organisme de respecter des normes dans la détermination des destinations, de manière à

assurer une cohérence des données, et le cas échéant la consolidation pour des organismes ayant des activités

proches.

Dialogue de gestion

Le dialogue de gestion est au cœur du processus de programmation. En effet, c’est à travers le dialogue de

gestion que le suivi périodique de l’exécution du budget et de la performance est effectué, permettant ainsi

d’anticiper les éventuels écarts (soit constatés en exécution, soit issus d’une évolution des besoins), d’assurer

la soutenabilité budgétaire, et d’optimiser l’utilisation des moyens budgétaires.

Le dialogue de gestion peut être interne (à l’organisme), comme externe ( avec la tutelle).

Encaissement

L’encaissement est la dernière étape du processus de recette. C’est à cette étape seulement que la recette est

comptabilisée budgétairement (lors du rapprochement avec le titre).

Engagement ou engagement juridique

L’engagement est l’acte juridique par lequel une personne morale constate à son encontre une obligation de

laquelle il résultera une dépense. L’engagement respecte l’objet et les limites de l’autorisation budgétaire11.

Enveloppe budgétaire

L’enveloppe budgétaire constitue le niveau de spécialité des crédits et donc celui d’appréciation de leur

limitativité ; elle représente le niveau de l’autorisation annuelle votée par l’organe délibérant.

Elle correspond à l’une des trois ou quatre typologies de dépenses suivantes :

personnel ;

fonctionnement ;

investissement ;

et éventuellement, intervention.




V2.0

L’enveloppe budgétaire est une dotation limitative :

elle définit, par nature, la limite des autorisations budgétaires constituées notamment des AE et des

CP pour l’exercice budgétaire ;

toute modification (augmentation ou diminution) du niveau des crédits d’une enveloppe, à l’exception

des cas d’exercice de la fongibilité asymétrique, doit faire l’objet d’un budget rectificatif voté

préalablement.

Sur autorisation du ministre chargé du budget, une ou plusieurs enveloppes destinées à des projets de

recherche peuvent être prévues au budget de l’organisme. Tout comme les enveloppes par nature, elles sont

limitatives. En leur sein, les crédits sont répartis en sous-enveloppes par nature (personnel / fonctionnement /

investissement), ceux relatifs au personnel étant strictement limitatifs.

Enveloppe de fonctionnement

Comprend l’ensemble des charges de fonctionnement autres que celles relatives à l’enveloppe de personnel.

Elle regroupe notamment les achats de biens dont le montant est inférieur au seuil d’immobilisation applicable à

l’organisme ou dont la durée d’utilisation n’excède pas une année, les prestations de services externes et de

location, les charges liées aux contentieux, les remboursements de mises à disposition de personnel et les

charges financières.

Enveloppe d’intervention

Retrace les charges d’intervention ou de transfert que l’organisme prend en considération dans son budget.

Il s’agit de versements que l’organisme effectue au profit de bénéficiaires, sans contrepartie directe et

comptabilisable attendue de leur part ; ces versements sont qualifiables d’« aides » ou de « soutiens

financiers ».

Enveloppe d’investissement

Correspond, dans le respect des seuils d’immobilisation applicables aux organismes, aux dépenses liées aux

immobilisations incorporelles, corporelles et financières. Cette enveloppe inclut les coûts relatifs aux études

préalables, dès lors que celles-ci interviennent après la prise de décision sur l’opportunité d’investir (qui porte

notamment sur le choix du type d’investissement ou de ses spécifications techniques).

Enveloppe de personnel

Regroupe notamment, outre les charges de rémunérations principale et accessoires d’activité des personnels

employés directement par l’organisme et rémunérés par lui, les cotisations et contributions sociales et

allocations diverses ainsi que, le cas échéant, les charges liées à l’intéressement ou à la participation des

personnels et les impositions directement assises sur la masse salariale de l’organisme.

Escompte

Il s’agit de réduction à caractère financier représentant une charge financière pour celui qui l’accorde et un

produit financier pour celui qui en bénéficie.

Fongibilité asymétrique

Dans la limite d’un plafond défini pour chaque exercice, l’organe délibérant peut autoriser l’ordonnateur à

utiliser les crédits de l’enveloppe des dépenses de personnel pour abonder les autres enveloppes de dépenses,

après avis préalable du contrôleur budgétaire.

Ces modifications font l’objet d’un budget rectificatif présenté pour information à l’occasion de la prochaine

réunion de l’organe délibérant12.

Les mouvements de crédits entre enveloppes de dépenses ne peuvent donc se faire que dans un sens

(asymétrie). Ainsi, alors que des crédits ouverts pour des dépenses de personnel peuvent être finalement

alloués à des dépenses de fonctionnement ou d’investissement, l’inverse ne sera pas possible.




V2.0

Frais divers

Les frais divers sont les dépenses accessoires réalisées en complément d’une dépense principale ; il s’agit

notamment : des frais de port, des frais de livraison et des frais de douanes.

Les frais divers peuvent être soit prévus et engagés dès la commande, soit engagés au moment de la

liquidation.

Habilitation

Une habilitation concerne un acteur, auquel on attribue un ou plusieurs rôles, sur un ou plusieurs périmètres

donnés.

Immobilisations financières

Les immobilisations financières recouvrent les participations, matérialisées ou non par des titres, les créances

rattachées à ces participations ainsi que les autres immobilisations financières :

les participations d’un organisme sont les droits qu’il détient sur d’autres entités, qui créent un lien

durable avec celles-ci. La détention durable de droits permet d’exercer une influence sur l’entité ou

d’en assurer le contrôle et peut prendre la forme d'une détention d’actions, de parts sociales, de droits

de vote, etc. ;

les créances rattachées à des participations représentent des prêts octroyés à des entités dans

lesquelles l'organisme détient une participation ;

les autres immobilisations financières comprennent les autres titres immobilisés, les prêts et les dépôts

et cautionnements versés.

Immobilisations incorporelles

Une immobilisation incorporelle est un actif identifiable non monétaire et sans substance physique, dont

l’utilisation s’étend sur plus d’un exercice et ayant une valeur économique positive pour l’organisme. Cette

valeur économique positive est représentée par des avantages économiques futurs ou le potentiel de services

attendus de l’utilisation du bien.

Imputations

Les imputations représentent l’ensemble des critères comptables, budgétaires, et analytiques attachés à une

ligne d’un document de gestion et qui permettent :

la comptabilisation en comptabilité générale ;

la comptabilisation en comptabilité budgétaire ;

le cas échéant, la comptabilisation en comptabilité analytique (si celle-ci est mise en œuvre) ;

un suivi de gestion à travers des restitutions et tableaux de bord.

Indemnités d’attente13

L’indemnité d’attente est engagée en même temps que la tranche ferme. Si l’affermissement de la tranche

conditionnelle intervient après la date limite prévue, l’indemnité doit être payée. Le calcul du montant de

l’indemnité d’attente est effectué en fonction du nombre de jours de dépassement de la date limite

d’affermissement.

Indemnités de dédit14

L’indemnité de dédit est engagée au début du marché en même temps que la tranche ferme. Si la tranche n’est

pas affermie à la date échue, l’indemnité doit être payée. Dans le cas contraire, la tranche conditionnelle est

affermie et est engagée pour le montant complémentaire (montant de la tranche conditionnelle diminué de

l’indemnité de dédit).

13 Article 72 du code des marchés publics. 14 Article 74 du code des marchés publics.



V2.0

Indemnités de résiliation

En cas de résiliation du marché, à défaut d’accord entre les parties intervenu dans les six mois à compter de la

date de résiliation, la personne publique dispose d’un délai de trois mois pour fixer le montant de l’indemnité de

résiliation.

La résiliation peut ne porter que sur une partie du marché.

Indu

L’indu est un cas particulier de gestion, visant à recouvrer un trop-versé qui ne peut être régularisé dans le

cadre du processus de dépense.

Intégration

En comptabilité générale, on parle d’intégration pour désigner les opérations comptables permettant de

produire un compte financier unique pour l’organisme, en y incorporant donc les comptes tenus pour les

éventuels budgets annexes et autres démembrements budgétaires (SACD) ainsi que ceux tenus par les agents

comptables secondaires de l’organisme.

Elles consistent à :

intégrer les résultats et réserves des BA, SACD aux résultats et réserves de l’organisme résultant des

opérations du budget principal ;

s’agissant de l’intégration des comptes des agences comptables secondaires à ceux de l’agence

comptable principale :

o soit à procéder, tout au long de l’année, à des écritures de transferts, via un compte de liaison

(18), permettant l’intégration des opérations comptables d’exécution budgétaire effectuées par

les agents comptables secondaires dans les opérations de l’agent comptable principal,

o soit à une intégration comptable unique en fin d’exercice, via un compte de liaison (18),

nonobstant des remontées régulières d’informations tout au long de l’exercice.

L’intégration comptable, à la différence de la consolidation, ne concerne pas des personnes morales distinctes

de l’organisme.

Intérêts moratoires

Les intérêts moratoires sont générés en cas de dépassement des délais contractuels ou légaux de paiement ; ils

sont calculés en fonction du nombre de jours de retard, et comprennent une indemnité pour frais de

recouvrement. Ils sont dus de droit dès le premier jour de retard. Le décret n°2013-269 du 29 mars 2013, en

fixe le cadre.

Liquidation15

La liquidation consiste à vérifier la réalité de la dette et à arrêter le montant de la dépense. Elle comporte :

La certification du service fait, par laquelle l'ordonnateur atteste la conformité à l'engagement de la

livraison ou de la prestation ;

La détermination du montant de la dépense au vu des titres ou décisions établissant les droits acquis

par les créanciers.

Livre-journal

Toutes les écritures sont enregistrées dans le livre-journal qui permet de les restituer de manière

chronologique, par opération, par compte et par date.




V2.0

Mandataire

L’agent comptable principal et les agents comptables secondaires peuvent déléguer leurs pouvoirs ou leur

signature à un mandataire, qui a alors compétence pour agir ou valider des opérations pour le compte de

l’agent comptable. La délégation doit faire l’objet d’une publication qui précise le périmètre des compétences

déléguées (délégation générale ou particulière) ainsi que sa durée.

Marchés à bons de commande avec ou sans mini-maxi16

Il s’agit de marchés ne comportant pas d’engagement juridique ferme de dépense et donnant lieu à l’émission

d’un ou plusieurs bons de commande.

Le montant total des bons de commande d’un marché ne peut pas excéder, pour la durée de son exécution, le

montant maximum du marché.

Marchés à tranches conditionnelles17

Il s’agit d’un marché fractionné en tranches. Il présente obligatoirement une et une seule tranche ferme. A

cette tranche ferme peuvent s’ajouter une ou plusieurs tranches conditionnelles. La tranche ferme est engagée

lors de la notification du marché. Les tranches conditionnelles sont engagées lors de leur affermissement. Le

marché à tranches donne lieu à engagement, comportant plusieurs volets correspondant à chacune des

tranches.

Marché mixte

Les marchés mixtes sont une combinaison du marché à tranches et du marché à bons de commande.

Marchés partagés à bons de commande

Dans le cadre d’un organisme composé de plusieurs entités, un marché partagé peut être passé au niveau

« global », de l’organisme. Ce marché passé en central peut être exécuté au niveau local et peut être conclus

avec un mini-maxi non décliné au niveau local.

Ces marchés peuvent être exécutés par plusieurs ordonnateurs et par plusieurs comptables.

Marchés publics à procédure adaptée (MAPA)18

Les MAPA visés à l'article 28 du code des marchés publics, sont des marchés dont les modalités sont librement

fixées par le pouvoir adjudicateur en fonction de la nature et des caractéristiques du besoin à satisfaire, du

nombre ou de la localisation des opérateurs économiques susceptibles d’y répondre ainsi que des circonstances

de l’achat.

Le MAPA peut reprendre la forme des autres types de marché (unique, à tranches, à BC et mixte).

Multi-imputation

On parle de multi-imputation lorsque plusieurs combinaisons de critères d’imputation existent sur un

engagement juridique, un service fait, une demande de paiement ou toute autre pièce donnant lieu à

comptabilisations.

Notification

La notification est l’acte juridique par lequel l’organisme reconnaît un engagement ferme et définitif vis-à-vis

d’un tiers.

Opérations diverses

Les opérations diverses sont des écritures qui impactent les comptabilités à l’initiative et sous la responsabilité

du seul agent comptable.

Elles peuvent être purement comptables, purement budgétaires ou mixtes. Dans le cas où elles ont un

caractère budgétaire, elles doivent être réalisées en concertation avec l’ordonnateur.

16 Article 77 du code des marchés publics. 17 Article 72 du code des marchés publics. 18 Article 28 du code des marchés publics.



V2.0

Opérations (nomenclature des)

Une opération est définie pour modéliser des activités ou des projets qui constituent un ensemble cohérent dont

le financement et/ou le suivi doivent être assurés distinctement19. En fonction des besoins, l’opération peut être

définie en dépense et/ou en recette.

Une opération peut faire l’objet d’une budgétisation. Le triplet (opération/destination/nature) peut être utilisé

pour la programmation, l’élaboration et l’exécution du budget.

Une opération est limitée dans le temps et se caractérise par une date de début et une date de fin, dépendant

du contexte opérationnel. De ce fait l’opération est par essence pluriannuelle, son déroulement pouvant avoir

lieu sur un ou plusieurs exercices. La date de début d’une opération pluriannuelle peut se situer à tout moment

d’un exercice N (et pas forcément au 1er janvier dudit exercice) et la date de fin peut se situer à tout moment

du même exercice ou d’un exercice ultérieur (et pas forcément au 31 décembre dudit exercice).

La gestion budgétaire et comptable des opérations pluriannuelles nécessite de connaître précisément le

montant total de chaque opération, même si sa ventilation par exercices est soumise à des évaluations et à des

ajustements. Ce montant peut lui-même évoluer au cours du temps, en fonction de l’évolution du contexte

opérationnel ou de l’évolution des financements.

Une opération se déroulant sur plusieurs exercices doit néanmoins respecter les règles d’annualité budgétaire et

de comptabilisation par exercice.

Opérations pour comptes de tiers

Les dispositifs pour comptes de tiers répondent aux trois critères cumulatifs suivants :

il y a intervention de trois acteurs dans la procédure : le tiers financeur, l’organisme et le bénéficiaire

final ; il s’agit donc de transferts indirects ;

l’organisme ne dispose d’aucune autonomie dans la prise de décision :

o soit le tiers financeur prend un engagement directement auprès du bénéficiaire final et il

délègue le rôle de payeur à l’organisme,

o soit l’organisme s’engage auprès du bénéficiaire final, mais au nom de le tiers financeur et

dans les conditions préalablement définies par le tiers financeur (l’organisme agit en tant que

mandataire pour exercer une mission qui lui a été confiée par le tiers financeur) ;

le financement de ces dispositifs est assuré en tout ou partie par le tiers financeur, par le biais de

transferts indirects.

Ordonnancement20

L’ordonnancement est l’ordre, quelle qu’en soit la forme, donné par l’ordonnateur au comptable de payer une

dépense.

Ordonnateurs

Ils prescrivent l'exécution des recettes et des dépenses et constatent les droits et les obligations :

ils liquident les recettes ;

ils engagent, liquident et ordonnancent les dépenses ;

ils transmettent au comptable public compétent les titres de recettes et les demandes de paiement,

assortis des pièces justificatives requises, ainsi que les certifications qu'ils délivrent.

Ordonnateur délégué

Chaque ordonnateur, principal ou secondaire, peut déléguer sa signature, selon les dispositions prévues par le

texte institutif de l’organisme.

19 Il ne peut s’agir des dépenses pluriannuelles courantes comme, par exemple, les baux ou les marchés de fonctionnement avec engagement en

N et paiements en N+1. 20 Article 32 du décret GBCP.



V2.0

L'ordonnateur, principal ou secondaire, reste compétent pour les opérations budgétaires qui le concernent, et

se décharge uniquement d'une partie de ses tâches matérielles.

Ordonnateur principal

Il est chargé :

de la préparation du budget initial de l’organisme ainsi que des budgets rectificatifs et des reports de

crédits (AE, CP et recettes) ;

de la préparation des budgets rectificatifs d’urgence et des mouvements de fongibilité asymétrique ;

de l'exécution du budget de l’organisme, en dépenses et en recettes.

Ordonnateur secondaire

Il reçoit une délégation de pouvoir de l'ordonnateur principal, qui, de ce fait, est déchargé de sa compétence.

L'ordonnateur secondaire exécute les opérations de dépenses et de recettes qui relèvent de son domaine de

compétence. Un ordonnateur secondaire peut être :

soit un ordonnateur secondaire de droit : son existence est prévue par le texte portant organisation de

l’organisme ;

soit un ordonnateur secondaire désigné : la délégation de pouvoir accordée par l'ordonnateur principal

délimite expressément le champ de compétences.

Origine

Par analogie avec la nomenclature par destination en dépense, la nomenclature par origine peut être mise en

place par les organismes pour les recettes.

Les recettes doivent être présentées conformément à la répartition du tableau des autorisations budgétaires.

Elles peuvent également être déclinées selon une nomenclature par origine lorsque cela s’avère utile à

l’organisme pour lui permettre de mettre en œuvre une budgétisation, une programmation et un suivi des

recettes selon ses enjeux stratégiques : il peut par exemple s’agir de types de prestations ou d’activités

commerciales. Pour ce faire, elle doit pouvoir être déterminée sans ambiguïté lors de l’imputation des recettes.

Le choix de recourir aux origines appartient à l’organisme qui les définit en concertation avec ses tutelles.

Organisation budgétaire

L’organisation budgétaire décrit la hiérarchie des entités budgétaires de l’organisme impliquées dans la gestion

et le pilotage budgétaire. Les niveaux les plus hauts de la hiérarchie correspondent aux centres de

responsabilité budgétaire (CRB), les autres niveaux représentent généralement les services opérationnels.

Paiement

Le paiement est l'acte par lequel une personne morale mentionnée à l'article 1er se libère de sa dette21.

Le paiement est réalisé par le comptable. Le paiement est fait par tout moyen ou instrument de paiement prévu

par le code monétaire et financier, dans les conditions précisées par arrêté du ministre chargé du budget22.

Paiement à échéance

Sous réserve des exceptions prévues par les lois ou règlements, les paiements interviennent soit à l’échéance

de la dette, soit à l’exécution du service, soit lors de la décision individuelle d’attribution de subventions ou

d’allocations ou autre cas particulier (avances, etc.).

Toutes les dates de paiement correspondantes peuvent être traduites par une date de paiement à échéance.

21 Article 33 du décret GBCP. 22 Article 34 du décret GBCP.



V2.0

Participations

Les participations sont les droits que l’organisme détient sur d’autres entités, matérialisés ou non par des titres,

qui créent un lien durable avec celles-ci. La détention durable de droits permet d’exercer une influence sur

l’entité ou d’en assurer le contrôle et peut prendre la forme d'une détention d’actions, de parts sociales, de

droits de vote, etc.

Pénalités

Les pénalités sont des sommes forfaitaires dues au profit de l’organisme lorsqu’une obligation contractuelle

n'est pas respectée.

Plan de trésorerie

Le plan de trésorerie permet de vérifier l’équilibre de la trésorerie mois par mois, notamment à l’intérieur d’un

cadre pluriannuel défini pour certaines dépenses.

Le plan [prévisionnel] de trésorerie traduit en flux financiers quantifiés et datés le plus exactement possible les

évènements de gestion de l’année qui vont donner lieu à :

des opérations budgétaires ;

des opérations non budgétaires ayant un impact en trésorerie (en particulier les opérations pour

comptes de tiers).

Produits

Les produits sont définis comme une augmentation d’actif ou une diminution de passif non compensée dans une

relation de cause à effet par la sortie d’une valeur à l’actif ou une augmentation du passif. Deux catégories de

produits sont distinguées : les produits de fonctionnement et les produits financiers :

les produits de fonctionnement sont constitués par l’ensemble des produits se rapportant à l’activité de

l’organisme ;

les produits financiers sont générés par les immobilisations financières, les valeurs mobilières de

placement, la trésorerie et les instruments financiers.

Programmation

La programmation traduit de manière budgétaire la stratégie pluriannuelle de l’organisme.

Elle facilite l’élaboration du budget. Elle porte à la fois sur les dépenses et les recettes (meilleure prévision des

engagements, des paiements associés, et des encaissements).

Elle permet d’établir une cible infra-annuelle et pluriannuelle de recettes et de dépenses, base du suivi de

l’exécution et du dialogue de gestion.

Rabais

Les rabais sont liés à un défaut de qualité ou de conformité des objets vendus ; ils ont un caractère

exceptionnel.

Rapprochement bancaire

Le rapprochement bancaire est l’action du responsable de la trésorerie, qui va rapprocher les écritures

présentes dans le relevé de banque des écritures gérées dans son système.

Recettes au comptant

Sont désignées comme « recettes au comptant » les recettes pour lesquelles il n’y a pas d’enregistrement d’un

titre en amont de l’encaissement. L’encaissement est le premier événement qui intervient dans le processus.

A la suite de cet encaissement par le comptable, l’ordonnateur doit être consulté et saisit. Il émet un titre de

recette, qui suit le processus classique d’émission et de validation d’un titre de recette.



V2.0

Recettes fléchées

Elles constituent une exception au principe. Il s’agit de recettes ayant une utilisation prédéterminée par le

financeur, destinées à des dépenses explicitement identifiées, potentiellement réalisées sur un exercice

différent de celui de leur encaissement.

Recettes globalisées

Les recettes sont globalisées par principe. Elles n’ont pas d’utilisation prédéterminée.

Recouvrement amiable

Le recouvrement est amiable lorsque le débiteur de l’organisme se libère de sa dette dans les délais qui lui sont

imposés par l’un des moyens de paiement acceptés (détaillés en annexe 2 du fascicule recette du présent DPG).

En vertu de l’article 192 du décret du 7 novembre 2012, le titre de recette émis dans les conditions prévues à

l'article 28 du décret du 7 novembre 2012 (force exécutoire) est adressé aux redevables sous pli simple ou, le

cas échéant, par voie électronique, soit par l'ordonnateur, soit par l'agent comptable, conformément aux

dispositions arrêtées par le ministre chargé du budget.

Tout titre de recette donne lieu à une phase de recouvrement amiable.

Recouvrement contentieux

Il survient après un ou plusieurs rappels (dont obligatoirement un en recommandé avec AR). Il fait l’objet d’une

procédure spécifique afin de mener à terme le recouvrement.

Régies d’avance et de recette

Les régies d’avance ont pour objet de permettre le règlement de certaines dépenses qui ne sauraient, sans

inconvénient majeur, être soumises aux règles d’exécution de la dépense de droit commun. Cette procédure

d’exception est réglementée. Le régisseur, chargé pour le compte des comptables publics d’opérations de

liquidation et de paiement, dispose d’une avance de fonds dont le montant est fixé par arrêté.

Les régies de recette ont pour objet de permettre l’encaissement de certaines recettes qui ne sauraient, sans

inconvénient majeur, être soumises aux règles d’exécution de la recette de droit commun. Cette procédure

d’exception est réglementée. Le régisseur, chargé pour le compte des comptables publics d’opérations de

recette et d’encaissement, dispose d'un fonds de caisse permanent dont le montant est fixé par arrêté.

Régisseur

Le régisseur est habilité à effectuer certaines opérations normalement réservées à l'agent comptable,

opérations dont il est personnellement et pécuniairement responsable dans les mêmes conditions qu'un

comptable public. Un régisseur est dit de « recettes » quand il est chargé des opérations d'encaissement, et

« d'avances » s'il effectue des opérations de paiement. Une même personne peut cumuler les deux fonctions.

Remises

Les remises sont pratiquées en considération de l'importance de l'achat, de la personne ou de la profession de

l'acheteur et sont généralement calculées par application d'un pourcentage au prix courant d'achat.

Remises gracieuses

Conformément à l’article 193 du GBCP, les créances de l’organisme peuvent faire l’objet d’une remise gracieuse

en cas de gêne du débiteur, qui le met dans l’impossibilité de se libérer de tout ou partie de sa dette. La remise

gracieuse est prononcée par l’organe délibérant.



V2.0

Report

Le report constitue un assouplissement au principe de l'annualité budgétaire en permettant de renvoyer sur

l'exercice suivant l'utilisation de certains crédits inscrits dans le budget de l’année.

Pour tous les montants non consommés, tant en AE qu’en CP, les demandes de reports doivent préalablement

recueillir l’avis du contrôleur de l’organisme, puis faire l’objet d’une explication détaillée, justifiant la non

consommation des crédits, auprès de l’organe délibérant. Les reports doivent être intégrés et votés dans le

cadre d’un budget rectificatif.

