Télétravail

LE TELETRAVAILLE TELETRAVAIL

Comment concilier efficacement télétravail, efficacité du travail et travail en équipe?

Comment concilier efficacement télétravail, efficacité du travail et travail en équipe?

Isabelle ChoquetMâitre-assistant ICHECProf. invité Université de MetzMembre du CA de la Belgian Teleworking Association

Isabelle ChoquetMâitre-assistant ICHECProf. invité Université de MetzMembre du CA de la Belgian Teleworking Association

JACQUES FOLONChargé de cours ICHECChargé de cours UCLProf. invité Université de MetzMembre du CA de la BTA

JACQUES FOLONChargé de cours ICHECChargé de cours UCLProf. invité Université de MetzMembre du CA de la BTA


Table des matières

1.Introduction

2.Avant l’implémentation

3.Pendant la période de télétravail

4.Après

Table des matières

1.Introduction

2.Avant l’implémentation

3.Pendant la période de télétravail

4.Après


1. introduction


Le défi d ’aujourd’hui :

Trouver un équilibre entre La flexibilité du travailLa sécurité des travailleursUn management efficaceUn travail en équipe

Le défi d ’aujourd’hui :

Trouver un équilibre entre La flexibilité du travailLa sécurité des travailleursUn management efficaceUn travail en équipe


Les potentialités et les risques sont connus.

Mais nous y croyons et la tendance au développement du télétravail est constante

Les potentialités et les risques sont connus.

Mais nous y croyons et la tendance au développement du télétravail est constante


Comment gérer:

humainement et

avec efficacité

pour les travailleurs

ET

l’entreprise

un projet de télétravail?

Comment gérer:

humainement et

avec efficacité

pour les travailleurs

ET

l’entreprise

un projet de télétravail?


La méthodologie:Un projet pilote Une formation préalable des

travailleurs et des managersUn accompagnementUn suiviUn debriefingUne implémentation croissante

La méthodologie:Un projet pilote Une formation préalable des

travailleurs et des managersUn accompagnementUn suiviUn debriefingUne implémentation croissante


La démarche doit rencontrer la satisfaction:Des travailleursDes managersDe l’entrepriseDe ses clients

La démarche doit rencontrer la satisfaction:Des travailleursDes managersDe l’entrepriseDe ses clients

LE TELETRAVAILLE TELETRAVAILAvantages et inconvénients pour les

entreprises Avantages et inconvénients pour les

entreprises Efficacité :

moins de stress lié au transport Équilibre vie professionnelle – vie privée

Economies Locaux Mais avec IT Performante

Fidélisation Volontariat Mise « au vert »

Flexibilité Grève des transports Déplacements à l’étranger

Partage Amélioration des processus Formalisation

Efficacité : moins de stress lié au transport Équilibre vie professionnelle – vie privée

Economies Locaux Mais avec IT Performante

Fidélisation Volontariat Mise « au vert »

Flexibilité Grève des transports Déplacements à l’étranger

Partage Amélioration des processus Formalisation

Source: http://www.journaldunet.com/management/dossiers/050166teletravail/avan_incon.shtmlSource: http://www.journaldunet.com/management/dossiers/050166teletravail/avan_incon.shtml


JuridiqueCohésion de l’équipeEquipement IT du travailleurSécurité informatiqueAccès à des ressources off lineIsolementNe convient pas à tout le monde

JuridiqueCohésion de l’équipeEquipement IT du travailleurSécurité informatiqueAccès à des ressources off lineIsolementNe convient pas à tout le monde

Avantages et inconvénients pour les entreprises

Avantages et inconvénients pour les entreprises


Consensus généralMoins d’absentéismeAmélioration de la productivité

Consensus généralMoins d’absentéismeAmélioration de la productivité


Comment préparer une entreprise au télétravail?

Quelle est sa stratégie?Quel est son type de

management?Quelle est sa culture

d’entreprise?

Comment préparer une entreprise au télétravail?

Quelle est sa stratégie?Quel est son type de

management?Quelle est sa culture

d’entreprise?


