EXEMPLE DE DOCUMENT

Plan d’action pour la reprise des activités

Table des matières

Constituer la cellule de crise .............................................................................................................................. 2

Planifier la reprise .............................................................................................................................................. 3

Déployer l’organisation prévue ......................................................................................................................... 9

Faire le suivi ..................................................................................................................................................... 11

Outil 1 : Établir la procédure de nettoyage ..................................................................................................... 12

Outil 2 : Liste de nettoyage .............................................................................................................................. 13

Outil 3 : Fiche d’inspection de la tenue des lieux et du nettoyage ................................................................. 14

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CONSTITUER LA CELLULE DE CRISE

Avant d’élaborer le plan d’action de la reprise d’activité suite à une crise marquée par un arrêt, il est important de nommer les membres de la cellule de crise et de l’équipe de soutien, si cela n’a pas été fait dans le plan de continuité de l’activité (PCA). Généralement, les membres sont les mêmes mais selon l’activité il convient d’étudier à nouveau la composition de la cellule. Il est également essentiel de mettre à profit les trois leviers organisationnels (la coordination, la collaboration et la communication) tout au long du processus de reprise des activités.

Cellule de crise Téléphone Responsabilités

Coordonnateur

Membres

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PLANIFIER LA REPRISE

Pistes de réflexion :

Il est indispensable de s’appuyer sur les expériences acquises pour construire le plan d’action.

Sur « qui » et sur « quoi » peut-on compter dans votre collectivité pendant les périodes difficiles ?

Comment est géré l’absentéisme lors d’un pic d’activités extrêmement fort, lors d’une tempête ou d’une

canicule par exemple ?

Quelles ont été les pratiques mises en œuvre pour gérer les opérations et la santé sécurité du travail pendant

ces moments difficiles ?

Étape Action Responsable Échéancier Suivi

1.

Établir la politique de la collectivité sur les mesures sanitaires et la santé sécurité au travail en contexte d’épidémie de COVID-19

Déterminer des règles claires en matière :

□ de déclaration de l’état de santé des agents

□ de déclaration obligatoire après un voyage ou contact avec une personne infectée

□ d’hygiène

□ d’accès aux locaux de la collectivité

□ de respect de la distanciation sociale

□ de restrictions de déplacements de voyages

□ d’enquête sur les incidents liés à des conditions ou à des comportements risqués

Autres :

______________________________

______________________________

Communiquer auprès des agents

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2.

Anticiper les perturbations et identifier les postes-clés

Identifier et évaluer les postes les plus à risques :

□ proximité des postes de travail

□ travail d’équipe

□ alternance d’équipes ou de personnes sur un même poste de travail

□ partage d’outils, d’équipements ou de matériels

Identifier et évaluer les postes-clés :

□ postes indispensables aux activités

□ postes pouvant être interrompus temporairement

□ postes pouvant reprendre graduellement

Autres :

______________________________

______________________________

3.

Anticiper l’absentéisme

Tenir compte :

□ de l’âge des agents

□ des enfants en bas âge ou autres personnes à charge

□ du mode de transport

□ des personnes atteintes du COVID-19

□ des assignations temporaires

Autres :

______________________________

______________________________

Communiquer auprès des agents

□ Faire un suivi rigoureux des absences au travail

4.

Identifier les compétences et gérer la polyvalence des agents

□ Établir un tableau des polyvalences selon les compétences possibles et disponibles (agents vs compétences)

Utiliser les outils de GPEC

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5.

Identifier les besoins de formation à court terme

□ Formations en santé sécurité au travail

□ Formation à la tâche

□ Formation pour les encadrants (rôles et responsabilités relatives aux exigences sanitaires et en matières de santé et de sécurité au travail)

□ Trouver des moyens et des stratégies de formation en contexte de pandémie (ex. : en ligne ou à distance sur plateforme)

6.

Gérer l'approvisionnement

□ Contrôler les inventaires

□ Évaluer l'impact sur les activités en cas de retard ou d’arrêt de livraison de :

□ matières premières

□ produits contrôlés

□ outils et accessoires

□ produits de nettoyage et de désinfection

Autres : ______________________________

______________________________

Communiquer avec les fournisseurs

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7.

Définir la stratégie organisationnelle

Selon les possibilités organisationnelles :

□ télétravail à temps plein ou partiel :

□ ajuster la charge de travail

□ favoriser le soutien entre les collègues

□ fournir les équipements nécessaires

□ aménager les communications à distance (courriel, téléphone ou visioconférence)

□ proposer de la formation sur le télétravail

□ adapter les horaires (alternance pauses, repas...)