Réservations d’AE

La réservation d’AE est une étape facultative de la chaîne de la dépense qui consiste à « réserver » des AE pour

une opération particulière, afin d’éviter que ces AE ne soient utilisées à d’autres fins. Elle concerne l’exécution

des dépenses pour lesquelles la consommation des AE est concomitante à la facture (dépense de fluides par

exemple).

Les réservations d’AE sont réalisées sous la responsabilité de l’ordonnateur à des fins de bonne gestion.

Restes à payer

Les restes à payer correspondent à la différence entre les engagements passés ayant consommé des

autorisations d’engagement et les paiements effectués sur ces engagements (AE consommées – CP

consommés). Ils représentent les engagements contractés et ayant consommé des AE sans avoir donné lieu à

consommation de CP ; ils devront donc être couverts par des CP à ouvrir sur les budgets futurs.

La notion de restes à payer, strictement budgétaire, est indépendante des considérations de comptabilité

générale et notamment du service fait. Ainsi le périmètre des restes à payer englobe à la fois la part relative

aux dépenses engagées et ayant donné lieu à service fait (charges et immobilisations à payer correspondant à

une dette certaine) et la part relative aux dépenses engagées pour lesquelles le service fait interviendra sur les

exercices ultérieurs.

Retenue de garantie

La retenue de garantie consiste à bloquer dans les comptes de la personne publique une partie des sommes

dues au titulaire pour servir de garantie à l’exécution par celui-ci de ses obligations contractuelles. La retenue

de garantie intervient uniquement sur les marchés.

Ristournes

Les ristournes sont calculées sur l'ensemble des opérations faites avec le même tiers pour une période

déterminée.

Services à comptabilité distincte (SACD)

Ces services sont dotés d'un cadre comptable complet à l'exception notable des comptes de disponibilités

(hormis le cas où le SACD est doté d’un agent comptable secondaire). Cette organisation a pour objectif de

dégager un résultat propre pour le service.

Service facturier

A pour fonction de centraliser et de mettre en paiement tout ou partie des factures émises par les fournisseurs

d’un même ordonnateur (ou d’un ensemble d’ordonnateurs d’un même organisme)23.

Ce mode d’organisation permet d’optimiser la chaîne de la dépense (suppression de la redondance des

contrôles, circuit court suivi par la facture) tout en préservant le rôle des acteurs (engagement, service fait, et

ordre de payer pour l’ordonnateur, liquidation hors certification du service fait et mise en paiement pour le

comptable). Il permet d’optimiser les délais de paiement.




V2.0

Service fait

Est un événement qui permet de constater la réalité de la dette de l’organisme. L’appréciation matérielle du

service fait implique de vérifier que les prestations sont réellement exécutées et qu’elles sont exécutées

conformément aux exigences formulées (exemples : absence de malfaçons sur les travaux réalisés par un

entrepreneur, fournitures non défectueuses, qualité attendue, etc.) ce qui permet de déterminer le montant

exact de la dette.

La certification du service fait par l’ordonnateur donne lieu à une écriture de charge ou d’immobilisation en

comptabilité générale.

Le service fait valorisé en comptabilité générale dès sa certification s’applique à l’ensemble des organismes.

Service métier (ou service opérationnel)

Il contribue à la mise en œuvre de la politique de l’organisme et exprime ses besoins en matière de dépenses

ou de recettes. Il n'a pas a priori de compétences budgétaire ou comptable particulière.

Les services opérationnels définis dans l’organisation budgétaire représentent le niveau de détail sur lequel

porte la programmation et l’exécution des dépenses et des recettes.

Solde budgétaire

Le solde budgétaire traduit, en prévision, l’écart entre les CP ouverts au budget et les prévisions de recettes, et

en exécution, l’écart entre les consommations de CP et les recettes encaissées.

Stocks

Les stocks sont des actifs entrant dans un processus de production, de prestation de service ou sont

directement destinés à être vendus ou distribués en l’état. Seuls les stocks significatifs sont suivis en

comptabilité. Le caractère significatif des stocks se traduit par leur importance en termes d’enjeux

(stratégiques) et/ou de valeur.

Subvention pour charge de service public (SCSP)

La SCSP versée par l’État est destinée au financement exclusif de ses opérateurs. Elle constitue par nature une

subvention de fonctionnement annuelle destinée à couvrir indistinctement des dépenses de personnel et de

fonctionnement de l’opérateur.

Les organismes n’appartenant pas à la liste des opérateurs de l’État peuvent percevoir une subvention de

fonctionnement de l’État qui n’est pas qualifiée de SCSP.

Suspension de l’exécution en AE ou en CP

La suspension de l’exécution est une mesure d’urgence permettant de faire face, dans des cas extrêmes, à une

insuffisance de crédits ou à un incident grave de gestion (par exemple, défaut d’une recette importante ou

problème de trésorerie, en attendant la reprogrammation et/ou le vote d’un budget rectificatif).

Titre de recette

Le titre de recette est la pièce matérialisant l’ordre donné par l’ordonnateur à l’agent comptable de prendre en

charge un ordre de recouvrer. Il comporte deux volets, le volet ordre de recouvrer qui matérialise la créance et

le volet avis des sommes à payer, envoyé au redevable. Il est le support du recouvrement. Il a un caractère

budgétaire au moment de son rapprochement avec l’encaissement afférent. Le titre de recette se rapporte donc

à des opérations comptables se traduisant par un flux financier réel avec impact budgétaire.

Trésorerie

Sont définies comme opérations de trésorerie « les mouvements de numéraire, de valeurs mobilisables, de

comptes de dépôts et de comptes courants, ainsi que les opérations intéressant les comptes de créances et de

dettes afférents à la trésorerie »24.




V2.0

Trésorerie dite « fléchée »

La trésorerie dite « fléchée » est celle qui est liée aux opérations financées, au moins partiellement, sur

recettes fléchées.

Il s’agit de recettes ayant une utilisation prédéterminée, généralement par le financeur, destinées à des

dépenses explicitement identifiées, potentiellement réalisées sur un exercice différent de leur encaissement,

telles qu’un projet d’investissement élu à un financement dans le cadre des dépenses d’avenir ou un contrat de

recherche.



V2.0

ANNEXE 2 : LISTE DES DOCUMENTS

REGLEMENTAIRES DECLINANT LE DECRET

GBCP



V2.0

Liste des documents réglementaires déclinant le décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique

Arrêté du 1er juillet 2013 fixant la liste des personnes morales de droit public relevant des administrations

publiques mentionnées au 4° de l'article 1er du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion

budgétaire et comptable publique

NOR : BUDE1312153A

Arrêté paru

Arrêté du 25 juillet 2013 fixant les modalités d'accréditation des ordonnateurs auprès des comptables publics

assignataires en application de l'article 10 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion

budgétaire et comptable publique

NOR : BUDE1320177A

Arrêté paru

Arrêté CHD :

Arrêté du 25 juillet 2013 portant application du premier alinéa de l'article 42 du décret n° 2012-1246 du 7

novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique et encadrant le contrôle sélectif de la

dépense

NOR : BUDE1320183A

Arrêté paru

Arrêté CAP :

Arrêté portant application du dernier alinéa de l’article 42 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à

la gestion budgétaire et comptable publique des organismes publics, relatif au contrôle allégé en partenariat.

Arrêté portant application de l'article 49 du décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion

budgétaire et comptable publique sur le modalités de prise en charge, emploi et conservation des biens, objets

et valeurs confiés par des tiers

Arrêté portant application de l'article 50 du décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion

budgétaire et comptable publique relatif à la nomenclature des PJ

Arrêté relatif aux modalités d'établissement, de conservation et de transmission sous forme dématérialisée, des

documents de comptabilité et des pièces justificatives des opérations de l'Etat, pris en application des articles

51,52, 150 et 164 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable

publique

Arrêté fixant les règles de comptabilité générale applicables aux personnes morales de droit public mentionnées

au 4°, 5° et 6° et au dernier alinéa de l’article 1er du décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la

gestion budgétaire et comptable publique

Arrêté du 10 janvier 2014 fixant les modalités d'exercice des fonctions de chef des services financiers par un

agent comptable en application du dernier alinéa de l'article 188 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012

relatif à la gestion budgétaire et comptable publique

NOR: BUDE1400868A

Arrêté paru

Arrêté relatif aux modalités de nomination de l'agent comptable en application de l'article 189 du décret n°

2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique



V2.0

Arrêté relatif à la mise en œuvre de l'article 191 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la

gestion budgétaire et comptable publique (intervention de l'agent comptable en cas d'irrégularité comptable)

Arrêté relatif à la mise en œuvre de l'article 192 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la

gestion budgétaire et comptable publique (notification de l'ordre de recouvrer)

Arrêté du 24 janvier 2013 portant application des articles 43 à 47, 134, 138, 141, 142, 143, 195 et 197 du

décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique et encadrant les

comptes de disponibilité et les dépôts de fonds au Trésor

NOR: EFIE1239637A

Arrêté paru

Arrêté portant uniquement sur les dépenses de personnel et non sur l'ensemble des Dépenses sans

ordonnancement préalable (DSOP)

Arrêté portant détermination des dépenses sans engagement préalable et des modalités de leur

enregistrement, en cours d'instruction pour les EPN (Article 206)

Arrêté relatif aux contrôles des agents comptables des personnes morales visées aux 4° à 6° de l’article 1er du

décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique

Arrêté du 10 janvier 2014 fixant la liste des documents transmis au juge des comptes en application de l'article

214 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique

NOR : BUDE1400835A

Arrêté paru

Recueil des règles de comptabilité budgétaire

Arrêtés relatifs au contrôle budgétaire par familles d'organismes ou par organismes

Circulaire n° DF-2MPAP -13-3104 relative au cadre budgétaire et comptable des opérateurs de l'Etat et des

établissements publics nationaux

NOR BUDB1318957C

Circulaire parue



V2.0

ANNEXE 3 : L’APPLICATION DES NORMES DU

CONTROLE INTERNE EN MILIEU INFORMATISE



V2.0

PREAMBULE

Ce document s’intéresse à l’application des normes de contrôle interne en milieu informatisé. Le système

d’information de tenue de la comptabilité de l’établissement doit permettre :

d’enregistrer chronologiquement l’information comptable ;

d’arrêter les écritures à une date donnée ;

d’établir les documents comptables.

La tenue informatisée de la comptabilité doit également être organisée de telle sorte à autoriser le contrôle des

données et des traitements, afin de répondre à l’objectif de qualité des comptes. Cet impératif s’impose

également aux applications dites de gestion dont les évènements qu’elles portent ont un impact sur la

comptabilité générale de l’établissement. Ces applications, qualifiées “d’application de comptabilité de

développement”, constituent des applications comptables à part entière.

Le présent document a vocation à normer le dispositif de contrôle interne attendu pour ce qui concerne le

système d’information comptable (de comptabilité générale et de comptabilités de développement) et répondre

aux objectifs ci-dessus.

Il se présente en deux parties :

l’une concernant l’environnement applicatif, c’est-à-dire le système d’information pris dans sa

globalité ;

l’autre les applications elles-mêmes.

Ce document fixe au plus haut niveau de qualité, les normes de contrôle interne informatique à respecter. Ces

normes constituent aussi un cadre de référence à respecter dans la conception de tout nouveau projet

informatique et doivent être prises en compte dans toute maintenance des applications existantes. Elles ne

mettent nullement en cause les applications existantes dont la mise à niveau peut s’avérer parfois impossible

ou bien inopportunes, pour des raisons techniques ou de coûts.

Il s’inspire des normes communément admises en matière de contrôle interne et de sécurité informatiques en

particulier des normes Control Objectives for Information & related Technology (COBIT) diffusées en France par

l’Association Française de l’Audit et du Conseil Informatiques (AFAI).

1 ENVIRONNEMENT DES APPLICATIONS

1.1 Organisation

1.1.1 Organisation structurée de l’environnement applicatif

1.1.1.1 Processus et système d’information

Périmètre

Le système d’information doit couvrir, dans la mesure du possible, toute l’activité financière et comptable de

l’établissement.

Doctrine d’emploi des applications

Le système d’information fait l’objet d’une doctrine d’emploi des applications par processus, où chacune de

celles-ci correspond à un processus ou une partie de processus donnés et ne peut être utilisée à d’autres

processus ou partie de processus.



V2.0

Interfaces entre applications

Doivent être exclues les ruptures entre deux ou plusieurs procédures résultant de l’utilisation pour chacune de

ces procédures de deux ou plusieurs applications différentes (une application unique pour l’ensemble d’un

processus étant à privilégier).

Si deux ou plusieurs applications sont nécessaires, leur interfaçage doit être automatique (remise d’un fichier

d’une application remettante en amont du processus, à une application destinataire en aval du processus).

Dans ce cas, un point de contrôle doit être prévu (cf. Ajustement entre applications).

1.1.1.2 Attribution des tâches et accès au système d’information

Accès au système d’information

L’accès au système d’information doit être limité aux intervenants qui ont reçu une habilitation. Cet intervenant

habilité ne doit pouvoir accéder qu’après identification (code utilisateur) et authentification (mot de passe, carte

privative).

L’accès au système d’information ne doit pas pouvoir être possible en utilisant d’autres logiciels (exemple :

accès aux données en utilisant des logiciels de traitement de texte ou de tableur).

Intervenants externes

Le contrat avec des intervenants extérieurs à l’établissement doit intégrer des éléments portant sur

l’acceptation des conditions de sécurité d’accès au système d’information et, plus généralement, des éléments

du dispositif de contrôle interne informatique.

1.1.1.3 Séparation des tâches

Profils

Les fonctions de maîtrise d’ouvrage, de maîtrise d’œuvre, développement, d’intégration, d’exploitation, de

maintenance, d’administration et d’utilisation doivent être identifiées et incompatibles.

Séparation des données

Les fichiers d’essais (développement, intégration) doivent être distincts des fichiers des données comptables.

1.1.2 Points de contrôle

Contrôle d’interfaces entre applications

Si deux ou plusieurs applications sont nécessaires (cf. Interfaces entre applications) et impliquent un

interfaçage automatisé ou non, un point de contrôle doit être prévu sous forme d’ajustement comptable, à

chaque remise d’une application remettante vers l’application destinataire.

Ce point de contrôle doit être manuel à partir des restitutions (documents comptables) issues des applications

remettantes et destinataires, ou automatique (cf. Contrôle des interfaces automatisées).

Contrôle de l’attribution des tâches

Le système d’information doit rejeter toute tentative d’accès irrégulière, et fermer définitivement l’accès à un

code utilisateur après un nombre de tentatives de connexion limité. Seul l’administrateur technique peut

autoriser l’utilisateur à accéder à nouveau au système d’information. La fermeture et la réouverture d’accès

doivent être tracées (cf. Authentifiant).



V2.0

Contrôle de la qualité des mots de passe

Le système d’information doit permettre une évaluation périodique de la qualité des mots de passe, sous forme

cryptée.

1.2 Documentation

1.2.1 Documentation de l’environnement applicatif

Documentation du système d’information comptable

Les processus et l’organisation comptables doivent être décrits en vue de permettre la compréhension et le

contrôle du système d’information. La doctrine d’emploi des applications (cf. Doctrine d’emploi des applications)

est décrite dans un plan correspondant aux applications utilisées par processus.

Documentation de la méthodologie de conception des applications

Les méthodes utilisées par les maîtrise d’ouvrage, maîtrise d’œuvre, développement, intégration, exploitation,

maintenance et administration doivent être décrites, ainsi que leurs rôles, leur organisation et leurs relations.

Documentation des acteurs du système d’information

Un document indique, pour chaque application, les structures concernées (maîtrise d’ouvrage, maîtrise

d’œuvre, développement, intégration, exploitation, maintenance et administration).

Documentation des risques du système d’information

Les risques de l’environnement applicatif doivent être documentés dans un référentiel de contrôle interne à

destination de l’encadrement des services chargés de la maîtrise d’ouvrage, de la maîtrise d’œuvre, du

développement, de l’intégration, de la maintenance et de l’administration, ainsi que de l’encadrement des

services d’exploitation et d’utilisation.

Documentation de la politique de gestion des mots de passe

Un document formalise la politique de gestion des mots de passe.

1.2.2 Diffusion de la documentation

Formation et sensibilisation

Les personnels chargés de la maîtrise d’ouvrage, la maîtrise d’œuvre, du développement, de l’intégration, de

l’exploitation, de la maintenance et l’administration doivent être formés ; ils doivent être sensibilisés à la

sécurité du système d’information et formés aux normes du contrôle interne.

Circulation documentaire

Les acteurs idoines doivent disposer de la documentation dans les conditions propres à assurer la qualité des

traitements informatiques. Ces acteurs doivent avoir accès sans délai à une documentation exhaustive et

actualisée, en particulier les utilisateurs et les administrateurs sous forme de guides de procédure.



V2.0

1.3 Traçabilité

1.3.1 Piste d’audit ou chemin de révision

L’organisation du système d’information doit permettre de reconstituer à partir des preuves appuyant les

données, les écritures comptables ainsi que, à partir de ces écritures comptables, de retrouver ces données et

les pièces justificatives.

1.3.2 Traçabilité des intervenants

1.3.2.1 Identification : code utilisateur

L’intervenant doit s’identifier par saisie d’un identifiant. Ce code permet la traçabilité de l’intervention sur le

système d’information.

L’intervenant ne doit pas pouvoir, de lui-même, s’attribuer un code, mais le demander à un administrateur du

système d’information (l’identifiant peut être donné d’office par un annuaire du personnel).

L’identification d’un intervenant ayant accédé au système d’information, doit être tracée sur un support papier

ou informatique fiable (documents comptables en principe) et être consultable dans le système d’information.

L’administrateur doit disposer de la liste des utilisateurs. Dans certains cas, l’identification se fait par support

matériel privatif (cf. Support matériel privatif).

1.3.2.2 Authentification

Authentifiant

L’intervenant habilité doit s’authentifier par saisie d’un mot de passe, d’un code secret et/ou par l’introduction

d’une carte privative, ou tout autre moyen d’authentification, pour accéder au système d’information.

Mot de passe

En cas d’utilisation d’un mot de passe ou code secret, l’intervenant crée son mot de passe. S’il est créé par

l’administrateur, il doit immédiatement le changer, le système d’information devant automatiquement imposer

ce changement au bout d’un certain délai, sous peine de rejet ultérieur lors de tentatives d’accès.

La création d’une contrainte au changement du mot de passe est obligatoire. L’intervenant doit pouvoir le

modifier périodiquement, à son initiative. Le mot de passe doit respecter certaines normes : nombre de

caractères, utilisation de lettres et de chiffres. Ce mot de passe est confidentiel : il ne doit être connu que du

seul intervenant qui l’a créé. Les normes relatives au mot de passe sont portées dans un document de politique

de gestion des mots de passe (cf. Documentation de la politique de gestion des mots de passe).

Support matériel privatif

Le mot de passe (ou un code d’accès secret) peut être couplé avec un support délivré nominativement à un

acteur du système d’information, valant identifiant. Ce support peut être par exemple une carte à puce ou une

clé USB.

L’utilisation de ce support est personnelle. La délivrance de ce support est faite par l’administrateur avec

délivrance d’un reçu signé par le réceptionnaire de la carte. L’administrateur conserve la liste des titulaires de

support et les reçus. La perte du support doit entraîner immédiatement une déclaration de perte à

l’administrateur.



V2.0

1.3.3 Traçabilité de l’environnement applicatif

Les travaux de maîtrise d’ouvrage, de maîtrise d’œuvre, de développement, d’intégration, de maintenance et

d’administration, ainsi que les options prises lors de ces travaux, doivent être retracés et archivés.

1.3.4 Sauvegardes et plans de continuité

Sauvegardes

La sauvegarde périodique des données informatiques (données comptables et paramètres) est indispensable.

Le système d’information doit être conçu de manière à permettre cette sauvegarde voire à l’imposer. La

pérennité des sauvegardes inclut la nécessité de pouvoir lire leurs supports : une version appropriée de

l’application, sur un support approprié, doit être sauvegardée afin de pouvoir permettre cette lecture. La

structure des fichiers sauvegardés doit être décrite.

Disponibilité du système d’information – plans de continuité

Les procédures de secours et de sauvegarde doivent être prévues et disponibles afin d’assurer la continuité de

l’exploitation en cas de difficultés graves dans le fonctionnement du système d’information (garantie de

continuité de service et de performance des applications et de l’environnement d’exploitation).

Traçabilité des incidents

Les incidents informatiques doivent être tracés et notifiés aux acteurs. Les incidents informatiques doivent faire

l’objet d’un archivage spécifique.

1.3.5 Archivage de la documentation de l’environnement applicatif

La documentation doit être archivée en fonction des versions des applications.

1.3.6 Archivage de l’évaluation : archivage de la veille

Les dysfonctionnements constatés et les points d’amélioration relevés communiqués par les acteurs du système

d’information, à la maîtrise d’ouvrage et à la maîtrise d’œuvre doivent pouvoir être tracés et archivés.

1.4 Recours à un prestataire externe

1.4.1 Phases de conception et de développement

Contractualisation des engagements du prestataire en matière de conception et de développement

Le contrat avec un prestataire extérieur à l’établissement pour la conception et le développement d’une

application doit intégrer des éléments portant sur l’acceptation des conditions de sécurité d’accès au système

d’information et, plus généralement, des éléments du dispositif de contrôle interne informatique.

Contractualisation des engagements du prestataire en matière de reprise de l’application

Le contrat entre l’établissement et le prestataire extérieur doit en outre prévoir les conditions de conduite du

transfert des compétences et des connaissances sur l’application développée, du prestataire vers

l’établissement, en fin de contrat.



V2.0

1.4.2 Phase d’exploitation : contractualisation des engagements du prestataire en matière

d’exploitation

Le contrat avec un prestataire extérieur à l’établissement pour l’exploitation d’une application doit intégrer des

éléments portant sur l’acceptation des conditions de sécurité d’accès au système d’information et, plus

généralement, des éléments du dispositif de contrôle interne informatique.

1.5 Evaluation diagnostic

Diagnostic du contrôle interne informatique

Le contrôle interne des systèmes d’information doit notamment permettre de s’assurer que le niveau de

sécurité des systèmes d’information est périodiquement apprécié et que, le cas échéant, les actions correctrices

sont entreprises. Aussi convient-il d’évaluer périodiquement l’organisation et la disponibilité de leurs ressources

humaines, immobilières, techniques et financières, au regard des risques liés à la continuité de l’activité.

Les acteurs du système d’information, maîtrise d’ouvrage, maîtrise d’œuvre, développement, intégration,

maintenance, administration, et utilisation doivent périodiquement évaluer leurs méthodes et activités.

Veille

Les acteurs du système d’information, en particulier les utilisateurs, doivent disposer de la possibilité de faire

remonter à la maîtrise d’ouvrage et à la maîtrise d’œuvre les dysfonctionnements constatés et les points

d’amélioration relevés.

Ces remontées doivent pouvoir être tracées (cf. Archivage de la veille).

Les utilisateurs doivent être associés à la maîtrise d’ouvrage et à la maîtrise d’œuvre pour la conception d’une

application.

1.5.1 Audit du contrôle interne informatique

Un dispositif d’audit interne informatique indépendant des acteurs du système d’information, doit être organisé,

évaluant périodiquement le contrôle interne informatique.

Il a notamment pour but d’évaluer la qualité du diagnostic des acteurs du système d’information.

Cet audit interne doit répondre aux normes professionnelles communément admises, dans le secteur de l’audit

du système d’information.



V2.0

2 APPLICATIONS

2.1 Organisation

2.1.1 Organisation structurée en milieu informatisé

2.1.1.1 Processus et système d’information

Périmètre

Seules la ou les applications prévues pour un processus par la doctrine d’emploi (cf. Doctrine d’emploi des

applications) doivent être utilisées.

Toutes les opérations d’un processus doivent être traitées et tracées dans la ou les applications prévues pour un

processus par la doctrine d’emploi : exclusion des traitements “manuels” ou sur “applications développées

localement”, lorsqu’il est prévu que ces traitements doivent être pris en charge par la ou les applications.

Entrée des écritures

Il existe deux façons d’enregistrer une écriture comptable dans le système d’informations :

soit par enregistrement manuel (saisie) ;

soit à partir d’une autre application, par intégration de fichier (interface automatique ou autre support

magnétique).

Cheminement des écritures

Tout fait générateur d’un droit ou obligation (“service fait”) se matérialise d’abord sous forme d’enregistrement

comptable (proposition d’écriture comptable), pour permettre le ou les contrôles comptables nécessaires, et

dont la validation permettra qu’il devienne définitif (écriture comptable définitive).