2. Avant l’implémentation2.1 stratégie2.2 culture d’entreprise2.3 style de management2.4 freins2.5 choix 2.6 le télémanager2.7 le télétravaileur2.8. caractéristiques des télémanagers2.9. caractéristiques des télétravailleurs2.10. préparation du Télétravail2.11. aspects juridiques 2.12. quelques questions juridiques connexes

2. Avant l’implémentation2.1 stratégie2.2 culture d’entreprise2.3 style de management2.4 freins2.5 choix 2.6 le télémanager2.7 le télétravaileur2.8. caractéristiques des télémanagers2.9. caractéristiques des télétravailleurs2.10. préparation du Télétravail2.11. aspects juridiques 2.12. quelques questions juridiques connexes


2.4. FreinsAvant la mise en place : il faut être

conscient des freins potentiels:Perte de statutPerte de contrôleRésistance au changementManque de connaissance IT

2.4. FreinsAvant la mise en place : il faut être

conscient des freins potentiels:Perte de statutPerte de contrôleRésistance au changementManque de connaissance IT


2.5. Choix: Sélection des postes et des

fonctionsCe n’est pas possible pour toutes

les fonctionsCaractéristiques des

télétravaileurs et des télémanagers

Mission d’informationAspects juridiquesCritères de performances

2.5. Choix: Sélection des postes et des

fonctionsCe n’est pas possible pour toutes

les fonctionsCaractéristiques des

télétravaileurs et des télémanagers

Mission d’informationAspects juridiquesCritères de performances


2.6. Le Télétravailleur

Choix des postesVolontariat Ce n’est pas possible pour tousCompétence ITExpérience préalableCapacité et personnalité apte à télétravailler

2.6. Le Télétravailleur

Choix des postesVolontariat Ce n’est pas possible pour tousCompétence ITExpérience préalableCapacité et personnalité apte à télétravailler


2.7. TélémanagerCompétences IT nécessaireCapacité à évaluer sur la base

d’objectif à atteindreUn télémanager n’est pas un

« cybercop »La supervision et les objectifs

sont semblables

2.7. TélémanagerCompétences IT nécessaireCapacité à évaluer sur la base

d’objectif à atteindreUn télémanager n’est pas un

« cybercop »La supervision et les objectifs

sont semblables


2.8. Le Télémanager

Relation de confianceFlexibilitéCommunicateurCoordinateurMotivation

2.8. Le Télémanager

Relation de confianceFlexibilitéCommunicateurCoordinateurMotivation


Préparation des pratiques du management adaptées au télétravailEnvironnement et supportÉvaluation des performancesFormation et coachingFeed-back et réajustementcaractéristiques des

télétravailleurs

Préparation des pratiques du management adaptées au télétravailEnvironnement et supportÉvaluation des performancesFormation et coachingFeed-back et réajustementcaractéristiques des

télétravailleurs


2.9 Caractéristiques des télétravailleur AutomotivationAutodisciplineExpérience ITCompatibilité avec la fonction et

son cadre de vieFlexibilitéEmplacement du poste de travail

2.9 Caractéristiques des télétravailleur AutomotivationAutodisciplineExpérience ITCompatibilité avec la fonction et

son cadre de vieFlexibilitéEmplacement du poste de travail


La procédure de sélectionDébuter avec des volontairesEffet « rond dans l’eau »Vision réaliste du télétravailDerniers conseils

La procédure de sélectionDébuter avec des volontairesEffet « rond dans l’eau »Vision réaliste du télétravailDerniers conseils


2.10. Préparation du télétravail

2.10.1.Définition des critères de qualité du travail par le télémanager

• Produit ou processus• Diminution des erreurs• Attitude positive• Définition des tâches et

responsabilités• Démarche qualité

2.10. Préparation du télétravail

2.10.1.Définition des critères de qualité du travail par le télémanager

• Produit ou processus• Diminution des erreurs• Attitude positive• Définition des tâches et

responsabilités• Démarche qualité


2.10.2. Mission d’informationAuprès des clients et collègues sur le succès des opérations de télétravail Auprès des collègues non télétravailleursAuprès des représentants du personnel

