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« ASTRONAUTE ACADÉMIE »2008-2009

Symposium PMI Montréal

Présenté par

Serge Garon et Pierre Tessier

Agenda

1. Objectifs de la présentation2. Contexte et gestion du projet3. Perspectives des communications4. Conclusion et questions

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Objectif de la présentation

Partager

l’importance et les éléments clefs

d’une gestion intégrée

de la communication de projet

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Contexte et gestion du projet

La charte de projetÉlément clef de communication

Du contexte, du projet, des autorités

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Charte – Survol

• Contexte (et importance du projet)

• Objectifs (4) et livrables

• Processus de sélection

• ‘WBS’

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Processus de sélectionObjectifs WBSContexte

Charte – Organisation

• PPs

• Niveaux d’autorité

• En annexe

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Signatures

Charte – Risques intégrés

• Risques de projet

• Risques corporatifs

• Intégration

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Risques

Charte – Communication

• Interne

• Suivi de projet

• Gestion de l’équipe

• Externe

• Candidats

• Médias

• CduT

• Ministre

• Autres

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Charte – Autres détails

• PI

• Sécurité

• Documentation

• Contrats et autres ententes

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21 mai 2008

L'Agence spatiale canadienne (ASC) invite les représentants des médias à assister à une séance d'information concernant la campagne de recrutement d'astronautes.

Lors de cette séance d'information, l'astronaute en chef de l'ASC Steve MacLean expliquera le déroulement du processus de recrutement ainsi que les critères de sélection et les dates à retenir. Il présentera aussi la base de données qui servira à recueillir les candidatures des futurs astronautes.

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Perspectives des communications

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Rôle de l’équipe des communications

• La courroie de transmission entre l’équipede projet et les principales parties prenantes

• Analyser le calendrier de projet et développer un plan de communication

• Identifier les enjeux et les occasions de communication tout au long du projet

• Documenter et préparer le matériel destinéaux différentes parties prenantes, particulièrement les médias

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Objectifs de communication

• Positionner le leadership de l’Agence spatialecanadienne

• Inspirer les Canadiens

• Inciter les jeunes canadiens à faire des études dansle domaine des sciences et de la technologie

• Créer un momentum favorable jusqu’au dévoilementdes deux astronautes

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Faire rêver

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Les parties prenantes• La population canadienne d’un océan à l’autre

• Le milieu scolaire

• Le gouvernement• Les élus

• Industrie Canada et bureau du Premier ministre

• Les médias• Nationaux

• Régionaux

• Spécialisés (Trade)

• Les proches et les familles des candidats

• Les employés de l’Agence

• La NASA

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Quelques enjeux

• Le coût du projet et sa pertinence dans les finances publiques

• La confidentialité des informations et de l’identité des candidats

• Le caractère politique entourant la sélection des candidats

• De nombreux porte-parole (finalistes)

• Une fuite avant l’annonce finale

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Approche stratégique

• Susciter l’intérêt des médias lors des différentes étapes clés du projet sans toutefois pouvoir dévoiler aucun candidat avant le mois de mars 2009

• Anticiper et préparer le matériel nécessaire (messages clés, Q&R, communiqué, allocution, briefing, etc) pour contrôler le message et éviter les dérapages

• Documenter visuellement le projet à chacune des étapes

• Encadrer le plus possible les candidats

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16/03/2009Dévoilement des 16 finalistes à Toronto

16/03/2009Dévoilement des 16 finalistes à Toronto

• 15 hommes, 1 femme

• Fort intérêt médiatique

• Les médias régionaux s’intéressent aux candidats de leur région

• On découvre que Facebook est une source d’informationprécieuse pour les médias… difficile à contrôler

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Vidéo – conférence de presse

http://www.youtube.com/watch?v=QUzYFlzlC5E

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Vidéo – examens médicaux

http://www.youtube.com/watch?v=PUfUshYos_g

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13/05/2009

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Messages• Nous soulignons aujourd'hui le début d'une nouvelle ère, alors que le Canada

se prépare pour l'avenir et à écrire un nouveau chapitre de la valeureuse histoire de nos réalisations en matière de vols spatiaux habités, d'innovation scientifique et technologique et d'exploration spatiale.