Pour les événements dits de gestion traduits en écritures comptables, les règles de traduction comptable

doivent être clairement définies et documentées (cf. Documentation du système d’information comptable). Des

contrôles logiques doivent être opérés (le montant en entrée par code événement doit être conforme au

montant des écritures par nature et/ou destination en sortie (cf. Contrôle des interfaces automatisées).

Période comptable

L’application doit gérer les périodes comptables.

Gestion des soldes

L’application doit gérer les soldes des comptes et permettre :

les tableaux d’amortissements et de dépréciations des actifs ;

les émargements par régularisation d’une écriture définitive mais imputée provisoirement en comptes

de tiers et financiers.

Rectifications

Le système d’information doit permettre les rectifications. La rectification d’une écriture comptable ne doit

pouvoir être faite qu’en date courante avec référence de l’écriture d’origine (rappel de l’écriture initiale lors de

l’enregistrement de la rectification).

Dans la mesure du possible, la rectification doit être automatiquement liée à l’écriture d’origine ou à

l’événement d’origine (logique de lettrage).

Les rectifications doivent être tracées (cf. Traces des rectifications).



V2.0

2.1.1.2 Attribution des tâches et accès au système d’information

Habilitation à l’application

L’accès au système d’information doit être limité aux intervenants qui ont reçu une habilitation.

Cet intervenant habilité ne doit pouvoir accéder qu’après identification et authentification.

Décision d’habilitation

C’est au supérieur hiérarchique d’un intervenant dans le système d’information d’habiliter ou non cet

intervenant.

2.1.1.3 Séparation des tâches

Transactions et profils

Une habilitation doit correspondre à un profil et elle donne le droit d’effectuer des transactions. Le système

d’information doit donc définir chaque transaction par un code et libellé, et un champ de compétence (profil).

Transactions des utilisateurs

Les transactions d’utilisateur correspondent au minimum aux :

Enregistrements comptables (et rectifications) ;

Validations ;

Consultations.

Le résultat d’un enregistrement comptable est une écriture (la saisie d’un événement de gestion se traduisant

par une écriture comptable est considérée comme un enregistrement comptable).

Après contrôle(s), la validation confère un caractère définitif à l’écriture comptable. Cependant, la validation ne

permet pas de modifier l’écriture enregistrée, mais de la valider (écriture comptable définitive) ou de la rejeter.

Après validation, aucune modification n’est possible, sauf par rectification (nouvelle écriture comptable avec

référence à l’écriture à rectifier).

La consultation ne permet pas de modifier les données enregistrées. Elle permet cependant de voir l’ensemble

des modifications intervenues dessus.

Incompatibilités

Les habilitations doivent ainsi permettre d’attribuer les transactions d’enregistrement (et de rectification), de

validation et de consultation, en fonction de la séparation des tâches.

Les acteurs du contrôle interne de deuxième et de troisième niveau, et les auditeurs internes et externes ne

peuvent avoir accès à l’application qu’avec la transaction de consultation.

En outre, l’administrateur dispose d’une transaction d’administration. Les habilitations d’utilisateur sont

incompatibles, sur le plan fonctionnel, avec celle d’administrateur (et réciproquement) : en particulier,

l’utilisateur ne doit pas pouvoir, de lui-même, s’attribuer une transaction, mais doit le demander à un

administrateur (après validation par son supérieur hiérarchique).

La fonction de maintenance n’est pas compatible avec l’habilitation d’utilisateur.



V2.0

2.1.2 Points de contrôle

2.1.2.1 Points de contrôle automatisés

Règles de gestion

L’application doit comprendre des règles de gestion à partir desquelles des contrôles automatisés sont réalisés

en rapprochant les données entrées dans l’application de ces règles de gestion (nomenclature comptable,

fonctionnement des comptes, chronologie, etc.).

Contrôle de la nomenclature comptable

Le système d’information doit contrôler la présence du compte dans la nomenclature comptable.

Contrôle du fonctionnement des comptes

Le système d’information doit imposer :

l’enregistrement en partie double en contrôlant cette égalité ;

que l’écriture d’origine soit dans le sens (débit - crédit) du compte concerné (compte structurellement

débiteur ou créditeur) ;

que les soldes et/ou masses en balance de sortie soient repris en balance d’entrée ;

pour l’écriture de régularisation d’une opération figurant en compte de tiers (classe 4) ou financiers

(classe 5), que l’utilisateur appelle l’écriture d’origine (c’est-à-dire un émargement obligatoire) ;

pour chaque enregistrement comptable, le renseignement du libellé, des comptes concernés, du

montant et de la référence à une pièce.

Le système d’information doit permettre de paramétrer l’interdiction de certains enregistrements comptables.

Contrôle de l’ordre chronologique des enregistrements comptables

Tous les enregistrements comptables sont retracés dans le système d’information dans un ordre chronologique

selon des modalités interdisant toute insertion, toute suppression ou addition ultérieures.

À toute écriture est affectée une date de comptabilisation. Cette date correspond généralement à celle de la

journée. Une écriture est toujours rattachée à une journée liée à une période comptable (cf. Période

comptable).

Chaque écriture est donc identifiée dans le système d’information par un numéro, à l’intérieur d’une série

séquentielle pour un exercice donné, sans doublon, ni rupture (cf. Tenue des documents comptables). Les

écritures figurent jour par jour, écriture par écriture, sur le livre journal.

L’application doit être en mesure de restituer, à tout moment, la liste des écritures composant le solde d’un

compte (cf. Restitutions aux fins de contrôle).

Arrêté comptable

Le caractère définitif des enregistrements au cours d’une période comptable (cf. Période comptable) est assuré

par une procédure d’arrêté (ou clôture), qui interdit toute modification ou suppression des enregistrements.

L’arrêté signale au système d’informations qu’il n’y a plus d’écritures comptables à rattacher à cette période.

Elle assure le caractère irréversible de l’ensemble des écritures et fige la séquentialité. Il n’est plus possible

ensuite d’introduire avec une date sur cette période comptable une quelconque écriture. Après arrêté d’une

période comptable, les rectifications ultérieures doivent être datées de la période comptable ultérieure.

Une nouvelle période comptable ne peut être ouverte si la précédente période n’a pas été arrêtée.



V2.0

Contrôle des doublons

Le système d’information doit permettre de contrôler automatiquement les écritures identiques (date, libellé,

imputation, montant) en particulier en matière de paiements. Le résultat de ce contrôle automatisé doit être

notifié (cf. Anomalies) et retracé (cf. Traces des anomalies détectées).

Contrôle des interfaces automatisées

Si deux ou plusieurs applications sont nécessaires et impliquent un interfaçage automatisé, un point de contrôle

doit être prévu sous forme d’ajustement comptable, à chaque remise d’une application remettante vers

l’application destinataire (cf. Contrôle d’interfaces entre applications). Ce point de contrôle doit être

automatique dans l’application remettante.

Le résultat de ce contrôle automatisé doit être notifié (cf. Anomalies) et retracé (cf. Traces des anomalies

détectées).

Un fichier retour doit être prévu de l’application destinataire vers l’application remettante. Il doit être conservé.

Anomalies

Les contrôles automatisés sont notifiés à l’utilisateur sous forme :

d’enregistrement interdit (renoncement obligatoire à l’écriture envisagée) ;

d’anomalies pour contrôle et rectification (cf. Traces des anomalies détectées). Ces anomalies peuvent

se présenter sous forme d’écritures à rectifier par un même acteur (autocontrôle), par un autre acteur

(contrôle mutuel) ou par un supérieur hiérarchique (supervision) ;

ou d’écritures à forcer pour contrôle et validation (cf. Écritures forcées).

2.1.2.2 Points de contrôle non automatisés

Autocontrôles

L’application doit permettre de tracer les autocontrôles dans l’application (cf. Historisation) qui doivent pouvoir

faire l’objet d’une restitution spécifique par nature et/ ou acteur (cf. Restitutions aux fins de contrôle).

Contrôles mutuels

L’application doit permettre d’exercer des contrôles mutuels en offrant des habilitations distinctes (cf.

Transactions et profils) aux services et acteurs situés à différents niveaux d’un processus, en offrant une

habilitation d’enregistrement à l’acteur situé en amont, et une habilitation de validation à l’acteur situé en aval.

Ces contrôles sont tracés dans l’application (cf. Historisation) et doivent pouvoir faire l’objet d’une restitution

spécifique par nature et/ou acteur (cf. Restitutions aux fins de contrôle).

Supervision

L’application doit permettre d’exercer des contrôles de supervision en offrant une habilitation validation

destinée à l’encadrement d’un service (cf. Transactions et profils).



Contrôles exhaustifs et contrôles hiérarchisés

L’application doit permettre à un acteur en aval d’un processus de sélectionner en fonction de critères d’enjeu

et de risques paramétrables, les opérations qu’il doit contrôler et qui ont été enregistrées par un acteur en

amont (et, éventuellement, déjà validées par un autre acteur intermédiaire).



V2.0



Contrôles contemporains et contrôles a posteriori

L’application doit permettre à un acteur en aval d’un processus de sélectionner en fonction de critères d’enjeu

et de risques paramétrables, les opérations qu’il doit contrôler a posteriori et qui ont été enregistrées par un

acteur en amont (et, éventuellement, déjà validées par un autre acteur intermédiaire). Ce contrôle donne lieu

soit à une validation, soit à un refus de validation qui se traduit par une rectification demandée à l’acteur en

amont du processus.



Écritures forcées

Certaines anomalies (cf. Anomalies) décelées par contrôles automatiques peuvent être forcées (forçage par la

transaction validation).

Ces anomalies peuvent se présenter sous forme d’écritures à valider par un autre acteur (contrôle mutuel) ou

par un supérieur hiérarchique (supervision).

Le forçage est tracé (cf. Traces des écritures forcées).

Restitutions aux fins de contrôle

L’application doit permettre au moins d’éditer (ou de consulter), à la demande, des listes d’opérations (y

compris en combinant plusieurs de ces critères) :

en fonction de seuils de montant ;

en fonction du libellé ;

en fonction d’une ou de plusieurs dates ;

en fonction de la nature de l’opération (enregistrement – rectification ; validation) ;

en fonction du compte.

Il doit aussi être possible de demander au moins l’édition de documents comportant :

le nombre et la nature des écritures en solde (par compte) ;

le nombre et la nature des écritures anciennes (à partir d’une date ou par strates) ;

toutes les écritures concernant une écriture d’origine (régularisations et rectifications) ;

la liste des accès correspondant à une transaction ;

la liste des accès d’un intervenant ;

la liste des modifications des paramètres ou des maintenances.



V2.0

2.2 Documentation

2.2.1 Documentation de la conception applicative

L’organisation de la comptabilité tenue au moyen de système d’information implique l’élaboration d’une

documentation relative aux analyses, au développement, à la recette, à la programmation et à l’exécution des

traitements pour chaque application. Les flux de données et l’enchaînement des processus doivent être

également documentés.

2.2.2 Documentation de l’exploitation de l’application

Une cartographie des données portées par l’application doit impérativement exister. Ces données doivent être

documentées (taille, nature, modalités d’utilisation, etc.).

Les règles de gestion (cf. Règles de gestion) portées par l’application doivent également être documentées.

Toute maintenance portant modification ou création de règles de gestion doit également faire l’objet d’une

documentation.

2.2.3 Documentation de l’utilisation de l’application

Les utilisateurs et les administrateurs doivent disposer d’un guide d’utilisation de l’application (ou guide de

procédure), exhaustif et actualisé.

2.3 Traçabilité

2.3.1 Traçabilité des intervenants

2.3.1.1 Traçabilité des acteurs

La piste d’audit repose également sur l’identification des utilisateurs à l’origine des opérations : le code

utilisateur doit apparaître sur tous les documents comptables issus de l’application.

2.3.1.2 Tentative d’accès

La fermeture, après un nombre de tentatives de connexion limité et la réouverture d’accès par l’administrateur,

doivent être tracées (cf. Contrôle de l’attribution des tâches).

2.3.2 Traçabilité des opérations

2.3.2.1 Paramétrages

Les paramétrages des administrateurs du système d’information doivent être tracés sur un document fiable ou

consultable dans le système d’information. Les éventuels paramétrages propres aux utilisateurs (contrôles

hiérarchisés et/ou a posteriori) doivent être tracés sur un document fiable ou consultable dans le système

d’information.



V2.0

2.3.2.2 Interfaces

Si deux ou plusieurs applications sont nécessaires, leur interfaçage doit être automatique (cf. Interfaces entre

Applications).

Dans ce cas, un fichier retour d’accusé de réception doit au minimum être prévu de l’application destinataire

vers l’application remettante.

En complément, un fichier retour portant une codification (ou “estampille”) doit être prévu de manière à

identifier pour chaque événement transmis par l’application remettante, la référence de l’écriture

correspondante dans l’application destinataire.

Ces fichiers retour doivent être archivés et exploitables.

2.3.2.3 Documents comptables

Valeur probante des documents comptables

Toute information comptable est enregistrée dans le système d’information, sous une forme directement

intelligible, sur papier ou éventuellement sur tout support offrant toute garantie en matière de preuve.

Un livre journal et un grand livre sont obligatoirement tenus.

Tenue des documents comptables

Les documents comptables doivent comporter :

dénomination du document ;

dénomination du comptable ;

date de la période comptable (date de la journée, référence du mois, de l’exercice, etc.) ;

date d’édition ;

numéro du document (numérotation séquentielle sans doublon) ;

s’il y a lieu, détails des écritures comptables (libellés, montants en débit et en crédit, comptes

imputés).

L’application doit être en mesure de restituer, à tout moment, la liste des écritures composant le solde d’un

compte.

La fin des documents comptables doit comporter les montants totalisés en débit et en crédit. Les totaux en

débit et crédit doivent être égaux (cf. Contrôle du fonctionnement des comptes).

Les documents comptables, soit édités, soit sur support numérique, peuvent tenir lieu de livre journal et/ou de

grand livre s’ils sont identifiés, numérotés (numérotation séquentielle continue sans doublon, ni rupture) et

datés dès leur établissement (cf. Arrêté comptable).

Balance

La balance reprend pour tous les comptes, les opérations enregistrées depuis le début de l’exercice, les

balances d’entrées, et leurs totaux.

Par rapport aux indications portées au § Tenue des documents comptables, la balance (qui ne détaille pas les

écritures comptables) comporte en plus :

les soldes (débit ou crédit, pour chaque compte) inscrits en balance d’entrée ;



V2.0

le montant total (débit ou crédit, pour chaque compte) des écritures dans chaque compte depuis le

début de l’exercice ;

le montant cumulé (en débit et en crédit pour chaque compte) des écritures de l’exercice et des soldes

de la balance d’entrée ;

le montant cumulé des soldes (débit ou crédit, pour chaque compte) des écritures de l’exercice et des

soldes de la balance d’entrée.

La balance présente pour tous ces montants, leur totalisation par classe de comptes, compte principal et

compte divisionnaire.

Quittances

Si le système d’information délivre des quittances, elles doivent être automatiquement renseignées des

informations suivantes :

le comptable ;

le nom du débiteur ;

un numéro séquentiel continu ;

l’exercice comptable ;

la date de la journée comptable ;

le libellé de l’opération (qui comprend s’il y a lieu, le nom du tiers concerné et d’autres éléments de

nature administrative tels que son adresse, son identité bancaire, etc.) ;

le montant de l’opération.

Le système d’information doit éditer des quittances qui ne peuvent être falsifiées ou reproduites par d’autres

moyens informatiques ou bureautiques.

2.3.2.4 Archivage des opérations

Traces des anomalies détectées

Une liste d’anomalies (affichage écran ou édition document) doit retracer les résultats des contrôles

automatisés aux fins de contrôle et de rectifications (cf. Anomalies).

Traces des écritures forcées

Une liste des écritures forcées doit retracer les résultats des écritures forcées aux fins de contrôle et de

validation (cf. Écritures forcées).

Traces des rectifications

Une liste des rectifications doit retracer les résultats des rectifications aux fins de contrôle et de validation (cf.

Rectifications).

Historisation

Le système d’information doit prévoir une conservation de l’historique détaillé de toutes les transactions

affectant le système d’information.

Cet archivage ne doit pas pouvoir être modifié. Par ailleurs, il numérote séquentiellement toutes les

transactions dans une série sans doublon.



V2.0

Pour chaque transaction, sont enregistrés :

le numéro de la transaction ;

la date et l’heure de la transaction (qui doit correspondre à la date et à l’heure machine) ;

l’identification de l’intervenant ;

la nature de la transaction (enregistrement, validation, consultation, paramétrage) ;

les tentatives d’accès infructueuses ;

les données informatiques et les paramètres sur lesquels a porté la transaction ;

l’image, avant et après, des données informatiques et des paramètres.

Cet archivage se concrétise par la possibilité de consulter ou d’éditer une liste des transactions, à tout moment,

selon plusieurs critères :

la période ;

l’intervenant ;

le compte ;

la transaction.

L’archivage des données informatiques doit permettre :

la consultation des opérations relatives à l’exercice courant ainsi qu’à toutes celles relatives aux

exercices précédents et antérieurs ;

l’édition a posteriori de tous les documents comptables, sur tous les exercices concernés.

2.3.2.5 Archivage de la documentation

Archivage de la documentation de la conception applicative

La documentation relative aux analyses, au développement, à la recette, à la programmation et à l’exécution

des traitements doit être archivée en fonction des versions de l’application.

Archivage de la documentation de l’exploitation de l’application

La documentation de l’exploitation (cartographie des données, règles de gestion) doit être archivée en fonction

des versions de l’application.

Archivage de la documentation de l’application

La documentation de chaque application doit être archivée en fonction des versions de l’application.



V2.0

ANNEXE 4 : LES SIMPLIFICATIONS POSSIBLES

DANS L’EXECUTION DES PROCESSUS OU DE

L’ORGANISATION



V2.0

PREAMBULE

Les dispositions du décret GBCP s’appliquent à tous les organismes relevant de son champ d’application.

Cependant les processus opérationnels décrits dans le présent DPG et induits par le nouveau modèle de gestion

dérivé du décret ne peuvent s’appliquer intégralement aux organismes de taille modeste. Il convient donc

d’apprécier pour ces organismes les possibilités de simplifications en s’appuyant sur les principes de recherche

d’efficience et d’approche proportionnée aux enjeux qui sont portés par le décret.

L’exécution des recettes ne présente pas de possibilité de simplifications notable. Les voies de simplification du

processus appliqué au budget consistent principalement en la réduction des axes budgétaires et la mise en

place d’une programmation moins détaillée et moins fréquente25.

La simplification s’applique principalement au processus de la dépense. Pour les organismes de taille modeste,

la mise en œuvre du présent DPG peut être aménagée pour adapter le processus dépense à la taille des

équipes en charge de sa mise en œuvre et se concentrer sur les dépenses présentant les enjeux et les risques

les plus significatifs. Cette description du dispositif de simplification est structurée en deux parties :

les conditions d’application des mesures de simplification ;

le processus simplifie d’exécution de la dépense.

1 LES CONDITIONS D’APPLICATION DES MESURES DE SIMPLIFICATION

Un organisme est éligible au dispositif simplifié sous réserve de vérifier l’une des conditions suivantes :

effectif total de l’organisme inférieur ou égal à 20 ETPT ;

montant cumulé des dépenses hors dépenses de personnel et hors dépenses d’intervention, inférieur

ou égal à 500 000 euros par an26 ;

nombre de factures traitées inférieur ou égal à 1 000 par an.

Pour les organismes éligibles, l’ordonnateur soumet aux tutelles (techniques et financière), après accord de

l’agent comptable et du contrôleur budgétaire, la demande d’application de ces mesures de simplification.

Les tutelles valident ou rejettent la demande d’application27.

25 Cf. fascicule Budget 7 « PROCESSUS SIMPLIFIE POUR LES PETITS ORGANISMES » 26 Ce critère s’applique seulement aux dépenses budgétaires et ne concerne pas les opérations réalisées pour comptes de tiers. 27 Les arrêtés ministériels préciseront les modalités d’application de cette procédure.



V2.0

2 LE PROCESSUS SIMPLIFIE D’EXECUTION DE LA DEPENSE

2.1.1 L’exécution des dépenses

Les dépenses pluriannuelles et les dépenses d’investissement sont exécutées en suivant systématiquement

toutes les étapes du processus standard de la dépense : l’engagement juridique, le service fait et la demande

de paiement. L’organisme doit effectuer un suivi détaillé et exhaustif des dépenses relevant de ce périmètre.

Les autres dépenses sont exécutées selon la variante applicable pour les dépenses sans engagement

préalable28. La demande de paiement constitue alors la seule étape du processus :

la consommation des AE29 est réalisée à la validation de la demande de paiement par l’ordonnateur ;

le service fait est concomitant au traitement de la demande de paiement (enregistrement en

comptabilité générale de la charge ou de l’immobilisation lors de la prise en charge de la demande de

paiement par l’agent comptable) ;

la consommation des CP a lieu lors du paiement.

2.1.2 Le suivi des dépenses pluriannuelles et des dépenses d’investissement

Pour les organismes ne disposant pas d’un système d’information permettant de retracer toutes les étapes du

processus de la dépense, le suivi des dépenses pluriannuelles et des dépenses d’investissement pourra être

réalisé en utilisant une solution bureautique (tableur)30. Des exemples de tableaux d’enregistrement et de suivi

sont présentés ci-après.

28 Cf. fascicule Dépense paragraphe 4.1, « Variantes du processus liées à des natures de dépenses particulières ». 29 Pour les organismes soumis à la comptabilité budgétaire. 30 Il convient dans ce cas de renforcer le dispositif de contrôle interne.



V2.0

2.1.2.1 Enregistrement des EJ :

Imputations budgétaires

Identifiant EJ Libellé de l'EJ Date de validation Fournisseur(s) Numéro de

la ligne

Libellé de la

ligne

Imputation comptable (plan

comptables des organismes)

Nature

budgétaire Destination Organisation Opération

Montant de

la ligne

2.1.2.2 Enregistrement des SF

Identifiant SF Date d'effet du SF Fournisseur (facultatif) Référence de l'EJ N° de la ligne de l'EJ de

référence

Imputation

comptable Montant du SF



V2.0

2.1.2.3 Enregistrement des DP :

Imputations

Identifiant DP Fournisseur

Date de

validation

Identifiant de la ligne

de DP

Identifiant SF de

référence

Identifiant EJ de

référence

Nature


Montant de la

ligne

2.1.2.4 Restitution des dépenses réalisées :

Consommation des AE Service fait Consommation des CP

Identifiant

EJ

Libellé de

l'EJ

Numéro de

la ligne

Libellé de

la ligne Exercice

Nature

budgétaire Destination Organisation Opération Montant Exercice

Identifiant

SF Comptes

Montant

certifié Exercice

Identifiant

DP

Nature


Montant

payé

Reste à

payer

Précisions : En termes de système d’information, dans les écrans de saisie correspondant à ces restitutions, l’ « Organisation », et l’ « Opération » sont facultatives



V2.0

ANNEXE 5 : OPERATIONS PLURIANNUELLES



V2.0

PREAMBULE

La présente annexe a pour objectif de présenter le traitement et le suivi des opérations pluriannuelles dans le

cadre de la mise en œuvre du décret GBCP. Elle vise aussi à donner des illustrations précises de ce type

d’opération.

Elle se compose de six parties principales :

la définition des opérations pluriannuelles ;

la gestion des opérations budgétaires pluriannuelles ;

les cas courants d’opérations pluriannuelles avec notamment le cas des recettes fléchées, le cas des

opérations d’investissement et le cas des contrats de recherche ;

la gestion comptable des opérations pluriannuelles ;

les maquettes budgétaires spécifiques aux opérations pluriannuelles ;

les outils de pilotage.



V2.0

1 OPERATIONS PLURIANNUELLES

Définition

Une opération est définie pour modéliser des activités ou des projets qui constituent un ensemble cohérent dont

le financement et/ou le suivi doivent être assurés distinctement31. En fonction des besoins, l’opération peut être

définie en dépense et/ou en recette.

Une opération est limitée dans le temps et se caractérise par une date de début et une date de fin, dépendant

du contexte opérationnel. De ce fait l’opération est par essence pluriannuelle, son déroulement pouvant avoir

lieu sur un ou plusieurs exercices. La date de début d’une opération pluriannuelle peut se situer à tout moment

d’un exercice N (et pas forcément au 1er janvier dudit exercice) et la date de fin peut se situer à tout moment

du même exercice ou d’un exercice ultérieur (et pas forcément au 31 décembre dudit exercice).