2.10.2. Mission d’informationAuprès des clients et collègues sur le succès des opérations de télétravail Auprès des collègues non télétravailleursAuprès des représentants du personnel


3. Pendant l’implémentation3.1 tableau de bord quotidien3.2 Communication3.3 style de management3.4 sécurité informatique3.5 la boite à outils du manager3.6 la boite à outil du télétravailleur3.7. la gestion du temps3.8. quelques conseils pratiques

3. Pendant l’implémentation3.1 tableau de bord quotidien3.2 Communication3.3 style de management3.4 sécurité informatique3.5 la boite à outils du manager3.6 la boite à outil du télétravailleur3.7. la gestion du temps3.8. quelques conseils pratiques


3.1. Le tableau de bord quotidienDurant la phase de testÉventuellement durant les premiers

moisTransmission quotidienneAnalyse statistique Améliorations générales et

particulières

3.1. Le tableau de bord quotidienDurant la phase de testÉventuellement durant les premiers

moisTransmission quotidienneAnalyse statistique Améliorations générales et

particulières


3.2. CommunicationHorizontale (dans les deux sens)Verticale (dans les deux sens)ContrôleÉquivalence des traitementsGestion des dates de réunionEntretien d’évolutionRésolution des problèmes

Les collaborateurs sont égaux!

3.2. CommunicationHorizontale (dans les deux sens)Verticale (dans les deux sens)ContrôleÉquivalence des traitementsGestion des dates de réunionEntretien d’évolutionRésolution des problèmes

Les collaborateurs sont égaux!


Importance de la communicationRelation de confianceConfiance à distanceAttention aux reproches Communication verbale et écriteProfiter de la présence pour des

entretiens informels Qualité et fréquence de la

communicationCommunication à l’équipe (tout le

monde est là?)

Importance de la communicationRelation de confianceConfiance à distanceAttention aux reproches Communication verbale et écriteProfiter de la présence pour des

entretiens informels Qualité et fréquence de la

communicationCommunication à l’équipe (tout le

monde est là?)


Secret d ’une communication réussieFace à faceMessages complexes ou

émotionnelsNon verbalScripta manentChoix du vecteur de

communication

Secret d ’une communication réussieFace à faceMessages complexes ou

émotionnelsNon verbalScripta manentChoix du vecteur de

communication


EuroTélétravail Isabelle Choquet

ConclusionsLe manager doit maximiser toutes

les formes de communicationLe travailleur doit choisir le

meilleur moyenEntre le contrôle et l’abandonEntre l’envie de communiquer et la

crainte de « tomber au mauvais moment »

Plus de réflexions à ce sujet pour les deux parties!

ConclusionsLe manager doit maximiser toutes

les formes de communicationLe travailleur doit choisir le

meilleur moyenEntre le contrôle et l’abandonEntre l’envie de communiquer et la

crainte de « tomber au mauvais moment »

Plus de réflexions à ce sujet pour les deux parties!


Question du manager Est-ce qu’il/ elle travaille?

Question du travailleurEst-ce qu’ils m’oublient?

Est-ce la bonne question?

Question du manager Est-ce qu’il/ elle travaille?

Question du travailleurEst-ce qu’ils m’oublient?

Est-ce la bonne question?