□ réaménager les tâches

□ former des équipes fixes

□ assigner une personne par équipement

□ planifier un retour progressif au travail

□ limiter le nombre de personnes présentes simultanément sur le lieu de travail

□ limiter le nombre de visiteurs, de livreurs ou d’usagers

□ assurer un transport sécuritaire aux agents dans le cadre de leur travail

Autres : ______________________________

______________________________

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8.

Adapter chaque poste

Respecter la règle de distanciation sociale (1 mètre ou plus) entre les agents, par exemple :

□ réaménager les tâches qui requièrent du travail d’équipe

□ prévoir des dispositions adaptées à la tâche des agents pour ne pas l’entraver ou ajouter des difficultés

□ faciliter la communication entre les travailleurs et les superviseurs

□ réaménager et délimiter les espaces réservés aux postes de travail

□ prévoir un espace libre suffisant autour des machines et des équipements

□ tracer les voies de circulation

□ ne pas se servir des allées et des escaliers comme espace de rangement

□ privilégier les bureaux individuels

□ dans tous les cas, privilégier les réunions par visioconférence

□ adapter les lieux de pauses et de repas

Autres : ____________________________________________________________

9.

Établir les horaires et les affectations possibles :

Définir les horaires :

□ les heures de pauses

□ les heures de repas

□ les temps d’arrêt pour le nettoyage, les pauses et les repas

Préciser :

□ le nombre d’agents par service

□ l’attribution des tâches

Autres : ______________________________

______________________________

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10.

Organiser la tenue des lieux et le nettoyage

Pour faciliter le nettoyage, planifier :

□ le rangement des matériaux, équipements et outils

□ le maintien des aires de travail libres et dégagées et l’élimination des déchets

Autres : ____________________________________________________________

□ établir la procédure de nettoyage à l’aide de l’outil Établir la procédure de nettoyage

Définir la méthode de nettoyage :

□ choisir les produits nettoyants et désinfectants selon les instructions du fabricant des équipements à nettoyer

□ suivre les instructions des fabricants de produits nettoyants et désinfectants (porter un masque, des gants, endroit bien aéré....)

□ ne pas mélanger les produits nettoyants

□ adapter et compléter la Liste de nettoyage

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DEPLOYER L’ORGANISATION PREVUE

Pistes de réflexion :

Les différentes étapes de déploiement de l’organisation établie sont autant d’occasions de retour sur cette

organisation afin de la valider, de l’adapter et de l’améliorer. À cette fin, il est recommandé de mettre en

place des mécanismes qui favorisent les échanges avec les agents et permettent de les mobiliser autour d’un

objectif commun.

Lorsque des moyens de prévention ne sont pas respectés ou ne sont pas adéquats, faites participer les agents

concernés pour trouver les raisons et les solutions plus adaptées.

Étape Action Responsable Échéancier Suivi

11.

Sensibiliser et informer les agents et les membres du CT-CHSCT

- Exemples de sujets à aborder :

□ composition de la cellule de crise

□ politique de prévention

□ règles et procédures internes

□ mesures sanitaires à respecter

□ risques biologiques (Covid-19)

Autres : ______________________________

______________________________

12.

Mettre en place les mesures sanitaires générales

□ afficher les consignes générales

d’hygiène

□ mettre à disposition des

solutions hydro-alcooliques

□ veiller à l’approvisionnement des

postes de lavage des mains en

savon et en papier à usage

unique

□ si l’accès aux installations

sanitaires n’est pas possible (ex :

personnel en déplacement),

mettre à la disposition du

personnel des solutions hydro-

alcooliques

□ enlever les documents des aires

d'attente ou des salles

communes

□ limiter l’accès aux lieux de pause

et de repas

Autres : ______________________________

_____________________________________

Exemple de plan d’action pour la reprise des activités Service prévention Mise à jour - Mai 2020 Page 10 sur 14

13.

Mettre en place les moyens de protection collective

□ assurer le respect des exigences de renouvellement d’air

□ augmenter le renouvellement de l’air vicié

□ aérer régulièrement en ouvrant les portes et fenêtres

□ installer des barrières physiques (écran de Plexiglas ou autres) si la distance de 1 mètre ne peut être respectée

Autres : ______________________________

______________________________

14.

Fournir les équipements de protection individuelle (EPI)

□ identifier et fournir les EPI requis (ex : masques et gants)

□ contrôler les inventaires

□ donner l’information sur le port des EPI (vidéo INRS)

□ S’assurer que les EPI soient correctement utilisés

Communiquer avec les fournisseurs et les agents

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FAIRE LE SUIVI

Pistes de réflexion :

Faire un retour d’expérience après chacune des étapes permettra d’évaluer si les objectifs sont atteints, de

tirer des leçons des réussites ou des échecs de manière à augmenter la capacité de la collectivité à affronter

les difficultés.