• Ces nouveaux astronautes aideront le Canada à contribuer à la Station spatiale internationale, tout en inspirant les jeunes Canadiens à mener des études supérieures en sciences et à aller au bout de leurs rêves .

• Le talent exceptionnel des Canadiens qui ont postulé pour devenir astronaute est inspirant au plus haut point. Les Canadiens se sont hissés au sommet d'un nombre incroyable de disciplines et notre campagne de recrutement a su vraiment attirer les meilleurs candidats du pays .

• Les deux nouveaux astronautes de l'Agence spatiale canadienne s'apprêtent à entreprendre une carrière épanouissante et riche en aventures. Ils accompliront un travail d'une importance capitale au nom du Canada et de l'humanité entière.

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Conclusion

Les communications sont

essentielles aux projets (surtout publiques)

Intégrales aux plans de projet

Impactées par les médias sociaux

Travaillons en équipe

Anticipons les dérapages possibles

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Remerciements

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Matériel additionnel

Les diapositives suivantes seront utilisés au besoin commeréférence lors de la présentation mais ne seront pas publiées.

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Matériel additionnel

Contexte • Le programme des astronautes canadiens (PAC)

• Fait partie du programme canadien d'exploration et l'exploitation pacifiques de l'espace débuté dans les années 80

• Cette campagne de recrutement est une réponse à l’invitations du gouvernement américain de fournir 2 astronautes, considérant• Notre crédibilité dans les vols habités• Notre réponse à des invitations précédentes concernant le

développement du bras canadien destiné à la navette spatiale américaine et du système d'entretien mobile (SEM) pour la station spatiale internationale (ISS) et des 2 campagnes de recrutement précédentes (1983. 1992, 2008)

• Cette campagne de recrutement vise à permettre au Canada de rentabiliser son investissement en s'assurant d'une relève en matière d'astronautes (deux) capables de travailler à bord de l'ISS, tout en s'acquittant de leur rôle d'ambassadeurs scientifiques.

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RETOUR

Matériel additionnel

Objectif

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ÉCHÉANCIER• Lancement de la campagne 7 avril 2008• Astronautes à la NASA pour l'été 2009BUDGET• Nouveau financement: $2.8M • Financement existant (détourné): $2M• Total $4.8M incluant risquesPERFORMANCE• Systèmes TI sans faillePROGRAMMATIQUE• Rencontre des lois et politiques applicables (e.g. sécurité des informations,

documents et des personnes)• Bonne gestion des partenariats et sensibilités politiques

RETOUR

Matériel additionnel

Processus de sélection

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RETOUR

Matériel additionnel

SDP

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RETOUR

Matériel additionnel

Signatures

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Rôles clefs: en première page, et par noms

Charte organisationnelle et ‘RAM’: en annexe

Signatures (dans la charte):• Préparé par: Gestionnaire de projet• Avec l’accord des • Directeurs généraux et Directeurs fournissant des ressources• Directeur Assurance sécurité et programme (du bureau de la V-P

principale)• Promoteur interne (Directeur général Opérations et installations)

• Approuvé par : Président de l’Agence spatial

RETOUR

Matériel additionnel

Risques

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Risque de projetPerformance: faible; Coût: Élevé; Échéancier: moyen-élevéProgrammatique: faible mais pourraient coupler et augmenter coût et échéancierDonc, réserve de budget: 44% des montants à risque (Capital, voyages, opérations) ou 20% du projettotal.

Analyse des risques corporatifs (telle que conclue et fournie par la section de l'assurance – programmes)

Vision stratégique (+) : rentabiliser l’investissement spatial canadienL'à-propos du mandat (-) : temps insuffisant pour se préparer au rôle d’ambassadeur, missions d’opportunité et non spécifiées d’avanceConfiance dans la régie de l'ASC (-) : réputation affectée si projet mal géréIntégration des tâches et processus: besoin de reprioriser d’autres projets et activités de l’ASC, et besoin d’implication du comité exécutif

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