Synthèse - Modernisation · 2013. 7. 25. · 3 Synthèse de la consultation « Innover et...

Premier ministreSECRÉTARIAT

GÉNÉRAL POUR LA MODERNISATION

DE L’ACTIONPUBLIQUE

Synthèsede la consultation « Innover et simplifier avec les agents public »

Consultation menée du 1er mars au 30 avril 2013 auprès des agents de la fonction publique d’Etat

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Synthèse de la consultation « Innover et simplifier avec les agents public »

Sommaire

Synthèse 3Les enseignements de la consultation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Le contenu des propositions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4Rendre un meilleur service aux usagers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4Améliorer le fonctionnement interne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5Simplifier les réglementations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6

Présentation de la démarche 72 mois de consultation sur 3 sujets de modernisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7La consultation a fait l’objet d’une forte mobilisation des agents avec plus de 3 000 contributions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8L’ensemble des propositions a été analysé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9

Les propositions des agents 10Rendre un meilleur service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10I . Relation de service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10II . Informations et renseignements administratifs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12III. Simplification des démarches pour les particuliers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14IV. Simplification des démarches pour les entreprises et associations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15V Services numériques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17

Améliorer le fonctionnement interne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19I Modernisation des ressources humaines (RH) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19II Environnement et conditions de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23III Traitement et instruction des demandes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24IV Gestion budgétaire et financière . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25V Amélioration de l’exercice des missions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29VII . Potentiel numérique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34VIII Systèmes et réseaux d’information et de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35

Simplifier les réglementations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37I Textes applicables aux particuliers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37II Textes applicables aux agents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .39III Textes applicables aux associations et entreprises . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40IV . Textes applicables aux collectivités . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42

Annexes – Propositions les plus populaires des agents 45

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SynthèseAvec plus de 3 000 contributions, la consultation « Innover et simplifier avec les agents publics » (ISAP) a permis de dégager les priorités des agents pour rendre un meilleur service aux usagers, améliorer le fonctionnement interne de l’administration et simplifier les réglementations. Les agents ont contribué de manière individuelle ou collective à partir du site national participatif www .innover .modernisation .gouv .fr durant deux mois entre le 1er mars et le 30 avril 2013 . Leurs propositions contribuent à répondre à l’objectif de modernisation de l’action publique : rendre les services publics plus simples, plus justes et plus efficaces.

Cette synthèse, élaborée par le Secrétariat général pour la modernisation de l’action publique, constitue la « photographie » de la consultation et de l’expression des agents. Ce document n’analyse ni l’opportunité ni la faisabilité des pistes suggérées. Un travail de hiérarchisation et de regroupements a été effectué afin de faciliter la lecture . Les mesures seront décidées dans le cadre des Comité interministériels pour la modernisation de l’action publique (CIMAP) .

Les enseignements de la consultation - ISAP est une démarche de remontée efficace . Plus de 4 000 agents ont participé en ligne à la démarche en déposant 988 idées, 2 058 commentaires ou en votant sur le site . Plus de 15 000 visites ont été recensées . Les propositions émises ont été concrètes, orientées sur leur vécu, et constructives .

- L’amélioration du fonctionnement interne des administrations constitue la première attente des agents . 61% des contributions concernent le sujet « améliorer le fonctionnement interne ». Elles s’appliquent pour 32% à des pro-blématiques de gestion des ressources humaines et révèlent la préoccupation des agents liée à l’amélioration de leurs conditions d’exercice et du fonctionnement de leur administration .

- La prise en compte du point de vue de l’usager est centrale . Les agents ont fait preuve d’une attention marquée pour l’usager, pour résoudre les complexités administratives et améliorer leur relation à l’administration .

- Cette consultation révèle un besoin d’échange et de partage des pratiques entre agents . L’analyse des commen-taires et des votes démontre une volonté d’échange, notamment sur certains sujets . Le nombre de commentaires est deux fois plus important que celui des propositions et l’on observe dans le même temps une forte concentration des commentaires et des votes sur un nombre limité de propositions (les 12 propositions les plus populaires totalisent près de 1 500 votes et suscitent près de 450 commentaires) . Même si l’objet premier de la consultation était le recueil de propositions, il est important de plus prendre en compte à l’avenir la possibilité de faciliter les échanges entre agents, comme par exemple avec des outils type réseaux sociaux professionnels .

- On note une forte coloration multi-ministérielle et interministérielle . L’analyse des contributions des agents fait émerger des sujets multi-ministériels et interministériels . Parmi les leviers transverses d’amélioration du service public, apparaissent la simplification des procédures, le renforcement de la souplesse dans la prise de déci-sion, la recherche plus forte d’homogénéisation ou de mutualisation entre les ministères, ou encore l’utilisation plus soutenue des nouvelles technologies (numérique) pour améliorer l’information administrative et déployer de nouveaux services aux usagers .

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Le contenu des propositions

Rendre un meilleur service aux usagersLes agents évoquent avant tout la simplification des démarches pour les particuliers ainsi que l’amélioration de l’accueil des usagers . Leurs contributions concernent principalement les administrations les plus en contact avec les usagers, notamment le réseau préfectoral, et un grand nombre de propositions sont de portée interministérielle . L’une des propositions les plus populaires consiste en « l’élargissement des horaires d’ouverture des services aux publics » (33 votes et 18 commentaires) . Les agents vont également jusqu’à proposer le remplissage assisté des dossiers administratifs, qui, pour certaines demandes, ne nécessiterait pas d’accueil physique classiques, mais de simples accueils primitifs dotés d’agents d’assistance .

Quels que soient les canaux de contact, la relation de service est vue comme une priorité pour l’administration, et ses leviers sont l’accessibilité des services publics, les capacités relationnelles des agents, la capacité à s’adapter aux besoins des publics fragiles mais aussi la capacité à rendre des comptes et à mesurer la qualité du service rendu .Au-delà de l’accueil et de la relation de service, les agents se positionnent pour orienter efficacement les usagers vers les informations recherchées, en s’appuyant sur des documents administratifs clarifiés tout en garantissant aux usagers une meilleure visibilité sur l’avancement de leurs démarches . A titre d’exemple, la proposition visant à simplifier les sigles et les noms des administrations fait l’objet d’une trentaine de votes.

Alors que les particuliers jugent souvent complexe leur relation avec l’administration, les agents recommandent de simplifier leurs démarches, en particulier pour les publics fragiles. Ils suggèrent de partager les données entre les administrations, d’alléger les démarches en supprimant certaines étapes ou demandes de pièces justificatives . Les propositions vont dans le sens d’un assouplissement et d’une diminution du niveau de sollicitation des particuliers .

Les agents adoptent la même volonté de simplification à l’égard des entreprises et des associations. Pour alléger leur charge administrative, ils prônent une facilitation accrue du contact, la mise en commun des dossiers et des ressources ainsi que l’allégement des procédures . Ainsi, la proposition de création d’une base de données com-mune propre à supprimer nombre de doubles déclarations compte une vingtaine de votes . Pourtant, certains agents s’inquiètent du respect de la vie privée des citoyens et souhaitent plutôt restreindre les accès aux données entre administrations au strict nécessaire .

Le développement des services numériques est vu comme une priorité au bénéfice d’une relation transparente et humaine avec les usagers . Il va de l’initialisation des démarches en ligne, au suivi des dossiers, avec une vision sous-tendue par des mesures de simplification et d’accompagnement aux nouveaux usages numériques . 15 votes soutiennent la proposition d’introduction de cartes nationales d’identité munies d’un certificat électronique, à l’instar de la Belgique, de l’Allemagne, de l’Italie, de l’Estonie ou du Portugal, permettant aux usagers de faire toutes leurs démarches en ligne et de suivre en temps réel leur demande . Les agents suggèrent aussi par exemple de systématiser la numérisation, à condition d’adopter des outils d’indexation performants .

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Améliorer le fonctionnement interneLa préoccupation première des agents concerne la gestion des ressources humaines . Ils sont par exemple 264 à voter et près de 100 à commenter l’idée d’évaluation par les agents de leur hiérarchie . Cette évaluation pourrait être systématique, et les agents s’accordent à dire qu’elle devra être suivie d’un plan d’action . Ils ne s’entendent toutefois pas sur l’anonymat ou le niveau de transparence à adopter et notent que cette initiative est déjà mise en place dans plusieurs ministères .

Les agents réinterrogent les processus de ressources humaines tout au long de leur parcours professionnel . Ils suggèrent de repenser l’accès à la fonction publique, d’améliorer la gestion des carrières, de faciliter la mobilité interministérielle, d’accompagner et de former les agents, de valoriser les séniors et accompagner la fin de carrière et enfin de rénover les modes de management .

115 votes et 26 commentaires soutiennent la proposition de faciliter la procédure de détachement lors d’une mobilité, et l’accessibilité des postes vacants de chaque ministère aux agents d’autres ministères . Certains agents vont jusqu’à proposer de supprimer toutes les commissions administratives paritaires . La consultation révèle la valeur que les agents accordent à leur environnement et à leurs conditions de travail . Elle met en exergue l’importance d’un cadre de travail adapté à l’exercice des missions . Les agents souhaitent que l’administration contribue à leur bien-être au travail, au développement de l’action sociale et aux services aux agents, ainsi qu’à une meilleure intégration du handicap au sein des administrations . 227 votes et 76 commentaires soutiennent le développement du télétravail, tout en soulignant le temps nécessaire à sa mise en place . Sur la base du volontariat, il représente un gisement d’économie de charges immobilières et remédie à certaines difficultés de transport. Toutefois, les agents notent que son application se heurte à une mauvaise couverture numérique en région, au financement de l’équipement des agents et au risque de déshumanisation du travail .

Le sujet du traitement et de l’instruction des demandes, condition nécessaire d’un service de qualité, n’est pas en reste dans la consultation . Les agents publics préconisent d’engager des actions pour améliorer la collecte d’informations, simplifier les procédures et raccourcir les délais de traitement .

De la consultation ressort une préoccupation particulière pour la gestion budgétaire et financière des adminis-trations, pour éviter les dépenses inutiles et s’appuyer sur des outils et règles de gestion performants . Les agents publics manifestent ainsi leur volonté de simplifier les règles de gestion, améliorer les outils de gestion, mener la chasse aux gaspillages et d’adapter les processus des marchés publics .

Mais ce sont les métiers et l’exercice des missions, qui occupent une place centrale dans cette consultation . Les contributions proposent des idées innovantes à propos de la répartition des ressources et compétences clés, ainsi que sur l’amélioration des processus . Ils proposent de rénover la relation entre les administrations centrales et les services déconcentrés, de tirer parti des ressources rares, de transférer ou prioriser certaines missions, de simplifier les processus, de faciliter l’accès des agents à l’information métier, en prenant appui sur des organisations ajustées sur la concertation et l’expertise des agents .

Les moyens de tirer parti du potentiel numérique suscitent de nombreuses propositions et sous-tendent l’ensemble de la consultation sur l’amélioration du fonctionnement interne . Les agents recommandent de dématérialiser les documents, procédures et informations, ainsi que d’équiper numériquement et informatiquement les administra-tions .

Les systèmes d’information et de communication sont au cœur des propositions . Les agents conseillent de déployer des outils de gestion performants, de structurer l’organisation des systèmes d’information, de renforcer la sécurité et le contrôle de leurs données et d’accroître la professionnalisation des pratiques en matière de SI . 95 votes et 31 commentaires se positionnent en faveur du développement des logiciels libres au sein des services publics, plutôt que d’acheter des « licences propriétaires auprès de fournisseurs souvent étrangers ». Les agents suggèrent d’en mutualiser l’achat au niveau national .

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Simplifier les réglementationsPour simplifier les lois et réglementations, les agents mentionnent d’abord les particuliers, les entreprises puis les collectivités . Leurs recommandations concernent principalement le champ de compétence des ministères de l’In-térieur et de l’Ecologie. Soulignant la multitude des textes, ils suggèrent de les mettre en cohérence et de clarifier les normes . Ils défendent ainsi la validité permanente des actes d’état civil, lorsque celle-ci ne dépasse pas 3 ou 6 mois actuellement (46 votes et 9 commentaires) . En revanche, l’évocation d’une amende forfaitaire pour les petites infractions ne fait pas l’unanimité, certains agents y voient un risque de banalisation du vol .

Denses et parfois complexes à décrypter, les réglementations applicables aux particuliers appellent à être simpli-fiées. Les agents désirent mettre en cohérence et harmoniser les textes, simplifier une législation perçue comme trop complexe, supprimer les réglementations qui semblent inutiles ou désuètes, et faciliter leur mise en œuvre en s’appuyant sur une organisation collective .

Il en va de même pour les textes relatifs aux statuts et aux missions des agents eux-mêmes . Ils souhaitent des normes plus simples et plus à jour, en ayant à l’esprit les conditions de leur mise en œuvre et formulent aussi des suggestions en faveur de la révision du fonctionnement des commissions de réforme . A titre d’exemple, le cumul d’emploi dans la fonction publique suscite des réactions diverses (21 votes et 5 com-mentaires), certains souhaitant le limiter, d’autres l’estimant bénéfique et confortable en complément d’un emploi public . Les agents font aussi part de leurs attentes de nouvelles directives pour décider de la destruction d’archives lors d’un déménagement, et évoquent à ce titre, l’importance particulière de la numérisation (14 votes et 9 commen-taires) . Les agents s’opposent sur l’application du code du travail dans la fonction publique, consistant en réalité à supprimer le statut de la fonction publique (20 votes et 6 commentaires) .

Au vu des propositions, le droit applicable aux entreprises et aux associations est aussi soumis à une nécessaire dynamique de simplification par un allègement, une clarification, moins de redondances, ainsi que par une plus grande coordination des réglementations et la refonte de certains aspects de leur mise en œuvre . Les agents abordent des problématiques similaires concernant les normes applicables aux collectivités au sujet desquelles ils soulignent aussi l’importance des études d’impact et préconisent la révision du fonctionnement des commissions administratives .

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Présentation de la démarcheLa participation des agents eux-mêmes à la modernisation de l’action publique est l’un des axes retenus par le gouvernement pour repenser le rôle des services publics et rendre leur action plus simple, plus juste et plus efficace. En étant au cœur de l’efficacité administrative et, pour certains, en contact direct avec les usagers, les agents sont les mieux placés pour identifier des dysfonctionnements et concevoir des améliorations concrètes du service aux usagers. En complément des consultations engagées par plusieurs ministères, la démarche « Innover et Simplifier avec les Agents Publics » (ISAP) vise à promouvoir une méthode participative de modernisation qui consiste à consulter les agents sur les sujets à enjeux de la réforme .

2 mois de consultation sur 3 sujets de modernisationLa démarche « ISAP » vise à recueillir auprès des agents des services centraux et déconcentrés de l’Etat leurs bonnes pratiques actuelles et leurs idées nouvelles sur trois sujets de modernisation .Les agents ont contribué de manière individuelle ou collective et avec l’anonymat d’un pseudo à partir du site national participatif www .innover .modernisation .gouv .fr entre le 1er mars et le 30 avril 2013 .

Sur le site, chaque agent a pu :• déposer une proposition d’amélioration (idée nouvelle ou bonne pratique existante)• commenter une proposition déposée par un autre agent• voter pour les propositions jugées les plus utiles

Pour être publiées sur le site, les propositions devaient : apporter un bénéfice concret pour l’administration et/ou les usagers dans leurs interactions/rela-tions avec l’administration, être potentiellement déployable à une échelle nationale, et enfin porter sur des sujets correspondants au périmètre de fonc-tion des agents . En parallèle, des consultations locales ont été organisées en région dans le cadre d’ateliers de travail . Cette synthèse se concentre sur les résultats de la consultation nationale .

1. Rendre un meilleur service

Propositions de nature à améliorer et simplifier les relations entre les usagers et les services publics : - information et renseignements administratifs- accueil des usagers- simplifications des démarches pour les particuliers / entreprises /associations- services numériques

2. Améliorer le fonctionnement interne

Propositions de nature à améliorer les processus de gestion des services centraux et déconcentrés, améliorer les processus transversaux et réduire les tâches et actions inutiles :- traitement et instruction des demandes- circuits d’information et de décision- gestion budgétaire et financière- gestion des ressources humaines- systèmes et réseaux d’information et de communication- environnement et conditions de travail- réduction des tâches inutiles

3. Simplifier les réglementations

Propositions de simplification des réglementations et des normes en identifiant et en supprimant les textes inutiles, caducs ou trop complexes (lois, décrets, circulaires, coutumes…) applicables aux :- particuliers- entreprises- associations- collectivités- agents

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La consultation a fait l’objet d’une forte mobilisation des agents avec plus de 3 000 contributions

Cette consultation a été largement plébiscitée par les agents puisque près de 1000 propositions (968) ont été remontées par l’intermédiaire du site et 2058 commentaires apportés .