La gestion budgétaire et comptable des opérations pluriannuelles nécessite de connaître précisément le

montant total de chaque opération, même si sa ventilation par exercice est soumise à des évaluations et à des

ajustements. Ce montant peut lui-même évoluer au cours du temps, en fonction de l’évolution du contexte

opérationnel ou de l’évolution des financements.

Une opération se déroulant sur plusieurs exercices doit néanmoins respecter les règles d’annualité budgétaire et

d’indépendance des exercices.

Exemple :

La gestion financière de la construction d’un immeuble peut reposer sur la définition d’une opération permettant

d’en assurer la planification et le suivi pluriannuel, tant en dépense qu’en recette.

Un engagement juridique réalisé lors de l’année N peut donner lieu à des livraisons sur l’exercice N ou des

exercices ultérieurs et à des factures qui peuvent être reçues sur l’exercice N ou au-delà.

Illustration : Pluriannualité d’une opération

31 Il ne peut s’agir des dépenses pluriannuelles courantes comme, par exemple, les baux ou les marchés de fonctionnement avec engagement en

N et paiements en N+1.

Opération pluriannuelle

Année N Année N + 1 Année N + 2

Date de début de

l’opération

Date de fin de

l’opération

Engagement juridique 1

Service fait 1

Demande de paiement 1

Paiement 1


Service fait 2


Paiement 2


Service fait 3


Paiement 3



V2.0

Dans le cas de projets complexes, l’opération peut faire l’objet de subdivisions32 ou sous-opérations qui peuvent

donner lieu à des gestions individualisées.

Illustration : hiérarchie d’opération

La définition des opérations et leur éventuelle décomposition en niveaux hiérarchisés est du ressort de chaque

organisme. La gestion budgétaire et comptable doit dans ce cas être assurée au niveau des éléments

d’arborescence élémentaires.

Imputations budgétaires et comptables

Suivant les besoins, la gestion d’une opération peut se limiter à un simple suivi d’analyse des dépenses et/ou

des recettes, ou nécessiter une programmation, une élaboration budgétaire spécifique et le suivi détaillé

correspondant.

De ce fait, l’opération doit pouvoir être référencée dans l’ensemble des actes de gestion, tant en budget, qu’en

dépense et recette mais aussi déclinée par nature, destination et/ou origine quand elle existe en recettes.

Restitutions

L’ensemble des actes de gestion relatifs à une opération doit pouvoir être restitué.

Il s’agit, par exemple, de pouvoir afficher pour une opération donnée (ou sous-opération, le cas échéant) des

listes de pièces ou actes de gestion associés (engagements juridiques, demandes de paiement, services faits,

titres de recettes, etc.) avec leur statut d’avancement (saisi, validé, annulé, etc.).

Il s’agit également, pour une opération ayant donné lieu à programmation ou budgétisation de pouvoir suivre

celle-ci en regard de la situation des consommations d’AE, de CP et de la comptabilisation des recettes

associées.

Les outils informatiques

Le système d’information doit permettre la modélisation d’objets « opération » (et leurs subdivisions, le cas

échéant) et d’assurer leur intégration dans l’ensemble de la gestion budgétaire et comptable : programmation,

budget, dépenses, recettes, etc.

Ceux-ci doivent par ailleurs permettre de restituer les informations associées aux opérations et à leurs impacts

dans l’ensemble de la gestion budgétaire et comptable.

32 Plusieurs niveaux de subdivisions sont possibles, si nécessaire.

Opération principale

Construction d’un immeuble

Sous-opération 2

Gros œuvre

Sous-opération 3

Aménagements

Sous-opération 1

Acquisition de terrains



V2.0

2 GESTION DES OPERATIONS PLURIANNUELLES

Dans le cadre de la gestion budgétaire et comptable, les opérations peuvent donner lieu à :

un suivi simple de l’exécution des dépenses et/ou des recettes (dans l’objectif de réaliser des analyses

de l’exécution de certaines affaires ou projets par exemple) ;

une budgétisation spécifique des dépenses et des recettes (cas de projets d’investissement par

exemple) ;

une programmation détaillée pluriannuelle des dépenses et éventuellement des recettes afin d’en

piloter finement l’exécution et de s’assurer de la soutenabilité budgétaire.

3 SUIVI DES OPERATIONS A DES FINS D’ANALYSE

La gestion financière des opérations peut se limiter dans certains cas à un « marquage » des dépenses et/ou

des recettes avec pour seul objectif la restitution des actes de gestion associés. Il s’agit en particulier du cas

des recettes fléchées (pour lesquelles, l’opération devra, en outre, être identifiée spécifiquement pour être

retracée dans les tableaux présentés à l’organe délibérant).

Il peut s’agir également de devoir justifier des dépenses relatives à un projet ou une affaire donnée. Dans ce

cas l’opération est un simple critère d’analyse renseigné sur les actes de gestion (imputation des engagements

juridiques, services faits, demandes de paiements, titres de recette, etc.)

Des restitutions donnant le détail des actes de gestion concernés et leur cumul financier permettent de couvrir

ces besoins :

cumul par opération (depuis sa création, et par période budgétaire et comptable) des engagements

(consommations d’AE), des services faits, des factures, des paiements (consommation de CP), etc.

Cumuls associés par sous-opérations, le cas échant, etc. ;

liste justificative des actes de détail justifiant les cumuls ;

états comparatifs33 : dépenses/recettes pour une opération, opérations ou sous-opérations entre elles.

4 GESTION BUDGETAIRE DES OPERATIONS

Dans le cas où un suivi financier de l’opération doit être assuré, l’organisme peut élaborer son budget non

seulement par nature et destination (ou origine pour les recettes, le cas échéant), mais aussi par opération.

Afin de respecter le principe d’annualité du budget, les opérations pluriannuelles doivent donner lieu à une

élaboration budgétaire par exercice.

Pour une opération donnée, les AE et les CP nécessaires pour couvrir les engagements et les paiements de

l’exercice sont définis et donnent lieu à une double présentation :

d’une part dans le cadre budgétaire général de chaque organisme (natures, destinations, etc.), soumis

au vote de l’organe délibérant ;

d’autre part, en justificatif au cadre budgétaire général, dans les tableaux de suivi individualisé des

opérations pluriannuelles.

33 Les comparaisons dépenses/recettes permettent, outre le suivi des recettes fléchées, de faciliter la comptabilisation à l’avancement, lorsque

celle-ci est mise en œuvre.



V2.0

4.1 Autorisations d’engagement

Le montant total de l’opération fait l’objet d’une ventilation prévisionnelle en tranches annuelles d’AE, actualisée

au moins chaque année pour présentation à l’organe délibérant dans le cadre du budget initial.

Les AE budgétisées pour une opération sur une année doivent couvrir au plus près l’estimation des

engagements fermes que l’organisme sera autorisé à souscrire sur cette opération dans l’année (qu’ils se

traduisent par des paiements sur l’année ou sur plusieurs années).

Afin de garantir la sincérité et la soutenabilité budgétaire, la répartition du montant de l’opération en AE

annuelles sera préalablement présentée au contrôleur budgétaire et aux ministères de tutelle avec l’ensemble

des documents budgétaires du nouvel exercice34.

Au sein de chaque opération, les AE doivent être budgétisées et suivies suivant les 4 enveloppes par nature35 :

investissement, fonctionnement, personnel, et le cas échéant, intervention.

En fin d’exercice, les AE non consommées peuvent éventuellement être reportées, dans les conditions prévues

à l’article 185 du décret GBCP pour le cas général. L’opération, décomposée en enveloppes par nature constitue

un support pour la détermination et la justification des reports.

Lors du vote du budget, une situation de chaque opération est présentée à l’organe délibérant. Sont

notamment présentés par opération les éléments suivants :

le montant total d’AE (pluriannuel) ;

le montant d’AE votées les années précédentes ;

le montant d’AE de l’exercice non encore engagées (reportables, le cas échéant) ;

le montant d’AE engagées et non encore payées ;

le montant d’AE pour le nouvel exercice et la ventilation prévisionnelle actualisée pour les exercices

suivants.

4.2 Crédits de paiement

Les CP budgétisés pour une opération sur une année sont évalués à hauteur des prévisions de décaissements

pour l’exercice concerné, compte tenu notamment du rythme de réalisation des engagements juridiques

imputés sur cette opération (que ces engagements aient été pris l’année de l’exercice ou les années

antérieures) et des prévisions d’engagements non encore réalisés.

Au sein de chaque opération, les CP doivent être budgétisés et suivis suivant les 4 enveloppes par nature :

investissement, fonctionnement, personnel, et le cas échéant, intervention.

En fin d’exercice, les CP non consommés peuvent être reportés dans les conditions définies aux articles 184 et

185 du décret GBCP. L’opération, décomposée en enveloppes par nature constitue un support pour la

détermination et la justification des reports.

34 En particulier, il ne peut être envisagé d’allouer la totalité du montant d’une opération sur la première tranche annuelle d’AE, en vue de reporter

ensuite la part non consommée d’un exercice à l’autre jusqu’au terme de l’opération, à moins de justifier de la consommation de l’intégralité des

AE par des engagements juridiques dès la première année. 35 Les enveloppes par nature constituent les critères budgétaires limitatifs ; la budgétisation porte également sur les autres critères budgétaires et

notamment les destinations.



V2.0

Lors du vote du budget, une situation de chaque opération36 est présentée à l’organe délibérant. Sont

notamment présentés par opération les éléments suivants :

le montant total des CP (pluriannuel) ;

le montant des CP votés les années précédentes ;

le montant des CP de l’exercice non encore payés (reportables, le cas échéant) ;

le montant des CP consommés des années précédentes ;

le montant des CP pour le nouvel exercice et la ventilation prévisionnelle actualisée pour les exercices

suivants.

4.3 Contrôle du disponible en AE et en CP

Le contrôle du disponible en AE et en CP doit être réalisé au moins au niveau des enveloppes par nature

budgétaire37 (personnel, fonctionnement, investissement et le cas échéant intervention).

Il appartient à chaque organisme de définir des contrôles limitatifs au niveau qui lui parait pertinent en fonction

de son organisation et des risques identifiés. Dans le cas où l’organisme souhaite positionner des contrôles

limitatifs par opération, le contrôle limitatif par nature budgétaire devra primer sur celui-ci, le cas échéant en

positionnant le contrôle au niveau de chaque nature au sein de l’opération.

Dans le cas où l’organisme souhaite procéder au report par opération des AE (et le cas échéant, des CP) non

consommées en fin d’exercice, des contrôles de disponible devront être positionnés au niveau de chaque

enveloppe par nature au sein de chaque opération, de façon à déterminer le montant exact à reporter et à

gérer les automatismes associés, le cas échéant38.

Dans le cas général, il est préférable de positionner les contrôles limitatifs indépendamment des opérations

au(x) niveau(x) de pilotage budgétaire de l’organisme, de façon à mutualiser les ressources et à améliorer le

pilotage budgétaire sans recourir à des compartiments budgétaires limitatifs trop nombreux ou trop détaillés.

4.4 Prévisions de recettes

Les recettes budgétaires correspondent aux encaissements rapprochés d’un titre de recette de l’exercice ou

d’un exercice antérieur. Leur montant prévu au budget a un caractère évaluatif. La comptabilité budgétaire doit

retracer l’enregistrement des recettes autorisées39.

Dans le processus standard, les prévisions de recettes d’un organisme sont globalisées. Les recettes sont

imputées par nature et, le cas échéant, par origine et organisation.

Dans les organismes qui ont choisi de recourir à des opérations, les prévisions de recette peuvent aussi être

définies par opération (et sous-opération le cas échéant).

Les prévisions de recettes ventilées par opération (et sous-opération le cas échéant) sont notifiées aux

structures de l’organisme en charge de l’émission de titres. Un suivi des recettes prévues et réalisées peut ainsi

être assuré pour chaque opération.

36 Les documents présentés au vote peuvent être présentés par ensembles d’opérations cohérentes entre elles (notamment dans le cadre de la

mutualisation abordée dans la suite du document), mais doivent se référer à des opérations suivies individuellement. 37 Il est recommandé de ne pas recourir à des contrôles limitatifs par destination. 38 C’est notamment le cas des reports systématiques des crédits non consommés pour les opérations pluriannuelles des EPSCP et EPST. 39 Article 58 du décret GBCP.



V2.0

5 GESTION DES OPERATIONS PLURIANNUELLES DANS LE CADRE DE LA

PROGRAMMATION

La programmation est la traduction de la stratégie pluriannuelle de l’organisme. Son élaboration et les axes de

programmation retenus doivent être adaptés aux spécificités de l’organisme. La programmation pluriannuelle

permet de planifier l’ensemble des dépenses et des recettes de l’organisme sur plusieurs années.

La programmation pluriannuelle est indicative et de donne pas lieu à des enveloppes limitatives.

Au cours d’un exercice, la programmation peut être modifiée régulièrement et donner lieu, le cas échéant, à un

budget rectificatif (uniquement lorsque les éléments précédemment soumis au vote doivent être révisés). Elle

permet donc une flexibilité certaine et une adaptation aux contraintes financières et techniques.

Selon les spécificités de l’organisme, la programmation est réalisée sur les axes budgétaires nature,

destination-origine, organisation et, le cas échéant, opération.

Lorsque des opérations sont définies, celles-ci peuvent devenir un axe majeur de programmation, notamment

dans le cadre de la pluriannualité budgétaire. Dans ce cas, il est recommandé de déterminer la meilleure

articulation entre la destination (ou origine en recette) et les opérations : une opération peut être réalisée au

sein d’une destination unique ou couvrir plusieurs destinations. Dans le premier cas, la programmation d’une

opération consistera en premier lieu à planifier (suivant une maille pluriannuelle et infra annuelle) cette

opération par natures budgétaires. Dans le second cas, la planification de l’opération devra également être

réalisée par destination au sein de l’opération.

En fonction des spécificités de l’organisme la programmation est généralement réalisée par entité

organisationnelle. En effet, dans le cas général, la programmation consiste à planifier le financement des

activités des services opérationnels.

Une opération donnée peut être associée à un élément d’organisation unique ou être répartie entre plusieurs. A

des fins de simplification, il est recommandé dans ce dernier cas de constituer des sous-opérations, chaque

sous-opération étant associée à un élément unique d’organisation.

Dans la suite du document ne seront traités, par souci de lisibilité, que les cas d’opérations associées à une

unique destination et à une unique entité organisationnelle.

5.1 Programmation des opérations en AE, CP et recettes par nature budgétaire

Pour chaque opération, la programmation pluriannuelle consiste à planifier les dépenses prévisionnelles (en AE

et CP) et les recettes prévisionnelles associées40.

Lors de la création de l’opération, qui peut survenir à n’importe quel moment de l’exercice, il est nécessaire de

définir le budget pluriannuel associé (en AE et CP), et de ventiler celui-ci sur l’ensemble des exercices couverts

par la durée de l’opération. Cette ventilation peut, par exemple, être détaillée pour les périodes à court terme

et très agrégée pour les exercices éloignés.

40 Certaines opérations ne sont identifiées qu’en cours d’exercice, d’autres connues en début d’exercice, mais valorisées en cours d’exercice. Il est

ainsi nécessaire de prévoir des ensembles d’opérations, valorisées globalement, qui donnent lieu à individualisations précises en cours d’exercice ;

les informations ainsi actualisées sont portées à la connaissance de l’organe délibérant à l’occasion des budgets rectificatifs.



V2.0

Lors de chaque exercice, l’opération doit être couverte par des AE, CP et recettes votés par l’organe délibérant

pour pouvoir donner lieu à exécution (des dépenses et des recettes). Dans ce contexte, deux situations sont

possibles :

si la création de l’opération est anticipée, les AE, CP et recettes correspondants sont intégrés dès le

budget initial du premier exercice de l’opération ;

si la création n’est connue qu’en cours d’exercice, un budget rectificatif doit permettre à l’organe

délibérant de voter les AE, CP et recettes complémentaires portés par cette opération.

Lors du premier budget (initial ou rectificatif) portant l’opération, la répartition prévisionnelle pluriannuelle de

l’opération, en AE, CP et recettes devra être présentée à l’organe délibérant.

Lors des exercices suivants, la situation de l’opération devra également faire apparaître la partie exécutée de

l’opération (consommation d’AE, de CP et recettes encaissées), en complément de la ventilation prévisionnelle

en AE et CP actualisée.

Pour ce faire, les informations relatives à l’opération doivent être tenues à jour tout au long de la vie de

l’opération. Ces informations font l’objet d’un tableau budgétaire décrit dans les circulaires annuelles (Circulaire

relative au cadre budgétaire et comptable des opérateurs de l’Etat et des établissements publics nationaux).

Une représentation indicative en est donnée dans le paragraphe suivant.

La situation d’une opération doit faire apparaître :

les AE et CP totaux de l’opération(en cohérence avec le montant contractuel) ;

les AE et les CP ouverts lors des exercices antérieurs et lors de l’exercice en cours (ces dernières

informations doivent être cohérentes avec le budget en AE et en CP de l’organisme, notamment lorsque

celui-ci fait par ailleurs l’objet d’une programmation détaillée par destination et élément

d’organisation41) ;

les AE et CP consommés lors des exercices antérieurs et lors de l’exercice en cours ;

les AE et CP programmés sur l’exercice en cours et sur les exercices à venir (ces dernières informations

pouvant faire l’objet de réactualisations lors des phases de reprogrammation) ;

les AE et CP de l’exercice non encore engagés et pouvant donner lieu à reprogrammation ou, en fin

d’exercice, à report sur l’exercice suivant.

Pour les recettes, la situation d’une opération doit faire apparaître :

le montant total des recettes prévues ;

les recettes prévues pour les exercices antérieurs et l’exercice en cours (ces dernières informations

doivent être cohérentes avec les recettes prévues de l’organisme, notamment lorsque celles-ci font par

ailleurs l’objet d’une programmation détaillée par origine et élément d’organisation) ;

les recettes encaissées lors des exercices antérieurs et lors de l’exercice en cours ;

les recettes programmées sur l’exercice en cours et sur les exercices à venir (ces dernières

informations pouvant faire l’objet de réactualisations lors des phases de reprogrammation) ;

les titres de recettes émis et non encore encaissés.

(cf. modèles de tableaux de suivi infra)

41 La programmation détaillée doit porter sur le croisement des critères nature, destination, opération, organisation. Il s’agit de programmer le

budget d’une opération par nature, par destination - ou origine en recette - (celle-ci pouvant être déduite de l’opération si l’opération est

rattachée à une unique destination/origine), par élément d’organisation (celui-ci pouvant être déduit de l’opération si l’opération est rattachée à

un unique service responsable).



V2.0

Cas des reports

Lorsque des AE ou CP programmés sur un exercice ne peuvent être consommés (re-planification opérationnelle

de l’opération ou des marchés associés, par exemple), les AE ou CP correspondants doivent être

reprogrammés. De manière analogue, si de nouvelles dépenses sont identifiées sur l’opération, une

reprogrammation des AE ou CP doit être opérée.

Les crédits (AE ou CP) correspondants étant reprogrammés sur l’année suivante et donc intégrés au budget

initial du nouvel exercice, il n’y a pas lieu de procéder à des reports.

Toutefois, les AE non engagées en fin d’exercice N ou les CP n’ayant pas donné lieu à paiement en fin d’exercice

N, suite au vote du dernier budget rectificatif N et du budget initial N+1, peuvent donner lieu à reports42, dans

la mesure où ces AE ou CP sont nécessaires sur l’exercice suivant pour exécuter les dépenses prévues.

Dans le cas où ce report n’est possible qu’à l’issue du premier budget rectificatif du nouvel exercice, il est

recommandé de procéder à une reprogrammation des AE ou CP en début d’exercice, les résultats de cette

reprogrammation étant intégrés au budget rectificatif43.

Il est à noter que la programmation va de pair avec la mutualisation des crédits au niveau du pilotage

budgétaire. De ce fait, les reports ne sont généralement pas nécessaires en début d’exercice, puisque les

dépenses qui auraient dû être effectuées sur les crédits dont le report est demandé, peuvent l’être sur les

crédits mis à disposition en début d’année (du fait que ceux-ci sont globalisés et fongibles et donc

consommables pour d’autres finalités que celles prévues initialement), le report ultérieur des crédits venant ré-

abonder ceux-ci et rétablir ainsi les capacités de dépenses prévues.

5.2 Pilotage de l’opération par le responsable budgétaire et contrôles de disponible

La programmation des crédits s’accompagne d’un dialogue de gestion permanent entre les responsables

budgétaires qui pilotent le budget et les services opérationnels qui le consomment. Dans le cas des opérations,

le dialogue porte sur la définition des opérations, sur la planification des ressources nécessaires à leur

réalisation et sur le suivi de l’exécution des dépenses et des recettes associées.

Ce dialogue doit être régulier. Il est obligatoire lors des étapes clés de la planification budgétaire et du

déroulement opérationnel de l’opération. Il n’est pas demandé aux opérationnels d’assurer le suivi financier des

opérations mais de planifier, au moins à titre indicatif, les dépenses et recettes prévues (les recettes pouvant

être connues, le cas échéant, sur la base de contrats de financement externe) et d’alerter le pilote budgétaire

dès que des modifications de l’activité sont identifiées (dépenses décalées ou anticipées par exemple).

Chaque année, lors du vote du budget initial, et aux cours de l’exercice lors des budgets rectificatifs, la

programmation pluriannuelle peut être réactualisée pour prendre en compte les écarts constatés entre

l’exécution et les prévisions. Cette réactualisation porte sur l’ensemble du périmètre de la programmation et

peut avoir des impacts sur plusieurs exercices ; elle permet de répondre aux nouveaux besoins des services

opérationnels et de prendre en compte les nouvelles ressources allouées par leurs financeurs.

Dans le cadre de la démarche de programmation, il est recommandé de positionner les contrôles limitatifs par

responsable budgétaire au niveau des quatre enveloppes (personnel, fonctionnement, investissement et le cas

échéant intervention). Le responsable budgétaire correspond dans ce cas à un rôle d’ordonnateur.

Il ne peut donc s’agir de positionner les contrôles limitatifs au croisement des enveloppes budgétaires44 et des

autres critères budgétaires (destination, organisation, etc.).

42 Dans les conditions prévues aux articles 184 et 185 du décret GBCP. 43 Pour les EPSCP et les EPST le report peut être réalisé par l’ordonnateur, cette décision donnant lieu à un budget rectificatif approuvé à

l’occasion de la prochaine réunion du conseil d’administration. Cette règle particulière de report est applicable, pour les EPSCP, aux programmes

pluriannuels d’investissement, contrats de recherche, d’enseignement, ou de formation continue pluriannuels et pour les EPST aux opérations

d’investissement programmées et aux contrats de recherche pluriannuels. 44 Dans le cas général, il s’agit du niveau de l’ordonnateur principal de l’organisme ou des ordonnateurs secondaires lorsque ceux-ci sont définis.



V2.0

Dans le cas où la programmation a été élaborée à la maille opération, il n’est pas recommandé de mettre en

place un contrôle limitatif au niveau de chaque opération.

Le contrôle de disponible, tant en AE qu’en CP doit rester au niveau du pilotage budgétaire. La programmation

détaillée et le dialogue de gestion permettent de piloter l’exécution précise des opérations et de procéder à leur

reprogrammation en cours d’exercice, si nécessaire.

Les restitutions suivantes permettent de définir et de suivre les opérations pluriannuelles. Les informations

relatives à la programmation donnent lieu à des tableaux de bord détaillés qui permettent de suivre le détail

des crédits programmés et consommés.

C’est sur la base de ce détail que le dialogue de gestion entre les responsables budgétaires et les acteurs

opérationnels peut être réalisé.



V2.0

5.3 Restitutions de suivi des AE et des CP, et des recettes au titre d’opérations pluriannuelles

Le suivi par opérations et par natures de dépenses des AE ouvertes, consommées, reportées et programmées, et des recettes.