3.3. Style de managementC’est votre leadership qui les fera

travaillerAttention à Big BrotherCoaching à distance ou en face à

faceLe télétravail ne changera pas

fondamentalement le style de management, ni le style des employés

3.3. Style de managementC’est votre leadership qui les fera

travaillerAttention à Big BrotherCoaching à distance ou en face à

faceLe télétravail ne changera pas

fondamentalement le style de management, ni le style des employés


Le rôle du ManagerCoordinateurManagement by objectivesParticipatif veut dire participation

de tousPersonne de contact Porte ouverte (virtuelle et réelle)

Le rôle du ManagerCoordinateurManagement by objectivesParticipatif veut dire participation

de tousPersonne de contact Porte ouverte (virtuelle et réelle)


Conclusion en matière de communicationLe télétravailleur fait partie de

l’équipeC’est un accord gagnant gagnantTravailler à distance est aussi

valorisant et utile pour tous

Conclusion en matière de communicationLe télétravailleur fait partie de

l’équipeC’est un accord gagnant gagnantTravailler à distance est aussi

valorisant et utile pour tous


3.5. la boite à outils du managerÊtre attentif au « feed back » vers

le télétravailleur car :il est souvent peu informé de ce qui

se passe durant ses « absences »Attention au vocabulaire employéIl a aussi droit aux félicitationsÉquilibre entre feed-back positif et

négatif

3.5. la boite à outils du managerÊtre attentif au « feed back » vers

le télétravailleur car :il est souvent peu informé de ce qui

se passe durant ses « absences »Attention au vocabulaire employéIl a aussi droit aux félicitationsÉquilibre entre feed-back positif et

négatif


Solutions classiques mais pratiquesListe de diffusions complètesRépertoire complet Invitations aux activités hors

bureauFixation des dates en fonction des

télétravailleursAutres idées?

Solutions classiques mais pratiquesListe de diffusions complètesRépertoire complet Invitations aux activités hors

bureauFixation des dates en fonction des

télétravailleursAutres idées?

...


Une bonne gestion des réunions:Fixation des datesRéunions en face à face avec le

télétravailleur avant la réunionRéunions de groupe concernant le

télétravailFaire partager les expériences Attention au vocabulaireConfier des responsabilités aux

télétravailleurs

Une bonne gestion des réunions:Fixation des datesRéunions en face à face avec le

télétravailleur avant la réunionRéunions de groupe concernant le

télétravailFaire partager les expériences Attention au vocabulaireConfier des responsabilités aux

télétravailleurs


Importance du Feed-Back

les télétravailleurs se plaignent de l’absence de feed-back. Une démarche volontaire et systématique du manager est

indispensable.

Importance du Feed-Back

les télétravailleurs se plaignent de l’absence de feed-back. Une démarche volontaire et systématique du manager est

indispensable.


Quelques moyens• 5 minutes de « chat » avec le

télétravailleur• e-mail ou voice-mail• Annotation dans la marge du

mémo pour le télétravailleur• valorisation lors des réunions

avec les collègues• Quand avez-vous dit merci à un

collaborateur récemment?

Quelques moyens• 5 minutes de « chat » avec le

télétravailleur• e-mail ou voice-mail• Annotation dans la marge du

mémo pour le télétravailleur• valorisation lors des réunions

avec les collègues• Quand avez-vous dit merci à un

collaborateur récemment?


Gestion des carrières et évaluations“Out of sight, out of mind”Rotation des tâches entre

télétravaileurs et autresFormations communesCritères d’appréciation communsChacun sa chanceUn télétravailleur n’est pas un

travaileur à temps partiel

Gestion des carrières et évaluations“Out of sight, out of mind”Rotation des tâches entre

télétravaileurs et autresFormations communesCritères d’appréciation communsChacun sa chanceUn télétravailleur n’est pas un

travaileur à temps partiel


Attention aux “Red Flags”AbsentéismeDiminution de la communicationMoins de participation lors des

réunionsMails et communication sans

réponseDiminution de la réactivité

Attention aux “Red Flags”AbsentéismeDiminution de la communicationMoins de participation lors des

réunionsMails et communication sans

réponseDiminution de la réactivité

...