1 . Rendre un meilleur service182 propositions ont été remontées sur ce thème via le site . Cela représente 20% de l’ensemble des propositions . Certaines de ces propositions sont de réelles pistes de chantiers à initier pour améliorer la qualité du service rendu aux usagers (environ 40% d’entre elles) .

2 . Améliorer le fonctionnement interne Ce thème représente la part la plus importante des propositions remontées via le site Internet (60% environ) . Ces 591 propositions sont également celles qui ont été le plus commentées et marquent bien la préoccupation des agents sur l’amélioration du fonctionnement interne . Ces propositions sont intéressantes et donneront lieux à des évolutions prochaines dans les modes de fonctionnement .

3. Simplifier les réglementations 195 propositions ont été remontées via le site sur ce thème . Cela représente environ 20% de l’ensemble des propositions du dispositif .

15 260visites

2058 commentaires

988 suggestions

61%fonctionnement interne

21%normes

18%service rendu4011

inscriptions

S8S7S6S5S4S3S2

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1531

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SuggestionsCommentaires

0

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SuggestionsCommentaires

Simplifierles réglementations

Améliorer le fonctionnement

interne

Rendre un meilleur sevice

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1000

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1800

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L’ensemble des propositions a été analysé

En lien avec les équipes du SGMAP, les services ministériels ont assuré l’analyse des propositions les concernant.Les meilleures propositions intègrent des programmes de modernisation et de simplification des ministères et alimentent des décisions interministérielles.

Les Comités Interministériels pour la modernisation de l’action publique (CIMAP) seront l’occasion de réaliser le bilan de la démarche et de rendre compte, à fréquence régulière, de la mise en œuvre effective des propositions retenues.

Pour en savoir plus sur la démarche « Innover et simplifier avec les agents publics », contactez le service Innovation et services aux usagers du SGMAP([email protected]).

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Les propositions des agents

Rendre un meilleur serviceUn tiers des 182 suggestions visant à rendre un meilleur service concernent la simplification des démarches pour les particuliers, et près d’un quart l’accueil des usagers . 25% d’entre elles concernent les administrations le plus en contact avec les usagers, notamment le réseau préfectoral, et tout autant sont de portée interministérielle . Si la plupart d’entre elles portent sur l’amélioration du service rendu, beaucoup traitent également de l’amélioration de la relation de service entre l’administration et les usagers .

I . Relation de serviceLa relation de service constitue un enjeu crucial en matière de qualité de service . Les usagers attendent une administration humaine et accessible, caractérisée par la simplicité, la fiabilité et la performance, et ce au travers des divers canaux de contact (accueil en guichet physique, sites internet, accueil téléphonique, mails, courriers, …) .Les agents proposent d’améliorer l’accessibilité des services publics (1), de développer les capacités relationnelles des agents (2), de s’adapter aux besoins des publics fragiles (3) et enfin de rendre compte et de mesurer la qualité du service rendu et perçu (4) .

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1 . AMELIORER L’ACCESSIBILITE DES SERVICES PUBLICS

Les agents font un grand nombre de propositions pour améliorer la qualité de service, la proximité et la disponibilité de l’administration . Le référentiel Marianne fait l‘objet d’appréciations positives, bien que certains souhaitent en renforcer la visibilité . Plusieurs propositions portent sur la question de l’accessibilité de l’administration pour les usagers :

f des horaires mieux adaptés au public, plus étendus (ces horaires peuvent être pensés selon la saisonnalité des flux, notamment pour l’administration fiscale) . Certaines propositions font débat, comme celle d’étendre l’ouverture de l’accueil à la pause méridienne .

f de nouvelles modalités d’accueil : l’organisation de permanences, tenues par des acteurs associatifs formés en ce sens, ou par des agents selon un planning précis dans les milieux ruraux, ou encore en se greffant aux Relais Service Publics implanté dans les communes .

f une gestion optimisée des appels pour limiter le nombre d’appels perdus, y compris en impliquant la hiérarchie .

« Proposer aux usagers (notamment pour ceux ne disposant pas de connexion internet) dans le hall des Centres des Finances Publiques (Service impôts des particuliers) une borne numérique en accès libre permettant de consulter son compte fiscal. »

« Dans les milieux ruraux, ce sont les services de l’Etat qui se déplacent, pour des permanences . Une salle communale peut être organisée dans ce sens. Les demandes peuvent se faire en amont, afin d’éviter de déplacer des agents qui risqueraient de ne pas être occupés . Par exemple, si j’ai besoin d’une carte grise, je prends contact avec la mairie qui s’occupe des prises de rendez-vous auprès des services de l’Etat. »

2 . DEVELOPPER LES CAPACITES RELATIONNELLES DES AGENTS

Les capacités relationnelles des agents et le rapport direct aux usagers sont un prérequis à l’amélioration de l’accueil . Les propositions concernent ainsi :

f l’amélioration de la posture des agents en situation d’accueil : amabilité, langage adapté et courtoisie . Les agents proposent en ce sens de faire bénéficier les agents d’accueil de formations spécifiques à la relation de service .

f le développement des outils pour faciliter le travail des agents d’accueil .

f le respect de la confidentialité en toute situation.

f l’identification de la personne en charge du dossier et de son nom (à commencer par l’identification nominative de l’agent au guichet par l’intermédiaire d’un badge)

« Lorsqu’un usager se rend dans un bâtiment administratif pour un rendez-vous, il serait bon que l’agent avec lequel il a rendez-vous vienne à sa rencontre dans le hall . Il est regrettable que l’agent ne l’attende au minimum devant l’ascenseur à l’étage où a lieu l’entretien. Enfin, il est aussi question de sécurité, de confidentialité des informations détenues par l’administration... »

3 . S’ADAPTER AUX BESOINS DES PUBLICS FRAGILES

Plusieurs propositions visent à améliorer le service à destination des publics fragiles . Elles recouvrent par exemple :

f la mise en place de plateforme de visio-conférence en langage des signes pour les personnes sourdes et malentendantes .

f la mise à disposition d’écrivains publics en ligne et la mise en place d’un centre de relais d’appels pour faciliter les démarches des personnes ne maitrisant pas bien le français (incluant les touristes étrangers)

f l’accompagnement des usagers dans leurs démarches numériques au sein des administrations ou dans les espaces publics numériques avec l’intervention d’un agent médiateur .

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« En même temps que l’on favorise le développement de l’e-administration, on créé et maintient une fracture numérique/sociale/générationnelle etc . L’idée serait de mettre à disposition du public sur des lieux d’accès au numérique, des agents médiateurs pour faciliter les e-démarches . Ils pour-raient intervenir dans les Espaces Publics Numériques, dans les cyber-cafés, dans les bibliothèques etc . pour aider les personnes en besoin d’aide à faire des démarches dématérialisées . Un espace numérique avec médiation pourrait également être ouvert dans les services publics, notamment les sous-préfectures. »

4 . RENDRE COMPTE ET MESURER

Les agents font de la perception et de la satisfaction des usagers un enjeu de l’amélioration de la relation de service . Ils souhaitent rendre des comptes aux usagers, et proposent notamment de :

f mettre en place des enquêtes de satisfaction dans toutes les administrations, comme c’est le cas pour les services hospitaliers .

f créer une cellule interministérielle de mesure de la satisfaction usager .

f créer une autorité indépendante de mesure de la qualité de service .

f rendre compte périodiquement de l’activité des administrations au niveau territorial .

« Dans chaque localité, une fois par semestre, un bilan d’activité des administrations pourrait être présenté localement à une assemblée constituée majoritairement de citoyens . Cela permettrait d’une part de prendre en compte les attentes collectives et d’autre part d’expliquer la politique appliquée. Toutes les administrations seraient concernées. »

II . Informations et renseignements administratifsLa satisfaction des usagers passe d’abord par une information administrative de qualité, préalable à toute démarche administrative . Or, selon une étude de l’institut de sondage BVA en 2010, 29% des Français se déclarent insatisfaits du manque de concordance des différentes sources administratives, et un Français sur quatre souhaiterait être davantage aiguillé vers le bon interlocuteur lorsqu’il cherche une information . Des actions doivent améliorer l’accès des usagers au renseignement et développer la cohérence entre les sources d’informations administratives .Les agents préconisent de clarifier les documents administratifs (1), d’assurer aux usagers une meilleure visibilité sur l’avancement de leurs démarches (2) et d’améliorer l’orientation des usagers vers les services adaptés (3) .La simplification des sigles et des noms des administrations fait ainsi partie des propositions les plus populaires.

1 . CLARIFIER LES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

Pour clarifier les documents administratifs et mieux informer les usagers, il est proposé de :

f tester les documents auprès des usagers pour éviter le « jargon » administratif.

f modifier ou mettre à jour certaines parties de formulaires jugés flous, ou même sexistes.

f clarifier certains formulaires pour éviter une mauvaise interprétation (exemple : ne pas indiquer deux années différentes en titre sur les avis d’imposition)

f simplifier et harmoniser les formulaires.

f apporter plus de lisibilité dans l’accès aux informations données au public (dans le domaine de l’environnement, par exemple)

Une attention particulière est portée par les agents à la situation des personnes en difficulté. Ils proposent notam-ment de lutter contre le non-recours aux prestations sociales en assurant une meilleure formation des agents .

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« L’information environnementale est devenue pléthorique car c’est un secteur d’activité dans lequel les textes l’imposent de manière très prononcée . Or, aujourd’hui, tous les acteurs de l’Etat (Préfecture, directions régionales, DRIEA, DRIEE, ministère de l’Ecologie) mettent en ligne de l’information sur internet . Les informations sont très difficiles d’accès, voire redondantes d’un site à l’autre. Il faut déterminer quel niveau d’organisation publie quoi . Et il faut proposer des structures de site qui permettent d’accéder directement à ces informations. »

2 . ASSURER AUX USAGERS UNE BONNE VISIBILITE SUR L’AVANCEMENT DE LEURS DEMARCHES ET SUR LEUR SITUATION VIS-A-VIS DE L’ADMINISTRATION

Pour un meilleur suivi des dossiers, les agents voudraient pouvoir assurer aux usagers une bonne visibilité sur l’avan-cement de leurs démarches et sur leur situation vis-à-vis de l’administration . Cela passe par plusieurs suggestions :

f garantir aux usagers les délais de traitement et les informer .

f permettre la consultation du solde du permis de conduire en ligne plutôt que de se déplacer à plusieurs reprises .

f informer les usagers de manière régulière sur l’avancement de dossiers (par mail ou SMS), sur les formalités à accomplir (ex : pour les familles de détenus), sur ses droits mais aussi sur la loi et sur ses devoirs (ex : par la mise en ligne des arrêtés préfectoraux)

« Une grande partie des ressortissants étrangers téléphonent, envoient un mail ou se déplacent en Préfecture uniquement pour connaître l’état d’avancement de leur demande . Des organismes tels que la CAF, la CPAM, les mutuelles ou la CNAV permettent d’accéder au suivi des dossiers après attribution d’un mot de passe via Internet. Tout comme nous sommes identifiables par notre numéro de sécurité sociale, chaque ressortissant étranger est identifiable par le numéro de son titre de séjour qu’il conserve aussi longtemps qu’il réside en France en situation régulière . La mise en place d’une telle procédure (et notamment à l’occasion d’un renouvellement de titre) dans les Préfectures accueillant un grand nombre d’usagers ne permettrait-elle pas de réduire les files d’attente, les communications téléphoniques et les demandes de renseignements par courrier électronique? Pour ceux qui n’ont pas Internet, des bornes de consultation pourraient être installées qui permettraient une inscription puis une consultation simple et rapide de l’état d’avancement des demandes. »

3 .AMELIORER L’ORIENTATION DES USAGERS VERS LES SERVICES CORRESPONDANT A LEUR DEMANDE

Pour une meilleure relation de service, les agents proposent d’adapter l’organisation de l’accueil, et en particulier de son orientation . Un grand nombre de contributions vont en ce sens et se retrouvent autour de grandes théma-tiques :

f appuyer les agents dans l’orientation des usagers, en mettant à leur disposition un document « qui fait quoi » ou d’un catalogue des services leur permettant de donner des indications pertinentes . Ces données pour-raient encore être directement accessibles aux usagers sur une plateforme d’orientation en ligne .

f assurer un meilleur référencement des sites internet publics afin qu’ils soient facilement identifiables par les usagers . Ce meilleur référencement sur internet devrait être complété par la promotion systématique des sites internet et de services en ligne dans les accueils des services publics .

f améliorer la lisibilité des dénominations, avec une simplification des noms et sigles, une harmonisation des noms de services entre les départements, et un bon référencement internet des sites officiels.

« Suite aux nombreuses restructurations et réorganisations de ces dernières années, aucune commu-nication à destination du grand public n’a été faite (missions d’une DDPP, DDCS, DDT, (M), DREAL, ARS . . .) . Il n’est pas encore trop tard pour cela . Une campagne de publicité dans les médias associée avec des petits aides mémo «qui fait quoi» serait assez opportune. »

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III. Simplification des démarches pour les particuliersUn Français sur quatre juge complexe sa relation avec l’administration, plus particulièrement encore lors d’évé-nements de vie douloureux (perte d’autonomie, perte d’emploi...) ainsi que pour les populations fragiles, jeunes ou en situation de précarité . Les agents suggèrent de partager les données inter-administrations pour supprimer les demandes d’information redondantes (1), d’alléger les démarches en supprimant des étapes (2) mais aussi d’assouplir les démarches en supprimant des demandes de pièces justificatives (3) et de développer des solutions innovantes (4) .

1 . PARTAGER LES DONNEES INTER-ADMINISTRATIONS POUR SUPPRIMER LES DEMANDES D’INFORMATION REDONDANTES

Pour simplifier les démarches des particuliers, les agents soulèvent la question de la centralisation des opérations pour plus de transversalité et de partage des données . Ils proposent ainsi des mesures pour :

f disposer d’une authentification électronique unique pour toutes les démarches administratives en ligne impot .gouv .fr, monservice-public .gouv .fr ainsi que d’un portail internet unique permettant un accès aux infor-mations usagers sans les solliciter .

f permettre à la Préfecture d’avoir un accès à l’écran des CNI PASSEPORTS, pour éviter de renvoyer inutilement l’usager .

f centraliser et numériser l’état civil de l’ensemble des communes (avec une délivrance nationale ou régionale) .Les agents sont soucieux de limiter les démarches inutiles imposées aux usagers . Ils insistent sur l’enjeu du partage des données entre les administrations pour limiter la redondance de certaines demandes faites aux usagers et vérifier l’information.

« Créer un fichier des CNI volées/perdues alimenté par les services de police et accessible en consul-tation obligatoire aux services préfectoraux et municipaux en cas de demande de renouvellement . Cela permettrait d’éviter de demander aux usagers concernés de devoir réunir des papiers multiples pour prouver leur identité quand ils se sont fait voler leurs portefeuilles / sacs et de déceler les tenta-tives d’usurpation d’identité. »

2 . ALLEGER LES DEMARCHES EN SUPPRIMANT DES ETAPES

Pour alléger les démarches administratives, les agents proposent de supprimer certaines étapes qu’ils considèrent comme peu ou pas nécessaires dans une procédure . Ils suggèrent de :

f instaurer pour une demande de défrichement, un seuil minimum pour l’étude au cas par cas afin qu’elle ne soit pas exigée pour les petites surfaces .

f ne pas exiger une présence à la fois pour le dépôt et pour le retrait d’un dossier de demande de carte d’identité ou passeport, et éviter ainsi de devoir poser de multiples jours de congés .

Beaucoup de propositions portent sur le permis de conduire ou la carte grise dont les démarches associées semblent pouvoir être allégées .