TABLEAU

Opérations pluriannuelles par nature - prévision

POUR INFORMATION DE L'ORGANE DÉLIBÉRANT

Suivi par opération (ou par regroupement d'opérations) des autorisations d'engagement, des crédits de paiement et des recettes

A - Prévision d'autorisations d'engagement et de crédits de paiement

Prévision

Coût total de

l'opération

AE ouvertes les

années

antérieures à N

AE consommées

les années

antérieures à N

AE

reprogrammées

ou reportées en

N*

AE nouvelles

ouvertes en N

TOTAL des AE

ouvertes en N

CP ouverts les

années antérieures

à N

CP consommés les


à N

CP

reprogrammés

ou reportés en

N*

CP nouveaux

ouverts en N

TOTAL des CP

ouverts en N

AE prévues en

N+1

CP prévus en

N+1

AE prévues en

N+2

CP prévus en

N+2

AE prévues >

N+2

CP prévus >

N+2

(1) (2) (3) (4) (5) (6) = (4) + (5) (7) (8) (9) (10) (11) = (9) + (10) (12) (13) (14) (15) (16) (17)

Personnel 200 100 50 100 100 100 50 100 100 0 0 0 0 0 0

Fonctionnement 1 000 300 250 50 500 550 300 200 100 400 500 100 100 50 100 50 100

Intervention 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Investissement 0 0 0 0 0 0 0 0 0

1 200 400 300 50 600 650 400 250 100 500 600 100 100 50 100 50 100

Personnel 0 0 0 0 0 0 0 0

Fonctionnement 100 50 40 10 50 60 50 40 10 50 60 0 0 0 0 0 0

Intervention 2 500 1 500 500 1 000 1 000 1 500 500 1 000 1 000 500 500 300 300 200 200

Investissement 10 000 3 000 2 800 200 5 000 5 200 2 000 1 800 200 6 000 6 200 500 1 000 1 000 500 500 500

12 600 4 550 3 340 1 210 5 050 6 260 3 550 2 340 1 210 6 050 7 260 1 000 1 500 1 300 800 700 700

Ss total personnel 200 100 50 0 100 100 100 50 0 100 100 0 0 0 0 0 0

Ss total fonctionnement 1 100 350 290 60 550 610 350 240 110 450 560 100 100 50 100 50 100

Ss total intervention 2 500 1 500 500 1 000 0 1 000 1 500 500 1 000 0 1 000 500 500 300 300 200 200

Ss total investissement 10 000 3 000 2 800 200 5 000 5 200 2 000 1 800 200 6 000 6 200 500 1 000 1 000 500 500 500

13 800 4 950 3 640 1 260 5 650 6 910 3 950 2 590 1 310 6 550 7 860 1 100 1 600 1 350 900 750 800

* A l'occasion du budget initial N, cette colonne enregistre les reprogrammations en AE ou en CP de N-1 sur N. Lors du premier budget rectificatif N, le cas échéant présenté avec le compte financier N-1, cette colonne enregistre les éventuels reports en AE et en CP.

B - Prévisions de recettes

Prévision

Financement de

l'opération

Encaissements

des années

antérieures à N

Encaissement

prévus en N

Encaissements

prévus en N+1

Encaissements

prévus en N+2

Encaissements

prévus > N+2

(18) (19) (20) (21) (22) (23)

Financement de l'Etat* 200 100 100 0 0 0

Autres financements

publics**800 100 300 200 200 0

Autres financements*** 200 100 50 50 0 0

1 200 300 450 250 200 0

Financement de l'Etat* 1 500 1 500 0 0 0 0

Autres financements

publics**6 000 3 000 1 000 1 000 500 500

Autres financements*** 5 100 1 000 2 000 1 100 1 000

12 600 5 500 1 000 3 000 1 600 1 500

Ss total financement de

l'Etat1 700 1 600 100 0 0 0

Ss total autres

financements publics6 800 3 100 1 300 1 200 700 500

Ss total autres

financements5 300 1 100 50 2 050 1 100 1 000

13 800 5 800 1 450 3 250 1 800 1 500

* Subvention pour charges de service public, autres financements de l'Etat, fiscalité affectée, financement de l'Etat fléchés** Autres financements publics (globalisés ou fléchés)

*** Ressources propres, mécénats fléchés et autres recettes fléchés

Opération Nature

Prévision N

Op. 1

Op.2

TOTAL

Total Op.1

Total Op.2

Prévision N+1 et suivantes

Opération Nature

Op. 1

Op. 2

TOTAL

Total Op.1

Total Op.2

Prévision N Prévisions en N+1 et suivantes



V2.0

Trois cas d’application des modalités de fonctionnement précédemment décrites sont abordés ci-après. Ces

trois cas permettent de couvrir la plupart des cas de gestion qui peuvent être rencontrés.

6 RECETTES FLECHEES

6.1 Lien entre les recettes encaissées et les dépenses exécutées au titre d’une

opération

Certaines recettes, correspondant à des financements externes, peuvent être assorties d’exigences relatives à

une utilisation prédéterminée par le financeur. Ces recettes sont dites « fléchées » car le financeur oriente leur

emploi vers des dépenses explicitement identifiées.

Les dépenses associées peuvent être réalisées sur un exercice différent de celui où la recette est réalisée.

Les exemples de recettes fléchées sont notamment les dotations en fonds propres de l’État destinées à un

investissement, le financement reçu dans le cadre des investissements d’avenir, le financement de certains

contrats de recherche, le financement par mécénat, etc.

Afin de vérifier le respect des exigences du financeur, une opération peut être définie pour modéliser la recette

fléchée (et suivre les dépenses associées).

Cette opération doit alors être renseignée sur les imputations des recettes et des dépenses correspondantes

(titres de recette, engagements juridiques, demandes de paiements et paiements ou autres pièces associées).

La définition d’une opération en dépense et en recette permet de contrôler à tout moment l’avancement des

dépenses et des recettes et de vérifier leur cohérence.

Illustration :

Illustration : Recettes fléchées

Dans le cas où les recettes sont encaissées avant l’exécution des dépenses associées, l’organisme dispose

temporairement d’un excédent de trésorerie.

Dans le cas où les recettes ne sont pas encore constatées au moment de l’exécution de la dépense, l’organisme

va préfinancer les dépenses relatives à l’opération.

Les décalages temporels entre le décaissement des dépenses et l’encaissement des recettes fléchées les

finançant peuvent expliquer un déséquilibre budgétaire, au titre d’un ou plusieurs exercices.

Un financeur verse

sur l’exercice N

10.000 EUR pour

l’opération

« Restauration de

l’œuvre X »

DEPENSE 1 sur l’exercice N+1 : 4.000 EUR

pour l’achat de matériel utile à la

restauration

DEPENSE 2 sur l’exercice N+2 : 6.000 EUR

pour le personnel employé à la

restauration

Imputation

des dépenses

sur l’opération

« Restauration

de l’œuvre X »

Fléchage de la recette d’origine porté par l’axe « opération »

L’organisme

encaisse une

recette de 10.000

EUR sur l’opération

« Restauration de

l’œuvre X »



V2.0

6.2 Suivi des recettes fléchées

Les opérations liées aux recettes fléchées doivent faire l’objet d’un suivi spécifique dès leur commencement et

jusqu’à leur achèvement. Ces opérations font l’objet du tableau budgétaire dédié.

Tableau de suivi des opérations liées aux recettes fléchées (cf. fascicule « Budget » chapitre dédié aux

restitutions).

7 OPERATIONS D’INVESTISSEMENT

Certains projets d’investissement par leur importance stratégique, leur coût ou leur financement externe

doivent faire l’objet d’un suivi budgétaire individualisé.

Il peut s’agir par exemple de projets aussi divers que la construction d’un ensemble immobilier ou la mise en

œuvre d’un système d’information.

L’organisme peut, dans ce cas, définir une opération pluriannuelle qui modélisera le projet et permettra sa

budgétisation ainsi que le suivi des dépenses et les recettes associées.

Cette opération doit faire l’objet d’une budgétisation en AE et CP, par exercice, et doit être renseignée dans les

imputations des actes de dépense45 relatifs à l’opération.

Comme indiqué au paragraphe précédent (2), l’organisme peut envisager deux modes de gestion pour les

opérations pluriannuelles :

l’individualisation de l’opération au sein du budget sous forme d’enveloppes limitatives de crédits ;

le traitement de l’opération dans le cadre de la programmation pluriannuelle des crédits.

Ces deux possibilités sont illustrées ci-après sous forme d’une étude de cas.

Le cas traité est celui d’un ensemble immobilier de 1 000 000 € qui se décompose en 3 phases :

Année N : acquisition de terrain (200 000 €) ;

Année N+1 : Gros œuvre (500 000 €) ;

Année N+2 : Aménagement interne (300 000 €).

La livraison est réalisée en N+3

A cause de retard dans les négociations l’acquisition des terrains n’est réalisée qu’en N+1. A la suite du

changement des normes de sécurité, des travaux d’aménagement complémentaires (100 000 €) doivent être

engagés en N+2.

45 Le cas échéant, l’opération peut également être gérée en recette, notamment lorsque des financements externes sont attendus



V2.0

7.1 Scénario 1 : gestion au moyen d’opérations budgétaires limitatives et des règles

de report associées

Etape 1 : création de l’opération

L’opération fait l’objet d’une budgétisation en AE et CP :

Enveloppe opération

Total N N+1 N+2 N+3 N+4

AE 1 000 000 € 200 000 € 500 000 € 300 000 €

CP 1 000 000 € 100 000 € 300 000 € 400 000 € 200 000 €

Lors de l’exercice N, les AE et CP relatifs à l’opération sont portés au budget de l’organisme et ventilés par

natures budgétaires :

Exercice N AE CP

Total 200 000 € 100 000 €

Investissement 180 000 € 80 000 €

Fonctionnement 20 000 € 20 000 €

Suite au vote du budget, les crédits sont mis à disposition. Des contrôles limitatifs sont positionnés pour les AE

par opération et natures budgétaire (180 000 € en investissement et 20 000 € en fonctionnement).

Etape 2 : Exercice N+1

Le contrat d’acquisition n’ayant pu être notifié en année N, les AE et CP de N n’ont pu être consommés ; ils font

l’objet d’une demande de report de crédits sur l’exercice N+1.

Le budget de l’exercice N+1 garde inchangé le financement des travaux de gros œuvre.

Les contrôles limitatifs suivants sont mis en place :

Exercice N+1 AE CP

Total 500 000 € 300 000 €

Investissement 500 000 € 300 000 €

Fonctionnement 0 0

En début d’exercice N+1, l’acquisition des terrains peut être réalisée. Toutefois, la dépense ne peut être lancée

du fait de l’absence d’AE sur l’enveloppe de fonctionnement pour l’opération sur N+1. Il est nécessaire pour se

faire d’attendre les reports de l’exercice N sur l’enveloppe de fonctionnement.

Dans le cadre de cette démarche d’opération budgétaire, le dispositif ne permet pas de traiter l’information au

fil de l’eau mais uniquement en fin d’exercice par détermination des reports.

Ces frais liés à des études préalables, ne pourront être engagés et payés qu’après report des crédits non

consommés de l’exercice N, lors du premier budget rectificatif de l’exercice.



V2.0

Le budget présenté au premier budget rectificatif, qui intègre les reports, est le suivant :

Exercice N+1

Report AE AE (budget

après report) (*)

AE consommées

Report CP CP (Budget

après report)

CP consommés

Total 200 000 € 700 000 € 0 100 000 € 400 000 € 0

Investissement

180 000 € 680 000 € 0 80 000 € 380 000 € 0

Fonctionnement

20 000 € 20 000 € 0 20 000 € 20 000 € 0

(*) En N+1 les AE (et CP) budgétisées et consommées se décomposent respectivement en 680 000 € en investissement et 20 000 € en

fonctionnement (380 000 € et 20 000 € pour les CP). Pour les autres exercices, les dépenses ne sont que de nature investissement.

Ce budget rectificatif permet alors de réaliser l’acquisition des terrains, et l’engagement des travaux de gros œuvre.


A la suite du bon déroulement des travaux, le budget proposé pour l’exercice N+2 est le suivant :

Opération Total N

(consommé) N+1

(consommé) N+2

(consommé) N+3 N+4

AE 1 000 000 € 0 (0) 700 000 €

(700 000 €) 300 000 €

(0)

CP 1 000 000 € 0 (0) 400 000 €

(400 000 €) 400 000 €

(0) 200 000 €

En cours d’exercice N+2, des travaux complémentaires doivent être planifiés dans l’urgence à la suite d’un

contrôle de sécurité.

Les crédits nécessaires n’étant pas disponibles, une décision de l’organe délibérant est nécessaire pour mettre à

disposition ces crédits dans le cadre d’un budget rectificatif. Suite au budget rectificatif, la situation de

l’opération est alors la suivante :

Opération Total N

(consommé) N+1

(consommé) N+2

(consommé) N+3 N+4

AE 1 100 000 € 0 (0) 700 000 €

(700 000 €) 400 000 €

(300 000 €)

CP 1 100 000 € 0 (0) 400 000 €

(400 000 €) 400 000 €

(400 000 €) 200 000 € 100 000 €

Les travaux complémentaires peuvent être notifiés après le vote du budget rectificatif. La livraison complète est

de ce fait décalée en N+4.



V2.0


En N+4, lors de la livraison des travaux, le bilan de l’opération est le suivant :

Opération Total N

(consommé) N+1 (*)

(consommé) N+2

(consommé) N+3

(consommé) N+4

(consommé)

AE 1 100 000 € 0 (0) 700 000 €

(700 000 €) 400 000 €

(400 000 €)

CP 1 100 000 € 0 (0) 400 000 €

(400 000 €) 400 000 €

(400 000 €) 200 000 € (200 000 €)

100 000 € (100 000 €)

7.2 Scénario 2 : gestion par la programmation

Dans le cadre de la programmation, les mêmes ventilations budgétaires sont définies mais ne donnent pas lieu à enveloppes limitatives.

Etape 1 : création de l’opération

La situation d’origine est ainsi la suivante :

Opération Total N N+1 N+2 N+3 N+4

AE 1 000 000 € 200 000 € 500 000 € 300 000 €

CP 1 000 000 € 100 000 € 300 000 € 400 000 € 200 000 €

Pour les contrôles de disponible, les AE et CP relatifs à l’opération sont globalisés au niveau des enveloppes

investissement et fonctionnement de l’organisme.

Le dialogue de gestion établi autour de la programmation permet d’identifier le retard dans l’acquisition des

terrains.

De ce fait, la programmation est actualisée lors de la préparation du budget de l’exercice N+1, comme suit :

Opération Total N N+1 N+2 N+3 N+4

AE 1 000 000 €

700 000 € 300 000 €

CP 1 000 000 €

400 000 € 400 000 € 200 000 €


La mise à jour de la programmation effectuée en fin d’année N permet de prendre en compte ces informations

dans le budget initial N+1.

De ce fait, aucun report de crédits n’est nécessaire et les dépenses relatives aux études préalables

sont réalisées dès le début de l’exercice N+1.


Des rendez-vous de dialogue de gestion sont réalisés tous les 3 mois entre l’ordonnateur et les services

opérationnels qui permettent de vérifier l’avancement des travaux. Les éléments de programmation suivants

sont ainsi intégrés au budget initial N+2.

Opération Total N

(consommé) N+1

(consommé) N+2

(consommé) N+3 N+4

AE 1 000 000 0 (0) 700 000

(700 000) 300 000

CP 1 000 000 0 (0) 400 000

(400 000) 400 000 200 000



V2.0

Au cours de l’exercice N+2, le dialogue de gestion permet d’alerter très tôt des travaux complémentaires à

mener

Compte tenu de la disponibilité des AE dans l’enveloppe globale d’investissement de l’organisme,

l’opération est reprogrammée et les travaux complémentaires peuvent être engagés. Les résultats de

la reprogrammation seront intégrés dans le budget rectificatif suivant.

Opération Total N

(consommé) N+1

(consommé) N+2

(consommé) N+3 N+4

AE 1 100 000 0 (0) 700 000

(700 000) 400 000

(400 000)

CP 1 100 000 0 (0) 400 000

(400 000) 400 000

(400 000) 300 000 0


Du fait de la notification rapide des travaux complémentaires, l’achèvement des travaux est réalisé dans les

délais et les paiements réalisés en N+3, comme prévu initialement.

Opération Total N

(consommé) N+1

(consommé) N+2

(consommé) N+3

(consommé) N+4

(consommé)

AE 1 100 000 0 (0) 700 000

(700 000) 400 000

(400 000)

CP 1 100 000 0 (0) 400 000

(400 000) 400 000

(400 000) 300 000

(300 000) 0



V2.0

8 OPERATIONS PLURIANNUELLES - CONTRATS DE RECHERCHE

Bien que principalement utilisées par les EPSCP et EPST (qui sont régis par une réglementation spécifique), les

modalités de traitement décrites dans ce paragraphe peuvent s’appliquer à tous les organismes et à toutes les

opérations qui nécessitent notamment un suivi régulier et un rendu-compte vers les financeurs.

Définition

Un contrat de recherche est un acte juridique dans lequel une ou plusieurs parties offrent un soutien financier

à un chercheur ou à une équipe de chercheurs (d'un ou plusieurs laboratoires) représentée par son responsable

pour effectuer des recherches dans un domaine particulier et selon des termes et conditions spécifiques.

Le contrat définit l’objet de la collaboration, sa durée et les modalités financières. Il précise les conditions en

matière de propriété intellectuelle et les obligations de confidentialité qui peuvent incomber aux chercheurs

et/ou aux partenaires industriels. L’annexe scientifique détermine le programme de recherche qui est l’objet du

contrat.

Un contrat de recherche porte sur un ou plusieurs projets de recherche dont il n’est pas possible, a priori,

d’anticiper avec certitude les résultats qui en découleront. Pendant la durée du contrat (allant généralement de

18 à 36 mois), les activités de recherche n’ont donc pas un caractère linéaire et des aléas peuvent survenir et

modifier l’avancement de l’opération.

Pendant la durée du contrat, le financement peut être amené à évoluer, notamment lorsqu’un nouveau

financeur souhaite contribuer au contrat.

Modalités financières

L’annexe financière du contrat traduit l’apport respectif des parties concernant en particulier :

le coût des salaires des personnels de recherche, non-permanents et permanents ;

le coût des équipements et de leur utilisation ;

le coût des matériels et consommables ;

les coûts d’infrastructure (frais généraux : fluides, électricité, etc.) ;

les coûts de mission ;

les frais administratifs (fixés par les tutelles de l’unité par les contrats quadriennaux).

Le contrat indique le montant prévu, les modalités de versement et les modalités d’utilisation de la contribution

financière. Un échéancier de versement peut être présenté dans le contrat. Par exemple, le contrat peut

mentionner qu’une contribution financière sera versée à hauteur de 20% dans les 15 jours suivant la signature

du contrat.

Au travers du contrat, le bénéficiaire s’engage aussi à fournir au financeur des rapports scientifiques (selon une

fréquence annuelle la plupart du temps). L’absence de production de ces rapports peut entrainer la résiliation

du contrat et le remboursement des sommes perçues.

En outre, le bénéficiaire s’engage à fournir des rapports financiers (selon une fréquence annuelle la plupart du

temps) signés par l’agent comptable de l’organisme du bénéficiaire et présentant les dépenses engagées et

également celles qui sont payées. L’organisme financeur peut exiger aussi la production d’un rapport financier

final.

Gestion des contrats de recherche

Les dépenses liées à un contrat de recherche nécessitent parfois que l’organisme avance les fonds pour débuter

les travaux correspondants, notamment dans le cas où le financement externe n’est prévu que sur justificatif

des dépenses réalisées pour mener les travaux.



V2.0

Modélisation des contrats de recherche

Afin de faciliter le suivi des dépenses et des recettes liées à un contrat de recherche, le contrat ou la convention

de recherche doit être matérialisé budgétairement par une opération.

Une opération peut être définie pour chaque contrat. Dans des cas plus complexes, l’opération peut représenter

une thématique de recherche dont le financement peut être assuré par plusieurs contrats. Les contrats peuvent

dans ce cas être modélisés par des sous-opérations.

Plus généralement l’opération peut modéliser un ensemble cohérent d’activités qui doivent faire l’objet d’un

traitement financier globalisé.

L’opération permet de budgétiser et de suivre les dépenses et les recettes correspondantes.

Afin de piloter les recettes associées, le contrat doit également faire l’objet d’une modélisation sous forme d’un

acte juridique de recette.

Dans les systèmes d’information, cet acte juridique doit intégrer toutes les informations (tiers financeurs,

intitulé, durée de vie, service opérationnel responsable, etc.) nécessaires à la gestion du contrat et au

recouvrement des recettes attendues. Afin d’assurer une meilleure auditabilité et transparence des contrats de

recherche, l’organisme doit viser la dématérialisation complète des contrats de recherche, des pièces associées

(justificatives ou non), de la saisie des temps et des circuits de validation liés au contrat.

Modalités de traitement des opérations budgétaires

De manière analogue aux opérations d’investissement, les opérations pluriannuelles de type « contrats de

recherche » peuvent être traitées suivant deux méthodes distinctes :

la mise en œuvre d’opérations budgétaires pluriannuelles individualisées, constituant des

compartiments limitatifs par tranche annuelle et par nature,

le recours à la programmation pluriannuelle.

8.1 Gestion budgétaire individualisée des opérations pluriannuelles

Chaque opération doit faire l’objet d’une présentation budgétaire à l’organe délibérant avant sa première mise

en exécution.

Sont présentés en particulier :

la ventilation prévisionnelle pluriannuelle des AE et des CP par exercice46 ;

les encaissements attendus par exercice.

Au sein de chaque tranche annuelle, les crédits doivent être ventilés suivant les enveloppes budgétaires par

nature (personnel, fonctionnement, investissement47 et, le cas échéant, intervention).

Chaque tranche annuelle d’AE d’une opération doit correspondre aux engagements juridiques qu’il est prévu de

notifier au cours de l’exercice considéré.

La sincérité de ces prévisions qui doivent respecter le principe de l’annualité budgétaire doit faire l’objet de

vérifications de la part du contrôleur budgétaire et des tutelles afin d’évaluer notamment si les tranches

annuelles d’AE sont bien justifiées par des dépenses à réaliser sur chaque exercice48.

La présentation à l’organe délibérant porte sur l’opération et l’ensemble de ses échéanciers prévisionnels en AE

et CP.

46 Dans le cas où l’opération représente un contrat, l’échéancier doit être établi jusqu’à fin de contrat. Dans le cas où l’opération regroupe

plusieurs contrats, l’échéancier doit être établi jusqu’à la fin du contrat dont la date de fin est plus tardive. 47 Dans le cadre des EPSCP et EPST les enveloppes d’investissement et de fonctionnement sont fongibles lors de l’exécution ; elles doivent

toutefois être présentées distinctement dans les prévisions budgétaires. 48 En particulier, il ne peut être envisagé que la totalité du montant d’un contrat soit intégrée dans la première tranche annuelle d’AE de

l’opération.



V2.0

Cette ventilation évaluative devra être réactualisée chaque année pour les exercices postérieurs et présentée à

l’organe délibérant, dans le cadre du vote du budget initial49 du nouvel exercice. A cette occasion, une situation

globale de chaque opération sera présentée :

AE et CP alloués pour les exercices passés et pour l’exercice en cours ;

crédits (AE et CP) reportés au titre de l’exercice précédent ;

consommation d’AE et de CP pour les exercices passés et l’exercice en cours ;

crédits disponibles de l’année en cours (AE et CP, reportables en fin d’exercice) ;

échéancier prévisionnel en AE et CP pour les exercices à venir.

8.1.1 Reports de crédits

Dans le contexte des EPSCP et EPST, les AE et CP non consommés peuvent être calculés en fin d’exercice et

reportés en début d’exercice suivant sans vote de l’organe délibérant (avec approbation d’un budget rectificatif

à l’occasion de la plus prochaine réunion de l’organe délibérant). Toutefois, les crédits éligibles au report sont

identifiables dès le vote du budget initial du nouvel exercice. En effet, la présentation de la situation actualisée

des opérations pluriannuelles intègre les AE et CP alloués et consommés de l’exercice en cours et donc les

crédits potentiellement éligibles au report.

Le report est, par ailleurs, soumis à avis du contrôleur budgétaire qui vérifiera en particulier que les crédits

reportés correspondent à des dépenses prévues sur l’exercice antérieur et qui n’ont pu être réalisées. Dans le

cas contraire, il lui appartiendra de réviser les reports à hauteur des dépenses réellement prévues sur l’exercice

antérieur et de demander la présentation des crédits nécessaires pour assurer les dépenses sur le nouvel

exercice, au vote de l’organe délibérant.

Les reports de crédits peuvent être réalisés en AE et en CP. Dans chaque cas, les reports sont réalisés et

justifiés au niveau de chaque enveloppe par nature.

8.1.2 Limitativité des crédits.

Chaque opération votée lors de sa création peut faire ensuite l’objet de reports d’un exercice à l’autre des

crédits non consommés. Afin de sécuriser ce dispositif, des contrôles limitatifs doivent être définis50 pour :

sécuriser les budgets relatifs à une opération (AE et CP de l’exercice) ;

au sein de l’opération, assurer la répartition des dépenses suivant les natures budgétaires : personnel,

fonctionnement/investissement, intervention51.

