Jean Rouette 1

Systèmes d ’information pour dirigeants

Les outils d ’aide à la décision pour suivre l ’évolution et pour gérer la

stratégie

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Les fonctions de gestion

• Planification: buts, stratégies et tactiques

• Organisation: systèmes de délégation et responsabilité

• Direction: faire faire, motiver, communiquer

• Contrôle: évaluer le rendement et ajuster

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Les rôles du gestionnaire

• Interpersonnels– supérieur hiérarchique

– agent de liaison

– figure de proue

• Informationnels– contrôleur

– diffuseur

– porte-parole

• Décisionnels– entrepreneur

– redresseur

– répartiteur de ressources

– négociateur

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Niveaux hiérarchiques

• Stratégique: cadres supérieurs planifient et contrôlent pour toute l ’organisation

• Tactique: cadres intermédiaires planifient et contrôlent pour les sous-unités

• Opérationnel: cadres subalternes et agents de maîtrise planifient et contrôlent les opérations courantes

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Niveau hiérarchique, type de décisions et information requise (fig. 10.2)

• Types de décision (fig. 10.4)– Non structurée, semi-structurée, structurée

• Niveau de gestion – Stratégique, tactique, opérationnel

• Information (en fonction du niveau hiérarchique)– adhoc, exception, sommaire, irrégulière, prévisions,

externe, grande envergure– préétablie, périodique, détaillée, fréquente, historique,

interne, petite envergure

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La décision, modèle de Simon

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La décision, modèle de Simon

• Intelligence: activités de renseignement, chercher problèmes et opportunités

• Conception: Trouver, définir et évaluer les solutions

• Sélection: Choisir la ligne de conduite à adopter

• Mise en application: Passer à l ’action et évaluer le succès

• Chercher ce qui fait une différence: problème ou opportunité

• Permettre de modéliser les options: déterministes, probabilistes ou inférence

• Comparer les choix et prévoir les résultats, optimiser ou satisficing

• Information pour évaluer les résultats

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Décision en groupe

• Caractéristiques du groupe

• Caractéristiques de la tâche

• Contexte organisationnel

• Technologie de l ’information

• Influencent la communication et le processus de prise de décision

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Types de systèmes et leur apport dans l ’aide à la décision

• Systèmes experts

• D’aide à la décision

• D’information pour dirigeants

• Production de rapports

• Traitement transactionnel

• Connaissance provenant des experts

• Aide interactive aux décideurs

• Information synthétisée pour le gestionnaire

• Rapports prédéfinis

• Enregistrement des données relatives à l’exploitation

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Rapports vs aide à la décision

Informationfournie

Production de rapports Aide à la décision

Forme, fréquence Périodique, exception Interrogations

Format Préétabli, fixe Ad hoc, flexible, adaptable

Méthode detraitement Aidedécisionnelle

Extraction manipulationdes données internes

Modélisation des donnéesinternes et externes

Type de support Rendementorganisationnel

Techniques pour traiterproblèmes et opportunités

Étapes Intelligence mise en place Les 4 étapes

Types de décisions Structurées, opérationneltactique, contrôle

Peu, pas structurées,tactique et stratégie

Types dedécideurs

Soutien indirecte de tousles gestionnaires

Aide directe pour chaquestyle de gestionnaire

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Analyse dans les SIAD

• Que se passe-t-il si … ?

• Analyse de sensibilité

• Analyse basée sur des cibles

• Analyse d’optimisation

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Caractéristiques des systèmes d ’information pour dirigeants

• Pourquoi des SIPD?• Sur mesure pour chaque dirigeant• Extraction, filtrage, synthèse, recherche• Accès directe, tendances, écarts,

approfondissement• Données internes et externes• Conviviaux• Sans besoin d ’intermédiaires• Textes, tableaux et graphiques

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Autres types de systèmes pour supporter les dirigeants

• Réunion électronique

• Système d ’aide au travail en groupe supportés par les collecticiels (groupware) comme Notes de Lotus

• Systèmes d’aide pour dirigeants (voir acétate suivante)

• OLAP (on line analytical processing)– Permet de manipuler et d’examiner de façon interactive de grandes

quantités de données détaillées et consolidées

– Consolidation: aggrégation de données

– Forage: aller au détail de données consolidées

– Trancher et découper: regarder le bases de données à partir de différents points de vue

– Supporté Datawarehouses, datamarts, datamining et surtout les bases de données multidimensionnelles

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Caractéristiques des systèmes d’aide pour dirigeants

• Des SIPD avec fonctions additionnelles • Messagerie électronique, conférence par ordinateur,

traitement de texte• Fonctions d ’analyse d ’information: tableurs,

langages d ’interrogation, systèmes d ’aide à la décision

• Outils de productivité personnelle: agenda électronique, listes de tâches à faire

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Approches au développement des systèmes d’information pour dirigeants

• Progiciel spécialisé prêt à utiliser• Progiciel de développement• Intégration de certains progiciels de l ’utilisateur final• Développement sur mesure

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Facteurs de succès dans le développement des SIPD

• Engagement et soutien de la haute direction• Qualité des sources de données• Emphase sur les facteurs importants• Temps de réponse• Compréhension de l ’informatique de la part des

dirigeants• Courbe d’apprentissage pour l ’équipe de développement• Souplesse, capacité d ’adaptation• Soutien technique continu auprès des utilisateurs

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Pourquoi les tableaux de bord sont nécessaires

• Mesure de performance• Pour rendre compte• Les SI actuels sont inadéquats

• Émergence de technologies de l'information accessibles et performantes

•

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L'importance de l'information de gestion

• Les gestionnaires ont besoins d ’information vitale beaucoup de temps à rechercher et organiser l'information

• Surveillance des résultats, repérage des problèmes• Les comparaisons dans le temps et analyse des écarts• L'analyse des solutions et la prise de décision • Simulation et optimisation, prévision et planification• Information fiable, à jour, disponible facilement et accessible

rapidement ou instantanément• Une présentation succincte et organisée (cahier des sports)

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Le tableau de bord dans le quotidien

• Exemple des quotidiens• Sections sportives et

financières– Grands titres

– Cahier des sports

– Résultats et tableaux

– Articles

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Définition d'un tableau de bord

• Un tableau de bord de gestion est une façon de sélectionner, d'agencer et de présenter l'information (les indicateurs) de façon sommaire et ciblée, en général sous forme de flash accompagné de reportages ventilés ou synoptiques. – Il fournit des indicateurs pertinents, souligne les exceptions, les écarts

et les tendances– Fournit un modèle mental cohérent en regroupant les indicateurs de

façon intelligente– C'est une arborescence– page 1, puis 2 à 10, 11 à 100, et 101 à 1000– on peut creuser si on veut plus de détails

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Conclusion sur les systèmes supportant les décideurs

• Les bases de données doivent être en place et on doit avoir accès aux banques de données et à Internet de façon intelligente pour faire de la veille

• Les SIPD, les SAD, SADC et les tableaux de bord doivent être mis en place pour aider les décideurs à trouver l’information utile pour prendre la bonne décision

• Les datawarehouses et autres outils peuvent permettre de forer dans les données pour trouver des tendances