« Permettre aux usagers de se connecter au service de la Préfecture et connaitre ainsi le solde du restant de leur permis de conduire au lieu de les obliger à se déplacer pour obtenir un code puis ensuite aller sur internet. Cela éviterait que les gens disent lors de leurs auditions «je ne savais pas». Cela permettrait d’envoyer la « fameuse » lettre en recommandée qui devrait nous avertir du solde nul. »

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3 . ASSOUPLIR LES DEMARCHES PAR LA SUPPRESSION DE DEMANDES DE PIECES JUSTIFICATIVES

Les agents s’interrogent sur les conditions d’acceptation d’un dossier, et proposent de les assouplir en suppri-mant certaines demandes de pièces justificatives superflues à leurs yeux. Parmi les nombreuses propositions, voici quelques exemples :

f la réclamation de l’IBAN alors qu’un lien avec la Banque de France est envisageable .

f la présentation de la carte d’électeur qui pourrait être intégrée à la CNI .

f le justificatif de domicile, vérifiable auprès d’autres services de l’administration.C’est aussi le format exigé de ces pièces qui semble inapproprié ou inutilement contraignant . Les agents souhaitent, par exemple, que les documents scannés soient acceptés, ou que la carte bancaire soit autorisée pour éviter l’utilisation du timbre fiscal dont le caractère désuet revient à de nombreuses reprises tout au long de cette consultation .

« La quête au timbre fiscal est souvent l’élément le plus limitant des démarches particuliers. Ouvrir la possibilité de payer par carte bancaire systématiquement et quelle que soit la démarche simplifierait nettement les choses. La suppression pure et simple de ce moyen de paiement d’un autre âge pourrait également utilement être étudiée. »

4 . DEVELOPPER DES SOLUTIONS INNOVANTES POUR REPONDRE AUX BESOINS DES PARTICULIERS

Sur certaines politiques publiques, telles que l’hébergement d’urgence ou l’éducation, les agents proposent des solutions de rupture pour délivrer le service . C’est le cas par exemple de :

f la mobilisation de patrimoine des structures accueillant des séjours de vacances afin de faciliter des mesures d’hébergement temporaire .

f la formation à la responsabilité et à la citoyenneté au lycée .

f la lutte contre le non-recours aux aides sociales en promouvant une approche transverse de l’accès aux droits, ainsi qu’une harmonisation des dispositifs entre eux afin de simplifier les démarches et réduire les incohérences .

IV. Simplification des démarches pour les entreprises et associationsLe gouvernement s’est engagé à mobiliser tous les leviers permettant de simplifier la vie des entreprises comme des associations, d’alléger leur charge administrative et de réduire les délais de traitement des procédures par l’administration. Pour garantir l’efficacité de ses décisions, le gouvernement a notamment décidé d’instaurer au sein de l’Etat une gouvernance coordonnée des chantiers de simplification destinés aux entreprises, ainsi qu’une consultation permanente avec les entreprises .Dans ce cadre, les agents proposent de faciliter le contact (1), de mettre en commun les dossiers et les ressources (2) ainsi que d’alléger les procédures (3) .Parmi les propositions qui suscitent le plus de réactions, les agents évoquent la création d’une base de données commune propre à supprimer nombre de doubles déclarations . Pourtant, certains agents s’inquiètent du respect de la vie privée des citoyens, et veulent restreindre les accès aux données entre administrations au strict nécessaire .

1 . FACILITER LE CONTACT

La simplification des démarches pour les associations et entreprises commence par une facilitation du contact. Cela passe selon les agents par :

f une meilleure communication en faisant, par exemple, apparaître sur le CERFA l’adresse électronique de l’association pour accélérer les demandes de pièces complémentaires, envois de récépissé . . .

f la limitation du nombre d’interlocuteurs avec plusieurs propositions de « guichet unique » (pour les demandes de subvention par exemple)

Le principe qui sous-tend ces contributions est celui d’une meilleure information et d’une communication plus fluide qui concerne plus particulièrement les associations.

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« Il serait souhaitable d’harmoniser dans tous les départements les relations entre l’Etat, les associa-tions et les collectivités en généralisant les «guichets uniques à destination des associations» afin de permettre aux responsables d’associations et aux collectivités de trouver en un même lieu : un service de conseils et d’accompagnement juridique, le « Greffe des associations » et le délégué départemental à la vie associative. Ce guichet unique permet d’accroître l’efficacité du service rendu aux dirigeants associatifs, de simplifier les démarches des bénévoles et d’identifier qui sont les interlocuteurs et les personnes ressources de la vie associative sur le département. »

2 . METTRE EN COMMUN LES DOSSIERS ET LES RESSOURCES

La mise en commun des dossiers et des ressources fait l’objet du plus grand nombre de propositions de la part des agents, depuis la phase d’instruction d’une demande jusqu’au traitement des données, au travers, notamment :

f d’une instruction commune des dossiers par différents services pour une même entreprise, avec une mutua-lisation des outils de déclaration notamment, et pour certains, cela justifie la mise en place d’une structure commune (pour les dossiers d’aide)

f d’un partage de l’information entre les administrations ou bien du Centre de Formalités des Entreprises avec les administrations . Cette suggestion revient à de nombreuses reprises, elle a pour vocation de faciliter l’accès aux données, de supprimer les doubles déclarations et de diminuer les sollicitations .

« Le CFE (Centre de Formalités des Entreprises) est géré par les chambres consulaires et assure un rôle de guichet unique pour les déclarations relatives aux créations d’entreprise, à la modification de leur situation ou à la cessation de leur activité . Le CFE, après avoir reçu et contrôlé le dossier d’un demandeur, le transmet aux différents organismes concernés par les formalités à accomplir (Greffe du Tribunal de Commerce par exemple) . Il serait pertinent que cette information soit partagée avec les administrations concernées ce qui leur éviterait de faire perdre du temps aux professionnels en leur redemandant les mêmes informations, voire de faire des erreurs de saisie ou d’interprétation lors de la constitution de leurs dossiers dans les services de l’administration départementale, ou encore d’avoir des fichiers non à jour donc faux. »

3 . ALLEGER LES PROCEDURES

Les agents mettent en lumière des procédures trop lourdes et complexes, qui pourraient selon eux être simplifiées. Ils formulent des suggestions d’évolution très diverses comme :

f la réduction des délais d’instruction de certains dossiers .

f l’élargissement de dérogations (dont on sait qu’elles seront acceptées) comme celle de la circulation perma-nente aux véhicules ERDF, RATP, …

f la limitation de démarches comme la déclaration obligatoire des entreprises alimentaires auprès des services de contrôles qui est saisie une fois manuellement par le déclarant et une deuxième fois par l’agent dans une application métier .

« Simplifier la réglementation des taxis parisiens, étendre la zone de compétence des taxis parisiens à toute l’Ile de France. Changer les Tarifs A, B, C pour qu’ils soient compréhensibles du public »

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V Services numériquesLa question du numérique est transverse dans le cadre de cette consultation . On la retrouve en particulier comme vecteur d’un meilleur service auprès des usagers, dans le cadre de propositions très concrètes pour lesquelles les agents font preuve d’empathie vis-à-vis des usagers pour mieux comprendre leurs attentes . L’administration numérique et les services en ligne se sont fortement développés ces dernières années avec la mise en ligne d’infor-mations publiques et de formulaires, la création de guichets en ligne (comme Mon-Service-Public.fr), l’élargissement de l’offre de téléservices ou de services sur mobile, etc . Les agents proposent ici de faciliter l’initialisation des démarches en ligne (1), d’assurer le suivi en ligne des dossiers (2) et de simplifier les démarches administratives et accompagner les nouveaux usages numériques (3) .Disposer de cartes nationales d’identité munies d’un certificat électronique, comme en Belgique, en Allemagne, en Italie ou au Portugal, permettant de faire toutes ses démarches en ligne et de suivre en temps réel sa demande fait partie des propositions populaires . Les agents suggèrent aussi de systématiser la numérisation, à condition d’adopter des outils d’indexation performants .

1 . FACILITER L’INITIALISATION DES DEMARCHES EN LIGNE

Un grand nombre de propositions traitent des premières étapes d’une démarche qui doivent être d’emblée numériques et organisées pour le rester tout au long du processus . Il s’agit, par exemple, de :

f mettre le plus grand nombre possible de formulaires de demande en ligne : par exemple pour les demandes de procuration lors des élections, ou pour permettre le dépôt en ligne d’une demande de quitus automobile pour les redevables professionnels .

f généraliser la convocation par e-mail et la prise de rendez-vous en ligne .

f généraliser les demandes de subvention en ligne pour tous types de financement.L’objectif est à la fois de faire gagner du temps aux usagers et d’enclencher le processus de traitement de son dossier de manière à faciliter les étapes suivantes .

« A l’ère du numérique il est temps de s’affranchir des documents papier : en effet, les entreprises peuvent très bien envoyer sous forme électronique leurs factures . A charge ensuite à l’administration de les envoyer au Trésorier payeur général par courriel. La validation de la facture après vérification du service rendu se fera par la signature électronique de l’agent qui vaudra visa et ordre de paye-ment . L’Etat gagnerait énormément en frais d’envois postaux et en rapidité quant au payement de nos prestataires. »

2 . ASSURER LE SUIVI DES DOSSIERS

Le numérique est souvent le meilleur moyen de suivre un dossier, du point de vue des agents mais aussi de celui des usagers . Ainsi il serait possible de :

f corriger ou mettre à jour sa demande de logement social, de repérer les erreurs éventuelles dans la saisie du dossier par exemple .

f suivre sur Internet l’évolution du traitement de son dossier de demande de passeport .

f suivre sa demande de titre de séjour ou de naturalisation . La récupération de ces informations ne se limite pas à internet, avec la proposition de généraliser à l’ensemble des préfectures la possibilité d’informer par SMS les ressortissants étrangers de l’arrivée de leur titre .

Cette notion de suivi et d’accès à ses données peut aller plus loin : un agent du ministère l’Éducation nationale indique qu’il a informatisé l’ensemble des dossiers scolaires de ses élèves :

« A l’aide de Microsoft Office Access j’ai informatisé tous les dossiers des anciens élèves de l’éta-blissement en leur attribuant un numéro d’ordre et l’essentiel de leur contenu (Nom-Prénom-Date de naissance-Lieu de naissance et scolarité) . Parallèlement tous les dossiers ont été classés par numéro d’ordre et archivés sous ce numéro . A la demande d’un ancien élève, quelle que soit sa période de scolarisation, une simple recherche sur son nom permet de retrouver l’historique de sa scolarité et le numéro d’archivage de son dossier papier. Ce fichier est alimenté annuellement par les élèves quit-tant l’établissement. »

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3 . SIMPLIFIER LES DEMARCHES ADMINISTRATIVES ET ACCOMPAGNER LES NOUVEAUX USAGES NUMERIQUES

Le numérique est l’une des clefs de la simplification des démarches administratives, il laisse entrevoir de nouveaux modes de communication et d’échanges d’information . Les agents font part de suggestions comme :

f la création d’une identité numérique complète du citoyen . Cette initiative se décline de plusieurs manières dans les contributions, elle aurait vocation à fusionner carte grise, livret de famille, carte vitale, signature électronique et informations biométriques .

f la possibilité pour les entreprises d’envoyer leurs factures en format électronique .

f la transmission d’informations lorsque le déplacement est par définition compliqué comme pour certains handicaps ou la déclaration en ligne d’un arrêt de travail .

f Le numérique et la dématérialisation simplifient l’accès à l’administration, et ceci pourrait être plus déve-loppé selon les agents en intégrant la notion de portail unique comme seul point d’entrée .

Les avantages de la télé-administration sont multiples car elle :

f supprime la difficulté d’accès aux services pour les personnes éloignées des centres administratifs.

f n’oblige pas une concentration des services administratifs dans un lieu spécifique.

f optimise les dépenses en personnels [ . . .]

f optimise le fonctionnement des services administratifs déconcentrés .

f assure une prise en charge améliorée des personnes ayant un handicap [ . . .]

f offre une facilité « d’aiguillage » des demandes.

f permet une meilleure prise en charge des publics parlant une autre langue (guichets multilingues),

f améliore la qualité d’accueil d’un service administratif : même s’il y a un temps d’attente pour obtenir un opérateur, celle-ci se fait au domicile .

f réduit les déplacements physiques des individus (gains CO2 liés aux transports)

f offre un accès simplifié aux télé-services comme le un portail unique « Service-Public.fr ».

En parallèle du développement des services numériques, les agents préconisent d’accompagner l’usage des nouvelles technologies, y compris aux guichets :

f donner accès et accompagner les usagers dans l’utilisation des services en ligne au sein des accueils physiques .

f s’appuyer sur des moyens et outils multiples : webcam, smartphones, carte bancaire etc…

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Améliorer le fonctionnement interneCette catégorie concentre plus de 60% des propositions des agents . Le tiers de ces propositions porte sur la pro-blématique de la « gestion des personnels » (192 propositions) . 36% des propositions relèvent de l’action de la DGAFP (216 propositions), et 15% du Ministère de l’Intérieur .

I Modernisation des ressources humaines (RH) Les agents évoquent des pistes de modernisation des ressources humaines tout au long de leur parcours : ils sug-gèrent de repenser l’accès à la fonction publique (1), d’améliorer la gestion des carrières (2), de faciliter la mobilité interministérielle (3), d’accompagner et de former les agents (4), de valoriser les séniors et d’accompagner la fin de carrière (5), et enfin de rénover les modes de management (6) . Ils se prononcent massivement pour faciliter la mobilité, et désirent rendre les postes vacants de chaque ministère accessibles aux agents d’autres ministères .

1 . REPENSER L’ACCES A LA FONCTION PUBLIQUE

De nombreuses propositions suggèrent une rénovation en profondeur des modalités de recrutement de la fonction publique . Ils proposent de :

f confier la responsabilité du recrutement interne à l’entité qui recrute.

f supprimer la publicité des offres dans le cadre de recrutements extérieurs quand l’objectif est de titulariser des agents contractuels ou auxiliaires .

f recruter les fonctionnaires sous contrat, pour bénéficier de la marge de manœuvre que constituerait la décision de renouvellement .

f faciliter la possibilité pour les contractuels de postuler aux emplois qui leurs sont ouverts au sein de l’administration, et briser le plafond de verre qu’ils ont parfois le sentiment de subir .

Ils suggèrent également d’harmoniser et de simplifier, voire de réformer les concours par le biais :

f de l’adaptation des épreuves aux besoins des fonctions qui recrutent .

f d’une préparation plus équitable aux concours internes ou de la suppression de cette préparation .

f de la dématérialisation des sujets et de la mise en ligne des notes .Les agents insistent sur le fait que l’amélioration du recrutement et des concours, permettra in fine une meilleure adéquation avec les besoins des postes .

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« Je propose de recruter les fonctionnaires sous contrat (10 ans par exemple) . Le renouvellement du contrat se ferait après entretien et serait le principe . Le non renouvellement serait l’exception et devrait alors être justifié par des raisons sérieuses par l’employeur, soit par une volonté de l’agent. Cela serait adapté dans certaines fonctions publiques comme dans l’éducation nationale par exemple, où la question de la motivation et de l’envie est une condition essentielle à la fonction . Cela pourrait par ailleurs permettre de ne pas renouveler les contrats des fonctionnaires dont le recrutement s’avère être a posteriori une erreur . Pour ceux dont la motivation et le service rendu est intact, le renouvellement du contrat ne poserait pas de problème. »

« Les concours dans la fonction publique sont obsolètes, et ne correspondent absolument pas à ce qui va être demandé lors de l’affectation. »

2 . AMELIORER LA GESTION DES CARRIERES DES AGENTS

En matière d’amélioration du processus de gestion de carrière, les propositions abordent en particulier les entretiens d’évaluation et les parcours professionnels . A cet effet, les agents demandent de :

f simplifier la procédure d’entretien d’évaluation, de mieux le préparer en amont et d’effectuer une restitution synthétique a posteriori .

f valoriser les profils, carrières et compétences en récompensant des qualités professionnelles.

f réformer le dispositif d’attribution des mois de réduction d’ancienneté .

f réformer les conditions d’accès aux catégories A, B et C .

f construire un portail permettant de suivre leur carrière mais aussi les offres de formation et de mobilité .

f mettre en place un service client interne destiné aux agents qui réponde à leurs questions au sujet de la paye, de la notation . . .

Le développement de carrières construites, légitimes et motivantes au sein de l’administration est un sujet de préoccupation .