SolutionsEmpathieDiscussion francheNe pas laisser “pourrir”La réintégration au bureau n’est

pas une sanction

SolutionsEmpathieDiscussion francheNe pas laisser “pourrir”La réintégration au bureau n’est

pas une sanction


3.6 La boite à outils du télétravailleur solitaireJob description (existant ou à créer)Proactivité, Rechercher le feedbackParticiper aux réunions

3.6 La boite à outils du télétravailleur solitaireJob description (existant ou à créer)Proactivité, Rechercher le feedbackParticiper aux réunions


3.8. Quelques conseils

pratiques pour travailler à

domicile avec efficacité

LE TELETRAVAILLE TELETRAVAILLE TELEMANAGEMENTLE TELEMANAGEMENT

Les conseils suivants proviennent des « témoignages » et « cas vécus » pour profiter de la flexibilité du TT sans les embûches afin de:

Faire en sorte que le travail soit fait Gérer les urgences Communiquer efficacement et

professionnellement Faire les « corvées » indispensables

Les conseils suivants proviennent des « témoignages » et « cas vécus » pour profiter de la flexibilité du TT sans les embûches afin de:

Faire en sorte que le travail soit fait Gérer les urgences Communiquer efficacement et

professionnellement Faire les « corvées » indispensables


Faire en sorte que le travail soit fait...• Mon stimulant : l’idée du retour des

enfants de l’école, « je sais que je dois tout finir pendant que j’ai la paix et le silence ! »

• Planifier son travail de la sorte que la 1ère chose à faire le matin soit importante mais pas trop peu agréable.

• Il faut aussi s’arrêter le soir à un endroit où il sera facile de reprendre aisément le lendemain qu’on soit au bureau ou pas.

Faire en sorte que le travail soit fait...• Mon stimulant : l’idée du retour des

enfants de l’école, « je sais que je dois tout finir pendant que j’ai la paix et le silence ! »

• Planifier son travail de la sorte que la 1ère chose à faire le matin soit importante mais pas trop peu agréable.

• Il faut aussi s’arrêter le soir à un endroit où il sera facile de reprendre aisément le lendemain qu’on soit au bureau ou pas.


Mais gérer et planifier :Les action importantes avant les

urgentesLes activités conséquentes qui doivent

se diviser en un certain nombre de sous-activités

Le travail de routine (ex: rapports mensuels)

Le travail périodique comme la mise à jour des données/ fiches et notes de frais

Les appels téléphoniques à passerLes courriers électroniques à envoyerLes rendez-vous et réunions…

Mais gérer et planifier :Les action importantes avant les

urgentesLes activités conséquentes qui doivent

se diviser en un certain nombre de sous-activités

Le travail de routine (ex: rapports mensuels)

Le travail périodique comme la mise à jour des données/ fiches et notes de frais

Les appels téléphoniques à passerLes courriers électroniques à envoyerLes rendez-vous et réunions…

LE TELETRAVAILLE TELETRAVAIL Il est utile,

pour vous,

d’affecter le temps passé sur chaque

projet,

et

de le noter systématiquement

(time sheet)

Il est utile,

pour vous,

d’affecter le temps passé sur chaque

projet,

et

de le noter systématiquement

(time sheet)

LE TELETRAVAILLE TELETRAVAILCommencez bien votre journée : Commencez bien votre journée :

Consulter votre messagerie VOCALE et votre boite email pour voir si une tâche importante ne vous a pas été attribuée et qui devrait être réalisée en priorité

SI CE N’EST PAS LE CAS NE REPONDEZ PAS AUX EMAILS MAIS CHOISISSEZ UNE TÄCHE IMPORTANT DANS VOTRE PLANNING ET FINISSEZ LA

Puis prenez votre planning des travaux « à faire » et choisissez une tâche urgente Attention! Eviter les mangeurs de temps, ne consulter pas sans cesse votre

messagerie électronique. Planifiez votre travail en prévoyant un moment pour les « urgences » et les

éventuels appels téléphoniques, la vérification de la boite mail

Consulter votre messagerie VOCALE et votre boite email pour voir si une tâche importante ne vous a pas été attribuée et qui devrait être réalisée en priorité

SI CE N’EST PAS LE CAS NE REPONDEZ PAS AUX EMAILS MAIS CHOISISSEZ UNE TÄCHE IMPORTANT DANS VOTRE PLANNING ET FINISSEZ LA

Puis prenez votre planning des travaux « à faire » et choisissez une tâche urgente Attention! Eviter les mangeurs de temps, ne consulter pas sans cesse votre

messagerie électronique. Planifiez votre travail en prévoyant un moment pour les « urgences » et les