La limitativité porte ainsi sur les crédits aux niveaux suivants52 :

opération/enveloppe de personnel ;

opération/ enveloppes cumulées investissement + fonctionnement ;

opération/ enveloppe d’intervention, le cas échéant.

Les reports de crédits sont réalisés au niveau le plus fin opération/enveloppe53.

49 Et lors de budgets rectificatifs, lorsque les opérations sont créées ou modifiées en cours d’exercice. 50 En effet, sans contrôle limitatif les crédits à reporter d’une opération pourraient être négatifs sur certaines enveloppes par nature de l’opération

(même si le disponible global est positif), lorsqu’il a été consommé plus que les crédits mis à disposition par enveloppe 51 Cette répartition doit, par ailleurs, faire généralement l’objet d’une justification auprès des partenaires financeurs. 52 Des niveaux de contrôles plus détaillés peuvent être définis par l’organisme si celui-ci souhaite réaliser des contrôles par élément d’organisation 53 Il faut distinguer la limitativité des crédits (blocage de la validation de l’acte de gestion qui tente de consommer les crédits) du montant des

crédits non consommés par enveloppe. L’imputation d’une dépense est réalisée soit en fonctionnement soit en investissement (ce qui permet de



V2.0

Les systèmes d’information pourront automatiser la procédure de report de crédits sur la base des crédits

disponibles par opération/enveloppe, à la fin de chaque exercice. Toutefois, le déclenchement de ce mécanisme

devra justifier de la validation préalable du contrôleur budgétaire et de l’ordonnateur concernés.

8.1.3 Gestion des aléas de gestion

Si, en cours d’exercice, les crédits disponibles par enveloppes au sein des opérations ne sont pas suffisants

pour couvrir les dépenses (engagements, paiements), il est nécessaire de procéder à un ré-abondement de

celles-ci.

Pour ce faire, en dehors des mécanismes de fongibilité asymétrique (si ceux-ci sont mis en œuvre par

l’organisme), il sera nécessaire de recourir à des mouvements de crédits qui, le cas échéant (en cas d’impact

sur les enveloppes votées par l’organe délibérant), donneront lieu à un budget rectificatif. Une réactualisation

des tranches d’AE et de CP de l’opération devra alors être réalisée et présentée au budget rectificatif suivant.

8.1.4 Mutualisation des CP

L’organisme peut choisir de mutualiser la gestion des CP relatifs aux opérations, dans le respect de la

limitativité des crédits par enveloppes et par natures de dépenses. Dans ce cas, les opérations font l’objet des

mêmes prévisions annuelles d’AE et de CP par exercice et du même suivi associé, mais les contrôles limitatifs

relatifs aux CP sont réalisés à un niveau agrégé (par exemple directement sur les enveloppes de CP par nature

de l’organisme ou de l’ordonnateur secondaire concerné, ou au niveau du regroupement de l’ensemble des

opérations pluriannuelles, ventilé par nature).

Dans ce cas, les reports de crédits par opération à fin d’exercice ne portent que sur les AE, le report de CP

n’ayant pas de sens au niveau de chaque opération. En effet, les CP étant mutualisés, il n’est pas possible de

déterminer la part reportable pour chaque opération. Le report des CP entre dans le cadre général du report

des enveloppes par natures.

En revanche, la situation d’exécution des opérations retraduit bien les consommations de CP qui lui sont

propres (dans le cadre de l’enveloppe par nature de CP mutualisée).

La mutualisation des CP évite également de recourir à un budget rectificatif, si les paiements de l’exercice

dépassent le montant de CP planifié pour l’exercice pour une ou plusieurs opérations (dans la limite de

disponibilité de l’enveloppe, par nature, des CP mutualisés).

8.1.5 Avantages et inconvénients de la solution

La gestion des contrats de recherche par opération budgétaire limitative offre l’avantage de sécuriser le

dispositif (sécurisation des crédits correspondants, report des crédits non consommés) et donne une lisibilité

totale sur la budgétisation et l’exécution de chaque opération.

Cette solution nécessite, toutefois, une évaluation précise et réactualisée chaque année, des tranches annuelles

de crédits, ventilées par natures budgétaires. En cas de dépassement des crédits alloués, des mouvements de

crédits complémentaires doivent être réalisés avant de pouvoir exécuter les dépenses correspondantes, ce qui

peut grever l’efficience opérationnelle.

déterminer les crédits consommés et les écritures de comptabilité budgétaire associées), mais le contrôle de disponible porte sur la somme des

crédits non consommés des deux enveloppes investissement et fonctionnement.



V2.0

8.2 Gestion des opérations pluriannuelles dans le cadre de la programmation

8.2.1 La programmation pluriannuelle des opérations en AE, CP et recettes

Les opérations pluriannuelles peuvent faire l’objet d’une programmation détaillée, suivant la démarche décrite

dans le fascicule « Budget ».

La programmation peut ainsi porter sur les croisements des axes opération, nature, destination, organisation.

Lorsque l’opération est rattachée à une unique destination et ne dépend que d’une seule entité

organisationnelle, la programmation revient à planifier l’opération par natures budgétaires (enveloppes) et par

exercice.

La situation d’une opération programmée est ainsi analogue à celles des opérations budgétaires individualisées

décrites dans le paragraphe précédent. La même présentation de chaque opération pluriannuelle au vote de

l’organe délibérant peut ainsi être réalisée. Si la programmation est réalisée à un niveau détaillé par destination

et élément d’organisation, elle peut aussi être agrégée de façon à établir les situations budgétaires par

opération précédemment décrites (cf. tableau de restitution des opérations).

Dans le cas de contrats de recherche, deux situations sont généralement rencontrées : soit l’organisme gère un

nombre limité de contrats, soit un très grand nombre (plusieurs centaines, voire plusieurs milliers).

Dans le premier cas, chaque contrat peut être géré individuellement par les services gestionnaires. Il est ainsi

possible de réaliser une programmation infra-annuelle et de mettre en place un suivi infra-annuel de

l’exécution, dans le cadre du dialogue de gestion, offrant ainsi une meilleure réactivité aux aléas de gestion,

comme décrit dans le fascicule « budget » du présent DPG.

En particulier, les ajustements de programmation en cours d’exercice permettent d’anticiper les manques ou les

excédents de crédits, en vue de réajuster les crédits mis à disposition, au travers, le cas échant, d’un budget

rectificatif.

Lorsque le nombre de contrats (opérations) est très élevé et que la gestion individuelle est difficile à opérer

dans le détail, il est recommandé de procéder à la mutualisation des crédits (AE et CP)54.

8.2.2 La mutualisation des AE et CP

La programmation induit naturellement une démarche de mutualisation des AE et des CP, les contrôles limitatifs

à des niveaux détaillés étant remplacés par le dialogue de gestion entre les responsables budgétaires et les

services opérationnels.

Mutualisation des AE

Lorsque l’évaluation des tranches d’AE par exercice d’une opération (ou d’un contrat) est rendue incertaine du

fait de la fréquence d’aléas de gestion ou du manque de fiabilité des informations opérationnelles, la limitativité

des AE par opération et nature budgétaire peut grever l’efficience opérationnelle, en ralentissant le

déclenchement des dépenses.

Lorsque l’organisme doit gérer un grand nombre d’opérations, la réactivité aux aléas de gestion devient ainsi

limitée, ce qui peut entrainer notamment des incidents dans le traitement des dépenses.

Dans ce cas, compte tenu du nombre important de contrats, la limitativité des AE peut être opérée à un niveau

de mutualisation suffisant pour atténuer les effets des aléas de gestion. En particulier, la globalisation des AE

54 La mutualisation peut également être opérée dans le cas de contrats en nombre limité par responsable budgétaire pour en fluidifier la gestion,

mais le suivi individuel des contrats reste nécessaire.



V2.0

de toutes les opérations (contrats de recherche) au niveau de l’ordonnateur (principal ou secondaire, suivant

les organisations) permet de mieux piloter leur traitement :

Les AE annuelles peuvent être estimées d’une part sur la base des réactualisations des tranches d’AE

par opération remontant des niveaux opérationnels, et d’autre part sur la base des informations

statistiques issues de la gestion des années précédentes. Dans ce contexte, le comportement

statistique de l’ensemble des opérations offre un outil de pilotage fiable. Les opérations singulières qui

peuvent s’écarter de l’échantillon statistique, du fait de leur montant particulièrement important ou de

leur comportement spécifique, peuvent dans ce cas être traitées individuellement. De même, la

tendance à la hausse ou à la baisse des montants contractualisés peut être prise en compte dans les

valeurs déterminées statistiquement.

La consommation des AE par les engagements juridiques (ou les demandes de paiement sans EJ) est

contrôlée au niveau des enveloppes globalisées par nature budgétaire, limitant ainsi les risques de

blocage par manque de crédits. En fin d’exercice, la consommation des AE résiduelles doit faire l’objet

d’un pilotage précis. Le manque (ou le surplus) d’AE peut toutefois être largement anticipé dans le

cadre du dialogue de gestion et de la reprogrammation. Le dernier budget rectificatif de l’année

permet, le cas échéant, de procéder aux réajustements budgétaires nécessaires pour donner les

moyens de terminer l’exercice, sans rupture de crédits. Les surplus d’AE peuvent être retraités dans le

cadre de la programmation de l’exercice suivant et être ainsi intégrés dans le budget initial

correspondant. Les crédits résiduels en toute fin d’exercice, peuvent être intégrés, si nécessaire, dans

le premier budget rectificatif de l’exercice suivant.

Mutualisation des CP

La programmation des AE et CP et la gestion des besoins en CP en regard des engagements en cours est une

pratique de gestion recommandée. La mutualisation des AE à des niveaux agrégés favorise la mutualisation des

CP au même niveau, voire à des niveaux plus agrégés. La même logique de pilotage statistique peut s’appliquer

avec d’autant plus de précision que les besoins en CP sont évalués à partir d’un grand nombre d’actes en cours.

La mutualisation des CP évite également de recourir à un budget rectificatif, si les paiements dépassent le

montant de CP planifié pour l’exercice (dans la limite de disponibilité de l’enveloppe, par nature, de CP

mutualisée).

8.2.3 Les contrôles de disponible

Les contrôles de disponible en AE sont réalisés au niveau des enveloppes agrégées par ordonnateur ou à un

niveau de regroupement suffisant pour permettre une gestion statistique des dépenses.

Dans le cas des contrats de recherche, le niveau de mutualisation des AE correspond de fait à un regroupement

d’équipes ou d’unités de recherche55.

Pour sécuriser le dispositif, des contrôles limitatifs de gestion peuvent être positionnées à des niveaux

intermédiaires :

Contrôle sur le montant total de l’opération ou du contrat afin de permettre aux équipes de recherche

de dépenser les crédits qui leur sont dévolus, même au-delà des évaluations de dépenses de l’année,

mais dans la limite du montant de chaque contrat. Toutefois, les dépassements pourront être constatés

lors de la réactualisation des tranches annuelles d’AE par opération sur la base de l’exécution de

l’exercice précédent afin de réaliser une meilleure estimation des besoins pour les années postérieures.

55 Par exemple, structure régionale de l’organisme, ou direction ou département métier



V2.0

Contrôle sur le montant d’AE globalisés par enveloppe budgétaire par nature au niveau des entités de

recherches concernées (laboratoire, unité de recherche, etc.).

Il est toutefois recommandé que ce dernier contrôle au niveau des entités de recherche ne soit pas bloquant

mais fasse l’objet du dialogue de gestion dans le cadre de la programmation. En effet, lorsque les AE sont

mutualisées au niveau de l’ordonnateur principal ou secondaire, le dialogue de gestion doit être établi entre ce

niveau et chacune des entités de recherche. Lorsque cela n’est pas possible, des contrôles de sécurité doivent

être positionnés en fonction des risques identifiés.

Les équipes opérationnelles et les chercheurs doivent être affranchis en grande partie de la gestion des

contrats pour lesquels des frais de gestion sont prélevés par les organismes. Il leur est simplement demandé de

fournir des estimations de dépenses annuelles par contrat (qui ne font pas l’objet de contrôles limitatifs) ; ils

sont soumis à la limitativité sur le montant total pluriannuel de chaque contrat (ventilé par enveloppes

budgétaires par nature) dont ils sont porteurs.

8.2.4 Les reports de crédits

La mutualisation des AE et des CP est difficilement compatible avec les reports d’AE et de CP individualisés par

opération (contrats).

En effet, dans ce contexte, certaines opérations auront consommé un montant d’AE et de CP supérieur à celui

prévu alors que d’autres auront consommé un montant inférieur. Le report ne peut alors avoir de sens qu’au

niveau mutualisé.

Par ailleurs, comme indiqué précédemment, dans le cadre de la programmation et reprogrammation infra-

annuelle, les manques ou excédents d’AE et de CP sont directement programmés sur l’exercice suivant et

intégrés dans le budget initial du nouvel exercice. En fin d’exercice, seul le report des AE et CP non consommés

entre le vote du budget initial et la fin de l’exercice peut être envisagés.

Si ceux-ci sont reportés systématiquement, une reprogrammation sera nécessaire en début d’année sous peine

de disposer d’informations non actualisées pour le pilotage et le dialogue de gestion. Dans ce contexte, il peut

également être envisagé de reprogrammer les crédits avant de procéder au report et d’attendre pour ce faire le

premier budget rectificatif de l’exercice suivant (compte tenu également de la valeur généralement résiduelle

de ces crédits non consommés en fin d’année). La mutualisation des AE et des CP garantit dans ce cas que

toutes les dépenses pourront être réalisées sans attendre la mise à disposition des AE et CP résiduels reportés.

8.2.5 Exemple

Un organisme de recherche dispose d’un budget d’AE de 50 000 000 € relatif aux opérations de recherche

représentant 100 contrats avec des partenaires externes.

Un laboratoire de cet organisme dispose d’un budget de 2 000 000 €/an pour 5 contrats de recherche.

Un contrat de 500 0000 € est attribué à un chercheur de ce laboratoire (ventilé en 100 000 € d’AE par an sur 5

ans) dont 80% sur l’enveloppe de personnel et 20% sur l’enveloppe d’investissement.

Cas de gestion 1 :

Au cours du premier exercice le chercheur souhaite engager un agent contractuel supplémentaire pour

accélérer la réalisation des travaux. Les crédits de personnel correspondants n’ont pas été prévus dans

l’estimation demandée pour l’exercice. Les crédits de personnel de l’ensemble des opérations étant mutualisés

au niveau de l’ordonnateur, qui par ailleurs gère les personnels, la contractualisation pourra avoir lieu sans voir

recours à une réallocation des crédits.



V2.0

Cas de gestion 2 :

Du fait de l’accélération des travaux, en fin de premier exercice, le chercheur souhaite faire l’acquisition

anticipée d’un gros matériel de 80 000 €. Toutefois, en fin d’exercice son laboratoire ne dispose pas de crédits

suffisants sur l’enveloppe d’investissement, ce qui ne permet pas de notifier l’acquisition par le laboratoire.

Les crédits étant disponibles au niveau de l’enveloppe mutualisée de l’ordonnateur principal, l’acquisition pourra

être réalisée après dialogue entre le laboratoire et l’ordonnateur et abondement de son budget limitatif

(l’absence de contrôles bloquant au niveau du laboratoire permet de notifier le marché plus rapidement).

8.3 Synthèse

Les deux solutions présentées ne sont pas compatibles.

La programmation va de pair avec la mutualisation des AE et des CP à des niveaux agrégés (par enveloppes

budgétaire par nature) correspondant au pilotage budgétaire ; elle n’est pas compatible avec des enveloppes

limitatives par opération et nature. Par ailleurs, les reports de crédits automatiques ne peuvent être réalisés

sans remettre en cause la programmation.

Toutefois, afin de faciliter la transition entre les deux modes de gestion, il peut être envisagé la démarche

suivante :

Les AE et CP sont évalués globalement par ordonnateur à un niveau mutualisé (cette démarche est en

général retenue à ce jour, les organismes constituant des masses de crédits au niveau des

ordonnateurs). Les CP sont mutualisés au niveau de l’ordonnateur pour réaliser les paiements avec la

meilleure efficience56.

Des contrôles bloquants peuvent être positionnés, par sécurité, au niveau de chaque laboratoire et au

niveau des opérations budgétaires (sur le montant total de l’opération ou sur un montant supérieur aux

tranches annuelles d’AE établies en prévision), le cas échéant, dans l’attente de la mise en place d’une

démarche de programmation détaillée et de dialogue de gestion.

De reports de crédits sont réalisés uniquement en AE en fonction des tranches annuelles établies.

Au fur et à mesure de la mise en place du dialogue de gestion entre l’ordonnateur et les entités de

recherche, les contrôles bloquants sont levés, entité par entité.

56 Dans le cas d’organisations complexes, la mutualisation et la programmation peuvent être mises en œuvre (à titre de pilote, par exemple), sur

certaines structures de l’organisme (certaines entités régionales ou certains départements, par exemple), associées à un niveau de responsabilité

budgétaire disposant d’une masse suffisante d’AE et de CP mutualisés pour assurer un réel pilotage budgétaire.



V2.0

9 GESTION COMPTABLE DES OPERATIONS PLURIANNUELLES

La comptabilisation des opérations pluriannuelles en comptabilité générale s'effectue en fonction de la nature

des contreparties accordées par l'organisme à un tiers en échange du financement de l'opération par celui-ci.

Les financements reçus par l'organisme dans le cadre d'opérations pluriannuelles sans contrepartie directe sont

comptabilisés selon l'instruction DGFiP du 20 novembre 2013 relative aux modalités de comptabilisation des

subventions reçues. Dans ce cadre, une subvention est acquise et comptabilisée lorsque l'ensemble des

conditions nécessaires à la constitution du droit de l'organisme bénéficiaire est satisfait.

Dans ce cadre :

les opérations pluriannuelles avec contrepartie directe et assimilable à des contrats à long terme sont

comptabilisées selon la méthode à l'avancement ;

les opérations pluriannuelles avec contrepartie directe et non assimilables à des contrats à long terme

sont également comptabilisées selon la méthode à l'avancement ; cependant, en l'absence de dispositif

de suivi, dans le cadre de prestations réalisées de manière linéaire, et au regard de la cohérence

économique, l'organisme public peut comptabiliser les produits au prorata temporis.

9.1 Comptabilisation des financements reçus par l'organisme dans le cadre

d'opérations pluriannuelles sans contrepartie directe (subventions)

Des financements (subventions) peuvent être reçus par l'organisme dans le cadre d'opérations pluriannuelles

sans contrepartie directe.

Qu'il s'agisse de subventions d'investissement ou de fonctionnement, annuelles ou pluriannuelles, le critère de

rattachement à l'exercice des subventions reçues respecte le principe général selon lequel le droit est

comptabilisé lorsqu'il est acquis et que son montant peut être évalué de manière fiable.

L'acquisition de ce droit correspond à la réalisation, sur la période se rattachant à l'exercice clos, de l'ensemble

des conditions nécessaires à la constitution du droit de l'organisme public bénéficiaire.

Dès lors qu'il existe des subventions conditionnées il convient de mettre en place un dispositif de suivi des

subventions permettant le recensement des droits rattachables à l'exercice clos.

9.2 Comptabilisation des financements reçus par l'organisme dans le cadre

d'opérations pluriannuelles avec contrepartie directe

9.2.1 Comptabilisation des financements reçus par l'organisme dans le cadre d'opérations

pluriannuelles avec contrepartie directe et assimilables à des contrats à long terme

Les financements reçus dans le cadre des opérations pluriannuelles avec contrepartie directe et assimilables à

des contrats à long terme57 sont comptabilisés selon la méthode à l'avancement : les produits et le résultat sont

constatés progressivement au fur et à mesure de l’exécution du contrat.

Pour être mise en œuvre, cette méthode nécessite de pouvoir effectuer un certain nombre de prévisions quant

au résultat attendu du contrat à son échéance, ce qui implique de disposer des outils appropriés et notamment

d'une comptabilité analytique.

57 Les contrats à long terme sont définis par la réunion de plusieurs critères : durée généralement longue, négociation spécifique, complexité,

ensemble de biens ou de services complexes et conformité du travail exécuté.



V2.0

Trois pré-requis sont nécessaires pour appliquer cette méthode :

réalisation d’un inventaire ;

acceptation par le cocontractant des travaux exécutés ;

existence de documents comptables prévisionnels (résultat attendu du contrat à son échéance).

Les modalités d’application de la méthode à l’avancement diffèrent selon le caractère déterminable ou non du

résultat :

Cas où le résultat à terminaison est déterminable de façon fiable

Cas où le résultat à terminaison n’est pas déterminable de

façon fiable

Et est bénéficiaire Et correspond à une

perte

Et constitue un

bénéfice probable

Et correspond à une perte estimable

de façon raisonnable

Et correspond à une perte non

estimable de façon raisonnable (cas

exceptionnel)

Résultat à l’avancement = Résultat à terminaison x % avancement.

Un pourcentage

d’avancement (des

travaux ou services

exécutés et

acceptés) est

déterminé par

chaque organisme.

Le résultat

rattachable à

chaque exercice est

déterminé en

appliquant le

pourcentage au

résultat à

terminaison.

Provision sous déduction de la perte à l’avancement déjà constatée.

La perte réalisée en

raison des travaux

déjà effectués est

prise en compte lors

de la constatation du

chiffre d’affaires

relatif à ces travaux.

Le complément de

perte, qui

correspond aux

travaux non encore

réalisés, obtenu par

la différence entre la

perte totale et la

perte déjà constatée,

fait l’objet d’une

provision.

Aucun profit dégagé : produits limités au montant

des charges.

Provision à hauteur de la perte la plus probable ou à défaut de la plus faible.

Aucune provision, mais mention en annexe de l’existence et de la nature de

l’incertitude.

9.2.2 Comptabilisation des financements reçus par l'organisme dans le cadre d'opérations

pluriannuelles avec contrepartie directe et non assimilables à des contrats à long terme

Les financements reçus dans le cadre des opérations pluriannuelles avec contrepartie directe et non

assimilables à des contrats à long terme sont également comptabilisés selon la méthode à l'avancement.

Cependant, au regard de la cohérence économique, la méthode de comptabilisation des produits au prorata

temporis peut être envisagée pour les contrats pluriannuels dont la prestation est réalisée de façon linéaire et si

l'entité n'a pas mis en place de dispositif de suivi selon la méthode à l'avancement.