« Les conditions d’avancement, qui vont de pair avec l’ancienneté, sont trop rigides et ne reflètent pas toujours la véritable qualité professionnelle des promus . Conséquences néfastes de ce traitement : démotivation professionnelle croissante des bons éléments, surtout des plus jeunes. »

« Pourquoi ne pas confier la responsabilité des recrutements internes à l’entité qui recrute et qui se prononcerait sur la qualité de la candidature, les compétences et motivations de l’agent, à travers un jury de recrutement ? »

« Le 1er critère de promotion interne en catégorie B et C est l’ancienneté, en second lieu ce serait le mérite . . . . Faux ! Quelle que soit sa valeur professionnelle, un agent aura dans les faits le même déroulement de carrière : dès lors, pourquoi chercher à en faire plus ou mieux ? Ce système est source de démotivation pour les agents, notamment les plus compétents : cela ne favorise pas l’investissement individuel et nuit à l’ensemble de la fonction publique sur le long terme . Le position-nement des cadres est ainsi paradoxal : manager sans outil de management . Je propose de placer la compétence comme 1er critère de reconnaissance professionnelle devant l’ancienneté et doter l’encadrement de véritables outils de management. »

« Il faudrait créer un «service client» unique qui permettrait d’avoir des réponses rapides et claires à toutes les questions des agents . Par exemple, les problèmes de paie, de notation . . . Cela éviterait d’avoir à chercher le bon interlocuteur, ou éviterait de voir sa question sans réponse parce que la personne interrogées ne veut pas répondre... »

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3 . FACILITER LA MOBILITE INTERMINISTERIELLE

En termes de mobilité, les agents souhaitent faciliter la procédure, la rendre plus homogène entre les ministères, plus équitable entre agents et plus transparente . Ils proposent de :

f limiter le système du « 1 pour 1 » qui exige un échange symétrique entre ministères du bloc RéATE.

f favoriser la mobilité interministérielle sur un même bassin d’emploi .

f créer une banque de données de profils et une bourse des postes vacants pour faciliter l’accès aux offres, ou améliorer les outils existants comme la bourse interministérielle de l’emploi .

f supprimer la limitation de durée pour les détachements vers la fonction publique territoriale .

f lever les barrières à l’évolution dues au corps d’origine des fonctionnaires .Les agents considèrent qu’il est essentiel de promouvoir une mobilité fluide et non-discriminante, à la fois dans leur propre intérêt mais également dans celui de l’administration .

« Il y a le discours : mobilité fonctionnelle et géographique . Et la réalité : disparition du détachement lorsque vous réussissez à aller dans un ministère mieux doté que celui auquel vous appartenez à l’origine et obligation faite par le service RH de destination de la PNA sans la moindre communication préalable . L’adhésion du ministère de destination au dispositif PFR fait que vous intégrez la cotation de poste de ce ministère (part «F»). Quelle est la logique qui fait que la part «R» sert de variable d’ajuste-ment afin que vous ne gagniez pas un centime de plus alors même que vos nouveaux collègues vous dépassent d’environ 30 % pour le même service ? En résumé, le passage à la PFR de mon ministère de destination a fait que ma cotation de poste est passée de 2,5 (cotation de mon ministère d’origine appli-quée par mon ministère de destination avant son passage à la PFR) à 3,8 . Dans le même temps, ma cotation «R» est passée de 4,5 (cotation de mon ministère d’origine appliquée par mon ministère de destination jusqu’à son passage à la PFR) à 2,5 alors que mon évaluation annuelle est toujours aussi bonne . La motivation est dif-ficile à trouver dans un tel cadre où l’on vous dit tout d’un coup que vous «valez» 47 % de moins d’un jour à l’autre sans que votre qualité de service n’ait été altérée . La PFR est liée au corps, au grade mais aussi et surtout au ministère d’origine dans le cadre de la PNA . Pourquoi ne ferait-on pas un système où l’origine ne serait pas un facteur discriminant ?»

« Je propose d’interdire la pratique des avis du directeur lors des mutations . […] L’avis sera favorable pour les agents dont le directeur veut se débarrasser et sera défavorable pour ceux qu’il voudra conserver c’est à dire les meilleurs éléments. »

4 . ACCOMPAGNER ET FORMER LES AGENTS

Les agents souhaitent que les mécanismes de formation soient mobilisés plus largement que pour l’accompagnement des mobilités : dans le cadre des prise de poste, mais également pour accompagner les changements dans l’exercice des missions de leurs administration . Les propositions vont dans le sens d’une offre de formation et d’accompagnement plus adaptée, plus lisible et parfois même obligatoire :

f améliorer la formation à la prise de poste des nouveaux agents, ou des chefs dans le cadre de formation au management .

f mettre en ligne un catalogue de formation complet pour toutes les offres quels que soient les ministères, favorisant l’égalité d’accès à l’information .

f décliner une offre plus pratique en termes de distance (visio-conférence, e-learning) plus en lien avec les fonctions des agents .

Une meilleure coordination des offres entre les ministères et entre les niveaux départementaux, régionaux et nationaux est évoquée, tout comme la centralisation de la formation .

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« Les formations prévues dans le cadre des plans annuels de formation fournissent déjà un cadre de perfectionnement intellectuel et professionnel intéressant . Pour autant, on pourrait envisager un type de modules complémentaires au sein d’une autre structure que l’unité d’emploi, soit pour perfection-ner son potentiel dans le prolongement de l’activité exercée, soit pour développer ses connaissances dans un secteur public ou privé non dénué de liens avec le service public. »

5 . VALORISER LES SENIORS ET ACCOMPAGNER LA FIN DE CARRIERE

Les agents évoquent à la fois les conditions financières de départ en retraite et notamment de départ anticipé, mais également la mise à profit des compétences des agents expérimentés avant leur départ. Ce dernier point fait l’objet d’une grande attention de leur part . L’enjeu réside aussi dans la motivation et la valorisation de seniors qui partent de plus en plus tard :

f revaloriser les indemnisations de départ volontaire .

f organiser un parrainage ou un système de tutorat entre le senior et son successeur .

f adapter le contrat de générations à la fonction publique .

« Mettre l’expérience des agents près du départ au service de l’administration moyennant des avantages pour, par exemple, parrainer leurs successeurs - ce qui permettrait d’assurer une reprise efficace des dossiers après le départ en retraite. »

6 . RENOVER LES MODES DE MANAGEMENT

La proposition la plus populaire en ligne, tant en nombre de votes qu’en nombre de commentaires, consiste à évaluer ses chefs en mettant en place une notation par les agents de leur hiérarchie . Cette évaluation pourrait être obligatoire et suivie d’un plan d’actions . Les agents ne s’accordent pas sur l’anonymat ou la transparence à adopter, ayant le souci d’éviter tout défouloir . Ils notent que cette initiative est déjà mise en place au ministère des Affaires étrangères et au sein de certaines directions des ministères financiers. Les autres suggestions concernent en particulier les évolutions suivantes :

f alléger le nombre de grades et niveaux hiérarchiques au sein de la fonction publique .

f former les chefs aux risques psycho-sociaux, au management et aux outils informatiques, et ne pas conférer automatiquement des tâches d’encadrement selon le grade .

f simplifier les procédures d’entretien professionnel.

f valoriser le travail des agents en les mettant en copie, voire en les citant lorsqu’ils sont les auteurs de propositions émises .

« Evaluer ses chefs en mettant en place une notation par les agents de leur hiérarchie : compléter le système actuel descendant qui évalue les agents par leur supérieur hiérarchique en initiant une notation «montante» établie par les agents vis-à-vis de leur instance de direction. Cette notation aurait un caractère anonyme en appelant chaque agent à remettre sa fiche de notation sous pli fermé avec signature, comme pour les élections des représentants du personnel. »

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II Environnement et conditions de travail Les agents suggèrent de créer un cadre de travail adapté à l’exercice des missions (1) . Ils suggèrent à l’adminis-tration de contribuer à leur bien-être au travail, développer l’action sociale et les services aux agents (2), et de mieux intégrer le handicap au sein des administrations (3) .

1 .CREER UN CADRE DE TRAVAIL ADAPTE A L’EXERCICE DES MISSIONS

En ce qui concerne leur cadre de travail, les agents expriment des demandes précises qui tiennent à l’agencement des lieux et l’aménagement des horaires telles que :

f décorer et rendre plus accueillant l’espace de travail, éviter les open-space et favoriser la relaxation au tra-vail, propositions fréquemment reprises dans le cadre de la consultation .

f introduire une flexibilité dans la gestion du temps de travail.

f développer le télétravail en étendant les techniques associées (accès aux serveurs à distance, poste de travail à domicile…) .

« Développer le télétravail au sein de toutes les administrations quand cela est compatible bien évidemment et sur volontariat . Il pourrait en découler beaucoup d’économie (charges immobilières...), et notre planète apprécierait ! Sans compter les agents concernés par les difficultés de transports domicile/travail. »

2 . CONTRIBUER AU BIEN-ETRE AU TRAVAIL ET DEVELOPPER L’ACTION SOCIALE ET LES SERVICES AUX AGENTS

Concernant les aspects santé et social, les sujets abordés sont très divers et vont des questions de posture physique à des questions de bien-être et d’organisation de la vie des agents . Ceux-ci suggèrent de :

f porter une attention particulière à la posture et améliorer les conditions d’accès à un médecin de prévention .

f bénéficier d’un médecin de prévention.

f recommander en interne le sport et le repos .

f former l’encadrement aux sujets liés aux risques psycho-sociaux afin d’améliorer les conditions de travail des agents .

f s’adapter aux contraintes personnelles par la mise en place de service de crèche pour les enfants et l’octroi de congés aux agents pour accompagner leurs parents malades les cas échéant .

Au sujet des avantages dont ils bénéficient ou souhaiteraient bénéficier, les agents formulent les requêtes suivantes :

f proposer une aide à l’accès à la propriété pour les fonctionnaires .

f proposer aux fonctionnaires la possibilité d’épargner tout ou partie des primes de fidélisation et/ou de risque.

f etendre les tickets restaurants aux fonctionnaires de toutes les administrations publiques .

« Mettre en place un service social interministériel pour tous les agents de la fonction publique qui regroupe toutes les offres ou avantages et donc avec une force de négociation plus importante. »

« Mettre en place un service de crèche / garderie pour les enfants en bas-âges (ex : 3 mois à 13/14 ans) dans les services de l’administration afin de permettre aux agents de travailler plus consciencieusement. »

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3 . MIEUX INTEGRER LE HANDICAP AU SEIN DES ADMINISTRATIONS

Autour de la question du handicap, les agents se montrent très concernés et proposent de :

f accélérer la procédure d’aménagement de postes .

f adapter les dispositifs et l’aide .

f faire preuve de souplesse vis-à-vis des parents d’enfants handicapés (adaptation des horaires) .

« Afin de permettre aux agents handicapés d’exercer pleinement leurs fonctions et d’accéder à des postes de responsabilités, l’Etat devrait mettre à leur disposition une auxiliaire de vie et un véhicule de service adapté. On pourrait envisager que chaque préfecture constitue un «pool» d’auxiliaire susceptible d’aider tous les agents handicapés du département y compris lors de mission hors dépar-tement.»

III Traitement et instruction des demandesLes agents préconisent d’engager des actions pour améliorer la collecte d’informations (1) ainsi que pour simplifier les procédures et raccourcir les délais de traitement (2) .Les agents sont nombreux à vouloir rendre plus lisible et efficiente l’action de l’Etat envers le consommateur, citoyen à part entière, en développant des synergies entre administrations visant à améliorer l’instruction des demandes .

1 . AMELIORER LA COLLECTE D’INFORMATIONS

Les suggestions portent sur les moyens permettant de mieux collecter les informations, première étape d’une amélioration du traitement et de l’instruction des demandes .

f collecter des informations fiables par la qualité et le caractère complet des bases de données et leur mutualisation .

f numériser et centraliser les informations par la CNI, par exemple .

f centraliser les données et formulaires comme le portail d‘inscription pour le collège et lycée .

f demander l’ensemble des informations nécessaires pour ne pas avoir à attendre un deuxième contact avec l’usager .

f Fournir les données et les tableaux de bord de manière régulière pour être à jour et assurer un suivi .Plusieurs contributions portent également sur la question de la constitution et de gestion optimale des bases de données : comment les remplir, les mettre à jour, les mutualiser et utiliser les informations à bon escient .

« Les extraits des jugements concernant les permis de conduire ne comportent pas la date de nais-sance de l’intéressé, ni le nom de jeune fille. Ces décisions transmises en l’état ne nous permettent pas de les traiter. Nous devons attendre que l’intéressé se manifeste. Le fichier national des permis de conduire n’est consultable qu’avec l’état civil complet. »

2 . SIMPLIFIER LES PROCEDURES ET RACOURCIR LES DELAIS DE TRAITEMENT

La préoccupation des agents se porte aussi sur le raccourcissement des délais de traitement, à la fois pour alléger leur travail au quotidien et pour limiter l’attente des usagers qui pourrait être évitée selon eux par plusieurs mesures :

f retirer certains intervenants et étapes dans l’instruction des dossiers des aides européennes .

f apposer la mention « ne s’oppose pas à la délivrance » pour certains papiers, plutôt que d’exiger une validation plus laborieuse .

f réduire délais d’instruction de demandes d’asile .

f alléger les contraintes sur les procédures de recouvrement .

f une possibilité d’assistance et de conseil en interne pour répondre rapidement à leurs attentes et à leurs questions dans le domaine juridique .

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« Un identifiant sécurisé pour des agents ciblés permettant l’accès aux données des autres adminis-trations pour le dossier d’un même individu qui permettrait de réduire les délais des instructions en obtenant directement les informations à demander au particulier lorsqu’elles ne sont pas fournies (fréquent pour l’instruction des dossiers de bourses sur critères sociaux). »

« Renforcer les moyens de l’OFPRA et de la CNDA pour raccourcir les délais d’instruction des demandes d’asile qui sont extrêmement longs . Ce gain de temps amènerait ainsi une plus grande fluidité dans la gestion des places en centre d’accueil de demandeurs d’asile (CADA) et éviterait de créer de nouvelles places CADA qui coûtent très chères. »

« Réduction de nombre de signataires pour les courriers - Moins de signatures Préfet ou Sous-Préfet, ou en d’autres termes, plus de délégations de signature aux directeurs territoriaux afin de limiter les délais (exemple en urbanisme : signature des « porters à connaissance » en DDT). »

IV Gestion budgétaire et financièreLes agents manifestent leur volonté de simplifier les règles de gestion (1), améliorer les outils de gestion (2), mener la chasse aux gaspillages (3) et d’adapter les processus des marchés publics (4) .Les agents sont nombreux à préconiser la limitation des changements de logos et de charte graphique à chaque changement ministériel . Ils suggèrent de rendre les en-têtes génériques, ou de les supprimer au besoin, et font la preuve du gain économique potentiel et de l’avancée écologique .

1 . SIMPLIFIER LES REGLES DE GESTION

Les agents déplorent la complexité des règles de gestion et jugent utile de les alléger . Ils préfèrent moins d’étapes, moins de rigidité, des suppressions de strates dans la validation et l’application des décisions :

f ouvrir des autorisations de paiement assurant une plus grande continuité des actions et projets, en remplacement des crédits de paiement .

f opérer une réforme des principes et des flux dans la comptabilité publique pour gagner en lisibilité.

f simplifier la procédure relative aux frais de déplacement pouvant aller jusqu’à l’attribution d’un ordre de mission permanent pour les déplacements des fonctionnaires .

f simplifier les processus d’achat en apportant une plus grande souplesse (mise en place de cartes de paiement avec une seule facture récapitulative mensuelle) .

« Pour les petits achats de fonctionnement, il faut établir un bon de commande, certifier la dépense, effectuer un paiement des factures dans Chorus, parfois pour de sommes qui sont sans doute infé-rieures au coût de traitement d’une seule facture . Pour apporter une plus grande souplesse dans le processus de ces achats, mettre en place des cartes de paiement avec plafond mensuel autorisé qui permettent de payer directement chez le commerçant ou le fournisseur et se traduisent par une seule facture récapitulative mensuelle dans Chorus. Cela diminuera sensiblement le flux administra-tif (bions de commande, factures), tout en apportant une réelle souplesse dans le fonctionnement des services. »

« Les circuits actuels sont trop lourds et trop complexes. Un réforme des principes et des flux dans la comptabilité publique permettrait de gagner en lisibilité et en traitement de l’information et des don-nées : par exemple, suppression de la séparation entre l’ordonnateur et le comptable, simplification de l’outil «chorus» et de la maquette comptable actuelle. Question : comment font les entreprises privées ? »

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« Ces projets et comptes doivent être approuvés par le préfet après avis du DDFiP et du directeur territorial de l’institut français du cheval et de l’équitation, en application du décret du 5 mai 1997 modifié relatif au suivi des sociétés de courses de chevaux. Cette approbation par le préfet après le DDFiP est inutile, la préfecture n’ayant pas les moyens de remettre en cause ce premier contrôle »

« Inciter aux économies en ne menaçant plus d’amputer un budget . Le système incite aujourd’hui aux dépenses inutiles! Pourquoi ne pas plutôt inciter à économiser l’argent public? Ainsi, le service qui en fait remonter une partie voit certes son budget n+1 réduit de 75 % de la différence, mais avec une enveloppe potentielle supplémentaire de 100% de ces AE remontés..»