éventuels appels téléphoniques, la vérification de la boite mail

LE TELETRAVAILLE TELETRAVAILCOMMUNIQUER efficacement : COMMUNIQUER efficacement :

Si vous communiquez professionnellement sur votre travail et son état d’avancement, votre employeur sera assuré que vous dominez le travail demandé et qu’il peut compter sur vous pour le finir.

Pour bien communiquer, il faut les bons outils... Le TELEPHONE/ Le GSM : durant un appel ne pas oublier de prendre des notes (surtout si

vous aviez l’esprit occupé par un autre dossier), quand cela est possible, reformulez l’information pour être sûr que vous l’avez bien comprise.

Si vous communiquez professionnellement sur votre travail et son état d’avancement, votre employeur sera assuré que vous dominez le travail demandé et qu’il peut compter sur vous pour le finir.

Pour bien communiquer, il faut les bons outils... Le TELEPHONE/ Le GSM : durant un appel ne pas oublier de prendre des notes (surtout si

vous aviez l’esprit occupé par un autre dossier), quand cela est possible, reformulez l’information pour être sûr que vous l’avez bien comprise.

LE TELETRAVAILLE TELETRAVAILLe COURRIER ELECTRONIQUE :

S’il existe un code de bonne conduite relatif aux e-mails dans votre société, ou des pratiques généralement acceptées, celà

s’applique également quand vous travaillez chez vous.

LE TELETRAVAILLE TELETRAVAILL’indispensable administration : L’indispensable administration :

Faire régulièrement les copies de sauvegarde de vos données conformément aux pratiques en vigueur.

Mettre régulièrement à jour vos bases de données : tâches à accomplir, listes et adresses de vos correspondants...ces activités prennent en général plus de temps que prévu.

Remplir votre feuille de gestion du temps.Nettoyer votre bureau, classer et ranger vos documents,

vous assurer du transfert adéquat des données entre votre domicile et votre bureau (ne pas oublier de dossiers...).

Faire régulièrement les copies de sauvegarde de vos données conformément aux pratiques en vigueur.

Mettre régulièrement à jour vos bases de données : tâches à accomplir, listes et adresses de vos correspondants...ces activités prennent en général plus de temps que prévu.

Remplir votre feuille de gestion du temps.Nettoyer votre bureau, classer et ranger vos documents,

vous assurer du transfert adéquat des données entre votre domicile et votre bureau (ne pas oublier de dossiers...).


4. APRES


Questionnaires Evaluer les résultats Best practices

Questionnaires Evaluer les résultats Best practices


Évaluer les résultatsÉvaluer les résultats

Coûts et bénéfices ne sont pas toujours Coûts et bénéfices ne sont pas toujours mesurés en termes économiques, il y a aussi mesurés en termes économiques, il y a aussi

la qualité de vie et l’impact sur la qualité de vie et l’impact sur l ’environnementl ’environnement


Impact social :Vie privée : qualité des relations familiales, sentiment de gérer sa propre existence..Vie professionnelle : changements + dans les relations avec les supérieurs,responsabilité professionnelle,Diminution du turn-over

Impact social :Vie privée : qualité des relations familiales, sentiment de gérer sa propre existence..Vie professionnelle : changements + dans les relations avec les supérieurs,responsabilité professionnelle,Diminution du turn-over

• .


Amélioration des pratiques de télétravail

Workshop télétravailleurs et télémanagersFormationsTémoignagesCommunication interne des résultatsDécision managériale sur l’extension de l’expérience

Workshop télétravailleurs et télémanagersFormationsTémoignagesCommunication interne des résultatsDécision managériale sur l’extension de l’expérience


Merci de votre attention

Et

Bon télétravail

Merci de votre attention

Et

Bon télétravail

Télétravail

Technology

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