V2.0

10 MAQUETTES BUDGETAIRES SPECIFIQUES AUX OPERATIONS PLURIANNUELLES

Budget initial présenté par nature

TABLEAU

Opérations pluriannuelles par nature - prévision




Prévision

Coût total de

l'opération

AE ouvertes les

années

antérieures à N

AE consommées

les années

antérieures à N

AE

reprogrammées

ou reportées en

N*

AE nouvelles

ouvertes en N

TOTAL des AE

ouvertes en N

CP ouverts les


à N

CP consommés les


à N

CP

reprogrammés

ou reportés en

N*

CP nouveaux

ouverts en N

TOTAL des CP

ouverts en N

AE prévues en

N+1

CP prévus en

N+1

AE prévues en

N+2

CP prévus en

N+2

AE prévues >

N+2

CP prévus >

N+2

(1) (2) (3) (4) (5) (6) = (4) + (5) (7) (8) (9) (10) (11) = (9) + (10) (12) (13) (14) (15) (16) (17)

Personnel 200 100 50 100 100 100 50 100 100 0 0 0 0 0 0

Fonctionnement 1 000 300 250 50 500 550 300 200 100 400 500 100 100 50 100 50 100

Intervention 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Investissement 0 0 0 0 0 0 0 0 0

1 200 400 300 50 600 650 400 250 100 500 600 100 100 50 100 50 100

Personnel 0 0 0 0 0 0 0 0

Fonctionnement 100 50 40 10 50 60 50 40 10 50 60 0 0 0 0 0 0

Intervention 2 500 1 500 500 1 000 1 000 1 500 500 1 000 1 000 500 500 300 300 200 200

Investissement 10 000 3 000 2 800 200 5 000 5 200 2 000 1 800 200 6 000 6 200 500 1 000 1 000 500 500 500

12 600 4 550 3 340 1 210 5 050 6 260 3 550 2 340 1 210 6 050 7 260 1 000 1 500 1 300 800 700 700

Ss total personnel 200 100 50 0 100 100 100 50 0 100 100 0 0 0 0 0 0

Ss total fonctionnement 1 100 350 290 60 550 610 350 240 110 450 560 100 100 50 100 50 100

Ss total intervention 2 500 1 500 500 1 000 0 1 000 1 500 500 1 000 0 1 000 500 500 300 300 200 200

Ss total investissement 10 000 3 000 2 800 200 5 000 5 200 2 000 1 800 200 6 000 6 200 500 1 000 1 000 500 500 500

13 800 4 950 3 640 1 260 5 650 6 910 3 950 2 590 1 310 6 550 7 860 1 100 1 600 1 350 900 750 800



Prévision

Financement de

l'opération

Encaissements

des années

antérieures à N

Encaissement

prévus en N

Encaissements

prévus en N+1

Encaissements

prévus en N+2

Encaissements

prévus > N+2

(18) (19) (20) (21) (22) (23)


Autres financements

publics**800 100 300 200 200 0

Autres financements*** 200 100 50 50 0 0

1 200 300 450 250 200 0

Financement de l'Etat* 1 500 1 500 0 0 0 0

Autres financements

publics**6 000 3 000 1 000 1 000 500 500

Autres financements*** 5 100 1 000 2 000 1 100 1 000

12 600 5 500 1 000 3 000 1 600 1 500

Ss total financement de

l'Etat1 700 1 600 100 0 0 0

Ss total autres

financements publics6 800 3 100 1 300 1 200 700 500

Ss total autres

financements5 300 1 100 50 2 050 1 100 1 000

13 800 5 800 1 450 3 250 1 800 1 500



Opération Nature

Prévision N

Op. 1

Op.2

TOTAL

Total Op.1

Total Op.2


Opération Nature

Op. 1

Op. 2

TOTAL

Total Op.1

Total Op.2




V2.0

Budget initial présenté par nature


A - Exécution d'autorisations d'engagement et de crédits de paiement

Prévision

Coût total de

l'opération

AE consommées

les années

antérieures à N

AE consommées

en N

TOTAL des AE

consommées

CP consommés les


à N

CP consommés en

N

TOTAL des CP

consommésRestes à payer Solde à engager Solde à payer

(1) (2) (3) (4) = (2) + (3) (5) (6) (7) = (5) + (6) (8) = (4) - (7) (9) = (1) - (4) (10) = (1) - (7)

Personnel 200 50 80 130 50 80 130 0 70 70

Fonctionnement 1 000 250 450 700 200 500 700 0 300 300

Intervention 0 0 0 0 0

Investissement 0 0 0 0 0

1 200 300 530 830 250 580 830 0 370 370

Personnel 0 0 0 0 0

Fonctionnement 100 40 40 80 40 30 70 10 20 30

Intervention 1 500 500 1 000 1 500 500 800 1 300 200 0 200

Investissement 11 000 2 800 4 800 7 600 1 800 5 800 7 600 0 3 400 3 400

12 600 3 340 5 840 9 180 2 340 6 630 8 970 210 3 420 3 630

Ss total personnel 200 50 80 130 50 80 130 0 70 70

Ss total fonctionnement 1 100 290 490 780 240 530 770 10 320 330

Ss total intervention 1 500 500 1 000 1 500 500 800 1 300 200 0 200

Ss total investissement 11 000 2 800 4 800 7 600 1 800 5 800 7 600 0 3 400 3 400

TOTAL 13 800 3 640 6 370 10 010 2 590 7 210 9 800 210 3 790 4 000

B - Exécution des recettes

PrévisionPrévisions en N+1

et suivantes

Financement de

l'opération

Encaissements

des années

antérieures à N

Encaissement

réalisés en N

Reste à encaisser

en N+1 et suivantes

(11) (12) (13)(14) = (11) - (12) -

(13)

Financement de l'Etat* 200 100 100 0

Autres financements publics** 800 100 200 500

Autres financements*** 200 100 0 100

1 200 300 300 600


Autres financements publics** 6 000 3 000 500 2 500

Autres financements*** 5 100 1 000 2 000 2 100

12 600 5 500 2 500 4 600

Ss total financement de l'Etat 1 700 1 600 100 0

Ss total autres financements

publics6 800 3 100 700 3 000

Ss total autres financements 5 300 1 100 2 000 2 200

TOTAL 13 800 5 800 2 800 5 200

** Subvention pour charges de service public, autres financements de l'Etat, fiscalité affectée, financement de l'Etat fléchés*** Autres financements publics (globalisés ou fléchés)

**** Ressources propres, mécénats fléchés et autres recettes fléchés

TABLEAU

Opérations pluriannuelles par nature - exécution


Exécution Prévision N+1 et suivantes

Op. 2

Total Op.1

Total Op.2

Total Op.1

Opération Nature

Total Op.2

Exécution

Opération Nature

Op. 1

Op.2

Op. 1



V2.0

Budget initial présenté par destination

TABLEAU

Opérations pluriannuelles par destination - prévision




Prévision

Coût de

l'opération

AE ouvertes les

années

antérieures à N

AE consommées

les années

antérieures à N

AE

reprogrammées

ou reportées en

N*

AE nouvelles

ouvertes en N

TOTAL des AE

ouvertes en N

CP ouverts les


à N

CP consommés les


à N

CP

reprogrammés

ou reportés en

N*

CP nouveaux

ouverts en N

TOTAL des CP

ouverts en N

AE prévues en

N+1

CP prévus en

N+1

AE prévues en

N+2

CP prévus en

N+2

AE prévues >

N+2

CP prévus >

N+2

(1) (2) (3) (4) (5) (6) = (4) + (5) (7) (8) (9) (10) (11) = (9) + (10) (12) (13) (14) (15) (16) (17)

Destination 1 200 100 50 100 100 100 50 100 100 0 0 0 0 0 0

Destination 2 1 000 300 250 50 500 550 300 200 100 400 500 100 100 50 100 50 100

1 200 400 300 50 600 650 400 250 100 500 600 100 100 50 100 50 100

Op.2 Destination 2 10 000 3 000 2 800 200 5 000 5 200 2 000 1 800 200 6 000 6 200 500 1 000 1 000 500 500 500

10 000 3 000 2 800 200 5 000 5 200 2 000 1 800 200 6 000 6 200 500 1 000 1 000 500 500 500

Ss total destination 1 200 100 50 0 100 100 100 50 0 100 100 0 0 0 0 0 0

Ss total destination 2 11 000 3 300 3 050 250 5 500 5 750 2 300 2 000 300 6 400 6 700 600 1 100 1 050 600 550 600

11 200 3 400 3 100 250 5 600 5 850 2 400 2 050 300 6 500 6 800 600 1 100 1 050 600 550 600



Prévision

Financement de

l'opération

Encaissements

des années

antérieures à N

Encaissement

prévus en N

Encaissements

prévus en N+1

Encaissements

prévus en N+2

Encaissements

prévus > N+2

(18) (19) (20) (21) (22) (23)

Origine 1 200 100 100 0 0 0

Origine 2 800 100 300 200 200 0

1 000 200 400 200 200 0

Op. 2 Origine 2 11 100 3 000 1 000 1 000 500 500

11 100 3 000 1 000 1 000 500 500

Ss total origine 1 200 100 100 0 0 0

Ss total origine 2 11 900 3 100 1 300 1 200 700 500

12 100 3 200 1 400 1 200 700 500



Origine

Prévision N

Op. 1

TOTAL

Total Op.1

Total Op.2


Opération Nature des dépenses

Op. 1

TOTAL

Total Op.1

Total Op.2


Opération



V2.0

11 OUTILS DE PILOTAGE

Les outils proposés dans ce paragraphe ne sont pas soumis au vote de l’organe délibérant. Ces suivis sont mis à disposition des organismes afin de les accompagner

dans le pilotage des AE, des CP et des recettes. La mise en forme des suivis ci-après est proposée à titre indicatif et les organismes sont libres de la faire évoluer selon

leurs besoins spécifiques.

Le suivi proposé ci-après porte sur les autorisations budgétaires en autorisations d’engagement (AE).

Autorisations budgétaires en autorisations d'engagement (AE)

Opérations Nature de dépenseMontant total pluriannuel de

l'opération

AE

ouvertes

au titre des

années

antérieures à N-1

AE consommées

au titre des

années

antérieures à N-1

AE

ouvertes

au titre de l'année

N-1

AE consommées


N-1

AE

reportées


N-1

AE initiales

ouvertes en

année N

Mouvements

d'AE en année N

Total des AE

ouvertes pour

l'année N

Total des AE

consommées au

titre de l'année N

AE disponibles à

engager dans

l'année N

(AE)

Total des AE à

ventiler sur les

années à venir

Total des

AE prévues

pour l'année

N+1

Total des

AE prévues

pour l'année

N+2

Total des

AE prévues

pour les

années

postérieures

à N+2

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) = (6) + (7) + (8) (10) (11) = (9) - (10) (12) = (1) - (3) - (5) - (9) (13) (14) (15)

SS Op. 1 Personnel

Intervention

Fonctionnement

Investissement

Sous-total Fonctionnement & Investissement *

Sous-total

SS Op. 2 Personnel

Intervention

Fonctionnement

Investissement


Sous-total

* Uniquement pour les EPST

Notes :

Colonne (1)

Colonne (2)

Colonne (3) Cumul des AE consommées au titre des années antérieures.

Colonne (4) Cumul des AE ouvertes au titre de l'année précédente y compris les reports n-2.

Colonne (5) Cumul des AE consommées au titre de l'année précédente.

Colonne (6) (6) < = à (4) - (5). Cette information n'est pas déterminée automatiquement. Elle est connue lors de la détermination des reports.

Colonne (8) Cumul de tous les mouvements (positifs ou négatifs) de crédits d'AE en année n. Cela correspond aux mouvements issus des BR et aussi des réallocations de crédits.

Colonne (10) Les consommés sont liés aux EJ, aux DP directes, aux restitutions d'AE et à tous les autres mouvements d'AE (les consommations peuvent être positives ou négatives).

Colonne (11) En fin d'année, montant des AE reportables sur l'exercice suivant.

Colonne (12) Un contrôle de cohérence doit être: (12) = (13) + (14) + (15)

Un contrôle peut être opéré (1) = (3) + (5) + (9) + (13) + (14) + (15)

Cumul des AE ouvertes au titre des années antérieures.

Total Opération

N > N

Pilotage de l'opération à date dans l'exercice N

< N - 1 N - 1

Situation d'une opération à date dans l'exercice N (vision détaillée)



V2.0

Le suivi ci-dessous présente les mêmes informations que le précédent mais selon une entrée différente.

Autorisations budgétaires en autorisations d'engagement (AE)

Opérations Nature de dépenseMontant total pluriannuel

de l'opération

AE

ouvertes

au titre des

années

antérieures à N-1

AE consommées

au titre des

années

antérieures à N-1

AE

ouvertes


N-1

AE consommées


N-1

AE

reportées


N-1

AE initiales

ouvertes en

année N

Mouvements

d'AE en année N

Total des AE

ouvertes pour

l'année N

Total des AE

consommées au

titre de l'année N

AE disponibles à

engager dans

l'année N

(AE)

Total des AE à

ventiler sur les

années à venir

Total des

AE prévues

pour l'année

N+1

Total des

AE prévues

pour l'année

N+2

Total des

AE prévues

pour les

années

postérieures

à N+2

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) = (6) + (7) + (8) (10) (11) = (9) - (10) (12) = (1) - (3) - (5) - (9) (13) (14) (15)

Personnel SS Op. 1

SS Op. 2

Sous-total

Intervention SS Op. 1

SS Op. 2

Sous-total

Fonctionnement SS Op. 1

SS Op. 2

Sous-total

Investissement SS Op. 1

SS Op. 2

Sous-total


Notes :

Colonne (1)

Colonne (2)

Colonne (3) Cumul des AE consommées au titre des années antérieures.

Colonne (4) Cumul des AE ouvertes au titre de l'année précédente y compris les reports n-2.

Colonne (5) Cumul des AE consommées au titre de l'année précédente.


Colonne (8) Cumul de tous les mouvements (positifs ou négatifs) de crédits d'AE en année n. Cela correspond aux mouvements issus des BR et aussi des réallocations de crédits.

Colonne (10) Les consommés sont liés aux EJ, aux DP directes, aux restitutions d'AE et à tous les autres mouvements d'AE (les consommations peuvent être positives ou négatives).

Colonne (11) En fin d'année, montant des AE reportables sur l'exercice suivant.


Situation d'une opération à date dans l'exercice N (vision agrégée)


Cumul des AE ouvertes au titre des années antérieures.


Total Opération


N > N< N - 1 N - 1



V2.0

Le suivi proposé ci-après porte sur les autorisations budgétaires en crédits de paiement (CP).

Autorisations budgétaires en crédits de paiement (CP)


de l'opération

CP

ouverts

au titre des

années

antérieures à N-1

CP consommés

au titre des

années

antérieures à N-1

CP

ouverts


N-1

CP consommés


N-1

CP

reportés


N-1

CP initiaux

ouverts en année

N

Mouvements de

CP en année N

Total des CP

ouverts pour

l'année N

Total des CP

consommés au

titre de l'année N

CP disponibles à

payer dans

l'année N

(CP)

Total des CP à

ventiler sur les

années à venir

Total des

CP prévus

pour l'année

N+1

Total des

CP prévus

pour l'année

N+2

Total des

CP prévus

pour les

années

postérieures

à N+2

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) = (6) + (7) + (8) (10) (11) = (9) - (10) (12) = (1) - (3) - (5) - (9) (13) (14) (15)

SS Op. 1 Personnel

Intervention

Fonctionnement

Investissement

Sous-total Fonctionnement & Investissement

*

Sous-total

SS Op. 2 Personnel

Intervention

Fonctionnement

Investissement


*

Sous-total


Notes :

Colonne (1)

Colonne (2)

Colonne (3) Cumul des CP consommés au titre des années antérieures.

Colonne (4) Cumul des CP ouverts au titre de l'année précédente y compris les reports n-2.

Colonne (5) Cumul des CP consommés au titre de l'année précédente.


Colonne (8) Cumul de tous les mouvements (positifs ou négatifs) de crédits de CP en année n. Cela correspond aux mouvements issus des BR et aussi des réallocations de crédits.

Colonne (10) Les consommés sont liés aux DP, aux annulations et à tous les autres mouvements de CP (les consommations peuvent être positives ou négatives)

Colonne (11) En fin d'année, montant des CP reportables sur l'exercice suivant.



Cumul des CP ouverts au titre des années antérieures.

Total Opération

N > N


< N - 1 N - 1

Situation d'une opération à date dans l'exercice N (vision détaillée)



V2.0

Le suivi ci-dessous présente les mêmes informations que le précédent mais selon une entrée différente.

Autorisations budgétaires en crédits de paiement (CP)


de l'opération

CP

ouverts

au titre des

années

antérieures à N-1

CP consommés

au titre des

années

antérieures à N-1

CP

ouverts


N-1

CP consommés


N-1

CP

reportés


N-1

CP initiaux

ouverts en année

N

Mouvements de

CP en année N

Total des CP

ouverts pour

l'année N

Total des CP

consommés au

titre de l'année N

CP disponibles à

engager dans

l'année N

(CP)

Total des CP à

ventiler sur les

années à venir

Total des

CP prévus

pour l'année

N+1

Total des

CP prévus

pour l'année

N+2

Total des

CP prévus

pour les

années

postérieures

à N+2

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) = (6) + (7) + (8) (10) (11) = (9) - (10) (12) = (1) - (3) - (5) - (9) (13) (14) (15)

Personnel SS Op. 1

SS Op. 2

Sous-total

Intervention SS Op. 1

SS Op. 2

Sous-total

Fonctionnement SS Op. 1

SS Op. 2

Sous-total

Personnel SS Op. 1

SS Op. 2

Sous-total

Investissement SS Op. 1

SS Op. 2

Sous-total


Notes :

Colonne (1)

Colonne (2)

Colonne (3) Cumul des CP consommés au titre des années antérieures.

Colonne (4) Cumul des CP ouverts au titre de l'année précédente y compris les reports n-2.

Colonne (5) Cumul des CP consommés au titre de l'année précédente.


Colonne (8) Cumul de tous les mouvements (positifs ou négatifs) de crédits de CP en année n. Cela correspond aux mouvements issus des BR et aussi des réallocations de crédits.

Colonne (10) Les consommés sont liés aux DP, aux annulations et à tous les autres mouvements de CP (les consommations peuvent être positives ou négatives)

Colonne (11) En fin d'année, montant des CP reportables sur l'exercice suivant.


Situation d'une opération à date dans l'exercice N (vision agrégée)


Cumul des CP ouverts au titre des années antérieures.


Total Opération


N > N< N - 1 N - 1



V2.0

Prévisions de recettes

Opérations Nature de recettesMontant de

l'opération

Auto-

financement

Montant à

recevoir

Recettes prévues

au titre des

années

antérieures

Recettes émises

au titre des

années

antérieures

Recettes

encaissées

au titre des

années

antérieures

Recettes à

recevoir au titre

des années

antérieures

Taux

d'encaissement

au titre des

années

antérieures par

rapport aux

prévisions

Taux de

recouvrement au

titre des années

antérieures par

rapport aux

émissions

Recettes prévues

au titre de

l'année N

Recettes émises

au titre de

l'année N

Recettes

encaissées en N

Taux

d'encaissement

sur l'année N par

rapport aux

prévisions

Taux de

recouvrement sur

l'année N par

rapport aux

émissions

Taux

d'encaissement

global par rapport

aux prévisions

Taux de

recouvrement

global par rapport

aux émissions

Recettes

prévues

au titre de

l'année N+1

Recettes

prévues

au titre de

l'année N+2

Recettes

prévues

au titre des

années

postérieures

(1) (2) (3) = (1) - (2) (4) (5) (6) (7) = (5) - (6) (8) = (6) / (4) (9) = (6) / (5) (10) (11) (12) (13) = (12) / (10) (14) = (12) / (11)(15) = [(6)+((12)] /

[(4)+(10)]

(16) = [(6)+((12)] /

[(5)+(11)](17) (18) (19)

Op. 1 Recettes globalisée

Subventions pour charges de service public

Autres financements de l'Etat

Fiscalité affectée

Autres financements publics

Ressources propres

Recettes fléchées

Financements de l'Etat fléchés

Autres financements publics fléchés

Mécénats fléchés

Autres recettes fléchées

Sous-total

Op. 2 Recettes globalisée

Subventions pour charges de service public

Autres financements de l'Etat

Fiscalité affectée

Autres financements publics

Ressources propres

Recettes fléchées

Financements de l'Etat fléchés

Autres financements publics fléchés

Mécénats fléchés

Autres recettes fléchées

Sous-total

Notes :

Colonne (10) Les prévisions correspondent aux encaissements prévus.

> N

Total

< N N


Tableau de suivi des prévisions de recettes au titre d'opérations pluriannuelles

Le suivi proposé ci-dessous porte sur les prévisions de recettes.



V2.0

Le suivi proposé ci-après porte sur la programmation :

Programmation agrégée

Opérations Nature de dépenseMontant total pluriannuel de

l'opération

AE

ouvertes

au titre des années

antérieures à N

AE consommées au

titre des années

antérieures à N

AE

reportées

au titre de l'année N-1

AE initiales ouvertes

en année N

Mouvements d'AE

en année N

Total des AE

ouvertes pour l'année

N

Total des AE

consommées au

titre de l'année N

AE disponibles à

engager dans

l'année N

(AE)

Version initialeVersion révisée au

JJ/MM/AAAA

AE non engagées

reprogrammées au

JJ/MM/AAAA

Total des AE

prévues pour l'année

N+1

Total des AE

prévues pour l'année

N+2

Total des AE

prévues pour les

années postérieures

à N+2

Total des AE restant

à programmer sur

les années à venir

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) = (4)+(5)+(6) (8) (9) = (7)-(8) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16)

SS Op. 1 Personnel

Intervention

Fonctionnement

Investissement


*

Sous-total

SS Op. 2 Personnel

Intervention

Fonctionnement

Investissement


*

* Facultatif

Notes :

Colonne (2)

Colonne (3)

Colonne (6)

Colonne (8)

Colonne (9)

Colonne (10)

Colonne (11)

Colonne (12)

Programmation de l'opération à date dans l'exercice N

Sous-total

Total Opération

Programmation d'une opération à date dans l'exercice N

Exécution en < N Programmation en > NProgrammation en NExécution en N

Montant actuellement prévu pour l'exécution.

Total de la programmation de N actuelle y compris le consommé. Dernière version qui a été révisée par rapport à la version initiale.

Cumul des AE ouvertes au titre des annéesantérieures.

Cumul des AE consommées au titre des annéesantérieures.

Cumul de tous les mouvements (positifs ou négatifs) de crédits d'AE en année n.

Les consommés sont liés aux EJ, aux DP directes, aux restitutions d'AE et à tous les autres mouvements d'AE (les consommations peuvent être positives ou négatives).

En fin d'année, montant des AE reportables sur l'exercice suivant.

Montant total programmé. paramètre permettant d'afficher la version souhaitée.



V2.0

Le suivi proposé ci-dessous propose une approche infra-annuelle de la programmation.

Programmation détaillée - intérêt pour le pilotage de l'exercice en cours

Opérations Nature de dépense

AE prévues AE exécutées AE prévues AE exécutées AE prévues AE exécutées AE prévues AE exécutées

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

SS Op. 1 Personnel

Intervention

Fonctionnement

Investissement

Sous-total Fonctionnement

& Investissement *

Sous-total

SS Op. 2 Personnel

Intervention

Fonctionnement

Investissement

Sous-total Fonctionnement

& Investissement *

Trimestre 1 Trimestre 2 Trimestre 3 Trimestre 4

Sous-total

Total Opération



V2.0

ANNEXE 6 : LES PRESTATIONS INTERNES A

L’ORGANISME



V2.0

1 PRINCIPES

1.1 Définition

Les « prestations internes » correspondent à tout échange de biens ou de services entre deux composantes

d’un même organisme.

Une prestation interne correspond à une dépense interne pour une composante (l’acheteur) et une recette

interne pour l’autre composante (le vendeur).

Cet échange n’engendre aucun flux de trésorerie et n'est jamais soumis aux règles du code des marchés

publics.

1.2 Contexte réglementaire

1.2.1 Comptabilité générale

En comptabilité générale, le principe est de comptabiliser la charge au plus près du fait générateur. Mais cette

obligation n’existe que pour les opérations avec les tiers externes. Dans le cas des prestations internes, il n’est

donc pas obligatoire de traduire ces prestations en comptabilité générale. Une comptabilisation est néanmoins

possible, de préférence en établissant des situations comptables périodiquement et au moins lors de la clôture

de l’exercice.

1.2.2 Comptabilité budgétaire

De la même manière, il n’existe pas d’obligation de traduire les prestations internes en comptabilité budgétaire.

Sous la responsabilité des organismes, il est possible de procéder à des mouvements budgétaires unitaires

(pour chaque prestation interne) ou à des rétablissements de crédits au profit du service vendeur en regard de

consommations de crédits équivalentes pour le service acheteur, mais cette solution n’est pas recommandée

car peu efficiente.

Il est recommandé autant que possible :

de prévoir les crédits pour que les services prestataires réalisent leurs prestations au profit des services

bénéficiaires sans générer d’opérations de régularisation budgétaire ;

à défaut, de régulariser la situation budgétaire, dans le cadre de la reprogrammation des crédits et

sous forme de mouvements budgétaires de régularisation périodiques entre ordonnateurs, sur la base

des justificatifs émis sur la période.

Des mouvements budgétaires sont ainsi possibles, entre deux entités budgétaires différentes ou entre deux

compartiments du même budget. Ces mouvements sont effectués périodiquement.

En revanche, les prestations internes ne donnent pas lieu à des écritures de comptabilité budgétaire (dépenses

et recettes).

1.2.3 Fiscalité

Les échanges internes ne correspondent pas à une activité économique au sens de la TVA et ne peuvent donc

pas relever du champ d’application de cet impôt. En conséquence, cet échange fait partie des opérations dites

« hors champ ».

En matière de fiscalité directe, l’achat peut contribuer à la réalisation d’une opération appartenant à un des

trois secteurs, mais relève nécessairement du secteur exonéré pour le vendeur.



V2.0

1.3 Besoins à couvrir

Un service vendeur vend une prestation ou un bien à un service acheteur. Suivant les cas, cette prestation ou

bien peut faire l’objet de ventes à l’extérieur de l’organisme ou être spécifiquement interne.

Dans le cadre de services vendus à l’extérieur, un refinancement du service vendeur, pour qu’il puisse assurer

le niveau de vente externe attendu est parfois nécessaire.

Dans le cas où la prestation est spécifiquement interne, il est préférable de donner au service vendeur les

capacités nécessaires pour réaliser ses activités au bénéfice de l’ensemble de l’organisme. Toutefois, lorsque les

prestations ne peuvent être prévues à l’avance, il peut être nécessaire de redonner au service vendeur le

budget nécessaire à son activité.