« Aujourd’hui les budgets sont essentiellement alloués selon la consommation sur l’année n-1, mais ce mode de financement est totalement en opposition avec les principes d’économie (performance de la fonction publique, économie de gestion des deniers publics, durabilité de l’intérêt public, ...) car on constate systématiquement une frénésie de dépense en fin d’année de gestion pour seul but de consommer les crédits . Il est temps de passer à un mode de gouvernance où l’économie du budget apporte une reconnaissance fonctionnelle, et où l’investissement est considéré à bon escient dans sa durée. »

2 . AMELIORER LES OUTILS DE GESTION

Les agents mettent l’accent sur l’enjeu l’amélioration des outils de gestion . Cette démarche s’appuierait sur différentes actions :

f améliorer certains outils pour simplifier leur utilisation (CHORUS : faire apparaître l’objet du virement en clair, y inscrire la monnaie Euro par défaut) .

f adopter des outils de gestion nationaux pour réduire la disparité des outils des services déconcentrés .

f permettre l’homogénéisation interministérielle en mettant en place une plateforme d’échanges d’informa-tions et de compétences par section (Forum, wiki etc…) .

f harmoniser les outils de gestion des écoles nationales d’architecture .

f créer de nouveaux outils (d’inventaire immobilier par exemple) ou la possibilité de faire remonter au niveau natio-nal des applications locales performantes pour les optimiser et les proposer .

f fiabiliser l’information sur les établissements sanitaires et sociaux.

f s’assurer de la compatibilité des logiciels appelés à échanger des données (par exemple, CHORUS prévoit un nombre de caractères différent d’ADS2007 pour certaines thématiques et demandes aux instructeurs de retourner sur la saisie des dossiers) .

f disposer des mêmes outils et des mêmes versions de logiciels pour être à même d’échanger des données, et afin que les services de l’Etat puissent travailler ensemble.

« Créer des logiciels simples d’utilisation, qui fonctionnent et qui communiquent entre les différents services de l’Etat. En effet, nos ministères ont plutôt l’habitude de sortir des logiciels bogués, pas finis, mal conçus au moins pour les utilisateurs de ces logiciels et qui ne communiquent jamais avec les autres ministères. »

« Alors que le travail en réseau favorise la connaissance du milieu professionnel dans lequel exercent des agents publics, les écoles d’architecture sous tutelle du Ministère de la Culture et de la Com-munication n’ont pas harmonisé leurs outils de gestion (finances et budget, RH, Paie ou encore gestion de la scolarité) . A l’heure de la recherche d’économies d’échelle, il semblerait que cette harmonisation des outils de gestion utilisés par les écoles permettrait de répondre à cette attente, entre-autres . En effet, outre l’aspect purement économique et instantané (lancer un appel d’offres auprès de sociétés pour faire l’acquisition d’outils de gestion financière, RH et Paie est un travail quasi identique que ça soit pour un béné-ficiaire ou l’ensemble des écoles d’architecture nationales, au nombre de 20. par contre les conditions financières proposées ne seront pas les mêmes pour équiper une école ou 20), cela doit permettre de professionnaliser les «fonctions support», autoriser des formations communes aux 20 écoles, favoriser la mobilité inter-écoles, et enfin travailler selon la même matrice LOLF et permettre un reporting cohérent. »

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3 . MENER LA CHASSE AUX GASPILLAGES

Les agents évoquent une logique de mutualisation et de standardisation :

f mutualiser les stocks de manuels scolaires et créer des bourses d’échanges entre établissements .

f supprimer le formalisme des courriers qui, lorsqu’ils sont rédigés sous forme administrative ou personnelle, ne correspondent pas aux enveloppes à fenêtre .

f arrêter les changements de logos et de charte graphique à chaque changement ministériel .

f standardiser les procédures pour les médailles et distinctions honorifiques et en supprimer certaines. Limiter la mention pour les préfets dans leurs arrêtés, éviter le traitement par l’administration (médaille du travail) .

f créer un portail interadministration du Share and re-use pour de petites applications qui pourraient facilement et à moindre coût être ré-utilisés ou partagés .

« L’achat des manuels scolaires est financé dans les collèges par chaque établissement, au moyen de dotations d’État spécifiques qui ne permettent pas toujours de satisfaire les besoins réels. En effet, la variation des effectifs d’une année à l’autre et les renouvellements de certains manuels à l’initia-tive de chaque établissement génèrent chaque année des difficultés et des situations paradoxales : plusieurs exemplaires de certaines séries, parfois achetées récemment, restent en stock et se dépré-cient inutilement les années suivantes dans les réserves de certains collèges dont les effectifs ont diminué (la durée de vie d’un manuel n’est que de 4 à 5 ans en fonction de l’évolution des programmes), tandis que d’autres établissements n’ont pas les moyens de les financer. Parallèlement, chaque Établis-sement étant autonome dispose à des degrés divers d’équipements, matériels ou fournitures dont il n’a plus l’usage, mais qui pourraient combler les besoins d’autres Établissements . Il me paraîtrait judicieux et souhaitable d’instaurer entre Établissements une « bourse » académique, voire nationale, aux manuels scolaires qui permettrait ainsi à beaucoup d’entre eux de pallier à leurs difficultés, tout en permettant une rationalisation et une bonne utilisation des deniers publics dédiés à ces achats . De même, et par extension, cette « bourse » pourrait également concerner les autres fournitures évoquées . A l’ère du numérique, la création d’un site Internet dédié à ces échanges ne devrait pas poser de difficultés. »

« A chaque changement de ministère, tous les modèles, chartes graphiques, présentations, papier à en-tête, etc. sont à modifier. Quelle perte de temps inutile ! Plusieurs solutions : - stabiliser le nom des ministères : peu probable, - maintenir des en-têtes de type «ministère chargé de l’écologie» plutôt l’intitulé exact du ministère qui change régulièrement, - ne pas mentionner le ministère sur certains courriers et préférer l’en-tête Marianne ou préfectoral. »

D’autres propositions vont dans le sens de la rationalisation :

f plutôt que des téléphones portables professionnels, l’alternative d’un remboursement partiel du téléphone portable personnel à hauteur du montant qu’aurait payé l’administration .

f l’organisation de visio-conférences plutôt que les déplacements qui démultiplient les frais .

f la rationalisation des frais de déplacement en les faisant supporter à la centrale, la simplification et l’accélé-ration de leur remboursement via un portail .

f pour la police et les CRS, la mise à disposition d’un parc de véhicules en nombre suffisant pour les dépla-cements professionnels ou la mise à disposition de véhicules entretenus par une société civile de location longue durée (constructeur ou autre) pour une disponibilité permanente .

f le paramétrage de la mise en veille prolongée des milliers de postes qui tournent à longueur d’heures inutilement .

f La limitation des stocks de papier par la transmission dématérialisée des procédures à destination des partenaires internes et externes .

f La suppression de la démarche qualité des services administratifs (ISO 9001) dont la plus-value est contestée .

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« Faire en sorte que dans les services, les procédures soient formalisées et conformes aux textes en vigueur . Notamment ne pas demander aux agents ou aux usagers des documents inutiles et sur-tout pas requis (par ex. pour le remboursement des frais de mission demander les justificatifs, certains services le demandent (parfois même exigent l’original) et d’autres non . Parfois l’absence de procédures raisonnées amène un agent à inventer et à compliquer la vie de ses collègues et des usagers.»

« Si beaucoup de réunions d’information, de pilotage, métiers ont toute leur justification et doivent être maintenues, combien de fois au cours de notre carrière, quel que soit le ministère d’apparte-nance, assistons-nous à des réunions - ou formations- interminables, inutiles qui ont un effet néfaste […] »

« Qui éteint ou met volontairement son poste informatique en veille lorsqu’il quitte son bureau ou qu’il n’en a plus l’usage? A ma connaissance pas grand monde; parfois et par chance, les postes ont été individuellement paramétrés automatiquement pour une veille automatique mais ce n’est parfois même plus possible si l’on n’a pas les droits administrateurs . Je crois savoir que la plupart des ordinateurs du réseau gendarmerie sont pilotés à distance par les servicse centraux de la DG notam-ment par exemple en ce qui concerne les mises à jour logicielles des systèmes . Alors pourquoi ne pas imaginer de paramétrer une fois pour toute et globalement la mise en veille prolongée des milliers de postes qui tournent à longueur d’heures inutilement? (hors postes messagerie tactique, cela s’entend.) Gros chantier mais à la clé des factures EDF sensiblement en baisse et peut-être des ordinateurs plus performants (vieillissement prématuré du hardware) »

« Dans les buts suivants : - chasser les doublons - faciliter le travail interservices et inter administrations - clarifier les missions des agents - il serait fort utile de disposer d’un annuaire définissant les fonctions et missions des agents . Ceci faciliterait fortement la mise en œuvre des politiques publiques en «désopacifiant» les organisations et missions concrètes des services. »

« Au même titre que la durée de conservation des dossiers de passeports biométriques, il est inutile de conserver plus d’un an, les dossiers de carte d’identité en version papier, une fois que ceux-ci ont été déjà scannés . Pour cela, il convient de généraliser la GED (l’archivage électronique) dans toutes les Préfectures et d’établir des nouveaux textes réglementaires récents et modernes relatifs aux archi-vages. »

« Dans ce contexte financier difficile, et la nécessaire réduction des déficits publiques Je m’interroge sur la nécessité de la démarche qualité des services administratifs .(ISO 9001) En effet, les services de l’Etat ne doivent pas être sensibles aux effets de modes mais tournés vers l’efficacité au service des citoyens . La démarche qualité est chronophage, les audits sont réalisés par des entreprises pour un coût important avec une plus-value pas toujours vérifiée (souvent les auditeurs sont peu au fait des problé-matiques spécifiques) Les inspections internes me semblent beaucoup plus efficaces. »

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4 . ADAPTER LES PROCESSUS DES MARCHES PUBLICS

Concernant la question des marchés publics, les avis des agents divergent entre ceux qui souhaitent capitaliser sur les marchés et renforcer la mutualisation, et ceux qui veulent privilégier la dimension locale . Les agents sug-gèrent de :

f donner la liberté aux gestionnaires locaux de travailler avec le mieux et le moins disant (gain de temps et suivi des travaux) .

f emettre un avis sur la qualité d’une prestation pour capitaliser .

f mutualiser une plateforme de dématérialisation des marchés publics pour détecter les ententes et pousser à l’innovation .

Les agents proposent de capitaliser sur leur connaissance des partenaires et prestataires actuels ou potentiels .

« Privilégier les prestataires locaux dans le cadre des marchés publics (circuits courts) et s’assurer que les prestations soient réalisées en France (sauvegarde des emplois). »

V Amélioration de l’exercice des missionsLes agents évoquent un grand nombre de mesures pour améliorer l’exercice des missions, en particulier concer-nant les validations et les circuits, ainsi que les compétences et les interactions . Les contributions pointent des étapes superflues dans les procédures et s’attachent à penser les processus en dehors de ces étapes pour prouver leur fonctionnement . Ils proposent de rénover la relation entre les administrations centrales et les services décon-centrés (1), de tirer parti des ressources rares (2), de transférer certaines missions et compétences (3), de prioriser les missions, simplifier les processus et supprimer les tâches jugées inutiles (4), de faciliter l’accès des agents à l’information métier (5), d’ajuster les organisations (6), et de prendre appui sur l’expertise des agents et développer la concertation (7) .Les agents évoquent très fréquemment des comparaisons avec des modèles étrangers . Ainsi, ils soulignent qu’à l’instar de la Belgique et des Pays-Bas, la France pourrait installer dans les régions, rattachés aux préfets, des « équipes Kafka » chargées d’innover localement.

1 . RENOVER LA RELATION ENTRE LES ADMINISTRATIONS CENTRALES ET LES SERVICES DECONCENTRES

Dans cette optique, les agents proposent :

f le renforcement de la qualité de service interne des administrations centrales vers les services déconcentrés .

f la déconcentration des autorisations .

« Chaque année, chaque bureau de chaque direction de chaque ministère envoie aux services déconcentrés ses instructions et priorités . Il en découle des circulaires de priorités très longues où on ne distingue plus l’important du moins important . Le cloisonnement en administration centrale conduit à des consignes non priorisées au niveau des services déconcentrés . Les agents n’arrivant pas à tout faire ne savent pas ce qui est important et secondaire . Ils travaillent en surcharge perma-nente en ne voyant le sens de leur action. Il faut fixer quelques priorités annuelles, en adéquation avec les moyens du terrain. »

« Il y a quelques années, j’étais fonctionnaire de catégorie B dans un service déconcentré . J’ai réussi un concours de catégorie A, et ai été nommée dans une direction d’administration centrale d’un autre ministère. Ce fut un «choc» ou plutôt des chocs : province/paris, service décon-centré/administration centrale, administration financière/ministère social, personnes de terrain/hauts fonctionnaires . Mon Chef de bureau m’a proposé quelques semaines après mon arrivée, d’effectuer un stage de «découverte» en province, d’une semaine, ce que j’ai accepté. J’ai découvert un autre monde . Ce qui m’a frappé, c’est le fossé entre service déconcentré et administration centrale . J’ai le sentiment que ce sont deux mondes qui s’ignorent : un ordonne, l’autre exécute . Il existe une méconnaissance flagrante des missions et contraintes de l’Autre. Il y a selon moi, un déficit de communication important . Aussi, quand un chef de bureau est nommé, il me parait important qu’il

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accompagne une personne de terrain pendant une durée à définir. Elle pourrait se rendre compte, par exemple, des difficultés de terrain (multiplicité des acteurs, financements complexes, pression des élus...) »

« En services déconcentrés certaines administrations sont fusionnées (ex. ECOLOGIE/AGRICULTURE) mais les administrations centrales n’en tiennent pas compte . La prise en compte de ces fusions éviterait bien des doublons dans le travail qui est demandé en double : questionnaires, enquêtes demandés sur des périmètres impossibles à définir. (ex. enquête handicap). »

« Je propose que les autorisations administratives d’État soient déconcentrées au plus près des usagers (services territoriaux de l’État) en maintenant toujours un droit d’évocation de l’autorité adminis-trative supérieure (qui peut être parfois le ministre). Ce qui permettra d’être plus efficient et plus rapide sur la gestion des autorisations pour les cas les plus simples et les plus courants tout en conservant la possibilité de faire remonter à un niveau plus adapté les décisions sur des cas plus sensibles ou plus complexes. Ceci n’est pas le cas pour toutes les politiques de l’État. »

2 . TIRER PARTI DES RESSOURCES RARES

Les agents préconisent de :

f constituer un vivier de personnel volant en interministériel, appuyé par une réflexion sur la polyvalence de certains agents .

f constituer un groupe d’informaticiens de terrain, issus de différentes administrations, dont le rôle serait de proposer un modèle d’architecture unique toute administrations confondues .

f se doter d’une capacité d’intervention rapide pour appuyer la réalisation de projets de simplification au niveau local .

f mettre en valeur l’expertise de certains agents (avec des postes en partage par exemple), dans une optique de qualité du service rendu .