Tout au long du suivi, la communication est essentielle pour maintenir le lien de confiance avec les agents.

Prendre des notes régulièrement donnera la possibilité de retrouver la trace des difficultés rencontrées et des

solutions apportées.

Étape Action Responsable Échéancier Suivi

15.

Vérifier la tenue des lieux et le nettoyage

□ adapter et compléter la Fiche d’inspection de la tenue des lieux et du nettoyage

16.

Offrir une rétroaction régulière aux agents

□ sur les mesures organisationnelles mises en place afin d’identifier les difficultés éprouvées par les agents

□ être à l’écoute des suggestions et des propositions d’amélioration

□ documenter les difficultés rencontrées, les suggestions et les propositions d’amélioration

Communiquer avec les agents

17.

Réaliser des ajustements au besoin

□ améliorer de manière continue les mesures organisationnelles et de prévention en place

□ apporter des ajustements en fonction des recommandations des autorités sanitaires et de leurs mises à jour (Ministère de la Santé, Ministère du Travail, Santé Publique France)

18.

Faites un retour d’expérience

□ faire des points réguliers

□ consigner les idées, commentaires et suggestions

□ prendre des notes

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OUTIL 1 : ÉTABLIR LA PROCEDURE DE NETTOYAGE

Répondre aux questions Procédure de nettoyage

Quels sont les objets touchés fréquemment sur les lieux de travail et qui doivent être nettoyés ?

postes de travail

outils et équipements

véhicules

vestiaires

lieux de pauses

cafétéria

toilettes et salles d’eau

autres : ______________________________________

Compléter la liste de nettoyage

À quel moment le nettoyage doit-il être fait ?

Nettoyage périodique des différentes zones de travail

Nettoyage quotidien, à chaque quart de travail Compléter la liste de nettoyage

Qui fera le nettoyage ?

chaque agent nettoie son poste de travail des agents sont assignés à différents secteurs une entreprise extérieure par sous-traitance autre : ______________________________________

Qui coordonnera le nettoyage ?

Faudra-t-il suivre un itinéraire pour faire le nettoyage ou assigner des zones ?

Qui faut-il aviser lorsque le nettoyage n’est pas fait comme prévu ?

Qui sera responsable de faire connaître la procédure de nettoyage ?

Qui sera responsable de former le personnel chargé du nettoyage (méthodes et techniques de nettoyage) ?

Qui contrôlera l’application de cette procédure ?

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OUTIL 2 : LISTE DE NETTOYAGE

Pour prévenir les risques de contamination par le COVID-19 :

Compléter et adapter la liste suivante en fonction des besoins de votre collectivité ou établissement.

Préciser la fréquence de nettoyage : après usage, périodique, quotidien ou hebdomadaire.

À nettoyer Fréquence Date Fait par

Lieux de pauses

Réfectoire (ex : tables, chaises, évier, frigo, micro-onde, machine à café…)

Équipements de reprographie (ex : photocopieurs et imprimantes)

Fontaines à eau

Vestiaires

Toilettes et sanitaires

Salles de réunion

Rampes d'escalier

Poignées des portes et interrupteurs

Trousses de premiers secours

Équipements de protection collectifs (ex : écran de protection) ou EPI partagés (ex : harnais de sécurité)

Outils et équipements partagés (ex : outils à main, outils portatifs, outils isolants…)

Accessoires de consignation (au besoin adapter la procédure de consignation-déconsignation)

Équipement de travail en espace confiné (au besoin adapter la procédure d’intervention en espace confiné)

Machines (ex. : boutons, surfaces, toutes composantes fréquemment touchées par les agents…)

Équipements mobiles (ex : ceinture de sécurité, clé, volant, boutons, manettes…)

Autres : _____________________________________________

_____________________________________________

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OUTIL 3 : FICHE D’INSPECTION DE LA TENUE DES LIEUX ET DU NETTOYAGE

Compléter et adapter la liste suivante en fonction des besoins de votre collectivité.

Éléments OUI NON Localisation Commentaires

Bon fonctionnement du système de ventilation et de renouvellement d’air

Déchets éliminés périodiquement

Matériel non utilisé rangé correctement

Outils et équipements rangés correctement

Réaménagement des postes de travail toujours en place

Voies de circulation dégagées, modifications en place et respectées

Procédure de nettoyage appliquée

Méthode de nettoyage respectée

Autres : __________________________

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