Le service acheteur peut devoir justifier de ses achats dans le cadre de financements externes à l’organisme.

De ce fait, les prestations internes doivent pouvoir faire l’objet d’un document justificatif qui en établit la

réalité, la nature et le coût supporté par le service acheteur.

En synthèse, le principal besoin consiste à identifier et valoriser au sein d’un organisme les prestations

échangées en interne. La solution pour y répondre doit s’inscrire dans le cadre des nouvelles règles comptables,

énoncées précédemment :

Aucune écriture n’est obligatoire en comptabilité générale.

Aucune écriture n’est obligatoire en comptabilité budgétaire, mais des mouvements et réallocations de

crédits peuvent avoir lieu périodiquement afin de régulariser la situation budgétaire entre deux services

(qu’ils aient des budgets différents ou qu’ils correspondent à deux compartiments d’un même budget).

Lorsqu’il ne s’agit que de suivre les répartitions de charges et produits internes entre services, il n’est pas

recommandé de recourir à la facturation interne. Il est préférable de procéder à des ventilations de charges et

produits dans le cadre d’une comptabilité analytique, afin d’imputer correctement les charges et les produits

entre les différents services.



V2.0

2 PROCESSUS

2.1 Documents et pièces utilisés

Afin de sécuriser et de fluidifier le dispositif, il est préférable de définir le cadre contractuel interne des

prestations, de façon à définir à l’avance le montant ou prix unitaire des prestations et les critères budgétaires

et comptables sur lesquels porteront, le cas échéant, les écritures comptables et les régularisations

budgétaires, tant en recette qu’en dépense.

Deux types de documents sont utilisés :

Une convention, signée par les deux parties, qui porte toutes les informations nécessaires à l’exécution

de la prestation (et le cas échéant, les imputations budgétaires et comptables, en recette pour une des

parties, en dépense pour l’autre). Une même convention peut recouvrir plusieurs prestations internes.

Des factures pro forma, émises pour chaque prestation en référence à la convention, dont elles

reprennent les informations. La facture pro forma est échangée entre les différents acteurs concernés

pour validation. Elle tient lieu de justificatif vis-à-vis de l’extérieur, en cas de besoin.

2.2 Emission de conventions et de factures pro forma

2.2.1 Description du processus standard

Le processus est le suivant :

Un service de l’organisme constate un besoin, auquel un autre service peut répondre.

Le service acheteur se rapproche du service vendeur potentiel. Une convention est conclue entre les

ordonnateurs des deux services.

Suite à commande, le service vendeur réalise une prestation dans le cadre de cette convention.

Le service vendeur émet une facture pro forma pour cette prestation, validée par son ordonnateur.

La facture pro forma est validée par l’ordonnateur du service acheteur.

Il est recommandé de dématérialiser ce processus, de façon à fluidifier les échanges entre les services et garder

la trace des engagements réciproques. A ce stade, seuls les ordonnateurs valident les différentes étapes.

Les impacts de ces différentes étapes dans les comptabilités peuvent différer. Ils sont détaillés dans les

paragraphes ci-après.



V2.0

2.2.2 Schéma

2.3 Agrégation périodique des factures pro-forma

Dans les cas où les factures pro-forma doivent être comptabilisées (cf. description des impacts ci-dessous), il

est fortement recommandé de les agréger afin de les comptabiliser pour des montants cumulés.

Dans ce cas, l’organisme définit une période à l’issue de laquelle l’ensemble des factures pro forma validées par

les différentes parties concernées sont agrégées et regroupées pour comptabilisation.

Cette étape permet de régulariser la situation budgétaire (et la situation comptable le cas échéant) entre

services. Elle présente l’avantage, en regroupant plusieurs factures pro forma, d’offrir un solde des opérations

pour chaque service (qui peut être à la fois vendeur et acheteur sur différentes prestations internes) et ainsi de

déterminer les crédits ou écritures qu’il est nécessaire de régulariser à partir de l’ensemble des opérations

dénouées.



V2.0

2.4 Les impacts en comptabilité générale

Les prestations internes peuvent donner lieu ou non à comptabilisation en comptabilité générale.

Dans le premier cas, aucune écriture en comptabilité générale n’est générée. Ce traitement, qui peut

s’accompagner d’un traitement en comptabilité analytique, est recommandé.

Dans le second cas, les écritures sont comptabilisées sur des comptes spécifiques : des écritures sont passées

sur des comptes de liaison, au fil de l’eau ou périodiquement, afin de retracer les prestations internes en

comptabilité générale.

Le choix entre ces deux modes de traitement est laissé aux organismes, même si le premier cas (qui ne donne

pas lieu à génération d’écritures en comptabilité générale) est recommandé.

Traitement via des comptes de liaison

Comptes utilisés :

Le compte utilisé pour comptabiliser dans la comptabilité générale de l'agent comptable les opérations de

prestations internes est le compte 18 : « compte de liaisons des sociétés dotées d'une comptabilité sans

personnalité morale et des sociétés en participation », suivant les subdivisions suivantes :

181 - Compte de liaison des établissements58 ;

186 - Biens et prestations de services échangés entre établissements ;

187 - Biens et prestations de services échangés entre établissements.

Le compte 181 doit toujours présenter un solde nul. En effet, les opérations enregistrées sur ce compte ne

participent pas à l'enrichissement de l'établissement, ni à son appauvrissement. Il appartient aux comptables

de vérifier que les opérations symétriques d’achat pour l’acheteur et de vente pour le vendeur sont bien

comptabilisées de manière cohérente.

Deux options sont possibles dans le cas d’un traitement via des comptes de liaison : une comptabilisation au fil

de l’eau (non recommandée), ou une comptabilisation périodique suite à l’agrégation de factures pro-forma.

Comptabilisation au fil de l’eau :

Dans cette option, chaque facture pro forma est comptabilisée séparément.

La facture pro forma doit être validée à chaque étape du circuit de validation par les comptables du service

acheteur et du service vendeur.

La dernière validation par le comptable du service acheteur vaut prise en charge et déclenche l’ensemble des

écritures :

le compte 186XXX est débité, le compte de liaison 181 est crédité ;

le compte de liaison 181 est débité, le compte 187XXX est crédité.

Agrégation et comptabilisation périodique :

Cette option est préférable à la précédente. Les factures pro forma sont validées par les ordonnateurs sans

intervention des comptables.

Les factures pro forma sont agrégées selon une périodicité déterminée par l’organisme. Des écritures agrégées

par compte général sont proposées à la validation des comptables, pour chaque service concerné :

le compte de liaison 181 est débité, le compte 187XXX est crédité pour un montant correspond à

l’ensemble des produits réalisés par le service ;

le compte 186XXX est débité, le compte de liaison 181 est crédité pour un montant correspondant à

l’ensemble des charges.

58 Le compte 181 comprend autant de subdivisions que d’entités concernées.



V2.0

2.5 Les impacts en comptabilité budgétaire

Les prestations internes ne donnent pas lieu à des écritures en comptabilité budgétaire (recette et dépense).

Elles doivent dans la mesure du possible être prévues dans le budget des entités concernées.

En cas d’opérations non prévues dont le montant est significatif, un rééquilibrage budgétaire via des

mouvements de crédits peut être nécessaire.

2.5.1 Prestations anticipées

Les prestations internes, au même titre que les autres achats ou ventes, doivent dans la mesure du possible

être anticipées et prévues dans les budgets des services ou de l’organisme. Ainsi, le service qui réalise la

prestation dispose du budget nécessaire et aucune procédure plus complexe n’est nécessaire.

2.5.2 Prestations non prévues dans le budget initial

En cas d’opérations non prévues ou de ventes occasionnelles imprévisibles, un décalage trop important avec la

budgétisation initiale est possible. Dans ce cas, un rééquilibrage budgétaire peut être réalisé pour faire face à

ces opérations non prévues et attribuer au service des crédits en regard de ses ventes internes non anticipées.

Ce rééquilibrage s’inscrit dans le cadre de la reprogrammation infra-annuelle. Il peut conduire à des

réallocations de crédits et, le cas échéant, à un budget rectificatif.

Ce rééquilibrage budgétaire doit se faire entre imputations de même nature : il n’y a pas de fongibilité possible

entre les enveloppes par nature budgétaire. L’ensemble des critères d’imputation peut être porté par la

convention conclue par les deux parties.

Il est fortement recommandé d’effectuer ces rééquilibrages budgétaires de manière périodique à la suite de

l’agrégation des factures pro forma. Les réallocations de crédits à l’issue de chaque prestation doivent rester

des exceptions.



V2.0

2.6 Synthèse des traitements possibles

Comptabilité

générale

Comptabilité

budgétaire

Pas d’écriture en

comptabilité

générale

(traitement

budgétaire)

Comptabilisations

périodiques

Comptabilisations

au fil de l’eau

Mouvements anticipés

et budgétisés – aucun

rééquilibrage

nécessaire

Recommandé Possible A éviter

Rééquilibrages

périodiques

(réallocations et BR)

Recommandé en cas de

prestations non

prévues

Possible A éviter

Rééquilibrages au cas

par cas

Exceptionnel Exceptionnel Exceptionnel

En synthèse, trois traitements sont envisageables :

Traitement sans écriture en comptabilité générale : mouvements anticipés et budgétisés dans la

mesure du possible en comptabilité budgétaire, rééquilibrages budgétaires possibles en cas de

prestations non prévues. RECOMMANDE.

Traitement avec écritures périodiques en comptabilité générale : comptabilisations périodiques en

comptabilité générale, sur la base des factures pro forma agrégées. Mouvements anticipés et

budgétisés dans la mesure du possible en comptabilité budgétaire, rééquilibrages budgétaires possibles

en cas de prestations non prévues. POSSIBLE.

Traitement avec écritures au fil de l’eau en comptabilité générale : comptabilisations au fil de l’eau de

chaque facture pro forma en comptabilité générale. Mouvements anticipés et budgétisés dans la

mesure du possible en comptabilité budgétaire, rééquilibrages budgétaires possibles en cas de

prestations non prévues. A EVITER (sauf exception).

1 2 3

1



V2.0

3 OPERATIONS PARTICULIERES

3.1 Traitement des anomalies

L’acheteur peut refuser la prestation. Dans ce cas la livraison (ou la facture pro-forma porteuse de la livraison)

peut être retournée au service vendeur pour annulation. Toute prestation qui n’est pas validée par les deux

parties n’est pas prise en compte. Aucun impact comptable n’ayant eu lieu dans ce cas, aucune régularisation

particulière n’est nécessaire (sauf en comptabilité analytique si elle existe).

3.2 Prestations se déroulant sur deux exercices

Dans le cas où une prestation est commandée lors de l’exercice N et dénouée en fin d’année N, la régularisation

par mouvement budgétaire n’est pas possible59. Les crédits correspondant sont non reportables sur N+1 et ne

pourront être consommés en N.

Toutefois, il est possible dans ce cas de prendre en compte ces prestations dans la programmation de N+1. Le

service acheteur doit ainsi prévoir dans son budget N+1 d’être régularisé des factures de N qui n’ont pas pu

être régularisées à temps. Le service vendeur pourra ainsi se voir attribuer des crédits supplémentaires en

N+1.

Ce mode de fonctionnement est recommandé, car il permet d’éviter que les services refusent d’effectuer toute

prestation interne à l’approche de la fin de l’année, par peur de perdre les crédits correspondants.

3.3 Justifications externes

Dans le cas où le service acheteur doit justifier auprès de partenaires financeurs externes à l’organisme la

réalité et le montant de ses acquisitions externes, la facture pro forma, validée par les deux parties, pourra

constituer le justificatif opposable.

59 En fin d’exercice, le délai de traitement des prestations internes ne permet pas de rétablir les crédits à temps pour donner la possibilité au

service vendeur de les dépenser.



V2.0

4 SYNTHESE DES IMPACTS : ILLUSTRATION

Des prestations internes sont réalisées au sein d’un organisme lors de l’année N pour les services A et B :

Le service A :

o a acheté des travaux de reprographie en interne (à un service B) pour 100 euros (prestation

1) ; cette prestation n’était pas prévue ;

o a vendu des biens en interne (au service B) pour 170 euros (prestation 2) ; cette prestation

n’était pas prévue et est payée en deux fois par le service B : 120 euros puis 50 euros.

Le service B :

o a vendu des travaux de reprographie au service A pour 100 euros (prestation 1) ; cette

prestation n’était pas prévue ;

o a acheté des biens en interne (imprévus) au service A pour 170 euros (prestation 2) ; cette

prestation n’était pas prévue et est payée en deux fois.

L’ensemble de ces prestations impactent l’enveloppe de fonctionnement des budgets des deux services.



V2.0

Les impacts pour les deux services dépendent des modalités de traitement choisies par l’organisme :

4.1 Traitement sans écriture en comptabilité générale

Service A Service B

Comptabilité

générale Aucun impact Aucun impact

Comptabilité

budgétaire

100 crédits de fonctionnement retirés au

titre de la prestation 1

170 crédits de fonctionnement attribués au


+70 en crédits de fonctionnement après

agrégation des factures pro forma

100 crédits de fonctionnement attribués au titre

de la prestation 1

170 crédits de fonctionnement retirés au titre de

la prestation 2 (crédits de fonctionnement)

-70 en crédits de fonctionnement après


4.2 Traitement avec écritures périodiques en comptabilité générale

Service A Service B

Comptabilité

générale

Produit cumulé de 170 enregistré sur un

compte 187XXX après agrégation des

factures pro forma

Charge cumulée de 100 enregistrée sur un

compte 186XXX après agrégation des

factures pro forma

Produit cumulé de 100 enregistré sur un compte

187XXX après agrégation des factures pro

forma

Charge cumulée de 170 enregistrée sur un

compte 186XXX après agrégation des factures

pro forma

Comptabilité

budgétaire





+70 en crédits de fonctionnement après



de la prestation 1



-70 en crédits de fonctionnement après




V2.0

4.3 Traitement avec écritures au fil de l’eau en comptabilité générale

Service A Service B

Comptabilité

générale

Charge de 100 enregistrée sur un compte

186XXX au titre de la prestation 1

Produit de 120 enregistré sur un compte

187XXX au titre du premier paiement de la

prestation 2


187XXX au titre du second paiement de la

prestation 2


187XXX au titre de la prestation 1


186XXX au titre du premier paiement de la

prestation 2


186XXX au titre du second paiement de la

prestation 2

Comptabilité

budgétaire






de la prestation 1





V2.0

ANNEXE 7 : LA CARTOGRAPHIE DES

PROCESSUS



V2.0

Cycle / Processus Nb

Principaux comptes concernés

Observations sur le processus Procédures Tâches Acteurs

types60 haut bilan bas

bilan résultat

1. Cycle Immobilisations et stocks

6

1. Parc immobilier 1

211 212

213 214 231 238

281 284 291 2931

722 (725/M91)

Il s'agit des immobilisations corporelles de nature immobilière. A articuler avec la commande publique pour les

acquisitions à titre onéreux

Réception du bien réception détention traitement comptable à l'actif

ORD/AC

Inventaire reconnaissance valorisation

mise à jour de l'actif

ORD/AC

Sortie du bien sortie

mise à jour de l'actif ORD/AC

2. Immobilisations incorporelles 1

20 232 237

280 283 290 2932

721 (724/M91)

A articuler avec la commande publique pour les acquisitions à titre onéreux

Réception du bien

réception

détention traitement comptable à l'actif

ORD/AC

Inventaire reconnaissance valorisation mise à jour de l'actif

ORD/AC

Sortie du bien sortie mise à jour de l'actif

ORD/AC

3. Autres immobilisations

corporelles 1

215 216 218 231 238 281

284 291 2931

722

(725/M91)

Il s'agit des immobilisations corporelles autres que celles de nature immobilière.


Réception du bien réception détention

traitement comptable à l'actif

ORD/AC

Inventaire

reconnaissance

valorisation mise à jour de l'actif

ORD/AC

Sortie du bien sortie

mise à jour de l'actif ORD/AC

4. Participations - immoblisations financières

1 26 271, 272

Titres de sociétés.

Y compris participations au sein de groupement d'intérêt public

Prise de participations

décision

acquisition traitement comptable à l'actif

ORD/AC

Inventaire valorisation mise à jour de l'actif

ORD/AC

Cessions de participations sortie mise à jour de l'actif

ORD/AC

5. Avances et prêts 1 274, 275,

276

Immobilisations financières autres que

participations

Réception du contrat ou de la décision réception ORD

Ordre de payer mandatement ORD

Prise en charge visa AC

Echéance liquidation ORD

Ordre de recouvrer émission ORD

Prise en charge de l'encaissement visa traitement comptable à l'actif

AC

Encaissement encaissement AC

Inventaire valorisation mise à jour de l'actif

ORD/AC

5. Stocks 1 3

603 713


Réception du bien réception détention traitement comptable à l'actif

ORD/AC

Inventaire reconnaissance valorisation

mise à jour de l'actif

ORD/AC

Sortie du bien sortie mise à jour de l'actif

ORD/AC

60 Acteur(s) en charge de la procédure : AC : agent comptable ; ORD : ordonnateur ; AC/ORD : agent comptable et ordonnateur ; REG : régisseur ; REG/ORD : régisseur et ordonnateur.



V2.0





bilan résultat

2. Cycle Engagements et provisions

3

1. Engagements donnés 1 801, 8091

Tout engagement donné à un tiers susceptible de modifier la consistance du patrimoine de

l'établissement

Établissement des engagements constatation

intégration comptable ORD/AC

Cessation des engagements constatation


2. Engagements reçus 1 802, 8092

Tout engagement reçu d'un tiers susceptible de

modifier la consistance du patrimoine de l'établissement

Établissement des engagements constatation


Cessation des engagements constatation intégration comptable

ORD/AC

3. Provisions pour risques et charges

1 15

Établissement des provisions constatationintégration comptable ORD/AC

Reprise des provisions constatation intégration comptable

ORD/AC




V2.0



Observations sur le processus Procédures Tâches Acteurs types62 haut bilan

bas

bilan résultat

3. Cycle Charges 6

1. Commande publique 1

211 212 213 214 238 (en

tant que flux

d'entrée)

40

60 (sauf 603), 61 (sauf 613,

614), 62 (sauf 625),

65

Toutes opérations soumises au code des

marchés publics et textes assimilés, ainsi qu'aux textes sur l'expropriation et la

préemption et les acquisitions immobilières hors marché. Processus à articuler avec le cycle

Immobilisations et stocks

Commande engagement ORD

Réception de la commande liquidation ORD

Ordre de payer avances

acomptes et versements définitifs ORD

Prise en charge

visa

récupération des avances oppositions

retenues de garantie libération des garanties

AC/REG

Inventaire recensement intégration comptable

ORD/AC

2. Interventions 1

6715

Tout versement de subventions, avec ou sans

contrepartie (quelle que soit l'origine des fonds : Union européenne, Etat, collectivités locales, autres établissements, fonds privés...).

En cas de non-respect d'engagements par un bénéficiaire : articulation avec le processus

Répétition de l'indu

Attribution engagement ORD

Réception de la décision réception

suivi des engagements ORD

Ordre de payer avances mandatement

ORD

Prise en charge

visa

récupération des avances oppositions

AC


ORD/AC

3. Baux 1

40 613, 614 Ensemble des prises à bail de l'établissement, à l'exclusion du crédit-bail

Prise à bail décision ORD

Réception du bail suivi du bail ORD


Prise en charge visa

oppositions AC

Inventaire recensement


4. Déplacements 1

625 Frais de déplacement du personnel de

l'établissement

Ordre de mission réception ORD

Ordre de payer avances mandatement

ORD

Prise en charge visa récupération des avances

AC/REG

5. Impôts et taxes 1

444, 445, 447

63, 69 Concerne les taxes foncières, la TVA et éventuellement l'impôt sur les sociétés

Réception avis/auto-liquidation liquidation ORD


Prise en charge visa AC


ORD/AC

6. Rémunérations 1

421, 43 64 Paie du personnel de l'établissement

Décision de recrutement engagement ORD

Gestion du dossier de rémunérations

gestion des nominations

modifications de dossier cessations de paiement liquidation

ORD


Prise en charge visa oppositions

AC

Inventaire recensement





V2.0





bilan résultat

4. Cycle produits 3

1. Dotations et subventions 1 103, 13 441 74

Couvre à la fois les dotations en "capital", les

subventions d'investissement et de fonctionnement, quel que soit l'organisme qui l'accorde.

Réception de la notification ou de la

convention réception ORD


Prise en charge de l'ordre de recouvrer visa AC



ORD/AC

2. Recettes diverses 1 41, 429, 462, 463, 471

70, 75 Tout produit de l'établissement, hors dotations, subventions, produits financiers et impositions affectées.

Établissement du montant du produit liquidation ORD

Encaissement de recettes au comptant encaissement AC/REG




Annulation de l'ordre de recouvrer décision traitement comptable

ORD/AC

Remise gracieuse décision

traitement comptable ORD/AC

Admission en non-valeur demande décision traitement comptable

ORD/AC


ORD/AC

3. Impositions affectées 1

Couvre les produits établis au titre de l'article

34 de la Constitution et de la loi organique relative aux lois de finances

Établissement du montant du produit liquidation ORD

Encaissement de l'imposition au comptant

encaissement AC




Annulation de l'ordre de recouvrer décision traitement comptable

ORD/AC

Remise gracieuse décision traitement comptable

ORD/AC

Admission en non-valeur

demande

décision traitement comptable

ORD/AC


ORD/AC




V2.0





bilan résultat

5. Cycle trésorerie et dette 5

1. Compte bancaire 1

4663, 51

Par principe, le compte est un dépôt de fonds au Trésor

Tenue du compte gestion AC/REG

Encaissement encaissement chèques/CB/virements/ prélèvements

rejets

AC/REG

Paiement

paiement

chèques/CB/virement/prélèvements rejets

AC/REG

2. Numéraire 1

53

Opérations de caisse

Tenue de la caisse tenue AC/REG

Encaissement encaissement AC/REG

Paiement paiement AC/REG

Approvisionnement/dégagement de caisse

approvisionnement et dégagement de caisse

AC/REG

3. Excédents de versements et reliquats divers

1

4664

Restitution de l'établissement à un tiers dans le

cadre d'un indu ou compensation de cet indu avec la dette de ce tiers. Produits exceptionnels sous forme de reliquats

acquis à l'établissement.

Constatation constatation AC

Remboursement/imputation remboursement ou compensation/

suivi des excédents ou reliquats AC

4. Dette financière 1

16, 17

Émission/souscription d'un emprunt réception ORD


Prise en charge de l'encaissement visa AC



Prise en charge du remboursement visa AC

Inventaire recensement/gestion comptable ORD/AC

5. Trésorerie à court terme 1

50

Trésorerie gérée dans le cadre de la classe de

comptes 5, que ce soit en actif ou au passif, à l'exception des opérations propres de compte bancaire et de numéraire.

Décision de placement/remboursement réception ORD

Décaissement décaissement AC

Décision de souscription/cession réception ORD


Inventaire recensement/gestion comptable ORD/AC




V2.0





bilan résultat

6. Cycles états financiers 3 Ce cycle intègre les arrêtés infra-annuels et la clôture annuelle.

1. Centralisations des

opérations des comptables secondaires

1 18

181, 4712,

4722, 541

Arrêtés infra-annuels et à la clôture de l'exercice. Relations entre l'agence comptable secondaire

et l'agence comptable principale : les opérations propres de l'ACS (produits, charges,

trésorerie) relèvent des autres cycles.

Transfert des opérations arrêté ACS

Réception des opérations intégration AC

2. Centralisations des régisseurs 1

Arrêtés infra-annuels et à la clôture de l'exercice.

Relations entre la régie et l'agence comptable : les opérations propres de la régie (produits,

charges, trésorerie) relèvent des autres cycles.

Institution de la régie Établissement des actes constitutifs/prise

de fonction du régisseur ORD/AC

4715, 4725,

543, 545

Transfert des opérations

traitement des opérations par le

régisseur/émission de l'ordre de payer/de recouvrer/Vérification des régies

REG/ORD

Réception des opérations intégration/vérification AC

3. États financiers 1 10, 11, 12 481, 486, 487

Groupe l'ensemble des opérations liées aux

arrêtés infra-annuels et à la clôture de l'exercice. Traite également des comptes de liaison avec les budgets annexes et assimilés.

Arrêté infra-annuel traitement de la balance AC

Arrêté annuel traitement de la balance AC

Établissement du compte financier préparation/visa/arrêté ORD/AC

Balance d'entrée annuelle reprise AC


TRES I ET III DU DECRET...Dossier de prescriptions générales 6 / 104 Fascicule 6 : Annexes du...

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