« Certains services de l’administration ne parviennent plus à faire face à une charge de travail en hausse ces dernières années . En fait, il s’agit de surcroit d’activités ponctuelles qui ont une incidence sur l’activité de ces services et sur le moral des agents qui les composent . Est-il envisageable de créer des équipes volantes qui renforceraient ponctuellement les services en difficulté ? Il est certain qu’il existe des agents qui apprécieraient des missions de courtes durées sur différents sites . Cette mesure est en application dans le système bancaire et donne satisfaction. »

« Comme l’ont expérimenté la Belgique (Plan Kafka: http://www.kafka.be) et les Pays-Bas (Kafka Brigade: http://www.kafkabrigade.nl), la France ne pourrait-elle pas installer dans les régions, rattachés aux préfets, des «brigades» ou des «équipes» Kafka, relais offensifs du SGMAP et de la DIMAP, non plus chargé de relayer la seule volonté ou les directives nationales, mais d’innover localement (comités d’usagers, comités d’agents, méthodes participatives...) . Avec une certaine autonomie et une capacité réelle de proposition sur le champ des services de l’Etat (Préfectures, DR, DDI...) Avec des agents volontaires, à partir de partenariats locaux (universités...). Avec une animation nationale. »

3 . TRANSFERER CERTAINES MISSIONS ET CERTAINES COMPETENCES

Les agents mettent en avant la nécessité de :

f transférer les examens de taxi et la délivrance des cartes d’agent immobilier aux chambres consulaires, les actes administratifs hors du champ du tribunal d’instance, les interventions pédagogiques des gendarmes dans les écoles aux réservistes .

f transférer la délivrance de la carte professionnelle des agents immobiliers aux chambres de commerce et d’industrie .

f détacher les services santé-environnement des ARS pour les rattacher directement au Préfet au sein de ces services ou d’une des Direction Départementale qui en dépend .

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f transférer aux communes la délivrance de l’autorisation d’organiser les lotos ou loteries .

« Dans le cadre de la loi de 1836 modifiée les loteries et les lotos traditionnels organisés des associations, dont l’activité principale est la bienfaisance, l’encouragement des arts ou la pratique d’une activité sportive doivent faire l’objet d’une autorisation du préfet . La délivrance de l’autorisation d’organiser des lotos ou loteries pourrait être transférée aux maires . C’est une préconisation dans le rapport LE FUR du 12 octobre 2011 qui implique une modification de l’ordonnancement juridique. »

4 . PRIORISER LES MISSIONS, SIMPLIFIER LES PROCESSUS ET SUPPRIMER LES TACHES JUGEES INUTILES

Les agents suggèrent les simplifications suivantes :

f eviter les validations jugées inutiles (la personne qui valide n’ayant aucune marge de manœuvre comme dans le cas de l’approbation des projets de budgets et des comptes financiers des sociétés de course, ou pour les demandes de reclassement à l’office du tourisme) .

f supprimer le contrôle de légalité des arrêtés de promotion des personnels des collectivités territoriales .

f ne pas remettre deux comptes-rendus d’inspection en cas de contrôle conditionnalité conforme .

f supprimer les fiches inutiles d’instruction des demandes de prime à la vache allaitante.

Ils proposent aussi des évolutions :

f préparer ou pré-remplir des documents avant un entretien, qui fluidifierait le processus selon les agents.

f construire des modèles de documents uniformisés entre administrations (Note administrative, lettre administrative, lettre personnelle...) .

f arrêter un guide national de rédaction administrative du courrier pour ne pas le publier à chaque changement de Préfet .

f généraliser la codification et du classement des dossiers et fichiers informatiques.

f repenser ou supprimer le rapport d’activité des services de l’Etat .

f demander aux particuliers de pré-remplir les récépissés de perte de permis, CG, passeport, comme les pré-plaintes .

f simplifier la délivrance des CERTIPHYTO (certificats individuels professionnels d’utilisation des produits phytopharmaceutiques)

« Le CGCT prévoit qu’un rapport annuel des activités des services de l’Etat soit adressé au conseil général et au conseil régional . […] Certains préfets ont purement et simplement supprimé cette obligation . D’autres demandent toujours à ce qu’un rapport soit établi . […] Dans les deux cas, ce travail est très long à réaliser et fortement mobilisateur de temps . En gros, il occupe environ 1 mois de travail à temps plein . Mais ce qui est plus grave, c’est que l’intérêt que le document rencontre chez les principaux destinataires : le conseil général et le conseil régional, n’est pas proportionnel au travail effectué . Autant les élus sont intéressés par la présence du préfet une fois par an devant l’assemblée délibérante pour faire un discours sur un thème donné (politiques Etat actuelles) et surtout répondre aux questions des élus, autant le président CG ou CR sont intéressés par des rencontres bilatérales régulières sur les dossiers «chauds» du moment, autant le docu-ment Rapport d’activités ne suscite pas un grand intérêt, voire aucun intérêt . Ce constat est renforcé par le fait que le mode de communication, via les e-lettres et les sites internet, fournissent, en temps réel, des informations utiles sur l’activité des services de l’Etat . Il s’agit donc d’une tâche devenue inadaptée et trop consommatrice de temps, sans réelle valeur ajoutée pour les élus auxquels elle est destinée. »

« Les plus bas échelons perdent une demi-heure par jour pour remplir des statistiques qui ne servent pas car ce sont celles de l’échelon supérieur qui sont utilisées . Ou alors certains services n’existent que grâce à ces statistiques . […] Et combien de fois nous sommes appelé parce qu’il manque une statistique (alors que le gendarme est sorti toute la nuit en intervention et que cela fait trois jours de suite qu’il est d’astreinte... mais il faut ces statistiques, il en va de la vie de quelqu’un c’est sûr !). […] »

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« La multiplication des échanges par voie électronique multiplie le nombre de fichiers/documents numériques à traiter, classer, archiver . . . Certains services ministériels ont mis en place un système de codification des fichiers permettant de rationaliser la dénomination des documents, d’en faciliter la gestion et l’exploitation, et donc d’améliorer l’efficacité globale du traitement de l’information. Cette pratique pourrait être généralisée. »

5 . FACILITER L’ACCES DES AGENTS A L’INFORMATION METIER

L’information spécifique à leur métier mobilise une part importante de la préoccupation des agents. Ils proposent aussi par exemple de :

f mettre à disposition informatiquement la jurisprudence dans le domaine juridique .

f mutualiser l’information sur le parc immobilier .

f mettre en œuvre la collecte de fiches techniques au niveau national.

f mettre en place des échanges et réunions entre postes et fonctions similaires ou transverses .

f créer un réseau social favorisant les échanges entre fonctionnaires et permettant d’avoir l’information sur les personnes ayant déjà travaillé sur un sujet .

f mettre en place un site de micro blogging (twitter par exemple) où trouver et pousser de l’information selon des thèmes (hashtag) .

f généraliser au niveau déconcentré la publication d’un organigramme précis pour une meilleure commu-nication entre services et entre services et usager, de façon à se repérer et à pouvoir orienter les usagers en conséquence le cas échéant . Cette suggestion est l’une des plus reprises comme solution à la maîtrise des agents de leur institution .

f organiser un séminaire régulier réunissant les contrôleurs de gestion par exemple et les différents échelons hiérarchiques afin de faire remonter les difficultés et les propositions d’amélioration et définir une ligne de conduite .

f créer un répertoire administratif .

« La création de ce site permettrait de mettre en commun les travaux des différents ministères afin qu’ils puissent être exploités par tous . Pour exemple une circulaire rédigée par un ministère peut être exploitée en tout ou partie par un autre . Un site spécialisé dans le domaine de l’immobilier et de la maîtrise de l’énergie aurait pour objectif d’améliorer la performance des ministères en la matière .Les documents à diffuser sur le site seraient à sélectionner avec précaution afin de cibler le thème de l’amélioration énergétique exclusivement. Il s’agirait enfin de valoriser les travaux entrepris par les différents ministères. »

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6 . AJUSTER LES ORGANISATIONS

Les agents soulèvent la problématique de l’organisation et suggèrent :

f des DDI fusionnées avec la préfecture par exemple .

f des services de l’immobilier intégrant tout ou partie des compétences éparpillées, au niveau régional .

f certains groupements de gendarmerie départementale .

f des pôles spécialisés et mutualisés au niveau déconcentré .

f des fonctions de secrétaire général de préfecture et de sous-préfet d’arrondissement découplées .

f la suppression de certaines sous-préfectures .

f la suppression des petites trésoreries .

« Le placement de l’ensemble des enquêteurs judiciaires (disposant de la qualification OPJ ou d’une formation aux enquêtes judicaires) sous l’autorité directe de la magistrature donnerait une vraie indépen-dance au pouvoir judiciaire . Actuellement les magistrats restent tributaires des prestations de service de la Police ou de la Gendarmerie . L’indépendance des enquêteurs judiciaires est toute relative puisqu’elle dépend de l’autorité de tutelle qui est le ministère de l’Intérieur qui est à la fois avisé des enquêtes en cours et des moyens mis à disposition pour les réaliser . Le contrôle de l’enquête est donc aux mains de l’Intérieur et non de la Justice. »

« Régionaliser la Commission d’aménagement commercial pour cohérence de traitement, les zones de chalandise sont souvent interdépartementales »

7 . PRENDRE APPUI SUR L’EXPERTISE DES AGENTS ET DEVELOPPER LA CONCERTATION

Les agents recommandent un plus grand souci de la concertation dans le processus de décision, dont ils recon-naissent les progrès en cours . L’une des propositions les plus saillantes est celle du maintien sur le long terme de la démarche de consultation « innover et simplifier avec les agents publics ». Les agents suggèrent aussi d’autres formats :

f mettre en place une boîte à idées qui institutionnaliserait le recueil d’idées dans chaque service .

f mettre en valeur les meilleures pratiques (avec l’idée d’un trophée des administrations) .

f promouvoir l’auto-évaluation de l’organisation d’un service .

« «Innover et simplifier» permet d’échanger entre agents de divers ministères. Il n’y a ni barrière, ni grade . . . . Par nos échanges nous apprenons à nous connaitre, à nous cultiver, à échanger dans un objectif commun. On ose mettre les choses « carte sur table» Ce site pourrait figurer dans le docu-ment unique (DU) MOI JE VOTE POUR GARDER LE SITE : « INNOVER ET SIMPLIFIER avec les agents publics» ET VOUS ? »

« Innover et simplifier : pourquoi mettre fin à cette belle démarche le 30/04/2013 au lieu de laisser cet outil à disposition de façon pérenne? »

« Les agents recommandent le développement de réflexes d’expérimentation sur la base du volontariat . Innover le traitement d’un titre réglementaire, d’une procédure ou d’un contrôle passe aujourd’hui régulièrement par une phase préliminaire expérimentale, suivie d’une évaluation puis d’une généralisation . Ce type d’innovation se concrétise le plus souvent par la mise en œuvre d’un logiciel d’application Métiers . Mais on pourrait élargir ce processus aux aspects organisation et fonctionnement des services . Le choix de la structure accueillant l’expérimentation devrait se faire sur la base du volontariat partagé managers/agents . Ce qui implique que le projet - objet de l’expérimentation - puisse être initié par le niveau central ou local puis, dans tous les cas, proposé aux structures potentiellement intéressées qui, après débats managers/agents, pourraient se porter volontaires à l’expérimentation. »

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VII . Potentiel numériqueLes agents souhaitent s’appuyer plus fortement sur le numérique, domaine de contribution majeure de cette consultation . Ils avancent un grand nombre de techniques et équipements qu’il serait possible de mettre en œuvre et dont pourraient se munir les administrations pour aller plus loin dans la dématérialisation .Ils proposent à la fois de tirer parti du potentiel de la dématérialisation (1) et de moderniser l’équipement numérique et informatique des administrations (2) .

1 . TIRER PARTI DU POTENTIEL DE LA DEMATERIALISATION

Les suggestions sont liées en grande partie à la dématérialisation de documents, d’outils et d’actes administratifs :

f poursuivre la dématérialisation des bulletins de paie et se doter de codes d’accès personnalisés .

f développer l’archivage numérique .

f supprimer les manuels scolaires papier au collège et au lycée et les remplacer par des manuels numériques ou des plateformes en ligne pour consulter, imprimer, travailler .

f dématérialiser les copies et correction des épreuves plutôt que de les envoyer par courrier .

f afficher les résultats des concours sur un site sécurisé pour réduire les délais d’attente et générer des économies.

f elire les représentants du personnel par télé-vote sans mobiliser de personnel .

f permettre de déposer les aides publiques et subventions en ligne, avec des critères d’attribution plus évidents .

« Nous sommes amenés à voter pour les représentants du personnel . Cela mobilise quelques personnes . Les agents pourraient voter en se rendant sur le site de vote dont le lien serait fourni par message . Ce lien ne serait fonctionnel que le jour du vote . On pourrait imaginer que l’accès à la base de résultat serait protégé par un mot de passe changé à l’ouverture du scrutin par les personnes chargées de surveiller le bon déroulement du vote . Le site devant resté fermé jusqu’à fer-meture du vote pour dépouillement. L’équipe pourrait être occupée pendant cette journée à vérifier les votes des personnes qui ont dû voter par correspondance et, à mettre les enveloppes intérieures dans une urne . Au dépouillement, le décompte des votes de l’urne serait ajouté au décompte auto-matique du vote électronique. »

« Dématérialiser les documentations utiles à l’accomplissement des missions des agents, et mise à disposition auprès des agents quelle que soit leur affectation géographique, via un portail sur intranet . Cela entraine un gain de place conséquent, un impact écologique positif (plus d’impressions, ou de déplacements sur des sites d’archivages éloignés), une communication interne améliorée du fait que les agents peuvent simultanément consulter les mêmes documentations. »

2 . MODERNISER L’EQUIPEMENT NUMERIQUE ET INFORMATIQUE

L’enjeu est de tirer parti d’un équipement permettant une plus grande efficacité et une fluidité des échanges :

f développer les logiciels de visio-conférence et la gestion des parcs informatiques à distance pour limiter les déplacements .

f optimiser et généraliser l’utilisation de la visioconférence au niveau départemental .

f permettre des connexions plus rapides par wifi, ou en installant la fibre optique.

f faciliter la transmission de documents et d’information par l’utilisation accrue des smartphones (scan, vidéo), des serveurs et plannings partagés interministériels .

« La visio, c’est une réunion à distance, on a les paroles, la vision des personnes et/ou des documents . L’appel téléphonique, c’est pratique, par exemple pour régler des détails organisationnels et dans un grand nombre de cas . Maintenant, pour une explication technique, ce serait bien de pouvoir avoir une communication avec possibilité de montrer des éléments à l’écran au moins à l’intérieur du service . Cela pourrait se faire en passant par une boite de type INTRANET de publication avec possibilité de glisser par exemple le contenu de la fenêtre d’un logiciel dans cette boite . L’émetteur pourrait montrer une manipulation de logiciel ou un document technique . Le receveur ne ferait que visualiser. »

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« Je propose la mise en place d’un espace intranet dédié par lequel on pourrait accéder à son suivi de déroulement de carrière (poste occupé, durée, avancement d’échelon, changement de grade...), consul-ter ses fiches de paie... Ce qui permettrait :

f de simplifier la gestion des ressources humaines.

f d’améliorer la transparence dans cette gestion (suivi de la bonne prise en compte des réductions d’ancienneté, respect des règles de reclassement...) .

f de détecter rapidement d’éventuelles anomalies .

f de faciliter les démarches (changement de références bancaires, déroulé de carrière pour les dossiers retraite) .

f d’assurer une meilleure réactivité des services gestionnaires notamment dans la prise en compte des avan-cements d’échelon sur la paie (très pénalisante dans notre ministère puisqu’il faut souvent plus de 6 mois avant qu’elle n’intervienne...). »

VIII Systèmes et réseaux d’information et de communicationEn ce qui concerne les systèmes d’information, les agents conseillent de déployer des outils de gestion performants (1), de structurer l’organisation des systèmes d’information (2), de renforcer la sécurité et le contrôle de leurs données (3) et d’accroître la professionnalisation aux techniques informatiques (4) .Dans les idées les plus populaires, les agents sont nombreux à recommander d’étendre les logiciels libres au sein des services publics, plutôt que d’acheter des « licences propriétaires auprès de fournisseurs souvent étrangers », et d’en mutualiser l’achat au niveau national .

1 . DEPLOYER DES OUTILS DE GESTION PERFORMANTS

Les agents formulent des propositions en vue d’améliorer la gestion des données . Ils mettent en avant des outils précis existants qu’il s’agirait d’améliorer (FINESS, CHORUS, ...), ou des outils innovants comme :

f des plateformes ou un portail de données mutualisées : un annuaire interministériel, un centre de documents partagés avec des modèles de documents disponibles, un moteur de recherche interministériel, un agenda partagé …

f des logiciels libres déployés au sein des services publics .

f la centralisation des mails, la simplification des adresses mail et leur anonymisation (pour un meilleur passage de relais sur les contacts lors d’un départ) .

f des espaces d’échange : un forum, un site d’information sur les outils .

f des sites spécialisés sur des domaines spécifiques comme les actions sur le parc immobilier.Dans le contenu de leurs contributions, ils s’interrogent sur la manière de déployer ces outils, par exemple du mode de classement à opérer pour les données (avec des fiches descriptives pour les retrouver facilement, homogénéité du vocabulaire etc…) .

« Beaucoup de services ont développé des outils / petites applications qui pourraient facilement et à moindre coût être réutilisés par d’autres, ou parfois, être partagés . Encore, faudrait-il en avoir connaissance ! Plutôt que d’attendre un inventaire / cartographie de l’existant qui ne sera jamais exhaustif car le parc évolue en permanence, il vaudrait mieux avoir un lieu commun que chacun : 1) puisse alimenter avec les produits proposés, 2) chacun puisse voir, lors d’un besoin, si une ou des solutions pourraient potentiellement y répondre . Dans ce portail, on pourrait trouver, par exemple : un modèle de fiche descriptive et sa notice (pour ceux qui veulent proposer quelque chose : avoir toujours la même forme de présentation, utiliser le même vocabu-laire), classé par domaine / catégorie : des propositions de solutions avec plusieurs volets descriptifs (besoins fonctionnels couverts, prérequis techniques, données en entrée, données en sortie, modalités d’interopéra-bilité, possibilités de paramétrage, etc.), les éléments de la solution (binaires, batchs associés, documentation / guide, présentations fonctionnelles et/ou techniques, etc.) . Cela permettrait :

f de réduire les coûts (éviter que chacun redéveloppe : diminution investissement, partager voire mutualiser sur le MCO : diminution des coûts récurrents) .

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f de créer des communautés de compétences .

f d’ouvrir à d’éventuelles possibilités de mobilité - d’améliorer la convergence vers des souches technologiques communes .

f de faciliter l’étude d’opportunité de mutualisation .

f de capitaliser sur nos actifs et d’en améliorer la valorisation. »

2 . STRUCTURER L’ORGANISATION DES SYSTEMES D’INFORMATION

Les contributions au sujet de l’organisation des systèmes d’information vont pour une grande majorité dans le sens de l’uniformisation des outils informatiques, que ce soit la création d’outils nationaux ou l’harmonisation des équipements et logiciels existants . L’objectif est de contrôler, de faire l’inventaire, de permettre la circulation et d’optimiser l’utilisation des données . Les agents soumettent des propositions ambitieuses et vastes aussi comme :

f la création d’une vraie filière DSI qui aille plus loin que la DISIC dans ses prérogatives. D’une manière générale, les agents réclament plus de qualité et un surcroît de professionnalisation dans la ges-tion des SI, et ils verraient dans l’autonomisation des structures supports un moyen d’y parvenir sans bouleverser le fonctionnement actuel .

« Les services déconcentrés ayant des activités transverses (informatique - téléphonie - radio ...) devraient pouvoir se gérer comme des sociétés . On leur donne un budget de fonctionnement et ils gèrent leurs personnels et leurs prestations. Ils peuvent facturer leurs prestations afin de pouvoir gagner des fonds pour étendre leurs offres de services - former leurs personnels - recruter . Cela doit s’accompagner d’une démarche qualité. »

3 . RENFORCER LA SECURITE DES DONNEES

Lorsqu’ils interviennent sur la transformation des systèmes d’information, les agents mettent en perspective les problématiques de sécurité : des données et des outils . L’objectif est de renforcer la sécurité des :

f documents officiels.

f mails, communications téléphoniques et informations personnelles .

f données des sites internet .

f infrastructures techniques .

La sécurité dépend aussi des moyens de contrôle, et les agents suggèrent en ce sens de :

f mettre en place un coffre-fort électronique .

f eviter de demander des informations personnelles lors de la réinitialisation des données pour ne pas risquer de les exposer .

f crypter des conversations et le contrôle des accès internet des agents .

« La technologie du coffre-fort électronique est maintenant bien développée par les banques notamment et la Banque Postale en particulier (Digipost) . Les applications pour l’administration peuvent être très nombreuses et génératrices d’une multitude de simplifications et de gains de temps et d’argent pour les services. »

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4 . ACCROITRE LA PROFESSIONNALISATION DES PRATIQUES EN MATIERE DE SYSTEMES D’INFORMATION

Les agents évoquent la nécessité d’être mieux formés dans leur utilisation des outils SI . Ils suggèrent :

f de mettre en place des formations obligatoires à l’utilisation des logiciels .

f recenser les applications locales les plus performantes dans chaque préfecture et de les proposer aux préfectures qui ne disposent pas d’applications informatiques similaires .

« Le potentiel des agents est sous utilisé car ils n’ont pas suivi suffisamment de formations en informa-tique . Leur travail s’en trouve alourdit, avec des tâches inutiles et des aides logicielles non utilisées . Un retour d’expérience dans le privé sur 10 années montre les atouts suivants significatifs des forma-tions informatiques . Développer la culture informatique des personnels permet de transformer leur métier, avec envie et recherche de nouveaux outils, pour moderniser leur façon de travailler . Cela rend les personnels acteurs de leur système d’information, acteurs qui définissent eux-mêmes de nouveaux outils ou de nouvelles fonctionnalités. Quelques formations informatiques suffisent à ce que les personnels s’auto-forment ensuite seuls à de nouveaux outils . Ils ont acquis les concepts de base de l’informatique, qui se retrouvent dans tous les outils (recherche, navigation, droits etc…) . Le retour sur investissement des formations informatiques est élevé . Sous-traiter les formations informatiques coute très cher, augmenter substantiellement le nombre de formateurs informatiques internes est un coût modéré . Les formations permettront de réduire les écarts générationnels présents et futurs liés à l’utilisation de l’informatique. »

Simplifier les réglementationsLes 195 propositions visant à simplifier les réglementations concernent pour 26% les particuliers, 19% les entreprises et 18% les collectivités . 18% d’entre elles s’appliquent au Ministère de l’Intérieur, et 16% au Ministère de l’Ecologie .Les agents soulignent surtout la nécessité de mettre en cohérence les lois et réglementations et sont nombreux à déplorer la multitude des textes. Leurs contributions cherchent à clarifier la norme et à en alléger le poids au quotidien .

I Textes applicables aux particuliersLes règles qui régissent les relations entre l’administration et les citoyens sont éparses . Elles relèvent fréquemment de la jurisprudence. Elles sont donc difficilement accessibles aux usagers mais également aux administrations. Les particuliers sont quotidiennement soumis à de multiples règlementations, qu’il s’agisse de textes liés à l’urbanisme, la protection sociale, l’état civil, le droit des étrangers, la fiscalité, la justice, la citoyenneté et le droit de vote ou à tout autre sujet concernant les particuliers .Dans un souci avéré de simplification des réglementations applicables aux particuliers, les agents désirent mettre en cohérence et harmoniser les textes (1), simplifier une législation trop complexe (2), supprimer les réglementa-tions inutiles ou désuètes (3) et enfin mettre en œuvre une organisation autour de la norme (4) .A titre d’illustration, ils sont nombreux à défendre la validité permanente des actes d’état civil, à l’heure où la date de validité d’un extrait d’un registre d’état civil ne dépasse pas 3 ou 6 mois . En revanche, l’évocation d’une amende forfaitaire pour les petites infractions ne fait pas l’unanimité auprès des contributeurs sur le site internet, certains agents dénonçant en elle la banalisation du vol .

1 . METTRE EN COHERENCE ET HARMONISER LES LEGISLATIONS ET REGLEMENTATIONS

Les agents soulignent la nécessité de mettre en cohérence les différentes réglementations, normes ou législations . Ils suggèrent des mesures pour :

f lier ou prioriser les procédures entre elles en limitant le principe d’indépendance des législations et, lorsque cela est possible, travailler sur des textes consolidés .

f articuler la procédure et la saisie immobilière en cas de surendettement pour éviter la suspension de la saisie et permettre, en cas d’impayé, le versement direct des prestations sociales au bailleur .

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f normaliser les polices domaniales et routières, le code d’urbanisme et le code rural .

f harmoniser les procédures et imprimés avec les droits des contribuables et les contraintes imposées à l’administration .

f rationaliser le droit d’asile en rapprochant les services du ministère de l’Intérieur de ceux de la Justice .Les agents pointent des incohérences et proposent des solutions concrètes pour les normaliser, dans une optique de clarification de la législation/réglementation et de priorisation des textes.

« Travailler uniquement sur la base de textes consolidés (et non de multiples circulaires pour traiter un sujet) - s’assurer de l’harmonisation des instructions réglementaires entre les procédures (ex les aides agricoles, selon les aides de démarrage des travaux, ne sont pas déterminées de la même manière). »

2 . SIMPLIFIER UNE LEGISLATION TROP COMPLEXE

Les agents critiquent parfois vivement le niveau de complexité de la législation et de la réglementation et sug-gèrent de limiter le nombre de conditions ou de détails qui les rendent incompréhensibles ou difficiles à appliquer. Ils évoquent plusieurs évolutions possibles comme :

f supprimer les parties de réglementations trop longues (ex : les demandes d’autorisation chasse et pêche du code de l’environnement sont trop compliquées) .

f eviter d’absorber la complexité de la législation européenne pour les normes des permis de construire par exemple .

f mettre en place des amendes forfaitaires pour les petites infractions .

f simplifier le vote en le rendant électronique, par correspondance ou tout au moins en ne mettant pas les bulletins dans les courriers .

f limiter le nombre de consultations du public en matière d’environnement .Les agents sont la plupart du temps dans une démarche qui consiste à simplifier les normes pour les rendre plus accessibles aux particuliers, mais ils proposent aussi quelques simplifications qui ne sont pas toujours dans l’intérêt des particuliers :

« Modification de l’article 42 du décret du 19 décembre 1991 relatif à l’aide juridique 1 - rédaction actuelle «[…] Si le requérant ne produit pas les pièces nécessaires, le bureau peut lui enjoindre de [les]fournir dans un délai qu’il fixe et qui ne saurait excéder deux mois […]. A défaut de production dans ce délai, la demande d’aide est caduque.» 2 - rédaction proposée Le bureau constate au vu des pièces déposées l’éligibilité à l’aide juridictionnelle . Sans préjudice des dispositions de l’article 34-1 du présent décret, le défaut de production d’une des pièces visées à l’article 34 entraîne la caducité de la demande.»

3 . SUPPRIMER LES REGLEMENTATIONS INUTILES OU DESUETES

Un autre niveau de simplification est lié aux réglementations qui s’avèrent inutiles et que les agents suggèrent de supprimer . Ceci est valable pour :

f Les documents sans enjeu comme le carnet de piégeage ou le livret de famille

f Les documents démultipliés comme la déclinaison locale des SDAGE qui sont quasi-identiques quelle que soit la région

f Les procédures inapplicables, comme l’autorisation de défrichement, quand la propriété ne peut de toute façon jamais réellement être prouvée

Mais les agents mettent surtout en avant les réglementations ou lois qui ne sont plus d’actualité et qu’ils qualifient de désuètes ou archaïques, comme le carnet de circulation pour les gens du voyage, le timbre fiscal, ou la loi qui concerne l’organisation de loteries et qui date de 1836 . Ils reviennent à plusieurs reprises sur la suggestion qui consiste à réviser ou faire évaluer une loi par les députés tous les deux ans et à la supprimer si elle s’avère obsolète .

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« Les tranches d’impôt constituent un archaïsme autour duquel gravitent de nombreuses pratiques […] . Une loi mathématique simple, unique et progressive, permettrait d’avoir une parfaite visibilité pour l’administré tout en simplifiant grandement la tache de contrôle de l’état. […] Elle devrait être bien perçue par le citoyen qui est actuellement parfois tenté de limiter son activité pour ne pas changer de tranche. »

4 . METTRE EN ŒUVRE UNE ORGANISATION AUTOUR DE LA NORME

En ce qui concerne les normes applicables, les agents proposent des moyens d’en améliorer la mise en œuvre par le cadrage, la capitalisation sur les savoir-faire techniques et l’intelligence collective :

f en les accompagnants de circulaires et guides techniques, comme pour la réglementation environnementale par exemple .

f en créant des forums intranet permettant aux administrations qui les utilisent d’annoter et de commenter les textes juridiques .

Les agents se penchent aussi sur les moyens de rendre la réglementation accessible :

« Rendre accessible au public la réglementation en la réécrivant de manière compréhensible . Mettre en place des actions d’information du public. »

II Textes applicables aux agents Le cadre normatif qui est directement applicable aux agents constitue un ensemble de normes dont certaines peuvent être superflues ou à modifier. Il doit s’agit de textes relatifs aux statuts ou aux missions, ou encore qui impactent le travail . Quand ils en viennent aux textes les concernant, les agents invoquent la simplification et la mise à jour des réglementations (1), en même temps que la révision du fonctionnement des commissions de réforme (2) et l’amélioration de la mise en œuvre des réglementations (3) .Même s’il est rare, le cumul d’emploi suscite des réactions diverses, certains souhaitant le limiter, d’autres l’estimant bénéfique et confortable en complément d’un emploi public. Les agents font aussi part de leurs attentes de nou-velles directives pour décider de la destruction d’archives lors d’un déménagement, et évoquent l’importance particulière de la numérisation en ce sens. Enfin, des propositions plus difficiles à mettre en œuvre surgissent, comme l’application du code du travail dans la fonction publique, qui consisterait en réalité à supprimer le statut de la fonction publique, comme souligné dans les réactions en ligne .

1 . SIMPLIFIER ET METTRE A JOUR LES REGLEMENTATIONS

Les agents ne comprennent pas toujours, ou ont des difficultés à mettre en œuvre certaines réglementations. Ils réclament des simplifications de l’ordre de la suppression, l’amélioration de la rédaction, ou de la réforme de fond qui les rendent plus applicables, par exemple :

f réformer et moderniser les statuts des agents (statut spécial pénitentiaire pour les conditions de travail, attribution des RAE) .

f supprimer des articles anciens pour éviter les lourdeurs administratives, inégalités et surcoûts (document unique ou uniformisation des textes en matière de droit du travail, code de la propriété des personnes publiques) .

f mettre à jour certains codes dans une optique de clarification plus que de simplification (code de la construc-tion et de l’habitat) .

Les agents proposent de rédiger d’emblée des textes compréhensibles, mais ils dénoncent aussi des incohérences qui, par une simple mise à jour ou nettoyage des lois et décrets, pourraient être résolues :

« Des textes concernant des mêmes entreprises mais concernant des services administratifs diffé-rents s’avèrent parfois contradictoires (avec parfois sanctions administratives à la clé) . Ex : AM29/12/2009 stipule : «Il est interdit de destiner et d’introduire à l’abattoir tout ongulé domestique malade ou en état de misère physiologique» alors que l’AM25/10/1982 toujours en vigueur dit «Les animaux destinés à l’abattage reconnus gravement malades, blessés, accidentés ou en état de misère physiologique doivent être conduits à l’abattoir le plus proche pour y être abattus immédiatement.» »

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2 . REVOIR LE FONCTIONNEMENT DES COMMISSIONS ADMINISTRATIVES

Le fonctionnement des commissions administratives se trouve mis en cause/critiqué par plusieurs propositions . Il est question de les adapter, mais aussi souvent de les supprimer, pour un gain de temps espéré : Ceci est valable pour la commission consultative départementale du répertoire des métiers, la CAP, les commissions sur les subventions d’Etat, et la commission des taxis . Les refontes seraient, elles, destinées à :

f alléger le dispositif (consultation moins fréquente, moins d’intervenants) .

f y adjoindre un groupe opérationnel et d’experts .Les agents veulent donc les alléger mais dans une démarche qui renforce, pour les commissions maintenues, leur légitimité et leur marges de manœuvre .

« Depuis bien des années, les commissions départementales d’organisation et de modernisation des services publics en milieu rural ne se réunissent plus ou difficilement en raison de la lourdeur en nombre de membres de cette commission . Or, la politique des SP en milieu rural est une politique forte d’aménagement du territoire . Il conviendrait donc de revoir cette commission, non pour la supprimer, mais pour en alléger le dispositif ou l’assortir d’un groupe opérationnel. »

3 . AMELIORER LA MISE EN ŒUVRE DES REGLEMENTATIONS

Les agents font preuve de créativité et d’un certain professionnalisme, en particulier lorsqu’ils s’intéressent à l’or-ganisation autour de mise en œuvre des réglementations. Ils s’inscrivent dans une démarche de simplification, mais aussi d’harmonisation, très consciente des aspects pratiques :

f délais d’application plus longs (pour le CET) .

f centralisation de la décision et de l’application (préfet pour le commissionnement des agents de l’Etat) .

f harmonisation des pratiques en cas de disparités d’interprétations .

f mutualisation des fiches de procédure et publication des circulaires pour diffuser la réglementationL’organisation autour de la norme fait aussi appel aux notions d’accompagnement managérial des agents dans leurs responsabilités, et de ressources adaptées à la rédaction et à l’application .

« Que les services centraux (théoriciens) s’entourent d’agents de terrain spécialisés avant de propo-ser des décrets ou autres textes inapplicables, de complexité inutile ou source d’insécurité juridique flagrante.. »

III Textes applicables aux associations et entreprises Le cadre réglementaire constitue une contrainte importante pesant sur le développement des entreprises comme des associations. C’est pourquoi le Gouvernement a décidé d’ouvrir plusieurs chantiers pour la simplification des normes. Le ministère en charge de l’économie et des finances et le ministère chargé des petites et moyennes entreprises travailleront en réseau pour la simplification du droit applicable aux entreprises et aux associations.Appliquées aux associations et entreprises, les propositions sont moins nombreuses . Les agents y suggèrent d’al-léger et de clarifier les réglementations (1), de limiter les redondances (2), de coordonner les réglementations (3) et de repenser leur application (4) .Parmi les suggestions populaires figure le fait de préciser la date de péremption sur les procès-verbaux des com-missions de sécurité pour les Établissement recevant du public . Il s’agirait ainsi d’informer systématiquement les usagers et les autres services de l’Etat concernés du moment nécessaire au renouvellement .

1 . ALLEGER ET CLARIFIER LES REGLEMENTATIONS

Les textes applicables aux entreprises ou associations méritent d’être allégés et clarifiés. Selon les agents, ils sont trop longs, trop obscurs, et manquent de cohérence :

f les agréments sont mis en avant, proposés à la suppression quand certaines demandes de fait ne font jamais l’objet d’un refus (agrément bureaux) . D’autres agréments sont aussi soumis à la critique lorsque les agents considèrent par exemple que l’on pourrait laisser la responsabilité aux entreprises de valider elles-mêmes leurs employés et d‘éviter l’agrément de la préfecture (contrôleurs des centres de contrôle technique) .

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f supprimer la commission consultative départementale du répertoire des métiers .

f la cohérence ou la logique interne à un même décret fait l’objet de remarques, voire d’une certaine lassi-tude de la part des agents qui citent à de nombreuses reprises les lourdes réglementations concernant les études d’impact .

f simplifier les commissions de sécurité des établissements recevant du public.

f la pertinence des codes est mise en cause/critiquée à travers l’évocation à plusieurs reprises du nombre d’articles dans le code du travail et de la nécessaire adaptation du code des marchés publics pour plus de compétitivité des entreprises .

f limiter l’obligation de déclaration des opérateurs alimentaires .

Les agents proposent aussi de nouveaux modes de fonctionnement :

« Pour les ICPE soumises à enregistrement, la consultation du public est réalisée sur internet . Il n’y a pas d’enquête publique . Il faudrait généraliser ce mode de consultation du public . Désigner un commissaire enquêteur, enquête publique, rapport, etc . Tout ceci est une perte de temps et d’argent. De mémoire, la DGPR avait consulté les DRIRE il y a quelques années pour quantifier le nombre de dossiers sur lesquels l’avis du public a apporté une plus-value . Je n’ai pas souvenir d’avoir vu le bilan de cette enquête. »

2 . LIMITER LES DOUBLONS/REDONDANCES

Les décrets et lois se répètent ou exigent une répétition des gestes des entreprises ou associations et des agents qui les accompagnent . Les contributions préconisent donc de limiter les doublons en :

f exigeant moins de pièces dans le cadre des marchés publics .

f evitant les doubles procédure (lignes électriques) .

f supprimant des certificats d’obligation d’achat.Aux redondances, les agents proposent des parades qui permettent, parfois sans toucher directement aux textes réglementaires, de contourner les procédures, comme en acceptant qu’un document fasse aussi office de pièce pour un autre acte .

« Revoir l’article 4 .1 .5 .1 .1 : accepter que la rubrique J de l’’acte spécial de sous-traitance produit par l’entreprise principale (selon formulaire non obligatoire DC4 : http://www.economie.gouv.fr/daj/formulaires-de-claration-candidat), si elle est correctement remplie, constitue aussi «le certificat attestant que cette créance n’a pas été cédée, ni nantie» prévu à la nomenclature, et donc, ne pas redemander une pièce à l’entreprise . Prévoir également que cette pièce n’est pas nécessaire si le sous-traitant a été déclaré à l’acte d’engagement, avant notification du marché ».

3 . COORDONNER LES REGLEMENTATIONS

La logique et la cohérence entre réglementations contribuerait selon les agents à simplifier leur compréhension et leur applicabilité, mais ces derniers soulignent qu’il s’agit aussi d’une question d’harmonisation à l’échelle euro-péenne . Il est question de :

f coupler et harmoniser des procédures qui vont de pair dans leur application par les entreprises (éoliennes) .

f assurer une stabilité des textes (code de l’environnement) .

f se calquer sur la réglementation européenne sans sur-transposer comme pour le cas des installations classées ou les rubriques ICPE .

Il est notable que les propositions de coordination de réglementations concernent systématiquement les questions environnementales et d’urbanisme dans le cadre de cette consultation .

« A la suite du Grenelle de l’environnement, le code de l’environnement a subi depuis plusieurs années de nombreuses réformes . La dernière concerne notamment les études d’impact et les enquêtes publiques . Or, il y a des problèmes de rédaction voire de contraction entre certaines dispo-sitions législatives ou réglementaires . Il y a un travail de toilettage à réaliser sur ces thématiques . Une fois que cela sera fait, il serait nécessaire d’assurer une stabilité textuelle pendant 2 à 3 ans. »

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4 . APPLIQUER LES NORMES

L’application des normes destinées aux entreprises et associations se rapproche d’après les agents en grande partie à la question des contrôles, qu’ils soient renforcés ou limités au contraire . Il est proposé de :

f fixer des seuils minimaux d’application des mesures (étude d’impact du défrichement) .

f imposer à l’amont aux firmes fabricantes de produits phytopharmaceutiques le contrôle de l’agrément des distributeurs qu’elles approvisionnent .

f supprimer le contrôle des structures agricoles, qui accapare trop de moyens dans les services déconcentrés .D’autres éléments de l’ordre de l’application des normes sont avancés, comme le fait de mener les propositions de loi à leur terme :

« Il serait souhaitable que la proposition de loi (ou projet de loi) se rapportant à la suppression de l’auto-risation administrative d’aménagement commercial soit menée à son terme. Depuis la modification des critères d’appréciation de la légalité de ce type de décisions - l’aménagement du territoire a pris le pas sur la protection du commerce de proximité et les zones de chalandise - l’aménagement commercial devrait être appréhendé au niveau des SCOT, PLU, POS. »

IV . Textes applicables aux collectivitésLe gouvernement a décidé d’ouvrir plusieurs chantiers pour la simplification des normes et travaillera en étroite collaboration avec la commission consultative d’évaluation des normes pour la simplification du droit applicables aux collectivités .Les agents publics incitent à simplifier et clarifier les normes (1), faciliter l’application des réglementations (2), développer les études d’impact et la concertation (3), limiter les redondances (4) et enfin revoir le fonctionnement des commissions de réforme (5) .Certains agents suggèrent de dimensionner les missions des administrations aux effectifs, et de veiller à éviter la redondance entre les interventions des administrations et des collectivités . A titre d’exemple, la circulaire DGS/EA/2011/406 du 26 octobre 2011 relative aux missions des Agences Régionales de Santé (ARS) définit 27 missions, alors que les effectifs des délégations territoriales sont restreints .

1 . SIMPLIFIER ET CLARIFIER LES NORMES

Les normes applicables aux collectivités doivent être plus simples et plus claires d’après les agents, qui proposent une refonte de certains textes comme :

f la mise en place d’une procédure unique, là où le nombre de procédures et leur incompatibilité les rendait parfois inapplicables (captage d’eau, régime juridique des zones touristiques, urbanisme) .

f la simplification de la publicité foncière pour les divisions, réunions et mise en EDD (état descriptif de division) .

f le remplacement d’une phrase (« lettre recommandée avec accusé de réception »), par une autre (« envoi avec accusé de réception ») dans les textes juridiques, pour permettre à la fois de réaliser de grandes économies et d’aller plus loin dans la dématérialisation .

f La clarification dans les textes législatifs ou règlementaires des règles applicables à l’outre-mer. Les agents suggèrent aussi certaines contraintes qu’ils voudraient voir inscrites dans les textes pour une plus grande efficacité de la norme. Il en va ainsi pour la création de seuils minimaux d’application de certaines lois (maîtrise d’œuvre privée) ou l’obligation de recours à des architectes-conseils en matière d’urbanisme .Les agents formulent des propositions qui impactent sur le fond les normes dont il s’agit et induisent une réelle vision politique de questions de budget et d’autonomie des collectivités par exemple .

« Les circulaires du 9 mai 1989 et du 25 avril 1995 prévoient que les biens des collèges pour être désaffectés doivent faire l’objet d’une délibération du conseil d’administration du collège, d’une délibération du Conseil général, d’un avis de l’inspecteur d’académie puis enfin d’un arrêté préfec-toral de désaffectation . . .cette procédure concerne des bâtiments mais aussi des véhicules et des biens divers et variés (par exemple des matériels de la cantine comme des friteuses , divers outillages présentant une certaine valeur) . Après 30 ans de décentralisation, il faudrait sans doute tirer les conséquences de l’autonomie des collectivités et supprimer l’intervention de l’Etat sur des biens acquis et/ou entretenus par le Conseil général. »

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2 . FACILITER L’APPLICATION DES REGLEMENTATIONS

Autour de la norme et des textes, il est possible de préciser et de faciliter leurs conditions d’application . Voilà pré-cisément ce que visent certaines contributions des agents comme :

f préciser les dates de péremption sur les procès-verbaux afin d’informer les usagers de la date de renouvellement.

f supprimer les demandes d’autorisations de défrichement systématiques .

f recentrer et mieux cibler les missions pour que les agents puissent être efficaces.C’est le principe de vérification de l’application des réglementations qui fait l’objet de nombreuses suggestions, en particulier sur les questions environnementales .

« Les autorisations UTN devraient faire partie des pièces nécessaires et obligatoires lors du dépôt des permis de construire ou d’aménager . De même pour les conventions L342 et suivants du code du tourisme (ex article 42) . En effet actuellement, elles sont obligatoires mais il n’y a aucun point d’arrêt prévu lors de la réalisation de ces équipements et surtout il n’y a aucune sanction si elles ne sont pas réalisées. »

3 . ETUDES D’IMPACT ET CONCERTATION

Dans le cadre des réglementations ou des lois applicables aux collectivités, la notion d’études et de concertation des agents ressort particulièrement des contributions . Que ce soit en amont ou en aval de la mise en œuvre d’une norme, les agents sont soucieux de la faisabilité et du sens des textes qu’ils doivent appliquer ou faire appliquer . Ils demandent :

f de se poser la question des moyens avant le vote d’un texte, voire d’imposer dans certains cas (achat immobilier) une analyse financière.

f de solliciter divers avis, et en particulier celui des agents pour la mise en cohérence des codes, mais aussi celui d’experts (lois montagne) .

De manière générale, les agents souhaitent mettre en valeur la pratique et l’intérêt des études .

« Faire évoluer le droit en fonction de l’évolution sociétale considérée au sens large . Exemple en matière d’intercommunalité : la DGCL du ministère de l’Intérieur ne considère pas une étude comme une compétence en soi . Or, en matière d’aménagement du territoire notamment, les études, débats, réflexions sont, à l’échelle d’une métropole, d’une communauté d’agglomération, voire d’une com-munauté de communes importante, un préalable incontournable et parfaitement détachable de la prise de décisions et de la mise en œuvre ultérieure des projets . Les études (diagnostics, évaluations, définitions d’enjeux et d’objectifs) peuvent constituer des compétences à elles seules. »

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4 . LIMITER LES REDONDANCES

De nouveau, les agents préconisent de limiter les doublons et redondances . Seulement, en ce qui concerne les collectivités, ils insistent davantage sur des modifications ayant trait à la fusion de documents ou d’instances par :

f la redéfinition des responsabilités sur un dossier (préfet et maire sur l’habitat indigne)

f l’unification des rapports et du document unique (eau et assainissement, code rural et pêche maritime)

f l’unification des procédures (classement des communes en zone touristique)

f les agents se penchent précisément sur les textes et, lorsqu’ils proposent des modifications, ils réfléchissent aux conséquences possibles sur d’autres normes .

« Les collectivités ayant la compétence ou assainissement, ou les exploitants de ces services, doivent rendre chaque année 3 rapports différents : - rapport sur le prix de l’eau et la qualité du service (RPQS) - bilan de fonctionnement des systèmes d’assainissement à l’intention du service de police de l’eau - rapport à l’agence de l’eau . De nombreuses informations sont communes à ces documents . Leur unification en un document unique ou la saisie sur un unique site simplifierait ces formalités administratives . Pour les délégataires de services publics, le regroupement pourrait aussi concerner le rapport annuel du délégataire (RAD). »

5 . REVOIR LE FONCTIONNEMENT DES COMMISSIONS ADMINISTRATIVES

Comme pour les textes applicables aux agents, les textes dédiés aux collectivités font l’objet de suggestions en ce qui concerne le fonctionnement des commissions . Ils partagent particulièrement leur sentiment de perte de temps et proposent :

f de supprimer ou réformer les commissions qui ne sont pas à même de discuter ou de faire remonter les besoins, comme pour la commission des élus en matière de dotation d’équipement des territoires ruraux .

f de supprimer celles, à l’inverse, dont le fonctionnement met à mal certains principes, comme la décentralisa-tion pour la commission d’élus concernant des dotations ou subvention d’Etat .

Pour les commissions qui doivent se maintenir, selon les agents, les solutions proposées sont de relever les seuils et conditions de leur réunion pour plus de pertinence .

« L’article L2143-3 du CGCT prévoit la création d’une commission intercommunale pour l’accessibilité aux personnes handicapées dans les EPCI de plus de 5 000 habitants qui exercent la compétence «transports» ou «aménagement du territoire». Sachant que la seconde compétence est obligatoire, c’est en définitive tous les EPCI de plus de 5000 hab qui doivent réunir cette commission et produire un rapport chaque année . Dans de nombreux départements, on constate que la plupart des EPCI dépassent de peu ce seuil de 5 000 hab, qu’ils n’ont généralement pas la compétence «voirie» et que leurs bâtiments (ERP) […] . Faut-il donc vraiment leur imposer une commission et la rédaction d’un rapport ? Il parait opportun de relever le seuil à 25000 hab et de conditionner l’obligation à l’exercice des compétences «voirie» ou «transport». »

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Annexes – Propositions les plus populaires des agents

PROPOSITIONS VOTES COMMENTAIRES

RENDRE UN MEILLEUR SERVICE

Rendre lisible et efficiente l’action de l’état envers le consommateur, citoyen à part entière 57 8Permettre à l’usager de préparer en ligne sa demande de vote par procuration 34 12Etendre les horaires d’ouverture des services au public 27 9Simplifier les noms des administrations(DDI, DDCSSPP…) et assurer une communicationsur ce sujet de la part des Préfets

30 4

Limiter la profusion de sigles dans l’administration 29 4AMÉLIORER LE FONCTIONNEMENT INTERNE

Evaluer ses chefs en mettant en place une notation par les agents de leur hiérarchie 264 91Arrêter les changements de logos et de charte graphique à chaque changement ministériel 255 42Généraliser le télétravail 227 76Donner des formations aux chefs de service ou de bureau sur les problèmes psycho-sociaux 156 41Faciliter la procédure de détachementlors d’une mobilité pour les agents 115 26Développer le logiciel libre au sein des services publics 95 31

SIMPLIFIER LES RÉGLEMENTATIONS

Supprimer quelques médailles(distinctions honorifiques) 52 6Assurer une validité permanentedes actes d’état civil 46 9Supprimer les commissionsinutiles 36 -Créer un WIKI interne pour mutualiserfiches de procédure et modèles d’arrêtés 34 2Supprimer les CAP 30 8

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Synthèse - Modernisation · 2013. 7. 25. · 3 Synthèse de la consultation « Innover et...

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